Exchange Online Handleiding v3.0 1
I nhoudsopgave 1 Inleiding...3 1.1 Mailbox Standard en Lite...4 2 Administratie van de e-mailomgeving...5 2.1 Algemeen inlogscherm...5 2.2 Overzichtsscherm beheerder...6 2.3 Wachtwoord aanpassen...7 2.4 Extra opslagruimte voor uw eigen mailbox instellen...7 2.5 E-mailaliassen toevoegen aan uw mailbox...8 2.5.1 Admin mailbox verwijderen...9 2.6 Uw e-mail automatisch doorsturen naar een andere mailbox...11 2.7 E-mailadres instellen...12 2.8 Een nieuwe gebruiker aanmaken...14 2.9 Overzicht gebruikers...15 2.10 Gebruiker aanpassen...16 2.11 Gebruiker verwijderen...18 2.12 Meerdere gebruikers tegelijkertijd aanmaken met behulp van een CSV-bestand... 19 2.13 Gebruikers exporteren...22 2.14 Gebruikers verwijderen met behulp van een CSV-bestand...22 2.15 Distributiegroepen aanmaken, wijzigen of verwijderen...24 2.16 Schermen voor gebruiker...26 3 Outlook Clients voor Exchange Online...27 3.1 Outlook 2007 handmatig instellen voor een Standard mailbox...27 3.2 Outlook 2007 handmatig instellen voor een Lite mailbox...34 3.3 Outlook 2003 handmatig instellen voor een Standard mailbox...37 3.4 Outlook 2003 handmatig instellen voor een Lite mailbox...42 3.5 Gebruik Outlook Web Access...44 4 Internettoegang, interne DNS-servers, firewalls en virusscanners...48 4.1 Telnet test...49 4.2 Ping test...50 4.3 Eigen DNS server...51 5 Verantwoording...52
1 Inleiding Hartelijk dank voor uw keuze voor Software Online van KPN! Met een paar eenvoudige stappen kunt u de volgende producten binnen uw bedrijf gebruiken: Exchange Online Lite Exchange Online Standard Beide producten worden verder in deze handleiding als Lite mailbox of Standard mailbox aangeduid, en worden door de Microsoft Exchange Server 2007 ondersteund. Het beheren van uw e-mailomgeving kan eenvoudig met de Selfcare-omgeving van Exchange Online. De functies voor de beheerder en gebruiker worden toegelicht in hoofdstuk 2. De mailbox is met verschillende Outlook versies te gebruiken. Het instellen van andere e-mailprogramma s wordt toegelicht in hoofdstuk 6. Wij raden u aan deze handleiding vooraf aandachtig door te lezen. Heeft u nog vragen? Dan kunt u Vraag en Antwoord raadplegen op kpn.com, trefwoord exchange.hier vindt u ook altijd de meest recente versie van de dienstbeschrijving. Ook via de veelgestelde vragen onder het kopje Support in de Selfcare-omgeving vindt u antwoorden terug op eventuele vragen. Wijzigingen KPN streeft er naar up-to-date documentatie aan te bieden. Als er nieuwere versies van dit document zijn verschenen, dan worden deze door KPN gepubliceerd. Wij raden u dan ook aan eerst onze rubriek Vraag en Antwoord (FAQ s) te raadplegen voordat u onze Business Servicedesk contacteert. 3
1.1 Mailbox Standard en Lite Kenmerken mailbox Standard: Geschikt voor Outlook Express en Outlook 2000/2003/2007. Delen van alle mappen in Outlook 2003/2007 met andere Standard mailboxen is mogelijk. Zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld bij elkaar in de agenda kijken (mits ze zijn verbonden met internet door middel van het zogenaamde RPC over HTTPS-protocol). Nieuwe e-mails komen automatisch binnen in Outlook 2003/2007 door middel van het zogenaamde RPC over HTTPS-protocol (indien verbonden met internet). Outlook 2003/2007 kan ook gebruikmaken van het POP3-protocol, maar de kracht voor deze twee versies zit in het RPC over HTTPS protocol. Nieuwe e-mails komen automatisch binnen op een mobiele telefoon met mailboxfunctie (indien verbonden met internet en correct ingesteld). Nieuwe e-mails worden automatisch verstuurd binnen in Outlook 2003/2007 door middel van het zogenaamde RPC over HTTPS-protocol (indien verbonden met internet). Indien gewenst kan e-mail ook handmatig opgehaald worden met het POP3-protocol. Indien