E-invoicing* De markt en mogelijkheden van e-invoicing nader bekeken *connectedthinking
1 PricewaterhouseCoopers verleent sectorspecifieke diensten op de gebieden Assurance, Tax & HRS en Advisory. Ons doel is onze klanten te helpen slagvaardig te opereren. We zien onszelf daarbij niet alleen als dienstverlener, maar ook als business partner. We geven praktische adviezen, identificeren mogelijkheden en reiken vernieuwende oplossingen aan. Resultaatgericht en vaak vanuit een verrassend perspectief. In Nederland doen we dat met zo'n 4.900 collega's, wereldwijd met meer dan 155.000 mensen in 150 landen, op basis van ons gedachtegoed Connected Thinking. Dit doen we voor zowel grote nationale en internationale ondernemingen alsook voor overheden, not-for-profitorganisaties en private companies. 'PricewaterhouseCoopers' verwijst naar het netwerk van member firms die participeren in PricewaterhouseCoopers International Limited. Iedere member firm is een afzonderlijke en onafhankelijke juridische entiteit.
Inhoud Voorwoord 5 E-invoicing 6 Team 41 E-invoicing 3
Voorwoord De markt voor e-invoicing ontwikkelt zich in snel tempo. Er zijn veel aanbieders in Europa die zich op deze groeiende markt richten en zij bieden voor e-invoicing verschillende oplossingen aan. PricewaterhouseCoopers (PwC) wordt als één van Nederlands grootste financiële dienstverleners regelmatig door bedrijven om advies gevraagd ten aanzien van e-invoicing bij zowel Assurance, Tax als Advisory-vraagstukken. Door ons brede nationale en internationale netwerk kunnen wij steunen op een grote groep interdisciplinaire specialisten met uitgebreide kennis van e-invoicing ten aanzien van oplossingen, leveranciers, platforms, etc. In deze uitgave gaan wij kort in op de wijze waarop e-invoicing wordt toegepast, de huidige marktontwikkelingen en de voordelen van e-invoicing. Daarnaast worden in deze brochure een aantal aanbieders van diverse oplossingen voor e-invoicing in Nederland omschreven en toegelicht. E-invoicing 5
E-invoicing Algemeen Integrale ondersteuning van bedrijfsprocessen door de juiste systemen en applicaties leidt tot kostenreductie, foutvermindering en prestatieverbetering. Mede door veranderende wetgeving in Nederland komt nu het concept e-invoicing steeds vaker voor als speerpunt op de agenda van de financiële kolom. E-invoicing (of e-factureren) is het elektronisch verzenden en ontvangen van facturen tussen klanten en leveranciers. Het grote voordeel ervan is dat het menselijk handelen in het crediteuren- en debiteurenproces en de daarbij behorende fysieke papierstroom wordt vervangen door gezamenlijke afspraken die door systemen opgevolgd kunnen worden. Hierdoor kan sneller en efficiënter worden gewerkt, wat aanzienlijke kostenbesparingen met zich meebrengt. Ontwikkelingen in de markt In februari 2009 is de Nederlandse wetgeving met betrekking tot e-invoicing gewijzigd. De elektronische factuur is nu wettelijk gelijkgesteld met de papieren factuur. Staatssecretaris De Jager van Financiën en de belastingdienst hebben hiermee in Nederland groen licht gegeven voor het versturen van facturen via e-mail. Voor het bedrijfsleven betekent dit een grote vereenvoudiging. Voorheen moest een elektronische factuur aan allerlei voorwaarden voldoen. Zo moest het document beveiligd zijn en was er een geavanceerde elektronische handtekening vereist. De situatie in Europa is zodanig dat per land de fiscale wetgeving en richtlijnen nog sterk verschillen. De Europese Commissie houdt zich op dit moment bezig met richtlijnen voor verdergaande vereenvoudiging, modernisering en harmonisatie van de fiscale wetgeving rondom (elektronische) facturatie en archivering. Position in relation to e-invoicing Don t know Other We have not yet fully considered electronic invoicing We have decided not to implement electronic invoicing We plan to start implementation in the next 12 months We are in the process of implementing electronic invoicing We already operate electronic invoicing with our suppliers We already operate electronic invoicing with intercompany invoices We already operate electronic invoicing with our customers 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Figuur 1: Positie van Europese bedrijven ten aanzien van e-invoicing Bron: Final First Report Phase 1 van de EU Commissie, studie TAXUD/2007/AO-009. In Nederland wil het ministerie van Economische Zaken bedrijven stimuleren om steeds meer facturen elektronisch te versturen en heeft daarom het actieplan Elektronisch Factureren geïnitieerd. Om het goede voorbeeld te geven heeft het ministerie in een convenant vastgelegd dat in 2010 10% van de door de overheid ontvangen facturen elektronisch moet worden verwerkt. Voor 2014 is dit percentage zelfs gesteld op 80%. 6 PricewaterhouseCoopers
