EFM Support Team. Meridiaan AW Amersfoort. Jaarverslag 2016

Transcriptie

1 Jaarverslag 2016 Inhoud: 1. Algemeen - Structuur - Activiteiten en werkzaamheden 2. Organigram 3. Visie 4. Missie 5. Solvabiliteit en liquiditeit 6. Resultaten 7. Investeringen 8. Personeelsbezetting 9. Organisatiebeoordeling 10. Toekomst en bijzondere gebeurtenissen 11. Speerpunten 1. Algemeen Algemene gegevens Naam EFM Support Adres Postcode 3813 AW Plaats Amersfoort Telefoonnummer info@efmsupportteam.nl Website Kamer van Koophandel Rechtsvorm Besloten vennootschap EFM Support valt onder MXM Holding en wordt aangestuurd door een tweehoofdige directie. Activiteiten EFM Support staat voor Effectief, Flexibel en Maatwerk en heeft als doel om op een effectieve en flexibele manier maatwerk te leveren in de ondersteuning van mensen met (met name) een niet-westerse achtergrond. Kortheidshalve wordt hierna de afkorting EFM gebruikt. EFM richt zich op: Jongeren die vastlopen op school, in de vrije tijd en in de relatie met de eigen familie; Gezinnen en individuen die vastlopen in hun contacten met instanties, zoals de Jeugdzorg, reclassering, school etc.; Jongeren en (jong)volwassenen die overlast/ criminaliteit veroorzaken en als risicogroep bij de gemeenten te boek staan. EFM krijgt haar opdrachten van (sociale) wijkteams/ gebiedsteams, Interventieteams van gemeenten, andere zorginstellingen etc.. Daarnaast neemt EFM deel aan verschillende pilots. Verder participeert EFM met haar medewerkers in (sociale) gebiedsteams. Het werkgebied van EFM is Midden-Nederland. Pagina 1 van 8

2 2. Organigram Directie - Raad van commissarissen - Clientenraad Kwaliteitsmanager Adviseurs leider Zorgcoördinator Ambulante medewerkers Facilitaire medewerker Pagina 2 van 8

3 3. Visie Verbeteren van de maatschappelijke positie van individuen en gezinnen met (met name) een niet-westerse achtergrond door hen op professionele wijze te ondersteunen, in de vorm van practische begeleiding/ coaching, waardoor zij een gewaardeerde plaats in de samenleving realiseren. 4. Missie Het leven tussen twee culturen is voor de meeste mensen een krachtige inspiratiebron om het eigen leven op een positieve manier vorm te geven. Daarnaast blijkt echter dat het leven tussen twee culturen ook risico s met zich meebrengt in het functioneren thuis, op school, op het werk en in de vrije tijd. De medewerkers van EFM Support verbinden de positieve waarden uit de verschillende culturen, vanzelfsprekend binnen het Nederlandse wettelijk kader. Bij de begeleiding wordt aangesloten bij de beleving van de cliënten en hun omgeving en staat het bieden van perspectief, opdoen van succeservaringen en het ervaren van plezier centraal. 5. Solvabiliteit en liquiditeit De solvabiliteit en de liquiditeit van de onderneming zijn voldoende. Ook de kasstroom uit operationele activiteiten laat een positieve ontwikkeling zien. Voor de kengetallen wordt verwezen naar de jaarrekening. Per kwartaal worden rapportages opgesteld om de opbrengsten en kosten in kaart te brengen. EFM heeft aan al haar financiële verplichtingen voldaan. 6. Resultaten Zoals blijkt uit onderstaand tabel is het totaal aantal cliënten dat begeleiding van EFM heeft ontvangen toegenomen. Activiteiten WMO Jeugdwet Leerlingen PGA/ interventieteams Projecten/ pilots Totaal WMO In het jaar 2016 hebben wij prioriteit gegeven aan de inzet van onze capaciteit voor Jeugdwettrajecten. Hierdoor was er minder capaciteit voor WMO-trajecten. Pagina 3 van 8