gewenst kan ook gebruik gemaakt worden van het SMTP protocol om mail te versturen vanuit Outlook Express en Outlook 2000/2003/2007. Outlook Express en Outlook 2000 kunnen geen gebruikmaken van het protocol RPC over HTTPS. Kenmerken mailbox Lite: Geschikt voor Outlook Expres, 2000,2003 en 2007. Nieuwe e-mail wordt opgehaald met het POP3-protocol en verstuurd met het SMTP-protocol. Nieuwe e-mail kan ook via een mobiele telefoon met mailboxfunctie handmatig opgehaald worden. Afhankelijk van het type telefoon is het waarschijnlijk mogelijk deze zodanig in te stellen dat een controle op nieuwe e-mail regelmatig wordt uitgevoerd. U kunt geen e-mail synchroniseren met een mailbox Lite. 4
2 Administratie van de e-mailomgeving Met de Exchange Online Selfcare-omgeving kunt u uw e-mailomgeving beheren. Klik op https://selfcare.kpnxchange.com om naar de Selfcare-omgeving te gaan. In de Selfcare-omgeving kunt u als beheerder inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord (admin@<uwdomeinnaam>) welke u van KPN heeft ontvangen. Vervolgens kunt u zelf de gewenste e-mailaccounts van uw medewerkers of beheerders toevoegen, verwijderen en functies per gebruiker wijzigen. 2.1 Algemeen inlogscherm Voer hier uw gebruikersnaam (= hoofdaccount) en wachtwoord welke u per e-mail van KPN heeft ontvangen. In dit voorbeeld is als hoofdaccount de gebruikersnaam admin@zorgeloosonline.com ingevuld, maar u voert uw eigen gebruikersnaam in. U kunt kiezen voor een Engelstalige versie door te klikken op het Engelse vlaggetje. 5
U kunt alleen inloggen met de hoofdaccount van een mailbox. Inloggen met eventueel aangemaakte e-mailaliassen is niet mogelijk. U kunt op een pc slechts eenmaal ingelogd zijn op de Selfcare-omgeving. Als u meerdere domeinnamen heeft voor uw e-mailomgevingen, dient u eerst de huidige Selfcare-omgeving af te sluiten voordat u op de andere Selfcare omgeving kunt inloggen. Start u toch meerdere Selfcare-omgevingen tegelijk op, dan tonen ze allemaal de Selfcare-omgeving die u als eerste heeft opgestart. 2.2 Overzichtsscherm beheerder In het overzichtsscherm kunt u kiezen om de eigen persoonlijke instellingen te beheren ( Mijn gegevens ) of gebruikers te beheren ( Beheren gebruikers ). Voor een beheerder zijn de volgende schermen beschikbaar: Inlogscherm Overzichtsscherm Mijn gegevens - Wachtwoord beheerder aanpassen - E-mailopties beheerder (e-mailaliassen aanmaken en forwards instellen) - E-mailadres beheerder instellen als afzender in webmail Overzichtsscherm Beheren gebruikers - Nieuwe gebruiker aanmaken - Overzicht gebruikers (instellingen en wachtwoord wijzigen, gebruikers verwijderen) - Importeer gebruikers (met behulp van een bestand) - Verwijder gebruikers (met behulp van een bestand) Support (pop-up scherm met verschillende Software Online-handleidingen en installatiemogelijkheden software) Distributiegroepen (mogelijkheid tot versturen van e-mail naar meerdere e-mailaccounts) Uitloggen 6
2.3 Wachtwoord aanpassen U kunt uw wachtwoord wijzigen door te klikken op Wachtwoord aanpassen onder Mijn gegevens en vervolgens uw nieuwe wachtwoord tweemaal in te geven. Door op Aanpassen te klikken wordt uw wachtwoord gewijzigd. U krijgt de melding: Uw wachtwoord is succesvol aangepast. 2.4 Extra opslagruimte voor uw eigen mailbox instellen U kunt uw mailbox vergroten door te klikken op E-mail opties onder Mijn gegevens en vervolgens uw keuze te maken uit 100 MB, 250 MB, 500 MB of 1000 MB bij Extra opslagruimte. Opmerking: aan extra opslagruimte zijn kosten verbonden. Kijk op kpn.com, trefwoord Exchange Online voor de actuele prijzen voor extra opslag. 7