Benefits of e-invoicing and e-archiving Don t know Other In tune with supplier preferences In tune with customer preferences Less costumer/supplier disputes Faster costumer payments Increased effiency Cost reduction 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Figuur 2: Voordelen van e-invoicing bij Europese bedrijven Bron: "Final First Report Phase 1" van de EU Commissie, studie TAXUD/2007/AO-009. Waarom e-invoicing? Wanneer zou een bedrijf over moeten gaan op e-invoicing? En wanneer is het rendabel? Met e-invoicing zijn voor bedrijven een groot aantal voordelen te behalen, zoals; 1. De facturatiecyclus is korter door de automatische en snelle elektronische documentenstromen. De facturen kunnen (deels) automatisch verwerkt worden in het boekhoudpakket of ERP-systeem. 2. Door elektronische facturatie wordt er significant op papier (en dus kosten) bespaard. 3. Het elektronisch versturen van facturen bespaart papier en is daarom goed voor het milieu. 4. E-invoicing vermijdt tijdrovende handmatige activiteiten en verkleint daarmee de kans op fouten. Bij een grote hoeveelheid facturen van lage bedragen springen de voordelen voor een e-invoicing implementatie extra in het oog. Dit komt doordat de behandelingskosten per factuur in dit geval relatief hoog zijn ten opzichte van factuurbedragen. Uiteraard vergt de implementatie van een e-invoicing oplossing ook een investering. Hierbij is het van belang om vooraf eerst een goede business case op te stellen en daarbij zowel de financiële als niet-financiële aspecten in overweging te nemen. Op basis van de business case kan het bedrijf een goed onderbouwd besluit nemen om vervolgens over te gaan tot het ontwerp van de oplossing en de daadwerkelijke implementatie. Wat zijn huidige barrières voor bedrijven om over te gaan tot E-invoicing? Barriers to e-invoicing and e-archiving Don't know Other Reliability of the system Regulation/legislation/dealing with tax authorities Supplier compatibility/readiness Customer compatibility/readiness Readiness/compatibility of internal systems Concerns over return on investment Expensive/high investment required Complexity 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Figuur 3: Barrières voor e-invoicing onder Europese bedrijven Bron: Final First Report Phase 1 van de EU Commissie, studie TAXUD/2007/AO-009. Barrière 1: Bereidheid en gereedheid van leveranciers en/of klanten Als bedrijven over willen stappen op elektronische facturatie is het van belang dat de leveranciers en/of klanten bereid zijn om dezelfde stap te maken. Hierbij is het van belang om het voordeel voor beide partijen duidelijk te maken. De business case kan hierbij een rol spelen. Afhankelijk van de relatie kan een van de partijen gedwongen worden om voortaan elektronische facturen te verzenden. Het is echter de vraag of dit de juiste manier is. Beter is het om in een dialoog te treden met de klant/leverancier en gezamenlijk te kijken wat zijn wensen en mogelijkheden zijn. Vaak geldt hoe belangrijker de klant/leverancier voor het bedrijf, hoe meer aandacht er besteed zou moeten worden aan de leverancier. E-invoicing 7
Een optie is om tussenoplossingen te definiëren en te realiseren. Door leveranciers/klanten actief op de hoogte te houden van de doelstellingen en vorderingen van het project kun je de bereidwilligheid verhogen. Eventueel is het een optie om trainingssessies te houden bij de leverancier/klant die de facturen moet ontvangen en verwerken. Door de bereidwilligheid te vergroten, is de kans van slagen van een succesvolle e-invoicing implementatie en het aanhaken van meerdere leveranciers/ klanten een stuk groter. Barrière 2: Betrouwbaarheid en compatibiliteit van huidige interne systemen en processen Het kan voorkomen dat de e-invoicing oplossing niet aansluit op de huidige interne systemen en processen. Dit kan problemen opleveren. Voordat de e-invoicing oplossing live gaat, is het verstandig deze uitvoerig te testen. Tijdens de testperiodes kunnen veel problemen vroegtijdig geïdentificeerd en verholpen worden. Barrière 3: Wet- en regelgeving De wet- en regelgeving in Europa inzake de facturatie, administratie en archiveringsvereisten wordt door veel bedrijven als een barrière gezien voor een succesvolle e-invoicing implementatie. Dit komt omdat de huidige Europese wet- en regelgeving in de verschillende lidstaten veelal anders wordt uitgelegd.daarnaast is er de mogelijkheid voor lidstaten om additionele vereisten neer te leggen. Dit heeft juridische onzekerheid tot gevolg en kan leiden tot onnodig hoge kosten. Hierdoor is het niet eenvoudig om een oplossing te realiseren die toepasbaar is voor heel Europa. Het goed in kaart brengen van de vereisten van de targetlanden en de uiteindelijke oplossing afstemmen met de lokale fiscus biedt vaak uitkomst. Met de komst van SEPA en zodra het nieuwe voorstel van de Europese Commissie wordt aangenomen, zal dit punt in de nabije toekomst vergemakkelijkt worden. Het is belangrijk op de hoogte te zijn van de wet- en regelgeving en de kennis up-to-date te houden om te voorkomen dat u onnodige risico s loopt of beveiligingsmaatregelen aanschaft die overbodig zijn of niet meer voldoen. Barriere 4: Mogelijkheden in huidige systemen en hoge investeringen Een bedrijf kan kiezen tussen een geïntegreerde oplossing, een externe oplossing of een hybride oplossing die ertussenin zit. Alle keuzemogelijkheden hebben hun voor- en nadelen. Het is belangrijk om eerst de huidige en gewenste situatie in kaart te brengen. Op basis hiervan kan men de mogelijke oplossingen en gerelateerde voor- en nadelen identificeren. Vervolgens kan het bedrijf op basis van de business case een gefundeerde beslissing nemen over de ideale oplossing. In de business case zullen ook de investeringen naar voren komen. De hoogte van de investeringen zal afhankelijk zijn van de gekozen oplossing. Een kosten/baten analyse geeft inzicht in het tijdspad wanneer de investeringskosten terugverdiend zijn door de besparingen die e-invoicing met zich mee brengt. De markt voor E-invoicing Risky Strong Bets Contenders Performers Strong Ariba JPMorgan Xign Current offering Weak Weak JTradeCard Oracle EBS PowerTrack Bottomline Technologies Strategy Leaders Basware 170 Systems* PeopleSoft OB10 American Express * 170 Systems is shown here based on its own products score plus the capabilities of other products such as OB10 and Kofax, that it resells. Strong Figuur 4: De Amerikaanse markt voor e-invoicing Bron: Forrester Wave: AP-EIPP, Q2 08 by Duncan Jones. Market presence Full vendor participation Inc participation 8 PricewaterhouseCoopers
