Handleiding Back-up Online Mac Versie april 2017

Handleiding Back-up Online Mac Versie april 2017

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Inleiding 3 1.1 Dashboardmail 3 Hoofdstuk 2. Installatie 4 2.1 Installatieprocedure vanuit de installatiemail: Installatie van uw Back-up Online 4 2.2 Installatieprocedure vanaf kpn.com 4 2.2.1 Belangrijk: uw wachtwoord 6 2.3 Opnieuw installeren 6 2.4 Verwijderen van de software 8 Hoofdstuk 3. Functies van Back-up Online 9 3.1 Back-up Onlinehoofdscherm 9 3.2 Overzicht 10 3.3 Het maken en beheren van een back-up 10 3.4 Back-up Herstellen 11 3.5 Voorkeuren 15 3.6 Geavanceerde functionaliteit 16 3.6.1 Verbindingstest 16 3.6.2 Back-up legenda 16 3.6.3 Verborgen bestanden 16 3.6.4 Prestaties 16 3.6.5 Archievering 16 3.6.6 Back-upfilters 16 Hoofdstuk 4. Beveiligingsmaatregelen 17 2 van 17

Hoofdstuk 1. Inleiding Met Back-up Online slaat u een kopie van uw bestanden via internet automatisch op en deze bewaren wij veilig in de datacenters van KPN. Mocht er iets misgaan, bijvoorbeeld met uw harde schijf, dan haalt u met Back-up Online al uw bestanden eenvoudig weer terug. 1.1 Dashboardmail Nadat u de software van Back-up online hebt geïnstalleerd, wordt automatisch een back-up gemaakt van de door u geselecteerde bestanden. U ontvangt dagelijks een dashboardmail. Zo weet u precies welke bestanden zijn opgeslagen of waar er eventuele problemen zich hebben voorgedaan. In deze handleiding leggen we u uit hoe u uw Back-up Online instelt. 3 van 17

Hoofdstuk 2. Installatie 2.1 Installatieprocedure vanuit de installatiemail: Installatie van uw Back-up Online U hebt de installatiemail ontvangen en wilt Back-up Online installeren op uw Mac. Klik op de installatiebutton in de e-mail, selecteer de juiste software en kies voor opslaan. Open hierna de downloads op uw Mac en start de installatie. Figuur 1. Bestandsnaam bij downloaden vanuit de installatiemail 2.2 Installatieprocedure vanaf kpn.com Hebt u de software gedownload vanaf kpn.com/downloadbackuponline en wilt u de installatie starten? Open dan de map waarin u het installatiebestand hebt opgeslagen. Dubbelklik met de linkermuisknop op het bestand. De installatie start direct Figuur 2. Bestandsnaam bij downloaden vanaf kpn.com/downloadbackuponline 1. Voer hier uw licentiecode in. Deze vindt u in de installatiemail en bestaan uit twee keer 10 of 12 tekens. Figuur 3. Invoer Licentiecode 2. Back-up Online controleert nu de gegevens en haalt benodigde gegevens op. Afhankelijk van de snelheid van uw Mac en internetverbinding kan dit enkele minuten duren. Figuur 4: Voorbereiding installatie 4 van 17

3. Hier geeft u een persoonlijk wachtwoord op. Met dit wachtwoord worden al uw bestanden in de back-up versleuteld. Als u uw wachtwoord vergeet of kwijtraakt, kunt u uw back-up niet meer terughalen. Bewaar uw wachtwoord dus goed. Figuur 4. Invoer Wachtwoord 4. U krijgt u een overzicht van Back-up Online. Hierin geeft u aan of de gegevens naar uw e-mailadres worden verstuurd of worden uitgeprint. Figuur 5. Overzicht instellingen 5. Hier ziet u een voorbeeld van de e-mail die naar u wordt verstuurd. Deze e-mail is aangemaakt door Back-up Online via uw eigen e-mailprogramma. U ziet hier uw gekozen wachtwoord staan. Bewaar deze mail goed, als u het wachtwoord kwijt bent, kunt u niet meer bij uw data. Figuur 6. E-mail met overzicht en wachtwoord 6. Nadat u de vorige stap hebt uitgevoerd kunt u op Gereed klikken. Back-Up Online wordt geïnstalleerd en kunt u aan de slag. Figuur 7. Installatie voltooien 5 van 17

