Handleiding Versie: maart 2008 Gebruikersnaam Wachtwoord : :
Inhoud Inloggen Beheerscherm 3 Opties in het menu 3 Instellingen 4 Groepen 5 Toevoegen 6 Aanpassen 6 Verwijderen 7 Abonnees 8 Toevoegen 9 Aanpassen 10 Verwijderen 10 Mail versturen 11 Instelopties 12 Tekst opmaken 13 De mailing versturen 14 Geschiedenis 15 Editor Functie toetsen 16 Deze handleiding is bestemd voor intern gebruik en mag niet zonder toestemming verspreid worden. Schoolmailing de mailing software voor uw school! 2008 Schoolmailing www.schoolmailing.nl 2
Beheerscherm Inloggen op uw schoolmailing (http://login.schoolmailing.nl) Voor het beheren van uw website heeft u een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen. De gebruikersnaam met wachtwoord kunt u alleen gebruiken in het beheerscherm. Na het ingeven van de URL (http://login.schoolmailing.nl) ziet u het volgende scherm. Na het invoeren van uw gebruikersnaam en wachtwoord klikt u op inloggen. Het volgende scherm verschijnt. Opties in het menu Boven in uw scherm ziet u het menu, deze bevat de volgende opties welke in de volgende pagina s verder worden uitgelegd. Instellingen Verstuur mail Groepen Abonnees Geschiedenis Uitloggen 2008 Schoolmailing www.schoolmailing.nl 3
Instellingen Wanneer u inlogt op uw Schoolmailing start u met het instellingen scherm. Deze kunt u, wanneer u zich in een ander onderdeel bevindt, aanroepen door boven in het menu op instellingen te klikken. In dit scherm kunt u de mailinstellingen van uw Schoolmailing aanpassen. Deze instellingen hebben effect op de manier waarop de ouders en/of verzorgers de mailing ontvangen. Afzender naam Deze naam wordt weergegeven als de afzendernaam van de email. Hier staat de naam van de school. Verstuur adres Dit emailadres wordt weergegeven als de e-mail waar vanaf wordt gezonden. Hier staat standaard noreply@schoolmailing.nl Opzegboodschap Bij elke verstuurde mail wordt onderaan deze tekst toegevoegd om de ouders en/of verzorgers te wijzen op de manier om te kunnen uitschrijven. 2008 Schoolmailing www.schoolmailing.nl 4
Groepen Om het beheerscherm van de groepen aan te roepen klikt u op groepen in het menu boven in uw scherm. Het volgende scherm verschijnt. U ziet een overzicht van alle groepen in uw Schoolmailing. 2008 Schoolmailing www.schoolmailing.nl 5
Toevoegen Een nieuwe groep aanmaken Rechts boven in het beheerscherm van de groepen ziet u de volgende tekst staan Voeg groep toe. Wanneer u dit icoon aanklikt verschijnt er boven in uw scherm het volgende kader. Hier vult u de groepnaam in en vervolgens klikt u op toevoegen. De nieuwe groep is nu aangemaakt deze verschijnt nu in de lijst van de groepen. Aanpassen Een bestaande groepnaam aanpassen. In het overzicht van de groepen ziet u naast elke groepnaam het volgende icoon staan Wanneer u dit icoon aanklikt verschijnt boven in uw scherm het volgende kader. In dit scherm kunt de groepnaam veranderen. Vul de nieuwe groepnaam in en klik vervolgens op Wijzigen. De groepnaam is nu aangepast in het overzicht. Tip: Op deze manier kunt u elk opvolgend schooljaar de groepsindelingen aanpassen. De abonnees blijven op deze groep geabonneerd! Alleen de naam van de groep veranderd. 2008 Schoolmailing www.schoolmailing.nl 6
Verwijderen Een groep verwijderen. Wanneer u een groep wilt verwijderen klikt u in het overzicht op het volgende icoon desbetreffende groep. U krijgt het volgende scherm. naast de Klik vervolgens op Ok. De groep (en de abonnees!) zijn vervolgens verwijderd uit het overzicht. Wanneer u uw actie ongedaan wilt maken klikt u op annuleren. 2008 Schoolmailing www.schoolmailing.nl 7
