Vergadernotitie voor de Drechtraad op 18 juni 2008

Bijlage 6 Agendapunt 7 Vergadernotitie voor de Drechtraad op 18 juni 2008 datum 16 mei 2008 steller B.J.P. Kokx, procesregisseur doorkiesnummer Onderwerp Strategisch plan Informatisering, Processen & Automatisering Drechtsteden 2007 2010, deelprogramma 1B in het bijzonder e-mail b.kokx@berenschot.com Bijlage - Strategisch IP&A plan d.d. 26 maart 2008 Gevraagde beslissing 1. Instemmen met het in uitvoering nemen van deelprogramma IB uit het Strategisch IP&A-plan 2007 2010 2. In dat kader een krediet beschikbaar te stellen van 5,9 miljoen voor de investeringen in 2008, alsmede een krediet beschikbaar te stellen van 2,6 miljoen voor het voldoen van de vergoedingen aan gemeenten en regio ZHZ voor de in eigendom aan de GR over te dragen ICTactiva. 3. Te besluiten dat de bijdragen van de aan het SCD deelnemende organisaties in de jaarlijkse lasten van investering en exploitatie van deelprogramma 1B worden gebaseerd op het aantal in gebruik zijnde werkplekken. 4. Te besluiten dat het SCD met ingang van 1 januari 2008 het werkplek tarief van 1.904, - (prijspeil 2008) aan de deelnemende organisaties in rekening brengt. 5. Kennisnemen van het Strategisch Plan IP&A Communicatie Dit onderwerp wordt toegelicht tijdens de raadsinformatieavond op 2 juni jl. Toelichting en financiële consequenties In juni 2007 is - in opdracht van de Netwerkdirectie Drechtsteden en met instemming van het Portefeuillehouderoverleg Middelen- het programmamanagement Informatievoorziening, Processen en Automatisering Drechtsteden (IP&A Drechtsteden) ingesteld. Dit programma is enerzijds een vervolg op het project Drechtsteden Digitaal, anderzijds kon het beschouwd worden als de voorloper van het Servicecentrum Drechtsteden, omdat in het programma projecten zijn opgenomen die het SCD nodig heeft om de diensten te kunnen verlenen. Op verschillende momenten heeft u kennis gemaakt met delen van dit programma. Recent is het integrale plan voor de komende jaren rond gekomen. We noemen dat het Strategisch IP&A-plan 2007 2010 Drechtsteden; dit plan is bijgevoegd. In dit plan worden de relevante ontwikkelingen op het terrein van de e-overheid beschreven als opmaat en perspectief voor het Informatiseringsen Automatiseringsbeleid van de Drechtsteden. En in dit plan is een groot aantal projecten opgenomen die de komende jaren binnen de Drechtsteden uitgevoerd zullen worden. Deels gebeurt

pagina 2, agendapunt dit op lokaal niveau ten behoeve van de eigen gemeentelijke organisatie, deels op regionaal niveau gezamenlijk ten behoeve van eigen gemeentelijke organisaties en deels op regionaal niveau voor de regionale organisaties. Uit deze opsomming valt af te leiden dat de verantwoordelijkheid voor het initiëren en het financieren en realiseren van de onderscheidene projecten verschillend ligt en niet zonder meer op één moment afgeprocedeerd kan worden. Uit oogpunt van beheersing en het managen van de beschikbare middelen (geld en menskracht en tijd) en het besturen en managen van de samenhang tussen de projecten is er niettemin voor gekozen alle projecten in één samenhangend Strategisch Plan onder te brengen en de uitvoering in één programma te bundelen. Het Strategisch Plan is daarmee het richtinggevende document voor alle bestuurlijke en uitvoeringstechnische aspecten. De verschillende verantwoordelijkheden worden uiteraard gerespecteerd en dat is er ook de reden van dat zowel de Gemeenteraden als de Drechtraad de afgelopen periode voorstellen voorgelegd hebben gekregen en in sommige gemeenten nog krijgen, die betrekking hebben op een bepaald onderdeel van het integrale programma. Anders gezegd; er is niet één orgaan bevoegd om alle noodzakelijke besluiten te nemen. Zowel de Gemeenteraden als de Drechtraad zijn bevoegd, afhankelijk van het project dat het betreft, een besluit te nemen en soms behoeft een project zowel een besluit van de Gemeenteraden als van uw raad. Zo wordt de finale besluitvorming over het Strategisch Plan de facto in meerdere deelbesluiten vervat. Hierna zullen we aangeven wat de actuele stand van zaken op dit punt is. Met het in deze vergadernotitie opgenomen voorstel over deelprogramma 1B maken we de besluitvorming over de verschillende inhoudelijke onderdelen van het integrale Strategisch Plan in de vorm van de beschreven projecten en de financiering ervan overigens compleet. Wat dan rest is een beslissing over de programmastructuur en organisatie, inclusief de contramal 1. Besluitvorming hierover op bestuurlijk niveau wordt de komende maanden separaat voorbereid. IP&A-programma op hoofdlijnen De kern van het Strategisch IP&A-plan 2007 2010 wordt gevormd door vier deelprogramma s met projecten. Dat zijn de volgende: De projecten uit deelprogramma 1 hebben ten doel een integrale en gestandaardiseerde regionale infrastructuur te implementeren, die geldt als randvoorwaarde om te kunnen functioneren als netwerkorganisatie, om gegevens uit te kunnen wisselen tussen regionale en lokale organisaties, om het SCD te laten draaien èn om ambities op het terrein van E- dienstverlening niet alleen inhoudelijk maar ook technisch te kunnen realiseren. Dit programma bestaat uit tweede onderdelen. Onderdeel IA heeft betrekking op het ontsluiten van het Drechtnet en het realiseren van regionaal rekencentrum. Uw raad heeft op 12 december 2007 de inhoudelijke plannen geaccordeerd en het voor realisatie benodigde krediet gevoteerd. Dit betrof een bedrag van 6.240.000, = met een daaruit voortvloeiende jaarlast van 930.000, =. Deze jaarlast wordt conform uw besluit volledig ten laste van de SCD-begroting gebracht door aanwending van de daarin opgenomen post van 1 mln. initiële investeringslasten. Op deel IB, waarbij het nu voorliggende voorstel specifiek handelt, komen we hierna uitgebreider terug. De projecten uit deelprogramma 2 zijn gericht op realisatie van de inhoudelijke ambities op het terrein van de informatiseringsarchitectuur en de E-dienstverlening aan burgers, instellingen en bedrijven. De projecten hebben deels een verplicht karakter en deel een facultatief karakter. Met een verplicht karakter wordt bedoeld dat de uitvoering van het betreffende project noodzakelijk is om de beoogde voordelen van de samenwerking op het terrein van dit deelprogramma te kunnen realiseren. Facultatieve projecten zijn wettelijke projecten. Facultatief wil zeggen dat de deelnemer voor de keuze staat om de betreffende projecten zelfstandig of in regionale samenwerking te doen. Immers door de landelijk programma s en de wetgeving moeten gemeenten deze projecten ter hand nemen. Voor een deel lopen deze projecten al vanuit het project Drechtsteden Digitaal en is de financiering ervoor al geregeld in 1 Zie het hoofdstuk 9 van het Strategisch Plan. 2

