Een product van Visma Software BV

Transcriptie

1 Een product van Visma Software BV

2 Copyright Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij Visma Software BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor Visma Software BV. Visma Software BV, AccountView, MyAccountView, AccountView Go, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter, BusinessAlerter, SetupAnalyser, Controllers Desk, Samenstel-assistent zijn handelsmerken van Visma Software BV. De naam Visma en het Visma-logo zijn handelsmerken van Visma AS. Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel, Word, Outlook en.net zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren. Versie 9.6 SP A, juli Visma Software BV

3 3 Inhoud 1. Inleiding Informatie vooraf Checklist voor de voorbereiding Schematisch weergave van de werkwijze De integratie met eaccounting inrichten De integratie met eaccounting gebruiken... 6 Boekingen uit eaccounting importeren... 6 Controles in AccountView uitvoeren... 6 Correcties in AccountView invoeren... 6 Boekingen naar eaccounting exporteren... 6 Jaarovergang Aandachtspunten voor de import uit eaccounting... 7 Boekstukken... 7 Stamgegevens debiteuren en crediteuren... 8 Inkoopfacturen... 8 Grootboek... 8 BTW... 9 Overig Aandachtspunten voor de export vanuit AccountView... 9 Correctieboekingen... 9 Betalingen van facturen... 9 Stamgegevens Openstaande posten Boekingen in periode

4 4 Integratie AccountView en eaccounting voor accountants Handleiding voor inrichting en gebruik 1. Inleiding Voor accountants die werken met AccountView versie 9.6 met Service Pack A (en hoger) is een integratie met eaccounting beschikbaar. Deze integratie is bedoeld voor accountants die eaccounting willen inzetten voor hun cliënten en toch gebruik willen blijven maken van hun vertrouwde AccountView-omgeving als backoffice. In deze beknopte handleiding wordt de inrichting van de integratie besproken voor de boekhouding van cliënten die overstappen op eaccounting, en van cliënten die daar al mee werken. Verder wordt ingegaan op het gebruik van de integratie, waaronder de gegevensuitwisseling via geautomatiseerde import vanuit eaccounting en export daarheen. Voor meer inzicht in de werking van de import en export, en de consequenties daarvan zijn twee hoofdstukken met aandachtspunten opgenomen. 2. Informatie vooraf Voor elke cliënt waarvoor u de integratie gaat gebruiken, is in AccountView een nieuwe administratie nodig. Voor het aanmaken daarvan hebt u een voorbeeldadministratie nodig die het volgende moet bevatten: een rekeningschema met verzamelrekeningen BTW-aangifterubrieken de valutacode met de administratievaluta Lees de aandachtpunten voor het Grootboek voor een toelichting over het gebruik van het rekeningschema, en die voor Boekstukken voor een toelichting over de noodzaak van een nieuwe administratie. Tip: Het is aan te raden de hoofdstukken Aandachtspunten voor de import uit eaccounting en Aandachtspunten voor de export vanuit AccountView in hun geheel door te nemen voordat u de integratie gaat inrichten en gebruiken. 3. Checklist voor de voorbereiding Is AccountView versie 9.6 met Service Pack A of hoger geïnstalleerd? Is de module Accountants Toolkit beschikbaar? Is er een ingerichte Advisor-omgeving voor de samenwerking met de cliënt die met eaccounting werkt of gaat werken? Is in eaccounting de Visma eaccounting API geactiveerd? Controleer dit eventueel in eaccounting onder Extra diensten. Hebt u een voorbeeldadministratie die voldoet aan de gestelde eisen?