Hoe ziet de markt eruit? Volgens een studie van de European Banking Associations (EBA) en Innopay worden in Europa jaarlijks ongeveer 30 miljard facturen verstuurd, waarvan de overgrote meerderheid papieren facturen zijn. In Nederland worden jaarlijks zo n 1,2 miljard facturen verstuurd, waarvan ongeveer 3% elektronisch wordt verstuurd. De perceptie is dat na de publicatie van het nieuwe besluit van de Staatssecretaris de adoptie van e-invoicing in Nederland in een stroomversnelling zal komen. De doelstelling van de overheid om per 2010 10% van al haar inkomende facturen elektronisch te ontvangen zal ook voor een stimulans zorgen in de Nederlandse e-invoicing markt. Verschillende vormen van e-invoicing Wanneer het bedrijf over wil stappen op e-invoicing staat het voor verschillende keuzes. Hierbij kan het bedrijf aansluiting zoeken bij de bestaande processen en systemen of kiezen voor een nieuwe oplossing. Het is belangrijk om in de oriëntatiefase veel informatie op te vragen en te praten met experts. Ook het opzetten van een business case kan helpen als onderbouwing van de besluitvorming. Eén van de keuzes is de scope: de ontvangen facturen; de uitgaande facturen of het hele facturatieproces? Zo bestaan er het seller direct, buyer direct en consolidator model. In de eerste twee modellen wordt er gekozen voor een geïntegreerde e-invoicing oplossing waarbij het bedrijf respectievelijk elektronische facturen stuurt aan haar cliënten of ontvangt. Bij het derde model wordt er een platform tussengezet waarop meerdere verkopers en afnemers zijn aangesloten. In Europa zijn ongeveer 350 aanbieders van e-invoicing oplossingen. In de grafiek van Forrester is te zien dat in de VS Basware, Oracle en OB10 tot de leiders en sterke spelers behoren. Een greep uit de verscheidenheid van aanbieders in Nederland is in deze brochure opgenomen. Opbouw onderzoek Op basis van onze kennis van de e-invoicing markt heeft het onderzoeksteam van PwC een willekeurige selectie gemaakt van een aantal marktpartijen. De doelstelling hierbij was om een mooie afspiegeling te geven van de mogelijkheden in de Nederlandse e-invoicing markt. Een compleet overzicht is dit onderzoek zeer zeker niet. Na de selectie heeft het team contact gezocht met de aanbieders. De aanbieders hebben een gedetailleerde presentatie gegeven van hun e-invoicing oplossing. Aan de hand van een van te voren opgestelde vragenlijst heeft het onderzoeksteam additionele vragen gesteld. Na de presentatie en het interview heeft het team de specifieke aanbiederpagina uitgewerkt. Het team heeft hierbij het perspectief van de klant ingenomen en gekeken naar de aanwezigheid, compatibiliteit en gebruikersvriendelijkheid van de processen. De uitwerkingen zijn afgestemd met de aanbieder. Hierbij is gelet op correctheid en volledigheid van de beschrijvingen. De e-invoicing markt is sterk in ontwikkeling en daarin spelen verschillende stakeholders een rol. Aan de vele druk bezochte seminars en congressen valt af te lezen dat e-invoicing steeds hoger op de agenda staat van bedrijven, zowel als klant en als aanbieder. Verscheidenheid aan aanbieders Aanbieders van oplossingen voor verzending en verwerking van elektronische facturen hebben verschillende invalshoeken. Door de snel groeiende e-invoicing markt komen er steeds meer aanbieders die hun kernactiviteiten in de aan e-invoicing gerelateerde markten hebben liggen. Zo zijn er bijvoorbeeld de stromen vanuit de hardware markt, de software markt, de printmarkt, de logistieke markt, de postmarkt, etc. Sommige aanbieders leggen hun focus op e-invoicing en e-procurement, anderen bieden e-invoicing aan als additionele dienst bij hun business propositie. E-invoicing 9
Accounting Plaza verzorgt, optimaliseert en flexibiliseert de HR & Finance backoffice processen van haar klanten. In 2000 ontstaan, is Accounting Plaza inmiddels uitgegroeid tot het grootste zelfstandige financial shared service centre van Nederland. Accounting Plaza heeft in totaal ongeveer 700 werknemers verspreid over diverse locaties in binnen- en buitenland. Adresgegevens Accounting Plaza Printerweg 10 3821 AD Amersfoort Tel: (033) 454 05 00 www.accounting-plaza.nl www.clearbizz.nl Contactpersonen De heer B. Beltman clearing@accounting-plaza.nl Het product voor e-invoicing Accounting Plaza biedt haar elektronische services aan via het Clearing Centre van ClearBIZZ (waar Accounting Plaza licentiehouder van is). Deze samenwerking is in 2007 tot stand gekomen. De service voor e-invoicing biedt klanten de mogelijkheid om elektronische facturen te versturen (elektronisch factureren) en te ontvangen (automatische factuurverwerking). Ook is het opbouwen van een digitaal archief onderdeel van de service. Het platform biedt een end-to-end oplossing waarbij het zogenaamde any-to-any format wordt ondersteund. Vanuit het platform worden de volgende diensten aangeboden: elektronisch factureren voor de business-to-business en de business-to-consumer markt; automatische factuurverwerking voor inkomende facturenstroom; aanvullende