Abonnees Om het beheerscherm van de abonnees aan te roepen klikt u op abonnees in het menu boven in uw scherm. Het volgende scherm verschijnt. In het dropdown menu links op uw scherm kunt u de groep selecteren welke u wenst te bekijken of aan te passen. Wanneer u een groep selecteert uit het dropdown menu krijgt u het volgende scherm te zien. Vanuit dit scherm kunt u de abonnees aanpassen en verwijderen. 2008 Schoolmailing www.schoolmailing.nl 8
Toevoegen Het toevoegen van abonnees. De ouders kunnen zichzelf inschrijven via het formulier op uw website, daarnaast kunt u in Schoolmailing zelf ook abonnees toevoegen. Rechts boven in het beheerscherm van de abonnees ziet u de volgende tekst staan Voeg abonnee toe. Wanneer u deze tekst aanklikt krijgt u het volgende kader boven in uw scherm. Hier kunt u de desbetreffende gegevens toevoegen voor deze abonnee. Klik vervolgens op Toevoegen. De abonnee is nu toegevoegd aan uw abonnees lijst. 2008 Schoolmailing www.schoolmailing.nl 9
Aanpassen Het aanpassen van abonnees. In het overzicht van de abonnees ziet u naast elke abonnee het volgende icoon staan Wanneer u dit icoon aanklikt verschijnt boven in uw scherm het volgende kader. Hier kunt u de gegevens van de desbetreffende abonnee aanpassen. Om de wijzigingen door te voeren klikt u vervolgens op wijzigen. In uw overzicht ziet u nu de aangepaste gebruiker staan. Tip: op deze manier kunt u elk opvolgend schooljaar de groepsindelingen aanpassen. Wanneer een kind overgeplaatst wordt naar een andere groep kunt u dit gemakkelijk aanpassen! Verwijderen Een abonnee verwijderen. De ouders en/of verzorgers kunnen zichzelf uitschrijven via het formulier op uw website, daarnaast kunt u in Schoolmailing zelf ook abonnees verwijderen. Wanneer u een abonnee wilt verwijderen klikt u in het overzicht op het volgende icoon desbetreffende abonnee. U krijgt het volgende scherm. naast de Klik vervolgens op Ok. De abonnee is vervolgens verwijderd uit het overzicht. Wanneer u uw actie ongedaan wilt maken klikt u op annuleren. 2008 Schoolmailing www.schoolmailing.nl 10
Een mail versturen (fase1) Het opstellen en versturen van uw mailing. Om het beheerscherm voor het opstellen van een mailing aan te roepen klikt u op Verstuur mail in het menu boven in uw scherm. Het volgende scherm verschijnt. 2008 Schoolmailing www.schoolmailing.nl 11
Instelopties (fase1) De opties die u kunt instellen voor uw mailing. Email van Hier ziet u de naam van uw school staan en het emailadres waarvan de mailing verstuurd wordt. Deze heeft u ingesteld in het onderdeel instellingen (zie blz. 3) Voorrang Hier kunt u de prioriteit instellen van de mailing. Wanneer u een dringende mail wilt versturen selecteert u in het dropdown menu Hoog, ouders kunnen in hun mailbox gelijk zien dat het om een dringende mededeling gaat. Wanneer u een niet dringende boodschap verzendt kunt u de voorrang op normaal laten staan. Onderwerp Geef hier uw mailing een onderwerp waar de mail over gaat. Bijlage Wanneer u een bijlage met uw mailing wenst mee te sturen klikt u op bladeren. Vervolgens selecteert u het bestand op uw computer wat u wenst mee te sturen. Tip: stuur de officiële brief van de school mee in een pdf of een doc bestand. 2008 Schoolmailing www.schoolmailing.nl 12
