De mobiele werknemer Mobiel werken in 2015-2020 Januari 2015, Rotterdam Officebooking 2015 1
De mobiele werknemer In 2020 werkt 60% van de Nederlandse werknemers niet meer op een vaste plek: een eigen werkplek, een vast kantoor of als eigen medewerker in loondienst. De sterke toename van tijd-, plaats én baas- onafhankelijk werken zorgt voor een veranderende behoefte in het zakelijke vastgoed beheer. Eigen vierkante kantoormeters krimpen en worden meer ondersteunend aan de activiteiten van werknemers: activiteiten gebaseerd werken doet definitief haar intrede. De mobiele werknemer kiest zijn eigen werkplek. Passend bij de werkzaamheden die hij gepland heeft om uit te voeren. Bijvoorbeeld een overleg met collega s, een training volgen of geconcentreerd doorwerken aan een rapport dat morgen af moet. Waarbij de werkplek bij voorkeur gemakkelijk te bereiken is of goed past bij de afspraken die ze toch al hadden op een andere locatie. Activiteiten gebaseerd werken wordt het ook wel genoemd. Je kiest een werkplek die je voorgenomen werk ondersteunt in bereikbaarheid, rust om je te kunnen concentreren of de gelegenheid om collega s te spreken. Om die toegenomen keuzevrijheid van medewerkers, vaak kenniswerkers, te ondersteunen, worden organisaties met vele uitdagingen geconfronteerd, zoals: Waar zijn mijn werknemers? Welke locaties of werkplekken zijn nodig? Hoe ga ik om met de kosten van flexibel werkplekgebruik? Hoe kan ik mijn werkplekbeheer flexibiliseren? Welke werkplekmix moet ik aanbieden? Wat vinden mijn medewerkers van het aanbod aan diverse werkplekken? Hoe ga ik om met mobiliteit en de kosten daarvan? Hoe meet ik de bijdrage van mijn werplekmix aan efficiency, flexibiliteit, duurzaamheid of werknemertevredenheid? Die toegenomen eigen keuze van kenniswerker vraagt van organisaties om een andere benadering van mobiliteit, vastgoedbeheer, IT services en personeelsbeleid. Officebooking 2015 2
Opkomst van de werkplek consument Onderzoek 1 voorspelt dat het aantal mobiel werkende werknemers in 2015 omstreeks 1,5 miljard zal bedragen. Herkomst van deze sterk groeiende groep mobiele werknemers bestaat hoofdzakelijk uit medewerkers die op een vaste kantoorlocatie werkten maar op meerdere 60 minuten locaties is gaan werken. Bijvoorbeeld omdat het beschikbaar komen van een digitale werkomgeving dat mogelijk maakt. Daarnaast is er een aanzienlijke groep buitendienst medewerkers die tijdelijke kantoorruimte gebruikt. 15 minuten Als medewerkers de ruimte krijgen zelf een werkplek te zoeken dan zijn er hoofdzakelijk vier types locaties waaruit ze kunnen kiezen: Hoofdkantoor of eigen locaties; 5 minuten Thuiskantoor; Flexkantoor of satelliet locatie Openbare werkplek (derde werkplek of deelplek). 0 minuten Elk type locatie heeft haar eigen kenmerken. Deze werknemers hebben in de regel nog geen volledig vrije keuze uit de vier type locaties waar zij kunnen werken, maar onder invloed van een aantal belangrijke maatschappelijke trends verwachten wij dat dit gaat veranderen. 2 Wij zien een aantal belangrijke mogelijkheden om op de gesignaleerde ontwikkelingen in te spelen bij het ontwikkelen van een oplossing om aan de veranderende eisen te voldoen: 1. Slimmer omgaan met flexibel werkplekgebruik voor de medewerker 2. Slimmer omgaan met het eigen aanbod van (werkplek- )locaties 3. Slimme informatiediensten die, door gebruikers gedreven, dynamische werkplek gebruik ondersteunen 1 Worldwide Mobile Worker Population 2011-2015 Forecast by IDC, dec. 2011, 2 ICT, Kennis en economie, CBS, 2013 Officebooking 2015 3
1. Slim omgaan met flexibele werkplekken Veel werkgevers bieden al de ruimte aan hun medewerkers om op andere tijden of andere locaties te werken. Naast de al brede adoptie is de intentie bij werkgevers aanwezig om op beide gebieden in de toekomst meer ruimte te gaan bieden. Er is nog veel weerstand in te overwinnen zoals de angst om de eigen werkplek, zichtbaarheid richting de leidinggevende en het contact met de collega s te verliezen 4. Het bevorderen van transparantie in beschikbare en gebruikte ruimte en het op nieuwe manieren faciliteren van de samenwerking en communicatie tussen werknemers, zijn belangrijke instrumenten om deze weerstanden te overwinnen. Uit recent onderzoek 3 blijkt dat de adoptie van tijd onafhankelijk werken elk jaar toe neemt. 68% van de werknemers beschikt over de mogelijkheid om zelf de werktijden te bepalen. Ook de mogelijkheid om zelf de werkplek te kiezen neemt toe, 61% van de werknemers werkt in beperkte mate of volledig plaats onafhankelijk. De meest gebruikte vormen van plaats onafhankelijk werken zijn incidenteel thuiswerken of op een andere locatie van de werkgever. 2. Slim omgaan met eigen locatie aanbod Werkgevers kunnen nog flink besparen op ruimtegebruik binnen de eigen locaties door de benutting van werkplekken verder te verbeteren. Op basis van verschillen in kosten tussen verschillende typen werkpleklocaties is het samenstellen van een mix aan verschillende soorten interne en externe werklocaties voor de werknemers een uitstekend idee! 3 Spitsmijden in de trein: Werkgeversonderzoek, TNO september 2013 4 De staat van het nieuwe werken: Resultaten van de nationale HNW barometer 013, Rotterdam School of Management, januari 2014 Officebooking 2015 4