5 Integratie AccountView en eaccounting voor accountants 5 4. Schematisch weergave van de werkwijze De afbeelding hieronder geeft zowel het inrichtingsproces als het gebruik van de integratie op hoofdlijnen weer. Afbeelding 1 5. De integratie met eaccounting inrichten Hieronder volgen de stappen die nodig zijn wanneer een cliënt overstapt van AccountView naar eaccounting. Als de cliënt al met eaccounting werkt, dan slaat u de eerste vier stappen over en begint u met stap 5, het aanmaken van een nieuwe administratie. 1. Genereer in AccountView een auditfile voor de administratie die naar eaccounting moet worden overgezet. Kies Bestand > Administraties en vervolgens Document > Exporteren > XML Auditfile Financieel. Selecteer bij Perioden 1 en de laatste periode van het boekjaar. Dit betekent dat de auditfile alle mutaties van het boekjaar bevat exclusief de beginbalans. Toelichting: Het is mogelijk om in AccountView de auditfile inclusief de beginbalans (periode 0) te genereren. Maar tijdens de import in eaccounting worden deze posten als gewoon boekstuk met de begindatum van het boekjaar geboekt, en niet als openingsbalans. Het gevolg is dat er in eaccounting geen openingsbalans zichtbaar is. 2. Maak in eaccounting een nieuw bedrijf aan en lees de in AccountView gegenereerde auditfile in. Alle grootboekmutaties worden geboekt en voor debiteuren en crediteuren de nog openstaande posten. 3. Na het inlezen van de auditfile zijn alle grootboekrekeningen in eaccounting van het type Goodwill. Dit heeft tot gevolg dat alle rekeningen worden ondergebracht op de balans en er geen resultaat zichtbaar is. Pas de rekeningtypen aan zodat elke rekening wordt ondergebracht onder het juist type, en de balans- en resultatenrekening aansluiten bij de balans- en resultatenrekening in AccountView. Kies hiervoor in eaccounting Instellingen > Rekeningschema. (eaccounting kent geen rekeningtype Balans/W&V). 4. Voer in eaccounting de openingsbalans handmatig in. Kies hiervoor Instellingen > Boekjaren en openingsbalans. 5. Maak in AccountView een nieuwe administratie aan. Selecteer daarbij voor Modeladministratie op basis van voorbeeldadministratie en gebruik de voorbeeldadministratie die aan de eerder genoemde eisen voldoet. 6. Kies in AccountView Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen en maak een nieuwe onderneming aan. Koppel de nieuwe administratie aan de onderneming. 7. Voer in de nieuwe administratie in AccountView de beginbalans handmatig in. Gebruik hiervoor een memoriaalbladzijde in periode 0. Boekingen in periode 0 worden niet geexporteerd naar eaccounting. Opmerking: Het handmatig invoeren van de beginbalans is eenmalig en dus alleen nodig bij de initiële opzet van de integratie tussen een administratie in AccountView en eaccounting.

6 Integratie AccountView en eaccounting voor accountants 6 6. De integratie met eaccounting gebruiken Boekingen uit eaccounting importeren 1. Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen. 2. Selecteer de onderneming waarvoor u boekingen uit eaccounting wilt importeren. 3. Kies Document > Boekingen uit eaccounting ophalen. Afbeelding 2 4. Doorloop de vensters van de optie om de import te voltooien. In het rapport wordt vermeld welke debiteuren en crediteuren zijn aangemaakt en hoeveel boekstukken er zijn geïmporteerd. Zie Aandachtspunten voor de import uit eaccounting voor een toelichting op de werking van de import. Alle boekstukken worden in systeemdagboek 980 geïmporteerd. Controles in AccountView uitvoeren Na de import heeft de accountant de beschikking over alle boekstukken uit eaccounting. Hiermee kunnen de normale controlewerkzaamheden worden uitgevoerd. De omschrijving van geïmporteerde dagboekbladzijden in AccountView begint met het oorspronkelijke boekstuknummer van eaccounting. Als de import van een periode compleet is, kan er ook een BTW-aangifte worden opgesteld. Correcties in AccountView invoeren De correcties kunnen in ieder dagboek worden geboekt. De saldi van alle boekingen worden naar eaccounting geëxporteerd, uitgezonderd de boekingen in dagboek 980 en de boekingen in periode 0 (beginbalans). Het is niet mogelijk om vanuit AccountView nieuwe stamgegevens of nieuwe openstaande posten te exporteren naar eaccounting. Zie Aandachtspunten voor de export vanuit AccountView voor een toelichting. Boekingen naar eaccounting exporteren 1. Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen. 2. Selecteer de onderneming waarvoor u boekingen wilt exporteren. 3. Kies Document > Correcties boeken in eaccounting.

