Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden Gebruik handleiding 103: Deze handleiding is bestemd voor wijkhoofden en Vrienden die gegevens gaan verwerken en bewerken in een wijk binnen een locatie. Opmerking : Heeft u toegang tot meerdere wijken, raadpleeg dan eerst het onderdeel werken in meerdere wijken aan het eind van deze handleiding, vanaf pagina 11. Aanmaken van looproutes in de wijk (handmatig) Kies in het hoofdscherm voor wijken (navigatieknop Wijken, links onderaan in filter ) Kies onder koppelingen > looproutes Kies onder subscherm looproutes > toevoegen Vul detailscherm in, sla het vakje collectant over. Straten kunnen handmatig worden ingevoerd op tabblad Algemeen. U kunt er ook voor kiezen om looproutes via de postcodetabel toe te voegen. Instructie hiervoor vindt u onder het volgende hoofdstuk. Een looproute bevat bij voorkeur 75-100 voordeuren. Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 1
Aanmaken van looproutes in de wijk via postcodetabel Kies in het hoofdscherm voor wijken (knop Wijken, links onderaan in filter ) Kies onder koppelingen > looproutes Kies onder subscherm looproutes > toevoegen Vul detailscherm in, sla het vakje collectant over. Klik rechts onderaan op toepassen, waardoor het derde tabblad details geactiveerd wordt. Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 2
Klik op het tabblad details en klik op toevoegen Voer de postcode in (met of zonder lettertoevoeging) en klik op zoeken Selecteer de gewenste straten door met uw muis op de straat te gaan staan en te klikken met uw linker muisknop. Wanneer u meerdere straten wilt selecteren, druk dan op de toets ctrl en klik tegelijk op de gewenste straat. De gewenste straten zijn nu grijs Het aantal huizen wordt niet vermeld, wel de huisnummer reeks. Druk op toevoegen aan looproute om de straten toe te voegen Wanneer u vooraf de route op een kaart wilt bekijken, klik dan eerst op "toon op kaart" Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 3
Na toevoegen aan looproute verschijnt onderstaand scherm. Waarin u eventuele gegevens nog kunt bewerken. Druk op OK om straten in looproute te zetten. Straten die reeds gebruikt zijn in een looproute, staan in de postcodelijst vermeld met een ster ervoor Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 4
Aanmaken van vrijwilligers in de wijk Elke vrijwilliger mag slechts 1x in CDB vermeld staan. Deze persoon kan meerdere functies hebben. Voorkom dat een vrijwilliger meer dan 1x in CDB vermeld staat. (Zie ook Verwijderen van vrijwilligers). Kies in het hoofdscherm voor vrijwilligers (navigatieknop Vrijwilligers: links onderaan in filter ) Kies in het hoofdscherm onder de rode balk vrijwilligers de knop toevoegen Vul het detailscherm in, bestaande uit 3 tabbladen. Vakjes met een rode streep eronder zijn verplichte velden. Zet het voorvoegsel in het vakje dat daarvoor bestemd is en niet bij de achternaam. De startdatum kan worden aangepast naar de juiste startdatum (dit kan ook achteraf gedaan worden, zie Aanpassen start/stopdatum). Bij een startdatum in de toekomst is de vrijwilliger nog niet actief en kan niet verder worden gekoppeld aan functie of looproute. Afbeelding tabblad Algemeen Klik op tabblad Adres etc om verder te gaan met het invoeren van de gegevens Tabblad 2 (adres etc.) heeft een aantal geautomatiseerde functies. Wanneer u de postcode invoert en u gaat direct door naar nummer, dan wordt het adres en plaats automatisch ingevuld. Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 5
Tabblad 3 is bestemd voor het maken van notities Druk op OK om de vrijwilliger toe te voegen Wanneer niet alle verplichte velden zijn ingevuld, verschijnt een melding welke gegevens ontbreken Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 6
Vul gegevens in en druk op OK om de vrijwilliger toe te voegen Na OK verschijnt onderstaand scherm Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 7
