CONTROLEAGENT Statutaire functie Controleagent Vacaturenummer 2014_037 Entiteit Afdeling Rang Graad Plaats van tewerkstelling Agentschap voor Landbouw en Visserij ALV Markt- en inkomensbeheer B1 Deskundige 1 vacature in buitendienst Antwerpen
1 FUNCTIECONTEXT Het beleidsdomein Landbouw en Visserij is samengesteld uit: - het Departement Landbouw en Visserij, dat voornamelijk instaat voor de beleidsvoorbereiding; - het Agentschap voor Landbouw en Visserij, dat overwegend de uitvoering van het beleid verzorgt; - het Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek, dat wetenschappelijk onderzoek verricht; - de vzw Vlaams Centrum voor Agro- en Visserijmarketing, die de marketing verzorgt van de producten en diensten van de Vlaamse land- en tuinbouw, visserij en agroalimentaire sector. 1.1 Visie en missie van het Agentschap voor Landbouw en Visserij Het Agentschap voor Landbouw en Visserij (ALV) heeft als hoofdopdracht het tijdig, correct en efficiënt uitvoeren van maatregelen op het vlak van het Vlaams en Europees landbouwbeleid met het oog op het stimuleren van een duurzame, leefbare en concurrentiële landbouw. Voor de uitvoering van haar taken heeft het agentschap een beheersovereenkomst afgesloten met de Vlaamse Regering. Deze beheersovereenkomst bevat de missie, visie, waarden, taken en bijhorende doelstellingen van het agentschap. Het Agentschap bestaat uit vier afdelingen namelijk: de afdeling Procesondersteuning, de afdeling Markt- en Inkomensbeheer, de afdeling Structuur en Investeringen en de afdeling Productkwaliteitsbeheer. De functie van Controleagent situeert zich binnen de afdeling ALV Markt- en inkomensbeheer. De afdeling Markt- en Inkomensbeheer (MIB) staat in voor het tijdig, correct en efficiënt uitvoeren van maatregelen die op Europees en Vlaams niveau voor de landbouw en visserij worden genomen inzake het markt- en inkomensbeheer. Aan deze afdeling zijn 4 technische diensten in het hoofdbestuur te Brussel verbonden en tevens 5 buitendiensten (1 per provincie). De afdeling staat in voor de implementatie van de maatregelen genomen op het vlak van de steunregelingen en productiebeheersing in de diverse sectoren. De beheerde maatregelen situeren zich in hoofdzaak in het domein van de directe inkomensondersteuning (1e pijler van het Europees Gemeenschappelijk landbouwbeleid) en in het domein van de productiebeheersing (quota). Het beheer van de diverse maatregelen gebeurt met behulp van het Geïntegreerd Beheers- en Controle Systeem (GBCS). Daarnaast is de afdeling ook verantwoordelijk voor de uitvoering van een aantal maatregelen die vallen onder het Vlaams Programmadocument voor Plattelandsontwikkeling (PDPO), de zogenaamde 2e pijler van het Europees Gemeenschappelijk landbouwbeleid. Via de 2e pijler kunnen subsidies aangevraagd worden voor agromilieumaatregelen, w.o. steun voor mechanische onkruidbestrijding, steun voor vlinderbloemige gewassen, steun voor biologische landbouw, steun voor gebruik van verwarringstechniek in de pitfruitteelt. De landbouwer gaat hierbij een vijfjarige verbintenis aan om een bepaalde agromilieumaatregel gedurende minstens vijf opeenvolgende jaren toe te passen. De afdeling is verantwoordelijk voor de jaarlijkse toekenning van ca. 280 mio EUR rechtstreekse steun bestemd voor begunstigden in de landbouwsector. De uitbetaalde steun betreft hoofdzakelijk EU-gefinancierde steun. Je wordt ingezet bij de buitendienst Antwerpen. De belangrijkste opdracht voor de controle-agent bestaat er in om bedrijfscontroles bij landbouwers en andere begunstigden van steunmaatregelen te verrichten waarbij de juistheid van de steunaanvraag wordt nagegaan en de naleving van de voorwaarden wordt geverifieerd, 2