pagina 3, agendapunt de vorm van de bijdrage van 3, = per inwoner. Voor een deel is aanvullende financiering nodig, geraamd op 3,50 per inwoner. De verantwoordelijkheid voor de financiering van deze projecten ligt bij de gemeenten. In februari jl. is vanuit het IP&A-programma een model voorstel bij de gemeenten aangereikt dat gebruikt kan worden als basis voor een raadsvoorstel. Ons is bekend dat de besluitvorming over dit deelprogramma inmiddels in de gemeenten loopt. De projecten uit deelprogramma 3 betreft lokale projecten van uiteenlopende aard. Dit cluster wordt volledigheidshalve hier vermeld, maar is en blijft - behoudens regionale coördinatie op doublures, capaciteitsvraag en cumulatie van wijzigingen - een aangelegenheid van de betreffende organisaties, zowel inhoudelijk als qua financiering en uitvoering. De projecten uit deelprogramma 4 zijn gericht op het kunnen functioneren als SCD met gebruikmaking van uniforme, gestandaardiseerde systemen en applicaties voor alle deelnemers. Het gaat hier in belangrijke mate om de effectuering van de kernbeslissingen die opgenomen zijn in het Bestuursplan SCD van december 2006. De uitvoering van deze projecten is in volle gang. De financiering is 3 oktober 2007 geregeld in de Drechtraad en de kapitaallasten zijn opgenomen in de SCD-begroting 2008, die vastgesteld is in de Drechtraad van 12 december 2007. Bij de stukken voor uw vergadering van 18 juni treft u overigens een brief met een verantwoording van de aanwendingen tot nu toe van de verschillende hiervoor genoemde kredieten en de kredieten, die verstrekt zijn voor realisatie van de huisvesting van het SCD, de GBD en het OCD. Deelprogramma IB nader toegelicht Het onderhavige voorstel richt zich op de inhoud en financiering van deelprogramma 1B, reden om dit nader toe te lichten en te onderbouwen. Deelprogramma 1B betreft de vernieuwing van de regionale infrastructuur gericht op (a) de integratie van 8 infrastructuren, (b) een verbetering van de kwaliteit en (c) een verlaging van de beheersinspanning i.v.m. de geplande afname van de personeelsomvang (target SCD). Hiervoor wordt de gehele infrastructuur in een periode van ca. 3 jaren vervangen door een nieuwe geïntegreerde en ondeelbare infrastructuur. De nieuwe infrastructuur die tot stand komt als de aangedragen projecten worden uitgevoerd, is qua opzet ondeelbaar en apparatuur is nog maar beperkt locaal of aan een regionale organisatie(-onderdeel) toewijsbaar en moet voldoen aan strikte centrale specificaties. Daarmee ligt het voor de hand om in het verlengde van de verantwoordelijkheid voor het beheer, ook het eigenaarschap van deze nieuwe infrastructuur en apparatuur bij het Servicecentrum te leggen. Een belangrijk voordeel van deze aanpak is, dat beheer en eigendom in één hand komen, waarbij aanzienlijke kostenbesparingen te realiseren zijn, zowel in de aanschaf als in het beheer. Binnen dit deelprogramma 1B worden de volgende projecten gerealiseerd: project uitwijkvoorziening (nog PM), project (ontwerp en bouw) Kantoorautomatisering, Project uitrol kantoorautomatisering per klant, Basisvoorzieningen telefonie, uitrol telefonie per werkplek en enkele overige projecten, zoals werken op afstand, service bus koppelingen, technisch beleidsplan en instrumentering I&A. We lichten deze kort toe. Project uitwijkvoorziening Dit project is nog niet uitgewerkt, maar er is wel een PM-post opgenomen om in 2009 een uitwijkvoorziening te realiseren. De NDD+ heeft in verband met prioriteitstelling ingestemd met uitstel van dit project tot 2008 (vooronderzoek) resp. realisatie in 2009. Het programma zal in 2008 een voorstel indienen. Hoewel onderzoek moet plaatsvinden, wordt in ieder geval overwogen of dit kan in één van de bestaande rekencentra van de deelnemende gemeenten. Project (ontwerp en bouw) Kantoorautomatisering 3

pagina 4, agendapunt Dit project heeft tot doel de gehele nieuwe GRID-architectuur te ontwerpen, selecteren en initieel te bouwen. Er vindt binnen dit project een eerste totale installatie plaats op basis waarvan alle aanloopissues uitgetest kunnen worden en een stabiel platform beschikbaar kan worden gesteld alvorens uitrol plaatsvindt (initiële installatie). Project uitrol per klant Doel van dit project is het daadwerkelijk migreren van klanten van de oude naar de nieuwe situatie in tranches van ca. 100-150 werkplekken. Activiteiten zijn het overhalen en inregelen van de applicaties; het ontsluiten van die applicaties in de nieuwe infrastructuur, het overzetten van bedrijfs- en gebruikers data, het plaatsen van nieuwe en weghalen en afvoeren van oude werkplekken. Gedurende de uitrol wordt de initiële installatie opgeschaald, wat mogelijk is omdat de nieuwe infrastructuur zeer flexibel schaalbaar is. Daarom valt binnen de scope de verwerving van nieuwe hardware, van nieuwe software licenties incl. Citrix etc., het verwerven van servercapaciteit en randapparatuur. Dit is omgerekend in een gemiddelde investering per werkplek. Basisvoorzieningen telefonie Binnen dit project valt de ontwikkeling, selectie en initiële bouw van het telefonie concept (kernbeslissing). Voorts valt eronder de verwerving van de benodigde AVAYA basiscentrale, het inrichten van het technisch beheer en het inrichten van het functioneel beheer. Belangrijk element is het inregelen van de content in de vorm van nummerplannen etc. Uitrol per werkplek Doel van dit project is het daadwerkelijk migreren van klanten van de oude naar de nieuwe situatie. Hieronder valt ook het migreren van smartphone/pda indien en voor zover dit, door het lijnmanagement is geautoriseerd. In de opstelling zijn onder exploitatie tevens de gebruikstikken begrepen. Het aantal laptops, smartphones en PDA s is gelimiteerd: bovenmatige afname zal door het betreffende lijnmanagement additioneel moeten worden bekostigd. Kredietbehoefte en jaarlast voor deelprogramma 1B In onderstaand overzicht zijn de benodigde investeringen voor de diverse projecten uit deelprogramma 1B opgenomen. Het in totaliteit benodigde krediet is bepaald op 15,9 miljoen. Op grond van de spelregels van de GR Drechtsteden vloeit hier een jaarlast uit voort van 6.341.000, -. Deze jaarlast ligt ca 0,6 miljoen onder de huidige jaarlast van de acht organisaties 2 volgens de begrotingen 2008 en leidt tot een gemiddeld tarief van 1.904, - voor de som van kapitaallast en exploitatielasten per werkplek per jaar. De reden om deze jaarlast in een tarief per werkplek in plaats van in een bedrag per formatieplaats uit te drukken is, dat hiervan een sterkere prikkel uitgaat naar de deelnemers om bij te dragen aan volumebeheersing en er een betere aansluiting is met de daadwerkelijk in gebruik zijnde werkplekken terwijl het systeem eenvoudig uitvoerbaar blijft. Het SCD draagt binnen de vastgestelde kosten van dienstverlening overigens haar eigen toegerekende aandeel in het gebruik van de infrastructuur i.c. ca. 1/7 e deel. 2 Gedoeld wordt hier op de GR Drechtsteden zelf, de 6 gemeenten en de regio Zuid-Holland Zuid. 4