diensten, zoals systeemonafhankelijke digitale loonstrookpresentatie en -archivering. De focus ligt op de B2B-sector. In totaal verwerkt Accounting Plaza zo n 9 miljoen facturen per jaar. Een groot deel hiervan is al elektronisch en wordt gedeeltelijk ook via EDI ontvangen of verstuurd. Releasebeleid Accounting Plaza volgt de innovaties van ClearBIZZ. ClearBIZZ heeft een innovatieplan tot 2015. Dit zal afhankelijk van de marktontwikkelingen worden aangepast en bijgestuurd. Updates van functionaliteiten vinden op een continue basis plaats en komen ter beschikking van alle aangesloten gebruikers. Installatie, configuratie en hardwarevereisten Accounting Plaza biedt de e-invoicing oplossing aan als een service (SAAS). Dit betekent ondermeer geen hardware en beheer op de locatie van de klant. De meeste boekhoud- en ERP-pakketten zijn eenvoudig te koppelen waardoor de klant snel kan overgaan tot elektronische factuurverwerking of verzending. Support Accounting Plaza heeft een eigen Customer Care Centre voor haar klanten. Het Customer Care Centre biedt een eerste- en tweedelijns support. Als groot financieel shared service centre heeft Accounting Plaza kennis van financiële administraties, boekhoud- en ERP-pakketten zelf in huis. Overige producten en nieuwe ontwikkelingen Accounting Plaza biedt dienstverlening op het gebied van outsourcing en aan financiële en HR-administraties gerelateerde dienstverlening. Accounting Plaza biedt haar e-invoicing diensten aan vanuit een Business Process Outsourcing (BPO) perspectief. Via het Clearing Centre van ClearBIZZ kunnen ook loonstroken verstuurd en gearchiveerd worden. In combinatie met enkele partners biedt Accounting Plaza onder andere ook diensten als creditmanagement, workflow en ordermatching aan. Integratiemogelijkheden Het platform heeft koppelingen met 15 ERP-pakketten en 350 boekhoudpakketten. 10 PricewaterhouseCoopers
Certificeringen Het platform voor elektronische diensten heeft een ISO-normering, SAS70 en is SOX compliant. Belastingtechnische aspecten bij e-invoicing Voor haar compliance in diverse landen maakt Accounting Plaza gebruik van een advieskantoor. Voor de inhoud van de factuur voert het bedrijf standaard checks en controles uit. Hierbij wordt gekeken naar de aanwezigheid van bepaalde vereisten op de factuur en niet naar de correctheid. Waarborging broncode De broncode wordt geborgd door middel van een escrow bij een derde partij. Gebruikersgroep Accounting Plaza heeft interne werkgroepen die de functionaliteit en de klantvriendelijkheid van de systemen toetst. Kosten Op basis van een vooraf overeengekomen SLA wordt er een vast bedrag voor de koppeling en een variabel bedrag voor de service gevraagd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een transactieprijs, die afhankelijk is van het volume van de klant. Marktsegmenten en referenties Accounting Plaza heeft een groot marktaandeel in de retailsector en is verder actief in de zorgsector, dienstverlening en industrie. Referenties van Accounting Plaza zijn onder andere: Ahold en haar dochtermaatschappijen, Prenatal, Leids Universitair Medisch Centrum. Samenwerkingsverbanden Accounting Plaza heeft een breed partnernetwerk met toonaangevende bedrijven om haar dienstverlening op diverse vlakken te vergroten. Implementatiemodel Een koppeling met het platform verloopt snel en eenvoudig. Eigen systemen hoeven niet aangepast te worden en door middel van één koppeling zijn alle reeds aangesloten bedrijven te bereiken. Wanneer de klant zijn systemen verandert, is alleen een nieuwe koppeling voldoende om de dienstverlening te kunnen voortzetten. Onderscheidend vermogen Accounting Plaza onderscheidt zich in de markt als BPO-specialist. Het bedrijf kan de gehele financiële administratie uit handen nemen van haar klanten. Binnen de e-invoicing sector maakt deze Business Process Outsourcing propositie haar uniek. De e-invoicing propositie is namelijk slechts een klein deel van de diensten die Accounting Plaza aanbiedt om de hele keten te kunnen optimaliseren. E-invoicing 11
Stap 1: Intake / Contract / Order Niet aanwezig Deze stap is niet aanwezig. Stap 2: Orderverwerking Niet aanwezig Orderverwerking is niet aanwezig. Stap 3: Verzamelen gegevens Aanwezig Afhankelijk van de gekozen oplossing is dit aanwezig. Stap 4: Opstellen factuur Aanwezig De leverancier verstuurt de factuur vanuit de bestaande billing systemen naar Accounting Plaza die deze via UBL omzet naar het format dat met de afnemer afgesproken is. Stap 5: Verzenden factuur Aanwezig De leverancier verstuurt de factuur vanuit de bestaande billing systemen naar Accounting Plaza die deze via UBL omzet naar het format dat met de afnemer afgesproken is. Stap 6: Debiteurenbeheer Optioneel In samenwerking met andere partijen biedt Accounting Plaza haar klanten de mogelijkheid tot debiteurenbeheer. Stap 7: Verwerken ontvangsten Niet aanwezig Het verwerken van ontvangsten is niet aanwezig. Stap 8: Archiveren Aanwezig Accounting Plaza biedt de mogelijkheid tot (elektronische) archivering. Stap 9: Rapporteren Aanwezig De klant kan inloggen op een dashboard waaruit diverse management rapportages gedraaid kunnen worden. Tevens zijn er via het dashboard controle- en informatiemanagementmogelijkheden. 12 PricewaterhouseCoopers
