Conceptnota CD000635 Documentenbox Versie 7.0 CD000635_Conceptnota_Documentenbox.docx Pagina 1 van 7
Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota... 3 1.1 De opdracht... 3 1.2 Digipolis... 3 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure... 4 2.1 Opdrachtgevend bestuur... 4 2.2 Wijze van gunnen... 4 2.3 Motivatie van de procedure... 4 2.4 Procedure die zal gevolgd worden... 4 3 Omschrijving van de opdracht... 5 3.1 Deelnemers... 5 3.2 Beschrijving van de opdracht... 5 3.3 Duurtijd van de opdracht... 7 4 Gevraagde koppelingen... 7 5 Implementatie plan... 7 6 Onderhoud / SLA... 7 Versie 7.0 CD000635_Conceptnota_Documentenbox.docx Pagina 2 van 7
1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 1.1 De opdracht CD000365 Raamovereenkomst met een leverancier voor de aankoop en implementatie van een documentenbox (digitale kluis). De Groep Stad Antwerpen wil een beveiligde digitale opslagplaats creëren voor het ter beschikking stellen van documenten (attesten, vergunningen, enz.) aan haar klanten (burgers en ondernemingen), en waar deze klanten ook zelf documenten kunnen plaatsen (bv. ter vervollediging van aanvragen). Deze kluis zal niet alleen ingezet worden in de relatie van het bestuur met haar klanten, maar ook voor HR-gerelateerde documenten voor de interne medewerkers, bijvoorbeeld loonbrieven en andere personeelsdocumenten. De eerste implementatie omvat minstens de doelgroep medewerkers bij volgende Antwerpse besturen: de Stad, het OCMW, het Zorgbedrijf, het Stedelijk Onderwijs, Kinderopvang en Digipolis (Antwerpen en Gent). Tijdens de duurtijd van de overeenkomst kunnen implementaties volgen bij andere klanten. 1.2 Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. Voorts kan Digipolis uit deze raamovereenkomst putten om op te treden als opdrachtcentrale voor: 1. In elk geval de leden van Digipolis, zijnde de Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, de Stad Gent en OCMW Gent, AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, AG Kinderopvang Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen, AG Stadsontwikkelingsbedrijf Gent. 2. Instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en/of het OCMW Gent. 3. Instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Steden of OCMW s van Antwerpen en Gent belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang. 4. Andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de Stad Antwerpen, de Stad Gent OCMW Antwerpen en OCMW Gent. 5. Instellingen, rechtspersonen die een samenwerkingsovereenkomst met Digipolis hebben afgesloten (zoals de Federale Politie). 1 Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op https://enot.publicprocurement.be Versie 7.0 CD000635_Conceptnota_Documentenbox.docx Pagina 3 van 7
2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg 1 2020 Antwerpen Tel. (03) 338 76 11 Leidend ambtenaar voor dit bestek: Björn Bal Tel: +32 (0) 475 445474 Email: bjorn.bal@digipolis.be 2.2 Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 26, 2, 3 niet nauwkeurig kunnen vaststellen van alle inhoudelijk, technische en administratieve voorwaarden van de wet van 15 juni 2006. De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald o De technische complexiteit van de opdracht en de functionaliteiten die de aanbestedende overheid vraagt, moeten getoetst worden aan de bereidheid en mogelijkheden die de oplossingen van de potentiële aanbieders bevatten. o De aanbestedende overheid wil zich vergewissen dat de aangeboden oplossingen zeer nauw aansluiten op de wensen van haar klanten en aan de geldende en toekomstige praktijken uit de IT-omgevingen. o De aanbestedende overheid wil bij de potentiële aanbieders nagaan hoe de ondersteuning, het plan van aanpak en de SLA s zullen aangeboden worden 2.4 Procedure die zal gevolgd worden 1. Publicatie van de opdracht 2. Indiening kandidaatstellingen openbare zittingsdag 23/10 3. Beoordeling regelmatigheid en kwaliteit van de kandidaatstellingen 4. Verzending van het Bestek aan de geselecteerde deelnemers en uitnodiging voor het indienen van een eerste offerte vermoedelijk begin december 5. Mogelijkheid tot schriftelijke vraagstelling aan de Aanbestedende Overheid (mail aan leidend ambtenaar) 6. Antwoord van Digipolis op de schriftelijke vraagstelling per Algemene of Bijzondere Verduidelijking 7. Indiening Eerste Offerte beperkte zittingsdag ontvangst offertes - vermoedelijk begin januari Versie 7.0 CD000635_Conceptnota_Documentenbox.docx Pagina 4 van 7
