Twinfield en btw Twinfield v6.9 Twinfield International NV De Beek 9-15 3871 MS Hoevelaken Nederland
Belangrijk bericht Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaardt Twinfield geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit cursusboek. De beschrijvingen in deze publicatie alsmede de functies zijn voor wijzigingen vatbaar zonder bericht. Niets in deze uitgave mag worden hergebruikt in enige vorm zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Twinfield. contactgegevens Twinfield International N.V. De Beek 9-15 3871 MS Hoevelaken Tel. 033-4677000 Fax. 033-4677005 www.twinfield.com info@twinfield.com inlogadres https://login.twinfield.com Publicatie informatie Auteursrecht 2012 2013 - Twinfield International N.V. Versie 1.0 Dit materiaal is ontwikkeld, geschreven en samengesteld door Twinfield opleidingen. Eventuele opmerkingen kunt u sturen naar info@twinfield.com. Gedrukt in Nederland op gerecycleerd papier of digitaal gepubliceerd in Portable Document Format (PDF). Twinfield en btw Pagina 2 van 18
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 4 2. De functie Btw-Aanpassing... 5 2.1 Algemeen... 5 2.2 De werking van de functie Btw-aanpassing... 5 Het gedeelte Algemeen... 8 Het gedeelte Percentages... 9 2.3 Rekeningen... 9 2.4 Controle op de gewijzigde instellingen... 11 In de invoer... 12 3. De overgangsregeling...14 3.1 Algemeen... 14 3.2 Twinfield en de overgangsregeling... 14 U maakt de feitelijke overstap op een ander moment dan per 1 oktober aanstaande... 14 U maakt een specifieke extra btw-code voor de overgangsregeling... 15 4. Rollen die toegang hebben tot de functie...17 Twinfield en btw Pagina 3 van 18
1. Inleiding Btw-verhoging naar 21% in uw administratie; een simple zaak..? Op 1 oktober 2012 zal het hoge btw-tarief in Nederland van 19% naar 21% gaan. Deze maatregel zal zorgen voor zo n 4 miljard euro aan extra belastinginkomsten in 2013. De verhoging van de btw zal gepaard gaan met een overgangsregeling. Om de overgang naar het verhoogde btw-tarief te realiseren, heeft Twinfield een inventarisatie uitgevoerd op het huidige gebruik van btw-codes voor administraties die onze klanten op dit moment gebruiken. Na inventarisatie blijkt dat er vijf vraagstukken zijn die om een antwoord vragen: 1. Niet in alle administraties wordt gebruik gemaakt van de standaard btw-codering (IH ook wel Inkoop hoog en VH, verkoop hoog). Uit de inventarisatie blijkt dat er in dezelfde Twinfield omgeving vaak verschillende coderingen worden gebruikt voor het zelfde btw-percentage. Bijvoorbeeld I19, BTW19 of INK19. Hoe kunt u dit het beste aanpakken? 2. Wat zijn de gevolgen voor het grootboekrekeningschema in de administratie? Moet er een nieuwe grootboekrekening worden aangemaakt, of zijn er ook andere oplossingen mogelijk? Wat gebeurt er als u XBRL-ready bent? 3. Wat zijn de gevolgen voor de layout van uw facturen? Kunt u zomaar btw-percentages veranderen in Twinfield? Wat gebeurt er als ik in oktober een factuur invoer met diensten of goederen die zijn geleverd in september? 4. Wat gebeurt er met de btw-codering als ik meer dan één administratie voer? 5. Wat gebeurt er als ik een koppeling heb met een van de Twinfield partners? In deze handleiding worden de verschillende maatregelen uiteengezet om u te helpen om deze overgang zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen. Let op: Wij willen benadrukken dat de informatie in deze handleiding uitsluitend ingaat op de functionele benadering van de aanpassing in de btw door Twinfield. Voor vragen die te maken hebben met de boekhoudkundige gevolgen willen wij verwijzen naar uw accountant! Twinfield en btw Pagina 4 van 18