Anachron is opgericht in 1999 en is specialist op het gebied van elektronisch presenteren en archiveren van facturen. Anachron heeft 39 werknemers in dienst, waarvan het merendeel werkzaam is op het hoofdkantoor in Amsterdam. Anachron focust zich met name op de B2B-markt. Adresgegevens Joop Geesinkweg 310 1096 AW Amsterdam Tel: + 31 (0)20 531 39 00 www.anachron.com Contactpersoon De heer F. Hoekstra info@anachron.com Het product voor e-invoicing Anachron levert end-to-end oplossingen voor zowel de inkomende als de uitgaande factuurstroom. Hierbij maakt Anachron voornamelijk gebruik van het Direct Biller model en het Consolidator model. Het Direct Biller model houdt in dat een verzender facturen uitstuurt naar meerdere ontvangers. In de look and feel van de verzender wordt de e-invoicing portal via het internet beschikbaar gemaakt voor verzender en ontvanger. Het Consolidator model houdt in dat meerdere verzenders en meerdere ontvangers facturen via een generiek e-invoicing platform kunnen uitwisselen. Het Consolidator model heeft standaard functionaliteiten voor de verzenders en ontvangers. Anachron kan alle formaten aan en deze omzetten naar ieder ander format ( any-to-any- format ). De oplossingen van Anachron zijn 100% papierloos. Scanning of printoplossingen worden alleen als transitie gezien. Anachron signeert elk factuurdocument met de geavanceerde digitale handtekening die, indien vereist, is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat. Releasebeleid Anachron voert maandelijks een update naar haar klanten uit. Dit kan verschillen van een geheel nieuwe versie tot patches. In de updates worden ook nieuwe functionaliteiten aangekondigd. Installatie, configuratie en hardwarevereisten Het enige dat Anachron van haar klanten verlangt, is om een workshop in te plannen. Tijdens deze workshop worden de functionaliteiten bepaald. Op deze manier kan Anachron de sleutelelementen bepalen van de factuurdata. Nadat de optimale set-up is gekozen, implementeert Anachron haar oplossing ( Direct Biller ) of koppelt zij de klant aan de hub ( Consolidator ). Over het algemeen maakt Anachron gebruik van een standaard oplossing, die tailor-made kan worden gemaakt. Zo heeft de klant de mogelijkheid om haar eigen 'look and feel' en gewenste functionaliteiten aan de e-invoicing portal te geven. Nieuwe cliënten hebben het 'Direct Biller' model live in 3 maanden in verband met de implementatie. Het Consolidator model kan in één dag live zijn (tekenen contract en creëren account). Anachron heeft verschillende standaard koppelingen met boekhoudpakketten en ERP/softwarepakketten. Het aantal koppelingen neemt momenteel snel toe. Support Anachron verleent haar klanten een support/helpdeskfunctie zowel per e-mail als telefonisch. De supportafdeling is meertalig. Hierbij opereert Anachron als een tweedelijnssupport. De eerste lijn is de helpdesk bij de klant. Als er een vraag per e-mail of per telefoon binnenkomt, probeert eerst de helpdesk de vraag op te lossen. Indien dit niet lukt, wordt de vraag doorverwezen naar Anachron. Anachron traint de helpdesk van de klant, zodat deze de e-invoicing oplossing op een goed niveau begrijpt en probleemoplossend kan fungeren. Anachron ondersteunt haar klanten in het onboarden van ontvangers en verzenders. Anachron heeft een dedicated sales team, welke het on boarding proces van haar klanten kan overnemen dan wel ondersteunen. E-invoicing 13
Overige producten en nieuwe ontwikkelingen Naast facturen kunnen ook andere documenten via een end-to-end oplossing gepresenteerd worden. Diensten die Anachron ook aanbiedt, zijn: het online presenteren en archiveren van loonstroken, contracten, aanmaningen en (verzekerings)polissen. Anachron biedt daarnaast diverse AddOn's aan die het totale factuurproces optimaliseren. Zo is Anachron in staat om diverse betaalmethoden te koppelen aan de e-invoicing portal waarin de facturen worden gepresenteerd. Anachron ondersteunt online betaaltoepassingen als IDEAL, Digitale Nota, Credit Card via de diverse Payment Service Providers. Daarnaast ondersteunt Anachron print & mail distributie door heel Europa. Anachron maakt een kopie van de papieren factuur beschikbaar in het online factuurarchief van de verzender. Integratiemogelijkheden Anachron biedt standaardkoppelingen voor het versturen en ontvangen van factuurdata vanuit diverse boekhoud, ERP en softwarepakketten aan. Daarnaast heeft het Anachron e-invoicing platform connecties met internationale e-invoicing netwerken. Deze multi-channel benadering maakt het voor de verzender mogelijk om, via Anachron, de factuurdata aan te leveren op het platform of netwerk waarop de ontvanger is aangesloten. Certificeringen Anachron is in de laatste fase van het verkrijgen van de ISO 9001, ISO 27001 en SAS 70-certificering. Belastingtechnische aspecten bij e-invoicing De fiscale en juridische vraagstukken die e-invoicing en e-archiving met zich meebrengt, zijn afgedekt door Anachron. Dit geldt zowel voor de nationale als internationale wetgeving. Een voorbeeld hiervan is de noodzakelijke software die in Nederland beschikbaar is voor de gekwalificeerde handtekeningen in Duitsland. Waarborging broncode Alleen op specifiek verzoek wordt de broncode door middel van een escrow gewaarborgd. Hier wordt in de praktijk zelden om gevraagd. Gebruikersgroep Anachron wisselt actief ervaringen uit met haar klanten, partners en leveranciers van boekhoud, ERP en softwarepakketten om zo haar dienstverlening te kunnen verbeteren en optimaliseren. Implementatiemodel Implementaties worden door Anachron zelf uitgevoerd en de duur daarvan verschilt per situatie. Implementatie van het Direct Biller model kan 3 maanden duren in