Conceptnota. Raamovereenkomst voor een Planningstool incl. Mobile App en alle diensten met betrekking tot implementatie van deze tools G000079

Transcriptie

1 Conceptnota Raamovereenkomst voor een Planningstool incl. Mobile App en alle diensten met betrekking tot implementatie van deze tools G Pagina 1 van 9

2 Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota De opdracht Digipolis Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur Wijze van gunnen Motivatie van de procedure Procedure die zal gevolgd worden Omschrijving van de opdracht Deelnemers Doelstelling van hoofdklanten Beschrijving van de opdracht Duurtijd van de opdracht Achtergrondinformatie Huidige situatie Toekomstige situatie Concept en uit te werken oplossing Functionele vereisten Gevraagde koppelingen Technische vereisten SLA Implementatie plan... 9 Pagina 2 van 9

3 1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 1.1 De opdracht De opdracht bestaat uit het sluiten van een raamovereenkomst voor de implementatie en ondersteuning van een planningstool voor inplannen van werkorders en technische ploegen, alsook een mobiele applicatie voor mobiele orderafhandeling. Deze raamovereenkomst omvat minimaal: 1. Een eerste implementatie van de planningstool en de mobiele applicatie bij OCMW Gent Facility Management, inclusief integratie met de bestaande SAP-omgeving. 2. De aankoop van de nodige mandagen om regiewerken uit te voeren in de komende jaren voor o.a. ondersteuning implementatie en roll-outs, eventuele functionele ondersteuning en ad hoc maatwerk, reporting en verdere ontwikkeling. 3. Het verwerven van de nodige rechten (auteurschap) ter verspreiding aan derden. 4. Het afsluiten van een onderhoudscontract voor de ondersteuning van de respectieve tools. 1.2 Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg Antwerpen Tel. (09) Leidend ambtenaar voor dit bestek: Strybol Michiel Tel: +32 (0) Overheidsopdrachten.gent@digipolis.gent 1 Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op Pagina 3 van 9

4 2.2 Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 26, 2, 3 niet nauwkeurig kunnen vaststellen van de wet van 15 juni De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald. 2.4 Procedure die zal gevolgd worden De procedure van beoordeling van de inschrijvers zal verlopen in 2 onderhandelingsrondes, zoals hieronder beschreven. Ronde 1 Selectiefase Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking Streefdatum Verzending Publicatieblad EU (EU) 20/6/2016 Verzending Bulletin der Aanbesteding (BE) 20/6/2016 Openbare zittingsdag kandidaatstelling 08/08/2016 Verzending brief aan niet-geselecteerden ifv beroepsmogelijkheden 31/8/2016 Verzending brief aan geselecteerde inschrijvers 16/9/2016 Ronde 2 Bestekfase De geselecteerde kandidaten ontvangen het bestek incl. een uitgebreide behoeftelijst, en dienen een offerte in. Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking Streefdatum Verzending bestek aan geselecteerden 16/09/2016 Zittingsdag ontvangen offertes 22/10/2016 Onderhandelingen (technisch, SLA's en projectaanpak) 15/11/2016 Prijsonderhandelingen 15/11/2016 Verzending aan niet gegunden ifv beroepsmogelijkheden 09/12/2016 Verzending gunningsbrief aan gegunde 09/12/2016 Verzending sluitingsbrief aan gegunde (na stand-still) 26/12/2016 De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen. 3 Omschrijving van de opdracht 3.1 Deelnemers De raamovereenkomst is voorzien voor alle leden van groep Gent. De bedoeling is om gedurende de duurtijd van het raamovereenkomst implementaties te realiseren bij meerdere klanten. Pagina 4 van 9

