Account Insight Laagdrempelig ontsluiten, analyseren en controleren van financiële administraties. Graag ontzorgen wij u van de technische barrières die u belemmeren de toegevoegde waarde van data-analyse te benutten en daardoor de doelmatigheid, doeltreffendheid en kwaliteit van uw controle te verbeteren. U kunt direct bij aanvang van de controle aan de slag met de inhoud. 1
Inhoudsopgave Inhoud Doel van dit document... 3 Wat is Account Insight?... 4 Draaitabellen een korte uitleg... 5 Werkbladen in Account Insight... 8 Werkblad Ingelezen_Mutaties... 10 Werkblad Balans... 11 Werkblad Resultaat... 12 Werkblad Verkopen... 13 Werkblad Inkopen... 14 Werkblad Mutaties Relaties... 15 Werkblad Debiteuren Draaitabel... 16 Werkblad Crediteuren openposten... 17 Werkblad Saldi... 18 Werkblad Controle BTW... 19 Werkblad Controle Datum... 20 Werkblad Controle factuurnummers... 21 Werkblad Dubbele facturen... 22 Detail gegevens... 23 Tot slot... 25 2
Doel van dit document Account Insight is een krachtige oplossing gericht op een laagdrempelige ontsluiting van een financiële administratie. Toepassingsgebieden zijn onder meer analyse, controle en het opstellen van cijfervergelijkingen. Dit document dient voor een eerste kennismaking met de mogelijkheden van Account Insight. De mogelijkheden van Excel zijn legio en te veelomvattend om in detail te beschrijven. Daarom volstaan wij met het geven van enkele voorbeelden. Uiteraard zijn wij graag bereid om in een persoonlijke demonstratie verder te informeren over de mogelijkheden en in te gaan op eventuele vragen. Voor het maken van een afspraak verzoeken wij u contact op te nemen. De contactgegevens zijn beschikbaar op http://www.itriskcontrol.nl/contact/ IT Risk Control BV 3
Wat is Account Insight? Account Insight is de oplossing waarbij vanuit een back-up van de administratie (hierna dataset genoemd) de resultaten in Excel worden opgeleverd. Uniek aan Account Insight is dat alle administraties en alle aanwezige boekjaren die voorkomen in de dataset in Account Insight in worden gepresenteerd. Op basis van de dataset worden In Account Insight de volgende werkbladen aangeboden: Werkblad Inhoud Bron Bevat de meta gegevens van de ingelezen administratie Ingelezen_mutatie Overzicht van alle ingelezen mutaties Balans Overzicht van mutaties op balansrekeningen Resultaat Overzicht van mutaties op resultatenrekeningen Verkopen Overzicht van alle verkopen per debiteur Inkopen Overzicht van alle inkopen per crediteur MutatieRelatie Overzicht van alle mutaties per relatie Deb_draaitabel Overzicht open posten debiteuren naar ouderdomsklasse PTCredOpen Overzicht open posten crediteuren naar ouderdomsklasse Saldi Overzicht van de saldi per periode per grootboek rekening over de afgelopen 3 jaren Controle BTW Controle overzicht btw % Controle Datum Controle op synchroon lopen verkoopfactuurnummers en factuurdatums Controle factuurnummers Overzicht ontbrekende verkoopfactuurnummers Dubbele facturen Overzicht van dubbele inkoopfacturen Tabel Werkbladen Een werkblad wordt geactiveerd door aan de onderzijde van het Excelsheet op het betreffende werkblad te klikken. Opmerking: De werkbladen die worden aangeboden zijn afhankelijk van de ingelezen administratie. In de praktijk kunnen daarom afwijkingen ontstaan. De hiervoor genoemde set mag echter als richtinggevend worden beschouwd voor de set werkbladen die vanuit alle ondersteunde pakketten worden aangeboden. 4
Draaitabellen een korte uitleg Account Insight is gebaseerd op de functie draaitabellen in Excel. Een korte uitleg over draaitabellen. Bij draaitabellen zijn drie basisvensters van belang. Dit zijn: - Rapportage venster - Venster voor het selecteren van velden - Venster voor het organiseren en berekenen van kolommen en rijen. Zie onderstaand voorbeeld. Rapportage venster Veldselectie Rapportgegevens Basisvensters De werking is in de basis vrij simpel. Door in het venster Veldselectie een veld te selecteren en te slepen naar het betreffende onderdeel in het venster Rapportgegevens worden de gegevens in het Rapportagevenster geactualiseerd en aangepast. Verwijderen van een gekozen veld kan eenvoudig door het betreffende veld in het venster Rapportgegevens aan te klikken en buiten het venster te slepen. Het Rapportagevenster wordt direct aangepast. Op basis van de velden die in het venster Rapportgegevens -> Rapportfilter zijn opgenomen kunt u in het Rapportagevenster een de getoonde gegevens filteren/selecteren op basis van zelf te kiezen selectiecriteria. Klik hiervoor het filter en/of selectiesymbool. Zie onderstaande afbeelding. Filteren en selecties maken Op deze wijze kunt u steeds de selectie maken die u zelf wilt. Via hetzelfde selectie/filterveld kunt u de gegevens desgewenst ook sorteren of een nader filter aanbrengen. Zie onderstaande afbeelding. 5
