Vergaderstructuur Hoogeveen. Overdrachtsdocument

Transcriptie

1 Vergaderstructuur Hoogeveen Overdrachtsdocument K.B. Loohuis Maart 2014

2 PAGINA 2 VAN 22 Inhoudsopgave 1 Inleiding / Aanleiding / Leeswijzer 3 2 Vergadermodellen / Introductie / Overeenkomsten / Verschillen / Voorbeelden van vergadermodellen 6 3 Huidig vergadermodel / Introductie / Kenmerken huidig vergadermodel / Sterkte- zwakteanalyse 11 4 Uitgangspunten & bouwstenen / Introductie / Uitgangspunten / Bouwstenen 15 5 Nieuwe Vergaderstructuur / Introductie /Voorstel voor nieuwe vergaderstructuur /3 discussiepunten / Ten slotte 21

3 PAGINA 3 VAN 22 1 Inleiding 1.1 / Aanleiding De verkiezingen zijn het vierjaarlijkse moment waarop de politiek zich uitspreekt over de inrichting van Hoogeveen. De verkiezingen bieden tevens een mooi moment om terug- en vooruit te kijken op de werkwijze van de gemeenteraad. Hoe is de werkwijze van de gemeenteraad bevallen en kunnen hierin nog zaken worden verbeterd/aangescherpt? In de richting van het presidium is toegezegd middels een overdrachtsdocument het gesprek aan te gaan over de vergadercultuur (de mores) en de vergaderstructuur. Doel van dit overdrachtsdocument is het gesprek te faciliteren over de vergaderstructuur om zodoende met elkaar na te gaan op welke manier het vergaderproces in de nieuwe raadsperiode moet worden ingericht. 1.2 / Leeswijzer Het document begint met een beschrijving van veel voorkomende vergadermodellen (hoofdstuk 2), waarmee een beeld wordt gevormd van wat er buiten Hoogeveen aan vergadermodellen is te vinden. Daarna volgt een beschrijving van het Hoogeveense vergadermodel. Tevens volgt in dit hoofdstuk een beschrijving van de sterke en zwakke kanten van het vergadermodel. Hoofdstuk 4 biedt een blik op de toekomst: welke bouwstenen voor verbetering zijn voorhanden? Het overdrachtsdocument sluit af met een met voorstel voor de inrichting van de vergaderstructuur op basis van de gepresenteerde bouwstenen (hoofdstuk 5).

4 PAGINA 4 VAN 22 2 Vergadermodellen 2.1 / Introductie Sinds de invoering van het dualisme (in 2002) hebben steeds meer gemeenteraden besloten tot een ander vergaderstelsel. Vooral de opzet van commissievergaderingen is veranderd. In dit hoofdstuk laten we zien welke verschillende vergadervormen er zijn ontstaan en wat hiervan de voor- en nadelen zijn. 2.2 / Overeenkomsten Ondanks de verschillen beginnen we met de overeenkomsten. Achter de meeste vergadermodellen gaat namelijk een driedeling schuil die begint met goede informatievoorziening. De Algemene wet bestuursrecht legt deze vereiste van zorgvuldige voorbereiding via artikel 3.2 neer bij bestuursorganen: Bij de voorbereiding van een besluit vergaart het bestuursorgaan de nodige kennis omtrent de relevante feiten en de af te wegen belangen. De wet, maar ook de logica vereist dat politieke partijen beginnen met een stap in het besluitvormingsproces die het mogelijk maakt zich een goed en gelijk beeld te vormen van de situatie. Pas daarna is het passend een standpunt in te nemen. Een zorgvuldige besluitvormingsproces maakt het vervolgens mogelijk dat er ruimte wordt geboden aan het uitwisselen van standpunten tussen politieke partijen met als doel zorgvuldige oordeelsvorming. Deze stap wordt ook wel de debatfase genoemd. Als blijkt dat er een meerderheid is gevormd vindt stemming plaats waarmee het besluitvormingsproces wordt afgerond. Kort samengevat wordt deze systematiek aangeduid als het BOB-model: 1 Beeldvorming Luisteren en lezen Informatieve bijeenkomsten zoals rondetafelgesprekken waar burgers aanschuiven, werkbezoeken, hoorzittingen, lezen van nota s en presentaties door ambtenaren of externe deskundigen. Op deze manier kan iedereen zich een gedeeld beeld vormen van de situatie die om een besluit vraagt. 2 Oordeelsvorming - Spreken en debatteren Discussie staat centraal, waarbij de mogelijkheid ontstaat door te vragen naar achterliggende belangen en motivaties. Nieuwsgierigheid naar elkaars mening en belangen is hierbij belangrijk. 3 Besluitvorming Stemmen Het besluitvormingsproces wordt afgesloten met een vergadering van de gemeenteraad waarin stemming plaatsvindt over de voorliggende voorstellen. Ook kan worden gestemd over moties en amendementen. Deze wijze waarop bovenstaande driedeling wordt vertaald naar concrete vergadervormen verschilt per gemeente. In volgende paragraaf laten we een aantal voorbeelden zien. 2.3 / Verschillen In het monistische stelsel, dat tot 2002 gold, was het vergaderstelsel in de meeste gemeenten zo ingericht dat in de weken voorafgaand aan de raadsvergadering onderwerpen in één of meerdere vakcommissies werd voorbesproken en voorbereid. Nu zijn er allerlei variaties. De grootste verschillen

