1. E-MAIL VERSTUREN Het opstellen en versturen van een E-mailbericht is op zich eenvoudig. Het enige wat u nodig hebt is het adres van de ontvanger. Ook handig is een korte omschrijving in het onderwerpvenster. 1.1. Een E-mailbericht maken Er moet een nieuw E-mailbericht worden gemaakt. Opdracht 1 Open het programma Outlook. Mogelijk hebt u een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig. Het onderdeel E-mail is standaard actief. Klik in het lint Start op de knop Nieuwe E-mail. Het venster waarin een E-mail wordt gemaakt wordt geopend. Titelbalk In het venster vindt u de titelbalk. Het bericht heeft nog geen naam. Achter de naam van het bericht staat de afkorting HTML, de afkorting voor HyperText Mark-up Language. Dit is de programmeertaal waarmee het E-mailbericht wordt opgemaakt. Elk E-mailprogramma zal deze programmeertaal gebruiken. Hierdoor zijn berichten in elk E-mailprogramma te lezen. Lint Daaronder het lint met 5 tabbladen, plus de tab Bestand. Adres- en onderwerpvak Onder het lint de adresvakken Aan, CC, en het tekstvak voor het onderwerp. Berichtenvenster Als laatste het tekstvak waarin u een bericht kunt typen. 1.2. Aan, CC en BCC Wanneer u een E-mailbericht verstuurt, zijn er drie mogelijkheden om de E-mailadressen in te vullen: Aan, CC en BCC. Aan In veel gevallen zult u alleen het adresvak Aan gebruiken. Het E-mailadres in het vak Aan is het adres van de hoofdgeadresseerde. Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 1
CC Het tweede adresvak is CC. CC staat voor Carbon Copy. Die naam is afgeleid van carbonpapier. Degene die in dit vak staat, zal een kopie krijgen van het E-mailbericht. Dit vak wordt gebruikt om mensen, die niet direct verbonden zijn met de mailconversatie, op de hoogte te houden. De ontvanger van het bericht, die in het vak Aan staat, kan in het ontvangen bericht zien dat er een kopie is verstuurd aan de geadresseerden in het vak CC. BCC Het adresvak BCC, Blind Carbon Copy, is een variant op het CC-adresvak. Net als bij CC wordt er een kopie gestuurd. Het verschil is dat E-mailadressen die zijn ingevuld bij BCC, onzichtbaar zijn voor de andere geadresseerden die de mail krijgen, dus de geadresseerden in de vakken Aan, CC en BCC. Je stuurt de geadresseerden in het vak BCC dus een kopie van de E-mail, maar dit wordt niet bekend bij de andere ontvangers. Het vak BCC is mogelijk niet zichtbaar. De optie om het adresvak BCC zichtbaar te maken, wordt op de komende pagina s verder behandeld. Welke variant moet worden gebruikt? Aan Als u aan één persoon een E-mailbericht wilt sturen. CC Als alle ontvangers van de E-mail even belangrijk zijn, en privacy geen rol speelt. De ontvangers kennen elkaar, bijvoorbeeld vrienden of collega s. BCC Als u een kopie doorstuurt, en niet wilt dat de andere ontvangers dit weten. De ontvangers kunnen de adressen niet zien van de andere geadresseerden. Privacy Hoe vaak gebeurt het niet dat u een groepsbericht krijgt, waarbij alle adressen te zien zijn in het Aan- of CC-vak. In verband met privacy is het beter de adressen aan een groep mensen, zeker als ze elkaar niet kennen, in te vullen in het BCC-vak. Opdracht 2 Gebruik in de volgende opdracht uw eigen E-mailadres. Bent u in een instructielokaal, overleg dan eerst met de docent. Achter Aan voert u het adres in van de hoofdontvanger (in dit geval uw eigen E-mailadres). Achter CC voert u het adres in van degene die het bericht ter informatie ontvangt. Achter Onderwerp geeft u, met één of meer steekwoorden, aan waar het bericht over gaat. Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 2
In het tekstvak typt u de tekst. Opdracht 3 Klik op de knop Verzenden om de E-mail te verzenden. Opdracht 4 Zodra het bericht is verzonden, verschijnt het in de map Verzonden items. Klik in het navigatievenster op de keuze Verzonden items. Er verschijnt een lijst met de verzonden E-mailberichten. Links in het venster, ziet u de lijst met verzonden items. Rechts het leesvenster met de gegevens en de tekst van het verzonden E-mailbericht. 1.3. Onderwerp Wees duidelijk in het vak Onderwerp. Gebruik een aantal steekwoorden om duidelijk te maken waar de E-mail over gaat. Er kunnen op een dag veel E-mailberichten binnenkomen, dus is het van belang dat de ontvanger snapt waar uw E-mailbericht over gaat. Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 3