2. De functie Btw-Aanpassing 2.1 Algemeen Om u te kunnen helpen bij de vlekkeloze overgang van 19 naar 21% heeft Twinfield een tool ontwikkeld die een groot aantal vragen direct kan beantwoorden: Verschillende soorten btw-codering voor het zelfde btw-percentage De gevolgen voor uw grootboekrekeningschema De gevolgen voor uw factuurlayout Het bijwerken van de verschillende btw-codes in meerdere administraties 2.2 De werking van de functie Btw-aanpassing De functie btw-aanpassing vindt u via Tabblad Algemeen Omgeving Btw-Aanpassing. In het volgende scherm geeft u eerst het nieuwe btw-percentage en de ingangsdatum op. Klik op Volgende. Twinfield en btw Pagina 5 van 18
U komt nu in een zoekscherm terecht. Percentage Hier kunt u opgeven welk btw-percentage gewijzigd moet worden. Er wordt dus feitelijk niet gekeken naar de codering (bijvoorbeeld IH of VH), maar naar het percentage dat in een btw-code wordt gebruikt. Tip: Laat u het veld leeg, dan worden alle beschikbare percentages getoond. Land Groep Ook namen meerekenen Indien gewenst kunt u zoeken op basis van de btw-percentage(s) van een specifiek land. U kunt zoeken op basis van een bestaande btw-groep die al wordt gebruikt binnen de btw-aangifte. Als u deze optie aanvinkt, dan wordt ook gezocht op de naam of namen waarin het genoemde btw-percentage voorkomt. Ingevuld zou het scherm er alsvolgt uit kunnen zien: Klik op Volgende om het zoeken te starten. In dit voorbeeld komt het systeem met het volgende resultaat: Twinfield en btw Pagina 6 van 18
De tabel toont de volgende kolommen: Code Percentage Naam/ Verkorte naam Aantal administraties Actie Dit is de code die wordt gebruikt bij de instellingen van de btw. Dit is het percentage dat is gekoppeld aan de btw-code De naam en de verkorte naam zoals deze worden gebruikt op de betreffende btwcode Het aantal administraties dat in deze omgeving werkt met dezelfde instellingen. Let op: u ziet hier alleen de administraties waartoe u de toegang hebt. Door te klikken op Actie komt u terecht in de details van het betreffende btwpercentage Als u de huidige instellingen wilt aanpassen, dan klikt u op het vergrootglas onder de kop Actie. In het volgende scherm wordt het voorstel voor de wijziging getoond. Het scherm bestaat uit twee delen: Algemeen en Percentages. Twinfield en btw Pagina 7 van 18
Door te klikken op Bewerken, kunt u de verschillende instellingen aanpassen. Het gedeelte Algemeen Code Naam/Verkorte naam Type Hier wordt de code getoond. U kunt dit veld niet aanpassen In dit gedeelte zijn de naam en de verkorte naam aanpasbaar. Dat betekent dat u zou kunnen kiezen voor een meer algemene naam zoals bijvoorbeeld Verkoop Hoog. Dit zorgt er weer voor dat u bij een toekomstige verandering geen namen meer hoeft aan te passen. Hier wordt getoond of dit percentage is bestemd voor de inkoop of voor de verkoop. U kunt dit veld niet aanpassen Twinfield en btw Pagina 8 van 18
Het gedeelte Percentages In het gedeelte percentages worden de instellingen gedefinieerd die daadwerkelijk worden gebruikt bij het boeken van (in dit voorbeeld) verkoopboekingen. Datum Percentage Naam Dit is de ingangsdatum voor het nieuwe btw-percentage Dit is het btw-percentage dat u hebt ingevoerd als het nieuwe btw-percentage Dit is de naam van het btw-percentage. Let op: dit is tevens de naam die wordt gebruikt bij het factureren als u gebruik maakt van Wordsjablonen! Deze naam is gekoppeld aan het mergefield «calclines_taxline_taxname». Verkorte naam btw-regel Rekeningen Groep Dit is de naam die wordt getoond bij het invoeren van uw boekingen. Door deze optie aan te vinken wordt het