pagina 5, agendapunt Deelprogramma I-B GRID GR ICT-infrastructuur Drechtsteden post investering afschrijvingkapitaallasten exploitatie totale jaarlasten Telefonie * Basis (vast) 390.000 10 51.000 18.000 69.000 * Uitrol (variabel) 854.000 5 197.000 167.000 364.000 * Gebruik 771.000 771.000 Data - * LAN (lease) - 0-838.000 838.000 * Uniforme werkplek - * Basisbouw (vast) 624.000 10 81.000 30.000 111.000 * Uitrol en vervanging apparatuu 10.005.000 5 2.301.000 603.000 2.904.000 * werkpleklicenties 2.457.000 3 902.000-902.000 * Technisch beleidsplan 936.000 5 216.000-216.000 * Instrumentering I&A 588.000 5 136.000 30.000 166.000 Telling 15.854.000 3.884.000 2.457.000 6.341.000 aantal werkplekken 3.330 gemiddeld te verwachten werkplektarief 1.904 De uitrol van de projecten kent een tijdshorizon van 3 jaar. Dat leidt ertoe dat het krediet in jaartranches kan worden opgenomen. Dat ziet er als volgt uit. INVESTERING IN JAARTRANCHES kredietaanvragen bedrag Jaartranche 2008 5,9 miljoen Jaartranche 2009 5,0 miljoen Jaartranche 2010 5,0 miljoen Totaal 15,9 miljoen Overdracht van activa als belangrijke randvoorwaarde Omdat er gedurende de planperiode een gefaseerde overgang van oude naar nieuwe infrastructuur plaatsvindt en het beheerpersoneel al over is naar het SCD, leidt overdracht van de verantwoordelijkheid en eigendom naar het SCD tot een duidelijkere verantwoordelijkheidsstelling en eenvoudiger beheer. Daarom vindt overdracht van de (economische) eigendom van de huidige infrastructuur, voor zover die in de nieuwe situatie ook bruikbaar is, plaats aan formeel de GR Drechtsteden, materieel het SCD. De overdracht zorgt voor een directe gelijkschakeling in kosten tussen deelnemers en er is geen sprake van concurrentie tussen oude en nieuwe situaties. Het voorstel is 1 januari 2008 als datum van overdracht te hanteren en de overdracht te laten plaats vinden tegen vergoeding van de boekwaarde per ultimo 2007. Die vergoeding wordt bepaald op basis van de spelregels die de deelnemers met elkaar vastgelegd hebben in het kader van de besluitvorming over de SCD-begroting 2008. Conform voorschriften van de GR Drechtsteden zal geen hogere boekwaarde worden vergoed dan opgenomen in de begroting van de deelnemer. Investeringen die door gemeenten noodzakelijkerwijs nog worden gedaan tussen 1 januari 2008 en de datum van besluitvorming in de Drechtraad over dit voorstel, vallen eveneens onder deze afspraak, indien en voor zover deze ICT-voorzieningen ook na overgang naar het SCD technisch en functioneel nog goed bruikbaar zijn en ook overigens passen binnen de afgesproken spelregels. Het verstrekken van een vergoeding is een afwijking van het Bestuursplan SCD, waarin is bepaald dat geen boekwaarden worden overgenomen en eventuele vervroegde afschrijvingen ten laste van de deelnemer blijven. De rechtvaardiging hiervoor is dat deze afspraak was gericht op de middelen die de SCD zelf gebruikt en niet op de lokaal gebruikte middelen. Ten tijde van het maken van 5

pagina 6, agendapunt deze afspraak was niet aan de orde dat ook deze middelen aan het SCD zouden worden overgedragen. De overnamewaarde loopt mee in dit voorstel; ook hiervoor wordt een krediet gevraagd. Deze overnamewaarde is als volgt vastgesteld. Boekwaarde omschrijving Bedrag totale boekwaarde 3.733.000,00 waarvan reeds eigendom van de GR Drechtsteden 1.175.000,00 Overnamebedrag 2.558.000,00 De specificatie per deelnemer is als volgt (afrondingsverschil): Boekwaarden per deelnemer: Deelnemer Boekwaarde per deelnemer Alblasserdam 32.000 Dordrecht 1.354.000 Hendrik Ido ambacht - Papendrecht 294.000 Sliedrecht 61.000 Zwijndrecht 684.000 RegioZuid Holland Zuid 134.000 Overname bedrag 2.558.000 GR Drechtsteden 1.175.000 Totale boekwaarde 3.733.000 Aantal werkplekken als verdeelsleutel en ingangsdatum Op basis van eerdere besluitvorming wordt de bijdrage van de deelnemers aan de kosten van het basispakket van het SCD gebaseerd op de formatieve omvang (aantal fte) van de klantorganisatie. Voor de jaarlasten van deelprogramma 1B is dit een minder voor de hand liggende verdeelsleutel. We stellen dan ook voor om het feitelijk aantal werkplekken te hanteren als verdeelsleutel voor de jaarlijkse lasten van deelprogramma 1B. Het aantal werkplekken heeft een meer causaal verband met de kosten van ICT-voorzieningen en vormen een betere prikkel voor kostenbeheersing. Het aantal werkplekken wordt jaarlijks vastgesteld op basis van het aantal in gebruik zijnde vaste en mobiele computers, die aangemeld zijn voor service bij het SCD. Omdat de activa van de gemeenten en de regio Zuid-Holland Zuid met terugwerkende kracht op 1 januari 2008 worden overgenomen ligt het voor de hand het nieuwe werkplektarief ook per die datum door te voeren. Besluitvormingsproces De besluitvorming over deelprogramma 1B is een voorbeeld van de hiervoor aangeduide mogelijkheid, dat er besluitvorming nodig is door zowel de Gemeenteraden als uw Raad. Dat heeft te maken met het feit, dat de gemeenten moeten instemmen met het overdragen van hun activa en het afnemen van de ICT-infrastructuur als een dienst van het SCD tegen een vergoeding per werkplek per jaar in het kader van het in uitvoering nemen van deelprogramma 1B, terwijl uw Raad het eigendom van die activa moet willen aanvaarden, de benodigde kredieten voor deze uitvoering moet voteren en het leveren van de ICT-infrastructuur als een dienst moet organiseren (SCD). Concreet betekent dit dat dezer weken een soortgelijk voorstel in de Gemeenteraden behandeld wordt. Vanwege de gebondenheid aan vastgestelde vergaderschema s is het voor sommige 6

pagina 7, agendapunt gemeenten niet mogelijk de besluitvorming hierover vóór 18 juni af te ronden. Het lijkt ons geen bezwaar het besluit in uw Raad toch te nemen, maar dat te doen onder het voorbehoud van instemming met de voorstellen door alle betrokken Gemeenteraden. Zo kan eind juni de balans worden opgemaakt en worden doorgewerkt aan de uitvoering van dit deelprogramma, als daar positief over besloten is. Tenslotte merken we op dat de begroting SCD moet worden gewijzigd, wanneer u conform de voorstellen besluit. Voor uw vergadering van september 2008 wordt hiervoor een voorstel voorbereid. 7

STRATEGISCH PLAN PROGRAMMA IP&A DRECHTSTEDEN 2007 tot 2011 Opgesteld i.o.v.: H.W.M. Wesseling, Netwerkdirectie Drechtsteden Portefeuillehouder Informatievoorziening, Processen & Automatisering door: M.A. Muijres, programmamanager IP&A Drechtsteden i.s.m. B.J.P. Kokx, procesregisseur Drechtsteden versie 26-03-2008 (Vorige versies: 9/11/2007 en 13/12/2007)

