Digitaal (samen)werken: tips!

Algemene tips Emails: roep de functie discussies op en bewaar enkel de recentste mail Commentaar bij een doc: gebruik functie opmerkingen en schrijf in het digitaal document Werken met laptop: installeer een groter scherm naast u split screen (vb bij bekijken plannen) Gebruik Onenote Klikgevoelig? Plak shortcuts op je bureaublad Werk met split documents naast elkaar

Algemene tips Digitaal is prioriteit, papier secundair Gebruik digitale agenda en plan daarin Gebruik ik het juiste communicatiemiddel? Email je met vraag over een telnummer van een derde? Leg je vergadering vast via telefoon, email of via vergaderverzoek?

Hoe sla ik projectinfo op? Versleep je document naar de map met de huidige status. Als iemand een taak heeft afgewerkt, versleept die het document/dossier naar een volgende fase en dus komt het op de takenlijst van de volgende taak/collega.

Tips rond digitaal communiceren Hoe praat je met elkaar? E-mail is niet de oplossing voor alles! Welke communicatietool gebruik voor welke communicatie? Maak afspraken in jouw dienst! Welke info heb je allemaal nodig in je werk als individu/team/dienst? Structureer deze info in type-info (obv kennis management huis zie volgende slide) Kies per type-info welk communicatie-instrument hiervoor geschikt is

Tips rond digitaal communiceren Voorbeeld van communicatie- of informatiekanalen, gekoppeld aan verschillende info-types (meer info bij Dienst Organisatieontwikkeling)

Tips rond digitaal communiceren Maak afspraken rond digitale verslaggeving vergaderingen: onenote! Maak afspraken over digitale bereikbaarheid via mail, gsm, Spark of Skype of Yammergroep

Tips rond Outlook en mailboxbeheer Gebruik zoveel mogelijk functionaliteiten van een digitale agenda : Deel je agenda met je collega s en teken in wanneer je telewerkt + schrijf je telefoonnummer in je blok telewerk afwezigheden invoeren beschikbaarheden open zetten voor iedereen boeken van afspraken in lege slots Het werken met mail : geen chatdiscussies voeren verschil tussen aan en CC

Tips rond Outlook en mailboxbeheer http://portaal.gentgrp.gent.be:50000/irj/go/k m/docs/intranet/servicecentra/servicedesk% 20Digipolis/Documenten/Ik%20zoek%20infor matie%20over/email/gebruikershandleiding%20e-mail.pdf Gebruikershandleiding email

Tips rond Outlook en mailboxbeheer

Tips rond Outlook en mailboxverkeer Of de flowchart, maar we gaan geen opleiding geven. Misschien slides van Ellen gebruiken. Zie volgende

Getting things done in 5 stappen 1 Verzamel alles dat jouw aandacht vraagt 2 Verhelder het: wat is de eerstvolgende actie? 3 Organiseer het: wanneer doe ik het? 4 Doe (!) het een na het ander 5 Onderhoud jouw systeem 14

Jammer genoeg heeft ons brein zelf geen eigen brein. TIP: Verzamel BUITEN je hoofd 15

Het is zinloos om twee keer dezelfde gedachte te hebben (tenzij je ze leuk vindt.) 16

3 Zet de input in de juiste lijst Zoiets zouden we ook kunnen maken voor digitalisering? 17

Meer weten? Lees het boek van David Allen Wekelijkse nieuwsbrief Extra Tijd Johan d Haeseleer http://www.extratijd.be/gratis-tips/ GTD en OneNote (Engelstalig) Michael Wheatfill http://dynamicit.wordpress.com/2011/0 1/19/gtd-with-outlook-2010-andonenote-2010series-links/ 18

Nog enkele ICT-tips

1 Gemakkelijker verzamelen in Postvak IN Mails per discussie E-mail > Beeld > 20

1 Maak een postvak Persoonlijke mappen 1. Start > 2. Nieuwe items > 3. Meer items > 4. Outlook-gegevensbestand > 5. Kies locatie op bv. C:\ Mijn documenten en geef naam Persoonlijke mappen 21

1 Creëer ruimte in jouw Postvak IN (1) 1. Archiveer alle verzonden mails Postvak IN > Verzonden mails > Ctrl+A > Ctrl+shift+V > Mailarchief 2. Verwijder oude agenda - inhoud 1. Agenda > Bestand > Agenda opslaan > Kies locatie en naam 2. Agenda > Beeld > Weergave wijzigen > Lijst 3. Sorteer op datum einde (klik op kolomtitel) 4. Selecteer alle items ouder dan x maanden 5. Delete (Let op: wis niet jouw toekomstige agenda!) 6. Weergave opnieuw wijzigen naar Agenda 22

1 Creëer ruimte in jouw Postvak IN (2) 3. Verwijder oude voltooide taken 1. Taken > Start > Huidige weergave > Voltooid 2. Sorteer op Einddatum 3. Selecteer alle items ouder dan x maanden > Delete 4. Herstel vorige weergave 4. Maak map verwijderde items leeg 23

1 Geniet van de extra ruimte! Kijk hoeveel ruimte je nu hebt! Bestand > Info > Postvak opruimen 24

3 Snelle stappen: andere voorbeelden 25

Maak snel nieuwe taken met Fingertips http://www.getfingertips.com/ Open commandovenster Ctrl + ù Voer commando in Bv. ea iets De actie wordt uitgevoerd Bv. Een taak met categorie eerstvolgende actie en onderwerp iets is aangemaakt 26

Wat je nog kan met Fingertips: Iets opzoeken op Google g iets Iets zoeken op Google afbeeldingen gi iets Programma openen Map of document openen Standaard tekst aanvullen vanuit woordcodes 27

Leer Outlook sneltoetsen Beantwoorden: Ctrl + R Allen beantwoorden: Ctrl + shift +R Doorsturen: Ctrl + F Nieuw item: Ctrl + N (naargelang: afspraak, mail, contactpersoon of taak) Nieuwe mail: Ctrl + shift + M 28

Tips voor meer concentratie Hoe ga je om met afleiding? 29

Vergroot jouw concentratie Zet e-mail pop-ups, geluiden, af Werk apart of thuis voor concentratietaken Maak teamafspraken over mail en telefoongebruik Stel een timer in voor focus tijd (Pomodoro techniek) Leer jouw onderbrekingen kennen en verminder ze 30

Zet onderbrekers af! Bestand > Opties > E-mail 2 1 3

Minder onderbrekingen 32

9 tips om jouw effectiviteit te verhogen 1. Zet de weapons of mass distraction af 2. Omschrijf je actie helder genoeg 3. Verdeel je actielijst volgens je beperkende factor 4. Maak heldere afspraken met anderen 5. Hou wekelijks een reflectie moment 6. Leer elke week één extra sneltoets 7. Sluit vergadering af met een actierondje 8. Zoek een andere plek op voor concentratie 9. Hou het bij één verzamelplaats in je tas Extra. Rust even 33