5 PAGINA 5 VAN 22 tussen de klassieke raadscommissie en de nieuwe vergadervormen geven we kort weer in het navolgende schema. Het commissiemodel en de politieke markt Kenmerken Voordelen Nadelen Commissiemodel / Periodieke (maandelijks) commissievergadering met debat over agendapunten van de raadsvergadering / Ook niet-raadsleden kunnen commissielid zijn, waardoor het werk niet alleen over de raadsleden verdeeld hoeft te worden. / Commissies zijn ingedeeld naar beleidsterrein of naar kerntaken, sommige hebben een algemene raadscommissie / Gehele beraadslaging op één plek. / Besluitvormingsproces duurt relatief lang / Raadsvergadering kan een herhaling van de commissievergadering worden, waarbij raadsleden hetzelfde verhaal opnieuw houden / Inwoners kunnen alleen inspreken, niet meedoen aan een gesprek. Variant op nieuwe vergadermodel: De politieke markt / Wekelijks tot maandelijks (varieert per gemeente) in meerdere zalen tegelijkertijd. / Per onderwerp wordt een passende vorm bepaald: rondetafelgesprek, informatie door ambtenaar of debat / Dezelfde avond of in de eerstvolgende vergadering besluitvorming / Snelle besluitvorming / Mogelijkheden voor inspraak inwoners, in vroege fase in besluitvormingsproces / Direct en laagdrempelig contact met de burger / Een vaste vergaderavond / Raadsleden kunnen niet bij elk onderwerp zijn. Kleine fracties hebben fractievolgers of niet-raadsleden nodig. / Bij wekelijkse vergaderingen meer werk voor de griffie. / Griffie moet ook voldoende groot zijn om parallelle sessies te kunnen organiseren. Om de theorie te verhelderen worden in de volgende paragraaf twee voorbeelden van commissiemodellen beschreven en daarna twee voorbeelden uit de praktijk van nieuwe vergadermodellen.

6 PAGINA 6 VAN / Voorbeelden van vergadermodellen Op bovenstaande theorie te verhelderen staan hieronder enkele voorbeelden van vergadermodellen. Er staan twee voorbeelden bij van een commissiemodel en twee voorbeelden van nieuwe vergadermodellen. Voorbeeld 1 Roosendaal Model Kenmerken Uitgangspunten Betrokkenheid burgers Commissiestructuur De gemeente Roosendaal werkt met twee raadscommissies, de commissie Bestuur en de commissie omgeving. De commissievergadering worden voorafgegaan door beeldvormende bijeenkomsten. Na iedere commissiecyclus volgt een besluitvormende raadsvergadering. De gemeenteraad van Roosendaal heeft er bewust voor gekozen het BOB-model als uitgangspunt te nemen voor zijn vergadermodel. Daarnaast wilden ze met de beeldvormende vergaderingen bewust ruimte creëren voor informatieuitwisseling in een stadium waarin nog geen standpunt hoeft te worden ingenomen. Iedere belanghebbende kan gebruik maken van het inspreekrecht over raadsvoorstellen en/of raadsmededelingen die in de raadscyclus worden behandeld. Hij/zij moet dit wel om uiterlijk uur op de dag voor de beeldvormende bijeenkomst hebben gemeld aan de griffie. Een inspreker krijgt maximaal vijf minuten de gelegenheid zijn mening te geven over het voorstel. Daarna hebben raadsleden de mogelijkheid vragen te stellen aan de inspreker. Voorbeeld 2 Gemeente Enschede Model Territoriale raadscommissies Kenmerken Enschede heeft één stedelijke commissie en vijf stadsdeelcommissies. De stedelijke commissie stelt de financiële kaders, de stadsdeelcommissies behandelen de onderwerpen die de betreffende wijk aangaan. Uitgangspunten De centrale doelstelling bij de wijziging van het vergadermodel was versterking van de positie van de raad. Daar lagen vier overwegingen aan ten grondslag: / De raadsleden vonden dat zij laat aan de beurt waren in het besluitvormingsproces, waardoor hun invloed om bij te sturen gering was. Een nieuw stelsel diende ervoor te zorgen dat de gemeenteraad eerder aan de beurt zou zijn. / Daarnaast was de doorlooptijd van dossiers erg hoog. Een nieuwe structuur moest de efficiency verhogen, zodat onderwerpen eerder zouden worden

7 PAGINA 7 VAN 22 Betrokkenheid burgers besproken. / Vóór 1 januari 2005 kende de gemeente vijf inhoudelijke commissies en vijf stadsdeel-commissies. Dat zorgde voor problemen bij de afstemming, omdat meerdere commissies tegelijkertijd over één onderwerp gingen. / Tot slot wilde de raad weer baas worden over zijn eigen agenda. Voorheen kwam de raad niet verder dan reageren op wat het college aanleverde. Het nieuwe model moest daar verandering in brengen. Stadsdeelcommissies staan centraal in dit model. Deze commissievergaderingen kennen een formeel en informeel deel. Tijdens het formele deel worden de raadsvoorstellen besproken. Het informele deel geeft gelegenheid voor een open gesprek met burgers. Zij kunnen voor de rondvraag ook eigen onderwerpen ter bespreking voordragen. Tijdens de vergadering van de stedelijke commissie kunnen burgers alleen inspreken op onderwerpen die op de agenda staan. Enschede kent ook het burgerinitiatief. Inwoners kunnen het initiatief nemen om een onderwerp op de agenda van een stadsdeelcommissievergadering te krijgen. Verder is een aanzienlijk budget beschikbaar voor initiatieven van groepen burgers die de leefbaarheid en kwaliteit van hun wijk willen vergroten. Voorwaarde daarvoor is dat er in de wijk draagvlak bestaat voor de voorstellen. Voorbeeld 3 Gemeente Amersfoort Model De Raad Kenmerken De gemeenteraad van Amersfoort werkt met tweewekelijkse vergaderavonden van De Raad. De avond bestaat uit vaste onderdelen: / De Ronde: uur. Diverse onderwerpen worden tegelijkertijd geagendeerd. De onderwerpen kunnen op diverse manieren behandeld worden: als voorbereiding op de besluitvorming, meningspeiling (door college of raadsleden onderling) of als informatieve bijeenkomst (bijvoorbeeld een toelichting van de wethouder of hoorzitting). / Het Plein: uur. Burgers, instellingen en de ambtelijke organisatie hebben de gelegenheid om iets tentoon te stellen of om informatie te geven over een onderwerp, bijvoorbeeld via panelen of kraampjes. Het Besluit: uur. Alle raadsleden gezamenlijk bijeen voor debat en besluitvorming. Uitgangspunten / Grotere betrokkenheid van de burgers en organisaties bij het werk van de gemeenteraad. / Snellere en betere besluitvorming. / Meer duidelijkheid door een vaste vergaderavond en vaste vergadertijden. / Meer mogelijkheden voor informele contacten tussen raad, college, ambtelijke organisatie en burgers.