Inhoudsopgave Blz. 1. INLEIDING... 4 2. STRATEGISCHE PARAPLU... 7 2.1 ONTWIKKELINGEN... 7 2.2 STRATEGIE... 8 2.3 INRICHTINGSCONCEPT... 9 3. ÉÉN PROGRAMMA VOOR SAMENHANG, ORDENING EN PRIORITERING...10 4. KOSTEN-BATEN PERSPECTIEF IP&A-PLAN...11 4.1 BEOOGDE BATEN... 11 4.2 RECAPITULATIE INVESTERINGEN... 12 4.3 FINANCIËLE EFFECTEN VOOR DEELNEMERS... 14 5. DEELPROGRAMMA I REGIONALE ICT INFRASTRUCTUUR...14 5.1 INLEIDING...14 5.2 BELEIDSKADER DEELPROGRAMMA REGIONALE ICT INFRASTRUCTUUR... 15 5.3 MIGRATIESTRATEGIE: GELEIDELIJKE VERNIEUWING EN GEEN BIG BANG... 19 5.4 PROJECTENPORTFOLIO... 21 5.5 KOSTEN EN FINANCIERING... 23 6. DEELPROGRAMMA II REGIONALE INFORMATIE -EN PROCESINRICHTING...28 6.1 INLEIDING...28 6.2 AMBITIENIVEAU... 29 6.3 INHOUD DEELPROGRAMMA II REGIONALE INFORMATIE- EN PROCESVOORZIENING... 30 6.4 VERPLICHTE EN FACULTATIEVE PROJECTEN... 34 6.5 DYNAMISCH BESTUREN VAN DE PORTFOLIO... 35 6.6 BEKOSTIGING VAN DEELPROGRAMMA II REGIONALE I&P-PROJECTEN... 36 7. DEELPROGRAMMA III LOCALE PROJECTEN...38 7.1 INLEIDING...38 7.2 PROJECTENPORTFOLIO... 38 7.3 FINANCIERING EN BESTURING... 39 8. DEELPROGRAMMA PROJECTEN SCD...40 8.1 INLEIDING...40 Versiedatum 26 maart 2008 pagina 2 van 52

8.2 PROJECTENPRORTFOLIO... 40 8.3 SAMENHANG MET ANDERE DEELPROGRAMMA S... 41 8.4 FINANCIERING EN RISICO S... 41 9. PROGRAMMASTRUCTUUR EN ORGANISATIE INCL. CONTRAMAL...42 9.1 INLEIDING...42 9.2 DE ROLLEN... 42 9.3 DE PROGRAMMASTRUCTUUR... 43 9.4 TAKEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN, BUDGETHOUDERSCHAP, CONTROL EN AANBESTEDINGEN... 44 9.5 DE FINANCIERING VAN HET PROGRAMMAMANAGEMENT... 46 9.6 STRUCTURELE ORGANISATIE PROGRAMMA EN REGIE IP&A DRECHTSTEDEN... 46 9.7 DE ORGANISATIE VAN AFSTEMMING EN BESLUITVORMING (CONTRAMAL IP&A)... 48 10. MEERJARIG UITVOERINGSPLAN...51 Versiedatum 26 maart 2008 pagina 3 van 52

1. INLEIDING Drechtsteden Drechtsteden is een samenwerkingsverband dat geformaliseerd is in de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD) die rechtspersoonlijkheid bezit. Hierin nemen de 6 gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht uit het gebied deel 1. Deze 6 gemeenten maken ook onderdeel uit van het samenwerkingsverband regio Zuid Holland Zuid. Ook dit is een gemeenschappelijke regeling met rechtspersoonlijkheid Beide samenwerkingsverbanden hebben een duidelijk eigen profiel en takenpakket, maar er is veel bestuurlijke en organisatorische samenhang en samenwerking tussen beide samenwerkingsverbanden, mede omdat de 6 gemeenten het cement in beide verbanden vormen. Dat is er ook de reden van dat de 6 gemeenten, Drechtsteden en Regio Zuid-Holland Zuid veel samen optrekken op het terrein van beleid, vernieuwing, onderhoud en beheer van processen, informatievoorziening en automatisering. De komst van het Servicecentrum Drechtsteden (SCD), dat diensten gaat verlenen op onder andere het terrein van informatisering en automatisering, biedt een unieke kans om deze samenwerking een krachtige impuls te geven, gericht op kwaliteitsverbetering, borging van continuïteit en het verbeteren van de doelmatigheid. Dit zijn geen op zichzelf staande doelen maar dienen samen een hoger doel, namelijk het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, bedrijven in instellingen in het gebied. In de planvorming rondom de komst van het SCD heeft het accent aanvankelijk gelegen op de organisatorische vormgeving van de dienstverlening op het terrein van IP&A (Drechtsteden (Informatievoorziening, Processen & Automatisering). Taken, werkprocessen, organisatiestructuur en manier van werken waren hierbij de dominante thema s. Gaandeweg dit proces van planvorming is duidelijk geworden, dat ook de inhoudelijke kant van de ontwikkeling van IP&A in de scoop betrokken moet worden. Die inhoudelijke kant kreeg op dat moment vorm in het programma Drechtsteden Digitaal. Maar de samenhang tussen de inhoudelijke ontwikkelingen op terrein van IP&A en de impact van de vorming van de SCD op IP&A werd allengs duidelijker en prangender. Niet in de laatste plaats vanwege zichtbare concurrentie tussen projecten vanuit enerzijds de inhoudelijke - vaak betrekking hebbend op de dienstverlening aan de burger- ambities op het terrein van IP&A en anderzijds de ambities om het SCD als dienstverlenende organisatie een goede start te geven. Een euro kan nu eenmaal maar een keer worden uitgegeven en de personele capaciteit is niet onuitputtelijk. Het is juist deze concurrentie tussen ambities die aanleiding is geweest het programma IP&A Drechtsteden in te stellen en die tevens de basis heeft gevormd voor de opdracht om met een integrale visie en werkagenda voor de opgaven op het gebied van IP&A voor de jaren 2007 2010 te komen. Dit met als doel vanuit die integraliteit met daadkracht en passie aan de slag te gaan met de uitvoering. Programma Drechtsteden Digitaal als katalysator voor belangrijke vernieuwingen In het kader van dit programma zijn veel innovatieve initiatieven ontwikkeld en in uitvoering genomen. Dit heeft erin geresulteerd dat de regio een toonaangevende positie inneemt in gemeenteland als het gaat om digitalisering en elektronische dienstverlening aan de burger. Wat hiermee is bereikt is zeer waardevol en moet goed geborgd en vastgehouden worden. Drechtsteden komt daarmee in een volgende fase. In de pioniersfase was er ruimte om ontwikkelenderwijs de grenzen, vormen en inhoud van de samenwerking op te zoeken. Dat heeft 1 Binnenmaas is weliswaar deelnemer aan Drechtsteden, maar niet voor dit programma. Versiedatum 26 maart 2008 pagina 4 van 52