btw-bedrag dat wordt berekend bij de invoer op een aparte regel vermeld in uw boeking. Deze regel staat onderin de boeking. Hier geeft u de grootboekrekening aan die gebruikt moet worden voor de btw-boeking. Zie ook de volgende paragraaf. Dit is de groep die moet worden gebruikt in de btw-aangifte. Deelpercentage Het deelpercentage bepaalt of de volledige btw moet worden berekend, of slechts een deel van de btw. 2.3 Rekeningen Zoals aangegeven wordt in het veld Rekeningen de grootboekrekening ingevoerd die u wilt gebruiken voor de btw-boeking. De vraag is nu of hiervoor wel of geen nieuwe grootboekrekening moet worden aangemaakt. Optie 1: u maakt een nieuwe grootboekrekening aan. In dit geval kunt u, na het aanmaken van de grootboekrekening, via de functie rapportagestructuren dezelfde grootboekrekening ook aanmaken in alle andere administraties in uw omgeving. Twinfield en btw Pagina 9 van 18
Optie 2: u gebruikt de bestaande grootboekrekening In dat geval dient de naam van de grootboekrekening te worden gewijzigd in bijvoorbeeld Te betalen OB. Eventueel kunt u met behulp van de kostenplaats aangeven dat het gaat om 21%. Op die manier wordt de btw-rondrekening wellicht eenvoudiger. U dient wel in elke afzonderlijke administratie de naam aan te passen. Let op: Zowel de grootboekrekening als de kostenplaats worden opgehaald uit de éérste administratie uit de lijst van beschikbare administraties. Uiteindelijk zou het aangepaste scherm er alsvolgt uit kunnen zien: Twinfield en btw Pagina 10 van 18
Klik op Opslaan om de instellingen vast te leggen. In het volgende scherm kunt u de instellingen daadwerkelijk doorvoeren. U krijgt nu een lijst te zien van de voor u beschikbare administraties: Standaard worden alle beschikbare administraties aangevinkt. Indien gewenst kunt u één of meer administraties uitvinken. Klik op Toepassen om de instellingen in de verschillende administraties door te voeren. Het systeem geeft aan of de aanpassingen al dan niet zijn doorgevoerd per administratie. 2.4 Controle op de gewijzigde instellingen Op een aantal plaatsen in de administratie is nu zichtbaar dat de btw is aangepast: Twinfield en btw Pagina 11 van 18
In de invoer Ga hiervoor naar het tabblad Boekhouding Boekhouden Invoer en selecteer de gewenste invoer. Bij de instellingen van de btw Ga hiervoor naar het tabblad Algemeen Administratie btw en selecteer de gewenste btw-code. Klik nu op Volgende. Op het tabblad Algemeen ziet u de aanpassingen van de naam en de verkorte naam. Twinfield en btw Pagina 12 van 18
Op het tabblad Percentages ziet u de ingangsdatum voor het nieuwe percentage en de bijbehorende naam. Twinfield en btw Pagina 13 van 18
3. De overgangsregeling Moment van prestatie 3.1 Algemeen Voor de vraag of een leverancier 19 of 21 procent btw in rekening moet brengen, is volgens het wetsvoorstel het moment van presteren bijna altijd doorslaggevend. Het moment van uitreiken van de factuur is niet van belang: "De omzetbelasting die na 30 september 2012 verschuldigd wordt ter zake van leveringen en diensten ter zake waarvan ingevolge artikel VIII, onderdelen A en B, het tarief met ingang van 1 oktober 2012 wordt verhoogd en die zijn verricht vóór of op de eerstgenoemde datum, wordt berekend naar het tarief dat geldt op het tijdstip waarop de levering of de dienst wordt verricht. Ingeval omzetbelasting vóór 1 oktober 2012 verschuldigd is ter zake van leveringen en diensten ter zake waarvan ingevolge artikel VIII, onderdelen A en B, het tarief met ingang van 1 oktober 2012 wordt verhoogd en die worden verricht op of na deze datum, wordt hetgeen meer verschuldigd zou zijn geweest indien de