zaak_id bericht_nummer bericht_id Collegevoorstel zaak_zaaknummer ONTWIKKELBEDRIJF Reg.nr. B&W d.d. 2 juli 2013 Openbaar Programma Ja, uitgesteld tot verzending voorlopig gunningsadvies Dienstverlening DT d.d. OR d.d. B&W d.d. OR d.d. Raad Raadsdocumenten d.d. 2 juli 2013 Ingekomen van Ontwikkelbedrijf Onderwerp Europese aanbesteding inrichting stadskantoor en Nedinsco Dictum START 1. Instemmen met bijgevoegde juryrapporten van de niet-openbare Europese aanbesteding inrichting stadskantoor en Nedinsco voor perceel 1 (los meubilair) en perceel 2 (maatwerk meubilair) 2. Instemmen met het voornemen tot gunning voor perceel 1 aan Facilitylinq BV te Muiden 3. Instemmen met het voornemen tot gunning voor perceel 2 aan Coors Interieurbouw te Ridderkerk 4. Instemmen met het aangaan van de raamovereenkomst met Facilitylinq BV 5. Instemmen met het aangaan van de overeenkomst met Coors Interieurbouw Voorbesproken met Wim van den Beucken en Ad Theuws Besluit B&W Akkoord Bespreken Team OBPRO Secretaris W. Meijering Steller drs. MAG Peeters Doorkiesnummer +31 77 3596869 Portefeuillehouder W. van den Beucken Datum 25-06-2013 Paraaf steller Paraaf ambtelijk opdrachtgever
Samenvatting (Verplicht, maximaal een A4) Hierbij ontvangt u het gunningsadvies van de beoordelingscommissie ten aanzien van de niet-openbare Europese aanbesteding van de inrichting stadskantoor en Nedinsco voor perceel 1 (los meubilair) en perceel 2 (maatwerk interieur). Basis voor dit advies zijn de juryrapporten voor perceel 1 en 2. De juryrapporten zijn onderdeel van het procesverbaal van aanbesteding dat aan dit collegevoorstel als bijlage is toegevoegd. Uw college wordt gevraagd op basis van het advies van de beoordelingscommissie in te stemmen met het voornemen tot gunning voor perceel 1 (los meubilair) aan Facilitylinq BV te Muiden en het voornemen tot gunning voor perceel 2 (maatwerk interieur) aan Coors Interieurbouw te Ridderkerk. In het verlengde daarvan wordt uw college gevraagd in te stemmen met het aangaan van de raamovereenkomst met Facilitylinq BV en de overeenkomst met Coors Interieurbouw. De inrichting van het nieuwe stadskantoor en de begane grond van Nedinsco wordt in de collegevergadering d.d. 2 juli 2013 mondeling toegelicht. Bijlagen Nr. Naam Datum 1. Procesverbaal van aanbesteding (juryrapport) perceel 1 los.. meubilair en perceel 2 maatwerk interieur 2. Raamovereenkomst met Facilitylinq BV.. 3. Overeenkomst met Coors Interieurbouw.. 4..... 5..... 2
Voorstel Inleiding In dit collegevoorstel wordt allereerst kort teruggeblikt op de inmiddels nagenoeg volledig doorlopen niet-openbare Europese aanbestedingsprocedure voor de inrichting van het nieuwe stadskantoor en de begane grond van Nedinsco. Vervolgens wordt ingegaan op de laatste fase van deze procedure (gunningsfase) met als uiteindelijk resultaat het advies van de beoordelingscommissie voor de te selecteren leverancier voor het los meubilair (perceel 1) en het maatwerk meubilair (perceel 2). Tenslotte wordt ingegaan op de vervolgstappen voor de komende periode. De doorlopen procedure De aanbestedingsprocedure bestond uit een 2-tal fases: (1) selectiefase en (2) gunningsfase. In uw vergadering van 12 december 2012 heeft uw College ingestemd met de selectieleidraad. De selectiefase is medio december 2012 gestart en afgerond middels uw Collegebesluit van 26 maart 2013 waarin u enerzijds geïnformeerd bent over het resultaat van de selectiefase en anderzijds ingestemd heeft met de opzet van de hierop volgende gunningsfase middels het vaststellen van de gunningsleidraden voor perceel 