8 PAGINA 8 VAN 22 Betrokkenheid burgers Burgers in Amersfoort kunnen op drie manieren hun inbreng leveren: / Op Het Plein kunnen inwoners en organisatie iets presenteren. / Burgers hebben spreekrecht over de onderwerpen die in De Ronde op de agenda staan (met uitzondering van onderwerpen die 'ter informatie' staan geagendeerd ). / Inwoners hebben de mogelijkheid om een nieuw idee of initiatief voor de stad op de agenda van de raad te laten zetten. Dit heet het initiatiefrecht burgers. Het initiatief wordt eerst besproken in De Ronde. Voorbeeld 4 Gemeente Almere Model Politieke Markt Kenmerken De opzet van de Politieke Markt is op één avond in de week de gemeentelijke/politieke zaken te regelen. De Politieke Markt kent een driedeling: de carrousel, het debat en de besluitvorming. De carrousel biedt plaats aan de voorbereidende/meningsvormende fase. Er vinden op meerdere plaatsen activiteiten plaats, waarvan de vorm afhankelijk is van de inhoud van het onderwerp. Elke activiteit kent een vaste begin- en eindtijd. De drie fasen komen op één avond voor, maar een onderwerp doorloopt per week één fase. Het stramien voor elke politieke markt is als volgt: / Van tot uur Carrousel / Van tot uur Pauze / Van tot het einde Debat & besluitvorming Uitgangspunten / Aantrekkelijke en heldere besluitvorming voor burgers / Betere herkenbaarheid van de verantwoordelijkheden van raad en college naar de buitenwereld / Snellere besluitvorming / Slagvaardiger uitvoering van het beleid / Meer podia om te etaleren en excelleren, en mogelijkheden om als raadslid te doen waar je goed in bent / Ruim 25 vergaderingen minder per jaar Betrokkenheid burgers Burgers kunnen op de volgende manieren invloed uitoefenen: / Uw idee op de kaart: door 50 stemmen te verzamelen voor een idee kunnen burgers een idee agenderen voor de Politieke Markt. / Inspreken: burgers kunnen inspreken op onderwerpen die voor het eerst op de politieke agenda staan. / Burgeractiviteit of initiatief: voor het organiseren van een burgeractiviteit zijn 50 handtekeningen nodig. Voor een burgerinitiatief zijn 150 handtekeningen nodig. In het laatste geval bespreekt de raad het voorstel en neemt er ook een besluit over.

9 PAGINA 9 VAN 22 3 Huidig vergadermodel 3.1 / Introductie In dit hoofdstuk beschrijven we eerst het huidige vergadermodel, dat dateert uit Na een beschrijving van de kenmerken geeft dit hoofdstuk inzicht in de sterke en zwakke kanten van het huidige vergadermodel. 3.2 / Kenmerken huidig vergadermodel Het vergadermodel van Hoogeveen kent een vrij letterlijke vertaling van het eerder beschreven BOBmodel, met een strikte scheiding tussen informeren, debatteren en besluiten. Welke zaken wel of juist niet thuishoren in de verschillende vergaderfasen is niet vastgelegd in het Reglement van orde van de raad (RvO). In het Reglement van orde staat alleen bepaald wat de rol is van de portefeuillehouders in de verschillende vergaderfasen. In de vergaderpraktijk van Hoogeveen wordt twee keer per maand op donderdag volgens de volgende opzet vergadert: Blok 1; Besluitvorming-start uur Opening; mondelinge vragenronde; besluitvorming besluitenlijst: technische besluiten. Blok 2: Informeren start uur Volgens het voorstel uit 2006 vallen onder het informerende deel de navolgende zaken: / informatieverstrekking van het college aan de raad; / informatieverstrekking op verzoek van de raad; / inhoudelijke technische vragen aan de wethouder; / inhoudelijke technische vragen aan de ambtenaar; / alle overige vragen die leiden tot verheldering/verduidelijking van het onderwerp. Hoewel in het voorstel voor het huidige vergadermodel wordt gesproken over de mogelijkheid het informerende deel uit parallelle sessies te laten bestaan blijkt dit in de praktijk niet of nauwelijks te plaats te vinden. Blok 3: Debatteren/Opiniëren- start op diverse tijdstippen In het tweede blok staat het debat centraal. In dit deel mogen geen technische vragen meer worden gesteld aan de wethouder of de ambtelijke organisatie. Dit blok wordt gekenmerkt door de volgende elementen: / spreekrecht van de burger; / het standpunt van de eigen partij naar voren brengen; / met andere fracties debatteren; / vragen stellen aan andere fracties; / middels debat helderheid trachten te krijgen over de standpunten van de overige partijen; / middels debat proberen een meerderheid te krijgen;

