Besluit: Artikel 1 Gedkeuring te hechten aan het aangepaste gebruiksreglement van de zmertent 2014 waarbij de rganisatren bijkmend 12 uur krijgen vr de pbuw en 12 uur vr de afbuw van de activiteit. Deze uren zitten mee vervat in de eerder bepaalde huurprijzen. Artikel 2 Het gebruiksreglement zmertent 2014 aldus vast te stellen als vlgt: GEBRUIKSREGLEMENT Zmertent 2014 Vr meer inlichtingen kan u cntact pnemen met de jeugddienst Ivan Dierckx Tel. 03 685 19 18 ivan.dierckx@schten.be Sint-Crdulastraat 10 2900 Schten 1. Algemene infrmatie De zmertent is het geheel van tenten en randinfrastructuur die de gemeente Schten vrziet tijdens de zmervakantie. Deze zmertent staat in het Park van Schten, Kasteeldreef 61 p de grasweide achter het kasteel. De eerste gebruiker van de zmertent is Hell! Schten. De laatste gebruiker is Park Happening Schten. Tussentijds verhuurt het gemeentebestuur de zmertent vr activiteiten zals een cncert, feest, sprtactiviteit, tneel, film, jeugdatelier, hbbybeefening, beurs, cngres, met een penbaar karakter en gerganiseerd dr een Schtense vereniging. De zmertent kan niet gehuurd wrden dr een plitieke partij f vr een activiteit waarbij men een gelfsvertuiging rechtstreeks f nrechtstreeks beleeft, prmt f verspreidt. Het cllege van burgemeester en schepenen behudt zich de vrijheid m uitznderingen te te staan f activiteiten te weigeren. Activiteiten die dr het gemeentebestuur wrden gerganiseerd en/f rganisaties die eerder drgingen in de zmertent krijgen vrrang p bijkmende initiatieven (Schten Zingt, filmavnden). Enkel de zmertent met bijhrende materialen, zals vermeld in dit reglement, zitten inbegrepen in de huur. Indien de rganisatie bijkmende materialen wil plaatsen, is dit nderhevig aan andere reglementen en wrdt het expliciet aangevraagd aan het cllege van burgemeester en schepenen (via het evenementenlket). Twee pties: Kleine hal: 10 m x 30 m, maximaal 300 persnen tegelaten. Tarief: Huur 225,00 per 24 uur. Waarbrg 500,00. Per activiteit (1 f meerdere dagen) wrdt rekening gehuden met 12 uur pbuw en 12 uur afbuw, dit zit mee vervat in de huurprijs. Kleine & grte hal: Klein: 10 m x 30 m, maximaal 300 persnen tegelaten. Grt: 40 m x 50 m, maximaal 2.000 persnen tegelaten. Tarief vr beide hallen: Huur 650,00 per 24 uur. Waarbrg 500,00.
Per activiteit (1 f meerdere dagen) wrdt rekening gehuden met 12 uur pbuw en 12 uur afbuw, dit zit mee vervat in de huurprijs. Huurperide: Tussen 25 juli 2014 en 24 augustus 2014 kan de zmertent gehuurd wrden. De minimumhuurperide is 1 dag en de maximale huurperide is 14 dagen. De zmertent is al in gebruik vr vlgende evenementen: - Hell! Schten: 4 juli tt 25 juli 2014 (inclusief pbuw & afbuw). - Schten Zingt: 15 tt 17 augustus 2014 (inclusief pbuw & afbuw). - Park Happening Schten: 24 augustus tt en met 1 september 2014 (inclusief pbuw & afbuw). Aanvragen: stap 1: stap 2: stap 3: Neem max. 9 maanden en min. 3 maanden vr de activiteit cntact p met de jeugddienst m na te gaan f de datum ng vrij is. Geef de gegevens van een verantwrdelijke. U krijgt een aanvraagfrmulier, het gebruiksreglement van de zmertent en een aanvraagfrmulier vr ccasinele gelegenheden in Schten tegestuurd. U stuurt het aanvraagfrmulier en het aanvraagfrmulier vr ccasinele gelegenheden ingevuld terug en betaalt de waarbrg binnen de 20 dagen na ntvangst van de waarbrgfactuur. Het spreekt vr zich dat de rganisatr zich met huden aan de activiteiten die werden vermeld p het aanvraagfrmulier. Indien