4 Jeugdwet De naamsbekendheid van EFM is verder gegroeid, met name onze succesvolle Jeugdwettrajecten. De grootste groei van het aantal verzoeken voor begeleiding heeft dan ook betrekking op de Jeugdwettrajecten. Leerlingen Het aantal trajecten, betrekking hebbende op opdrachten, direct afkomstig van scholen is gedaald. Door de intreding van de wet Passend Onderwijs zetten scholen niet zelf direct een traject bij EFM in voor leerlingen in. In plaats daarvan gebeurt dit via het wijkteams/ gebiedsteam, waarbij school een hulpvraag is. PGA/ Interventieteams EFM neemt deel aan het PGA-overleg (persoonsgebonden aanpak) en uitvoering van hulpverleningstrajecten van het interventieteam van een gemeente. Gezien de succesvolle resultaten wordt EFM bij vrijwel alle trajecten van het interventieteam van de gemeente betrokken. Projecten/ pilots EFM is in het jaar 2016 gestart met een pilot voor DUO-coaching, in samenwerking met een andere zorginstelling. Een begeleider van EFM begeleidt een jongere uit het gezin en een andere zorginstelling begeleidt de ouders. De bedoeling van DUO-coaching is dat beide begeleid(st)ers gebruik maken van elkaars expertise en van elkaar leren. Nazorg ex-gedetineerden Door de succesvolle resultaten bij het interventieteam is EFM eind 2016 door een gemeente benaderd voor verkennende gesprekken over samenwerking met ketenpartners van Nazorg ex-gedetineerden. De gesprekken zijn succesvol afgerond en overeengekomen is met ingang van het jaar 2017 een pilot te starten. Kennisoverdracht Op verzoek van een van onze samenwerkingspartners heeft EFM deel genomen aan een workshop Culturele Diversiteit. Verder heeft EFM ook een presentatie verzorgd, op verzoek van het Veiligheidshuis van de regio Utrecht, over het onderwerp interventieweigeraars (zorgmijders) Hiermee deelt EFM haar expertise over de begeleiding van inwoners met een migrantenachtergrond met haar partners. Evaluaties Uit evaluaties met cliënten en opdrachtgevers blijkt dat onze trajecten als succesvol ervaren worden. 7. Investeringen De investeringen die hebben plaatsgevonden hebben betrekking op inventaris, computers, vervoermiddelen etc. Wegens uitbreiding van activiteiten naar andere steden, zal EFM op zoek gaan naar gespreksruimte in deze steden. Het budget hiervoor is aanwezig. Pagina 4 van 8

5 8. Personeelsbezetting In het jaar 2016 is het personeelsbestand verder gegroeid naar 16 personeelsleden 9. Organisatiebeoordeling Kwaliteitsmanagementsysteem Het kwaliteitsmanagementsysteem van EFM is gebaseerd op het Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling Zorgsector (HKZ). Kwaliteit wordt gezien als het voldoen aan de eisen en/of verwachtingen van de cliënt. Dit betekent dat EFM ernaar streeft professionele hulpverlening te leveren aan de cliënt. Binnen de visie op kwaliteit is het van belang dat alle activiteiten die leiden tot de uiteindelijke dienst aan de klant: te beheersen; te toetsen; en te optimaliseren.. Jaarlijks vindt de organisatiebeoordeling plaats aan de hand van resultaten die voortkomen uit de metingen en normen uit het kwaliteitsmanagementsysteem. Externe audit HKZ Eind 2016 heeft Dekra Certification B.V. de jaarlijkse audit uitgevoerd op het managementsysteem van EFM. Bij de audit zijn er geen tekortkoming geconstateerd en is de certificering voor een jaar verlengd. Audits Interne audits zijn uitgevoerd op het kwaliteitsmanagementsysteem. Uit de bevindingen zijn een aantal actiepunten gekomen. De actiepunten bevatten maatregelen, aanpassingen van formulieren etc. Deze zijn allemaal uitgevoerd of gepland voor uitvoering. Indicatoren Om te bepalen of de primaire processen het gestelde doel bereiken, zijn er voor elk primair proces procesindicatoren benoemd. De proceseigenaar is verantwoordelijk voor het verzamelen van procesinformatie en het omzetten van deze informatie in kwartaalrapportages. Veiligheid, reglementen en protocollen Regelmatig zijn privacyreglement, klachtenregeling, agressieprotocol, Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling onder de aandacht gebracht. EFM beschikt over een aandachtsfunctionaris Meldcode Huiselijk geweld en kindermishandeling en veilig. Pagina 5 van 8