8. Beoordeling regelmatigheid van de eerste offerte en uitnodiging tot onderhandelingen met de deelnemers die een regelmatige eerste offerte hebben ingediend 9. Onderhandelingen met de deelnemers 10. Finalisering en vaststelling van het Bestek voor de indiening van de beste en finale offertes ( BAFO ) 11. Indiening BAFO 12. Beoordeling BAFO s en rangschikking deelnemers 13. Contractsluiting (Gunning van de Opdracht) De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen. 3 Omschrijving van de opdracht 3.1 Deelnemers De eerste implementatie gebeurt minstens voor de doelgroep medewerkers bij volgende Antwerpse besturen: de Stad, het OCMW, het Zorgbedrijf, het Stedelijk Onderwijs, Kinderopvang, Digipolis (Antwerpen en Gent). Tijdens de duurtijd van de overeenkomst kunnen implementaties volgen bij andere klanten en voor andere doelgroepen. 3.2 Beschrijving van de opdracht De burger en de medewerker kunnen - via A-stad (www.antwerpen.be) of via een ander portaal - documenten (documenten, scans, foto s, enz.) uitwisselen met elkaar. Dit proces kan lopen via een aanvraag in het e-loket, maar ook daarbuiten. Een aanvrager (burger of medewerker) kan: Documenten bezorgen (uploaden), raadplegen en ontvangen, Documenten downloaden naar zijn eigen toestel of personal cloud. Een behandelaar (medewerker) kan: Documenten bezorgen (uploaden), raadplegen en ontvangen, Indien nodig documenten downloaden naar zijn eigen werkomgeving. Bovenstaande maakt duidelijk dat er een belangrijke behoefte aan tweewegscommunicatie bestaat: het is niet enkel het bestuur dat documenten in een kluis kan plaatsen, maar ook de ontvanger kan bijkomende documenten opladen, bv. om een aanvraag te vervolledigen met een ontbrekend document. De kluis is vooral een doorgeefluik voor elektronische documenten. In bepaalde gevallen, aangegeven door het bestuur, heeft het ook een archieffunctie. Nr Kernfunctionaliteit 1 Het systeem is intuïtief, laagdrempelig en gebruiksvriendelijk. Het laat toe documenten toe te voegen, te verwijderen, te raadplegen, te delen. 2 Het systeem ondersteunt het nieuwe werken waarbij iedereen op elk moment en plaats kan gebruikmaken van het platform en dit via een eenmalige unieke inlog Versie 7.0 CD000635_Conceptnota_Documentenbox.docx Pagina 5 van 7
3 Het systeem ontsluit relevante documenten voor een medewerker/burger via een elektronisch kluis (A-kluis) met een specifieke toegangsbeveiliging naar inhoud, rollen, eigenschappen, rechten. Het systeem heeft de mogelijkheid tot encryptie waar nodig. Eenmaal aangemeld op het portaal heeft de medewerker/burger toegang tot zijn kluis. De kluis is vooral een doorgeefluik. In bepaalde gevallen heeft de kluis een archieffunctie (vb. voor loonbrieven en personeelsdocumenten). 4 Het systeem wordt ingebed/geïntegreerd in de huidige portaalsites. Eénmalige inlog en notificatie verlopen via het A-profiel of via de huidige portaalsites. Notificaties zijn duidelijk herkenbaar en kunnen de vorm hebben van een leesbevestiging. Het systeem ondersteunt de communicatie met andere third party systemen (bv exchange, gmail, andere ) De gebruiker moet in staat zijn een eigen emailadres te beheren/aan te passen 5 De gebruiker kan zich aanmelden bij het systeem van op verschillende apparaten (laptop, vaste pc, mobile devices, onafhankelijk van het besturingssysteem), 24/7 en dit doet geen afbreuk aan de performantie van het systeem en de volledigheid en correctheid van de gegevens. De applicatie moet onafhankelijk zijn van de laatste 3 browserversies. 6 Het systeem kan ook stand-alone staan, d.w.z. toegang is ook mogelijk zonder het portaal te passeren (maar wel het authenticatie mechanisme). 7 Het systeem is in het Nederlands, maar ondersteunt ook andere talen. 