7. Back-up Online opent zichzelf na de installatie. Als u het scherm te zien krijgt zoals hiernaast, dan is het programma klaar voor gebruik. Ga dan naar Hoofdstuk 3.1 Figuur 9. Back-Up Online geinstalleerd 2.2.1 Belangrijk: uw wachtwoord Bewaar uw wachtwoord voor Back-up Online zorgvuldig. Wij kunnen uw wachtwoord niet terughalen of resetten. Als u uw wachtwoord niet meer weet, is het nodig uw huidige account op te zeggen en een nieuw account aan te vragen. 2.3 Opnieuw installeren Bij een 2e installatie krijgt u de melding dat de licentie al eerder is gebruikt. Dit voorkomt dat Back-up Online op 2 verschillende Mac s geïnstalleerd wordt. Dit zorgt namelijk voor onbruikbare backupbestanden. Installeert u Back-up Online opnieuw na bijvoorbeeld een crash van uw harde schijf? Dan kunt u vanzelfsprekend doorgaan met de installatie. De installatieprocedure ziet er als volgt uit: Figuur 10. Bestandsnaam bij downloaden vanaf kpn.com/downloadbackuponline Voer hier uw licentiecode in. Deze vindt u In de installatiemail en dient te bestaan uit Twee keer 10 of 12 tekens. Figuur 11. Invoer Licentiecode 6 van 17

Back-up Online controleert nu de gegevens en haalt de benodigde data op. Afhankelijk van de snelheid van uw Mac en internetverbinding kan dit enkele minuten duren Figuur 12. Voorbereiding installatie Vul het eerder door u aangemaakte wachtwoord in en klik op volgende Figuur 13. Invoer wachtwoord Omdat u een herinstallatie uitvoert, krijgt u de melding dat het contract al een keer eerder gebruikt is. Mocht u Back-up Online opnieuw installeren om alleen uw bestanden te herstellen, stop dan deze herinstallatie en kijk bij hoofdstuk 3.5 Alleen Herstellen modus. Als u Back-Up Online opnieuw installeert om deze volledig te gebruiken (bijvoorbeeld bij een herinstallatie), ga dan verder bij de volgende stap en kies: Ja. Figuur 14. Melding herinstallatie Back-up Online opent zichzelf na installatie. Als u het scherm te zien krijgt zoals hiernaast, dan is Back-up Online geïnstalleerd en klaar voor gebruik. De instellingen van een eerdere installatie (zoals de data die geback-upt moet worden) is zoveel als mogelijk overgenomen. Controleer voor de zekerheid deze selectie om er zeker van te zijn dat de juiste data wordt geback-upt. Figuur 15. Back-Up Online geinstalleerd 7 van 17

2.4 Verwijderen van de software Het verwijderen van Back-up Online moet via de meegeleverde uninstall applicatie worden uitgevoerd. Ga via Finder naar Programma s en klik of tik met twee vingers om via de Control-klik het menu van Back-up Online te openen. Klik op Toon pakketinhoud, Contents, Resources en klik op de applicatie Uninstall om Back-up Online geheel te verwijderen. Figuur 16. Verwijderen Back-Up Online 8 van 17

Hoofdstuk 3. Functies van Back-up Online Back-up Online beschikt over de volgende functies, automatische: Back-up van bestanden op uw Mac Back-up van veelgebruikte mappen: Mijn Favorieten Mijn Documenten E-mail 3.1 Back-up Onlinehoofdscherm Figuur 17. Hoofdscherm 9 van 17

