Alles van waarde is weerloos Lucebert

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Alles van waarde is weerloos Lucebert"

Paula Peters
10 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Alles van waarde is weerloos Lucebert Duurzaam lange termijn geheugen door digitalisering bij de gemeente Rotterdam 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 1

2 Sedert 1986 probleem archiefinspecties in Nederland 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 2

3 Sedert rapport Algemene Rekenkamer in Nederland probleem van archivaris Bewaker lange termijn geheugen 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 3

4 Hoe zit dit in Belgie? Wie heeft hier en in andere landen het sein gegeven? 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 4

5 Problemen DIV sinds enige jaren met saneringsachterstanden Verveelvoudiging omvang archieven door introductie kopieerapparaat Enorme saneringsproblemen door ontbreken adequaat selectieinstrumentarium Groei particuliere aanbieders van capaciteit voor sanering Noodzaak tot zakelijker werken bij DIV Rekenen in meters archief Contracten sluiten met aanbieder 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 5

Groei particuliere aanbieders van capaciteit voor sanering Noodzaak tot zakelijker werken bij DIV

6 Problemen DIV sinds enige jaren met nieuwe economie Introductie Fax en onbeheersbaarheid Introductie en onbeheersbaatrheid Individualisering werkplekken Organisatie en registratiesystemen daarop niet berekend Spanning in verhouding ICT en DIV 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 6

Individualisering werkplekken Organisatie en registratiesystemen daarop

7 Problemen DIV sinds enige jaren met overgang Papier en digitaal tezamen leveren onvoldoende informatie Verschillende beheerders Beiden gegeven gedeelte weer van werkelijkheid Niet op elkaar afgestemd Duurzaamheid digitale bestanden niet verzekerd 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 7

gedeelte weer van werkelijkheid Niet op elkaar afgestemd Duurzaamheid

8 Ontwikkelingen stoppen niet Internet Loket 2000 in Nederland E-commerce Vraaggericht ipv aanbodgericht ERP Back- front office 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 8

9 Bovendien willen besturen tegenwoordig ook wat Verantwoording naar burger en bestuur garanderen Peper (declaratieschandaal Rotterdam) Ceteco (speculeren door ambtenaren) Klantvriendelijker worden Sturen op prestaties Overheidsorganisaties beter kunnen controleren Verhouding politiek en ambtenaren veranderen Enschede (Vuurwerkramp, ambtenaren worden gerechtelijk vervolgd) 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 9

prestaties Overheidsorganisaties beter kunnen controleren Verhouding politiek en ambtenaren veranderen

10 Basis voor bedrijfsvoering is informatievoorziening 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 10

11 Betekenis van archief diagram van Upward 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 11

12 Druk op informatievoorziening wordt groter 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 12

13 Bovendien Willen ambtenaren digitale informatie terugvinden van 5 jaar geleden 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 13

14 Digitaal duurzaamheidsprobleem? Bij archivaris En bij bedrijf (DIV, ICT en management) 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 14

15 Stellingen Duurzaamloosheid wordt trigger voor professionalisering informatievoorziening Dat komt goed uit: Om duurzaamheid op te lossen is professionelere aansturing nodig Huidige wijze van informatiebeheer leidt tot onbedoelde geschiedvervalsing Dossiers incompleet Ongecontroleerde selectie 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 15

professionelere aansturing nodig Huidige wijze van informatiebeheer leidt tot

16 Eindelijk het duurzaamheidsprobleem bij de administratie 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 16

17 Conclusie Archivaris moet automatisering stimuleren I.v.m. oplossing duurzaamloosheid I.v.m oplossing probleem veroorzaakt door scheiding twee regimes voor papieren en digitale (DIV en ICT) informatievoorziening 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 17

voor papieren en digitale (DIV en ICT) informatievoorziening 30

18 Hoe beginnen? 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 18

19 Wat hebben we geleerd in Rotterdam 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 19

20 o.a. door oefenen in de praktijk in Rotterdam Dienst Stedenbouw + Volkhuisvesting Dienst van Gemeentewerken 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 20

21 Iets over opzet in Rotterdam Stuurgroep Projectgroep per dienst Kernteam (projectleiders, archivaris en inspecteur) 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 21

