Onderhandelingsprocedure met Europese en Belgische bekendmaking. Generaal Armstrongweg 1. B-2020 Antwerpen

Transcriptie

1 Digipolis - opdrachthoudende vereniging Generaal Armstrongweg 1 B 2020 Antwerpen Tel Fax ask_aankoop@digipolis.be Selectieleidraad voor de opdracht voor het verlenen van diensten met betrekking tot licenties, implementatie, advies, opleiding en/of onderhoud van software ter ondersteuning van HR-processen (CD000325_01) Wijze van gunnen Onderhandelingsprocedure met Europese en Belgische bekendmaking Indiening van de Kandidaatstellingen Adres Uiterlijk tegen Plaats opening Digipolis Aankoopdienst, Lokaal 401 (DA1) Generaal Armstrongweg 1 B-2020 Antwerpen 06-jan-2014 om 9:30 uur. De Kandidaatstellingen zullen worden geopend (PV van de elektronisch ingediende kandidaatstellingen) in Zaal Mercurius, Digipolis I gebouw op het voormelde uur. Bijlagen Selectieleidraad Contactpersoon Eddy Vandendaele, Klantcoördinator, tel.: +32 (0) , Eddy.vandendaele@digipolis.be Bijlage 1: Deelnemingsformulier Bijlage 2: Verklaring op erewoord Bijlage 3: Verklaring onderaanneming Bijlage 4: Model Intake-document Titel van de Selectieleidraad Overheidsopdracht voor de aanneming van diensten met betrekking tot licenties, implementatie, advies, opleiding en/of onderhoud van software ter ondersteuning van HR-processen ("Opdracht"). Versie 6.0 Pagina 1 van 16

2 1. TOEPASSELIJKE REGELGEVING Op deze Opdracht zijn volgende bepalingen van toepassing: De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S. van 22 januari 1994, "Overheidsopdrachtenwet"); Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S. van 26 januari 1996); Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, met in bijlage de Algemene Aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken, voor zover hier in het kader van de voorliggende Opdracht niet van zal worden afgeweken (B.S. van 18 oktober 1996); De Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (B.S. van 15 februari 2007), voor zover van toepassing op deze Opdracht; Alle latere wijzigingen op voormelde regelgeving, voor zover van toepassing op de Opdracht; Geldende internationale en Europese normen, inbegrepen deze die in de plaats zijn gekomen van vroegere Belgische normen, en geldende Belgische, regionale, provinciale en lokale normen; Alle andere van toepassing zijnde geldende (sectorale) regelgeving, besluiten en reglementen, waaronder het Decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking van 6 juli 2001, het Gemeentedecreet dd. 15 juli 2005 en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten, de organieke OCMW-wet dd. 8 juli 1976 en het Decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (OCMW-decreet) van 19 december 2008, de bepalingen inzake de OCMW-boekhouding in het besluit van de Vlaamse regering van 17 december 1997 en het M.B. van 23 december 1997), het M.B. van 20 juni 2001 en de bijlagen, de VZWwetgeving, ministeriële besluiten, wetgeving omtrent subsidie en begroting, boekhoudwetgeving, BTW-wetgeving, en politiewetgeving. Zijn ook van toepassing: De bepalingen van de Selectieleidraad en alle andere documenten waarnaar deze Selectieleidraad verwijst; De eventuele rechtzettingen op de Selectieleidraad en de terechtwijzende berichten; Alle andere op het voorwerp van de Opdracht van toepassing zijnde internationale, nationale, regionale en lokale richtlijnen, wetten, decreten, besluiten, voorschriften, normen, standaarden en reglementen. De in dit onderdeel weergegeven bepalingen zijn niet-limitatief opgesomd. De kandidaat wordt geacht alle op de Opdracht van toepassing zijnde bepalingen te kennen en in overeenstemming met de van toepassing zijnde regelgeving te handelen. Alle voormelde normen, reglementen en voorschriften zullen tot de meest recente (voor zover van toepassing) en gecoördineerde of geconsolideerde uitgave behoren. Al deze voorschriften vullen elkaar aan en het zijn de strengste bepalingen in hoofde van de dienstverlener die van toepassing zijn op deze Opdracht. Versie 6.0 Pagina 2 van 16