2.5 E-mailaliassen toevoegen aan uw mailbox Door te klikken op E-mail opties onder Mijn gegevens kunt u aan uw mailbox meerdere e-mailaliassen toekennen met een maximum van vijf aliassen. E-mailaliassen stellen u in staat om meerdere e-mailadressen toe te kennen aan één mailbox. In dit voorbeeld zijn de e-mailaliassen afdeling@zorgeloosonline.com, postmaster@zorgeloosonline, abuse@zorgeloosonline.com en klantenservice@zorgeloosonline.com aangemaakt voor de mailbox admin@zorgeloosonline.com. E-mails die verstuurd worden naar bijvoorbeeld afdeling@zorgeloosonline.com komen allemaal binnen op de mailbox admin@zorgeloosonline.com, Dit geldt ook voor postmaster@zorgeloosonline, abuse@zorgeloosonline en klantenservice@zorgeloosonline.com. Volgens het World Wide Web Consortium dient u de volgende e-mailaliassen toe te voegen aan uw beerheerders mailbox.: postmaster@* In verband met SPAM-bestrijding dient ook de e-mailalias: abuse@* gekoppeld te zijn aan uw beheerders mailbox.. *= Dit is de domeinnaam die u van KPN heeft ontvangen. Deze dient u verplicht aan te maken voor de beheerdersmailbox met uw toegekende domeinnaam. 8
Nieuwe mailboxen (naast de beheerdersmailbox) hoeven deze aliassen niet te hebben en kunnen dan ook uitgebreid worden met maximaal vijf aliassen. De e-mailaliassen kunnen niet gebruikt worden om in te loggen op uw mailbox via Webmail of Outlook. U dient altijd het hoofdaccount/beheerdersaccount te gebruiken! 2.5.1 Admin mailbox verwijderen Indien u geen gebruik wenst te maken van de Admin-mailbox, dient u eerst een tweede mailbox aan te maken met beheerdersrechten. Hiermee kunt u opnieuw inloggen op de Selfcare-omgeving om uiteindelijk de Admin mailbox te verwijderen.zo voorkomt dat er twee mailboxen wordt gefactureerd, terwijl u er slechts één gebruikt. Om een nieuwe beheerder aan te maken, kiest u via het linker menu onder Beheren gebruikers voor Nieuwe gebruiker.vul de gewenste gebruikersnaam en uw wachtwoord in en vink de optie Beheerder aan. In onderstaand voorbeeld is de nieuwe beheerdermailbox standard@zorgeloosonline.com aangemaakt. Kies het gewenste type mailbox, eventueel extra opslagruimte en/of VIRUS/SPAM-filter en klik op Gebruiker aanmaken. Verlaat de Selfcare-omgeving door op Uitloggen te klikken Log opnieuw in op de Selfcare-omgeving met de nieuwe beheerderaccount. 9
In de Selfcare-omgeving kiest u Overzicht gebruikers in het linkermenu. Kies voor Beheerders : Een overzicht van gebruikers verschijnt, waaronder de adminmailbox: Door op Verwijderen te klikken wordt de adminmailbox verwijderd (inclusief alle data). Deze actie is niet terug te draaien door KPN en de inhoud van de adminmailbox is onherroepelijk verwijderd. U kunt achteraf altijd weer een nieuwe admin mailbox aanmaken. 10
2.6 Uw e-mail automatisch doorsturen naar een andere mailbox Door te klikken op E-mail opties onder Mijn gegevens kunt u binnenkomende e-mail automatisch doorsturen naar een andere mailbox. Hierbij heeft u de keuze om een kopie deze e-mail in uw mailbox te behouden. Vink hiervoor de optie Kopie bewaren in eigen mailbox aan. In bovenstaand voorbeeld wordt de e-mail doorgestuurd naar info@mijndomein.com. Een kopie blijft achter in de mailbox van standard@zorgeloosonline.com door de aangevinkte optie Kopie bewaren in eigen mailbox. Als de mailbox vol is, kunnen er geen e-mails meer binnenkomen en verzonden worden. 11
2.7 E-mailadres instellen Om een e-mailadres in te stellen, gaat u naar E-mailadres instellen onder Mijn gegevens. Als u e-mails via Webmail verstuurt, dan kunt u aangeven welke e-mailalias u wilt gebruiken als afzender. Als afzender wordt bijvoorbeeld An de Vries gebruikt, maar deze kunt u natuurlijk zelf instellen. Door op Wijzigen te klikken wordt het gewenste webmailadres opgevoerd als afzender van uw e-mails. 12
