Billing Tool Handleiding
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 4 2. Werkwijze voor de gebruiker:... 4 1.1 Inzien van facturen... 5 1.1.1 Inzien van het factuurdossier... 5 1.2 Aanmaken van facturen... 6 3. Werkwijze voor de applicatiebeheerder:... 7 3.1. Toekennen van de functionaliteit Facturen aan rol:... 7 3.1.1 Binnen de Webdesktop... 7 3.1.2 Binnen het EPD... 7 3.2. Ontwerpen van Factuur rubrieken:... 8 3.3. Ontwerpen van Factuur activiteiten:... 8 3.4. Ontwerpen van Factuur documenten:... 9 Pagina 2 van 9
Pagina 3 van 9
1. Inleiding Binnen Dotweb is de mogelijkheid toegevoegd om facturen aan te maken en vast te leggen. Voor een medewerker, afdeling of extern kan een factuur aangemaakt en ingezien worden. De admin bepaalt wie er recht heeft op het inzien en/of aanmaken van een factuur. De mogelijke facturen met bijbehorende documenten zijn vrij in te richten door de applicatiebeheerder. 2. Werkwijze voor de gebruiker: Log in als gebruiker met rechten op de functionaliteit Bekijk uw facturen Zie het menu item onder de desktop staan Afb. 1: Webdesktop met menukeuze Bekijk alle facturen Binnen de zoekmodule kan direct op een factuur gezocht worden. o Eenmaal opgeslagen kan de factuur niet meer aangepast worden. Afb. 2: Zoekmodule Pagina 4 van 9
1.1 Inzien van facturen Een factuur kan op 2 manier worden ingezien. De eerste manier is via de menukeuze Bekijk alle facturen op de webdesktop. De tweede manier is via de menukeuze Bekijk alle facturen binnen het EPD. Beide menukeuzes werken op dezelfde manier. Desktop Klik op Bekijk alle facturen > een overzicht van alle facturen wordt getoond Afb. 3: Overzicht van alle facturen onder de menukeuze Bekijk alle facturen EPD Ga naar EPF Klik op Bekijk alle facturen > een overzicht van alle facturen wordt getoond voor deze medewerker. Afb. 4: Overzicht van facturen van de medewerker binnen het EPD 1.1.1 Inzien van het factuurdossier Klik op het icoontje Downloaden om de betreffende aangemaakte factuur in te zien Klik op het icoontje Openen om het dossier van de betreffende aangemaakte factuur in te zien. Hierin kun je volgende gegevens wijzigen: o Status > keuze uit: aangemaakt, verstuurd, betaald en achterstallig. o Documenten > hier is de aangemaakt factuur te downloaden o Herinnering > hier wordt de deadline getoond en kan aangegeven worden wanneer een herinnering is gestuurd. o Bestanden > mogelijkheid tot uploaden document Afb. 5: Factuurdossier Pagina 5 van 9
1.2 Aanmaken van facturen Een factuur kan op 2 manier worden aangemaakt. De eerste manier is via de menukeuze Bekijk alle facturen op de webdesktop. De tweede manier is via de menukeuze Bekijk alle facturen binnen het EPD. Beide menukeuzes werken op dezelfde manier. Klik op nieuwe factuur aanmaken Selecteer de rubriek > medewerker, afdeling of extern Vervolg de stappen en geef de volgende info in: Factuurgegevens: o Datum Factuur o Datum Deadline o Factuurnummer > wordt automatisch aangemaakt, maar kan overschreven worden o Factuurnaam o Factuurrubriek > kies de betreffende factuur o Selecteer het aan Afb. 6: Factuurgegevens bij het aanmaken van een factuur. Factuuractiviteit: Alle activiteiten behorende bij de geselecteerde rubriek worden getoond. Selecteer het aantal dat moet worden doorberekend per activiteit. Wanneer nodig kan de prijs aangepast worden (excl. Btw) Afb. 7: Factuuractiviteiten bij het aanmaken van een factuur. Na opslaan wordt de factuur aangemaakt. o De factuur kan bewerkt worden nadat deze is aangemaakt. o De factuur kan niet meer bewerkt worden nadat de factuur is opgeslagen, Pagina 6 van 9
3. Werkwijze voor de applicatiebeheerder: 3.1. Toekennen van de functionaliteit Facturen aan rol: 3.1.1 Binnen de Webdesktop Log in als admin Ga naar Webdesktop editor Selecteer de rol Bepaal of de geselecteerde rol toegang krijgt tot de functionaliteit Facturen Afb. 8: Functionaliteit Bekijk alle facturen aan Webdesktop toevoegen per rol 3.1.2 Binnen het EPD Ga naar Dossier object editor Selecteer item > EPD Selecteer de rol Bepaal of de geselecteerde rol toegang krijgt tot de functionaliteit Facturen binnen het EPD Afb. 8: Functionaliteit Bekijk alle facturen aan EPD toevoegen per rol Pagina 7 van 9
3.2. Ontwerpen van Factuur rubrieken: Log in als admin Ga naar Admin Panel > Administratie rubriek Klik op lijstfilter en selecteer Facturen Klik op Nieuwe rubriek maken Vul de volgende gegevens in (Afbeelding) o Rubriek > naam van de factuur o Object type> medewerker, afdeling of extern o Factuurtemplate > template behorende bij deze factuur o Rollen > selecteer de rol die deze factuur mag lezen, schrijven of creëren Afb. 9: Factuurrubriek ontwerpen 3.3. Ontwerpen van Factuur activiteiten: Log in als admin Ga naar Admin Panel > Administratie rubriek Klik op lijstfilter en selecteer Factuuractiviteiten Klik op Nieuwe rubriek maken Vul de volgende gegevens in (Afbeelding) o Object type > selecteer voor welke object type de betreffende factuuractiviteit van toepassing is. Meerder keuzes zijn mogelijk. o Rubriek > vul de naam van de activiteit in o Recept > vul eventueel de naam van het bijbehorende recept in o Prijs > vul de prijs exclusief BTW in o BTW > vul percentage BTW in dat van toepassing is op de activiteit Afb. 10: Factuur document template uploaden Pagina 8 van 9
3.4. Ontwerpen van Factuur documenten: Log in als admin Ga naar Documentmanager Klik op Nieuwe rubriek maken Vul de volgende gegevens in (Afbeelding) o Upload document o Template naam > vul de naam van het factuur template in o Rollen > selecteer de rol die deze factuur mag lezen, schrijven of creëren o Object type > selecteer Bill o Category > selecteer medewerker, afdeling of extern om te bepalen aan welke categorie dit factuur document wordt gekoppeld. o Bepaal welke mergevelden in het template opgenomen moeten worden Afb. 10: Factuur document template uploaden Pagina 9 van 9