uit de feiten zu blijken dat de gegevens die dr de aanvrager bij de reservatie wrden verstrekt nvlledig en/f njuist waren, kan de activiteit geannuleerd wrden. (Zie k nderaan bij 5. Sltbepalingen - verantwrdelijke ). U maakt z snel mgelijk een afspraak met de jeugddienst. Zij geven meer infrmatie en nemen met u de technische aspecten dr. Dit kan niet telefnisch. Hierbij dient rekening gehuden te wrden met de termijnen zals bepaald vr ccasinele gelegenheden. stap 4: Na de activiteit ntvangt u een factuur vr de huur van de zmertent die u binnen de 20 dagen betaalt. Inbegrepen: energieksten en waterverbruik pdium met afmetingen: 10 m breed x 7 m diep 48 tafels en 500 stelen 10 afvalcntainers (het ledigen van cntainers met restafval wrdt aangerekend) gebruik vaste tiletbarak en tiletcntainer met 4 tiletten brandverzekering van de tenten technische uitrusting van de hal (licht, elektriciteit, water, afver,...) beperkte tapinstallatie (te gebruiken indien u bij de bierhandel bestelt die wrdt aangeduid dr de Organisaties Hell! Schten en Park Happening Schten). Niet inbegrepen: het ledigen van cntainers (zie retributiereglement feestmaterialen) huur van materiaal dat niet tt de uitrusting van de zaal behrt (zie retributiereglement feestmaterialen) de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en andere verzekeringen
billijke vergeding, SABAM en andere belastingen, taksen, retributies en andere rechten die vrtvleien uit de activiteit Waarbrg: de gebruiker staat zelf in vr het achterlaten van de zaal in de testand vóór het gebruik ervan klaarzetten en wegbergen van tafels en stelen. Er dient een waarbrg van 500,00 eur te wrden betaald. Deze zal (deels) wrden ingehuden bij schade, bij nalatigheid (sleutels verlren, lichten laten branden, niet netjes achterlaten, ), wanneer materiaal is verdwenen, wanneer facturen niet tijdig wrden betaald f indien de activiteit een winstgevend en/f cmmercieel karakter vertnt znder dat dit werd drgegeven. Annulatie: Indien men meer dan 8 weken vr de activiteit annuleert wrdt de waarbrg teruggestrt. Indien men minder dan 8 weken vr de activiteit annuleert met de waarbrg vlledig betaald wrden f wrdt deze ingehuden. Afwijkingen kunnen wrden tegestaan dr het cllege van burgemeester en schepenen mits bewezen vermacht. Indien het gemeentebestuur dr vermacht de gehuurde zmertent niet ter beschikking kan stellen, kan hiervr geen schadevergeding wrden gevraagd. Enkel de betaalde waarbrg wrdt terugbetaald. Vrijstelling Het gemeentebestuur van Schten, haar diensten en instellingen, de lkale plitie, de Schtense adviesraden, het OCMW van Schten, Hell! Schten en Park Happening Schten kunnen gratis beschikken ver de zmertent. Ok deze instanties dienen de aanvraagprcedure te vlgen m misverstanden te vermijden. 2. Gebruik van de zmertent Sleutel, badge en alarm Vanaf het genblik dat de zmertent ter beschikking is van de huurder, wrden vlgende zaken vergedragen m gedurende de hele huurperide te gebruiken: - sleutel van de tent - badge m de paaltjes aan de tegang via de Papenaardekenstraat neer te laten - cde en instructies vr het gebruik van het alarm van de zmertent. Daarbij wrdt een telichting gegeven ver het gebruik van de technische materialen en de afspraken vr het penen en sluiten van de zmertent. Het penen en sluiten gebeurt verder dr de gebruiker. Ten laatste twee dagen na het laatste gebruik wrden bvenstaande materialen ter plaatse terug bezrgd waarbij er een nazicht van de structuur gebeurt. Afstaan Het is de gebruikers verbden hun rechten p het gebruik van het zmertent geheel f gedeeltelijk af te staan aan derden f ver te dragen. Het tegen betaling ter beschikking stellen van een nderdeel van de zmertent is tegelaten, mits dit vraf in de aanvraag werd vermeld. Verbden deuren, panelen, zeilen en vleren te benagelen f te beschilderen f van enig permanent hechtingsmiddel te vrzien p tafels en stelen te staan
