FORMULIEREN In het CMS is het mogelijk om formulieren aan te maken. Voorafgaand een belangrijke tip: belangrijk Importeer formulierdata uit een CSV-bestand precies zoals verderop beschreven. 1. Gedrag op de website De bezoeker op de website ziet de titel van hetformulier, de introductietekst, de vragen en de verzendknop. Het formulier kan pas verstuurd worden als alle velden correct zijn ingevuld. Als dat nog niet het geval is en de bezoeker op de verzendknop klikt krijgt hij een foutmelding. Nadat de bezoeker op de verzendknop heeft gedrukt wordt deze gedisabled. Hierdoor kan een bezoeker het formulier niet per ongeluk meerdere keren versturen. Als de verzending succesvol afgehandeld is krijgt de bezoeker de melding dat het formulier succesvol verzonden is te zien en een door de redactie ingevoerde bedanktekst. Als een bezoeker naar het formulier navigeert en het door de redactie ingestelde maximum aantal resultaten is bereikt, worden de introductietekst en de velden niet meer getoond. In plaats daarvan ziet de bezoeker de titel, de melding dat het maximum bereikt is en de bijbehorende tekst die door redactie is ingevoerd. 2. Formulier aanmaken Selecteer in de linkerbalk van Hippo de verticale tab Formulieren.
Selecteer de map van de site waarin het formulier geplaatst moet worden. Open het menu achter de map en maak een map aan voor de formulieren. Open het menu achter de gemaakte map en kies nu de optie Voeg formulier toe Kies bij Documenttype een gewoon formulier of een formulier met een teller. tip Gebruik het formulier met teller alleen als u een teller nodig hebt (bv. tellen van beschikbare plaatsen). Een formulier zonder teller is gemakkelijker in het gebruik omdat er minder eigenschappen geconfigureerd hoeven te worden. Geef een bestandsnaam en een url-naam op voor het formulier. Kies voor een compacte url-naam. In het rechterschermdeel opent het formulier 3. Formuliergedrag configureren In deze beschrijving wordt het aanmaken van een formulier met teller besproken. Een formulier zonder teller wordt op dezelfde manier gemaakt maar er zijn minder eigenschappen in te vullen. Blok Formulierinstellingen. De Formuliernaam wordt in grote letters getoond op de site. De Formulierintroductie wordt onder de naam en boven de invulvelden getoond. De Tekst verstuurknop wordt de tekst in de verstuurknop die helemaal onder aan het formulier staat. Als je niets invult wordt er Verstuur of Send getoond. Let op! Deze knop heeft vaste afmetingen. Dus maak deze tekst niet te lang, zodat de tekst in de knop past!
Blok Bevestiging op site. Voer een Tekst in. Dit veld is optioneel. De tekst wordt getoond nadat het formulier succesvol is. Blok Bewaar formuliergegevens. Deze waarde is altijd aangevinkt zodat alle resultaten worden opgeslagen in de database. De redacteur kan deze waarde niet wijzigen. Blok Mail formuliergegevens. Vink het veld Mail formuliergegevens aan indien u een mail wilt ontvangen nadat een bezoeker een formulier heeft verstuurd. belangrijk Let op! Vink deze optie altijd aan wanneer u de bezoeker de mogelijkheid geeft om bestanden mee te sturen omdat deze bestanden niet opgeslagen worden in de database. Geef in het veld E-mailadres een valide e-mailadres op waarnaar de mail verstuurd moet worden. Blok Bevestigingmail. Vul de velden in dit blok in als u de bezoeker van de website een bevestigingsmail wilt versturen. Vul de velden Onderwerp en Tekst zodat de bevestigingsmail een subject en een tekst als mailbody krijgt. Geef in het veld Formuliergegevens toevoegen aan of de velden en waarden van het ingevulde formulier meegestuurd moet worden. En voer in het veld Afzender e-mail een valide e-mailadres in. Uiteraard kunt u ook de default no-reply@uva.nl accepteren. Met Selecteer e-mailveld(en) kunt u aangeven naar welke door de bezoeker ingevulde e-mailadressen de bevestigingsmail verstuurd moet worden. Let op! U kunt hier pas velden selecteren nadat u in het formulier tekstvelden met als validatieregel e-mailadres heeft aangemaakt en opgeslagen. In het blok Formulierinzendingenteller kan de redacteur aangeven of hij de resultaten wil tellen en of er een maximum gesteld moet worden. In het veld Aantal inzendingen kan de redacteur zien hoeveel aanvragen er zijn gedaan. Dit veld telt de resultaten in de database. Hoe dit veld telt is afhankelijk van de instelling bij het veld Tel op basis van. In het veld Maximum kan de redacteur een maximum aantal resultaten opgeven. Als het maximum is bereikt, kan het formulier niet meer ingevuld worden en ziet de bezoeker op de website alleen de Formulier naam, de standaardmelding voor maximum bereikt en de tekst die is ingevoerd in het veld Melding maximum bereikt.