10 PAGINA 10 VAN 22 / het doen van richtinggevende uitspraken; / de voorzitter stuurt er sterk op dat er een advies komt van de commissie aan de raad. Blok 4: Besluiten-start op diverse tijdstippen In het laatste blok staan de volgende zaken centraal: / meningen peilen, concluderen en stemmen; / besluiten nemen over onderwerpen. Presidium Het is de taak van het presidium de concept agenda s op te stellen voor de vergadering (artikel 10, RvO). Ook vervult het presidium de rol van werkgever van de griffie. Twee weken voorafgaand aan de vergaderavond stelt het presidium de agenda s op. Het presidium komt in de regel op woensdag, een dag voor de reguliere vergaderavond, bijeen. Het presidium stelt de agenda op op basis van de jaarplanning en de onderwerpen die door het college worden aangedragen. Het presidium heeft op het moment dat het de concept agenda s vaststelt geen inzage in de raadsvoorstellen zelf. Het presidium voert derhalve geen toets uit op de kwaliteit van de raadsvoorstellen en achterliggende stukken. Deze taak is belegd bij de griffie. In afwijking van het RvO (artikel 5) bestaat het presidium momenteel uit 8 personen, inclusief de burgemeester en de griffier. Van de zes raadsleden die vertegenwoordigd zijn in het presidium zijn twee leden ook aangesteld als voorzitter van de informerende en meningvormende blokken (waren er drie). Het Reglement van orde wijkt ook hier iets af van de praktijk, aangezien het RvO (artikel 5, lid 2) stelt dat de eerste drie voorzitters van de informerende en meningvormende blokken vertegenwoordigd dienen te zijn in het presidium. Verder valt op dat in het presidium drie eenmansfracties niet zijn vertegenwoordigd en één fractievoorzitter deel uitmaakt van het presidium. Fractievoorzittersoverleg Sinds kort komen de fractievoorzitters ook bij elkaar. Doel van dit overleg is allerlei zaken met betrekking tot het functioneren van de raad te stroomlijnen en inhoudelijk met elkaar te overleggen. Dit overleg vindt maandelijks plaats. Voorzitter van de raad Als voorzitter van de raad zit de burgemeester het besluitvormende blok voor. Bij lastige dossiers komt het voor dat de burgemeester eveneens een agendapunt voorzit in het meningvormende blok. Daarbij is het de taak van de raadsvoorzitter toe te zien op het instrument van de mondelinge vragen (artikel 42, lid 2). In samenspraak met het presidium kan de voorzitter weigeren een onderwerp tijdens het mondelinge vragenuur aan de orde te stellen. Een mondelinge vraag dient politiek relevant te zijn en actueel. Het mondelinge vragenuur vindt plaats aan het begin van het besluitvormende blok.

11 PAGINA 11 VAN 22 Betrokkenheid burgers Burgers zijn in de gelegenheid aan het begin van het informerende en meningvormende blok spreekrecht aan te vragen (artikel 17, RvO). Het spreekrecht heeft alleen betrekking op geagendeerde onderwerpen en bedraagt voor de aanwezige burgers gezamenlijke maximaal 30 minuten per blok. Hoewel de toelichting op artikel 17 doet vermoeden dat er ook spreekrecht is voor burgers in het besluitvormende blok blijkt dit recht niet uit het Reglement van orde van de raad. Naast de mogelijkheid een brief te sturen aan de raad hebben burgers op grond van het Reglement van orde geen andere middelen om invloed uit te oefenen op de besluitvorming. 3.3 / Sterkte- zwakteanalyse Sterkte In vergelijking met andere vergadermodellen zijn de volgende sterke punten te benoemen van het Hoogeveense vergadermodel: Snelle doorlooptijd Het huidige vergadermodel van Hoogeveen maakt het mogelijk in kort tijd een besluit te nemen. De huidige werkwijze biedt niet alleen de mogelijkheid twee keer per maand over voorstellen te stemmen, maar een raadsvoorstel kan in de huidige opzet ook in één avond de hele besluitvormingscyclus (informeren, debatteren en besluiten) te doorlopen. Deze manier van werken maakt het mogelijk als raad slagvaardig op te treden. De korte doorlooptijd is niet alleen prettig voor de ambtelijke organisatie en het college, maar maakt het ook mogelijk wettelijke termijnen te halen en vroegtijdig besluiten te nemen over begrotingen en jaarrekeningen uit samenwerkingsverbanden. Bovendien leidt het uitstellen van stemming niet meteen tot een maand uitstel (zoals in veel andere gemeenten) maar levert het slechts een vertraging op van twee weken (voor het volgende besluitvormende moment zich aandient). Het loslaten de huidige werkwijze door één van de besluitvormende blokken te laten vervallen of het uit elkaar halen van één of meer van de blokken leidt direct tot een langer besluitvormingsproces. Beraadslaging op één plek De huidige opzet van het vergadermodel maakt het mogelijk als raadslid het hele besluitvormingsproces te overzien. Eveneens geldt voor burgers dat zij na één vergaderavond meteen weten of de raad zich vóór of tegen een voorstel schaart. Beperkt aantal vergaderingen Met uitzondering van de leden van het presidium beperkt het aantal gemeentelijke vergadering zich tot twee per maand. Hiermee is de vergaderfrequentie laag te noemen.

