Workflow aanmaken WORKFLOW AANMAKEN 1
1. U logt in als super user Hoe maak ik een workflow aan? 2. U gaat naar mijn klantgegevens en klikt op mijn profiel 3. U kiest dan voor de optie Beheer autorisatieprofielen 2
4. Daarna klikt u op Creëer een nieuw autorisatieprofiel Vervolgens ziet u een formulier waarin u een nieuw autorisatieprofiel aan kunt maken. 5. Het formulier vult u als volgt in: * profielnaam = naam van het profiel (in dit voorbeeld autorisatie eerste goedkeurder) * orderlimiet = deze velden laat u leeg * autorisatielimiet = hier vult u het max. bedrag in dat de eerste goedkeurder mag goedkeuren. In dit geval mag hij alleen orders tot 20,00 goedkeuren. Daarna klikt u op toevoegen 3
6. Daarna maakt u een 2e autorisatieprofiel aan. U volgt stap 1 tot en met stap 5, zoals hierboven vermeld en vult het formulier op onderstaande wijze in: 4
7. U gaat dan naar mijn klantgegevens en klikt op mijn profiel 8. Vervolgens klikt u op beheer workflows 5
9. Klik daarna op maak een nieuwe workflow aan 10. Nu wordt het formulier zichtbaar waarin u de workflow kunt aanmaken. U vult dit op onderstaande manier in: Naam workflow: hier vult u de naam in die u de workflow wilt geven. Selecteer: opeenvolgende vrijgave Hierna vult u de goedkeuringsniveaus in. niveau 1: Hier vult u de eerste goedkeurder in, dit dient ten alle tijden een regular user zijn. Zo kunt u alle goedkeuringsniveaus invullen. Dit dienen allemaal regular users te zijn. Bij de hoogste fase: zet u de uiteindelijke goedkeurder neer. Dit is dus de persoon die uiteindelijk de beslissing maakt of het wel / niet besteld mag worden. Dit moet altijd een super user zijn. Klik daarna op workflow opslaan 6
11. Zodra de workflow is aangemaakt, komt deze in het overzicht van de workflows te staan. 7
12. U gaat nu naar gebruikersprofielen wijzigen U kiest de desbetreffende inlognaam waarop u de workflow wilt aanmaken. In dit voorbeeld beginnen we met odo besteller Indien deze persoon een bestelling plaatst, dient deze door odo besteller1 en odo autorisator goedgekeurd te worden. Zoals hieronder te zien is, staat er nu nog geen workflow op. 13. Klik nu op wijzig om dit aan te passen. 8
14. U komt dan in het scherm waar u een autorisatieprofiel of workflow kunt koppelen. Voor deze inlognaam ( ODO besteller ) kiest u bij autorisatieprofiel voor autoriseer alles. Dit betekent namelijk dat alle orders vanaf 0,01 doorgestuurd worden ter goedkeuring. Selecteer een workflow: hier kiest u voor vrijgave met 2 goedkeurders Deze kunt u vinden door op zoeken te klikken. Bij autorisator laat u het veld leeg. Het komt er dan uit te zien zoals onderstaande. U klikt daarna op wijzigen. 15. U dient te controleren of het goed gegaan is. Dit doet u door het plusje bij workflows/autorisatie open te klikken. U ziet dan onderstaande. 9
16. Nu gaan we ODO besteller1 koppelen in de workflow. U gaat weer naar gebruikersprofielen wijzigen. U krijgt weer het overzichtje met inlognamen te zien en klikt op ODO Besteller1. Zoals u weer kunt zien, staat er op dit moment nog niets op. 17. Klik nu op wijzig om dit aan te passen. 10
18. U vult de volgende gegevens in: autorisatieprofiel: autorisatie eerste goedkeurder selecteer een workflow: hier kiest u de worfklow die u aangemaakt heeft. In dit geval: vrijgave met 2 goedkeurders. U kunt deze workflow vinden door weer op zoeken te klikken. Het vakje autorisator laat u leeg. Het ziet dan het volgende scherm en u klikt op wijzigen. 19. Om te conroleren of het gelukt is, klikt u op het plusje bij workflows/autorisatie De workflow staat nu correct ingericht vanaf nu kunnen er orders geplaatst worden. Hieronder vindt u de info die de besteller te zien krijgt als hij/zij een bestelling plaatst. 11
ODO besteller De artikelen worden in de winkelwagen gezet en de order wordt afgerond. De besteller ziet hier de optie: verzend ter goedkeuring. Zodra hij hierop geklikt heeft krijgt hij de volgende melding te zien op ODO: Ook zal hij een e-mail krijgen die er als volgt uitziet: ODO besteller1 Er is een bestelling geplaatst door ODO besteller en deze is ter goedkeuring verzonden. ODO besteller1 is de eerste goedkeurder en hij krijgt de volgende e-mail binnen. 12
Als de autorisator automatisch inloggen heeft aangevinkt, dan kan hij autoriseren via de e-mail De 1 e goedkeurder gaat nu naar bestellingen autoriseren: Hij/zij klikt op het ordernummer, scrolt naar beneden en kan hier de order goed of afkeuren. 13
Zodra hij de order heeft goedgekeurd krijgt hij de volgende e-mail. De order is nu ter goedkeuring doorgestuurd naar de uiteindelijke beslisser, in dit geval ODO autorisator. ODO autorisator De order is goedgekeurd door ODO besteller1. Er is nu een e-mail binnen gekomen bij de uiteindelijke autorisator. Deze e-mail ziet er als volgt uit: 14
Als de autorisator automatisch inloggen heeft aangevinkt, kan hij autoriseren vanuit de e-mail. Hij gaat nu naar bestellingen autoriseren: Hier kan de goedkeurder orders goedkeuren, afkeuren of wijzigen. Om de order in te zien klikt u op het ordernummer. Zodra de order is vrijgegeven wordt onderstaande e-mail verstuurd. 15
Men kan natuurlijk ook een order afkeuren. Dit gaat op dezelfde manier, maar dan kiest u voor order afkeuren. De besteller zal dan een e-mail ontvangen dat de order geannuleerd is. 16