Bovenaan het hoofdscherm staan 5 knoppen: KPN Back-up Online Overzicht Backup Herstellen Voorkeuren 3.2 Overzicht In het hoofdscherm van Back-up online onder Overzicht vindt u een weergave van de meest recente back-up en de back-up geschiedenis (figuur 16). U vindt bij: Meest recente back-up: De datum van de laatste back-up en de grootte daarvan De bestandsnamen en mappen waarvan een back-up gemaakt is Synchronisatie status: is de Back-up Client up-to-date met de Back-up server In de legenda naast de kalender van de Backup geschiedenis ziet u een legenda staan. De kleurcodes van de dagen komen overeen met de legenda. Zolang de kleur groen is, is uw back-up van die dag in orde. Mocht er een andere kleurcode zijn, controleer dan uw back-up en/of uw computer. 3.3 Het maken en beheren van een back-up Om uw back-up te beheren en te maken, volgt u de volgende stappen: Stap 1: Klik op Back-up om uw back-ups te beheren en een back-up te maken: Figuur 18. Backup instellen Stap 2: Klik op Bewerken om de bestanden te selecteren die u wilt back-uppen: Klik vervolgens op (zie: Figuur 19): De pijltjes voor de mappen om deze verder uit te klappen Het hokje, wat past bij uw situatie: Niet geselecteerd Niet alles in deze map is geselecteerd Bestand geselecteerd of alles in de map geselecteerd met uitzondering van gefilterde bestanden Opslaan als u klaar bent met de selectie 10 van 17

Figuur 19. Het kiezen van de juiste bestanden Wilt u specifiek verborgen bestanden back-uppen? Klik dan bij Back-up op bewerken. In de pop-up die verschijnt ziet u linksonder de mogelijkheid Toon verborgen bestanden. Het scherm ververst en vervolgens ziet u ook de mappen en bestanden die eerst verborgen waren. Stap 3: Klik op Back-up uitvoeren om de back-up te starten Figuur 20. Handmatig een backup starten Vervolgens: Verschijnt er een overzicht waar Back-up Online op dat moment mee bezig is Kunt u op Toon grafieken klikken om een grafische weergave te starten Verschijnt er een pop-up zodra de back-up is afgerond Ziet u bij Overzicht de status 3.4 Back-up Herstellen N.B: In dit hoofdstuk wordt uitgegaan van een back-up die hersteld wordt via de Alleen Herstellen modus. Echter een back-up herstellen via het programma werkt op dezelfde wijze, u hoeft hiervoor Back-up Online niet opnieuw te installeren. De installatie staat eerder in dit document beschreven (zie Hoofdstuk 2.3: 2.3 Opnieuw installeren). Als u 11 van 17

Als u het scherm opent, dan ziet u staan dat de applicatie alleen in de Alleen Herstellen modus geïnstalleerd is: Figuur 22. Back-Up Online in Alleen Herstellen modus Kies als eerste de datum waarvan u de bestand(en) en/of map(pen) wilt herstellen: Figuur 23. Datumselectie Als u de datum gekozen hebt, kunt u de bestand(en) en/of map(pen) aanvinken die u wilt herstellen: Figuur 24. Bestandsselectie 12 van 17

Kies vervolgens waar u de bestanden terug wilt zetten.: Figuur 25. Herstellen naar. Als u op Bladeren klikt, komt er een nieuw scherm waar u de keuze kunt maken om de bestanden naar toe te schrijven. Selecteer de map waar u de bestand(en) en/of map(pen) in terug wilt zetten. Klik daarvoor op de gewenste map. Klik op het pijltje voor de map om eerst de map uit te vouwen. Figuur 26. Map selecteren 13 van 17

Als u alle gegevens hebt ingevuld, dan ziet u de knop Herstellen oplichten. Zodra u daarop klikt zal Back-up Online de bestand(en) en/of map(pen) herstellen: Figuur 27. Restore starten Via de voortgangsbalk ziet u de voorgang van het herstel. Figuur 28. Voortgang Herstel 14 van 17

3.5 Voorkeuren Meer uitleg over de functies onder Voorkeuren is online terug te vinden via de link kpn.com/functiesbackuponline. Onder het tabje Voorkeuren kunt u de volgende extra instellingen doen: Taal van de software Tijd van de Back-up, belangrijk hierbij is: Dat uw Mac aanstaat Dat er een werkende internetverbinding is Het e-mailadres waar de dashboardmail naartoe wordt gestuurd, met daarin het overzicht van uw back-up Het e-mailadres waar de dashboardmail naartoe wordt gestuurd, met het overzicht van uw herstelacties Klik op Opslaan om uw voorkeuren op te slaan. Figuur 29. Tabblad Voorkeuren De software beschikt ook over geavanceerde functionaliteiten. Deze staan in hoofdstuk 3.6 beschreven. 15 van 17