12 PAGINA 12 VAN 22 Zwakte Aan het door Hoogeveen gekozen vergadermodel kleven ook een aantal minder sterke kanten. Zoals voor veel zaken geldt is de kracht van een bepaald model ook meteen de zwakte. In onderscheiding met andere vergadermodellen vallen de volgende zaken op: Lange vergaderavonden Doordat het aantal vergaderingen sterk is geconcentreerd is de druk op een vergaderavond groot. Dit hangt ook samen met het feit dat er geen of nauwelijks parallelle sessies plaatsvinden, waardoor alle vergaderingen op een avond na elkaar dienen plaats te vinden. Dit maakt dat vergaderavonden soms lang duren en veel scherpte en inzet vragen van een raadslid. Dit geldt eveneens voor burgers. Indien zij voor een agendapunt naar de gemeenteraad komen dienen zij de hele avond uit te zitten om te weten hoe de stemming uitpakt. Vergaderduur delen De raad van de gemeente Hoogeveen bestaat uit 31 raadsleden. Dit biedt mogelijkheden tot het verdelen (en daarmee verlichten) van taken en verantwoordelijkheden. In het huidige vergadermodel wordt tot het (verplicht plenaire) moment van stemming bijna elk dossier in aanwezigheid van alle raadsleden besproken. Dit heeft tot gevolg dat vergaderavonden langer duren dan strikt genomen noodzakelijk. Voor kleine en eenmansfracties bestaat bovendien de mogelijkheid plaatsvervangende raadsleden te benoemen zodat ook zij taken kunnen verdelen. Beperkte interactie met burgers Het huidige vergadermodel maakt het voor burgers mogelijk op twee momenten actief een bijdrage te leveren aan het besluitvormingsproces. De vorm waarin dit gebeurt biedt echter weinig mogelijkheden voor interactie. Het Reglement van orde (artikel 17) bepaalt dat burgers alleen aan het begin van een vergaderblok kunnen inspreken, niet bij het agendapunt zelf. Burgers kunnen niet zelf onderwerpen agenderen. Ook biedt het Reglement geen ruimte voor het stellen van vragen aan burgers of het voeren van het onderling gesprek. Juist in een tijd waarin de overheid steeds meer dient samen te werken met burgers en de overheid een meer regisserende en minder een sturende rol wordt gevraagd kan dit als een gemis worden gezien. Omvangrijk presidium Het presidium bestaat in Hoogeveen uit acht leden. Hoewel drie eenmansfracties ontbreken, doet de brede vertegenwoordiging vanuit de meeste fracties vermoeden dat het presidium meer is dan een technisch gremium, waar op basis van duidelijke criteria de concept agenda s worden opgesteld. Daarbij valt op dat twee van de vier voorzitters van het informerende en meningvormende blok geen deel uitmaken van het presidium. Juist deze voorzitters zijn verantwoordelijk voor het sturen op een goed afwikkeling van de agenda s. Juist voor de voorzitters biedt het presidium dan een goed overlegplatform om van elkaar te leren en de (technische) aansturing van de vergadering te uniformeren en waar nodig te optimaliseren.

13 PAGINA 13 VAN 22 Geen controle door raad c.q. presidium op kwaliteit sturingsinformatie Een belangrijke voorwaarde voor een zorgvuldig besluitvormingsproces is kwalitatief goede sturingsinformatie. Recent is om die reden ook de kwaliteit van de raadsvoorstellen door de rekenkamercommissie en een werkgroep vanuit de raad tegen het licht gehouden. Hierbij zijn nieuwe (objectieve) criteria vastgesteld waaraan een raadsvoorstel dient te voldoen. Het valt evenwel op dat bij het opstellen van de agenda de raad c.q. het presidium niet op voorhand actief toetst of de raadsvoorstellen rijp zijn voor bespreking (en dus voldoen aan de gestelde criteria). Met het vernieuwde format voor de raadsvoorstellen beschikt het presidium over heldere criteria. Tijdige sturing op de kwaliteit van de raadsvoorstellen vraagt echter wel dat de raadsvoorstellen tijdig beschikbaar zijn.

14 PAGINA 14 VAN 22 4 Uitgangspunten & bouwstenen 4.1 / Introductie Er is niet één goed standaard-vergadermodel voor alle gemeenten. Elke gemeenteraad zal zijn eigen model moeten vormgeven. Of een vergadermodel een gemeenteraad goed past, hangt af van de eigen wensen. Bovendien geldt dat het succes van een vergaderstructuur in grote mate wordt bepaald door de vergadercultuur. Met andere woorden: veel doelstellingen kunnen worden behaald in alle vergadermodellen. Het besluit tot het aanpassen van de vergaderstructuur dient daarom altijd te beginnen met de vraag of het vergadermodel voldoet aan de uitgangspunten die de raad voor staat. De vorm dient hiervan een afgeleide te zijn. In het voorgaande hoofdstuk (paragraaf 3.2, Sterkte zwakteanalyse) zijn enkele sterke en minder sterke kanten genoemd van het huidige vergadermodel. De genoemde zwakke punten van het huidige vergadermodel kunnen reden zijn om bepaalde doelen of uitgangspunten te versterken of meer tot uitdrukking te brengen in het huidige vergadermodel. In dit hoofdstuk bespreken we enkele uitgangspunten en de wijze waarop deze kunnen worden vertaald naar bouwstenen. 4.2 / Uitgangspunten Veelgehoorde doelen of uitgangspunten die ten grondslag liggen aan (veranderingen in) vergaderpraktijken zijn: 1 / besparen van (vergader)tijd; / verbeteren van de vergaderorde; / burger en politiek dichter bij elkaar brengen; / flexibelere werkvormen; / snellere besluitvorming; / de raad meer regie geven over de raadsagenda; / grotere overzichtelijkheid van het vergaderstelsel; / ook kleine fracties de mogelijkheid geven alle bijeenkomsten te bemensen; en/of / meer ruimte bieden voor (partij) politieke profilering door raadsleden. Een aantal van bovengenoemde uitgangspunten (vetgedrukt) lijken ook relevant voor Hoogeveen. Op basis van de eerder geconstateerde zwakke punten van het huidige vergadermodel bespreken we een viertal uitgangspunten. Aan de uitgangspunten worden bouwstenen gekoppeld die kunnen worden ingezet om het huidige vergadermodel te optimaliseren. Hierbij past meteen een relativering. Zoals eerder aangegeven hangt het succes van een vergaderstructuur in grote mate samen met de vergadercultuur. Iedere verandering in de vergaderstructuur kan ongedaan worden gemaakt door een gebrek aan wil om te veranderen. Zo kan werken met spreektijden een middel zijn om de vergaderduur te beperken. Alleen, als een voorzitter deze afspraak niet actief in herinnering roept en raadsleden zich hierop niet laten aanspreken verandert er weinig. Tegelijkertijd geldt dat heldere en gedeelde afspraken een belangrijke steun in de rug kunnen vormen voor het bereiken van een bepaald doel. Zo kan de 1 Op het tweede gezicht, vergaderpraktijken nader beschouwd, VNG, juni 2009.

