Registreren, analyseren en verantwoorden
Inhoud DAS in het kort DAS in het kort 3 De voordelen voor u 4 Effecten meten 4 Uw opdracht verantwoorden 5 Werkwijze methodiseren 6 Samenwerking bevorderen 7 Kosten besparen 8 DAS maakt het mogelijk 9 Personen registreren 10 Groepen analyseren 15 Locaties monitoren 18 Signalen volgen 19 Logboek bijhouden 20 Rapporten genereren 21 Beheer gebruikers 22 Tot Slot 23 DoelgroepAnalyseSysteem is een nieuw softwarepakket speciaal ontwikkeld voor organisaties in het welzijn. Het stelt u in staat om uw dagelijkse werk eenvoudig te registreren, vooruitgang van cliёnten te monitoren en te delen met collega s, alsook uw werk aan uw opdrachtgever onderbouwd te verantwoorden. Zo kunt u straks eenvoudig en volledig automatisch periodieke rapporten uitdraaien, in de voor uw gewenste opmaak, die u zo nodig slechts van uw commentaar hoeft te voorzien. De belangrijkste functies op een rijtje: Automatisch periodieke rapporten uitdraaien Gemakkelijk dossiers aanleggen Dossiers analyseren en methodisch aanpakken Effectiviteit inzichtelijk maken Interne samenwerking bevorderen Organisatie monitoren 2 3
De voordelen voor u Effecten meten DAS brengt de maatschappelijke meerwaarde van het vak in beeld. De opdrachtgevers vragen steeds meer naar de aantoonbaarheid van de meerwaarde van het welzijnswerk. Vanuit de praktijk is het bekend dat de meerwaarde van het welzijnswerk vaak lastig is te meten en het is nog lastiger om de effecten zichtbaar te maken. DAS maakt het mogelijk om de voortgang van klanten, groepen en vindplaatsen te analyseren en te monitoren. Ons systeem heeft een aantal modellen en analysevarianten geїntegreerd in de software. Een van deze methoden is de Leefgebiedenmeter. Hierbij wordt er gekeken naar de leefgebieden huisvesting, financiёn, zingeving, dagbesteding, sociaal, psychisch, lichamelijk en praktisch functioneren. Via deze analysevariant krijgt u de mogelijkheid om veranderingen in deze leefgebieden te monitoren. Door een vergelijking te maken kan de voortgang van een cliёnt gemeten worden. In overleg met u kan ook gesproken worden over de implementatie van andere meetinstrumenten. Middels diverse analysevarianten is het mogelijk om het niveau van zelfredzaamheid bij de cliёnt te meten. Uw opdracht verantwoorden DAS brengt de verhouding tussen uren, kosten en resultaten in beeld. DAS stelt organisaties in staat om de gemaakte afspraken met de opdrachtgever inzichtelijk te maken. Ons systeem genereert automatisch periodieke rapportages. De rapportages geven inzicht in de ingezette uren. Deze informatie is gekoppeld aan werksoort, cliёnten, groepen en gebieden. Tevens kunnen de behaalde doelstellingen inzichtelijk gemaakt worden. DAS biedt ruimte aan de professional om rapportages met eigen informatie aan te vullen. De gegenereerde rapportages verschaffen cijfers uitgebeeld in tabellen, grafieken en diagrammen. De verantwoordelijke professional behoudt ruimte om deze cijfers te voorzien van toelichting. Ideaal resultaat ontstaat door de synergie tussen mens en techniek. Door deze samenwerking tussen de professional en ons systeem komt een volwaardige periodieke rapportage tot stand. Een dergelijk document kan een uitstekende basis vormen bij het verantwoorden van het uitgevoerde werk naar de opdrachtgever. DAS brengt de geleverde kwaliteit in beeld. 4 5
Werkwijze methodiseren Samenwerking verbeteren De modules van DAS zijn op een dusdanige wijze samengesteld dat de Plan-DoCheck-Act-cyclus gewaarborgd wordt. De professional is in staat om zijn cliёnten, samenwerkingspartners of werkgebieden te registreren. DAS biedt professionals de ruimte om beter informatie te delen. Hierbij gaat het zowel om interne als externe samenwerking. Onze modules maken het mogelijk om gedeelde dossiers aan te maken. De uitkomsten van de analyse bieden handvatten voor het plan van aanpak. Een plan van aanpak is gekoppeld aan een dossier en is simpel aan te maken. Verschillende afdelingen of organisaties kunnen zodanig aan hetzelfde dossier werken. Hierdoor wordt het makkelijker om informatie over te dragen. De uitvoering van de geplande werkzaamheden kan gemakkelijk worden geregistreerd. Evaluaties en rapportages bieden aangrijpingskansen om de plannen bij te stellen. Doordat het werk geregistreerd wordt en de voortgang inzichtelijk is kunnen collega s indien gewenst de werkzaamheden gemakkelijker overnemen. De gemaakte afspraken met de cliёnten kunnen zo worden gehandhaafd. 6 7