1 en perceel 2. De planning van de aanbesteding is gericht op de verhuizing naar het Nedinsco-complex. Aangezien deze verhuizing vooruitloopt op de oplevering van het nieuwe stadskantoor betekent dit, dat medio juli jaar ook het contract gesloten wordt voor de inrichting van het nieuwe stadskantoor. Reden voor de koppeling van Nedinsco en het nieuwe stadskantoor is 2-ledig: (1) garanderen dat in beide kantoren exact hetzelfde interieur geleverd wordt en (2) markttechnische voordelen (grotere totaalopdracht waardoor grotere kans op aanbestedingsvoordeel en een eenduidig onderhoudscontract). Gunningfase, beoordeling offertes Voor zowel perceel 1 als perceel 2 zijn op 16 mei 2013 drie geldige offertes ontvangen. Voor beide percelen hebben twee partijen afgezien van het doen van een inschrijving. Perceel 1, los meubilair De volgende partijen (in alfabetische volgorde) hebben voor perceel 1 een offerte ingediend: - Ahrend Inrichtingen BV, Amsterdam - Facilitylinq BV, Muiden - Gispen International BV, Culemborg De ingediende offertes zijn door de beoordelingscommissie eind mei beoordeeld. De beoordelingscommissie bestond uit de projectmanager nieuwbouw stadskantoor, projectleider interieur/facilitair, C2C adviseur (C2C Expolab) en de interieurarchitect (Kraaijvanger). Het proces werd begeleid door het cluster Inkoop en Aanbesteding. 3
Daarnaast heeft op 24 juni 2013 een zogenaamde verificatie van het aangeboden meubilair voor perceel 1 plaatsgevonden. De beoordelingscommissie heeft op deze dag het meubilair getoetst aan de eisen zoals deze in de offerteaanvraag zijn opgenomen. De conclusie was dat het aangeboden meubilair voldoet aan alle gestelde eisen. gunningsadvies Op basis van de zeer zorgvuldig doorlopen aanbestedingsprocedure adviseert de beoordelingscommissie uw College de opdracht voor perceel 1 te gunnen aan Facilitylinq BV te Muiden samen met Herman Miller Ergonomic (een in Blerick gevestigde ondernemer). Zoals u in het juryrapport kunt teruglezen is Facilitylinq in de overall eindscore als eerste geëindigd en heeft daarmee de economisch meest voordelige inschrijving gedaan Perceel 2, maatwerk meubilair Voor perceel 2 hebben zich de volgende partijen (in alfabetische volgorde) ingeschreven: - Coors Interieurbouw, Ridderkerk - Gielissen Neos Interieurprojecten, Helmond - Smeulders, Nuenen De ingediende offertes zijn door de beoordelingscommissie eind mei beoordeeld. De beoordelingsscommissie bestond uit de projectmanager nieuwbouw stadskantoor, projectleider interieur/facilitair, C2C adviseur (C2C Expolab) en de interieurarchitect (Kraaijvanger). Het proces werd begeleid door het cluster Inkoop en Aanbesteding. gunningsadvies Op basis van de zeer zorgvuldig doorlopen aanbestedingsprocedure adviseert de beoordelingscommissie uw College de opdracht voor perceel 2 te gunnen aan Coors Interieurbouw te Ridderkerk. Zoals u in het juryrapport kunt teruglezen is Coors Interieurbouw in de overall eindscore als eerste geëindigd en heeft voor perceel 2 de economisch meest voordelige inschrijving gedaan. Financiën Beide offertes vallen binnen de in het DO-Interieur genoemde kostenraming ad. 4.152.000,- voor zowel interieur Nedinsco als nieuwbouw stadskantoor. Voor perceel 1 betreft dit de aanschaf, onderhoud, restwaarde en garantie gedurende 10 jaar van het losse meubilair. Na 10 jaar wordt het losse meubilair (gefaseerd) vervangen. Voor wat betreft perceel 2 betreft dit de aanschaf en garantie van het maatwerkmeubilair. Het vaste maatwerkmeubilair wordt conform het investeringsbeleid in 10 jaar afgeschreven maar zal naar alle waarschijnlijkheid langer dan 10 jaar in het nieuwe stadskantoor en Nedinsco gebruikt worden. 4