6 Clienttevredenheid Tijdens de evaluaties van de trajecten is gebleken dat onze cliënten tevreden zijn over de trajecten. De resultaten zijn intern besproken met de medewerkers en clientenraad. Medewerkerstevredenheid Tijdens voortgangsgesprekken, functioneringsgesprekken en exitgesprekken is gebleken dat onze medewerkers tevreden zijn over het werken bij EFM. De resultaten zijn intern besproken met de medewerkers Professionaliteit De medewerkers van EFM beschikken over een opleiding/cursus tot coach, een SPH/ MWD opleiding en/ of ervaring op het gebied van begeleiding/ coaching van de doelgroep. Elke nieuwe medewerker volgt een instroomprogramma om zich de visie, missie, werkwijze/ aanpak, reglementen/ protocollen etc. eigen te maken. Daarna wordt de medewerker ingewerkt en kan de medewerker zich verder ontwikkelen door middel van deelname aan workshops, seminars, conferenties, studiereizen etc.. Tevens vindt er intervisie plaatsen tussen de medewerkers en worden monitoringsbijeenkomsten gehouden. Uiteraard heeft iedere medewerker een Verklaring Omtrent het Gedrag. Verder wordt het professioneel handelen van medewerkers op de volgende manieren geborgd: Functievereisten. Voor elke functie is een functieprofiel opgenomen in de taak- en functieomschrijvingen. Overlegstructuur. Regelmatig wordt er aandacht besteed aan de gedragscode, reglementen/ protocollen etc. tijdens werkoverleg; Inwerken. Middels het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers vindt het inwerken plaats; Klachten. Naar aanleiding van eventuele klachten van cliënten of medewerkers kan in de oorzaakanalyse gekeken worden naar het professioneel handelen; Functioneringsgesprekken. Eventuele onduidelijkheden voor wat betreft het professioneel handelen, kunnen op medewerkersniveau onderdeel uitmaken van het functioneringsgesprek; Deskundigheidsbevordering. Deskundigheid bevorderende maatregelen worden opgenomen in het opleidingsplan. Incidenten In het jaar 2016 hebben zich twee incidenten voorgedaan. De werkwijze zoals opgenomen in de incidentenregistratie is uitgevoerd en vastgelegd. Klachten In het jaar 2016 hebben zich geen klachten voorgedaan. Functioneringsgesprekken Alle medewerkers hebben een functioneringsgesprek gehad. Tevens zijn er geregeld voortgangsgesprekken waarin het functioneren van de medewerkers wordt besproken. Pagina 6 van 8