7 Integratie AccountView en eaccounting voor accountants 7 Afbeelding 3 4. Doorloop de vensters van de optie om de export te voltooien. Het rapport toont het volledige boekstuk dat in eaccounting is aangemaakt. Hier staat ook het boekstuknummer vermeld. Jaarovergang Hieronder volgen de stappen die nodig zijn bij de jaarovergang: 1. Maak in zowel AccountView als eaccounting een volgend boekjaar aan. In AccountView wordt dan in het nieuwe boekjaar de beginbalans aangemaakt en het resultaat van het oude overgeboekt naar de resultatenrekening op de balans. In eaccounting wordt de openingsbalans aangemaakt, maar er wordt geen resultaat geboekt. Het gevolg is een verschil tussen debet en credit op de openingsbalans in het nieuwe boekjaar dat gelijk is aan het resultaat van het vorig boekjaar. 2. Sluit het jaar af: In AccountView: Neem de beginbalans zo nodig nogmaals over. In eaccounting: Boek het resultaat via het boekingssjabloon Resultaat boekjaar. Nadat dit boekstuk in AccountView is geïmporteerd, moet de beginbalans opnieuw worden overgenomen. 7. Aandachtspunten voor de import uit eaccounting Boekstukken Tijdens de import worden alle boekstukken van het geselecteerde boekjaar van eaccounting opgehaald en daarnaast alle inkoop- en verkoopfacturen (inclusief de snelle facturen). De facturen worden gebruikt om het debiteur-/crediteurnummer en het factuurnummer te koppelen aan de boekstukken die zijn gerelateerd aan een factuur (boeking van de oorspronkelijke factuur, betaling, deelbetaling, verrekening met creditfactuur en afboeking van een betalingsverschil). Alle boekstukken die uit eaccounting zijn opgehaald, worden in AccountView in memoriaaldagboek 980 geboekt en zijn in AccountView niet meer te wijzigen. In eaccounting kunnen gejournaliseerde boekstukken niet meer worden gewijzigd (alleen gecorrigeerd door middel van een nieuw boekstuk). Het interne ID van het boekstuk in eaccounting wordt in AccountView vastgelegd in de dagboekbladzijde. Bij een volgende import worden ook weer alle boekstukken van het geselecteerde boekjaar opgehaald, maar de boekstukken waarvan het ID al voorkomt in een dagboekbladzijde van AccountView, worden niet opnieuw geboekt. Omdat alle boekstukken uit eaccounting worden geïmporteerd, is het niet mogelijk om door te werken in de oorspronkelijke (AccountView) administratie van de betreffende cliënt die is overgezet naar eaccounting. In dat geval zouden de al aanwezige transacties worden geïmporteerd en dus dubbel gaan voorkomen. Daarnaast maakt de importfunctie automatisch de benodigde BTW-codes aan. In eaccounting zit een vaste lijst met BTW-codes. Voor een correcte werking moeten deze BTW-codes ook in de