de testand van de zmertent te wijzigen pstellingen te buwen die buiten het kader van de zmertent vallen, znder vrafgaande schriftelijke testemming van het gemeentebestuur dieren binnen te brengen tenzij het gemeentebestuur dit uitdrukkelijk testaat panelen van de hal te verwijderen en terug te plaatsen tenzij het gemeentebestuur dit testaat. Opstellen en afbuwen Op het aanvraagfrmulier van de zmertent meldt u welke materialen u bijkmend zult gebruiken vr uw activiteit. Op het aanvraagfrmulier vr ccasinele gelegenheden kunt u melden welke bijkmende materialen u wilt huren bij gemeente Schten. Indien dit ng wijzigt dient u dit dr te geven aan het evenementenlket. Zdende heeft het gemeentebestuur een ged zicht p de inrichting en de mgelijke risic s van uw activiteit. Transprt met vrachtwagens en persnenwagens met in het park tt een minimum beperkt wrden. Hiervr wrden de verharde wegen gebruikt, in geen geval mag men ver de grasvelden rijden. Aan de parking, Kasteeldreef 42, mgen aut's en vrachtwagens geparkeerd wrden p de daarte vrziene plaatsen. Indien de gebruiker wel ver de grasvelden rijdt, wrden de ksten vr herstel van het veld van de waarbrg afgetrkken. Alle materialen die niet tt de zmertent behren, meten binnen de aangevraagde huurperide geplaatst en verwijderd wrden. Indien deze vrwerpen niet tijdig wrden verwijderd, zullen deze p ksten van de gebruiker verwijderd wrden. Het gemeentebestuur is niet verantwrdelijk vr achtergelaten f verdwenen materiaal. De gebruiker wrdt verndersteld de zmertent netjes achter te laten. De zmertent met vlledig pgeruimd en uitgekeerd wrden. De gebruiker staat in vr het verwijderen van het afval dat er is ten gevlge van zijn/haar manifestatie. Indien dit niet gebeurt, wrdt (een deel van) de waarbrg ingehuden. Einde activiteit Znder vrafgaande machtiging van het cllege van burgemeester en schepenen dienen alle muziekactiviteiten beëindigd te zijn m 02.30 uur. Persnen die niet betrkken zijn bij de rganisatie wrden ten laatste m 03.00 uur verzcht de zmertent te verlaten. 3. Veiligheid en hygiëne Indien het gemeentebestuur het ndig vindt, wrdt een bijznder nd- en interventieplan en/f een circulatieplan vr het park pgemaakt. Het gemeentebestuur f zijn afgevaardigde kan m het even wanneer de manifestatie stpzetten indien de regels niet wrden nageleefd. Bij externe dreigingen (bv. mete) kan het gemeentebestuur f zijn afgevaardigde bijkmende bepalingen pleggen f beslissen m de activiteit te annuleren, znder recht p schadevergeding van het gemeentebestuur. Brandveiligheid De wettelijke bepalingen zijn van tepassing. De verantwrdelijke waakt er dus ver dat de gebruikers de nrmen van de brandveiligheid naleven. Het is verbden licht ntvlambare stffen in de zmertent binnen te brengen f er pen vuren te maken. Tijdens de activiteit meten alle nduitgangen ls en bstakelvrij gehuden wrden. EHBO De huurder staat zelf in vr het vrzien van EHBO-materiaal. Indien ndig wrdt een PRIMA-plan pgemaakt zdat de juiste medische inzet kan bepaald wrden.