Koppelen van looproute en collectant Kies in het hoofdscherm voor wijken Kies onder koppelingen >looproutes Kies onder subscherm looproutes > selecteer een looproute en kies de knop wijzigen (dubbel klikken op de geselecteerde looproute kan ook) Kies het vakje collectant en klik op voor een overzicht. Selecteer vervolgens de gewenste collectant. Druk op OK en de koppeling is tot stand gekomen Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 8
Nadat alle looproutes zijn gekoppeld krijgt u onderstaand overzicht. Heeft u meer looproutes dan dat er collectanten beschikbaar zijn, dan blijft bij deze looproutes onder collectant de vermelding ***geen*** staan. Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 9
Invoeren van collecteopbrengst Het invoeren van collecteopbrengsten kan op twee manieren met hetzelfde resultaat Kies in het hoofdscherm voor wijken of voor vrijwilligers Kies onder koppelingen > opbrengsten Kies onder subscherm opbrengsten > knop toevoegen Vul detailscherm in. Kies bij elk vakje en maak een keuze uit het overzicht. Druk op OK en de opbrengst wordt opgeslagen bij zowel de looproute als bij de betreffende collectant. Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 10
Wijzigen van persoonlijke gegevens van een vrijwilliger Wanneer u op een later moment persoonsgegevens van de vrijwilliger wilt aanpassen. Kies in het hoofdscherm voor vrijwilligers en selecteer de persoon Kies in het hoofdscherm onder de rode balk vrijwilligers de knop wijzigen (of dubbelklik op de gewenste persoon) Breng de gewenste aanpassingen aan Druk op OK Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 11
Aanpassen van start- en/of stopdatum van een vrijwilliger Opmerking: Het wijzigen van de startdatum of invullen van een stopdatum van een vrijwilliger is verbonden aan de functie. Een persoon mag slechts 1x in de CDB ingevoerd worden en kan meerdere functies hebben en meerdere/verschillende start- en stopdata. Kies in het hoofdscherm voor vrijwilligers Selecteer de gewenste vrijwilliger (grijs maken) Kies onder koppelingen voor functies Kies onder subscherm functies > knop wijzigen Vul de gewenste datum in Druk op toepassen en OK Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 12
Extra mogelijkheden binnen CDB Elk hoofdscherm en elk subscherm beschikt over een knop export (rechts onderaan elk schermdeel), waarmee geselecteerde items in het betreffende scherm kunnen worden geëxporteerd naar Excel. Excel view (de PC dient wel te beschikken over het programma Excel) Onder het hoofdscherm vrijwilligers bevindt zich de knop extra. Hier kunt u diverse extra mogelijkheden kiezen. Etiketten Bij de keuze> etiketten worden de geselecteerde gegevens geëxporteerd naar een etiketformaat (8 verticaal, 3 horizontaal) Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 13
Bij de keuze>export opbrengsten krijgt u een scherm waarin u uw keuze voor het jaartal van de collecte kunt aangeven. De gegevens van het betreffende collectegebied worden naar een Excel bestand geëxporteerd. Bij looproutes (in het subvenster) en de keuze > kaart, worden de postcodes uit de looproute getoond op Google Maps. Dit werkt alleen wanneer de looproutes via de postcodetabel zijn toegevoegd. Voorbeeld Kaart looproute Onder de hoofdschermen (zowel bij wijken als bij vrijwilligers) en diverse subschermen kunnen vaste overzichten worden opgevraagd van de geselecteerde gegevens in het betreffende scherm via de knop> overzicht Onder hoofdscherm wijken kan een overzicht van de totale wijk worden opgevraagd via de knop> overzicht Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 14
Links onder filter (bij hoofdscherm vrijwilligers) kunt u snel zoeken door een functie te kiezen of een naam in te vullen. Ook kunt u snel zoeken door een status in te vullen. Hiermee kunt u een groep personen selecteren die aan een van deze statussen voldoen. Verwijder deze gegevens bij een volgende actie, om te voorkomen dat u niet over alle gegevens beschikt. Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 15