8 Integratie AccountView en eaccounting voor accountants 8 AccountView-administratie aanwezig zijn. Als er wordt geïmporteerd in een administratie waarin nog geen transacties aanwezig zijn, dan worden de BTW-codes automatisch toegevoegd. Stamgegevens debiteuren en crediteuren Debiteuren en crediteuren die niet bekend zijn in AccountView, worden automatisch aangemaakt, maar alleen als daarvoor mutaties worden geïmporteerd. Bij het importeren wordt het interne ID uit eaccounting vastgelegd. In de nog uit te komen AccountView versie 9.6a zal hiervoor een speciaal veld komen in een externe tabel met externe sleutels. In AccountView 9.6 met Service Pack A is dit veld nog niet aanwezig en wordt het ID tijdelijk vastgelegd in het veld Notitie. Tijdens de import wordt aan de hand van het interne ID van eaccounting bepaald of een debiteur of crediteur al bestaat in AccountView. Ontbrekende debiteuren en crediteuren worden automatisch aangemaakt. (Bij de eerste keer importeren worden dus alle gebruikte debiteuren en crediteuren aangemaakt.) Het genereren van debiteur-/crediteurnummers voor aan te maken debiteuren en crediteur gebeurt op basis van het volgnummer. De debiteur-/crediteurcode uit eaccounting wordt opgeslagen in de zoekcode. Als de debiteur-/crediteurcode uit eaccounting langer is dan 10 posities, dan wordt deze afgekapt. De bedrijfsnaam van de debiteur of crediteur wordt ook overgenomen uit eaccounting en de juiste verzamelrekening wordt ingevuld. Verder worden er geen velden gevuld. De debiteuren en crediteuren worden herkend op basis van het interne ID van eaccounting omdat het debiteur-/crediteurnummer om een aantal redenen niet bruikbaar is als unieke sleutel: Het debiteur-/crediteurnummer kan in eaccounting langer zijn dan 10 posities. eaccounting heeft aparte tabellen voor debiteuren en voor crediteuren. Er kan dus een debiteur 1 en een crediteur 1 zijn die niets met elkaar te maken hebben. In AccountView is dat niet mogelijk omdat de debiteuren en crediteuren samen in één tabel zitten. In eaccounting is het debiteur-/crediteurnummer te wijzigen, ook als er al op de debiteur of crediteur is geboekt. Het is af te raden om in eaccounting het nummer van een debiteur of crediteur te wijzigen. Als er in eaccounting een betaling wordt geboekt op de debiteur of crediteur onder het nieuwe nummer terwijl de factuur was geboekt onder het oude nummer, dan zal het debiteur- of crediteurnummer niet meer herkend worden bij import in AccountView. Als het debiteur- of crediteurnummer niet wordt herkend bij de import, dan wordt de post geboekt op de algemene debiteur _DEB of de algemene crediteur _CRED. Het is mogelijk om deze post in AccountView handmatig over te boeken naar de juiste debiteur of crediteur in periode 0. Boekingen in periode 0 worden namelijk niet geëxporteerd naar eaccounting. Wanneer er in eaccounting een auditfile is geïmporteerd, dan zijn er geen facturen gemaakt voor openstaande posten die al waren betaald. Het gevolg is dat AccountView geen debiteur of crediteur kan koppelen aan deze posten. De posten worden daarom allemaal op de algemene debiteur of crediteur geboekt. Inkoopfacturen Het factuurnummer van een inkoopfactuur kan in eaccounting maximaal 50 posities lang zijn. Als een factuurnummer langer is dan 10 posities, dan wordt het in AccountView in de betalingsreferentie van de openstaande post gezet. Voor het document-/factuurnummer wordt een volgnummer gegenereerd. Grootboek Grootboekrekeningnummers die in AccountView ontbreken, worden automatisch aangemaakt, maar alleen als daarvoor mutaties worden geïmporteerd. Alleen het rekeningnummer en de omschrijving