7 Inkoop van materiaal en apparatuur Het inkoopproces beschrijft de inkoop van materialen/ middelen/ apparatuur/ diensten die van invloed zijn op de kwaliteit van de dienstverlening. Vooraf wordt bepaald of het in te kopen product of uit te besteden dienst aan specifieke eisen moet voldoen. Tijdens de beoordeling zijn er geen afwijkingen geconstateerd. Ziekteverzuim In het jaar 2016 was er geen sprake van ziekteverzuim. Aansprakelijkheid EFM beschikt over een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Social Refund Niet iedereen neemt even gemakkelijk deel aan het arbeidsproces. De overheid/ gemeenten willen daarom kansen creëren voor mensen die moeilijker aan het werk komen. Dit kan bijvoorbeeld door bij aanbestedingen de opdrachtnemer te stimuleren om bij de uitvoering van de opdracht ook kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt te betrekken. EFM heeft binnen haar mogelijkheden ook een bijdrage geleverd aan Social Refund door stageplekken aan te bieden en jongeren die moeilijk aan een baan komen, een baan aan te bieden. Zie verder punt 10 speerpunten over dagbesteding. Raad van commissarissen De Raad van commissarissen controleert het beleid en adviseert gevraagd en ongevraagd. De raad vergadert ongeveer vier keer per jaar. Tijdens de vergaderingen komen de o.a. de volgende onderwerpen aan de orde: ontwikkelingen, speerpunten, reorganisatiesherstructureringen, jaarrekening, kwartaalrapportages, audits, investeringen, samenwerking/ pilots, werving personeel etc. Zie verder verslag 2016 Raad van commissarissen. Cliëntenraad De cliëntenraad behartigt de belangen van alle cliënten, bewaakt de kwaliteit van de zorg en reageert waar nodig op het centraal gevoerde beleid. De cliëntenraad is het aanspreekpunt namens de cliënten voor het management. Het streven is om ongeveer vier keer per jaar te vergaderen. Onderwerpen die o.a. aan de orde komen, zijn: ontwikkelingen, speerpunten, reorganisaties- herstructureringen, jaarrekening, kwartaalrapportages, audits, investeringen, samenwerking/ pilots, activiteiten etc. De cliëntenraad heeft tevens bijgedragen aan de speerpunten en een aantal verbeterpunten aangereikt. (Zie verder verslag 2016 cliëntenraad). Maatschappelijke ontwikkelingen EFM volgt de maatschappelijke ontwikkelingen en speelt daar waar nodig op in. Voorbeelden hiervan zijn de deelname van medewerkers van EFM aan gebiedsteam, DUO-coaching, uitbreiding van de Persoonsgebonden aanpak/ Nazorg ex gedetineerden naar andere steden en de samenwerking met andere zorginstellingen om verschillende pilots te starten. Pagina 7 van 8

8 10. Toekomst en bijzondere gebeurtenissen De gestelde doelen uit het meerjarenplan zijn behaald. EFM blijft bouwen aan een nog efficiënte organisatie. Wij zullen doorgaan met de vergroting van de bekendheid van EFM. Verder zullen wij de samenwerking zoeken met gemeenten, instellingen etc. die een optimale begeleiding van cliënten van met name niet westerse afkomst nastreven. De directie sluit daarom andere samenwerkingsverbanden, uitbreiding van de activiteiten en disciplines dan ook niet uit. EFM heeft veel expertise opgedaan met de Persoonsgebonden aanpak en de daarmee verbonden trajecten van het interventieteam. Verschillende gemeenten uit de regio hebben aangegeven dat ze interesse hebben in onze aanpak. De verwachting is dat we in de toekomst in meerdere gemeenten in Midden-Nederland deel gaan uitmaken van de ketenpartners in de PGA-aanpak/ interventieteams. Onze medewerkers geven aan dat er te weinig mogelijkheden zijn voor onze cliënten om betaald werk te vinden en aan een woning kamer te komen. EFM zal, eventueel met haar partners, onderzoeken of zij haar diensten kan complementeren door hieraan bij te dragen. 11. Speerpunten 2017 De speerpunten voor het jaar 2017 zijn als volgt: Uitbreiden van de PGA activiteiten naar andere gemeenten; Wonen, gecombineerd met ambulante begeleiding in samenwerking met partners aanbieden; Dagbesteding/ betaald werk in samenwerking met partners aanbieden. Amersfoort, mei 2017 De directie Pagina 8 van 8