Kosten besparen DAS maakt het mogelijk Fig. 1. Hoofdscherm. DAS maakt kostenbesparing mogelijk. Naast het innovatieve concept geeft DAS ook de mogelijkheid om te besparen op ICT. Zo hoeft u niet meer tientallen Excel- en Word-bestanden afzonderlijk van elkaar te bewerken en bewaren. Doordat alle relevante informatie in DAS opgeslagen is bespaart u tijd op het zoeken en opstellen van rapportages. DAS bevat een aantal modules die de basis van ons systeem vormen. Het gaat om de modules: personen, groepen, locaties, signalen, logboek en rapporten. Op het hoofdscherm van het systeem krijgt u de mogelijkheid om tussen de verschillende modules en opties te kiezen. Op de volgende pagina s beschrijven we elke module uitgebreider met een aantal voorbeelden en illustraties. 8 9
Personen Deze module maakt het mogelijk om persoonlijke dossiers aan te leggen en te raadplegen. Vanuit deze dossiers is het mogelijk om het individu te analyseren en hier een plan van aanpak voor op te stellen. Deze individuёn kunnen tevens gekoppeld worden aan groepen. Het is ook mogelijk om een evaluatie aan het dossier te koppelen en het overzicht van alle dossiers te bekijken. Fig. 3. Scherm Nieuwe cliёnt toevoegen. Fig. 2. Overzicht persoonlijke dossiers. Fig. 4. Scherm Nieuwe analyse invoeren. 10 11
Fig. 5. Persoonlijk dossier. Het persoonlijk dossier van DAS maakt alle relevante informatie in een oogopslag inzichtelijk. Fig. 6. Leefgebiedenmeter. De chronologische inzicht in de voortgang van een cliёnt stelt u in staat om gericht te interveniёren. Doordat de problemen per leefgebied in kaart gebracht worden is het makkelijker om naar de gepaste oplossing te zoeken. De opties Analyse, Plan van aanpak en Evaluatie maken het mogelijk om de voortgang van de cliёnt actief te monitoren en indien nodig de aanpak bij te stellen. 12 13
Groepen Deze module stelt de gebruiker in staat om groepsgebonden dossiers aan te leggen en alle groepen te raadplegen. Fig. 7. Plan van aanpak toevoegen. 14 Fig. 8. Overzicht groepen. 15
Het tabblad Analyse geeft de mogelijkheid om een groepsgebonden leefdomeinen analyse te genereren. De bevindingen van de externe partners kunnen vastgelegd worden onder een apart tabblad Partners. Deze optie is bevorderend voor de optimalisatie van de samenwerking met de ketenpartners. Bij een eventuele overdracht van de werkzaamheden zijn de externe samenwerkingsafspraken gewaarborgd. Fig. 9. Groepsgebonden dossier Binnen deze module is het mogelijk om algemene gegevens van een groep inzichtelijk te maken. Op het algemene tabblad van de groep is het mogelijk om het aantal groepsleden te bekijken en de vindplaatsen van de groep inzichtelijk te maken via een plattegrond. Daarnaast bestaat er een mogelijkheid om een plan van aanpak op te stellen en bij te houden. 16 17
Locaties Signalen Deze module maakt het mogelijk om met een omgevingsgerichte aanpak te werken. Verschillende locaties kunnen geregistreerd worden. Deze module stelt de gebruiker in staat om diverse signalen vanuit de werkvloer te verzamelen en te registreren. Het gaat hierbij zowel om de interne als om de externe Het is zowel mogelijk om naar een concrete locatie, als naar het complete overzicht van locaties te kijken. Deze module is gekoppeld aan een online plattegrond en maakt het makkelijker om in een oogopslag alle locaties van een werkgebied in kaart te brengen. Het is mogelijk om groepen en signalen aan locaties te koppelen. Het locatiedossier is ook voorzien van de mogelijkheid om een plan van aanpak en een evaluatie hieraan te koppelen. 18 signalen. Door de signalen als een aparte module te benaderen wordt het mogelijk om ook deze aspecten van het werk meetbaar te maken. Er bestaan vier typen signalen. Het gaat hierbij om overlastmeldingen, observaties, hulpvragen en contacten. Ook hier is het mogelijk om zowel naar een concreet signaal, als naar het complete overzicht van signalen te kijken. 19
Logboek Deze module stelt de jongerenwerker in staat om dagelijkse werkzaamheden nauwkeurig vast te leggen. In het logboek heeft de medewerker de mogelijkheid om andere modules (jongeren, groepen, locaties) te koppelen aan een dagrapportage. Rapporten Deze module stelt het leidinggevend kader in staat om een periodieke rapportage door het programma te laten genereren. Deze periodieke rapportages kunnen onder andere naar werkgebied en werksoort worden gesorteerd. Hiernaast is het mogelijk om het aantal unieke deelnemers, groepen, locaties en signalen in kaart te brengen. Het logboek is zodanig ingericht, dat zoveel mogelijk aspecten van het werk meetbaar worden gemaakt. Per werkeenheid kan een inzicht verkregen worden in het aantal bestede uren in een bepaald aspect van het werk. Hierbij gaat het om personen, groepen, locaties en signalen. 20 21
Tot Slot Tot slot Afsluitend willen we u nogmaals wijzen op de voordelen van het DoelgroepAnalyseSysteem. Ons pakket geeft u een aantal concrete voordelen: Effecten meten Uw opdracht verantwoorden Werkwijze methodiseren Samenwerking verbeteren Kosten besparen Overtuig uzelf door DAS gratis en vrijblijvend uit te proberen. Gebruik hiervoor de meegezonden inloggegevens of vraag deze aan via onze website: www.dasystems.nl 22 23