Inhoud 1 Arco Mail Manager Algemene beschrijving... 2 1.1 Doelstelling... 2 1.2 Concept... 2 1.3 Infrastructuur... 3 1.4 Voordelen... 3 2 Arco Mail Manager Workflow... 4 2.1 De Gebruikersinterface... 4 2.2 De Registratiefase... 5 2.3 De Verwerkingsfase... 6 2.3.1 Advies- Kennisgeving- Taak... 6 2.3.2 Uitgaand document... 7 2.4 De Contactenselectie... 7 2.5 Gebruik van deadlines... 7 2.6 Historiek... 8 2.7 Zoekmogelijkheden... 10 Arco Mail Manager 1/10
1 Arco Mail Manager Algemene beschrijving 1.1 Doelstelling Met de softwareoplossing Mail Manager wil een standaardoplossing bieden voor de registratie en verwerking van inkomende en uitgaande post. De term post dient hierbij in een zeer ruime context gezien te worden : Briefwisseling hardcopy Briefwisseling digitaal E-mail Fax Telefonische communicatie... Samengevat kunnen we stellen dat post hier elke vorm van communicatie en melding betreft die een opvolging vereist. 1.2 Concept De basisflow voorziet een registratie en verdeling van de post door bijvoorbeeld het secretariaat. Deze verdeling zal gebeuren naar de verschillende diensten, waarbinnen de postitems aan gebruikers en/of rollen worden toegekend. Na de registratie vindt de verwerking plaats. Met de module postverwerking bent u in staat om bepaalde acties uit te voeren op een inkomend stuk. De acties Advies aanvragen, Taak uitsturen, Ter kennisgeving, Commentaar geven en Een uitgaand document maken zijn standaardacties die voorzien zijn in de module. Gepersonaliseerde acties kunnen desgewenst in de workflow opgenomen worden. De oplossing biedt uiteraard de mogelijkheid om nieuwe informatie en items aan een geregistreerd poststuk toe te voegen. 2/10
Na de volledige behandeling en verwerking wordt het postdossier gearchiveerd voor latere consultatie en opzoeking. Het beheer van de dossiers kan verwezenlijkt worden door de optionele module Dossierbeheer. 1.3 Infrastructuur Arco Mail Manager werd ontwikkeld op basis van de Arco producten DocRoom 6 (documentmanagement) en Routing 6 (workflow), die de fundering vormen waarop alle Arco oplossingen gebouwd worden. De toepassing ondersteunt moeiteloos miljoenen documenten, met een goede antwoordtijd. Uiteraard dienen hierbij minimum systeemvereisten in acht genomen te worden. Het gebruik en beheer van Arco Mail Manager gebeurt via de standaard desktop webinterface Internet Explorer of Firefox. 1.4 Voordelen Bedrijfskritische informatie niet kwijt raken. De logistiek rond de documenten vereenvoudigen. Een flexibel office concept kunnen realiseren. Remote verwerking en opvolging makkelijker maken. Doorlooptijden van bepaalde documenttypes. Fouten in het werkproces verminderen (bijv. minder data-entry, minder type fouten). Centraal beheer en opvolging afdelingsoverkoepelend. Kosten reduceren en Indirecte kosten direct maken. Minder prints. Minder (fysieke) centrale opslagruimte en archiefruimte op de werkvloer. Tijdswinst. 3/10
2 Arco Mail Manager Workflow 2.1 De Gebruikersinterface Het basisscherm geeft een overzicht van de dossiers die een gebruiker kan consulteren of waarvoor hij bepaalde verwerkingstaken dient uit te voeren. De lijst geeft tevens een overzicht van de fase (Procedure) waarin een postitem zich bevindt en/of de actie (Stap) die uitgevoerd dient te worden. Verschillende filtermogelijkheden zijn hier beschikbaar. De gebruiker beschikt over 6 voorgeconfigureerde basistabs. Nieuw Hier kan de gebruiker een inkomend stuk registreren of uitgaand document creëren. Mijn Werk Items waarbij een tussenkomst van de gebruiker vereist wordt. Mijn dossiers Gebruiker is betrokken geweest in de behandeling, heeft het dossier gestart doch het verder verwerken zit nu bij anderen. Open Dossiers Alle in omloop zijnde dossiers die de gebruiker kan opvolgen. Archief Afgewerkte, gearchiveerde dossiers. Zoeken Uitgebreide zoekmogelijkheid binnen de workflow. 4/10
2.2 De Registratiefase Bij de registratie van het postitem wordt een dossier met een uniek nummer gegenereerd. Aansluitend wordt een behandelaar gekozen en een betrokkene geselecteerd of manueel ingevoerd. Vervolgens dient de inhoud ingevoerd te worden met optioneel interne en/of externe referenties. Tenslotte bestaat de mogelijkheid een bestand te koppelen indien dit niet automatisch in de workflow geplaatst werd. 5/10
Indien een dienst als behandelaar gekozen wordt, kan deze binnen de dienst het werk toekennen aan de juiste persoon of terugsturen. De behandelaar kan het werk accepteren of weigeren. Bij acceptatie kan de verwerkingsfase starten. 2.3 De Verwerkingsfase Tijdens de verwerking van het postdossier kan de hoofdbehandelaar werk uitsturen naar andere personen (of zichzelf). Hierbij is standaard voorzien: Advies Kennisgeving Taak Uitgaand document Uitbreiding hiervan is mogelijk. 2.3.1 Advies- Kennisgeving- Taak De procedure doorsturen kan worden gebruikt om advies te vragen over het inkomende stuk, een taak te geven of het inkomende stuk ter kennisgeving aan te bieden. 6/10
2.3.2 Uitgaand document Voor het samenstellen van een uitgaande brief dienen standaardbrieven gebruikt te worden. Via de knop Nieuw in DocRoom kan men eveneens een uitgaand document genereren onafhankelijk van een inkomend stuk. De standaardbrief kan verrijkt worden met een aantal vooraf bepaalde informatievelden. Na de creatie van het uitgaand document heeft de gebruiker nog steeds de mogelijkheid dit document online te wijzigingen. Na het aanmaken van het uitgaand document kan het proces indien gewenst nog verder gaan. Optioneel kunnen er nog extra stappen toegevoegd: - Goedkeuringsproces: Eén of meerdere collega s kunnen het uitgaand document controleren op juistheid; - Externe goedkeuring: Het document wordt uit het systeem gehaald (printen) en wordt na behandeling (ondertekening) opnieuw ingescand en toegevoegd; - Verzending: Er wordt een dienst opgegeven die instaat voor de verzending van het document. 2.4 De Contactenselectie Het is mogelijk om externe databanken met contactgegevens van zowel personen als bedrijven te koppelen. Zodoende kan deze contactinformatie gebruikt worden binnen Arco Mail Manager. Indien de gebruiker de contactgegevens aanpast in Post 6 zullen deze wijzigingen geen impact hebben op de originele externe databank. Uiteraard bestaat de mogelijkheid om binnen Arco Mail Manager contactinformatie manueel in te voeren en op te slaan in de interne databank 2.5 Gebruik van deadlines Deadlines kunnen ingesteld worden op acties. 7/10
Bij het verlopen van de ingestelde deadline, is het bijvoorbeeld mogelijk automatisch een mail te sturen. 2.6 Historiek Een permanent overzicht is beschikbaar m.b.t. dossierstatus, wijzigingen en betrokkenheden. 8/10
9/10
2.7 Zoekmogelijkheden Uitgebreide zoekmogelijkheden laten de gebruiker toe om een dossier of document snel terug te vinden. 10/10