verband met de implementatie en uitrol naar verschillende landen, terwijl het Consolidator model slechts een dag nodig heeft. Hierbij is slechts het tekenen van het contract en het creëren van een account vereist. Onderscheidend vermogen Anachron biedt als ASP haar klanten end-to-end oplossingen en optimaliseert de uitgaande en inkomende factuurstroom en het verwerkingsproces van de klant. Daarnaast is het uniek dat Anachron dispuutmanagement kan aanbieden op factuurregelniveau. De functionaliteit online dispuutafhandeling stelt de ontvanger in staat om online vragen te stellen over de factuur of een factuurregel. Het is ook mogelijk dat de ontvanger een bijlage toevoegt. Dit draagt bij aan een gestructureerde verwerking van klantvragen en een verkorting van de afhandelingtijd. De online dispuutfunctionaliteit kan geïntegreerd worden met Credit Management software. De oplossingen van Anachron zijn multilingual en multicurrency en worden in meer dan 70 landen gebruikt. Kosten Het kostenaspect van de Anachron dienstverlening bestaat zowel uit een vast bedrag voor de implementatie en koppeling als een variabel bedrag per factuur. Marktsegmenten en referenties Anachron focust zich op de B2B-markt. Hoewel het zich niet focust op bepaalde segmenten heeft zij een sterke vertegenwoordiging in de automotive sector. Met haar Consolidator model en de koppelingen met de diverse boekhoudsystemen richt zij zich ook op de MKB-markt. Enkele referenties van Anachron zijn ING, Eneco, Essent, Lyreco, LeasePlan en Athlon Car Lease. 14 PricewaterhouseCoopers
Samenwerkingsverbanden De key partner van Anachron is ING. Het belang van ING in Anachron is onlangs uitgebreid naar 30%. Anachron is de e-invoicing technology partner van ING. ING heeft e-invoicing opgenomen in haar nationale en internationale productenportfolio. Anachron heeft daarnaast selling partners in de UK, België en de Baltische Staten. E-invoicing 15
Stap 1: Intake / Contract / Order Aanwezig Anachron faciliteert het elektronisch versturen van een PO aan de leverancier. Daarnaast biedt Anachron de mogelijkheid om de factuurdata verstuurd aan de klant te controleren op PO nummer en andere validatiekenmerken. Stap 2: Orderverwerking Niet aanwezig Orderverwerking vindt plaats in het financiële systeem van de klant. Stap 3: Verzamelen gegevens Aanwezig Afhankelijk van de gekozen oplossing kan het zijn dat Anachron de gegevens verzamelt. Anachron kan de gegevens of bestanden (vb. PDF) verzamelen en consolideren tot een verzamelfactuur. Daarnaast is het mogelijk dat Anachron naast de factuurdata, data over het verbruik van de services of producten koppelt aan de factuur. Hierdoor kan de klant analyses en rapportages genereren. Stap 4: Opstellen factuur Aanwezig De factuur wordt in het facturatiesysteem van de klant aangemaakt. De klant verstuurt de factuurdata via een beveiligde verbinding naar het Anachron e-invoicing platform. Anachron verzorgt de factuuropmaak voor haar klanten. Stap 5: Verzenden factuur Aanwezig De factuur wordt binnen de e-invoicing portal gepresenteerd en gearchiveerd. De ontvanger ontvangt een notificatie e-mail waarin de ontvangst van de nieuwe factuur wordt aangekondigd. De ontvanger kan met de notificatie e-mail een factuurbestand voor autorisatie of directe verwerking mee laten sturen. Afhankelijk van de gekozen oplossing en de overeenkomst met de verzender kan vrijwel elk downloadformaat beschikbaar worden gemaakt aan de ontvanger. Anachron kan daarnaast de factuurdata via een directe beveiligde verbinding beschikbaar stellen aan de ontvanger. De ontvanger kan hierdoor de factuurdata direct verwerken in haar business applicatie. Stap 6: Debiteurenbeheer Optioneel Door samenwerking met enkele marktpartijen kan er een incasso- en debiteurenbeheer plaatsvinden. Stap 7: Verwerken ontvangsten Aanwezig Ontvangsten kunnen ook geregistreerd worden door Anachron. In bepaalde communities vindt er matching van ontvangsten en facturen plaats. Een voorbeeld van een community die door Anachron ondersteund wordt, is het ROB platform. Stap 8: Archiveren Aanwezig Klanten van Anachron hebben de beschikking over een online factuurarchief voor de volledige 7 jaar of langer indien vereist. Het archief is altijd beschikbaar. Binnen het archief kunnen zoekopdrachten uitgevoerd worden. Deze zoekresultaten zijn realtime opvraagbaar en in verschillende formaten te downloaden. Stap 9: Rapporteren Aanwezig Anachron biedt standaard rapportagefunctionaliteiten aan, maar kan ook maatwerk leveren. Het is mogelijk om klantinformatie te koppelen aan de factuurdata. Hierdoor kan de ontvanger uitgebreide rapportages genereren en analyses maken. Voorbeelden zijn bijvoorbeeld Caller Details (Telco) en Smart Metering (Energy). Rapportages kunnen variëren van high-level tot heel gedetailleerd. 16 PricewaterhouseCoopers