Tekst opmaken (fase 1) De tekst voor uw mailing opmaken. Wanneer u een mailing gaat opstellen kunt u uw mailing een mooie vormgeving meegeven, tevens kunt u uw tekst opmaken zoals u gewent bent in MSWords. (verdere uitleg over de editor vindt u op blz. 15). Klik op het volgende icoon volgende scherm te zien. in de editor om uw logo toe te voegen aan uw mailing. U krijgt het Hier ziet u de naam van uw school staan. Klik op de naam van uw school, vervolgens wordt er een opmaak aan uw tekstvlak toegevoegd. Vul in de plaats van uw tekst de tekst in van de mailing. Let op! Wanneer u teksten vanuit MSWords wenst te plakken lees dan eerst de functietoetsen van de editor (blz. 15). Wanneer u uw mailing heeft opgesteld klikt u op volgende. 2008 Schoolmailing www.schoolmailing.nl 13
De mailing versturen (fase 2) Wanneer u uw tekst heeft opgemaakt in fase 1 en op volgende heeft geklikt krijgt u het volgende scherm te zien. Op deze pagina ziet u uw opgemaakte mailing. Selecteer de groep waar u de mailing heen wilt sturen. Onder in het scherm ziet u dat u een keuze kunt maken aan wie u de mailing wilt versturen. Wanneer u uw mailing naar de gehele school wilt sturen vinkt u naar iedereen aan. Wilt u uw mailing aan één groep versturen? Dan vinkt u naar een groep aan en vervolgens selecteert u de groep uit het dropdown menu. Is uw mailing geheel naar wens? Dan klikt u op versturen, hierna krijgt u een scherm waarin staat dat de mailing succesvol is verstuurt. Tip: een mailing opnieuw versturen? Al uw verzonden mails staan in uw geschiedenis, hier kunt u uw mailing gemakkelijk nogmaals versturen! 2008 Schoolmailing www.schoolmailing.nl 14
Mailing geschiedenis Al uw verzonden mails worden overzichtelijk opgeslagen. Wanneer u een mailing heeft verstuurd komt deze in de geschiedenis te staan. Op deze manier kunt u al uw verzonden mailings bekijken en desgewenst opnieuw versturen. Om uw geschiedenis aan te roepen klikt u boven in het menu op geschiedenis u krijgt het volgende scherm te zien. U ziet een totaal overzicht van alle verstuurde mailings. Een mail opnieuw versturen. Vanuit uw geschiedenis een mail opnieuw versturen. In de geschiedenis klikt u op het volgende icoon naast de desbetreffende mailing. U komt in het scherm om een mailing op te stellen. Doorloop de stappen zoals beschreven bij mailing opstellen (blz. 11 14). Let op! Wanneer u een mailing opnieuw verstuurt dient u uw bijlage opnieuw toe te voegen! Een mailing uit de geschiedenis verwijderen. Houdt uw mailing geschiedenis schoon en overzichtelijk. Wanneer u een mailing uit uw geschiedenis wenst te verwijderen klik u op het volgende icoon de desbetreffende mailing. U krijgt het volgende scherm te zien. naast Vervolgens klikt u op Ok om de mailing te verwijderen uit uw geschiedenis. Wanneer u de handeling ongedaan wenst te maken klikt u op annuleren. 2008 Schoolmailing www.schoolmailing.nl 15
Editor Functie toetsen Tekst vanuit MSWords plakken. Wanneer u de tekst in MSWords heeft geknipt of gekopieerd selecteert u deze icoon. U krijgt een scherm te zien waarin u toestemmening dient te geven klik op toegang toestaan. Uw tekst verschijnt nu in uw tekstvlak. Uw laatste actie ongedaan maken. De laatste actie die u ongedaan heeft gemaakt wederom toevoegen. Tekst rechts uitlijnen. Tekst uitvullen. Tekst links uitlijnen. Vet maken van een tekst (selecteer de tekst en druk op dit icoon). De tekst schuin weergeven. Italic (selecteer de tekst en druk op dit icoon). De tekst onderstrepen (selecteer de tekst en druk op dit icoon). De tekst doorstrepen (selecteer de tekst en druk op dit icoon). 2008 Schoolmailing www.schoolmailing.nl 16