Inhoudsopgave Introductie epgb 2 Stappenplan 2-5 Handleiding van de belangrijkste functies 5-8 1
Introductie epgb De website epgb is gemaakt om de administratie en organisatie van uw PGB gemakkelijker te maken. Met het invoeren van uw zorgverleners, de zorgtaken en de tarieven voor die zorgtaken en uiteindelijk de uren die ze voor u werken, wordt uw PGB administratie door de website voor u gedaan. Automatisch wordt bijgehouden welk bedrag u moet verantwoorden, wat u uw zorgverleners moet betalen en welk gedeelte van uw budget u nog te besteden heeft. Daarnaast worden de formulieren die u nodig heeft voor de verantwoording, de declaratie en de belastingdienst voor u ingevuld, om vervolgens met een druk op de knop geprint te worden. Zo simpel gaat dat. Om u een idee te geven wat epgb precies inhoudt en hoe het werkt geven we u nu een uitleg over de begrippen en een stappenplan voor het opzetten van epgb. Stappenplan 1) Voer zorgverleners in. Nadat u zich heeft aangemeld bij epgb is het belangrijk dat u als eerste uw zorgverleners in het systeem invoert. Uw zorgverleners en de uren die zij werken vormen de kern van epgb. Uiteindelijk wordt namelijk aan de hand van de gewerkte uren van uw zorgverleners de PGB verantwoording gemaakt. We vragen u bij het invoeren van uw zorgverleners om informatie. Zo willen we dat u één of meerdere zorgtaken met bijbehorend tarief invoert. Deze informatie hebben we nodig om de bedragen en de indicaties op uw verantwoordingsformulieren in te voeren. Een zorgtaak is simpelweg datgene wat de zorgverlener voor u doet. Bij het invoeren van uw zorgverleners is het belangrijk dat u een onderscheid maakt tussen drie soorten zorgverleners. Er zijn zorgverleners op urenbasis, zorgverleners met een vast maandbedrag en zorgverleners die u een factuur sturen. U mag in principe zelf kiezen welke vorm van betalen u kiest en het hoeft ook niet voor alle zorgverleners hetzelfde te zijn. Om goed een keuze te kunnen maken, geven we hieronder een korte uitleg. 2
Optie 1: zorgverlener op urenbasis U betaalt de zorgverlener per gewerkt uur, het maandbedrag verschilt per maand. Dit is bijvoorbeeld handig als een zorgverlener onregelmatig werkt. U voert elke maand de gewerkte uren in epgb in en zo kunt u zien hoeveel u moet betalen. Vindt u het nou veel moeite om alle uren in te voeren, of heeft u een zorgverlener die bijvoorbeeld altijd op vaste dagen werkt, of elke maand ongeveer evenveel verdient, dan kunt u deze zorgverlener via een vast maandbedrag betalen. Optie 2: zorgverlener met een vast maandbedrag Door een vast maandbedrag in te voeren heeft u er geen omkijken meer naar. Het invoeren van de uren kunt u eventueel gebruiken als controle. Aan het einde van de maand kunt u het verschil zien tussen het vaste maandbedrag en het aantal daadwerkelijk gewerkte uren. Als derde mogelijkheid kan het zijn dat u zorgverleners heeft die u een factuur sturen. Optie 3: zorgverlener die u een factuur stuurt Als een zorgverlener u een factuur stuurt voor gewerkte uren, kunt u deze facturen in epgb invoeren voor uw eigen administratie. Zorgverleners toevoegen doet u met de opzethulp als u begint met epgb of anders onder het tabje Zorgverleners. Daar kiest u in de rechterbalk onder opties voor Zorgverlener toevoegen. Hoe voeg ik een zorgverlener op urenbasis toe? Kies voor Deze zorgverlener stuurt mij geen facturen. Vul de gegevens in van de zorgverlener en kies bij betaling voor Deze zorgverlener betaal ik per gewerkt uur klik op de button volgende. Op deze pagina moet u een zorgtaak invullen en een indicatie en één of meerdere tarieven aan de zorgtaak geven. Klik op de button Opslaan of op de button Opslaan en nog een zorgtaak als u nog een zorgtaak wilt toevoegen aan deze zorgverlener. 3
Hoe voeg ik een zorgverlener met een vast bedrag per maand toe? Kies voor Deze zorgverlener stuurt mij geen facturen. Vul de gegevens in van de zorgverlener en kies bij betaling voor Deze zorgverlener betaal ik een vast bedrag per maand Voer het aantal uren per maand en het vaste bruto bedrag in. Klik vervolgens op de button volgende. U komt nu op de pagina waar u een zorgtaak en indicatie kunt invullen. Klik op de button Opslaan of op de button Opslaan en nog een zorgtaak als u nog een zorgtaak wilt toevoegen aan deze zorgverlener. Hoe voeg ik een zorgverlener toe die mij facturen stuurt? Kies voor Deze zorgverlener stuurt mij wel facturen. Vul de gegevens van de zorgverlener in. Klik daarna op de button Volgende. Voeg nu een zorgtaak toe aan uw zorgverlener. klik op de button Opslaan of op de button Opslaan en nog een zorgtaak als u nog een zorgtaak wilt toevoegen aan deze zorgverlener. Dagelijks gebruik Nadat u uw zorgverleners heeft ingevoerd kunt u de afspraken die u heeft met uw zorgverleners invoeren in de planning. Hierdoor heeft u altijd en overal inzicht in de afspraken met uw zorgverleners. Wanneer u dat wilt, kunnen uw zorgverleners ook uw agenda bekijken en hun eigen beschikbaarheid invoeren. Dit vergemakkelijkt het inplannen. Bij het invoeren van de afspraak geeft u aan welke zorgtaak en tarief erbij hoort. Alle afspraken die u invoert in de planning komen automatisch op de verantwoordingsformulieren. 4