Webmail: dit is een grafische weergave van uw mailbox in een internet browser. U kunt in Webmail onmiddellijk zien welk webmailadres gebruikt wordt. Als voorbeeld is dit webmailadres in bovenstaand voorbeeld met een rode omcirkeling aangeduid. Met Webmail kunt u uw e-mails overal waar u toegang heeft tot een pc met internet en een internet browser lezen en versturen. In dit voorbeeld is de afzender An de Vries terwijl er ingelogd is met standard@zorgeloosonline.com. (Voor webmail dient u in te loggen met het hoofdaccount). 13
2.8 Een nieuwe gebruiker aanmaken Door te klikken op Nieuwe gebruiker onder Beheren gebruikers kunt u een nieuwe gebruiker aanmaken onder uw domeinnaam. Gebruikersnaam: kies een naam (dit is het gedeelte voor het @ en bestaat uit maximaal 45 tekens). Wachtwoord: kies een wachtwoord voor de nieuwe gebruiker. Het wachtwoord bestaat uit minimaal 8 en maximaal 16 tekens. In het wachtwoord kunnen de volgende tekens worden gebruikt: - Hoofdletters en kleine letters [ A-Z, a-z] - Cijfers [0-9] - Underscore [_), punt [.]en minteken[ -.] Het gebruik van andere leestekens is niet toegestaan. Beheerder: hiermee kunnen per account beheerderrechten worden toegekend voor de Selfcare-omgeving. De nieuwe gebruiker kan dan ook nieuwe gebruikers aanmaken, wachtwoorden wijzigen en opslagruimte vergroten. E-mail: hiermee kunt u aangeven of de nieuwe gebruiker ook van e-mail gebruik kan maken. Variant: U kunt aangeven of u de gebruiker wilt voorzien van een Exchange Online Standard of Lite mailbox. Extra opslagruimte: U kunt hier aangeven of deze mailbox voorzien moet worden van extra opslag bovenop de opslag van de gekozen variant. U heeft de keuze uit een additionele opslag van 100MB, 250MB, 500MB en 1000MB. Aan extra opslag zijn kosten verbonden. Spamfilter: U heeft de keuze de spamfilter aan of uit te zetten voor deze mailbox. De keuze is definitief en later niet meer aan te passen. Virusfilter: U heeft de keuze het virusfilter aan of uit te zetten voor deze mailbox. De keuze is definitief en later niet meer aan te passen. 14
2.9 Overzicht gebruikers Dit scherm is alleen toegankelijk voor beheerders en geeft het overzicht van alle gebruikers en alle beheerders, met uitzondering van uw eigen account. Vanuit dit scherm kunt u de instellingen per gebruiker bekijken, aanpassen of verwijderen. Ook kunt u via Gebruikersoverzicht exporteren een zogenaamd CSV-bestand creëren waar alle gebruikers en beheerders met bijbehorende instellingen en gegevens instaan. Wachtwoorden zijn niet uitleesbaar en ontbreken dan ook in het CSV-bestand. Een CSV-bestand kunt u openen in bijvoorbeeld Excel of Kladblok (Notepad) en geeft u een compleet overzicht van alle gegevens van gebruikers en beheerders. De opbouw van een CSV-bestand is specifiek en wordt verder op in deze handleiding besproken. De snelkoppelingen Beheerders en Alle gebruikers geven respectievelijk overzichten van alle beheerders of alle gebruikers. Het betreft dan ook geen mix van beheerders en gebruikers. De letters duiden op de beginletters van de mailboxen van alleen gebruikers; in dit geval A van advies-, I van info- en L van lite-@zorgeloosonline.com 15
2.10 Gebruiker aanpassen U kunt een gebruiker aanpassen door te klikken op Aanpassen in het scherm van Gebruikersoverzicht. De volgende items kunt u aanpassen: Nieuw wachtwoord: hiermee kunt u het wachtwoord van een gebruiker opnieuw instellen. Het wachtwoord bestaat uit minimaal 8 en maximaal 16 tekens. In het wachtwoord kunnen de volgende tekens worden gebruikt: - Hoofdletters en kleine letters [ A-Z, a-z] - Cijfers [ 0-9] - Underscore [ _], punt [.] en minteken [ -.] Andere leestekens zijn niet toegestaan. Beheerder: hiermee kunnen per account beheerderrechten worden toegekend voor de Selfcare-omgeving. Extra opslagruimte: U kunt hier aangeven of de mailbox voorzien moet worden van extra opslag. U heeft de keuze uit een additionele opslag van 100MB, 250MB, 500MB en 1000MB. Aan extra opslag zijn kosten verbonden. Een wijzing wordt binnen twee uur automatisch verwerkt. Opvragen actueel gebruik opslagruimte: U kunt het actuele verbruik opvragen van de getoonde gebruiker. 16