1.4. BCC (Blind Carbon Copy) Zoals eerder vermeld, als u in een E-mail een CC adres aangeeft, (Carbon Copy), zal de hoofdgeadresseerde in het E-mailbericht zien dat er een CC kopie is verzonden. Dit kunt u zien in de afbeelding op de vorige pagina. Bij een BCC adres is dat niet het geval. De geadresseerde kan dus niet zien dat er een BCC kopie is verzonden. Het CC vak is standaard aanwezig, het BCC vak niet. Maar dit kan eenvoudig worden aangepast. Opdracht 5 Klik op de knop Nieuwe E-mail. Maak het tabblad Opties actief. In de groep Velden weergeven ziet u de knop BCC. Klik op de knop BCC. De BCC regel is toegevoegd aan de adresvelden. Het venster Nieuw E-mailbericht, zal nu standaard het BCC veld tonen. U kunt de BCC regel weer uitschakelen via het lint Opties, en de knop BCC. Opdracht 6 Maak een nieuw E-mailbericht, waarbij u drie adressen invult in de vakken: Aan, CC en BCC. Vul een onderwerp in. Voer een korte tekst in. E-mailadressen Als u geen E-mail adressen hebt, kunt u deze drie adressen gebruiken: pbosveldt@gmail.com eduarddopper@gmail.com evertvanhaarlem@gmail.com U zult een automatisch antwoord krijgen. Helaas maar één maal in de vier dagen. Het antwoord is uiteraard van een fictief persoon. U kunt ook een E-mailbericht aan uw eigen E-mailadres sturen. Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 4
Klik op de knop Verzenden om het E-mailbericht te verzenden. Opdracht 7 Open de map Verzonden items. Kijk of het adres in het vak BCC staat vermeld. 1.5. Tekst kopiëren Soms is het gemakkelijker om eerst een tekst in een tekstverwerker, bijvoorbeeld Word, uit te werken, en het daarna te kopiëren naar Outlook. Of u hebt een tekst uit een document die u wilt gebruiken in een E-mailbericht. Het is eenvoudig om tekst uit een Worddocument te kopiëren naar Outlook. Opdracht 8 Open het tekstverwerkingsprogramma Word. Open een bestaand document. Kopieer de tekst of een deel van de tekst. Maak een nieuw E-mailbericht. Plak de tekst in het berichtenvenster. Voer een adres in in het veld Aan. Voer een relevante tekst in in het vak Onderwerp. Verstuur het bericht. Sluit Word. Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 5
Voor het kopiëren en plakken kunt u ook de sneltoetsen <Ctrl + C> en <Ctrl + V> gebruiken. 1.6. Concept Mogelijk wilt u wachten met het versturen van een E-mailbericht. U kunt dan het bericht opslaan als Concept. U kunt het bericht later weer openen en verzenden. Opdracht 9 Maak een nieuw E-mailbericht aan. Voer een adres in. Voer een onderwerp in. Voeg een korte tekst in. Klik op de sluitknop, rechts op de titelbalk. Er verschijnt een vraag of u het bericht wilt opslaan. Klik op de knop Ja. Het bericht wordt opgeslagen in de map Concepten. Opdracht 10 U kunt een bericht in de map Concepten weer openen en alsnog verzenden. Open de map Concepten en klik het bericht dat u wilt bewerken of versturen aan. Het bericht wordt weer geopend. Maak de tekst af. Verstuur het bericht. Als u het bericht verstuurd wordt het verwijderd uit de map Concepten. Controleer dit. 1.7. Postvak UIT Als u een E-mailbericht verzendt, verschijnt het eerst in de map Postvak UIT. Zodra het daadwerkelijk verzonden is, wordt het verplaatst naar de map Verzonden items. Mogelijk is Outlook zo ingesteld dat de berichten elk half uur worden verzonden. De berichten blijven dan gedurende die tijd in de map Postvak UIT. Ook als u niet verbonden bent met internet, u bent dan offline, blijft het bericht in de map Postvak UIT. Zodra er weer verbinding is, wordt het bericht verzonden. Het is een goede gewoonte deze map af en toe te bekijken. Het kan gebeuren dat een E-mailbericht blijft hangen, vanwege een fout in het adres, of door een bijlage die niet wordt verzonden. Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 6