3 2. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN Selectieprocedure - Voorwerp van de Opdracht Deze selectieleidraad geeft toelichting bij de opdracht en selectiefase van de gunningsprocedure, bestaande uit de selectie van de kandidaten en de toevoeging van de geselecteerde kandidaten aan de reeds bestaande pool van geselecteerde kandidaten. De originele opdracht CD wordt via deze opdracht opengesteld voor nieuwe kandidaten. Inhoudelijk zijn er geen wijzigingen aan de originele opdracht en wordt deze hier hernomen. Kandidaten die reeds behoren tot de pool ten gevolge van de opdracht CD moeten niet opnieuw deelnemen aan deze procedure. Ze blijven deel uitmaken van de geselecteerde kandidaten in de pool. De toevoeging van de geselecteerde kandidaten aan de reeds bestaande pool van kandidaten betreft aldus de selectie van mogelijke geschikte dienstverleners voor de uitvoering van individuele dienstverleningsopdrachten met betrekking tot licenties, implementatie, advies, opleiding en/of onderhoud van software ter ondersteuning van HR-processen. De mogelijke dienstverleners worden, in overeenstemming met de bepalingen van deze Selectieleidraad, geselecteerd en zullen aldus worden beschouwd deel uit te maken van de pool en zullen derhalve worden uitgenodigd voor deelname aan de gunningsfasen voor de individuele dienstverleningsopdrachten die betrekking kunnen hebben op volgende domeinen (niet-limitatieve lijst): Portaal; Recrutering; Competentiebeheer; Evaluatie; Opleiding; Financiële planning (personeelskostenplanning); Operationele personeelsplanning; Personeelsadministratie; Tijdsregistratie; Organisatiebeheer; Payroll; Post-payroll; Sociaalsecretariaat dienstverlening; Veiligheid & gezondheid; Verzekeraar; Rapportering. Digipolis geeft geen garanties inzake het uitschrijven van een minimaal aantal individuele dienstverleningsopdrachten, de gunning van dergelijke opdrachten of de minimale afname aan de geselecteerde kandidaten. De kandidaten in de pool kunnen derhalve geen enkele aanspraak maken op een minimum aantal uit te schrijven opdrachten, dan wel een gunning of een minimale afname. Daarenboven worden de betrokken diensten niet exclusief afgenomen bij geselecteerde kandidaten die deel uitmaken van de pool. Digipolis behoudt zich het recht voor om met betrekking tot het voorwerp van de Opdracht ook met andere, niet in de pool weerhouden, dienstverleners samen te werken. Onderaanneming is toegestaan indien Digipolis hiertoe voorafgaand aan de toewijzing van een individuele dienstverleningsopdracht haar toestemming verleent, behoudens andersluidende bepalingen in de gunningsdocumenten voor de individuele opdrachten. Onverminderd de inlichtingen verschaft in de Kandidaatstelling en Offerte, is de kandidaat/inschrijver verplicht om aan Digipolis schriftelijk de nationaliteit, de juridische benaming, de maatschappelijke zetel, de referenties van de mogelijke onderaannemer, evenals de aard van het projectonderdeel dat in onderaanneming zou kunnen worden toevertrouwd alsook alle andere door Digipolis gevraagde informatie, voor nazicht en desgevallend beoordeling mee te delen, nog voor elk begin van uitvoering in onderaanneming. Versie 6.0 Pagina 3 van 16

4 Duur van de pool - Duur van de Opdrachten De selectie van de kandidaten zal gelden voor een maximum duur van 4 (vier) jaar, met dien verstande dat een nieuwe duurtijd van 4 (vier) jaar begint te lopen in het geval van een volledige hernieuwing van in de pool geselecteerde kandidaten. Digipolis zal tevens de pool periodiek kunnen openstellen voor de mogelijke toetreding van nieuwe kandidaten. Dergelijke periodieke openstelling/vernieuwing zal telkens in het Europees Publicatieblad en het Bulletin der Aanbestedingen worden aangekondigd. De duurtijd van de individuele dienstverleningsopdrachten zal telkens in de gunningsdocumenten van elk van deze individuele opdrachten worden opgenomen. Ingeval van openstelling van de pool van de geselecteerde kandidaten, kunnen de reeds geselecteerde kandidaten nieuwe documenten aanbrengen, onverminderd de verplichting van de kandidaten om wijzigingen in hun toestand, bekwaamheid, of draagkracht steeds onverwijld aan Digipolis mee te delen (vide infra). Opdrachtgevend Bestuur De Opdracht gebeurt in naam en voor rekening van Digipolis, opdrachthoudende vereniging, met zetel te Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen en ondernemingsnummer BTW nr. BE Digipolis treedt aldus op als Aanbestedende Overheid. Digipolis is een opdrachthoudende vereniging opgericht overeenkomstig het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking van 6 juli 2001 en heeft van haar leden, waaronder de steden en OCMW s van Antwerpen en Gent, de bevoegdheid gekregen om in de telematica-behoeften te voorzien. (voor meer info zie Doelgroep van de Opdracht Digipolis zal overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de individuele dienstverleningsopdrachten die het voorwerp van deze Opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als opdrachtencentrale voor: 1. In elk geval de leden van Digipolis, zijnde de Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, de Stad Gent en OCMW Gent, AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen,AG Kinderopvang Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen, AG Stadsontwikkelingsbedrijf Gent; 2. Instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en/of het OCMW Gent (bijvoorbeeld lokale politie, brandweer, districten, gewone gemeentebedrijven, intern verzelfstandigde agentschappen, enz.); 3. Instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die: - door de Stad Antwerpen en de Stad Gent belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang (bijvoorbeeld VZW's, rechtspersonen, autonome gemeentebedrijven, andere extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm, enz.); en/of, - door het OCMW Antwerpen of het OCMW Gent belast zijn met een bepaalde taak die behoort tot de opdrachten van het betreffende OCMW (bijvoorbeeld Beschut Wonen); 4. Andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de Stad Antwerpen, de Stad Gent (bijvoorbeeld AG Havenbedrijf), OCMW Antwerpen en OCMW Gent. De dienstverleners zijn er toe gehouden om op grond van de overeenkomst de diensten die aan Digipolis worden aangeboden onder dezelfde voorwaarden aan de voormelde entiteiten, instellingen en agentschappen aan te bieden. Digipolis treedt op als Opdrachtgevend Bestuur en Aanbestedende Overheid. Versie 6.0 Pagina 4 van 16