1.2 Het agentschap als wendbare organisatie Het agentschap streeft in haar werking naar een wendbare organisatie waarbij samenwerken aan een optimale dienstverlening voorop staat. Dit impliceert dat het agentschap van jou verwacht dat je bereid bent om flexibel te werken. Onder flexibel werken verstaan we dat je bereid bent om collega's van de eigen afdeling en/of andere afdelingen (tijdelijk of periodiek) te helpen, zodat de doelstellingen van de organisatie optimaal worden bereikt. Een dergelijke flexibiliteit betekent tevens een voordeel voor jou als personeelslid, vermits je op deze manier meer afwisseling en een grotere uitdaging in je job vindt. Tot slot kunnen ook tijdelijke pieken in jouw eigen werkdruk opgevangen worden door de samenwerking met collega's. Wendbaar zijn betekent dat het agentschap nieuwe opdrachten snel moet kunnen implementeren. Van jou wordt verwacht dat je bereid bent om mee te werken aan deze wendbaarheid door open te staan voor andere opdrachten dan deze beschreven in deze functiebeschrijving. 2 JE TAKENPAKKET 2.1 Doel van de functie Je voert ter plaatse bij landbouwers of andere begunstigden van steunmaatregelen controles uit op de naleving van steun- en productiebeheersingsmaatregelen van het Europese gemeenschappelijk landbouwbeleid en van het Vlaamse landbouwbeleid. Concreet zijn dit vooral controles bij landbouwers in het kader van bedrijfstoeslag, van de randvoorwaarden, de dierlijke sector en de agromilieumaatregelen. Over deze controles wordt schriftelijk gerapporteerd zodat de gepaste acties kunnen ondernomen worden in het kader van de specifieke maatregel. 2.2 Resultaatgebieden 1. PLANNING EN VOORBEREIDING Je bent verantwoordelijk voor het plannen en grondig voorbereiden van de controle teneinde er voor te zorgen dat de controle ter plaatse efficiënt kan verlopen en effectief is. Je maakt je de controleprocedures eigen en volgt ze op ten einde de controles op de juiste plaats, op het juiste tijdstip en volgens de voorgeschreven richtlijnen te kunnen uitvoeren.. Je informeert je over de te controleren landbouwer of andere begunstigde om het dossier in de juiste context te kunnen plaatsen; Je staat in voor het verzamelen en verifiëren van alle relevante gegevens om het controledossier volledig te maken; Je raadpleegt vroegere dossiers en analyseert deze; Je wint informatie in over de te bezoeken instelling/inrichting; Je controleert de volledigheid van het dossier; Je zoekt gegevens op over het te bezoeken bedrijf in de verschillende ICT-applicaties en drukt rapporten, bijlagen en gegevens af, nodig voor de uitvoering van de controle; Je gaat na of er geen dubbel gebruik van subsidie is (vb. meerdere aanvragen door dezelfde landbouwer of operator, hetzelfde bedrijf); Je houdt je kennis op peil van de relevante Europese reglementeringen en Vlaamse wetgeving en van de controle-instructies en procedures; Je ziet documenten na om bezoeken te plannen; Je bewaakt termijnen van verbintenissen, aanhoudingsperiodes en/of premievoorwaarden om tijdig inspectie te organiseren. 2. UITVOERING 3
Je voert de bedrijfscontroles bij de landbouwers of andere begunstigden volledig en correct uit ten einde na te gaan of de ingediende aangiftes conform de bestaande reglementering werden ingediend, overeenstemmen met de werkelijkheid en of de bijhorende voorwaarden worden nageleefd Je gaat na of aan de steunvoorwaarden is voldaan op basis van documenten en op basis van reële, materiële vaststellingen; Je gaat na of de aangifte overeenstemt met de werkelijkheid op basis van documenten en op basis van reële, materiële vaststellingen; Je spoort afwijkingen, tekorten en onregelmatigheden op; onderzoekt deze en zorgt voor rapportering hierover; Je controleert de naleving van de relevante wetgeving bij steunaanvragers; Je verifieert de boekhouding, registers en aanverwante bewijsstukken (leveringsbonnen, facturen, ); Je kijkt na of de verbintenissen ook reëel opgevolgd worden; Je doet vaststellingen van tekorten en deelt mee wat de mogelijke gevolgen zijn van deze vaststellingen. 3. RAPPORTERING Je maakt correcte controleverslagen van plaatsbezoeken op teneinde de administratie in staat te stellen de bestaande reglementering te doen naleven. Je maakt correcte controleverslagen op van de plaatsbezoeken, desgevallend processenverbaal en legt deze voor aan de verantwoordelijke van de buitendienst teneinde de administratie in staat te stellen de bestaande reglementering te doen naleven. Je formuleert adviezen inzake uitbetaling van subsidies of inzake te nemen maatregelen; Je geeft vaststellingen gestructureerd weer in een verslag dat je bezorgt aan de verantwoordelijke van de buitendienst; Je meldt vaststellingen ter plaatse gedaan; Je voert op kantoor nog een administratieve controle uit wanneer de juiste vaststellingen op het moment van controle nog niet gekend zijn (bvb. opzoeken van gegevens in Sanitel, ). Je brengt de landbouwer of operator bij afloop van de controle op de hoogte van de gedane vaststellingen; Je laat een (voorlopige) kopie van het controleverslag achter bij de landbouwer of operator bij afloop van de controle. 