Emailalias: u kunt vijf aliassen per box activeren. Gebruik Regel toevoegen om meer dan één alias toe te voegen. E-mail doorsturen: inkomende e-mailberichten van de gebruiker kunnen automatisch worden doorgestuurd naar één ander e-mailadres. Dit adres dient u op te geven. Kopie bewaren in eigen mailbox: hierbij wordt een kopie in uw mailbox bewaard van ieder inkomend e- mailbericht. Indien het e-mailadres problemen heeft (mailbox vol of foutief), wordt in de regel automatisch een e-mail teruggestuurd naar uw mailbox. Deze e-mail wordt weer doorgestuurd naar het ingestelde e-mailadres en er volgt weer een automatisch antwoord. Dit effect kan ervoor zorgen dat uw mailbox helemaal vol loopt. Webmailadres: hier kiest u de gewenste alias waarmee u aangeeft met welke afzender u de e-mail verstuurt vanuit Webmail. BlackBerry Activatie: als u een BlackBerry Mobiel E-mailpakket van KPN heeft, dan dient u de optie Actief te selecteren. U krijgt dan een e-mail met het wachtwoord om uw BlackBerry in te stellen voor de Exchange Online-omgeving van KPN. Als u de activering wilt stopzetten, dan kiest u de optie Niet actief. Door op Verwijderen te klikken, verwijdert u de PIM-data van uw BlackBerry. Om wijzigingen uit te voeren, klikt u op Aanpassen. Onderstaande waarden kunt u niet wijzigen: Gebruikersnaam E-mailadres Gekozen variant (Standard of Lite) Spamfilter Virusfilter Indien u deze waarde toch wilt veranderen, dient u de mailbox te verwijderen en opnieuw aanmaken. Vergeet u niet eerst een back-up van uw mailbox te maken. 17
2.11 Gebruiker verwijderen Door te klikken op Overzicht gebruikers onder Beheren gebruikers kunt u een bestaande gebruiker verwijderen. Klik op Verwijderen bij de mailbox die u wilt verwijderen. 18
Klik op Verwijderen en bevestig de actie. De opmerking met betrekking tot SharePoint data heeft alleen betrekking op het softwarepakket Documenten Delen Online. Dit pakket is nauw verstrengeld met de Exchange-omgeving, maar ze beïnvloeden elkaar niet. U heeft dan ook geen Sharepoint data wanneer u het pakket Document Delen Online niet afneemt. Door op OK te klikken wordt de mailbox verwijderd. Als u een gebruiker verwijdert, wordt de account inclusief de mailbox verwijderd. De inhoud van deze mailbox wordt hiermee ook verwijderd. Het is niet mogelijk dit achteraf te herstellen. U kunt eventueel een back-up kunt maken van de mailbox door middel van PST files. Dit kunt u terugvinden in Outlook onder Bestand, Nieuw, Outlook- Gegevensbestand.. 2.12 Meerdere gebruikers tegelijkertijd aanmaken met behulp van een CSV-bestand Door te klikken op Importeer gebruikers onder Beheren gebruikers kunt u een grote hoeveelheden gebruikers snel en gemakkelijk tegelijkertijd aanmaken. Het aanmaken van gebruikers per batch gebeurd via een CSV-bestand (bijvoorbeeld in Excel). De opmaak van de kolommen in het CSV-bestand moet voldoen aan onderstaand formaat, anders krijgt u een foutmelding. Kolom Aanduiding Omschrijving Kolom A Gebruiker Gebruikersnaam (echter zonder @ en domeinnaam), maximaal 45 tekens. Kolom B Wachtwoord Wachtwoord dat u gaat doorgeven aan de eindgebruiker. Het wachtwoord bestaat uit minimaal 8 en maximaal 16 karakters. In het wachtwoord kunnen de volgende tekens worden gebruikt: Hoofdletters en kleine letters [A-Z, a-z] Cijfers [0-9] Underscore [_], punt [.] en minteken [-] Het gebruik van andere tekens is niet toegestaan. Kolom C Beheerder Keuze true/false, bij true krijgt de gebruiker beheerderrechten in de Selfcareomgeving. Kolom D E-mail Keuze true/false, bij