Verantwoording De verantwoording van de uren van uw zorgverleners is een erg belangrijk onderdeel van het epgb administratiesysteem. Nadat u de uren van uw zorgverleners heeft ingevoerd, worden de verantwoordingsformulieren automatisch gemaakt. Met 1 druk op de knop print u declaratieformulieren, verantwoordingsformulieren voor de Wmo en AWBZ en de jaaropgaaf van de belastingdienst. De uren van uw zorgverleners worden automatisch in het systeem ingevoerd door afspraken te plannen, maar u kunt ook de uren invoeren onder het tabje Uren & Facturen bij een specifieke zorgverlener. Door de uren in te voeren bij de zorgverlener komen ze op de verantwoordingsformulieren. Handleiding van de belangrijkste functies Hoe maak ik een afspraak met een zorgverlener en voer ik uren in? 1) Via de Planning Klik op het tabje Planning. Klik op de link Maak nieuwe afspraak links boven in de hoek of klik in de planning zelf op een tijdvak om een afspraak te maken. Selecteer de datum en de start- en eindtijd van de afspraak. Selecteer of u geen of wel herhaling van de afspraak wilt. Stap 5: Selecteer de zorgverlener met wie u een afspraak wilt maken. Stap 6: Selecteer de zorgtaak voor deze afspraak. Stap 7: Selecteer het tarief voor deze afspraak. Stap 8: Vul eventueel een opmerking in. 5
Stap 9: Klik op de button OK. U heeft nu een afspraak in de planning opgeslagen. Let op! De uren die u in de planning invoert worden gebruikt voor het declaratieformulier (urenbriefje) en het verantwoordingsformulier. Alle uren die u invoert in de planning vind u ook bij Uren & facturen. Omgekeerd komen de uren die u bij Uren & facturen invoert ook weer terug in de planning. 2) Via Uren & facturen Klik op het tabje Uren & Facturen Klik op de button Voer uren in. Voer de uren in die de zorgverlener heeft gewerkt en klik op de button Voeg toe. Klik op de button Klaar met invoeren als u klaar bent met het invoeren van de uren bij deze zorgverlener. Hoe voer ik een factuur in? (voor zorgverleners die facturen sturen) Klik op het tabje Uren & Facturen. Klik op de button Voer facturen in naast de naam van de zorgverlener. Voer de factuur informatie en de indicatie in en klik daarna op de button Opslaan of op de button Opslaan en nog een factuur als u nog een factuur voor dezelfde zorgverlener wilt invoeren. Hoe voer ik (on)kosten in voor een zorgverlener? Klik op het tabje Uren & Facturen. Klik op de button Voer kosten in naast de naam van de zorgverlener. Voer de kosteninformatie in en selecteer of de kosten onder uw Wmo-PGB of onder uw AWBZ-PGB vallen. Met deze keuze bepaalt u op welk verantwoordingsformulier de kosten 6
terechtkomen. Klik op de button Opslaan of op de button Voer nog meer kosten in als u nog meer kosten in wilt voeren. Hoe kan ik mijn PGB verantwoordingsformulier bekijken en printen? Klik op het tabje Verantwoording. Vink PGB Verantwoordingsformulier aan en klik op de button OK. Selecteer of u een PGB verantwoordingsformulier wilt maken voor de Wmo (gemeente) of de AWBZ (zorgkantoor). Kies ook de periode waarover u het PGB wilt verantwoorden. Klik daarna op de button OK. Stap 5: U ziet in het formulier hoeveel geld u aan welke zorgverleners hebt besteed. Alle gegevens zijn al ingevuld. In de rechterbalk onder opties kunt u het verantwoordingsformulier opslaan en/of afdrukken. Hoe kan ik een declaratieformulier/urenbriefje van een zorgverlener aanmaken? Klik op het tabje Verantwoording. Vink Declaratieformulier (urenbriefje) per zorgverlener aan en klik op de button OK. Selecteer voor welke zorgverlener en welke maand u een declaratieformulier (urenbriefje) wilt maken en klik op de button OK. U ziet in het formulier alle uren, data en bedragen die voor de periode en zorgverlener gelden. In de rechterbalk onder opties kunt u het declaratieformulier opslaan en/of afdrukken. 7
Hoe kan ik een jaaropgave, voor de belastingdienst, van een zorgverlener aanmaken? Klik op het tabje Verantwoording. Vink Belastingopgaaf per zorgverlener aan en klik op de button OK. Het belastingformulier moet jaarlijks voor elke zorgverlener (voor wie u inhoudingsplichtig bent) worden opgestuurd naar de belastingdienst. Selecteer een periode en een zorgverlener om het formulier aan te maken. U ziet in het formulier alle uren, data en bedragen die voor de periode en zorgverlener gelden. In de rechterbalk onder opties kunt u het belastingformulier opslaan en/of afdrukken. Hoe kan ik zien hoeveel geld ik uit mijn budget heb uitgegeven en nog over heb? Stap1: Klik op het tabje Verantwoording. Klik in de rechter balk onder opties op Het budgetoverzicht. Stap3: Voer de periode waarover u een budget heeft ontvangen in. U krijgt dan een overzicht van uw bestede en nog te besteden budget. U ziet nu het overzicht van het uitgegeven budget per zorgverlener. Ook kunt u zien hoeveel geld u nog over heeft of al te veel heeft uitgegeven (rood). Klik op de onderstaande link voor een uitgebreide handleiding van epgb http://www.epgb.nl/forms/epgb-handleiding.pdf 8