geleid tot een veelheid aan initiatieven en projecten die of in uitvoering zijn of binnenkort in uitvoering genomen moeten worden. Over enige tijd leidt dat vanzelf tot de behoefte aan meer beheercapaciteit; projecten worden dan reguliere producten en diensten die beheerd moeten worden. Tegelijkertijd staan de ontwikkelingen niet stil. Veranderingen op het terrein van wet- en regelgeving en de door het kabinet ingezette lijn van decentralisatie van rijkstaken naar gemeenten vereisen voortdurende aanpassingen van gemeenten in hun organisatie en dienstverlening en daarbij vormt I&A een dominant instrument. De komst van het Servicecentrum als kans om te borgen en te blijven verbeteren. Op het terrein van de ondersteunende functies en de noodzakelijke doorontwikkeling biedt het Servicecentrum mooie nieuwe kansen. Er ontstaat een dienstverlenende organisatie waarin de acht deelnemers hun krachten op het terrein van de middelenfuncties, waaronder I&A bundelen, met als doel zich meer te kunnen richten op hun primaire taken ten behoeve van de samenleving. Zo ontstaat een platform voor overleg, afstemming en uitvoering. Tijdelijke hulpstructuren die de afgelopen periode vruchtbaar hebben geopereerd kunnen nu worden geformaliseerd. Deze formalisering in Drechtsteden-verband zorgt ervoor: (1) Dat de continuïteit van de aan de SCD over te dragen dienstverlening geborgd wordt; (2) Dat de ontwikkelingsagenda op een gestructureerde wijze georganiseerd en gerealiseerd kan worden; (3) Dat nieuwe informatietechnologische condities gecreëerd worden om de regio als geheel en vooral ook de SCD zelf, alsmede de SCD in haar interactie met de deelnemende organisaties goed te laten functioneren en de nieuwe processen en de beoogde efficiency daadwerkelijk te kunnen realiseren. De SCD is daarmee een sterke vorm van samenwerking in zichzelf, maar tevens ook een katalysator voor veel meer samenwerking op het gebied van vernieuwingen, dienstverlening, processen, informatievoorziening en automatisering. Deze brede doelstelling is onderbouwd met resp. een visienota IP&A Drechtsteden 2 en het Informatieplan Drechtsteden 3. Uit het informatieplan vloeit een projectenportfolio voort. Het programma IP&A Drechtsteden heeft de opdracht om de projectenportfolio van de 8 samenwerkende organisaties te realiseren. Het Programma IP&A Drechtsteden is een tijdelijke hulpstructuur onder leiding van (de portefeuillehouder IP&A van) de NDD+. De visie is opgebouwd vanuit een aantal gestructureerd in kaart gebrachte ontwikkelingen, die vervolgens om een antwoord vragen van gemeenten, individueel of samenwerkend. Dit antwoord is in eerste instantie een conceptueel inzicht in welke regionale strategische doelen bereikt moeten worden (richten). Vervolgens is de vraag hoe de strategie gerealiseerd kan worden. Dit kan door een visie te ontwikkelen op de toekomstige inrichting van processen, informatievoorziening en technologie (inrichten). Ten slotte is de vraag hoe het totaalpakket aan gevraagde veranderingen te adresseren en organiseren: de projectenportfolio (verrichten). Naar een slagvaardige aanpak die recht doet aan belangen en verantwoordelijkheden De realisatie van de locale en regionale ambities op het gebied van IP&A, die in dit plan beschreven worden, vergen veel van de betrokken organisaties en hun medewerkers. Aanpassingsvermogen, 2 Strategisch beleidsconcept Informatisering Drechtsteden, opgesteld door Dhr. Pijpers i.o.v. portefeuillehouder; behandeld in beleidsgroep Kaderstelling op 6 september 2007, commentaar verwerkt. ;bijgevoegd als bijlage 1. 3 RAPPORTAGE I-PLAN DRECHTSTEDEN, opgesteld door een werkgroep o.l.v. Dhr. Pijpers en vastgesteld in de NDD+ van 24 mei 2007. Versiedatum 26 maart 2008 pagina 5 van 52

capaciteit en geld zijn noodzakelijke randvoorwaarden voor een succesvolle uitrol. Even belangrijk is dat er een slagvaardige manier van werken komt, die recht doet aan de belangen van iedere partij afzonderlijk, maar ook voldoende kracht organiseert om wat gemeenschappelijk is ook gemeenschappelijk te realiseren. Dit plan borduurt voort op eerdere discussies die hierover gevoerd zijn in de NDD+ en het PFO Middelen in juni 2007, waar draagvlak bleek voor een verdere krachtenbundeling op dit terrein 4. Eerste stap hiervoor is het instellen van een krachtig programmamanagement met voldoende inhoudelijke kennis en adequate ondersteunende capaciteit. De basisfilosofie in dit plan is dat de integrale projectenportfolio van Drechtsteden onder leiding van dit programmamanagement in interdisciplinaire teams wordt uitgevoerd. Veel van de IP&A-activiteiten zullen straks vanuit het SCD ondersteund worden, immers de meeste professionele resources zitten in de service-eenheden van klantcluster 4 van de SCD. In verband met een goed evenwicht tussen vraag, regie en aanbod is een goede verankering met het bestuurlijk niveau van de deelnemers en het topmanagement in de regio essentieel.. De colleges, het DB van ZHZ en het Drechtstedenbestuur moeten zich voldoende gehoord en betrokken weten in het veranderproces dat loopt. Het PFO Middelen+ zal daarom dienen als platform, waarop de belangrijkste inhoudelijke en financiële aspecten van de planuitvoering worden besproken en voorbereid voor besluitvorming, ofwel in het Drechtstedenbestuur, ofwel in de andere besturen, danwel in beiden. Het PFO+ zal de uitvoering van het plan monitoren en krijgt over de voortgang ervan periodiek gerapporteerd. Bij excepties gebeurt dat tussentijds. De leden van het PFO+ kunnen de verkregen informatie gebruiken om de eigen organisatie op de hoogte te houden van het verloop. Om de verantwoordelijkheid van de ambtelijke top voor bedrijfsvoering te borgen en het commitment te verankeren, wordt de NDD+ structureel in positie gebracht. Dat gebeurt langs drie lijnen, namelijk in de vorm van het voorbereiden van het bestuurlijke traject, in de vorm van het optreden als gesprekspartner voor de portefeuillehouder en programmamanager en als beslisorgaan voor zaken die door het topmanagement mogen worden afgedaan. In de verschillende hoofdstukken van dit plan wordt dit nader ingevuld. Kostenontwikkelingen in onderlinge samenhang Ook hier geldt, de kosten gaan voor de baat. Zo onderkennen we in deze context de volgende kostenontwikkelingen: (1) De herinrichting van de infrastructuur in de regio om zowel de beheersefficiency te bewerkstelligen als de processen in de regio zonder infrastructurele beperkingen conform de einddoelen van de ontwerpateliers SCD in te kunnen richten i.c. deelprogramma Regionale ICT infrastructuur; (2) De intensivering van de samenwerking om de veranderopgave vanwege e-overheid en wetgeving tegen aanzienlijk minder meer kosten uit te voeren dan het geval is bij individuele uitvoering i.c. deelprogramma regionale informatie- en procesinrichting; (3) Het coördineren van de uitvoering van lokale projecten i.c. deelprogramma locale projecten. Dit wordt in de navolgende hoofdstukken verder uitgewerkt. Daarbij wordt voor wat betreft de financiële aspecten een relatie gelegd naar budgetten uit het voormalig project Drechtsteden digitaal, naar de budgetten uit lopende begrotingen van de deelnemers en naar de businesscase uit het Bestuursplan SCD 5. (4) De oprichting van de SCD als zodanig, met: 4 Zie in dit kader de startnotitie financiële sturing SCD-proces 2007; kredieten en budgetten d.d. 19.06.07 5 Versie d.d. 15-12-2006, die de basis vormde voor de besluitvorming over de komst van het SCD. Versiedatum 26 maart 2008 pagina 6 van 52