De kosten worden gedekt door een viertal reeds gevoteerde kredieten: krediet nieuwbouw stadskantoor ( 3.769.000,-), vervangingsbudget meubilair ( 208.000,-), budget belastingdienst ( 100,000,-) en budget Expeditie ( 75.000,-). Vervolgstappen Het is een bevoegdheid van uw College het advies van de beoordelingscommissie vast te stellen. Indien u het gunningsadvies voor beide percelen vaststelt, kan op 3 juli 2013 overgegaan worden tot het voornemen tot gunning aan Facilitylinq BV en Coors Interieurbouw. Het betreft hierbij een voornemen tot gunning aangezien de niet geselecteerde partijen 15 dagen (Alcatel termijn) de tijd hebben bezwaar te maken tegen de uitkomst van de aanbestedingsprocedure. Indien binnen deze termijn géén bezwaren worden ingediend worden, kan medio juli 2013 de definitieve gunning plaatsvinden. Daarna volgt de contractvorming tussen de gemeente Venlo en Facilitylinq BV voor perceel 1 en Coors Interieurbouw voor perceel 2. Bedrijfsvoeringsaspecten (in overleg met Bedrijfsvoering) In te vullen / aan te leveren door de adviseurs van Bedrijfsvoering.. 1. Wat zijn de financiële gevolgen en de verwerking hiervan? (Kosten, baten en dekking) Zijn er budgettaire consequenties? Ja of Nee (Indien ja, dan bijlage begrotingswijziging bijvoegen) Opdrachten blijven binnen de gestelde financiёle kaders. - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Ja - Naam adviseur Paul Driessen Alleen bij voorstellen van de afdeling Ontwikkelbedrijf betreffende projecten: Opdrachten blijven binnen de gestelde financiёle kaders. - Kan team SMO instemmen met het voorstel? Ja - Naam medewerker Peter-Paul Vallen 2. Wat zijn de personele gevolgen? (Denk aan: uitbreiding of afname aantal fte s en inhuur) Zijn er formatieve consequenties? Ja of Nee (Indien ja, dan bijlage begrotingswijziging bijvoegen) NVT - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? @Ja of Nee - Naam adviseur.. 3. Wat is de relatie met het informatie- en automatiseringsbeleid? Informatievoorziening kan zich vinden in het voorstel. Er is gedurende het proces intensief samengewerkt om tot een gezamenlijk voorstel te komen. Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Naam adviseur Ja José Lianes Robles 5
4. Wat is de relatie met het inkoop- en aanbestedingsbeleid? Dit voornemen tot gunning voor beide percelen betreft de afsluiting van een succesvol en rechtmatig doorlopen niet openbare Europese aanbesteding. Conform het strategisch inkoopkader worden ook de andere doelstellingen verwezenlijkt met name de invulling op gebied van C2C ( en daarmee duurzaamheid) Doelmatigheid door de toepassing van Total Cost of Ownership SROI( social return on investment) en de toegang voor het lokale MKB ( onderaannemer HME uit Blerick). - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Ja - Naam adviseur Chris janssen 5. Wat zijn de juridische aspecten van het voorstel? Naast aanbestedingsaspecten kent het voorstel geen andere juridische aspecten. - Kan de adviseur/afdelingsjurist instemmen met het voorstel? nvt - Naam adviseur / afdelingsjurist Jos Vincken 6. Communicatie intern / extern De gunning is een volgende mijlpaal in de realisatie van het nieuwe stadskantoor en in de voortgang van de Expeditie. Hoe we hier communicatief gebruik van kunnen maken, wordt voorgelegd aan de werkgroep Communicatie. Uitvoering hiervan is niet eerder te starten dan na het verstrijken van de Alcateltermijn. - Naam adviseur / voorlichter Rob Wanten 6