In het veld Tel op basis van kun je opgeven hoe de teller moet tellen. De teller kan op twee manieren tellen: Aantal inzendingen. Dit is het aantal resultaten in de database. Ingevulde waarden. Dit is de som van de waarden in een bij Numerieke velden door de redacteur geselecteerde keuzelijst. Let op! De redacteur kan in eerse instantie geen keuzelijst selecteren. Pas als er in het formulier een keuzelijst met uitsluitend numerieke waarden is aangemaakt en is opgeslagen, kan de redacteur dit veld selecteren als tellerveld. 4. Formuliervelden toevoegen De mogelijke veldtypen zijn: Aankruisvakjes: De bezoeker kan één of meerdere opties aanvinken Datumveld: De bezoeker kan uitsluitend een correct ingevulde datum invoeren: dd-mm-jjjj. Keuzelijst: De bezoeker kan één van de opties uit een door de redacteur samen te stellen lijst selecteren. Eeen lijst met uitsluitend numerieke Waardes kan als teller gebruikt worden. Bestandsupload: de bezoeker kan een bestand te uploaden. belangrijk De verstuurde bestanden worden niet opgeslagen in de database en moeten per mail verzonden worden naar de redactie. De redacteur moet dus aangeven de aanvragen per mail te willen ontvangen. Om dit te ondersteunen staat bij het veld Upload File vermeld dat de redacteur verzending per mail goed moet instellen. Met dit veldtype kan de bezoeker een bestand van maximaal 15 Mb uploaden. Keuzerondjes: De bezoeker kan één van de opties selecteren. Groepstitel: Titel en tekst die boven een veld(engroep) kan worden geplaatst. Tekstvak: Vak waarin een langere tekst kan worden ingevuld. Tekstveld: Veld voor een korte tekst. Kies een validatieregel om de ingevulde waarde te controleren op bv een correct e-mailadres
Hieronder wordt het plaatsen van een Tekstveld en een Keuzelijst beschreven. De andere veldtypen worden op vergelijkbare wijze geplaatst. Tekstveld plaatsen Klik in het blok Voeg een veld toe op de optie Tekstveld. Het veld wordt in het formulier geplaatst Pas in het blok Bewerk veldeigenschappen de velden aan. Label wordt getoond aan de bezoeker van de website en in de verschillende mails. Veldnaam is de naam die wordt getoond bij de resultaten. Toelichting wordt aan de bezoeker getoond als hinttekst wanneer de bezoeker met de muis over het veld gaat. Type, indien gewenst, een toepasselijke toelichting of verwijder de defaultwaarde. Als Verplicht is aangevinkt kan de bezoeker het formulier niet versturen als het betreffende veld niet is ingevuld. Wees spaarzaam met verplichte velden Maximum Lengte: Bepaal de maximale lengte van de door de bezoeker in te stellen tekst. Met de Validation Rule kun je aangeven of de ingevulde waarden aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen. Tekstvelden met validatieregel e-mailadres kunnen worden gebruikt voor het versturen van de bevestigingsmail. Validatieregels kunnen ongedaan gemaakt worden door de optie geen te selecteren. Let op! Als je alfanumeriek kiest kan de bezoeker geen vreemde tekens (diacrieten) invoeren. Keuzelijst plaatsen Klik in het blok Voeg een veld toe op de optie Keuzelijst Het veld wordt in het formulier geplaatst Pas in het blok Bewerk veldeigenschappen de veldeigenschappen aan. Label wordt getoond aan de bezoeker van de website en in de verschillende mails.