5 Plaats van de dienstverlening De dienstverlening in het kader van de individuele dienstverleningsopdrachten gebeurt in de kantoren van Digipolis in Antwerpen en/of in Gent, en/of in de lokalen van de betrokken diensten of verzelfstandigde entiteiten van de besturen van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en het OCMW Gent. De plaats van de dienstverlening resulteert niet in additionele kosten voor Digipolis of de afnemer. 3. GUNNINGSPROCEDURE Wijze van gunnen De Opdracht wordt toegewezen op grond van een onderhandelingsprocedure met voorafgaande Europese en Belgische bekendmaking. Digipolis maakt toepassing van de onderhandelingsprocedure met voorafgaande Europese en Belgische bekendmaking op grond van artikel 17, 3, 2 van de Overheidsopdrachtenwet. Op grond van dit artikel kan Digipolis voor de Opdracht een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking organiseren daar het gaat om diensten "waarvan de aard of de onzekere omstandigheden verhinderen op voorhand een globale prijs vast te stellen". Digipolis wenst immers partijen te selecteren en aldus een pool van geselecteerde kandidaten te creëren, waarna deze kandidaten zullen worden uitgenodigd om een offerte in te dienen voor individuele dienstverleningsopdrachten (gunningsfase per individuele dienstverleningsopdracht). Bij aanvang van onderhavige gunningsprocedure en de selectiefase met het oog op de initiële selectie van partijen, alsook bij de opstart van de gunningsfase voor elk van de individuele opdrachten, bestaat er evenwel nog geen zekerheid over de precieze invulling van de individuele dienstverleningsopdrachten waarvoor Digipolis de gunningsfase zal organiseren. Het voorwerp van deze individuele dienstverleningsopdrachten, en aldus van de Opdracht, staat op het ogenblik van de aankondiging van de Opdracht en de verspreiding van de bestekdocumenten voor de individuele opdrachten nog niet dermate vast in die zin dat er geen input van de geselecteerde kandidaten nodig zou zijn. Teneinde het voorwerp van de Opdracht en de individuele dienstverleningsopdrachten te verfijnen en de behoeften van Digipolis terzake optimaal te kunnen invullen, is het derhalve noodzakelijk dat Digipolis kan onderhandelen met de geselecteerde kandidaten die vervolgens een offerte zullen indienen. Deze private partijen zullen immers over de vereiste ervaring en know-how beschikken om, in het kader van elke individuele dienstverleningsopdracht, de wensen en behoeften van Digipolis en de mogelijkheden van de markt optimaal op elkaar af te stemmen, alsook zal de prijsbepaling voor de uitvoering van de individuele opdrachten afhangen van deze inbreng van de private partijen. Ingevolge de onzekerheid van de omvang, de frequentie en het exacte voorwerp van de individuele dienstverleningsopdrachten, is het voor Digipolis dan ook onmogelijk om bij aanvang van de gunningsprocedure voor de Opdracht een globale prijs voor de uitvoering van deze Opdracht vast te stellen. Deze omstandigheden leiden er dan ook toe dat Digipolis met betrekking tot de Opdracht beroep kan doen op een onderhandelingsprocedure met voorafgaande Europese en Belgische bekendmaking. Deze onderhandelingen zullen Digipolis immers de voor de goede uitvoering van de Opdracht vereiste input van de geselecteerde kandidaten (gespecialiseerde private partijen) aanleveren. Door deelname aan de procedure aanvaarden de kandidaten de door Digipolis vooropgestelde werkwijze voor de toewijzing van de opdracht. De selectiefase voor deze Opdracht bestaat in eerste instantie uit de selectie van de kandidaten die zullen worden beschouwd deel uit te maken van de pool van geselecteerde kandidaten (vide infra "pool van geselecteerde kandidaten") op grond van de in deze Selectieleidraad opgenomen uitsluitingsgronden en kwalitatieve selectiecriteria. Versie 6.0 Pagina 5 van 16