1.8. Een bijlage toevoegen Een E-mailbericht kan ook worden gebruikt om een bestand mee te sturen. Dat kan van alles zijn, een Wordbestand, een Excelbestand, een foto of een gescand document. Om een bijlage toe te voegen, gebruikt u de knop Bestand bijvoegen, in het lint Bericht. Als u een bijlage bijvoegt, wordt dit vermeld in een extra regel in het E-mail venster: Bijgevoegd. Opdracht 11 Start een nieuw E-mailbericht. Vul een adres in en geef het onderwerp aan. Klik op de knop Bestand bijvoegen. Het venster Bestand invoegen wordt geopend. Navigeer naar de locatie van het bestand. Dubbelklik op het bestand. Of klik op het bestand en klik op Invoegen. Het bestand wordt toegevoegd aan het E-mailbericht. Er verschijnt een extra regel onder het vak Onderwerp: Bijgevoegd. Klik op de knop Verzenden om de E-mail plus bijlage te verzenden. 1.9. Meer bestanden toevoegen Als u meer bestanden wilt toevoegen, moet u de werkwijze opnieuw uitvoeren. Als de bestanden zich in één map bevinden, kunt u twee of meer bestanden selecteren en de knop Invoegen gebruiken. Gebruik de <Shift-toets> bij een aaneengesloten groep bestanden. Gebruik de <Ctrl-toets> bij een niet aaneengesloten groep bestanden. Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 7
1.10. Een bijlage verwijderen Mogelijk bedenkt u zich, of u hebt het verkeerde bestand gekozen. Opdracht 12 Klik in het vak Bijgevoegd het bestand met rechts aan om het snelmenu te openen. Klik in het snelmenu op de optie Verwijderen. Het bestand wordt verwijderd. Delete U kunt het bestand ook selecteren en de knop <Delete> gebruiken. 1.11. Problemen bij het versturen van bijlagen Als u een E-mailbericht met bijlage(n) verstuurt of ontvangt, kan dat problemen opleveren. Formaat De bijlage kan te groot zijn. Een bijlage van groter dan 5MB zal in veel gevallen niet aankomen. Veel E-maildiensten hebben een limiet per bericht. Dit geldt zeker voor gratis diensten zoals G-mail. Naast de datalimiet, kunt u oplopen tegen te weinig ruimte in de mailbox van de ontvangende partij. Ook zal de verzending en ontvangst traag verlopen. Bij het versturen van documenten zult u normaal gesproken geen problemen hebben, maar wel bij het versturen van muziekbestanden of foto s, U kunt de bestanden comprimeren, Zippen. Dat zal de omvang van de bijlage aanzienlijk verkleinen. Zippen heeft als bijkomend voordeel dat u meerdere bestanden in één zipmap kunt plaatsen. Ze kunnen dan in één keer worden verzonden. Virussen Bijlages worden vaak gebruikt om malware, virussen, te verzenden. Ontvangers wordt geadviseerd om geen E-mailberichten met een bijlage te openen, als ze de verzender niet vertrouwen. Wees er dus zeker van dat de ontvanger u kent, of weet dat de bijlage te vertrouwen is. Geblokkeerde bijlagen Bijlagen met bepaalde extensies worden vaak geweigerd door E-mailprogramma s. Het gaat dan in het bijzonder om bestanden met de extensies: exe en com. Bestanden met deze extensies worden vaak gebruikt om computervirussen een computer binnen te smokkelen. Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 8
1.12. Een E-mailbericht met prioriteit Als een E-mailbericht belangrijk is dan kunt u bij het verzenden het bericht een prioriteitscode meegeven. E-mailberichten hebben standaard het prioriteitslabel Normaal. U kunt een E-mailbericht de codering Hoge urgentie en Lage urgentie meegeven. U kunt de knoppen om de urgentie in te stellen, vinden op het lint Bericht, in de groep Codes. Opdracht 13 Maak een nieuw E-mailbericht aan. Geef het bericht de code Hoge urgentie. Verstuur het bericht. De ontvanger zal op het bericht een boodschap aantreffen, dat het bericht een bepaalde prioriteit heeft. Als u in de lijst met Verzonden items kijkt, ziet u dat het bericht is verzonden met de prioriteit Hoog. 1.13. Tekst opmaken U kunt een E-mail verzenden, zonder de tekst op te maken. Voor een kort zakelijk bericht kan dat natuurlijk wel. Wilt u een belangrijk bericht versturen aan meerdere ontvangers, bijvoorbeeld een E-mail waar u een project aankondigt, kan het raadzaam zijn de tekst op te maken. Een goed opgemaakte E-mail maakt meer indruk, dan een E-mail zonder opmaak. Er zijn twee linten waar u de tekst mee kan opmaken, Bericht en Tekst opmaken. Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 9