Veldnaam is de naam die wordt getoond bij de resultaten. Toelichting wordt aan de bezoeker getoond als hinttekst wanneer de bezoeker met de muis over het veld gaat. Typ, indien gewenst, een toepasselijke toelichting of verwijder de defaultwaarde. Als Verplicht is aangevinkt kan de bezoeker het formulier niet versturen als het betreffende veld niet is ingevuld. Wees spaarzaam met verplichte velden. Bij Waardes kunnen waardes worden opgegeven die worden opgeslagen als resultaten. Met het plusje kunnen meer waardes worden toegevoegd aan de keuzelijst. De bovenste waarde is de defaultwaarde. Bij Zichtbare waardes moeten de waardes worden ingevuld die de bezoeker van de site ziet en die getoond worden in de mails. Deze waardes kunnen afwijken van de waardes die worden opgeslagen. De eerste Zichtbare waarde hoort bij de eerste Waarde, de tweede Zichtbare waarde bij de tweede Waarde etc. Optionele keuzelijsten en dwingen om te kiezen Als we een optionele keuzelijst willen aanmaken kan dat door een lege waarde in de eigenschap Waardes te koppelen aan een Zichtbare waarde zoals: Kies. Als we het veld vervolgens verplicht maken wordt de bezoeker gedwongen een keuze te maken, omdat de default lege waarde niet geaccepteerd wordt. Velden van volgorde veranderen Geplaatste velden kunnen met de muis in de gewenste volgorde worden gesleept. Nadat een resultaat is binnengekomen wordt ook de volgorde bij de resultaten aangepast aan de nieuwe volgorde in het formulier. Velden verwijderen Velden kunnen met het rode kruisje dat bij het veld hoort verwijderd worden uit het formulier ook nadat er resultaten zijn binnengekomen. Eventuele resultaten in de database blijven bewaard.
5. Teksten verrijken De introductietekst, de bevestigingstekst voor op de site, de maximum bereikt tekst en de tekst voor in bevestigingsmail kunnen worden verrijkt met alinea s door één of twee enters in te voeren. Teksten op site Daarnaast worden in de teksten voor op de site klikbare url s getoond wanneer de redacteur een url invoert met http:// of https://. De url moet aan de voorkant en aan de achterkant van door een spatie gescheiden worden van andere tekens. De protocolaanduidingen worden niet getoond op de website. Dus http://uva.nl resulteert in uva.nl op de site en in de bevestigingsmail. Bevestigingsteksten in mail E-mailadressen, url s met www. of protocolaanduiding worden inclusief protocolaanduiding klikbaar getoond. 6. Resultaten opvragen De resultaten van het formulier worden opgevraagd door in de meest linkse kolom met de formulierenknop het resultatenscherm te openen:
Navigeer naar de map waarin het formulier staat. U ziet bij Geselecteerde Container het pad van het gekozen formulier In de verkennerkolom worden bij ieder formulier jaar-, maand- en dagmappen getoond. Wilt u alle inzendingen zien, dan selecteer u de hoogste map. Wilt u alleen de formulieren zien die op een bepaalde datum zijn ingestuurd, dan selecteert u de betreffen dagmap. Er kunnen resultaten geselecteerd worden om vervolgens te verwijderen met de knop Delete selected items. Verwijderde items worden niet meer meegeteld. Met de knop Verwijder deze container worden alle resultaten in de geselecteerde dag-, maand-, jaar, of formuliermap en daarmee de betreffende mappen zelf verwijderd. Met de knop Download als CSV wordt een CSV (comma separated value) bestand naar uw systeem gedownload. Zie hieronder voor uitleg. Download als CSV Klik op Download als CSV. Kies voor Bestand opslaan. Het bestand wordt opgeslagen in een map op uw computer. Let goed op in welke map het bestand wordt opgeslagen. Verander de bestandsnaam niet, klik op OK.
Open Excel, klik op tabblad Data, en kies vervolgens op From text Selecteer het eerder opgeslagen bestand en klik op Import Kies de optie Delimited en klik op Next
Vink Comma aan en klik op Next Klik op Finish Klik tot slot op OK om de data definitief in excel te importeren