Elektriciteit en ndverlichting Aan de elektrische uitrusting mag niets gewijzigd wrden. De ndverlichting mag nit uitgeschakeld wrden. Aantal deelnemers De gebruiker mag nder geen enkel vrwendsel meer mensen telaten in de zmertent dan vrzien. Deze maxima vindt u bij de algemene infrmatie terug. De rganisatr draagt hiervr zelf de uitdrukkelijke en enige verantwrdelijkheid. Tilet Indien de gebruiker de tiletten (cntainer en/f vaste infrastructuur) gebruikt, zrgt hij zelf vr het tiletpapier, petsgerief e.a. De tiletten wrden na gebruik prper achtergelaten. Tegang tt het park De paaltjes aan de tegang van de Papenaardekenstraat wrden vlak na de activiteit steeds naar bven geplaatst. De rganisatr vlgt de richtlijnen betreffende de in- en uitrijrute van de hulpdiensten strikt p, zals wrdt besprken met de dienst integrale veiligheid. Hinder en lawaai De vrbereiding van activiteiten mag nit vrafgaande activiteiten stren. De gebruiker dient er p te te zien dat er geen geluidsverlast is. De verantwrdelijke brengt de buren schriftelijk p de hgte van geluidsprductie hger dan 85 decibel (geluid in een praatcafé). Aanbieden van drank en eten De rganisatr staat zelf in vr de ndige vergunningen. Bijkmende gas- en elektriciteitsinstallaties meten een keuring krijgen dr een erkende rganisatie. Deze wrden vr de activiteit nagekeken en gecntrleerd dr de brandweer. 4. Aansprakelijkheid Reglement De gebruiker is tijdens het gebruik van de gehuurde zmertent verantwrdelijk vr het naleven van de bepalingen van dit reglement. Wetten, reglementen en vrschriften de gebruiker dient alle wetten, reglementen en vrschriften na te leven die gelden vr de dr hem gerganiseerde activiteit alle belastingen, retributies, taksen en rechten, die vrtvleien uit het gebruik van de activiteiten in de ter beschikking gestelde zmertent, zijn ten laste van de gebruiker, vr zver ze niet betaald werden dr het gemeentebestuur en als dusdanig werden vermeld elders in dit reglement de gebruiker is aansprakelijk vr alle eisen, beten f strafrechtelijke eisen naar aanleiding van authenticiteit, misbruik van naam, vervalsing, eerrf en andere wetsvertredingen alle gebruik van de infrastructuur dient te vlden aan de vrwaarden van de cultuurpactwetgeving. Schade aan gebuw en inbedel De gebruiker is tegenver het gemeentebestuur aansprakelijk vr elke beschadiging van welke aard k aan de zmertent en de inbedel, verrzaakt hetzij dr hemzelf, hetzij dr zijn aangestelde f medewerkers, hetzij dr de teschuwers f derden die zich ter plaatse bevnden ter gelegenheid van de gerganiseerde manifestatie.