6 Na de initiële selectie van kandidaten in de pool van geselecteerde partijen, kan de selectieprocedure voor de pool periodiek worden hernomen met het oog op de openstelling/vernieuwing (vide infra "Periodieke openstelling/vernieuwingg van de pool van geselecteerde kandidaten"). Deze herneming van de selectie (vernieuwing) of openstelling van de pool zal telkens in het Europees Publicatieblad en het Bulletin der Aanbestedingen worden aangekondigd. Tijdens de looptijd van de pool, zal Digipolis individuele dienstverleningsopdrachten in het kader van het voorwerp van de Opdracht uitschrijven (vide infra "Gunningsfase per individuele dienstverleningsopdracht"). Digipolis geeft evenwel geen garanties inzake minimale gunning en afname aan de geselecteerde kandidaten in de pool en verbindt zich niet tot het exclusief samenwerken met de geselecteerde kandidaten in het kader van het voorwerp van de Opdracht. Digipolis kan te allen tijde overgaan tot de eenzijdige stopzetting van de gunningsprocedure, zonder enige schadevergoeding aan de geselecteerde kandidaten verschuldigd te zijn. De geselecteerde kandidaten die zich in de pool bevinden, ongeacht of zij tot de pool toetraden in het kader van de initiële creatie van de pool of in het kader van een periodieke openstelling/volledige vernieuwing van de pool, zijn gehouden om Digipolis onverwijld in te lichten van elke wijziging in hun eigen rechtstoestand. Deze wijziging kan onder meer voortvloeien uit een vennootschapsrechtelijke wijziging van de geselecteerde kandidaat, met dien verstande dat bij het verdwijnen in rechte van de rechtspersoon van de geselecteerde kandidaat de reeds uitgevoerde selectie zal vervallen. Tevens moet een geselecteerde kandidaat Digipolis onverwijld op de hoogte brengen indien zich een verandering voordoet waardoor de kandidaat zich in een uitsluitingsgrond komt te bevinden. De geselecteerde kandidaten mogen zich immers gedurende de gehele duurtijd van de pool niet in één van de uitsluitingsgronden bevinden zoals uiteengezet in onderhavige Selectieleidraad (vide infra "4. SELECTIE VAN DE KANDIDATEN"). Daarnaast moeten de geselecteerde Kandidaten Digipolis onmiddellijk op de hoogte brengen indien zij niet meer willen deelnemen aan de Pool en de gunningsfasen voor de individuele dienstverleningsopdrachten. Deze kennisgeving uit hoofde van de geselecteerde Kandidaten gebeurt bij aangetekend schrijven aan Digipolis, dewelke het ontvangst van dit schrijven aan de betreffende geselecteerde Kandidaat zal bevestigen. Tenslotte worden de geselecteerde kandidaten verzocht om Digipolis eveneens op de hoogte te brengen van wijzigingen met betrekking tot het voorwerp van hun dienstverlening. Specifiek worden de geselecteerde kandidaten gevraagd om Digipolis op de hoogte indien hun dienstverlening zich tijdens de duurtijd van de pool uitbreidt tot bijkomende functionaliteiten (zoals weergegeven op het model intake-document). Ook indien een geselecteerde kandidaat beslist om een bepaalde functionaliteit niet meer in zijn dienstverlening aan te bieden, dan wel af te zien van verdere deelname aan de pool, brengt deze kandidaat Digipolis hiervan onverwijld op de hoogte. Deze informatieverplichting voor de geselecteerde kandidaten houdt in dat de geselecteerde kandidaten Digipolis een nieuw ingevuld intake-document bezorgen telkens zich veranderingen voordoen met betrekking tot de initieel voorgestelde inhoud van dit document. Creatie van de pool van geselecteerde kandidaten De pool werd initieel samengesteld ingevolge de beoordeling van de Kandidaatstellingen die werden ingediend als antwoord op de Selectieleidraad CD Via deze selectieleidraad wordt die initiele pool opengesteld voor nieuwe kandidaten. Deze ingediende Kandidaatstellingen worden getoetst in het licht van de in deze Selectieleidraad opgenomen uitsluitingsgronden en worden voorts beoordeeld in het licht van de aangekondigde kwalitatieve selectiecriteria ("4. SELECTIE VAN DE KANDIDATEN"). Versie 6.0 Pagina 6 van 16