15 PAGINA 15 VAN 22 afspraak om vaker buiten de raadszaal te vergaderen een nieuwe dynamiek opgang brengen in de interactie met burgers. Maar ook: een consequente toets op de kwaliteit van de raadsvoorstellen kan voorkomen dat het debat in de raad verzandt in details. 4.3 / Bouwstenen Op basis van de eerder genoemde verbetermogelijkheden (zie paragraaf 3.2) laten we zien welke bouwstenen een bijdrage kunnen leveren aan een vergaderhuis die bijdraagt ondergenoemde uitgangspunten/doelen. 1 Besparen van vergadertijd Een gemeenteraad kan op verschillende manier vergadertijd besparen. Een gemeenteraad kan minder vaak gaan vergaderen, maar dat heeft directe gevolgen voor de doorlooptijd van het besluitvormingsproces. Bovendien is dit een sterke kant van het huidige vergadermodel. Wel kan de gemeenteraad proberen vergadertijd te verdelen. Een andere mogelijkheid is het sturen op de lengte of de inhoud van bijdragen. Hieronder worden een paar bouwstenen genoemd die een bijdrage kunnen leveren aan het besparen van vergadertijd. Bouwstenen Negatieve invloed op vergaderduur 1. Er wordt altijd plenair vergaderd 2. Er wordt geen tijdslimiet gesteld aan de duur van een agendapunt 3. Fracties c.q. raadsleden bepalen in het moment of ze een bijdrage leveren 4. Raadsleden spreken vanaf hun zitplaats Positieve invloed op vergaderduur Er wordt vergaderd in parallelle bijeenkomsten Er worden spreektijden gehanteerd Fracties c.q. raadsleden dienen voorafgaand aan de vergadering aan te geven of ze het woord willen voeren over een onderwerp. Raadsleden voeren het woord vanachter een katheder en een interruptiemicrofoon 2 Burger en politiek dichter bij elkaar brengen (binnen het vergadermodel) Een wijziging van het vergadermodel staat niet garant voor het dichterbij elkaar brengen van burgers en politiek. Wel staat het ene vergadermodel meer open voor de inbreng van burgers en betrokkenen dan het andere vergadermodel. Hieronder worden een paar bouwstenen genoemd die het voor burgers eenvoudiger maken een bijdrage te leveren aan het besluitvormingsproces. Bouwstenen Drempel verhogend Drempel verlagend 1. Burgers mogen alleen inspreken Burgers mogen zelf onderwerpen agenderen op geagendeerde onderwerpen 2. Burgers krijgen aan het begin van een vergaderblok gelegenheid in te spreken Burgers spreken bij de start van het agendapunt in

16 PAGINA 16 VAN Burgers mogen alleen hun standpunt toelichten 4. Burgers mogen eenmaal inspreken op een agendapunt 5. Burgers dienen zichzelf aan te melden voor inspraak Raadsleden mogen vragen stellen aan burgers die inspreken Burgers mogen na de eerste termijn reageren op de bijdragen van de raadsleden Betrokkenen bij een agendapunt worden na een krachtenveldanalyse pro-actief uitgenodigd voor een bespreking 3 Flexibeler werkvormen Cruciaal bij het denken over een passende vergaderstructuur is dat niet te zeer vanuit het model de regels maar vanuit de mensen (burgers), de complexiteit van de inhoud en de vergaderdoelen wordt gedacht. Hieronder worden een paar bouwstenen genoemd die aan dit doel een bijdrage kunnen leveren. Bouwstenen Statisch Flexibel 1. Insprekers kunnen alleen Burgers mogen zelf onderwerpen agenderen inspreken op geagendeerde onderwerpen 2. Burgers kunnen inspreken tijdens formele Burgers kunnen zelf (bijvoorbeeld in pauze) standpunten toelichten of presenteren vergadermomenten 3. Vergaderen in gemeentehuis Vergaderen op locatie 4. Informatiebijeenkomsten vinden plaats in een formele setting (raadszaal) 5. Bespreking raadsvoorstellen volgt vast stramien 4 De raad meer regie geven op raadsagenda Informatiebijeenkomsten zijn vormvrij en afhankelijk van het type bespreking Raad c.q. het presidium bepaalt per raadsvoorstel de wijze van bespreking Het is aan de raad om de kaders te bepalen van het beleid. Om echt invloed te hebben vereist dit dat de raad aan de voorkant stuurt op zijn eigen agenda, zowel procesmatig als inhoudelijk. Hieronder worden een paar bouwstenen genoemd die de raad kunnen helpen meer grip te krijgen op zijn eigen agenda. Bouwstenen Passieve sturing Actieve sturing 1. Planning college bepaalt wanneer raadsvoorstellen beschikbaar zijn voor bespreking 2. Raad beoordeelt de kwaliteit van de raadsvoorstellen na agendering Raad stuurt via een lange termijnagenda op de aanlevering van raadsvoorstellen die hij belangrijk acht Presidium beoordeelt de kwaliteit van de raadsvoorstellen voor agendering 3. College neemt initiatief voor Raad stuurt op startnotities bij belangrijke

17 PAGINA 17 VAN 22 uitdenken besluitvormingsprocedure 4. Raad laat zich via college bijpraten over actuele ontwikkelingen 5. Presidium/agendacommissie kent een brede samenstelling dossiers Raad organiseert eigen expertmeetings op belangrijke dossiers Presidium bestaat alleen uit sturingsverantwoordelijken (voorzitters)