Sorteren en filteren Ook kunt u de getoonde waarden naar het door u gewenste inzicht presenteren. Bijvoorbeeld percentages en verschillen, zie onderstaande afbeelding: Andere waarden weergeven Verder hebt u de mogelijkheid om de waarden op een andere wijze samen te vatten, bijvoorbeeld aantal boekingen, gemiddelden, maximum en minimumwaarden. Zie onderstaande afbeelding. Waarden samenvatten 6
Als u de gegevens naar een andere dimensie (bijvoorbeeld tijdsdimensie) wilt weer geven kunt u vanuit de veldgegevens het veld Rapportagetijdvak slepen naar de kolomlabels. Hiermee hebt u direct inzicht in de balansgegevens op basis van het Rapportagetijdvak. Zie onderstaande afbeelding. Andere dimensies gebruiken Meer informatie over draaitabellen De hiervoor gegeven informatie is in principe toereikend om de werking van draaitabellen in de basis te begrijpen en te kunnen gebruiken bij het werken met Account Insight. Als u echter meer informatie wilt over het werken met draaitabellen, download dan via onze partner Excelcontroller de gratis cursus draaitabellen http://www.itriskcontrol.nl/excelcontroller/ 7
Werkbladen in Account Insight Hierna worden de verschillende werkbladen zoals die in Account Insight worden aangeboden kort beschreven. 8
Werkblad Bron Het werkblad Bron toont de meta gegevens van de ingelezen administratie, zie onderstaande afbeelding. Werkblad: Bron 9
Werkblad Ingelezen_Mutaties Dit werkblad geeft een overzicht van alle mutaties die in Account Insight zijn ingelezen, zie onderstaande afbeelding. Dit werkblad kan onder meer worden gebruikt voor: - Controle op het inlezen van de mutaties, bijvoorbeeld door een aansluiting te maken met de kolommenbalans op totaal of individuele grootboekrekeningen; - Inzicht te krijgen in aantallen en omvang van transacties, absoluut en relatief, naar verschillende dimensies, bijvoorbeeld alle boekingen per dagboek, dagboektype en/of per periode. Werkblad: Ingelezen Mutaties 10
Werkblad Balans Dit werkblad geeft een overzicht van de saldi op de balansrekeningen. Dit werkblad kan onder meer worden gebruikt voor: - Inzicht krijgen in de saldi op de balansrekeningen naar meerdere dimensies; - Inzicht krijgen in de onderliggende detailboekingen die tot de saldi hebben geleid; - Het uitvoeren van cijfervergelijkingen. Werkblad: Balans 11
Werkblad Resultaat Dit werkblad geeft een overzicht van de saldi op de resultatenrekeningen. Dit werkblad kan onder meer worden gebruikt voor: - Inzicht krijgen in de saldi op de resultatenrekeningen naar meerdere dimensies; - Inzicht krijgen in de onderliggende detailboekingen die tot de saldi hebben geleid; - Het uitvoeren van cijfervergelijkingen. Werkblad: Resultaat 12
Werkblad Verkopen Dit werkblad geeft een overzicht van alle saldi op omzetrekeningen en de betrokken debiteurenrekeningen. Dit werkblad kan onder meer worden gebruikt voor: - Inzicht krijgen in de saldi op de verkoop- en debiteurenrekeningen naar meerdere dimensies; - Inzicht krijgen in de onderliggende detailboekingen die tot de saldi hebben geleid; - Het uitvoeren van cijfervergelijkingen Werkblad: Verkopen 13
Werkblad Inkopen Dit werkblad geeft een overzicht van alle saldi op inkooprekeningen en de betrokken crediteurenrekeningen. Dit werkblad kan onder meer worden gebruikt voor: - Inzicht krijgen in de saldi op de verkoop- en debiteurenrekeningen naar meerdere dimensies; - Inzicht krijgen in de onderliggende detailboekingen die tot de saldi hebben geleid; - Het uitvoeren van cijfervergelijkingen Werkblad: Inkopen 14
Werkblad Mutaties Relaties Dit werkblad geeft een overzicht van alle saldi op die het resultaat zijn van boekingen op relaties, bijvoorbeeld debiteuren en crediteuren. Dit werkblad kan onder meer worden gebruikt voor: - Inzicht krijgen in de saldi op basis van transacties met relaties, naar meerdere dimensies; - Inzicht krijgen in de onderliggende detailboekingen die tot de saldi hebben geleid; - Het uitvoeren van cijfervergelijkingen Werkblad: Mutaties Relaties 15