7 Van deze selectie zal het Opdrachtgevend Bestuur, in overeenstemming met artikel 65/7 van de Overheidsopdrachtenwet, een gemotiveerd selectieverslag opmaken waarvan een uittreksel zal worden overgemaakt aan de nietgeselecteerde kandidaten. Periodieke vernieuwing/openstelling van de pool van geselecteerde kandidaten Digipolis zal periodiek kunnen overgaan tot de herneming van de selectie en derhalve de vernieuwing of openstelling van de pool van geselecteerde kandidaten. Hiertoe zal Digipolis periodiek kunnen overgaan tot het aankondigen van deze vernieuwing/openstelling, en het uitnodigen van partijen om zich kandidaat te stellen, in het Europees Publicatieblad en het Bulletin der Aanbestedingen. De kandidaten die een Kandidaatstelling indienen in het kader van de periodieke vernieuwing/openstelling van de Kandidaatstelling zullen worden beoordeeld op grond van deze in deze Selectieleidraad aangekondigde uitsluitingsgronden en kwalitatieve selectiecriteria, behoudens andersluidende bepalingen in de aankondiging van de vernieuwing/openstelling. De beoordeling van de in het kader van de vernieuwing/openstelling ingediende Kandidaatstellingen wordt telkens weergegeven in een gemotiveerd selectieverslag. Aan de niet-geselecteerde kandidaten wordt telkens een uittreksel van het gemotiveerd selectieverslag bezorgd. Kandidaten die niet werden geselecteerd in het kader van de initiële selectie in de pool of in het kader van eerdere vernieuwing/openstelling van de pool, kunnen zich steeds kandidaat stellen in het kader van nieuwe actualisaties. Digipolis behoudt zich het recht voor om de kandidaten die reeds werden geselecteerd, en derhalve worden beschouwd deel uit te maken van de pool, in het kader van elke periodieke vernieuwing of openstelling van de pool, opnieuw te verzoeken de informatie in de Selectieleidraad te bezorgen en deze te toetsen aan de kwalitatieve selectiecriteria en de hiervoor vereiste informatie bij deze partijen op te vragen. Digipolis behoudt zich het recht voor om andere selectiecriteria in de aankondiging van de volledige vernieuwing te formuleren. In dat geval zullen niet alleen de kandidaten bij de vernieuwing, maar ook de reeds geselecteerde kandidaten die reeds werden geselecteerd in de pool, aan deze selectiecriteria worden getoetst. Om na deze vernieuwing deel uit te maken van de pool, zullen derhalve ook de reeds geselecteerde kandidaten aan deze selectiecriteria moeten voldoen. Gunningsfase per individuele dienstverleningsopdracht Akkoordverklaring kandidaten Alle kandidaten die op het ogenblik van het lanceren van een bepaalde individuele dienstverleningsopdracht in de pool werden geselecteerd, zullen gelijktijdig en schriftelijk worden uitgenodigd tot het indienen van een Offerte voor de betreffende individuele dienstverleningsopdracht. Digipolis behoudt zich het recht voor om een individuele dienstverleningsopdracht, in het kader van de betreffende gunningsfase, niet toe te wijzen, onder meer (maar niet beperkt tot de situatie) wanneer de ingediende offertes niet beantwoorden aan de behoeften van Digipolis of de voorgestelde prijzen onaanvaardbaar zijn, dan wel indien Digipolis afziet van de individuele dienstverleningsopdracht. Tevens behoudt Digipolis zich het recht voor om in de gunningsdocumenten voor de individuele dienstverleningsopdrachten de verplichte aanwezigheid van de geselecteerde kandidaten tijdens de infosessie over één of meerdere individuele dienstverleningsopdrachten voor te schrijven. Door het indienen van een Kandidaatstelling verklaring de kandidaten zich akkoord met de in deze Selectieleidraad toegelichte gunningsprocedure en doen zij afstand van elk bezwaar of verhaal dienaangaande. Versie 6.0 Pagina 7 van 16

8 4. SELECTIE VAN DE KANDIDATEN In het kader van de beoordeling van de Kandidaatstellingen hanteert het Opdrachtgevend Bestuur volgende criteria: - Uitsluitingsgronden: het niet voldoen aan deze basisvereisten kan leiden tot uitsluiting van de Kandidaatstelling. De Kandidaatstellingen die de toets aan de uitsluitingsgronden doorstaan, worden getoetst aan de kwalitatieve selectiecriteria; - Kwalitatieve selectiecriteria: Deze criteria, waarbij zowel de financiële en economische draagkracht, als de technische bekwaamheid van de kandidaten zullen worden getoetst, worden beoordeeld door het Opdrachtgevend Bestuur. Uitsluitingsgronden De kandidaat kan van deelname aan de Opdracht worden uitgesloten indien hij zich in één van de gevallen bevindt vermeld in artikel 69 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (B.S. van 26 januari 1996). Zo zal de kandidaat worden uitgesloten: 1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die Digipolis aannemelijk kan maken; 5. die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis van het K.B. van 8 januari 1996; 6. die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7. die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk. Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat/inschrijver/dienstverlener die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan Digipolis kennis heeft, veroordeeld is voor: 8. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 9. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 10. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 11. witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Het bewijs dat de kandidaat zich niet in één van bovenstaande gevallen bevindt, wordt geleverd door het voorleggen van: - een verklaring op erewoord waarin de kandidaat verklaart zich niet in Versie 6.0 Pagina 8 van 16