8 Het systeem zorgt dat uitgewisselde gegevens in de juiste A-kluis terecht komen. De eigenaar van de kluis kan verschillende van zijn kluizen, of kluizen waar hij toegang toe heeft, groeperen tot 1 virtuele kluis waaraan hij zich eenmalig kan aanmelden. 9 Het systeem ondersteunt alle courante documenttypes. Indien niet mogelijk graag van de leverancier een opsomming van de verschillende types. Het systeem laat toe de documenttypes te beheren. Centraal beheer van documenteigenschappen (bijv. maximum grootte) en eigenschappen van de kluis (bv totale grootte van de kluis) is mogelijk. Het systeem ondersteunt eveneens elektronisch getekende documenten. 10 Het systeem kan geïntegreerd worden met de verschillende (bestaande) applicaties binnen het landschap zodat gegevens uitgewisseld kunnen worden. Het koppelen van een document aan een dossier in de applicatie kan zowel manueel als automatisch. 11 Het platform moet een koppeling kunnen leggen met andere systemen om gegevens die het moet doorgeven te ontvangen. Bijv. SAP-loonmotor om de loonbrieven te ontvangen en een koppeling om de jaarlijkse fiches van groepsverzekering te ontvangen. Gelieve teven een opsomming te geven van de bestaande connectoren met uw systeem (Zoom-it, ). Documenten worden individueel of in bulk in de kluis geplaatst. Het platform zorgt dat de juiste documenten aan de juiste gebruiker worden afgeleverd. 12 Het systeem laat toe om op een gestructureerde manier te rapporteren (dashboard). Het moet mogelijk zijn om een proces te monitoren en snel efficiënte rapporten te genereren. Het systeem moet tevens de levensloop van een document in beeld kunnen brengen.(bijv. overzicht per klant met specificatie van documenten die bezorgd werden voor bepaalde maand, wanneer werd een document gebruikt, gelezen, gedownload,...). Het systeem geeft aan wanneer de vervaldatum van een document is bereikt. En doet dit in een redelijke termijn voor het definitief verwijderen van het document zodat de klant indien gewenst een kopie kan bewaren. 13 Zoeken moet mogelijk zijn in alle of specifieke documenttypes in de eigen of virtuele kluis. Filteren, groeperen, werken met tags moet mogelijk zijn. Het op die manier personaliseren van de user interface moet mogelijk zijn. Er is een gebruiksvriendelijke zoekfunctie om duplicaten op te halen. Het bestuur moet Versie 7.0 CD000635_Conceptnota_Documentenbox.docx Pagina 6 van 7
steeds in staat zijn om duplicaten van al de medewerkers of burgers te raadplegen of af te drukken. 14 De opdrachtgever bestaat uit verschillende bedrijven (doelgroepen). Het moet mogelijk zijn om naast de globale setup per bedrijf af te wijken op alle of bepaalde items. Dit zonder dat een ander bedrijf hier hinder van ondervindt. 15 Het systeem is zo opgezet dat eerstelijns hulp door een dienst van de opdrachtgever mogelijk is (aanlog-ondersteuning, beheersschermen, beschikbare rapporten, audit,.) De leverancier is tweedelijns hulp. Het bestuur is in de mogelijkheid om toegang te beheren en toegang te ondersteunen van gebruikers. 16 Het platform migreert bestaande documenten uit een voorgaand platform zodat de (actieve ) gebruiker al zijn/haar documenten kan raadplegen. 17 Het volledig zelf kunnen beheren van het gehele omgeving (logs, health checks, performantie, online of offline zetten, etc.) is mogelijk. 18 Het systeem ondersteunt toegangs- en gebruikersbeheer voor verschillende groepen (medewerkers, burgers, vertegenwoordigers van ondernemingen). Het systeem ondersteunt verschillende mechanismen voor toegang- en gebruikersbeheer (SSo, oauth, eid, OTP, LDAP, federation services) 3.3 Duurtijd van de opdracht 8 maanden uitvoeringstermijn voor een gefaseerde initiële uitrol en 4 jaar voor de raamovereenkomst en het onderhoudscontract. 4 Gevraagde koppelingen Minimaal te voorzien in de initiële implementatie: Loondocumenten (loonfiches, fiscale fiches, ) uit de SAP Payroll in bulk verwerken en automatisch in de documentenboxen plaatsen. Integratie met portaalsites van de verschillende opdrachtgevende besturen. 5 Implementatie plan De initiële implementatie is voorzien april november 2016 met een gefaseerde uitrol naar de medewerkers. 6 Onderhoud / SLA Er wordt een onderhoudscontract verwacht. Versie 7.0 CD000635_Conceptnota_Documentenbox.docx Pagina 7 van 7