Werkblad Debiteuren Draaitabel Dit werkblad geeft een overzicht van de ouderdom van debiteuren op basis van de in de administratie opgenomen ouderdomsklassen. Dit werkblad kan onder meer worden gebruikt voor: - Inzicht krijgen in openstaande posten debiteuren op een bepaalde datum naar verschillende dimensies; - Inzicht krijgen in de onderliggende detailboekingen; - Het uitvoeren van cijfervergelijkingen en berekeningen. Werkblad: Debiteuren Draaitabel 16
Werkblad Crediteuren openposten Dit werkblad geeft een overzicht van de ouderdom van crediteuren op basis van de in de administratie opgenomen ouderdomsklassen. Dit werkblad kan onder meer worden gebruikt voor: - Inzicht krijgen in openstaande posten crediteuren op een bepaalde datum naar verschillende dimensies; - Inzicht krijgen in de onderliggende detailboekingen; - Het uitvoeren van cijfervergelijkingen en berekeningen. Werkblad: PT Cred Open 17
Werkblad Saldi Dit werkblad geeft een overzicht van alle saldi op grootboekrekeningen op basis van de periode indeling in de ingelezen administratie. Dit werkblad kan onder meer worden gebruikt voor: - Het uitvoeren van cijfervergelijkingen; - Uitvoeren van berekeningen; - Opstellen van kengetallen. - Werkblad: Saldi 18
Werkblad Controle BTW Dit werkblad geeft een overzicht van de berekeningen van de btw op verkopen. Dit werkblad kan onder meer worden gebruikt voor: - Mogelijke afwijkingen van BTW berekeningen te lokaliseren. Werkblad: Controle BTW 19
Werkblad Controle Datum Dit werkblad geeft een overzicht van boekingen van verkoopfacturen waarbij de datum van de verkoopfactuur niet in lijn is met de nummering van de verkoopfacturen. Dit werkblad kan onder meer worden gebruikt voor: - Afwijkingen en/of verstoringen in het proces van boeken verkoopfacturen te identificeren. Werkblad: Controle Datum 20
Werkblad Controle factuurnummers Dit werkblad geeft een inzicht in ontbrekende verkoopfactuurnummers. Dit werkblad kan onder meer worden gebruikt voor: - Identificeren van ontbrekende verkoopfactuurnummers. Werkblad: Controle Factuurnummers 21
Werkblad Dubbele facturen Dit werkblad geeft een inzicht in mogelijk dubbele inkoopfactuurnummers. Dit werkblad kan worden gebruikt voor: - Identificeren van mogelijke dubbele inkoopfacturen. Werkblad: Dubbele inkoopfactuurnummers 22
Detail gegevens Voor elk werkblad met een draaitabel geldt dat naast de totalen ook de onderliggende details vanuit de administratie zijn opgenomen. De details zijn te bereiken door met de muisaanwijzer een waarde te selecteren, rechtermuisklik en dan te kiezen voor Details weergeven, zie onderstaande afbeelding. Details weergeven Een andere optie om de details te bereiken is te dubbelklikken op de geselecteerde waarde. De details worden getoond in een nieuw werkblad. Zie onderstaande afbeelding Nieuw werkblad met details. Desgewenst kunt u de naam van het tabblad wijzigen door met op het tabblad te gaan staan, rechtermuisklik. Zie onderstaand voorbeeld waarin de naam van het tabblad Blad3 is aangepast in Details rek 01051. 23
Werkblad hernoemen Op deze wijze kunt u alle nieuw aangemaakt tabbladen een eigen eenduidige naam geven om overzicht te houden. Van dit nieuwe tabblad kunt u via de standaard functionaliteit van Excel desgewenst een nieuw draaitabel genereren om op detail niveau nadere inzichten te krijgen. Zie onderstaand voorbeeld waarin op detailniveau een draaitabel en grafische weergave is gemaakt op boekstuknummer, aantal boekingen en bedragen. Details nader analyseren Op deze gegevens kunt u vervolgens ook zelf vanuit de standaard functionaliteit van Excel berekeningen uitvoeren. Zie onderstaand afbeelding waarin het percentage van de boekingen is berekend. Zelf berekeningen maken 24
Tot slot Wij spreken de verwachting uit dat u met dit document erin bent geslaagd om een eerste indruk te krijgen van de mogelijkheden van Account Insight. Wij nodigen u van harte uit om op basis van de demoset zelf de talrijke mogelijkheden te ontdekken en te vertalen naar de toegevoegde waarde van Account Insight aan het verder verbeteren van de kwaliteit, doeltreffendheid en doelmatigheid van uw werkzaamheden. Uiteraard zijn wij graag bereid om in een persoonlijke demonstratie verder te informeren over de mogelijkheden en in te gaan op eventuele vragen. Voor het maken van een afspraak verzoeken wij u contact op te nemen. De contactgegevens zijn beschikbaar op http://www.itriskcontrol.nl/contact/ IT Risk Control BV 25