B2BOOST is opgericht in 2000 en biedt een oplossing voor het proces van zowel inkomende als uitgaande facturatie, genaamd InvoiceGate. B2BOOST maakt gebruik van een platform dat wordt gehost vanuit België. Adresgegevens B2BOOST S.A. Chée de Waterloo, 1453 B - 1180 Brussels Tel: +32 (0)2 629 60 00 www.b2boost.com www.invoicegate.com Contactpersoon De heer G. Collet info@b2boost.com Het product voor e-invoicing B2BOOST biedt haar klanten een totaaloplossing voor zowel inkomende als uitgaande facturen: InvoiceGate. Samen met de klant worden de gewenste opties geselecteerd. Deze kunnen variëren van een zeer uitgebreide e-invoicing en e-archiving oplossing tot een waardevolle aanvulling op bestaande systemen, activiteiten en processen. De oplossing is opgebouwd uit gestandaardiseerde modules die voor de klant op maat kunnen worden gemaakt. B2BOOST maakt hierbij gebruik van een platform waarbij het een any-to-any format ondersteunt. Vanuit diverse billing en facturatiesystemen van de klant kunnen allerlei soorten formats naar het platform verstuurd worden. Afhankelijk van de eisen van de ontvanger wordt er afgesproken in welk format de factuur verstuurd wordt. In overleg met beide partijen kan B2BOOST ook de facturen archiveren. Op dit moment is de e-invoicing oplossing live in de Benelux, Duitsland, Groot-Brittannië, Spanje en Frankrijk. Binnenkort komen hier de Scandinavische landen bij. In 2007 heeft B2BOOST 600.000 transacties afgehandeld via haar platform. De focus ligt op de grotere bedrijven, maar het MKB kan ook aan het platform gekoppeld worden dankzij de webbased oplossing met een downloadbare virtuele printer en webservice. Releasebeleid B2BOOST verspreidt elk jaar twee nieuwe versies van haar software. Deze is grotendeels afhankelijk van de vereisten van de bestaande en de nieuwe klanten. Updates van functionaliteiten vinden op een continue basis plaats en komen ter beschikking van alle aangesloten gebruikers. Installatie, configuratie en hardwarevereisten Over het algemeen hoeft de klant niets te veranderen of te installeren om gebruik te kunnen maken van de oplossing van B2BOOST. In sommige gevallen kan het noodzakelijk zijn om een kleine applicatie te installeren op de systemen van de klant voor het beveiligd versturen of ontvangen van factuurinformatie. De klant kan hiervoor een bestand downloaden dat zichzelf installeert. Enige vereiste voor de klant is het hebben van een internetverbinding. Binnen 24 uur wordt de klant gekoppeld aan het platform van B2BOOST. De klant stuurt zijn factuur of factuurdata naar B2BOOST, die deze dematerialiseert en omvormt tot het format dat met de ontvanger is overeengekomen. B2BOOST maakt gebruik van gekwalificeerde handtekeningen en EDI. Daarnaast presenteert zij ook facturen op een webportal. Support B2BOOST biedt een helpdesk aan aan haar klanten en de gebruikers van het platform. Veel verloopt via de portal, waar ook een Frequently Asked Questions (FAQ) sectie is, maar er is ook een supportteam ter beschikking. Voor ondersteuning treedt B2BOOST op als tweede- of derdelijnsupport. In de gaming sector treedt zij ook vaak op als eerstelijnsupport, waarbij zij actief problemen identificeert en oplost. Overige producten en nieuwe ontwikkelingen B2BOOST is oorspronkelijk afkomstig uit de gaming industrie, waar hun ontwikkeling begon met het opzetten en hosten van een online gaming transactieplatform. Hierop biedt zij ook een community aan waar de gameverkopers, leveranciers en distributeurs onderling elektronische documenten kunnen uitwisselen. Leveranciers en aankopers kunnen bijvoorbeeld elektronische orders, prijslijsten, special offers, bestellinginformatie en andere documenten uitwisselen. Het doel is om in de gaming industrie de E-invoicing 17
complete waardeketen te automatiseren. Op dit moment wordt 80% van de Europese distributie van videogames door B2BOOST behandeld. Vanuit die expertise heeft zij ook haar e-invoicing en e-archiving oplossing ontwikkeld. Voor geïnteresseerde klanten biedt zij een gefundeerde excel based business case aan waarop men kan zien op welke manier e-invoicing en e-archiving interessant zijn. Nieuwe diensten die B2BOOST momenteel aan het testen is, zijn onder andere dispuutmanagement, creditmanagement en de status van betalingen. Integratiemogelijkheden Aangezien het B2BOOST-platform aansluit op bestaande billing- en facturatiesystemen en alle formats kan omzetten, is zij volledig op stand-alone basis te gebruiken. Certificeringen B2BOOST heeft geen certificeringen. Belastingtechnische aspecten bij e-invoicing B2BOOST maakt gebruik van gekwalificeerde handtekeningen. Voor haar compliance in de diverse landen maakt zij gebruik van een advieskantoor. Op de inhoud van de factuur worden controles uitgevoerd. Hierbij wordt gekeken naar de aanwezigheid en niet naar de correctheid van bepaalde vereisten. Waarborging broncode In overleg met de klant kan de broncode worden gewaarborgd door middel van een escrow. klant om een beveiligde lijn tussen B2BOOST en de klant op te zetten. De klant dient dan een bestand te downloaden dat zichzelf installeert. Onderscheidend vermogen Het onderscheidend vermogen van B2BOOST is de flexibiliteit in de aansluiting op de bestaande systemen van de klant. Omdat B2BOOST alle formats aankan, hoeft de klant in haar systemen niks te veranderen. Verder laat de expertise van B2BOOST ook toe om het interne facturatieproces verder te optimaliseren. Kosten De kosten voor het gebruik van de B2BOOST-0oplossing worden berekend op basis van het dataverkeer, de archivering en de gebruikte elektronische handtekeningen. Hierbij moet gedacht worden aan het aantal facturen dat verstuurd wordt. Verder wordt de implementatie (indien vereist), onderhoudsfee en een licentiefee voor het gebruik van de portal doorberekend. Marktsegmenten en referenties B2BOOST heeft een groot marktaandeel in de gaming sector, waaruit het oorspronkelijk gegroeid is. Referenties zijn onder andere: Electronic Arts (EA), British Telecom (BT), Intertoys, Carrefour, Bart Smit en Ubisoft. Samenwerkingsverbanden B2BOOST werkt samen met advieskantoren en een groot internationaal telecombedrijf. Gebruikersgroep B2BOOST communiceert actief met haar klanten om haar dienstverlening en de werking van het InvoiceGate platform te optimaliseren. Implementatiemodel Het is mogelijk om met de B2BOOST-oplossing binnen een dag live te zijn. Via haar webplatform InvoiceGate kan een nieuwe klant zich aanmelden. In principe kan B2BOOST alle bestaande output van de billingsystemen van de klant aan. Eventueel is een halfgeautomatiseerde installatie nodig bij de 18 PricewaterhouseCoopers
