Handleiding: Aanvraag Start 2 run en doorgeven deelnemerslijst in Alabus

Transcriptie

1

2 Handleiding: Aanvraag Start 2 run en doorgeven deelnemerslijst in Alabus Hieronder kan je stap voor stap volgen hoe je de start 2 run sessie van je club dient aan te vragen en hoe je nadien de deelnemerslijst kan doorgeven. A. Aanvragen Start 2 run sessie 1. Meld je aan bij Alabus (indien je geen account hebt op Alabus dan zal je de nodige informatie voor de start 2 run moeten doorgeven aan de secretaris zodat hij/zij de aanvraag in orde kan brengen) 2. Ga naar het tabblad EVENT 3. Klik op NIEUW voor de aanmaak van een nieuw event, je krijgt dan volgende scherm bovenop je Alabus te zien.

3 4. Vul in (VOLG DEZE RICHTLIJNEN GOED OP!) Naam: afkorting club STR VJ 2017 (zie voorbeeld ->) Begin: de juiste startdatum van de start 2 run Einde: de juiste einddatum van de start 2 run Type meeting: kies voor start2run Soort: hier kan je niets invullen 5. Klik op OK. Het event is nu aangemaakt en staat zichtbaar in Alabus, met status Pre-request. 6. Vul nu verder aan: Bijkomende naam: indien er meerdere afdelingen zijn kan je hier de juiste locatie aangeven Bij terrein kan je de juiste locatie ook aangeven (deze dient wel bij de terreinen van de club te zijn opgenomen) verantwoordelijke 1: vul hier de gegevens in van de contactpersoon voor start 2 run! Deze gegevens worden gebruikt om reclame te kunnen maken op de website Bij Bijkomende informatie kan nog extra informatie toegevoegd worden zoals het begin uur, de trainingsdagen (bij omschrijving) en de deelnameprijs.

4 7. Voeg daarna nog de disciplines toe (dit zijn de afstanden die je organiseert). Klik hiervoor op het verticale tabblad discipline Je krijgt nu onderstaand blad te zien. Onderaan kan je op gebruik sjabloon klikken. Dan krijg je volgende kader te zien. Selecteer nu de afstanden die je zal organiseren. Kies telkens voor alle categorieën mannen én vrouwen.

5 De gekozen afstanden staan nu bij disciplines van je aangemaakte event. 8. De aanvraag van je start 2 run is gedaan. Het event zal worden geaccepteerd indien alle gegevens volledig en correct zijn ingevuld. Je kan nu ook met een gerust hart aan de start 2 run beginnen. Voor het toevoegen van de deelnemerslijst: zie verder. 9. Heb je toch nog vragen of lukt er iets niet, stuur dan een mailtje naar liesl@val.be of bel naar Liesl Van Barel: 02/

6 B. Deelnemerslijst Start 2 run invoeren in Alabus 1. Nu je de start 2 run sessie hebt aangemaakt op Alabus kan je ook de deelnemerslijst toevoegen. Gebruik hiervoor de NIEUWE lijst. (te downloaden op Alabus of via het PC-helpforum) Deze lijkt sterk op de oude maar er zijn enkele wijzigingen. Velden met * zijn verplicht in te vullen. a. Er is nog slechts één tabblad waar je alle deelnemers op dient aan te geven. Indien je meerdere afstanden tegelijk organiseert dien je het onderscheid duidelijk aan te geven bij AFSTAND (laatste kolom) door 5km, 10km en/of 15km in te vullen. b. Deelnemers die reeds een vergunning hebben geef je ook gewoon door op de deelnemerslijst. Het volstaat dan om enkel de lifenummer op te geven. Indien je niet op de hoogte bent of een deelnemer al dan niet een lifenummer heeft dan geef je gewoon alle verplichte gegeven in. Voor een deelnemer die een recreantenvergunning of wedstrijdvergunning heeft wordt geen start 2 run bijdrage aangerekend. Dit geldt ook voor wie nadien een vergunning neemt. (vergunning na STR deelname: zie punt 6) De controle op vergunninghouders wordt door VAL gedaan: het is dus belangrijk om alle gegevens correct in te vullen zodat ze overeenkomen met de gegevens in het ledenbestand. c. CLUB, NAAM, VOORNAAM, GESLACHT, GEBOORTEDATUM en AFSTAND zijn verplichte velden! De gegevens dienen volledig en correct te worden ingevuld. Zijn de gegevens onvolledig dan zal je een melding krijgen om deze verder aan te vullen. De vergelijking met de ledenlijst gebeurt op basis van naam en voornaam. Deze dienen correct te worden doorgegeven. Indien niet dan zal voor deze atleet sowieso een start 2 run bijdrage worden aangerekend én de kosten voor aansluiting als recreant of wedstrijdatleet. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om correcte gegevens door te geven.

7 2. Hoe geef je de deelnemerslijst aan op Alabus? a. Ga naar je aangevraagde event in Alabus b. In de linker kolom ga je dan naar bijlagen. Daar klik je onderaan op bestand toevoegen. c. Kies de juiste lijst. De deelnemerslijst zou nu zichtbaar moeten zijn.

8 d. Indien je een fout hebt gemaakt of er zijn nieuwe deelnemers die je nog wenst toe te voegen: Verwijder de oude lijst Voeg de nieuwe aangepaste lijst toe. Gelieve slechts één lijst in de bijlagen te laten staan! Indien je meerdere lijsten laat staan en er staan deelnemers dubbel in de lijsten dan zal er ook een dubbele verrekening worden gedaan van de start 2 run bijdrage. Verwijder dus zeker de slechte lijsten! 3. Geef voor al je aangevraagde organisaties aparte deelnemerslijsten door. De lijst dient ten laatste 3 weken na de start van de sessie op Alabus te staan. 4. De diploma s worden verstuurd van zodra de lijst werd nagekeken. Dit gebeurt ten laatste in de 6 de week van je organisatie. De diploma s worden naar de secretaris verstuurd. Indien je de diploma s op een ander moment of andere plaats wenst te ontvangen stuur je een mail naar liesl@val.be 5. Van zodra de diploma s worden verstuurd zal de start 2 run als afgesloten worden gemarkeerd in Alabus. Je kan dus altijd zelf nakijken of de start 2 run werd verwerkt. 6. Deelnemers worden recreant na start 2 run? a. Moedig de deelnemers na de start 2 run sessie aan om verdere trainingen te blijven volgen. Zorg dan ook voor aan aangepast aanbod. b. Voordien kon je deelnemers die recreant wensten te worden na start 2 run overnemen. In Alabus is dit (nog) niet mogelijk! Personen met lifenummer: maak deze leden (opnieuw) actief Nieuwe recreanten: Maak een nieuwe recreant aan. Zorg er dan wel voor dat je alle gegevens hetzelfde invult als op de deelnemerslijst. c. In de eindafrekening Start 2 run van de club zullen recreanten niet worden aangerekend. Voor hen wordt enkel de normale vergunningsbijdrage betaald. 6. Heb je toch nog vragen of lukt er iets niet, stuur dan een mailtje naar liesl@val.be of bel naar Liesl Van Barel: 02/