true krijgt de gebruiker e-mailrechten. Kolom E Type Keuze lite/standard, kies hier de variant van uw mailbox; Lite of Standard. Kolom F Extra opslagruimte None, 100, 250, 500 of 1000. Hier kunt u de gebruikers extra e-mailopslag geven. Hier zijn extra kosten aan verbonden. Kolom G Spamfilter Keuze true/false, kies hier true als u deze mailbox wilt voorzien van een spamfilter Kolom H Virusfilter Keuze true/false, kies hier true als u deze mailbox wilt voorzien van een virusfilter Kolom I BlackBerry Keuze true/false, kies false wanneer u geen BlackBerry gebruikt om de mailbox uit te lezen. Kolom J Sharepoint Keuze true/false, kies hier false wanneer u uitsluitend Exchange Online afneemt. Heeft u naast Exchange Online ook een abonnement op Documenten Delen Online? Kies hier dan voor true. Kolom K Sharepoint role Keuze none/beheren/gebruiken, kies hier none als u uitsluitend Exchange Online 19
afneemt. Heeft u naast Exchange Online ook een abonnement op Documenten Delen Online? Gebruik dan beheren voor admin-rechten in Documenten Delen Online of gebruiken voor alleen gebruikersrechten. Volg voor de gewenste keuze de gebruikershandleiding van Documenten Delen Online. Kolom L Subsite Keuze true/false, kies hier false als u alleen Exchange Online afneemt. Heeft u naast Exchange Online ook een abonnement op Documenten Delen Online? Kies hier dan true of false. Volg voor de gewenste keuze de gebruikershandleiding van Documenten Delen Online. Kolom M Sharepointlogon Keuze true/false. Kies hier false wanneer u uitsluitend Exchange Online afneemt. Heeft u naast Exchange Online ook een abonnement op Documenten Delen Online? Kies dan hier true of false. Volg voor de gewenste keuze de gebruikershandleiding van Documenten Delen Online. Zie onderstaand voorbeeld voor de opmaak van een CSV-bestand in Excel. Nadat u de gegevens heeft ingevoerd in Excel, dient u de werkmap op te slaan als CSV-bestand. De locatie van het bestand is niet van belang zolang het CSV-bestand maar toegankelijk blijft. 20
Als u dit CSV-bestand wilt controleren, kunt u het ook in Kladblok openen (of een andere tekstverwerker). U ziet dan: medewerker1;welkom2008;false;true;standard;none;true;true;false;false;none;false;false medewerker2;welkom2008;false;true;standard;none;true;true;false;false;none;false;false medewerker3;welkom2008;false;true;standard;none;true;true;false;false;none;false;false medewerker4;welkom2008;false;true;standard;none;true;true;false;false;none;false;false medewerker5;welkom2008;false;true;standard;none;true;true;false;false;none;false;false medewerker6;welkom2008;false;true;standard;none;true;true;false;false;none;false;false medewerker7;welkom2008;false;true;standard;none;true;true;false;false;none;false;false De verschillende waarden zijn gescheiden door een puntkomma (;) met uitzondering van de laatste waarde. Klik op Bladeren om het CSV-bestand te selecteren. Klik op Bestand inlezen om de gebruikers aan te maken. Als alles goed is verlopen krijgt de beheerder hiervan een bevestiging per e-mail. U kunt ook het Overzicht gebruikers raadplegen. Tijdens de aanmaak van de mailboxen dient u dan herhaaldelijk op Overzicht gebruikers te klikken om het overzicht te verversen. 21
2.13 Gebruikers exporteren Door te klikken op Overzicht gebruikers onder Beheren gebruikers kunt u een overzicht exporteren als CSV-bestand. Het exportbestand bevat alle instellingen per gebruiker met uitzondering van het wachtwoord (dit uit beveiligingsoverweging). U kunt het exportbestand ook bijvoorbeeld muteren en dan gebruiken als inleesbestand om gebruikers te verwijderen. Zie hiervoor paragraaf 2.14. 2.14 Gebruikers verwijderen met behulp van een CSV-bestand Door te klikken op Verwijder gebruikers onder Beheren gebruikers kunt u grote hoeveelheden gebruikers snel en gemakkelijk verwijderen. Het verwijderen van gebruikers per batch gebeurd via een CSV-bestand (bijvoorbeeld in Excel). De opmaak van de kolommen in het CSV-bestand moet voldoen aan onderstaand formaat, anders krijgt u een foutmelding. Kolom A: gebruikersnaam (zonder @ en domeinnaam). 22
