Planon Pro Center Javaclient Contractbeheer Handleiding voor academie/dienst versie1.0 A.Sterk
1.Inloggen Start > Overige> Planon 2009.A Javaclient (Productieomgeving) Planon Procenter inlog scherm verschijnt: Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in (dit zijn je netw erk-inlognaam en wachtwoord van Avans) Klik op OK
2. Module Contracten Klik op het + voor Contracten Academies en vervolgens op Contracten zie onderstaande schermprint. Je ziet alle contracten van je academie/dienst.
Selecteer een contract. Aan de linkerkant vindt je de contractcode met daarnaast een korte omschrijving. In het midden zijn de gegevens van het geselecteerde contract te vinden.
3. Uitleg van de velden Alle velden met een * zijn verplicht.
Veld Tabblad algemeen Contracttype* Contractcode* Naam* Contractreferentienr Kenmerk Avans Omschrijving Algemeen In dit veld w ordt zichtbaar w at het type contract is, dit kan zijn: - servicecontract - huurcontract Doordat het juiste type is gekozen bij het toevoegen van een contract, w ordt dit veld automatisch gevuld. De unieke code van het contract. Deze w ordt automatisch gegenereerd. De code kan niet w orden aangepast door de gebruikers. Een korte omschrijving van het contract. (max. 60 karakters). Hier kan het referentienummer van het contract w orden ingevuld Vul hier een eventueel project- en inkoopnr. van Avans in. In dit veld w orden de codegroepen (NEN2748) en de naam van de groep w aaronder het betreffende contract valt, ingevuld. Contractgroep*
Veld Status* Omschrijving In dit veld w ordt de status van het contract getoond. De mogelijke statussen zijn: Contracteigenaar* Gearchiveerd in Planon (J/N)?* Ingangsdatum* Looptijd Einddatum Opzegtermijn Opzegdatum Signaleringsdatum* Verlengingsafspraak Wie is binnen de organisatie verantw oordelijk voor het beheer van het contract? Voor het veld is een keuzelijst beschikbaar. In dit veld w ordt aangegeven of het betreffende contract is gearchiveerd in Planon of niet. De inhoud van dit veld kunt u niet zelf w ijzigen. Looptijd De datum dat het contract ingaat. Vul in dit periodeveld de looptijd van het contract in. In dit rekenveld vult Planon FacilityOffice automatisch de datum in waarop het contract verstrijkt. De termijn voor opzegging contract kan in dit periodeveld genoteerd w orden. De datum in w aarop het contract opgezegd moet w orden. Geef hier aan op w elke dag u een signalering (een herinneringsmail van Planon) w ilt ontvangen. Voer in dit veld de verlenging in van het contract. Er is een keuzelijst beschikbaar. Informatie Accepterende contractpartij Contactpersoon Storingsnummer Aanbiedende In dit veld kan men extra informatie kw ijt. Contractpartijen In dit veld is een gekoppelde lijst beschikbaar uit tabblad Onderdelen, subonderdeel Contractpartijen. Voordat een contract w ordt ingevoerd, dienen eerst de contractpartijen te w orden aangemaakt. Per partij kunnen meerdere koppelingen met bijvoorbeeld een interne afdeling of een externe partij w orden gelegd. Vul hier de contactpersoon van leverancier of klant in. Vul in dit veld het telefoonnummer in dat bij een eventuele storing kan w orden gebeld. In dit veld is dezelfde keuzelijst gekoppeld als bij accepterende
contractpartij contractpartij.
Veld Contractvorm* Omschrijving Financiële gegevens Dit veld bevat een keuzelijst met daarin verschillende contractvormen: Kostendrager (vrij veld) Kostensoort (vrij veld) Geschatte variabele kosten per jaar incl. BTW Eenmalige kosten, incl. BTW Inkomsten per jaar, incl. BTW Afschrijvingstermijn Risico-impact De kostendrager die voor het contract geldt (kunnen meerdere dragers zijn) De kostensoort die voor het contract geldt. Hier w ordt de geschatte variabel kosten per jaar ingevuld (bv verbruik energie, gesprekskosten etc.) Hier w orden de eenmalige kosten genoteerd. De opbrengst w ordt hier genoteerd. Vul hier de afschrijvingstermijn in. In dit veld w ordt de risico-impact van het contract voor Avans ingevuld Risico-soort Op w elk gebied is de risico-impact van toepassing? Continuïteit van het primaire proces; afbreuk risico' s ; geen alternatieve leverancier etc. De velden met een * zijn verplichte velden. Als er een of meerdere velden w orden gew ijzigd, klik dan op om de wijzigingen op te slaan. Als je toch wilt annuleren, dan klik je op
Risico impact is laag, als de waarschijnlijkheid dat het contract risico s met zich mee brengt die tot aanzienlijk grote gevolgen kunnen leiden erg gering is. Risico impact is midden, als de waarschijnlijkheid dat het contract risico s met zich mee brengt die tot aanzienlijk grote gevolgen kunnen leiden, beperkt is. Risico impact is hoog, als de waarschijnlijkheid dat het contract risico s met zich mee brengt,die tot aanzienlijk grote gevolgen kunnen leiden, groot is. 4. Het raadplegen van het contract in Planon Klik op het tabblad Details (let op dat het contract geselecteerd is) en vervolgens substap Contractmutaties en/of substap Contractregels hier zie je meer contractgegevens.
5. Het raadplegen van het digitale contract in Planon Klik op het tabblad Details (let op dat het contract geselecteerd is)
Bij de details substap Contract Communicatie logs kan een digitaal document gekoppeld zijn met daarbij ook eventuele aanvullende gegevens. Zie hieronder: Je kan het contract (document) openen door op het icoon te klikken in het veld Document.
6. Werken met filters Snelfilter Je kunt zoekfilters aan maken om snel contracten te vinden. Bij het contractenoverzicht (linkerkant van het scherm) kun je zoeken op Contractcode of Naam. Selecteer bv Naam. Maak een keuze voor de zoekmethode: Klik vervolgens op het vergrootglas om het filter aan te zetten Het zoekvenster kleurt roze, ten teken dat het filter aan staat. Er onder zie je alle contracten die aan de zoekopdracht voldoen. Zet het filter w eer uit door op het icoon naast het vergrootglas te klikken. Kies daarna tab Onderdelen en vervolgens Contracten. Alle contracten zijn w eer zichtbaar.
Uitgebreid filter Ook voor de contractgegevens zelf (rechterkant scherm) kun je zoekfilters instellen. Klik op Filter toevoegen-icoon aan de rechterkant van het scherm Voor alle velden kun je een criterium opgeven. Ook voor meerdere velden tegelijk. Een voorbeeld: je zou alle convenanten w illen zien Klik in het w itte veld van contractvorm en kies uit de lijst: Eventueel kan bij het instellen van het filter direct een Filternaam worden gegeven dan wordt deze filter automatisch opgeslagen. Als je geen filternaam invult dan is deze filter tijdelijk en w ordt niet opgeslagen. Klik op OK
7. Planon afsluiten Klik op Planon afsluiten in het menu Planon, links boven in het scherm: Of klik op het kruisje rechtsboven in het scherm: Graag Planon na het gebruik meteen afsluiten i.v.m. beperkte aantal licenties.