4. OPVOLGING In noodzakelijke gevallen ga je na of gepast gevolg gegeven werd aan de vaststellingen in een vorig controleverslag teneinde bij te dragen tot de verbetering van de naleving van de relevante reglementering. Je gaat na of geformuleerde aandachtspunten werden opgenomen Je kijkt na of er gevolg werd gegeven aan eerdere vaststellingen of aanbevelingen Je voert tijdig een opvolgingscontrole uit ter evaluatie van een kleine niet-naleving 5. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Je maakt je alle technische voorwaarden van de relevante reglementering eigen en je verstrekt informatie, advies en bijstand over de toepassing van de reglementering teneinde er voor te zorgen dat alle actoren correct geïnformeerd zijn en gestimuleerd worden de normen na te leven.. Je staat in voor het adviseren, informeren en ondersteunen van de begunstigden in verband met de steunregelingen van het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid ten einde de sector de mogelijkheid te bieden zo efficiënt mogelijk te werken. Je informeert de begunstigden over de regelgeving en de administratieve uitwerking ervan; Je geeft informatie en advies i.v.m. de toepassing van de reglementering aan de begunstigde. Je sensibiliseert belanghebbenden m.b.t. de naleving van de normen. 4
6. OVERLEG Je neemt actief deel aan dienstvergaderingen en werkgroepen en overlegt geregeld met je diensthoofd of verantwoordelijke en met collega s teneinde te komen tot een zo eenvormig en optimaal mogelijke werking. Je neemt actief deel aan vergaderingen en overleg met directie en collega s teneinde te komen tot een zo eenvormig mogelijke werking; Je maakt afspraken met collega s en diensthoofd of verantwoordelijke inzake vorm en inhoud van de werkplanning en verslaggeving; Je maakt afspraken inzake permanenties; Je maakt afspraken inzake uniformiteit van de controle-aanpak; Je volgt de besprekingen inzake (nieuwe) beleidsontwikkelingen; Je rapporteert aan het diensthoofd of verantwoordelijke; Je bespreekt de moeilijkheden of problemen binnen je team; Je doet suggesties voor verbetering van de procedures; Je signaleert de leemten in de procedures aan de administratie; Je formuleert de inzichten naar het beleid toe. 7. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Je houdt je kennis en ervaring m.b.t. de steunmaatregelen en productiebeheersing van het landbouwbeleid actief bij en wisselt informatie en ervaringen uit teneinde de kwaliteit van de controles op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Je leest vakliteratuur en neemt maximaal deel aan relevante interne vormingen. Je hebt oog voor voldoende bijscholing door deelname aan relevante vormingen; Je blijft op de hoogte van en ontwikkelt je expertise op het vlak van het landbouwbeleid en de relevante reglementeringen, wetgeving, instructies, ICT-applicaties; Je leeft de werkprocessen en procedures nauwgezet na; Je volgt het werkterrein en de reglementering op; Je volgt nieuwe initiatieven in de reglementering op om steeds over correcte informatie te beschikken; Je neemt deel aan studienamiddagen over de betrokken materie, samen met het werkveld; Vanuit je ervaring geef je suggesties tot optimalisering van processen en procedures. 8. AD HOC TAKEN UITVOEREN Je verricht een aantal ad hoc taken om een vlotte werking van de dienst en/of administratie te garanderen. Je voert ad hoc opdrachten uit (vb. heropmeting van een perceel, externe vraag); Je verleent bijstand in de administratieve opdrachten; Je werkt samen met andere instanties i.k.v. controles op randvoorwaarden. Je kan ook ingeschakeld worden in de dossierbehandeling in functie van de dienstnoodwendigheden en prioriteiten 3 JE COMPETENTIEPROFIEL 3.1 Deelnemingsvoorwaarden Je hebt een Bachelor Agro- en Biotechnologie en hebt minimum 1 jaar ervaring in een controlerende functie inzake steunaanvragen in een Europese context. Licht de gevraagde ervaring toe in je CV aan de hand van een concreet voorbeeld. 5