5 Momenteel voorzien we voor een implementatie bij OCMW Gent Departement Facility Management Technische Dienst. Andere potentiële implementaties: OCMW Gent Sociale Dienst Leerwerkplekken, Stad Gent Departement Facility Management, 3.2 Doelstelling van hoofdklanten Implementatie van een planningstool voor het inplannen van werkorders en technische ploegen, en een mobiele applicatie voor de mobiele orderafhandeling, inclusief integratie met de bestaande SAP-omgeving, conform de behoeftes en timings die opgenomen zullen worden in het bestek. Hierbij wenst men te komen tot een meer intuïtievere, uniforme, minder tijdsintensieve planningsmethode voor het inzetten van werkploegen en resources. Tevens wil men een accuratere en actuelere registratie bekomen van de werkelijke prestaties en verbruikte middelen. Doel daarbij is een collaboratieve samenwerking te hebben en real-time uitwisseling van informatie tussen de planners, de werkploegen en het ERP-systeem. De ondersteuning, verlichting van de planningsinspanningen zijn daarbij belangrijke verwachtingen. 3.3 Beschrijving van de opdracht De opdracht bestaat uit het afsluiten van een raamovereenkomst voor de implementaties van een planningstool voor het inplannen van werkorders en technische ploegen en een mobiele applicatie voor de mobiele orderafhandeling in diverse entiteiten van de Groep Gent. Een eerste implementatie van de planningstool en mobiele applicatie is voorzien bij OCMW Gent Departement Facility Management in 2017, inclusief integratie met de bestaande SAP-omgeving. In hoofdstuk 6. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden., en 8. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. wordt high level verder ingegaan op de behoeftes. De finale vereisten worden bij het begin van de bestekfase bezorgd aan de geselecteerde kandidaten, maar om potentiële kandidaten nu reeds de nodige informatie mee te geven over de opdracht, opdat zij nu de juiste inschatting kunnen maken of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen, worden deze nu reeds high level beschreven. 3.4 Duurtijd van de opdracht Het betreft een raamovereenkomst met een looptijd van 7 jaar. Voor de implementatie binnen deze raamovereenkomst verwachten we onderhoud en permanente dienstverlening voor een periode van 7 jaar, het onderhoud is jaarlijks opzegbaar en wordt stilzwijgend verlengd. Er wordt gekozen voor een verlengde duurtijd (7 jaar) van de raamovereenkomst omdat bijkomende implementaties bij de verschillende entiteiten voorzien zijn in de komende 3 jaar, en hierdoor allen minstens 4 jaar ondersteuning kunnen genieten. De ondersteuning en nodige upgrades om mee te kunnen met de evoluties van de onderliggende technologie, softwareplatformen en protocols, moet verzekerd worden. De in productiestelling van beide applicaties voor OCMW Gent FM wordt ingeschat op maximaal 1 jaar na gunning. Het project dient aan te vangen ten laatste op 15 januari 2017 waarbij het OCMW Gent streeft naar een go-live op 01/04/2017 met de pilootploegen. De toekomstige implementaties en verdere ontwikkeling zullen onderwerp zijn van bijkomende offertes die kunnen leiden tot bijkomende afroepen op dit raamcontract de komende 7 jaar. Pagina 5 van 9

6 4 Achtergrondinformatie 4.1 Huidige situatie Sinds mei 2015 beheert OCMW Facility Management (FM) hun werkorders in SAP Plant Maintenance (PM). Deze oplossing is volledig geïntegreerd met de financiële en logistieke processen in SAP. Technische dienst behandelt à werkorders per jaar. FM coördineert vandaag zo n 40- tal mensen, en bestaat uit een 6-tal technische ploegen (disciplines), bvb. Loodgieters, elektriciens, Groendienst, Schilders, Elke ploeg wordt geleid door een planner (disciplineverantwoordelijke). Momenteel gebeurt het inplannen van de werkopdrachten/techniekers/technische ploegen manueel, nl. in microsoft excel, microsoft word, Het is niet evident om ad hoc planning aan te passen. Daarnaast krijgen de techniekers nog steeds een papieren werkbon mee. Dit brengt een beperktere beschikbaarheid van gegevens (plannen, handleidingen, offertes, ) met zich mee. Bovendien houden ze hun gepresteerde uren en eventuele meer/minder verbruikte materialen manueel bij. Achteraf vult de planner de effectief verbruikte materialen aan en registreert de administratief bediende de gepresteerde uren. Deze administratieve naverwerking is een tijdrovende bezigheid (dubbel werk) en resulteert vaak in fouten bij de maandelijkse afrekening. 4.2 Toekomstige situatie De implementatie van een planningstool en mobiele applicatie, volledig geïntegreerd met de bestaande SAP-omgeving (voornamelijk via PM en MM), waardoor de planningsefficiëntie en de verwerking/opvolging van werkorders aanzienlijk moet verbeteren. 5 Concept en uit te werken oplossing De planningstool moet minimaal volgende processen ondersteunen: - Inplannen van korte & langdurende werkopdrachten - Toekennen van opdrachten aan één of meerdere techniekers of technische ploegen - Opvragen van detailinformatie vanop het planbord - Wijzigen van relevante gegevens (oa duurtijd) van een werkopdracht op het planbord - Inplannen van gereedschappen - Voorzien van de nodige standaard overzichten, rapporten en flexibele toegang tot ad hoc informatie en analyses De mobiele applicatie moet minimaal volgende processen mogelijk maken: - Opvragen van een duidelijk overzicht (dagindeling) van de ingeplande opdrachten - Opvragen van detailinformatie van een uit te voeren opdracht (oa. benodigde bestel/voorraadmaterialen, ) - Registratie van prestaties, materialen, op een order - Vervolledigen (ramen van prestaties en materialen) van een order met behulp van oa. artikelcatalogen - Creëren van een nieuw order - Registreren van gps-coördinaten bij start/stop van de werkzaamheden - Het uitvoeren van minimaal de basisfunctionaliteiten buiten een netwerkbereik en synchroniseren op een later moment bij herstel van de netwerkverbinding Hierbij is het van belang dat het verkrijgen van de nodige gegevens vanuit SAP Plant Maintenance (PM) en Material Management (MM) én de terugkoppeling van informatie na inplannen en mobiele orderafhandeling naar SAP voorzien wordt. Pagina 6 van 9