Daarnaast kan door invoering van Het nieuwe werken in combinatie met innovatieve werkplek beheerssystemen een betere afstemming worden gerealiseerd tussen werkplek benutting en de aard van het werk. Ook andere doelen staan voor corporate real estate inmiddels hoog op de agenda zoals verhoging van de productiviteit van het bedrijf door aandacht voor mensen, werkstijlen en transformatie van werkplekken 5. Dit vraagt wel om een radicaal ander beleid inzake bedrijfshuisvesting en werkplekgebruik en de inzet van efficiënte instrumenten om transformatie naar een gebruikersgedreven werkervaring mogelijk te maken. 3. Gebruik slimme ondersteunende informatiediensten Meer keuzevrijheid van de kenniswerker, meer verschillende typen locaties en een grotere diversiteit aan soorten werkplekken. Dit goed ondersteunen vraagt om bijpassende slimme informatiediensten. Zoals toegankelijke reserveringssystemen met een relevant en locatie afhankelijk werkplek aanbod. Zelf service registratie. De mogelijkheid ondersteunende diensten te selecteren zoals parkeerplaatsen of catering. De additionele administratieve lasten van zo n door de eindgebruiker gedreven keten weegt vaak zwaar op de bestaande organisatie en systemen. Het realiseren van te behalen voordelen uit het flexibel gebruiken van werkplekken wordt daardoor bemoeilijkt. Vervanging van alle bestaande systemen is vaak een te grote menu horde om te nemen. Door integratie met ons open informatiediensten platform is deze stap veel makkelijker en in een kort tijdsbestek, te maken. Officebooking werkt overal inchecken Slimmer plannen en gebruiken van de werkplek kan met Officebooking. Wij bieden gebruikers direct inzage in het aanbod beschikbare (vrije) werklocaties, zowel op uw eigen locaties als bij de ons aangesloten flexkantoren. We geven ook praktische informatie over de op de locatie beschikbare faciliteiten. Door real- time informatie te verstrekken over de beschikbaarheid van werkplekken kan een werknemer gemakkelijker een besluit nemen over de actuele beschikbaarheid favorieten 5 http://gcre.joneslanglasallesites.com/en Officebooking 2015 5
locatie waar hij gedurende de dag of tijdelijk gaat werken. Hiermee wordt besluitvorming om later of niet naar het eigen kantoor te reizen ondersteund. Via onze apps ondersteunen we one- click booking en check- in. Werkgevers hebben inzicht in het werkplekgebruik, de kosten en boekingen van zowel eigen werkplekken als bij externe locaties geplaatste reserveringen. U beschikt over de mogelijkheid om op locatieniveau uw werknemers toestemming te geven voor het gebruik van werkplekken. U ontvangt van ons maandelijks één factuur met een overzicht van de per werknemer gemaakte kosten. Dat werkt gemakkelijk! Verduurzaming en mobiliteit Door het terugbrengen van het aantal door werknemers afgelegde woon- werk kilometers kan een werkgever in potentie 20-40% besparen op de gemiddelde reiskosten per werknemer. Gecombineerd met de mogelijkheid om het aantal werkplekken terug te brengen met eveneens zo n 20% levert dat een besparing op van 12% op de totale extra kosten per werknemer waaronder huisvesting, mobiliteit en ict. Naast kostenbesparing draagt u in concrete mate bij aan de realisatie van duurzaamheids- doelstellingen en beperking van fileleed: door slim te plannen staan uw medewerkers minder in de file! Officebooking verricht sinds 2012 onderzoek naar de effecten van flexibilisering van vastgoed in het kader van duurzaamheid. Als partner binnen verschillende regionale en landelijke mobiliteitsprogramma s hebben we veel resultaten geboekt in de bestrijding van filedruk met de inzet van flexibele werkplekken. Ons platform biedt de mogelijkheid om reisgedrag nauwkeurig in kaart te brengen en gedragswijziging te belonen. Nieuwsgierig geworden? Neem contact met ons op en maak vrijblijvend een afspraak voor een demonstratie of toelichting op onze diensten. Bezoekadres Officebooking b.v. Schiekade 189 unit 410 3013 BR Rotterdam Telefoon: 085-4014970 www.officebooking.net info@officebooking.net Postadres Officebooking b.v. Postbus 19103 3001 BC Rotterdam Officebooking 2015 6