Handleiding IVN Ledenadministratie Versie 2.0, d.d. 28-02-2013
Inhoudsopgave 1. Accountrechten aanvragen p. 3 2. Inloggen p. 4 3. Ledenadministratie afdeling p. 6 4. Lid gegevens bewerken p. 8 5. Nieuw lid aanmaken p. 12 6. Leden overzicht en lid gegevens exporteren p. 14 7. Exportbestand in Excel importeren (in ontwikkeling) p. 16 Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 2
1. Accountrechten aanvragen Om als ledenadministrateur aan de slag te kunnen met de nieuwe landelijke ledenadministratie moeten de daarvoor benodigde toegangsrechten in het Content Management Systeem (CMS) gekoppeld worden aan je persoonlijke gegevens in de landelijke ledenadministratie. Wanneer je stopt als ledenadministrateur worden de toegewezen rechten weer losgekoppeld. Als je nog niet bekend bent als lid van IVN in de landelijke ledenadministratie moet je eerst als lid ingevoerd worden. Het aanvragen of weer intrekken van de toegangsrechten loopt centraal via het landelijk bureau te Amsterdam. Hiervoor kun je, met goedkeuring van je afdelingsbestuur, een mailtje sturen aan websupport@ivn.nl. Vermeld in de mail je naam, e mailadres, lokale IVN afdeling en de functie die je gaat vervullen. Hetzelfde graag wanneer je de functie weer neerlegt. De afdelingssecretaris krijgt t.z.t. bericht van aanmelding of afmelding als afdelingswebmaster of als ledenadministrateur (of beiden). Van websupport ontvang je per e mail een bericht terug wanneer de rechten zijn toegewezen. Daarna kun je inloggen en gebruik maken van de ledenadministratie voor de eigen afdeling. Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 3
2. Inloggen Je kunt op twee manieren op de pagina met het inlogscherm komen. Allereerst door naar de website van IVN te gaan ( http://ivn.nl ) en daar op de link naar Ons IVN te klikken rechts bovenin het scherm. Daarnaast kun je ook rechtstreeks via de volgende link naar de inlog pagina gaan; http://ivn.nl/afdeling/intranet. Als je al een keer eerder hebt ingelogd, kun je op deze pagina vervolgens je gebruikersnaam en wachtwoord invullen en inloggen. Eerste keer inloggen Als het de eerste keer is dat je gaat inloggen, volg dan eerst de volgende procedure. Bij de aanvraag voor toegangsrechten heb je je e mailadres opgegeven. Bij de eerste keer inloggen is je e mailadres je gebruikersnaam. Je e mailadres gebruik je alléén bij de eerste keer inloggen. Daarna gebruik je je officiële gebruikersnaam bij het inloggen. 1. Op de pagina waar je nu bent (Ons IVN) klik je op de link Nieuw wachtwoord aanvragen, of je gebruikt de rechtstreekse URL; https://ivn.nl/user/password. 2. Op die pagina vul je bij Gebruikersnaam of e mailadres je e mailadres in dat bij de aanvraag voor accountrechten is doorgegeven. 3. Vervolgens klik je op de knop nieuw wachtwoord aanvragen. Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 4
4. Als het e mailadres bekend is in de landelijke ledenadministratie, dan krijg je de melding dat de aanvraag is gelukt en dat er een e mail naar het desbetreffende e mailadres is verzonden. Is het e mailadres niet bekend, dan krijg je een foutmelding. Controleer in dat geval of je het juiste e mailadres gebruikt hebt (dit is het adres dat in de landelijke ledenadministratie voorkomt). Krijg je daarna wederom een foutmelding, stuur dan s.v.p. een email aan websupport@ivn.nl. 5. Als de wachtwoordaanvraag gelukt is, dan heb je een e mail ontvangen. In die e mail staat een link. Let op: deze link is slechts 24 uur geldig. Gebruik je de link niet binnen 24 uur, dan moet je weer opnieuw een wachtwoordaanvraag indienen. 6. Wanneer je op de link klikt, kom je direct terecht in het CMS bij je eigen account. 7. Op die accountpagina moet je nu een zelf gekozen wachtwoord invoeren en deze pagina opslaan. Onthoud dat wachtwoord goed voor jezelf voor later! Let op: vergeet vooral niet om de pagina met je nieuw ingevoerde wachtwoord op te slaan! De Opslaan knop staat bijna helemaal onderaan de pagina. Het kan enkele minuten duren voordat de gegevens in de administratie zijn verwerkt. Op deze accountpagina vindt je ook je officiële gebruikersnaam, die je nodig hebt om alle volgende keren in te loggen samen met je zojuist gekozen wachtwoord. Je gebruikersnaam zie je staan in het blokje rechtsboven na Welkom en boven de knop uitloggen, of linksboven op je accountpagina. 8. Voortaan kun je inloggen met de combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord. Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 5