Wanneer bij het betreden van de zmertent f tijdens het gebruik ervan enige schade wrdt vastgesteld, dient dit dr de gebruikers nmiddellijk meegedeeld te wrden aan het gemeentebestuur. Er wrdt dan een verslag pgemaakt. De verantwrdelijkheid vr de schade en de te betalen vergeding vr het herstel van de schade kan niet wrden afgewend p de afznderlijke deelnemers, nch p het aanwezige publiek. De gebruiker met de schade integraal vergeden, zdra het gemeentebestuur er m verzekt. De mvang van de schade zal dr beide partijen gezamenlijk begrt wrden. Schade mag enkel hersteld wrden via het gemeentebestuur, behudens uitdrukkelijke en vrafgaande machtiging vanwege het gemeentebestuur. Verdwenen Verdwenen materiaal, eigendm van het gemeentebestuur, zal dr de gebruiker verged wrden aan de p dat genblik geldende waarde van nieuw materiaal van dezelfde aard en/f vlgens het reglement ccasinele aangelegenheden. Verzekering De gebruiker is gehuden een allesmvattende geldige plis van burgerlijke aansprakelijkheid en ngevallen vr te leggen. Bij gebrek aan een dergelijke plis behudt het gemeentebestuur het recht de activiteit niet dr te laten gaan, znder ksten vr het gemeentebestuur. Het gemeentebestuur van Schten zrgt vr een brandverzekering met afstand van verhaal. De gebruiker kan desgewenst bijkmende verzekeringsplissen afsluiten (bv. alle risic s). Bewaarnemer Het gemeentebestuur kan in geen geval beschuwd wrden als bewaarnemer (art. 1932 van het BW) en kan dus nit aansprakelijk wrden gesteld vr beschadiging, verlies f diefstal van bezittingen van persnen f verenigingen. De gebruiker ziet af van alle verhaal dat hij/zij krachtens de arts. 1386 en 1721 van het BW zu hebben tegenver de verhuurder en/f tegenver diegenen van wie hij/zij zijn rechten kreeg. Elektriciteit Het gemeentebestuur is niet aansprakelijk vr het uitvallen f nderbreken van de elektriciteit waardr de manifestatie zu wrden verhinderd. Burgerlijke aansprakelijkheid Het gemeentebestuur is niet verantwrdelijk vr gebeurlijke ngevallen. Geluidsverlast Klachten betreffende geluidsverlast en/f elke andere burenhinder vallen nder de aansprakelijkheid van de gebruiker. Technische materialen De bediening van de technische materialen gebeurt uitsluitend dr de gebruiker. Apparatuur die niet behrt tt het gemeentebestuur f Hell! Schten met technisch in rde zijn en vlden aan de geldende veiligheidsnrmen. Tezicht De gebruiker zrgt zelf vr tezicht p de naleving van de reglementering tijdens de vrbereiding, uitvering en afbuw van de activiteit. Tegangsbewijzen De vrverkp en de verkp van tegangsbewijzen aan de inkm wrden verzekerd dr de gebruiker.
5. Sltbepalingen Cntrle De gebruiker is steeds verplicht m een afgevaardigde van het gemeentebestuur tegang te verlenen tt de zmertent met het g p cntrle ver het naleven van de gestelde vrwaarden. Uitzetting Bij niet-naleving van een f meer bepalingen van dit reglement kan het gemeentebestuur de vereenkmst teniet den znder enige schadevergeding aan de gebruiker. Ok kunnen de vertreders, nverminderd de invrdering van de schadevergeding en retributies, vr de tekmst wrden uitgeslten van ieder gebruik van de accmmdaties. Betwistingen Alle betwistingen tussen het gemeentebestuur en de gebruikers wrden dr de rechtbanken van Antwerpen beslecht. Verantwrdelijke Deze persn is in eigen naam en eventueel vr rekening van de vereniging verantwrdelijk vr het tegestane gebruik, vr het behud in gede testand van de lkalen, installaties en accmmdaties, vr eventuele aangerichte schade, vr de veiligheid en vr de betaling van de smmen die wegens het gebruik aan het gemeentebestuur verschuldigd zijn. Deze persn dient meerderjarig en handelingsbekwaam te zijn. Zijn/haar naam en vlledig adres dienen vermeld te zijn p het aanvraagfrmulier. Hij/zij dient de aanvraag te ndertekenen. Bewijsmateriaal ver de identiteit van de gebruiker kan gevraagd wrden. Bevestiging De terbeschikkingstelling van de zmertent wrdt bij gedkeuring schriftelijk f via e-mail bevestigd dr het evenementenlket maar wrdt pas definitief na betaling van de waarbrg zals vrpgesteld in de aanvraagprcedure. Bij niet-betaling tijdens de gestelde termijn vervalt de reservatie. Opties die na 2 weken niet schriftelijk wrden bevestigd met een fficieel aanvraagfrmulier vervallen. Cntactgegevens Jeugddienst (infrmatie en reservatie tent) Sint-Crdulastraat 10 2900 Schten 03 685 19 18 ivan.dierckx@schten.be Evenementenlket (aanvraagfrmulier ccasinele gelegenheden) Sint-Crdulastraat 10 2900 Schten 03 680 23 54 evenementen@schten.be