Sla de werkmap op als een CSV-bestand. Als u dit CSV-bestand wilt controleren, kunt u het ook in Kladblok openen (of een andere tekstverwerkingsprogramma). U ziet dan: medewerker1 medewerker2 medewerker3 medewerker4 medewerker5 Elke gebruiker staat dus op een nieuwe regel. Natuurlijk zal uw opmaak bestaan uit de gebruikersnamen van de mailboxen die u wilt verwijderen. 23
Gebruik de knop Bladeren om het gewenste CSV-bestand te selecteren. Klik op Bestand inlezen om de gebruikers ook daadwerkelijk te verwijderen. Als het verwerken klaar is, krijgt u als beheerder een e-mail. Daarin staat het resultaat van alle accounts die verwerkt moesten worden. 2.15 Distributiegroepen aanmaken, wijzigen of verwijderen Onderstaande informatie is uitsluitend van toepassing voor mailboxen van het type Standard. Het is mogelijk om distributiegroepen aan te maken zodat medewerkers met één adres een hele groep medewerkers kunnen bereiken. Klik linksonder in het menu op de link Distributiegroepen en vervolgens op Maak distributiegroep aan : 24
In het vervolgscherm geeft u een naam op voor de distributiegroep: Hierna kunt u alle gewenste mailboxen toevoegen via het uitklapmenu (rood omcirkeld in onderstaand voorbeeld): Bij elke keuze dient u de klikken op Voeg toe. Door op Maak distributiegroep aan te klikken, wordt de distributiegroep aangemaakt. U kunt een aangemaakte distributiegroep Bekijken, Aanpassen of Verwijderen door op de gewenste link te klikken. De distributiegroep is alleen aanwezig in het adresboek van Outlook bij mailboxen van het type Standard. Door synchronisatieprocessen op de mailservers van Exchange Online, kan het enige tijd duren voordat de distributiegroep zichtbaar is in het adresboek van Outlook. Heeft u alleen mailboxen van het type Lite, dan kunt u helaas geen gebruik maken van de distributiegroepen in Outlook. Wel kunt u de distributiegroepen gebruiken in Webmail door deze te kiezen in het adresboek van Webmail. Een distributiegroep is wel te mailen van buitenaf mits het e-mail adres bekend is bij de afzender: alle mailboxen in de distributiegroep ontvangen dan de desbetreffende mail. 25
2.16 Schermen voor gebruiker De Exchange Online Selfcare-omgeving is ook toegankelijk voor uw medewerkers. Zij kunnen als gebruikers via een webbrowser en de URL: https://selfcare.kpnxchange.com inloggen op de Selfcare omgeving. Vervolgens dienen zij de volgende acties uit te voeren: Wachtwoord aanpassen Webmailadres instellen Distributiegroepen bekijken die door de admin zijn aangemaakt Handleidingen downloaden De belangrijkste punten voor het wijzigen van het wachtwoord: Wachtwoord is gevoelig voor gebruik van hoofdletters en kleine letters en max. 45 tekens lang Wachtwoord moet bestaan uit minimaal 8 en maximaal 16 karakters Wachtwoord mag uitsluitend bestaan uit letters en cijfers, en de leestekens _ (underscore),. (punt) en (minteken). Het gebruik van andere leestekens is niet mogelijk. Door de gewenste link in het menu aan te klikken, kan de gebruiker de gewenste actie uitvoeren. Het aanpassen van het eigen wachtwoord is zo op een eenvoudige manier zonder hulp van de beheerder uit te voeren. Alleen als het wachtwoord onbekend is, zal de beheerder de aanpassing moeten uitvoeren. De gebruiker kan ook zijn e-mailadres instellen voor Webmail. De beheerder moet dan wel extra e-mailaliassen aangemaakt hebben voor de gebruiker, zodat de gebruiker een andere alias kan kiezen. Is er geen extra alias aangemaakt voor de gebruiker, dan kan de gebruiker ook geen wijziging doorvoeren van het e- mailadres. 26