3. Ledenadministratie afdeling Nadat je bent ingelogd kom je op de volgende pagina. Om bij de ledenadministratie van de afdeling te komen klik je op de link Ledenbeheer achter de afdelingsnaam, aan de rechterzijde van de pagina. Daarna kom je op de volgende pagina terecht. Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 6
Vanaf deze pagina kun je de volgende drie hoofdtaken uitvoeren: lid gegevens bewerken, nieuwe leden invoeren, ledenlijsten exporteren. Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 7
4. Lid gegevens bewerken Aan de rechterzijde van de hoofdpagina staat een kolom met verschillende zoek en filteropties. Deze kunnen gebruikt worden om een specifiek lid op te zoeken waarvan je de gegevens wilt bijwerken of aanvullen. Als voorbeeld zoeken we bijvoorbeeld op naam. Zoals je ziet wordt aan de linkerkant nu alleen het resultaat weergegeven van de zoekopdracht. Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 8
Vanuit dit scherm heb je de mogelijkheid om door te klikken naar de overzichtspagina van een lid (A.) of om direct naar het Bewerken pagina te gaan (B.) Na klikken op de door pijl A aangegeven link kom je op de volgende overzichtspagina van het lid. Wanneer je op de roodgekleurde link bewerken (zie pijl B) hebt geklikt kom je op de Bewerken pagina terecht van een lid. Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 9
Op die Bewerken pagina kun je ook terechtkomen door op het tabblad Bewerken te klikken bovenaan de overzichtspagina van een lid. Middels de tab Weergeven kan je weer naar de overzichtspagina van een lid toe. Vervolgens kun je bijna alle gegevens aanpassen van een lid. Let daarbij op het volgende; Het e mailadres moet uniek zijn. Dat betekent dat het e mailadres maar eenmaal mag voorkomen in de ledenadministratie. In het geval van bijvoorbeeld huisgenootleden, die samen van één e mailadres gebruik maken, kan dat e mailadres slechts bij een van de twee ingevoerd worden. Het e mailadres moet uniek zijn omdat het onderdeel is van het gebruikersaccount waarmee men als IVN lid in kan loggen in Ons IVN. Na de basisgegevens zoals de NAW en contactgegevens volgen twee blokken met tabbladen die meer specifiek voor IVN zijn. Op het eerste tabblad zijn er drie vrij in te vullen velden. Voor de afdelingen is met name de onderste optie interessant. Via het veld Afdelings tags kan je bijvoorbeeld alle bij de afdeling in gebruik zijnde werkgroepen invullen of bijvoorbeeld de wijk benoemen in een grote plaats waar iemand woont. De mogelijkheden zijn zoals gezegd vrij in te vullen. Wanneer een tag eenmaal is ingevoerd en aan een lid gehangen, dan wordt die tag opgenomen in een zogenaamd contextueel lijstje behorend bij de afdeling. De tag is daarna te hergebruiken voor andere leden van een afdeling. Bijvoorbeeld; als aan een lid voor de eerste maal de tag werkgroep heemtuinen is gehangen en je wilt diezelfde tag aan een ander lid van de afdeling toekennen, dan verschijnen bij het typen van de letter w alle tags met die letter w erin. Wanneer je dus werkgroep intypt verschijnen alle reeds ingevoerde en in gebruik zijnde werkgroepen van de afdeling in een contextueel lijstje. Het toekennen van tags aan een lid is in principe onbeperkt. Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 10
De tweede tab geeft weer of men het kwartaalblad Mens & Natuur ontvangt en laat de voorkeuren van een lid zien met betrekking tot e mailnieuwsbrieven. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen landelijk en lokaal. De derde tab geeft de financiële gegevens weer van een lid. Hier kun je bijvoorbeeld zien of het lid aan de afdeling betaald of zich landelijk aangemeld heeft en dus landelijk betaald. Ook kun je hier het contributiebedrag invullen. Let op: het contributiebedrag moet in eurocenten worden ingevoerd. De twee tabbladen Lidgegevens en Datums van het volgende, tweede blok wijzen zich in principe vanzelf. Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 11