a. een structurele besparing van de jaarlast van ondersteunende diensten voor de gezamenlijke deelnemers op macroniveau door concentratie van die dienstverlening bij het SCD; b. eenmalige transitiekosten voor de oprichting van de SCD in enge zin resp. de Inrichting van informatievoorziening, processen en automatisering voor de SCD i.c. deelprogramma 4 projecten SCD. 2. STRATEGISCHE PARAPLU 6 2.1 ONTWIKKELINGEN In de agenda van de e-overheid zijn veel ontwikkelingen opgenomen, die een veranderopgave vormen voor de gemeenten. Samengevat zijn de ontwikkelingen de volgende. Maatschappelijke norm Het maatschappelijk gevoel van bijdetijdse service wordt de norm voor service van publieke instanties, zoals verwoord serviceconcepten 7. Dit leidt tot nieuwe eisen aan diversiteit aan kanalen, zoals balie, telefoon, papier en digitaal (e-loket). Deze kanalen moeten onderling consistent zijn en steeds meer tot snelle en directe afhandeling leiden. Hieraan verbonden is de norm van integraal afhandelen: burgers en bedrijven komen voor een one stop shop ; voor één transactie aan één loket. Volgende aspect van die maatschappelijke norm is niet meer uitvragen wat de overheid collectief al weet of had moeten weten: de overheid mag één feit maar één keer uitvragen en alle overheidsinstanties moeten die informatie met elkaar delen. Ten slotte zijn er de verwachtingen inzake toelaten, handelen en handhaving, die de norm zijn voor de informatie die de publieke sector redelijkerwijs beschikbaar moet hebben en onderling moet delen om: (1) met juiste informatie toestemming te verlenen om iets te mogen doen (vergunningen); (2) tijdig en juist te handelen op basis van informatie, bijv. kindsituatie, speeltoestellenconditie, crimineel verleden, ondergrondse leidingen en wat dies meer zij; (3) misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsvoorzieningen zoveel mogelijk te beperken of te corrigeren. Vertrouwen in de overheid Het vertrouwen in de overheid kende in de afgelopen jaren enkele dieptepunten. Het slim gebruik van moderne concepten voor dienstverlening kan een bijdrage leveren aan het verbeteren van dat vertrouwen. Een overheid die duidelijk is in wat er nodig is, wat er mogelijk is en hoe zaken lopen: kunnen een transparant en leverbetrouwbaar imago ontwikkelen. Van verleidingsstrategie naar wettelijke opdracht De centrale overheid volgde aanvankelijk een verleidingsstrategie om de gehele publieke sector de bovenstaande vernieuwingsslag te doen maken. Allengs worden steeds meer van deze concepten 6 Dit hoofdstuk bevat een samenvatting van het rapport Strategisch beleidsconcept Informatisering Drechtsteden. 7 Burger Service Code, burger@overheid.nl, Nora 2.0 25 april 2007. Versiedatum 26 maart 2008 pagina 7 van 52

opgenomen in wetgeving. Daardoor krijgen de ontwikkelingen een wettelijk en dus dwingend karakter. Voorbeelden zijn omgevingsvergunning, WKPB en Basis registraties. Organiseren naar continue veranderingen De sectorale opzet van de centrale overheid had tot gevolg dat de gemeenten overspoeld werden door initiatieven. Hoewel een tegenbeweging 8 voor enige dosering zorgde is er sprake van een zeer breed en ambitieus veranderpakket. Organisaties staan voor grote uitdagingen om deze ontwikkelingen door te voeren. Die uitdagingen liggen in het verwerven en behouden van nieuwe en hogere (op voortdurende verandering gerichte) competenties van management, staf en personeel in een steeds krappere arbeidsmarkt resp. in grote investeringen in ontwerp, ontwikkeling en implementatie van processen en systemen. Samenwerking en standaardisatie zijn manieren om minder personeel te hoeven aan te trekken of behouden, een aantrekkelijker werkgever te zijn voor de hoogwaardige functies en investeringen te delen (schaalgrootte). Kwaliteit- en kostenbesef De gemeenten staan onder druk en ervaren ook de maatschappelijke verantwoordelijkheid om betere diensten te verlenen met een hogere kwaliteit tegen lagere kosten. Dit legt een druk op voortdurende rationalisering van processen, systemen en bedrijfsvoering, waarbij ICT een grote rol speelt. Gemeentelijke ICT-markt In de ICT-industrie zien we dat de dominante software leveranciers voor de gemeentelijke sector dit verandertempo niet bij kunnen benen. Het gevolg is dat er veel nieuwe toetreders zijn voor de ondersteuning van deeltaken van gemeenten. Deze qua inhoud nuttige specialisatie leidt tot nieuwe problemen van integratie en afstemming over informatieketens heen, waarvoor gemeenten zelf een oplossing moeten vinden. Een tegenreactie van de publieke sector is het ontwikkelen van een gemeenschappelijke architectuur die basis is om invloed te nemen op de markt om deelproducten te maken die als een bouwstenensysteem in elkaar passen 9. 2.2 STRATEGIE De strategie van Drechtsteden kan als volgt worden samengevat. Drechtsteden wil de noodzakelijke ontwikkelingen pro actief ter hand nemen. Drechtsteden heeft qua digitalisering een voorhoede positie bereikt en wil die vasthouden zonder persé aan kop te willen staan. Drechtsteden heeft zich bewust van de voor- en nadelen van samenwerking gekozen voor vergaande samenwerking tussen de deelnemers en wil de in 2006 om andere, beleidsinhoudelijke en strategische redenen opgerichte netwerkorganisatie Drechtsteden ook voor dit doel gebruiken. Doel van de samenwerking is: 8 Van ballenbak naar routeplanner, EGEM, december 2006, programma Andere Overheid. 9 Een goed voorbeeld is het initiatief GovUnited; op 28 juni 2007 heeft het PFO Middelen ingestemd met lidmaatschap m.u.v. Alblasserdam, o.a. aanbesteding Andez III. Versiedatum 26 maart 2008 pagina 8 van 52

(1) de veranderopgave tegen aanzienlijk minder meer kosten uitvoeren dan het geval is bij individuele uitvoering; (2) de operationele kosten van het primaire proces van dienstverlening structureel te verlagen door vergaande stroomlijning en digitalisering van processen en (3) de operationele kosten van bedrijfsvoering te verminderen door samenwerking in de SCD. Vanwege de oprichting van de SCD per 1 januari 2008 en de start van de dienstverlening per 1 april 2008 ligt de prioriteit (urgentie en belang) bij het opnieuw inrichten van de processen en systemen voor de bedrijfsvoeringondersteuning binnen de SCD. Ter bewerkstelliging van de voorhoedepositie heeft Drechtsteden (i.c. trekker Dordrecht) weliswaar een eigen ontwikkeling van digitale oplossingen in gang gezet, maar tevens aansluiting gezocht bij het landelijk initiatief GovUnited. Drechtsteden consolideert die eigen ontwikkeling in 2008 en beziet of en met name hoe overschakeling op het landelijk initiatief plaats kan vinden. 2.3 INRICHTINGSCONCEPT Omdat er sprake is van landelijke en voor een toenemend groot deel via wetgeving aangestuurde veranderingen, zijn de volgende inrichtingsconcepten in essentie niet uniek voor Drechtsteden. De snelle, geïntegreerde, multi channel dienstverlening zorgt voor een ontwikkeling naar een Front Office. In dit Front Office kan de dienstverlening samenhangend worden ingericht en uitgevoerd. Balie, telefoon, papier en e-loket worden in samenhang gemanaged (bijv. publieke dienstverlening en klant contact centrum). Er wordt zoveel mogelijk intelligentie naar dit Front Office toegebracht om routinematige transacties met burgers en bedrijven direct af te kunnen handelen. Dat wil zowel zeggen breed opgeleid en goed ondersteund personeel aan balies en call center(s), als internetprogrammatuur die zelfservice biedt in de vorm van de Overheid geeft antwoord tot het afhandelen van standaard transacties. De positie van de Back Offices verandert hierdoor naar een 2 e lijns expertisecentrum dat de ontwerpen voor de 1 e lijns diensten voor hun expertisegebied met name qua inhoud inbrengt, de niet routinematige zaken in behandeling neemt en de totale uitvoering van hun expertisegebied evalueert en zonodig bijstuurt. De positie van Back Offices verandert voorts doordat gegevens niet meer bij burgers en bedrijven worden uitgevraagd als die nodig zijn, maar pro actief en eenmalig worden verzameld. Dit verzamelen gebeurt met name in nieuwe Basis Registraties waarvan de gemeenten de beheerder zijn en die fysiek bij Drechtsteden aanwezig zullen zijn. Voor een ander deel vindt het verzamelen plaats in basisregistraties van landelijke instanties en overige gegevensverzamelingen, waardoor Drechtsteden volcontinue in staat moet zijn die gegevens digitaal op te vragen. De ontkoppeling van Front Office en Back Office maakt het ook mogelijk om de interne en externe dienstverlening dicht bij de klant te organiseren, maar de uitvoering toch op afstand te plaatsen zoals in regionale uitvoeringsorganisaties. Hiermee behaalt de regio schaalvoordelen terwijl gelijktijdig de kwaliteit en servicegraad kan toenemen. Front Office (FO), Back Office (BO) en Basis Registraties (BR) moeten onderling verbonden zijn. Hiervoor is in de gemeentelijke sector het begrip Mid Office (MO) geïntroduceerd. Het Mid Office draagt primair zorg voor de koppelingen tussen de verschillende systemen ( dun mid office). Maar veel functionaliteit is niet specifiek voor Front Office of Back Office of Basis Registraties, maar generiek. Deze functionaliteit wordt ook in de Mid Office omgeving gepositioneerd ( dik mid office). Hierbij is te denken aan de inter- en intranet omgeving, aan documentmanagement systemen, aan identificatiesystemen (DigiD extern; Mozaïek intern), aan voortgangsbewaking (zaken), gezamenlijke Versiedatum 26 maart 2008 pagina 9 van 52