9 één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in artikel 69 van het K.B. van 8 januari 1996 (B.S. van 26 januari 1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (Bijlage 2). - RSZ-attest: o o RSZ-attest voor binnenlandse kandidaten (art. 90 K.B. 8 januari 1996): Digipolis zal het RSZ-attest zelf opvragen op basis van het ondernemingsnummer van de kandidaat in de Kruispuntbank van Ondernemingen dat moet worden ingevuld op het Deelnemingsformulier. RSZ-attest voor buitenlandse kandidaten (art. 90 K.B. 8 januari 1996): De buitenlandse kandidaat dient een attest bij te voegen dat werd uitgereikt door de bevoegde overheid waarin wordt bevestigd dat hij heeft voldaan aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Indien een dergelijk document niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed. Tevens legt de kandidaat-inschrijver een document voor waaruit het mandaat blijkt van de ondertekenaar(s) om de kandidaat-inschrijver te verbinden (bv. uittreksel uit de neergelegde en gepubliceerde statuten en/of uit delegatiebeslissingen van de bevoegde organen, of indien dergelijke uittreksels ontbreken een ondertekende beslissing van de bevoegde organen of personen). (document 3) Opmerking: de aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om vooraleer tot de selectie over te gaan, de conformiteit van deze documenten na te gaan en alsnog bijkomende bewijsstukken op te vragen. Er zal dan ten gepaste tijde een lijst worden bezorgd van de diverse stukken die binnen een redelijke termijn aan de aanbestedende overheid zullen moeten worden bezorgd. Financiële en economische draagkracht Wat betreft de beoordeling van de financiële en economische draagkracht wordt voor de kwalitatieve selectie van de kandidaten gevraagd om een bewijs van een geldige verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico s met vermelding van begin- en einddatum voor te leggen. Digipolis behoudt zich het recht voor om in een latere fase ook andere bewijsstukken op te vragen. Technische bekwaamheid Om de technische bekwaamheid van de kandidaten na te gaan wordt voor de kwalitatieve selectie van de kandidaten gevraagd: - Een verbintenis om in het kader van de uitvoering van de Opdracht enkel medewerkers die in contact komen met de klant in te zetten met voldoende kennis van het Nederlands. Eveneens wordt vereist dat alle functionele documentatie in het Nederlands wordt opgesteld.; - Een ingevuld intake-document (Bijlage 4). De antwoorden ingevuld op het intake-document onder 1. Functionaliteiten zullen bepalend zijn voor het beoordelen van de technische bekwaamheid van de kandidaten. De overige informatie zoals gevraagd op het intake-document wordt enkel ten titel van informatie opgevraagd. De antwoorden op het intake-document mogen met bijkomende documentatie (URL's, elektronische bijlagen) worden gestaafd. Met betrekking tot deze bijkomende documentatie geldt dat maximum (1) één pagina A4-formaat per categorie of referentie aan de Kandidaatstelling mag worden toegevoegd. Voor 1. Functionaliteiten is het toegelaten om per functioneel-domein (Portaal, Rekrutering, ) maximum (1) één pagina Versie 6.0 Pagina 9 van 16