22 Gemeenschappelijk Te kiezen systeem voor gehele dienst gebruiken Keuze: Document Management System Koppelen aan in gebruik zijnde systemen Duurzaamheid toevoegen Projectorganisatie 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 22

23 Verschillen Keuze pilotobject ds+v: werkproces bouwvergunningen Keuze pilotobject GW: alle werkporcessen 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 23

24 Taak archivaris Zet probleem op bestuurlijke agenda Verwerft opdracht tot: Formuleren eisen voor digitaal archief Formuleren beleid voor gehele concern Springt financieel bij Inventariseert digitale systemen concernbreed Ontwerpt BasisSelectieDocument voor gehele concern Formuleert richtlijnen naar adminsitratie Controleert digitalisering processen 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 24

25 Taak documentaire informatieverzorger Inventariseert analoog en digitaal materiaal Inventariseert werkprocessen, taken en functies Maakt AO-bechrijvingen per werkproces Bouwt archiefstructuur, methoden en procedures Maakt Basis Selectie Document (BSD) Formuleert knelpunten Maakt actieplan op basis van evaluatie 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 25

26 Taak management bedrijf Formuleren informatiebeleid Stanpunt over invoering workflow bepalen Draagvlak voor automatisering geselecteerde werkprocessen creeeren Kennis over eigen bureaucratie versterken 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 26

27 Valkuilen voor bedrijf Draagvlak aanvankelijk zwak Top ziet noodzaak wel Gebrek aan kennis over eigen organisatie Gebrekkige aansturing Keuze voor grote systemen (DMS) Leidt tot chaos indien niet voldaan aan aantal voorwaarden 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 27

28 Valkuilen voor archivaris Oplossing lange termijn werk 20 jarige overdrachtstermijn noopt niet tot spoed Geen kennis en inzicht in en van bureaucratie Te stellen eisen zijn niet gecodificeerd Gebrek aan middelen Geen leuk onderwerp 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 28

29 Knelpunten implementatie Wijze testen kwaliteit eindprodukt (digitaal bestand) Is gekozen werkwijze geschikt voor toepassing in andere processen Hoe maximaal rendement te bereiken (spanning tussen bedrijfsvoering en duurzaamheid) 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 29

30 En dan? 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 30

31 Rol DIV Bestaande systemen aan eisen toetsen Nieuwe systemen volgens eisen opbouwen 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 31

32 Welke eisen hanteren? Eisen te stellen aan systeem Eisen te stellen aan metainformatie Eisen te stellen informatie 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 32

33 Systeem Flexibliteit Onderhoudbaarheid Testbaarheid Portabilitiet Connectiviteit Herbruikbaarheid 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 33

34 Metainformatie Betrouwbaarheid Continuitei Efficiency Effectiviteit 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 34

35 Informatie Archivistische kwaliteitstheorie van Horsman Eisen ontleend aan Delen, Kouwenhoven, Rijsenbruh, Gids kwaliteit van produkten Authenticiteit Oorspronkelijkheid Betrouwbaarheid Leesbaarheid Interpreteerbaarheid Behoud van vorm 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 35

36 Scenarios voor beheer Bestanden en systeem blijven bij dienst Bestanden (inclusief systemen) worden overgenomen Bestanden gaan op extern medium 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 36

37 Hoe controleren of systeem voldoet aan eisen? 30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 37

38 Ingekomen stukken actor/verantw aard actie medium Computer Processtappen Procesfase handeling beoordeling ontvangst post verwerven controleren adressering controleren aard inhoud selectie ducumentatie e.a. selecteren uitnemen uiterlijke vorm verwerven adresseren verzenden verwerven transport selectie doorsturen ongeopend verwerven raadplegen afspraken verzenden transport waarmerken verwerven open maken uitnemen lezen bevoegdheid aangetekend bijlagen ondertekening ontvangstdatum datum brief (ontvankelijk) reactie of actie retro-acta datum ontvangst plaatsen correcte datum selectie niet registreren verwerven toetsen aan waarde inhoud voor bedrijf afspraken DIV afspraken met behandelaar adresseren verzenden DIV Afd I&*A wachten handmatig logisitek digitaal papier DMS Applicatie

Vergelijkbare documenten

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Themasessie SOD Dagvoorzitter Marjan Dik Presentatie: Margriet van Gorsel 26 April 2012 Programma 13.30 13.45 Introductie met stellingen () 13.45 14.00 Pas op de