Deventer boekenmarkt
Samenwerken & Samen Werken
Historische stad, Hanzestad Aantal Inwoners: 100.000 Aantal medewerkers: 900 Sallcon Werktalent 1500 medewerkers Digiwerkt 30 medewerkers
Nieuwbouw stadskantoor 2010/2011 Activiteit gerelateerd werken Papierarm kantoor; informatie altijd en overal beschikbaar en toegankelijk
Samenhang in ontwikkelingen PD Externe ontwikkelingen Interactieve dienstverlening & transacties Fysieke ontkoppeling front- back office & loketten Processen gemeente brede IDM functie Huisvesting ICT, Proces digitalisering & Workflow Organisatie ontwikkeling Activiteit gerelateerde werkplekken Interne ontwikkelingen
D Deventer Lokale Overheid D Doet Digitaal, Ordenen, Enkelvoudig, Transparant D Digi Analoog naar Digitaal W Werkt Samen Werken
het bijhouden van massaal veel rekenbladen, tabellen, lijstjes, met allerlei informatie die ook in andere ITsystemen opgeslagen worden; het veelvuldig kopiëren en bewaren van documenten; het wachten om te kunnen kopiëren (omdat het aantal kopieertoestellen verminderd werd in het kader van een besparingsoperatie); het bijhouden van een pak uitpuilende e-mailberichten in de in-box ; een uitgebreid intern transport van documenten (dossiers, formulieren, ); een tergend lange doorlooptijd om een dossier (vergunning, offerte, order, ) af te werken; de veelvuldige checks (controles, toetsing, verificaties, ) om onbeheerste situaties toch enigszins onder controle te houden;
het zoeken naar dossiers, informatie of het herwerken van informatie bij het vaststellen van fouten; het plaatsen van verschillende handtekeningen op een document; het wachten op de start van een vergadering omdat de voorzitter op zich laat wachten; problemen met en vertragingen van het informaticasysteem; het verspreiden van onnodige e-mails naar alle personeelsleden; onnodige verplaatsingen tussen afdelingen.
moeilijkheden bij het halen van afgesproken levertermijnen; moeilijkheden bij het voldoen aan de wensen van de klant; kwaliteitsproblemen; lange doorlooptijd; gebrek aan voldoende ruimte; demotivatie bij het personeel door het voortdurend moeten vechten tegen de eigen werking en regels.
Document is ter lering en bewijs Vindbaar Leesbaar Authentiek Plaatsonafhankelijk Tijdsonafhankelijk Gelijktijdig gebruik
kostenreductie via eliminatie van (tijd)verspilling. niet harder werken, maar slimmer positieve effecten op kwaliteit en doorlooptijd zijn mooi meegenomen.
Politiek/bestuur Directie, management DIV Gemeentearchivaris ICT Proceseigenaren/medewerkers
Organisatie en beheer op orde Een perfect werkend RMA NUP/BEA en machtiging substitutie Periode 2007-2010 500 dagelijkse gebruikers/800 leesrechten 1,1 TB met doorgroei naar 2 TB
4 archief bestanden (schaalbaarheid) 70 soorten digitale vergunningen 45.000 zaken 15.000 digitale WMO cliëntdossiers 90.000 digitale facturen 8000 digitale WOZ bezwaren Beheer digitale bestemmingsplannen Digitale projectarchivering
Autonomy/meridio (DMS/RMA) Getronics systemintegrator Doxis (advies; audit en substitutie) Provinciale archiefinspectie (machtiging) Sallcon Digiwerkt (backscannen) Digital groep; Doxis; Provincie Overijssel; Gem. Deventer (Yes, we scan!!)
Digiwerkt producten Backscannen (vigerende) Vergunningen Persoonsdossiers (P&O) Persoonskaarten (Burgerzaken) Clientdossiers
Digiwerkt mensenwerk Visuele kwaliteitscontroles Proces kwaliteitscontroles Klein formaat scans Grootformaat scans Metadata invoer en controle
Verhoog de waarde Productiviteit Doorloopsnelheid Papier beheer Kosten voorkomen Mensen Fysieke opslag Verplaatsen Antwoordtijd Efficiency Tijdbesparing Beheer Risico Aansprakelijkheid Rechtmatigheid Rechtzekerheid Financiële boetes
Kosten: investeringsbudget Harde baten bv.: 400M2 a 200 gemiddeld ( 80.000) Geen aanschaf extra kasten/dossiers (PM) Geen fysieke sanering SSA (PM) Loonsomreductie in het IDM domein (PM) 28 medew. doorstroom naar reguliere arbeid
Zachte baten: Digitale documenten niet zoek (geen zoektijd) FO en BO gelijktijdig zelfde informatie Geen transporttijd Procestijden verkort Productie verhogend Geen problemen bij organisatiewijzigingen Waarborg rechtmatigheid rechtszekerheid
Zoeken en vinden Beveiliging en autorisatie Presentatie mogelijkheden (veranderen)
Gemeentelijke begroting / DIV begroting Zoek en betrek de juiste mensen (team) Jip en Janneke taal??
Innovatieve Maatschappelijk Verantwoorde Onderneming