10 A4-formaat in te dienen.; - Een gedagtekende en gehandtekende intentieverklaring om al dan niet bepaalde delen van het voorwerp van de Opdracht in onderaanneming te geven (Bijlage 3). Onderaannemer worden met naam genoemd, alle contactgegevens van deze onderaannemers worden in de Kandidaatstelling vermeld. De onderaannemers ondertekenen tevens voormelde intentieverklaring en leggen een document voor waaruit het mandaat blijkt om de intentieverklaring te ondertekenen. Indien de kandidaat zich in het kader van de financiële en economische draagkracht en/of de technische bekwaamheid beroept op de middelen en/of bekwaamheid van derde partijen/onderaannemers, moet de kandidaat aantonen dat hij voor de uitvoering van de Opdracht over een verbintenis van deze derde partijen/onderaannemers beschikt. Beschikbare documenten De Selectieleidraad met betrekking tot de Opdracht wordt gratis ter beschikking gesteld op het officieel federaal platform op Ingeval het platform niet beschikbaar is, kunnen deze documenten ook gratis worden aangevraagd bij de aankoopdienst van Digipolis. Telefoon: + 32 (0)3/ , ask_aankoop@digipolis.be. Ondertekening van de Kandidaatstelling De Kandidaatstelling en alle andere al dan niet verplichte bijlagen die de kandidaat zelf heeft opgesteld, worden door de kandidaat of zijn gemachtigde elektronisch ondertekend. De kandidaat legt een document voor waaruit het mandaat blijkt van de ondertekenaar tot ondertekening van de Kandidaatstelling (uittreksel uit de neergelegde en gepubliceerde statuten, benoemingsbesluiten en/of volmachten). Indiening van de Kandidaatstelling De Kandidaatstellingen worden verplicht elektronisch ingediend via de e- Tendering applicatie. Het is niet toegestaan om: Eveneens een papieren Kandidaatstelling in te dienen, al dan niet samen met de indiening van een elektronische versie; Meer dan 1 (één) elektronische Kandidaatstelling in te dienen, ongeacht of er slechts één elektronische versie van de Kandidaatstelling op correcte wijze door de Kandidaat werd ondertekend. De capaciteit voor het opladen van de Kandidaatstellingen is gelimiteerd tot 80MB per document en 350MB per Kandidaatstelling. Boven deze grens is het niet mogelijk de Kandidaatstellingen correct op te laden. Er geldt evenwel geen grens met betrekking tot het aantal documenten en de types (formaten) van documenten. Als oplossing kunnen documenten in een zip-file worden opgeladen. De kandidaat is zelf verantwoordelijk voor het correct en volledig elektronisch opladen van een tijdige, unieke en enige Kandidaatstelling. De Kandidaatstellingen die niet voldoen aan voorgaande bepalingen met betrekking tot het laden van de enige elektronische Kandidaatstelling worden niet voor verdere beoordeling in aanmerking genomen. De met elektronische middelen opgestelde Kandidaatstellingen moeten in Versie 6.0 Pagina 10 van 16

11 overeenstemming met artikel 81quater, 1 van het K.B. van 8 januari 1996 worden opgesteld. De Kandidaatstellingen worden opgemaakt in gangbare bestandsformaten bij voorbeeld PDF, MS Office, Open Office of gelijkwaardig. Meer informatie met betrekking tot de elektronische indiening van de Kandidaatstellingen kan worden bekomen op de website of bij de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0) Er worden informatiesessies georganiseerd waarbij een toelichting zal worden gegeven omtrent het indienen van kandidaatstellingen en offertes door middel van elektronische middelen. Aan de geïnteresseerden wordt gevraagd zich voordien aan te melden via eprocurement@digipolis.be met vermelding van het aantal deelnemers en firma. Data en locaties hiervoor vindt u op onder de rubriek ons bedrijf info voor leveranciers. Inhoud van de Kandidaatstelling De Kandidaatstelling moet bestaan uit volgende onderdelen (genummerd in deze volgorde): 1. Deelnemingsformulier, conform Bijlage 1 van deze Selectieleidraad; 2. Bewijsstukken van ondertekeningsbevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de Kandidaatstelling; 3. Verklaring op erewoord uit hoofde van de kandidaat, conform Bijlage 2 van deze Selectieleidraad; 4. Desgevallend, een RSZ-attest (voor buitenlandse kandidaten); 5. Een geldig bewijs van verzekering tegen de gebruikelijke beroepsrisico's met vermelding van begin- en einddatum; 6. Een verbintenis om in het kader van de uitvoering van de Opdracht enkel medewerkers die in contact komen met de klant in te zetten met voldoende kennis van het Nederlands. Eveneens wordt vereist dat alle functionele documentatie in het Nederlands wordt opgesteld; 7. Een ingevuld intake-document, conform Bijlage 4 van deze Selectieleidraad; 8. Desgevallend, verklaring onderaanneming, conform Bijlage 3 van deze Selectieleidraad, met opgave van de contactgegevens van de onderaannemer(s). Uit deze verklaring moet de verbintenis van de onderaannemer(s) blijken; 9. Desgevallend, bewijs van ondertekeningsbevoegd van de ondertekenaar(s) uit hoofde van de onderaannemer(s); 10. Desgevallend, verklaring op erewoord uit hoofde van de onderaannemer(s), conform Bijlage 2 van deze Selectieleidraad; 11. Alle andere informatie die conform deze Selectieleidraad moet/kan worden ingediend. Versie 6.0 Pagina 11 van 16