18 PAGINA 18 VAN 22 5 Nieuwe vergaderstructuur 5.1 / Introductie Het doel van dit overdrachtsdocument is met elkaar het gesprek aan te gaan over de vraag op welke manier het vergaderproces in de nieuwe raadsperiode moet worden ingericht. Met dat doel is in de achterliggende hoofdstukken naar buiten gekeken (Welke vergadermodellen zijn voorhanden? hoofdstuk 2), naar binnen gekeken (Hoe staat het huidige vergadermodel er voor? hoofdstuk 3) en is gekeken naar de toekomst (Welke bouwstenen voor verbetering zijn voorhanden? hoofdstuk 4). Op basis van de bouwstenen uit paragraaf 4.3 leest u in dit hoofdstuk een voorstel voor de inrichting van de vergaderstructuur in de nieuwe raadsperiode. Het hoofdstuk stuk sluit af met een leidraad voor de bespreking van dit voorstel. 5.2 / Voorstel voor nieuwe vergaderstructuur Op basis van de sterkte- zwakteanalyse en de benoemde bouwstenen voor het versterken van de huidige vergaderstructuur is het voorstel wil ik het volgende voorstel doen voor de inrichting van de vergaderstructuur in de nieuwe raadsperiode: / Hoogeveen handhaaft de tweewekelijkse vergadercyclus, waardoor de snelheid in besluitvorming blijft behouden. / Om de druk op de vergaderavonden te verminderen maakt de gemeenteraad actief gebruik van de mogelijkheid parallel te vergaderen. Dit betekent concreet dat parallel vergaderen in de informerende ronde de norm wordt. Alleen als het onderwerp daarom vraagt vindt een plenaire bijeenkomst plaats. Het parallel vergaderen kan ook meer gebeuren tijdens de meningvormende gedeelten. Dit betekent concreet dat het niet noodzakelijk is dat raadsleden bij alle vergaderingen aanwezig moeten kunnen zijn, maar dat de vergaderlast indien mogelijk en wenselijk wordt verdeeld. Dit geldt niet voor de besluitvormende vergadering. Voor de besluitvormende vergadering worden alle raadsleden opgeroepen. / De samenleving transformeert steeds meer naar een participatiesamenleving. Dat vereist dat het besluitvormingsproces van de gemeenteraad van Hoogeveen zich ook steeds meer openstelt voor de inbreng van en participatie door burgers, organisaties en instellingen. Dat kan op veel verschillende manieren. De te kiezen vormen dienen afhankelijk te zijn van de onderwerpen, waarbij gedacht kan worden aan thematafels, gebiedsgerichte overleggen, kraampjes of rondetafelgesprekken die burgers en instellingen de mogelijkheid zijn belangen onder de aandacht te brengen van de politiek. Thematafel: een overlegvorm waarbij de inhoud centraal staat. Rondom een bepaald onderwerp komen alle betrokkenen en belanghebbenden bij elkaar om de ontwikkelingen te bespreken en kennis te delen. Gebiedsgerichte overleggen: een overlegvorm waarbij de ontwikkelingen in een buurt of wijk thema overstijgend worden besproken. Voor een dergelijke overleg worden bewoners, buurtregisseurs en andere belanghebbenden uitgenodigd. Kraampjes: burgers, instellingen en de ambtelijke organisatie hebben de gelegenheid om iets tentoon te stellen of om informatie te geven over een onderwerp, bijvoorbeeld via panelen of kraampjes. Rondetafelgesprekken: overleggen waar beeldvorming centraal staat. Iedereen kan hierbij op uitnodiging op gelijke wijze deelnemen aan een gesprek.

19 PAGINA 19 VAN 22 / Het presidium vervult de rol van agendacommissie. Dit betekent ook dat het presidium geen politiek gremium is, maar een overlegorgaan dat op basis van technische criteria (gewenste bespreekduur/vorm, raadsvoorstel bespreekrijp) de agenda s opstelt voor de vergaderavonden. Dit betekent dat een afspiegeling van de politieke samenstelling niet vereist is. Voorgesteld wordt om presidium te laten bestaan uit de voorzitters van de diverse vergaderdelen en de voorzitter. Hiermee ontstaat tevens een platform voor reflectie op het verloop van de vergaderingen en de invulling van de rol van de voorzitters, die actief kennis en ervaring uitwisselen. Naast het opstellen van de agenda en het bepalen van de vorm van de informatieve rond toetst het presidium raadsvoorstellen op de kwaliteit (voldoen raadsvoorstellen aan het vastgestelde format en bieden ze een goede basis voor gesprek?). / Natuurlijk zal het college veel raadsstukken voorbereiden. Het nieuwe format van de raadsstukken zal hierbij leidraad moeten zijn. Er zal meer afstemming moeten plaatsvinden tussen raad/presidium en college/organisatie over de planning, de aanlevering van de stukken en de gewenste kwaliteit en inhoud. Nadrukkelijker moet in de raadsvoorstellen aangegeven worden waar de discussie en de besluitvorming zich toe beperkt. / Het is belangrijk het vaststellen van de zogenaamde AORTA naar voren te halen. Zo snel mogelijk zal de vastgestelde begroting moeten worden vertaald in de AORTA. Deze vormt dan de basis voor de jaaragenda van de raad. / Om de bijdrage van fracties en interrupties van sprekers compact te houden spreken raadsleden in de debatronde niet meer vanachter hun tafel, maar wordt de bijdrage geleverd vanachter het katheder (indien een fractie in 1 e en 2 e termijn het woord wenst te voeren) of via de interruptiemicrofoon. Idee hierachter is dat bijdragen bewust worden overdacht en niet zomaar ( heet van de naald ) op de discussie wordt ingesprongen. / In het besluitvormende blok vindt geen discussie meer plaats maar staat de stemming en het eventueel afgeven van een stemverklaring centraal. Bespreekpunt hierbij is nog het recht van mondelinge vragen. / Voor de vergaderavonden wordt de volgende indeling gehanteerd: o Informatieve ronde: uur o Pauze: uur o Debatronde: uur o Pauze: uur o Besluitvorming: uur Bovenstaand voorstel voor inrichting van de vergaderstructuur is een voorstel. Alvorens te kiezen voor een concreet model is het belangrijk na te gaan of u de geconstateerde knelpunten en bouwstenen voor versteviging/verbetering deelt. Hiervoor is het belangrijk dat u niet alleen redeneert vanuit het eigen perspectief, maar ook rekening houdt met andere perspectieven (organisatie, burgers, college, voorzitters, etc. Aan de hand van de navolgende leidraad (paragraaf 5.3) ga ik hierover graag het gesprek met u aan.