Stap 1: Intake / Contract / Order Niet aanwezig Op dit moment alleen aanwezig in de community van de video gaming industrie. Stap 2: Orderverwerking Niet aanwezig Op dit moment alleen aanwezig in de community van de video gaming industrie. Stap 3: Verzamelen gegevens Aanwezig De leverancier verstuurt de factuur vanuit de bestaande billing systemen naar b2boost die deze dematerialiseert en naar het format omzet die met de afnemer afgesproken is. Stap 4: Opstellen factuur Aanwezig De leverancier verstuurt de factuur vanuit de bestaande billing systemen naar b2boost die deze dematerialiseert en naar het format omzet die met de afnemer afgesproken is. Stap 5: Verzenden factuur Aanwezig De leverancier verstuurt de factuur vanuit de bestaande billing systemen naar b2boost die deze dematerialiseert en naar het format omzet die met de afnemer afgesproken is. Stap 6: Debiteurenbeheer Niet aanwezig In ontwikkeling. Stap 7: Verwerken ontvangsten Niet aanwezig Ontvangsten worden niet geregistreerd door b2boost. Stap 8: Archiveren Aanwezig B2boost biedt de leverancier en de afnemer de mogelijkheid voor elektronische archivering van de facturen. Stap 9: Rapporteren Aanwezig Een reportage mogelijkheid is aanwezig. Hierbij wordt met de klant bekeken wat interessante data is. Hierbij moet gedacht worden aan het aantal nieuwe accounts, nieuwe gebruikers en total views. Er wordt altijd een controle bestand naar de klant teruggestuurd. Daarnaast zijn er ook error reports en alarmeringsprocedures. E-invoicing 19
Basware Nederland is opgericht in 2000, terwijl het hoofdkantoor in Finland al vanaf 1985 actief is. Basware is een internationaal bedrijf met een eigen organisatie en partnernetwerk. De ontwikkeling van de Basware oplossingen is geheel in eigen handen. Adresgegevens Basware Corporation Joop Geesinkweg 701 1096 AZ Amsterdam Nederland Tel: (020) 850 80 20 www.basware.com Contactpersoon De heer P. Klaver info.nl@basware.com Het product voor e-invoicing Basware biedt oplossingen voor zowel het ontvangen en verwerken van inkomende als het versturen van uitgaande facturen. In 1985 is gestart met een oplossing voor het verwerken van inkomende facturen, om in 2002 uit te breiden met het aanbieden van een platform om facturen elektronisch te ontvangen en te versturen. Daarnaast biedt Basware modules om facturen automatisch to matchen met orders en contractverplichtingen. Releasebeleid Basware brengt jaarlijks een nieuwe versie uit van haar oplossing. Subreleases worden maximaal twee maal per jaar uitgebracht. Tot twee volledige versies terug biedt Basware ondersteuning. Installatie, configuratie en hardwarevereisten De Basware oplossing voor het elektronisch versturen en ontvangen van facturen is genaamd Basware Business Transactions en is een web-based SaaS-oplossing. Dit betekent dat deze oplossing gehost wordt door Basware zelf en dat klanten geen investeringen in IT-hardware en infrastructuur hoeven te doen. De oplossing voor interne factuurverwerking, Basware Invoice Processing, biedt Basware aan als in-house en als SaaS-oplossing. Support Basware biedt de mogelijkheid om tijdens kantooruren met het Europese support centre in Nederland contact op te nemen. Support wordt geleverd via telefoon, email en middels een supportsysteem. Support wordt ofwel remote vanaf het support centre geleverd ofwel uitgevoerd bij de klant zelf. Het Europese support centre bedient Nederland, Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk. Resellers beschikken daarnaast over een eigen support desk. Overige producten en nieuwe ontwikkelingen Naast e-facturatie biedt Basware software aan voor inkomende factuurverwerking en inkoopmanagement. Middels OCR (Optical Character Recognition) worden facturen gedigitaliseerd. Na digitalisering en goedkeuring worden de facturen gematcht met de inkooporders of contracten, indien de matching succesvol is kunnen ze direct worden betaald, de uitzonderingen worden ter goedkeuring rondgestuurd naar de betreffende budgethouders. Na goedkeuring worden de facturen vrijgegeven voor betaling vanuit het financiële of ERP-systeem. De facturen worden daarna gearchiveerd. Ook het gehele inkoopproces kan ondergebracht worden in Basware, vanaf het offertetraject en contractmanagement tot aan het ontvangen van de goederen. Basware werkt op dit moment aan een aantal ontwikkelingen: ontwikkelen online interfaces met o.a. MS Dynamics AX; uitbreiden functionaliteit Supplier Portal; verdere ontwikkeling sourcing en contractmanagement functionaliteit; uitbreiden partnerships met andere e-invoice platformen. Integratiemogelijkheden Basware heeft met zijn oplossing integratiemogelijkheden met zowel financiële als ERP-systemen. Basware heeft inmiddels koppelingen ontwikkeld met meer dan 200 financiële en ERP-systemen. Daarbij zijn er gecertificeerde koppelingen met o.a. SAP en Oracle. De integratie met ERP is online gerealiseerd, in tegenstelling tot batchverwerking. 20 PricewaterhouseCoopers