12 Bijlage 1 - Deelnemingsformulier Opdrachtgevend Bestuur Digipolis, Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen De vennootschap Handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) Voor- en achternaam Ofwel De ondergetekende(n) Voor- en achternaam Hoedanigheid of beroep Nationaliteit Woonplaats Straat, huisnummer, postcode, gemeente, land. (Indien meerdere ondergetekenden, voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven) R.S.Z.-inschrijving nr(s) KBO nr(s) (alleen in België) Contactpersoon Voor- en achternaam, adres, tel.no en fax.no Volgende medewerker van de kandidaat zal fungeren als onze afgevaardigde in alle relaties met Digipolis voor deze Opdracht. Deze medewerker zorgt te allen tijde voor de nodige continuïteit bij de dienstverlener inzake de voortgang en opvolging van deze Opdracht. Gedurende de selectiefase en in het kader van de gunningsfasen voor de toewijzing van en desgevallend tijdens de uitvoering van de individuele dienstverleningsopdrachten zal enkel dit adres door het Opdrachtgevend Bestuur worden gebruikt om de kandidaat elektronisch in kennis te stellen van de genomen beslissingen. Deze persoon moet deze communicatie in naam van de kandidaat kunnen ontvangen. Het is tevens gewenst dat deze persoon ook is geregistreerd op het e-notification en e-tendering platform. Contactpersoon Voornaam: Naam: Functie: adres: Telefoonnummer: Faxnummer: De kandidaat verklaart volgende Bijlagen aan dit Deelnemingsformulier toe te voegen (in de hierna 1. Deelnemingsformulier, conform Bijlage 1 van de Selectieleidraad; 2. Bewijs van ondertekeningsbevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de Kandidaatstelling; Versie 6.0 Pagina 12 van 16

13 aangeduide volgorde): 3. Verklaring op erewoord uit hoofde van de kandidaat, conform Bijlage 2 van de Selectieleidraad; 4. Desgevallend, een RSZ-attest (voor buitenlandse kandidaten); 5. Een geldig bewijs van verzekering tegen de gebruikelijke beroepsrisico's met vermelding van begin- en einddatum; 6. Een verbintenis om in het kader van de uitvoering van de Opdracht enkel medewerkers die in contact komen met de klant in te zetten met voldoende kennis van het Nederlands; 7. Een ingevuld intake-document, conform Bijlage 4 van de Selectieleidraad; 8. Desgevallend, verklaring onderaanneming, conform Bijlage 3 van de Selectieleidraad, met opgave van de contactgegevens van de onderaannemer(s). Uit deze verklaring moet de verbintenis van de onderaannemer(s) blijken; 9. Desgevallend, bewijs van ondertekeningsbevoegd van de ondertekenaar(s) uit hoofde van de onderaannemer(s); 10. Desgevallend, verklaring op erewoord uit hoofde van de onderaannemer(s), conform Bijlage 2 van de Selectieleidraad; 11. Alle andere informatie die conform deze Selectieleidraad moet worden ingediend. Versie 6.0 Pagina 13 van 16

14 Bijlage 2 - Formulier verklaring op erewoord Dit formulier dient verplicht gebruikt te worden en wordt toegevoegd aan de Kandidaatstelling van de kandidaat als bijlage. Verklaring 1 Wij, ondergetekenden, verklaren ons niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in artikel 69 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (B.S. van 26 januari 1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken: 1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die Digipolis aannemelijk kan maken; 5. die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis van het K.B. van 8 januari 1996; 6. die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7. die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk. Wordt in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan het Opdrachtgevend Bestuur kennis heeft, veroordeeld is voor: 1. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Ondergetekende gaat akkoord om, op het eerste verzoek van Digipolis, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen over te maken. Ik neem er kennis van dat iedere valse verklaring een uitsluitinggrond is voor deelneming aan onderhavige Opdracht. Indien tijdens de looptijd van de pool zou blijken dat ten deze een valse verklaring werd afgelegd, kan Digipolis de deelname aan de pool eenzijdig en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, ten laste van de kandidaat beëindigen. 1 In te dienen door elke persoon of vennootschap die (mede) deel uitmaakt van de Kandidaat of op wiens middelen een Kandidaat zich beroept met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria. Versie 6.0 Pagina 14 van 16

15 Bijlage 3 - Verklaring onderaanneming Indien de Kandidaat beroep doet op derde partijen (onderaannemers) voor (delen van) deze Opdracht, dient hij dit expliciet te vermelden in de Kandidaatstelling. In dat geval specificeert hij de volledige identiteit van de derde partij(en) en de omvang en inhoud van haar (hun) tussenkomsten d.m.v. een gedagtekende en gehandtekende intentieverklaring om al dan niet bepaalde delen van de Opdracht in onderaanneming te geven. Onderaannemers worden met naam genoemd. Tevens dienen de contactgegevens te worden bijgevoegd. De onderaannemers dienen deze intentie ook te ondertekenen en leggen een document voor waaruit het mandaat blijkt om de intentieverklaring te ondertekenen. In het kader van de selectie van de kandidaten is het mogelijk dat een kandidaat zich beroept op de bekwaamheid/draagkracht van onderaannemers. De kandidaat moet dan aantonen dat hij voor deze Opdracht over een verbintenis met de derde partijen/onderaannemers beschikt. Versie 6.0 Pagina 15 van 16

16 Bijlage 4 - Intake-document Versie 6.0 Pagina 16 van 16