3 Outlook Clients voor Exchange Online 3.1 Outlook 2007 handmatig instellen voor een Standard mailbox Outlook 2007 kan met behulp van de protocollen RPC via HTTPS over het internet veilig communiceren met een Standard mailbox op de Exchange-servers van KPN. Open het venster E-mailconfiguratie vanuit het configuratiescherm, op de volgende manier: Kies Start, (eventueel) Instellingen, Configuratiescherm en vervolgens E-mail. Mogelijk moet u eerst de Klassieke weergave selecteren in het configuratiescherm als u het E-mail pictogram niet ziet. U krijgt het volgende scherm te zien als er al een profiel is aangemaakt: Kies Profielen weergeven. 27
Kies Toevoegen. Indien u meerdere profielen wenst te gebruiken dient u de optie Te openen profiel opgeven te selecteren. Zodra u Outlook 2007 opstart, wordt u gevraagd met welk profiel u Outlook wilt opstarten. Voer een naam in voor het profiel, bijvoorbeeld KPN Exchange Online en kies OK. 28
Selecteer Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren en klik op Volgende. Selecteer vervolgens Microsoft Exchange als e-mailservice. Klik op Volgende. 29
Vul bovenstaande naam van de Microsoft Exchange server in: cpmbs-zh01.kpneol.local De beste manier is om cpmbs-zh01.kpneol.local te selecteren en te kopiëren via de toetscombinatie Ctrl-C en te plakken via de toetscombinatie Ctrl-V in het venster Microsoft Exchange-server:. Controleer of de optie Exchange modus met cache gebruiken is geselecteerd. Met deze optie wordt het netwerk minder belast en is informatie voor gebruikers ook beschikbaar als de gebruiker niet verbonden is met de Exchange Online-server (offline). Vul vervolgens de gebruikersnaam (e-mailadres) in van de medewerker, zoals geconfigureerd via de Selfcare-omgeving van Exchange Online. Kies vervolgens Meer instellingen Het kan zijn dat bovenstaande melding te voorschijn komt. Klik hierbij op OK. 30
In bovenstaand scherm klikt u op OK. Kies het tabblad Verbinding. Selecteer op dit tabblad de optie LAN-netwerk gebruiken en Via HTTP verbinding maken met Microsoft Exchange. Klik vervolgens op Proxy-instellingen van Exchange 31
Neem alle instellingen van bovenstaande figuur over. Vul achter https:// webmail.kpnxchange.com in en vul achter de principal-naam: msstd:webmail.kpnxchange.com in. Als alle instellingen zijn aangepast, kies OK. Kies weer OK. Klik op Naam controleren. 32
Er verschijnt een pop-up. Vul hier uw gebruikersnaam en bijbehorend wachtwoord in. Klik op OK. De Microsoft Exchange-server en uw gebruikersnaam moet nu onderstreept worden als controle dat de mailbox bestaat. Achter de Microsoft Exchange-server kunnen de volgende servers cpmbs-zh01.kpneol.local t/m cpmbs-zh03.kpneol.local gevonden worden. Kies Volgende en klik vervolgens op Voltooien. U heeft nu een nieuw profiel gecreëerd waarmee u uw mailbox op de Exchange Online-servers kunt benaderen met Outlook 2007. U kunt nu Outlook 2007 opstarten en het gecreëerde profiel kiezen, bijvoorbeeld KPN Exchange Online. 33
3.2 Outlook 2007 handmatig instellen voor een Lite mailbox Ga in Outlook 2007 naar het menu Extra en selecteer Accountinstellingen. Selecteer Nieuw Selecteer Microsoft Exchange, POP3, IMAP of HTTP en klik op Volgende Vul de velden Uw naam, E-mailadres en Wachtwoord in: Klik op Volgende. 34
Selecteer Serverinstellingen of extra Selecteer Internet-e-mail en klik op Volgende Vul de velden in met betrekking tot Gebruikersgegevens, Servergegevens en Aanmeldgegevens. Type Account: Server voor Inkomende e-mail: Server voor uitgaande e-mail (SMTP): POP3 pop.kpnxchange.com mailhost.kpnxchange.com Het e-mailadres dient gelijk te zijn aan de gebruikersnaam Selecteer Meer instellingen in hetzelfde scherm. 35