interactie met landelijke voorzieningen e.d. Omdat gegevens in praktische zin niet altijd goed ontsloten kunnen worden, worden gemeenschappelijk gebruikte gegevens geplaatst in een in het Mid Office opgenomen gegevensmagazijn. De informatietechnologie (applicaties en infrastructuur) moet deze ontwikkelingen mogelijk maken en daarin boven haar eigen doelstellingen qua flexibiliteit, beheersbaarheid, beveiliging en continuïteit waar maken. Al deze veranderingen vertonen een grote samenhang tussen organisatie, processen, informatievoorziening en ICT. Het concept FO-MO-BO-BR is daarom zeker niet alleen een technologisch concept. De ontwikkeling heeft een grote invloed op interne verhoudingen, op processtromen en op competenties van personeel. 3. ÉÉN PROGRAMMA VOOR SAMENHANG, ORDENING EN PRIORITERING Het inrichtingsconcept is vertaald in een projectenportfolio, de zog. Top-35 10 Deze portfolio is onderverdeeld in vier deelprogramma s, die qua verdeling recht doen aan verschillende belangen en daarmee een afgewogen geheel is. Deelprogramma 4, projecten SCD, is één van de onderdelen van een totaal inrichtingsconcept van het SCD. Daarom zijn sommige projectdelen zelfstandig uit te voeren (vaak specifiek IP&A georiënteerd). Maar andere delen zijn direct afhankelijk van (bijv. Serviceplein van doorontwikkeling Mozaïek) ) of randvoorwaardelijk voor (scannen; DIV voor digitaliseren dienstverlening en processen) de projecten in deelprogramma 2 regionale informatie- en procesinrichting en omgekeerd. Waar nodig worden binnen deelprogramma 4 voorlopige ICT-infrastructuurvoorzieningen geboden om de voortgang te bespoedigen, maar dit leidt tot niet wenselijke beheercomplexiteit, kosten en risico s. De integratie en vernieuwing van de technologie binnen deelprogramma 1B Regionale ICT infrastructuur is de mogelijkheid om dit structureel op te lossen. Zonder dit deelprogramma zullen de kosten van de SCD structureel hoger worden dan nu voorzien. Dit geldt met name ook voor de afhankelijkheid van één DIV-proces van het product Mozaïek. Maar tegelijkertijd werkt de technologie uit deelprogramma 1 Regionale ICT infrastructuur na implementatie voor alle andere onderdelen van de deelnemende organisaties. Het is qua gebruik dus geen exclusief domein van het SCD als het eenmaal draait, ook al ligt het beheer wel volledig bij het SCD. Dat roept vragen op over het eigendom en de bekostiging. Hierop wordt in paragraaf 4.3 terug gekomen. De deelprogramma s worden in de volgende volgorde behandeld: Deelprogramma 1 Regionale ICT Infrastructuur: hoe om te gaan met regionale (ondeelbare) infrastructuur; Deelprogramma 2 Regionale informatie en procesinrichting: hoe om te gaan met regionale informatievoorziening; Deelprogramma 3 locale projecten: wat locaal is en blijft; Deelprogramma 4 projecten SCD: wat noodzakelijk is om als SCD diensten te verlenen. En slotte wordt behandeld de besturing van het programma. 10 Zie Rapportage I-plan Drechtsteden. Versiedatum 26 maart 2008 pagina 10 van 52

4. KOSTEN-BATEN PERSPECTIEF IP&A-PLAN 4.1 BEOOGDE BATEN Doel van de samenwerking is: (1) de veranderopgave op het terrein van IP&A tegen aanzienlijk minder meer kosten uit te voeren dan het geval is bij individuele uitvoering; De raming van deelprogramma 2 regionale informatie- en procesinrichting leidt tot een financiële last van 3,5 jaren ad 6,50 per inwoner per jaar= totaal 22,75 per inwoner. Per saldo mag van gemeenschappelijke projecten een aanzienlijk voordeel worden verwacht in vergelijking met lokale uitvoering (herhalingsvoordeel). Vergelijking van de raming van deelprogramma 2 regionale informatieen procesinrichting (3,5 jaren ad 6,50= 22,75) met de vuistregel van EGEM (1 keer 50,00) kan een eerste indruk geven van het besparingspotentieel i.c. 260.000 (inwoners) * ( 50-/- 22,75) = 7 miljoen. (2) de operationele kosten van het primaire proces van de gemeenten en dus de dienstverlening aan burgers en bedrijven structureel te verlagen door vergaande stroomlijning en digitalisering. De achterliggende argumentatie voor samenwerking op het gebied van IP&A is dat niet alleen de investering, maar ook de kennis en competenties om de grote ontwikkelingen aan te kunnen, individueel niet meer te organiseren is. De samenwerking IP&A is de basis voor modernisering van dienstverlening en processen. Hoewel de business case alleen per specifiek projectvoorstel te maken is, zijn deze potentiële baten aanmerkelijk. In de financiële dienstverlening circuleert een besparingspotentieel van enkele 10-tallen procenten. Communicatie via meerdere kanalen We gaan klanten verleiden om gebruik te maken van het voor de klant beste en voor Drechtsteden goedkoopste kanaal Euro per contact (relatief) Contactmoment Kanalenstrategie Middelen Klanten perjaar ( schatting) Eerste contact Lopend contact Massam edia Krant, tv/radiospot, poster, mailing, brochure, etc. Factor 27 Meer weten (informatie) Zelfhulp Digitaal Website Klantdossier on-line DHZ-Applicaties Factor 9 @mail Vraag Melden Telefonie Telefoon (KCC) Klantbeeld Factor 3 Ondersteunen Keuren Intensief begeleiden Vragen 2e lijn Medewer ker Telefoon Klantbeeld Spreekkamer Factor 1 Versiedatum 26 maart 2008 pagina 11 van 52