belasting zou zijn berekend naar het tarief dat geldt op het tijdstip waarop de levering of de dienst wordt verricht, alsnog verschuldigd op 1 oktober 2012. Bron: Elsevier Fiscaal 3.2 Twinfield en de overgangsregeling Let op: wanneer u vragen hebt over de overgangsregeling, of deze in uw situatie van toepassing is en wat in uw specifieke situatie de beste oplossing is dient ter beoordeling te worden voorgelegd bij uw accountant! Bij de uitleg over de functie Btw-aanpassing is voor de btw-verhoging uitgegaan van de overgangsdatum van 1 oktober aanstaande. Echter, wanneer de overgangsregeling voor u van toepassing is, geeft deze aanpassingsdatum een probleem bij het factureren. Het systeem zal, op basis van de factuurdatum, kiezen voor 21% btw. Let op: Twinfield baseert het btw-percentage op basis van de factuurdatum Mocht dus de overgangsregeling voor u van toepassing zijn, dan zijn er twee mogelijke oplossingen: U maakt de feitelijke overstap op een ander moment dan per 1 oktober aanstaande U maakt een specifieke extra btw-code voor de overgangsregeling U maakt de feitelijke overstap op een ander moment dan per 1 oktober aanstaande Bij het gebruik van de functie Btw-aanpassing kunt u aangeven per welke datum u wilt gaan overstappen naar het nieuwe btw-percentage. Dat betekent dat u de facturen kan maken voor bijvoorbeeld de maand september in de maand oktober en dat u daarna pas besluit om de btw-verhoging door te voeren. Twinfield en btw Pagina 14 van 18
U maakt een specifieke extra btw-code voor de overgangsregeling Indien u in oktober zowel facturen voor 19 als voor 21 procent wil gaan versturen kunt u ook besluiten om tijdelijk een extra btw-percentage in het leven te roepen. Deze situatie zou ook kunnen ontstaan op het moment dat u de aanpassing voor de btw al hebt doorgevoerd, waarna blijkt dat er toch nog facturen voor het oude btw-percentage verstuurd moeten worden. In dit geval gaat u alsvolgt te werk: Ga naar het tabblad Algemeen Administratie Btw en voer in het codeveld een nieuwe code in voor het aan te maken BTW-percentage. In dit voorbeeld VOR (Verkoop overgangsregeling). Klik op volgende en voer de verschillende velden in: Klik op het tabblad Percentages. Twinfield en btw Pagina 15 van 18
Klik op + Regel om het daadwerkelijke percentage vast te leggen. Zodra u alle benodigde velden hebt ingevoed, kiest u voor Opslaan. Let op: deze nieuw aangemaakte btw-code is alleen aanwezig in de administratie waar u de code hebt aangemaakt; dit speciale percentage wordt dus NIET doorgekopieerd naar alle andere administraties in uw omgeving! Twinfield en btw Pagina 16 van 18
4. Rollen die toegang hebben tot de functie De functie Btw-aanpassing is beschikbaar voor de gebruikers met level 1, level 2 en level 3. Daarbij dient te worden opgemerkt dat voor de gebruikers met level 2 en level 3 de functie moet worden aangezet door de supervisor, indien de supervisor niet zelf de aanpassing in de btw doorvoert. Aanzetten van de functie Ga hiervoor naar het tabblad Algemeen Toegang Rollen en selecteer de gewenste rol. Klik op Volgende. U komt nu eerst in de algemene instellingen van de rol. Klik nu op Menutoegang voor alle functies die beschikbaar zijn voor (in dit voorbeeld) level 3. Let op: als u aanpassingen maakt in een rol, geldt deze aanpassing voor alle gebruikers in de betreffende rol! Twinfield en btw Pagina 17 van 18
Vink het vakje voor de Btw-aanpassing aan om de functie te activeren. Kies hierna voor Opslaan en vervolgens nog eenmaal op Opslaan. De functie Btw-aanpassing is nu beschikbaar voor alle gebruikers van (in dit voorbeeld) Level 3. Twinfield en btw Pagina 18 van 18