9 Integratie AccountView en eaccounting voor accountants 9 worden overgenomen. Het type verzamelrekening is altijd n.v.t. En het rekeningtype is altijd Balans. Bij deze rekeningen moet het rekeningtype handmatig worden aangepast. Het type verzamelrekening kan achteraf niet meer worden aangepast. Om die reden moeten de verzamelrekeningen Debiteuren, Crediteuren en eventueel Bank/Kas van tevoren aanwezig zijn. Hou er rekening mee dat er in eaccounting maar één verzamelrekening Debiteuren en één verzamelrekening Crediteuren kan zijn. In de AccountView-administratie moet er daarom ook maar één verzamelrekening Debiteuren en één verzamelrekening Crediteuren aanwezig zijn. De rekeningen zijn in eaccounting als volgt te vinden: Rekeningen Debiteuren en Crediteuren: Instellingen > Bedrijf > Standaardrekeningen: de rekeningen achter de regels Debiteuren en Crediteuren Rekeningen Liquide middelen: Instellingen > Kas- en bankrekeningen In de meeste gevallen werkt een accountant met een standaardrekeningschema. Als dit van tevoren aanwezig is in AccountView, dan zal er alleen incidenteel een nieuw rekeningnummer worden geïmporteerd. Wanneer er geen volledig rekeningschema in de administratie in AccountView aanwezig is, dan worden alleen de rekeningen aangemaakt die ook in de boekingen worden gebruikt. De accountant zal dan niet meteen alle rekeningen hebben die in eaccounting aanwezig zijn en die zo nodig (bijvoorbeeld voor het invoeren van correcties) handmatig moeten aanmaken. BTW eaccounting bevat een vaste lijst met BTW-codes. Deze BTW-codes worden standaard in de Accountview-administratie aangemaakt wanneer er voor de eerste keer wordt geïmporteerd. Daarna moet er in principe niets meer worden gewijzigd aan de BTW-codes. Mocht er toch een BTW-code ontbreken, dan wordt de import afgebroken. Bij de import worden de BTW-code en het bijbehorende BTW-bedrag op de dagboekregel ingevuld zodat er een BTW-aangifte kan worden gedaan in AccountView. Overig Er worden geen andere stamgegevens geïmporteerd. Er worden ook geen dimensies zoals kostenplaatsen en projectcodes geïmporteerd. Alle bedragen worden in de administratievaluta geïmporteerd. Het is wel mogelijk om in eaccounting met vreemde valuta te werken, maar alleen het bedrag in de administratievaluta wordt geïmporteerd. 8. Aandachtspunten voor de export vanuit AccountView Correctieboekingen De accountant kan in AccountView correctieboekingen aanbrengen in ieder gewenst dagboek. Bij de export worden alle boekingen buiten dagboek 980 gesaldeerd per periode, rekeningnummer, debiteur-/crediteurcode en factuurnummer. Vervolgens wordt het verschil bepaald met de vorige export. Dit wordt als een boekstuk naar eaccounting geëxporteerd. Wanneer een correctieboeking in AccountView wordt gewijzigd nadat deze is geëxporteerd naar eaccounting, dan wordt hierdoor vanzelf een verschil gecreëerd met de saldi van de laatste export. Dit verschil zal bij de volgende export meegaan naar eaccounting. Betalingen van facturen Betalingen van facturen moeten altijd in eaccounting worden ingevoerd en nooit in AccountView; het is op dit moment niet mogelijk om boekingen van betalingen over te brengen naar eaccounting. Wanneer er in AccountView toch een wijziging op een verzamelrekening Debiteuren of Crediteuren wordt ingevoerd, dan zal in eaccounting het saldo van de verzamelrekening wel aangepast worden, maar het overzicht van openstaande posten blijft ongewijzigd en klopt dus niet meer.

10 Integratie AccountView en eaccounting voor accountants 10 Stamgegevens Er worden nooit nieuwe stamgegevens vanuit AccountView naar eaccounting geëxporteerd. Als er bijvoorbeeld is geboekt op een grootboekrekening die in eaccounting niet bestaat, dan wordt de export afgebroken met een foutmelding. Openstaande posten Het is niet mogelijk om vanuit AccountView een nieuwe openstaande post in eaccounting te maken. Boekingen in periode 0 Niets van wat in AccountView in periode 0 wordt geboekt, wordt geëxporteerd naar eaccounting omdat eaccounting zijn eigen beginbalans heeft.