4.2 RECAPITULATIE INVESTERINGEN Recapitulerend is het overzicht van het programmabudget IP&A als volgt (actueel prijspeil): programma IP&A Drechtsteden totaal resume project begroting Cluster IA Regionale Basisinfrastructuur 6.240.000 Cluster IB Regionale Infrastructuur 15.854.182 Cluster II: Regionale I-projecten 5.699.200 Cluster III: lokale projecten 1.788.800 Cluster IV Projecten SCD 2.500.000 Cluster IV B ICT-middelen projecten 1.450.000 Totaal 33.532.182 Deelprogramma I betreft een investeringskrediet incl. de projectleiding voor volledige vernieuwing van de infrastructuur en afbouw van de oude infrastructuren. Deze investeringen vinden plaats in 2007 t/m 2010 met een accent in 2008. Met name in verband met de onderscheiden financieringsconstructie en de daarbij behorende besluitvormingsprocedure is Programmacluster I onderverdeeld in: (1) Deelprogramma I.A basisinfrastructuur Drechtnet en Rekencentrum Drechtsteden Dit investeringskrediet van 6.240.000 is door de Drechtraad op 12 december 2007 verstrekt en resulteert incl. kapitaallasten, rente en exploitatie in een totale jaarlast van ca. 870.000. Voor deze jaarlast wordt de post initiële investeringslast, die in de begroting van het SCD is opgenomen aangewend. Het betreft een krediet onder verantwoordelijkheid van de GR Drechtsteden. (2) Deelprogramma I.B Integratie regionale ICT-infrastructuur Dit investeringskrediet 15.854.182,-- resulteert incl. kapitaallasten, rente en exploitatie in een totale jaarlast van ca. 6.341.000,--. Deze jaarlast wordt opgenomen in de begroting van het SCD (begrotingswijziging) en versleuteld in de bijdrage van de deelnemers. Het betreft een krediet onder verantwoordelijkheid van de GRD; de kredietaanvraag is aan de orde in de Drechtraad van 18 juni 2008. Overigens wil hiermee niet gezegd zijn dat er in 2008 al meteen een financieringsbehoefte is van 15,9 miljoen euro. Het krediet is het saldo van investering die tijdens de gefaseerde uitvoering van het programma successievelijk gedaan worden en ontvangsten door de SCD t.g.v. in de bijdrageregeling opgenomen kapitaallasten. De investering wordt in een drietal tranches gedaan: jaartranche 2008 (voorjaar 2008), jaartranche 2009 (najaar 2008) en jaartranche 2010 (najaar 2009). De directeur SCD is accountable voor het leveren van diensten tegen deze doelstelling. Het aandeel van de SCD in deze kosten kan worden gedekt uit de reguliere post uit zie de begroting SCD.. In de begrotingen van vallen de kosten van eigen technisch beheer en kapitaallasten op infrastructuur en apparatuur vrij. Dit biedt de ruimte om de verhoging van de bijdrage aan het SCD grotendeels te dekken. Waar dit ontoereikend is volgt suppletie uit eigen middelen die altijd lager is dan wanneer deze investeringen stand alone zouden worden gedaan. De in dit voorstel over te nemen bestaande ICT-middelen worden op uniforme 11 wijze vergoed tegen boekwaarde per ultimo 2007, maar maximaal tot de boekwaarde van de deelnemer. Het totaalbedrag van de vergoeding bedraagt 3.700.000 (afgerond), incl. de eigendommen van de GR Drechtsteden zelf. (3) Deelprogramma II regionale informatie- en procesinrichting 11 Conform de gedragslijn voor kernbeslissingen volgens regels van de GRD. Versiedatum 26 maart 2008 pagina 12 van 52

Deze projecten tot een bedrag van 5.699.200 betreft de vorming van een door de samenwerkende gemeenten tot stand te brengen reservering voor het uitvoeren van regionale projecten, die dynamisch worden bestuurd. Deze projecten bestaan in feite uit een drietal clusters. Een eerste deel betreft verplicht te achten projecten m.a.w. onlosmakelijk verbonden aan de samenhangende informatiesystemen. Dit is een vaste jaarlast van ca. 1,-- voor het verplichte deel en dit valt ruim binnen de reeds eerder overeengekomen bijdrage van 3,00 per inwoner per jaar. Voor een ander deel bestaan deze uit facultatieve projecten (met name digitalisering dienstverlening en processen) en projecten voor de invoering van wet- en regelgeving (facultatief qua samenwerking, maar uiteraard door iedere gemeente verplicht door te voeren). Met de facultatieve projecten wordt bedoeld dat er voor sommige projecten de keus ligt deze lokaal of regionaal te realiseren. Voor het deel van de projecten dat het label verplicht draagt, maakt de inmiddels besloten regionale opschaling van andere onderdelen van het IP&Aprogramma (Rekencentrum o.a.) het noodzakelijk ook deze projecten samen op regionaal niveau te realiseren. De termen verplicht en facultatief hebben dus geen betrekking op de vraag of een gemeente aan een project deelneemt; op grond van nieuwe wettelijke verplichtingen moeten alle projecten de komende jaren uitgevoerd worden. Duidelijk is, dat gezamenlijke uitvoering op regionaal niveau voordeliger is dan uitvoering van deze projecten per gemeente. De ramingen in dit plan zijn gebaseerd op gezamenlijke, regionale uitvoering. Het totale pakket kost 6,50 voor het geheel per inwoner per jaar, onder de aanname dat alle partijen deelnemen. Immers anders vervalt een gedeelte van het herhalingsvoordeel. Dit geldt voor 3,5 jaren i.c. 2008 t/m 2011 (2011 half jaar) voor de deelnemers. De kosten komen in plaats komt van de eigen reserveringen voor (overeenkomstige) projecten, indien en voor zover die zijn getroffen. De reservering loopt beheersmatig (administratief) via de SCD en qua besturing via de NDD+ als vertegenwoordiging van de deelnemende gemeenten. De deelnemers treffen zelf de voorziening in hun locale begroting. Voor de SCD is dit een 0-begroting, immers de diensten worden tegen kostprijs geleverd. De gemeenten hebben in februari 2008 een model voorstel voor besluitvorming over dit deelprogramma ontvangen. (4) Deelprogramma III locale projecten Deze projecten tot een totaalbedrag van 1.788.800 betreft locaal gefinancierde projecten. Besluitvorming op het niveau van de Drechtsteden is hier niet aan de orde. Eventuele additionele kosten die het programma resp. de SCD maakt voor inzet in een locaal project worden conform projectovereenkomst doorberekend aan de locale organisatie. (5) Deelprogramma IVA projecten SCD Dit deelprogramma tot een totaalbedrag van 2.500.000 betreft de projecten die direct gericht zijn op de inrichting van informatievoorziening en automatiseringssystemen van de door de SCD te leveren diensten. Het betreft een investeringskrediet van de GR Drechtsteden, dat al verstrekt is op 3 oktober 2007. Het krediet levert een al voorziene kapitaallast incl. rente op, die opgenomen is in de SCDbegroting. (6) Deelprogramma IVB Inhuizing SCD Deze projecten tot een totaalbedrag van 1.450.000 betreft de projecten die tot doel hebben om de kantoorautomatisering en de telefonie in te richten in met name het Dienstengebouw, alwaar het SCD wordt gehuisvest. Het betreft een investeringskrediet dat al verstrekt is door de Drechtraad op 3 oktober 2007 als onderdeel van het huisvestingskrediet van de SCD c.s.. Het krediet levert een al voorziene kapitaallast incl. rente op, die opgenomen is in de SCD-begroting. Versiedatum 26 maart 2008 pagina 13 van 52