3.2 Je vaktechnische competenties Je hebt een goede kennis van de landbouw in Vlaanderen Je hebt een grondige kennis en begrip van het Europese Gemeenschappelijk landbouwbeleid en van de Vlaamse implementatie ervan met betrekking tot de rechtstreekse en onrechtstreekse steunverlening of bent bereid om die kennis op korte termijn te verwerven Je hebt een goed inzicht in de werking van de diensten van de Vlaamse overheid Je kan vlot omgaan met de gebruikelijke ICT mogelijkheden 3.3 Je persoonsgebonden competenties Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) en waardeert en erkent die personen Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk 6
Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is I. Werkt mee en informeert anderen Houdt rekening met de mening van anderen Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn Aanvaardt groepsbeslissingen Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Probleemanalyse Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie I. Ziet de essentie van het probleem Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese Betoont een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ) Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen 7
Assertiviteit Voor zijn mening of belang opkomen met respect voor anderen, zelfs als de omgeving druk uitoefent om dat niet te doen II. Komt spontaan met standpunten naar voor; bewaakt en verdedigt zijn belangen en de belangen van de entiteit Heeft een stevige en weerbare opstelling in contacten Komt, ook bij belangentegenstellingen, uit eigen beweging respectvol op voor zijn standpunten en de belangen van de entiteit Kiest voor directe confrontatie en directe beïnvloeding (dus geen manipulatieve technieken) Brengt gevoelige of negatieve boodschappen op een duidelijke en directe manier Gebruikt tegenargumenten, weerstand en kritiek om flexibel en creatief te reageren 4 WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Solliciteren kan tot maandag 1 september 2014. Ga naar www.jobpunt.be en ga naar de vacature via de knop werk zoeken en bekijk onze jobs. Klik op solliciteer nu en vul het standaard-cv in. Indien je je voor de eerste keer aanmeldt, dien je je eerst te registeren. Je vindt hier tevens een uitgebreide functiebeschrijving. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig solliciteert via het online standaard-cv op www.jobpunt.be 5 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE Screening van cv s en voorselectie: Begin september 2014 Psychotechnische screening: weken van 08/09/2014 03/10/2014 Eindgesprek: week van 06 of 13/10/2014 6 ONS AANBOD Je wordt aangeworven als statutair ambtenaar. Je komt bij de Vlaamse overheid terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt voldoende mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Leuven, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. 8
Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Een deel hiervan wordt door de werkgever betaald; het andere deel door de werknemer via een maandelijkse inhouding op het nettosalaris. Je wordt aangeworven in de graad van Deskundige met de bijbehorende salarisschaal B111. Je aanvangssalaris is 26.828,16 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris bedraagt dan 2235,68 euro. Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Mogelijke relevante beroepservaring wordt erkend door de lijnmanager in functie van de vereisten van de functie en kan tot maximum 20 jaar erkend worden. Indien je dat wenst, kan je zelf via http://www.werkenvoorvlaanderen.be/ een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. Je proefperiode bedraagt 9 maand. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 7 INFO Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij: Kristien Vaes, Coördinator-directeur bij de Buitendienst Antwerpen van de afdeling Markten inkomensbeheer Tel. : 03 224 92 02 kristien.vaes@lv.vlaanderen.be Jos De Smedt Afdelingshoofd Markt en Inkomensbeheer Tel.: 02 552 75 14 jos.desmedt@lv.vlaanderen.be Voor meer informatie over de selectieprocedure en/of arbeidsvoorwaarden kan je terecht bij: Caroline Buyst P&O-Verantwoordelijke Tel.: 02/552 78 08 caroline.buyst@lv.vlaanderen.be Meer info over werken bij het beleidsdomein Landbouw en Visserij vind je op http://www2.vlaanderen.be/landbouw/info/werken/index.html 9