20 PAGINA 20 VAN / 3 discussiepunten Voor een zorgvuldige bespreking verdient het aanbeveling de onderstaande discussiepunten in de navolgende volgorde met elkaar langs te lopen: 1 Welke problemen doen zich voor? Een verandering van de huidige vergaderstructuur kan het beste worden ingezet bij het probleem; wat deugt er niet aan de huidige structuur? De implementatie van een nieuwe vergaderstructuur kan namelijk alleen succes hebben wanneer dit probleem ten minste wordt weggenomen. Op basis van het probleem kan dus goed worden nagegaan wat bereikt dient te worden. Het is belangrijk in deze discussie het perspectief te betrekken van de spelers of schakels die afhankelijk zijn van het vergadermodel: / Fracties / College / Ambtelijke organisatie / Burgers / Presidium / Voorzitter(s) / Griffie(r) / Stukkenstroom Ga voor de verschillende spelers na hoe zij aankijken tegen het huidige vergadermodel en beoordeel hoe het huidige vergadermodel uitpakt voor bijvoorbeeld de belangrijkste schakels, zoals de stukkenstroom en de beschikbare (technische) voorzieningen/ondersteuning. Vorm met elkaar een gezamenlijk beeld van de sterke en zwakke punten van de huidige vergaderpraktijk. Betrek hierbij hoofdstuk 3 en in het bijzonder de observaties uit paragraaf 3.3. Hulpvragen 1 Wat zijn volgens u de twee grootste knelpunten van de huidige vergaderstructuur? 2 Welke spelers zijn het meest/minst gebaat bij de huidige werkwijze? 2 Wat is het beeld van gewenste situatie (doelen/uitgangspunten)? Ga vervolgens met elkaar het gesprek aan over de gewenste situatie. Als bepaalde onderdelen van de vergaderpraktijk niet goed functioneren of onwenselijk worden gevonden, kan dat te maken hebben met de wijze waarop ze aansluiten bij de doelen of uitgangspunten die men voor ogen heeft. Vanuit de geïnventariseerde sterke en zwakke punten kunnen (nieuwe) vergaderdoelen worden afgeleid. Als iedereen vindt dat er te lang wordt vergaderd, is het duidelijk dat een gedeeld veranderdoel minder lang gaan vergaderen kan zijn of scherper gesteld: vergaderingen moeten om uur zijn afgelopen. Formuleer de doelen wel zo scherp mogelijk. Betrek bij de discussie over de gewenste doelen en uitgangspunten paragraaf 4.2. Iedereen is het namelijk eens met het doel Burgers beter betrekken. De vraag is echter hoe een gemeenteraad dat doel wil bereiken, daarover gaat ook het volgende discussiepunt.

21 PAGINA 21 VAN 22 Hulpvragen 1. Als een nieuwe inwoner van uw gemeente voor het eerst als gast van de raad uw vergadering bezoekt: wat ziet hij dan? Wat ziet hij als hij de voorzitters de bijeenkomst ziet leiden, wat ziet hij qua inbreng van raadsleden? 2. Welke mogelijkheden schept de vergaderstructuur voor burgers om hun problemen bij u onder de aandacht te brengen of met u te bespreken? 3. Aan welke randvoorwaarden moet zijn voldaan om een kwalitatief goed besluit te nemen in de gemeenteraad? 3 Welke bouwstenen zijn nodig om het gewenste doel dichterbij te brengen? Ga met elkaar na of het verschil tussen de huidige en de gewenste situatie vereist dat er zaken worden veranderd. Zo ja: welke aanpassingen zijn wenselijk en haalbaar? Moet er iets aan de structuur worden gedaan, of gaat het vooral om rolopvattingen en daarbij behorend gedrag? Bedenk dat indien u constateert dat het vooral om rollen en gedrag gaat, een verandering van structuur soms tóch een wenselijke keuze kan zijn omdat met zo n invoering er veel gespreksmomenten ontstaan waarin u het óók over rollen en gedrag kunt hebben. Betrek in deze discussie de bouwstenen uit paragraaf 4.3. Hulpvragen 1 Wie gaat wat doen om de (nieuwe) doelen te realiseren? 2 Welk beroep doen deze doelen/uitgangspunten op: / De vorm van de bijeenkomsten (gelden er spreekregels en zo ja welke?) / De duur van de bijeenkomsten (hoe lang mogen de vergaderingen duren?) / De inhoud van de bijeenkomsten (waarover mag/moet het gaan?) / De samenstelling van de aanwezigen (moeten alle raadsleden verplicht aanwezig zijn of kunnen er ook gedeelde/parallelle bijeenkomsten worden belegd?) / Het vergadergedrag van raadsleden / De rol van de voorzitter / De kwaliteit van de vergaderstukken 5.4 / Ten slotte Belangrijk bij bovengenoemde discussie is om de navolgende aandachtspunten in gedachten te houden: 1. Gooi het kind niet met het badwater weg: verander niet om het veranderen, maar behoudt de sterke elementen en versterk de zwakke kanten van het huidige vergadermodel.

22 PAGINA 22 VAN Structuur vraagt ook om een passende cultuur; bedenk daarom ook welk gedrag nodig is om het gekozen vergadermodel effectief te laten zijn. 3. Neem succesvolle elementen uit andere vergadermodellen niet zonder meer over: vergadermodellen laten zich slecht exporteren. Elke gemeente zal zelf zijn eigen model moeten bouwen. Dat neemt niet weg dat het wijs is te leren van ervaringen elders. Als binnen de gemeente zicht is op welke aspecten men anders wil, en welke bouwstenen men wel of niet nuttig acht kan bij collega-gemeenten in de keuken worden gekeken om te observeren hoe die bouwstenen in de praktijk uitwerken. 4. Voorkom eindeloze discussies en getheoretiseer over hoe het moet. Dat verzandt in een dialoog tussen oordelen. Ga ervaring opdoen. Schort het Reglement van orde even op en zeg: laten we het dossier Jeugdzorg eens op een andere manier behandelen! Kortom: probeer niet alles meteen tot in de puntjes te organiseren.