Opdracht 14 Maak een nieuw E-mailbericht aan. Typ een korte tekst. Opmaak met lint Bericht Het lint Bericht heeft een aantal basismogelijkheden om te tekst op te maken. Mogelijk denkt u nu: dat groepje knoppen komt me bekend voor. Dat klopt, een dergelijk groepje komt ook voor in Word. Als u met de opmaakmogelijkheden van Word kunt omgaan, zal het opmaken van tekst in een Outlookbericht u weinig moeite opleveren. Opdracht 15 Maak het lint Bericht actief. Selecteer de getypte tekst. Gebruik de opmaakknoppen om het lettertype en lettergrootte aan te passen. Selecteer één woord in de tekst, en maak dit vet. Verstuur het bericht. Opmaak met lint Tekst opmaken Het lint Tekst opmaken heeft meer mogelijkheden. De mogelijkheden uit het lint Bericht kunt u terugvinden in de groepen Lettertype en Alinea. Dit boek is bedoeld om u om te leren gaan met het programma Outlook. Als u wilt leren omgaan met de opmaakmogelijkheden, verwijs ik u naar een lesboek over Word. Daar komt opmaak uitgebreid aan de orde. De groep Opmaak, van het lint Tekst opmaken, bevat enkele onbekende opties. HTML In deze opmaak zijn er veel mogelijkheden om de tekst op te maken. De meeste E-mailprogramma s kunnen HTML tekst lezen. Tekst zonder opmaak In deze stand is er geen opmaak mogelijk. Deze stand kunt u beter niet gebruiken. Tekst met opmaak Nu is er wel tekstopmaak mogelijk. Helaas kan deze opmaak niet worden gelezen door gebruikers van andere E-mailprogramma s. HTML is de meest gebruikte optie. Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 10
Miniwerkbalk Als u een tekst selecteert, verschijnt er een mini-werkbalk. Op dit balkje treft u de meest gebruikte opmaakmogelijkheden aan. 1.14. Spellingcontrole Als u een E-mailbericht verzendt staat het slordig als er typefouten in voorkomen. Gelukkig staat de spellingcontrole altijd aan. Typefouten of grammaticale fouten worden aangegeven met een rood stippellijntje. Door het snelmenu van de aangemerkte woorden te openen, verschijnen de correctiemogelijkheden. Opdracht 16 Start een nieuw E-mailbericht. Typ een paar zinnen waarin typefouten voorkomen. Verbeter de fouten met behulp van de spellingscontrole. Verwijder het E-mailbericht door het te sluiten met de sluitknop. 1.15. Handtekening U zult een te versturen E-mailbericht ondertekenen met een groet en uw naam. U kunt dit ook automatisch laten doen. Er wordt dan standaard een tekst onder het E-mailbericht geplaatst. Bijvoorbeeld een groet en een naam. De knoppen voor een handtekening zijn te vinden onder de tab Bestand, in de menukeuze Opties. Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 11
Opdracht 17 Maak de tab Bestand actief. Klik op de menukeuze Opties. Maak de optie E-mail actief. Klik in het venster op de knop Handtekeningen. Het venster Handtekeningen en e-mailpapier verschijnt. Klik op de knop Nieuw. Typ de naam voor de nieuwe handtekening in het venster Nieuwe handtekening. Bevestig met OK. Typ nu een tekst in het vensterdeel Handtekening bewerken. Klik op de keuzepijl achter Nieuwe berichten. Selecteer de zojuist gemaakte handtekening. Doe hetzelfde bij Antwoorden en doorgestuurde berichten. Bevestig met OK. Sluit het venster Opties met OK. Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 12
In nieuwe E-mails zal nu automatisch een handtekening worden ingevoegd. Opdracht 18 Maak een nieuw E-mailbericht aan. Controleer of er een handtekening is ingevoegd. Sluit het E-mailbericht. Bewaar het bericht niet. Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 13
1.16. Vragen Vraag 1 Noem de drie adresvelden die Outlook gebruikt.... Vraag 2 In welke situatie wordt het BCC-veld gebruikt? Vraag 3 In welke map wordt een verzonden bericht automatisch geplaatst? Vraag 4 Waarom moet het vak Onderwerp in een E-mailbericht worden ingevuld? Vraag 5 Wat is een Concept? Vraag 6 Hoe kunt u een aantal foto s op een snelle manier bij een vriend in Amerika krijgen? Vraag 7 Geef één of meer redenen waarom Outlook een E-mailbericht met bijlage zou weigeren. Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 14
Vraag 8 Noem een reden om een E-mailbericht een prioriteitscode Hoog te geven. Vraag 9 Wat is HTML? Vraag 10 Op welke manier geeft de spellingscontrole aan dat een woord mogelijk verkeerd is gespeld? Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 15
Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 16
Hoofdstuk 2 Online Essentials Outlook Pagina 17