Verbergen van vrijwilligers zonder functie Wanneer een vrijwilliger stopt met zijn activiteiten, dan kunt u de gegevens van de vrijwilliger niet verwijder. Wel kunt u deze gegevens verbergen, zodat deze niet zichtbaar zijn. Indien een vrijwilliger per ongeluk twee maal is ingevoerd, dan kunt u de gegevens van deze vrijwilliger niet verwijder. Ook hierbij kunt u de gegevens verbergen, zodat deze niet zichtbaar zijn. Op een later moment kunt u wel (bij een fout ingevoerde vrijwilliger) de gegevens overschrijven. Op die manier verdwijnt uw foutieve vrijwilliger ook uit het bestand. Kies hoofdscherm vrijwilligers en selecteer de gewenste vrijwilliger Kijk in deze regel of er nog een functie staat in de kolom actieve functie Zo niet dan is dit correct, indien dit nog wel zo is, dan moet de functie een einddatum krijgen (zoals in voorbeeld hieronder in subscherm) Kies het subscherm voor functies>selecteer de gewenste functie> wijzigen of stoppen Vul een einddatum in en klik op OK Na enige tijd zal in het hoofdscherm de kolom actieve functies bij de bewuste vrijwilliger leeg zijn. Om dit proces te versnellen kunt u op de knop Verversen klikken. Daarna kunt u de vrijwilligers zonder actieve functie verbergen. Ga linksboven naar opties. Klik hierop en kies voor filter (Zie onderstaande afbeelding) Klik in het scherm programma instellingen en kies voor vandaag Klik op OK Daarna zijn alle vrijwilligers zonder functie niet zichtbaar. Zodra u bij de filter een andere keuze maakt, worden deze vrijwilligers weer zichtbaar. Deze filter blijft bewaard, ook nadat u het programma heeft verlaten. Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 16
*Werken in meerdere wijken Wanneer u toegang heeft tot meerdere wijken, dan is het van belang om, voordat u gegevens gaat toevoegen, te controleren of u in de juiste wijk aan het werk bent. Aan de linkerkant onder filter dient u te kiezen voor de wijk waarin u wilt werken. Ook bij wijken en vrijwilligers is het van belang regelmatig te controleren of u in de juiste wijk aan het werk bent. Verplaatsen van looproutes en collectanten* * **(alleen mogelijk indien u in meerdere wijken kunt werken) Looproutes en collectanten die per abuis in de verkeerde wijk staan ingevuld kunnen als volgt worden verplaatst: Verplaatsen collectant gaat als volgt: Kies in het hoofdscherm voor vrijwilligers Selecteer de betreffende vrijwilliger Kies onder koppelingen > functies en Selecteer de betreffende functie Kies onder subscherm functies voor wijzigen Klik in het detailscherm achter locatie op en kies de gewenste wijk Druk op toepassen en OK om de wijzigingen te verwerken bij de vrijwilliger Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 17
De volgende stap in het Verplaatsen van de looproute gaat als volgt: Kies in het hoofdscherm voor vrijwilligers (daar staat u al in) Selecteer de betreffende vrijwilliger (dat is de actie hierboven al gedaan) Kies onder koppelingen > looproutes en selecteer de betreffende route Kies onder subscherm looproutes voor wijzigen Klik in het detailscherm achter wijk op en kies de gewenste wijk Druk op toepassen en OK om de looproute aan te passen Resultaat : Bij zowel functies als looproutes is de wijk aangepast Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 18
Handleiding 103: CDB voor Wijkhoofden Inhoud Pagina Gebruik handleiding 103 01 Aanmaken van looproutes in de wijk (handmatig) 01 Aanmaken van looproutes in de wijk via postcodetabel 02 Aanmaken van vrijwilligers in de wijk 05 Koppelen van looproute en collectant 08 Invoeren van collecteopbrengst 10 Wijzigen van persoonlijke gegevens van een vrijwilliger 11 Aanpassen van start- en/of stopdatum van een vrijwilliger 12 Extra mogelijkheden binnen CDB 13 Export gegevens naar Excel 13 Etiketten 13 Mailen 13 Overzicht busopbrengsten 14 Looproute op kaart in Google maps 14 Overzicht wijkgegevens (vrijwilligers en looproutes) 14 Gebruik Filters 15 Verbergen van vrijwilligers zonder functie 16 *Werken in meerdere wijken 17 Verplaatsen collectanten 17 Verplaatsen looproute 19 Inhoudsopgave 19 Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden, versie maart 2012 19