3.6 Geavanceerde functionaliteit Back-up Online heeft ook functies voor geavanceerd gebruik. Deze staan standaard niet aan en zijn voor het functioneren van de software niet van belang. Het is belangrijk dat u over kennis van deze functionaliteiten beschikt als u onderstaande functies gebruikt. 3.6.1 Verbindingstest De verbindingstest is om te zien waar een eventuele storing in de software zit als Back-up Online niet werkt. Deze verbindingstest vindt u als u in de software op KPN Back-up Online klikt en vervolgens op Verbindingstest. Hier ziet u ook welke versie van Back-up Online u gebruikt. De verbindingstest hebt u alleen nodig als een expert van KPN hierom vraagt. Zij kunnen dan een betere analyse maken waarom Back-up Online niet goed functioneert. 3.6.2 Back-up legenda In het hoofdscherm onder Overzicht vindt u de Back-upgeschiedenis. Met een kleur staat bij de dag aangegeven wat de status was van de back-up. Klik op de datum waar u meer informatie over wilt. Van de betreffende back-up. Vervolgens ziet u bij Verwerkte bestanden het aantal foutmeldingen een getal staan met een streep eronder: Verwerkte bestanden: Bestanden die geback-upt zijn, dit kunnen nieuwe of gewijzigde bestanden zijn. Bestanden die niet gewijzigd zijn, hoeven ook niet geback-upt te worden Aantal foutmeldingen: de foutmeldingen op bestandsniveau of een ander probleem. Het soort foutmelding geeft aan wat het probleem is 3.6.3 Verborgen bestanden Wilt u specifieke verborgen bestanden back-uppen? Klik dan bij Back-up op bewerken. In de pop-up die verschijnt ziet u linksonder de mogelijkheid Toon verborgen bestanden. En dat is ook precies wat er dan gebeurt. 3.6.4 Prestaties Als de software van Back-up Online grote impact heeft op uw server of internetverbinding, dan kunt bij Prestaties extra beperkingen opleggen. Bijvoorbeeld de bandbreedte beperken voor Back-up Online tijdens het maken van de back-up. 3.6.5 Archievering Met archivering wordt ingesteld dat een succesvolle back-up sessie langer dan de retentie periode bewaard blijft. Voor archivering wordt geen extra back-up sessie uitgevoerd. De eerstvolgende succesvolle back-up, na het archivering ingestelde tijdstip, wordt gebruikt als archief punt. 3.6.6 Back-upfilters U hebt een map op uw Mac, die uw Word-documenten bevat, maar bijvoorbeeld ook een aantal mp3- bestanden. U wilt in dit geval alleen Word-documenten back-uppen. Maar omdat er een back-up van de hele map wordt gemaakt, past u iedere keer de bestandsselectie aan. Hier is een oplossing voor. Klik op Voorkeuren en kies links voor Backup filters. Klik in de balk met de tekst Selecteer filters Kies vervolgens de extensie die u wilt uitsluiten. Wilt u bestanden uitsluiten die niet in de lijst voorkomen? Het vraagteken bij deze optie geeft hier meer informatie over. 16 van 17

Hoofdstuk 4. Beveiligingsmaatregelen 4.1 Beveiligingsmaatregelen U kunt zelf een belangrijke bijdrage leveren aan het beveiligen van uw informatiestromen en (elektronische) persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw gebruikersnaam en wachtwoord of het beveiligen van uw interne draadloze netwerk. Wij adviseren u daarom om zelf ook effectieve beveiligingsmaatregelen te treffen. Dit kan bijvoorbeeld door een erkende installateur in te schakelen. Voor tips en aanvullende informatie kunt u terecht op kpn.com/zakelijkveiliginternetten. 17 van 17