5. Nieuw lid aanmaken Via de link Lid aanmaken kom je op een lege lidpagina. Deze pagina kun je vervolgens invullen met de beschikbare gegevens van een nieuw lid. Een paar velden zijn verplicht. Verder werkt het vrijwel precies als bij het bewerken van een lid. Er zijn een paar velden bij het aanmaken van een nieuw lid die niet ingevuld hoeven te worden of waarbij ergens rekening mee moet worden gehouden. De velden waar iets mee is, zullen hierna toegelicht worden. Op het tabblad Categorisatie en tags kunnen één of meerdere functies gekoppeld worden aan het nieuwe lid. In het uitklapmenu staan generieke functies die binnen IVN breed door het hele land gebruikt worden. Om afdelingsspecifieke functies aan een lid te koppelen kan van de afdelings tags gebruik gemaakt worden. Om meerdere opties te selecteren in het uitklapmenu houd je voor het aanklikken en selecteren van een optie de CTRL knop ingedrukt. Herhaal dit voor iedere optie die je wilt toevoegen. Op het tabblad Financiële administratie staat het veld Debiteurnummer. Dit veld graag leeg laten. Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 12
Op het tabblad Lidgegevens de volgende velden leeglaten; Lidmaatschapsnummer (een lidmaatschapsnummer wordt automatisch toegekend bij een nieuw lid) Bijbehorende user (een inlogaccount wordt automatisch aangemaakt bij een nieuw lid) Campagne code (dit veld is voor gebruik door het Landelijk Bureau) Op datzelfde tabblad Lidgegevens staat ook een uitklapmenu, maar nu voor de afdeling. Mochten er meerdere afdelingen aan een lid moeten worden gekoppeld, dan kan dat hier ook met het ingedrukt houden van de CTRL toets voorafgaand aan het selecteren van een optie. De tabbladen Importvelden en Adres Import zijn nog overblijfselen van de import van alle bekende lidgegevens vorig jaar. Die zijn niet van belang in het dagelijks gebruik en kunnen vergeten worden. Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 13
6. Leden overzicht en lid gegevens exporteren Op de hoofdpagina van het Ledenbeheer staat een link naar Exporteren.. Na het klikken op de link Exporteren kom je op de exporteer pagina. Op deze pagina zijn weer een aantal zoek en filteropties beschikbaar. Standaard staan Naam en Adres open. Door te klikken op Uitgebreide opties worden er nog een aantal zoek en filteropties zichtbaar. Met die opties kunnen selecties gemaakt worden binnen het ledenbestand van de eigen afdeling. Op dit moment kan geselecteerd worden op; de al eerder beschreven Labels, de verschillende soorten lidmaatschap, de functie binnen de afdeling of IVN. Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 14
In het uitklapmenu voor het soort lidmaatschap staan standaard de 4 lidmaatschapsvormen geselecteerd die het meest relevant zijn voor een selectie uit het eigen ledenbestand. Door middel van het ingedrukt houden van de CTRL toets en het klikken op een optie kan die selectie uitgebreid worden. Desgewenst kan je ook slechts één lidmaatschapssoort selecteren. Wanneer je een selectie hebt gemaakt of de standaard instellingen wilt gebruiken en je dus geen aanpassingen hebt ingevoerd, kun je een export maken door onderaan de pagina op het oranje knopje te klikken waarop CSV staat. Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 15
Na het aanklikken van de knop wordt er een exportbestand gemaakt van het type CSV. Windows zal daarna vragen wat te doen met dat bestand. Kies in dat geval voor Bestand opslaan. Het resulterende CSV bestand is een tekstbestand waarbij de verschillende data van een lid door semicolons (;) is gescheiden. Dit bestand kan door Excel worden geopend en gelezen. Om het inlezen goed te laten verlopen, kun je het CSV bestand het beste binnen Excel importeren. Dit gebeurt dan via een wizard van Excel. Bij het gebruik van die wizard moeten een aantal keuzes gemaakt worden. Kies in de 3 elkaar opvolgende wizardschermen voor het scheidingsteken een semicolon (;), voor de tekencodering UTF 8 en voor alle kolommen het type Tekst. Daarmee converteert Excel de data uit het CSV bestand op correcte wijze, zodat o.a. ook diakritische tekens goed worden weergegeven. Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 16
7. Exportbestand in Excel importeren Zie voor een summiere beschrijving van de beste manier om de CSV exportbestanden in Excel binnen te halen de laatste alinea op pagina 16 in hoofdstuk 6. In versie 2.1 van deze handleiding zal hier een uitgebreidere handleiding komen met screenshots. De 2.1 versie zal ongeveer eind maart/begin april 2013 verschijnen en in die versie zullen ook op en aanmerkingen n.a.v. deze 2.0 handleiding verwerkt worden. Handleiding IVN ledenadministratie versie 2.0 17