7 6 Functionele vereisten De functionele vereisten beschreven in dit hoofdstuk zijn high level omschreven en niet limitatief. Onderstaand hoofdstuk is eerder indicatief om aan te geven welke functionaliteiten verwacht worden, en om potentiële kandidaten een inschatting te kunnen laten maken of ze zich al dan niet kandidaat wensen te stellen voor de vraag. Een volledig uitgewerkte behoeftenlijst, onderverdeeld in 3 categorieën naargelang hun prioriteit, zal gepubliceerd worden samen met het bestek. Aan volgende behoeften moet de planningstool minimaal voldoen: - Grafisch planbord, overzichtelijk en intuïtief in gebruik. - Manueel inplannen via drag-en-drop; mogelijkheid tot automatisch inplannen. - Synchronisatie met back-end moet automatisch en in real time plaatsvinden. - Het moet mogelijk zijn om op taak- als op order-niveau in te plannen. - Het moet mogelijk zijn om kleine opdrachten, opdrachten die meerdere dagen in beslag nemen en grotere opdrachten (bv. investeringsopdrachten) in te plannen. - Het moet mogelijk zijn om opdrachten toe te wijzen aan een ploeg, zonder dat ploegsamenstelling gekend is; evenals toe te wijzen aan individuele personen. - Het moet mogelijk zijn om meerdere personen in te plannen op 1 opdracht en meerdere opdrachten toe te kennen aan 1 persoon. - Het moet mogelijk zijn om gereedschappen in te plannen. - Het moet mogelijk zijn om op een eenvoudige manier ingeplande werkorders aan te passen in het planbord. - Het moet mogelijk zijn om vanuit het planbord de detailgegevens van het werkorder te visualiseren. - Het moet mogelijk zijn om bepaalde planningscriteria mee te geven. - De oplossing moet op een eenvoudige, correcte manier integreren met SAP. Hieronder een overzicht van de belangrijkste behoeften met betrekking tot de mobiele applicatie: Pagina 7 van 9

8 - Het moet mogelijk zijn om een lijst werkorders toegekend aan een ploeg/techniekers op te halen door synchronisatie. De technieker beschikt over een duidelijk chronologisch overzicht (per dag) van de aan hem toegekende opdrachten. - Het moet mogelijk zijn om detailgegevens van een werkorder te raadplegen. - Het moet mogelijk zijn om de artikelbeschikbaarheid van bestelde en gereserveerde artikelen te raadplegen. - Het moet mogelijk zijn om catalogi te raadplegen, en vanuit de mobiele applicatie een aanzet te geven tot bestelling/reservatie van materialen. - Het moet mogelijk zijn om via de mobiele applicatie tijden (effectief gepresteerde uren (start werk einde werk), verplaatsingstijd, douchetijd, ) te registreren. - Het moet mogelijk zijn effectief verbruikte materialen (oa. verbruik materiaal uit deelmagazijn, hetzij manueel, hetzij door inscannen barcode materiaal) te registreren. - Het moet mogelijk zijn om met een digitale handtekening aan de slag te gaan. - Het moet mogelijk zijn om met het mobiele device foto s te maken en als bijlage te koppelen aan het werkorder. - Het moet mogelijk zijn om bij de start/stop van de werkzaamheden de gps-coördinaten bij te houden. - Het moet mogelijk zijn om na uitvoeren van de werkzaamheden automatisch te synchroniseren (update order (start uitvoering afgewerkt vervolgwerkzaamheden nodig, ), update planbord, ). - Het moet mogelijk zijn om een nieuwe werkopdracht aan te maken via de mobiele toepassing. Hierbij kan op een eenvoudige manier de verschillende onderhoudslocaties en equipments (SAP boomstructuur) geraadpleegd/geselecteerd worden via de mobiele applicatie. - Het moet mogelijk zijn om een bestaande, niet-ingeplande opdracht verder aan te vullen via de mobiele applicatie. 7 Gevraagde koppelingen Planningstool en mobiele applicatie moet volledig geïntegreerd zijn met de bestaande SAPomgeving, oa. SAP PM en SAP MM. In een latere fase moet het mogelijk zijn te koppelen met HRtools zodat relevante medewerkersparameters en werkritmes worden uitgewisseld. 8 Technische vereisten De technische vereisten beschreven in dit hoofdstuk zijn niet limitatief. Een volledige lijst zal terug te vinden zijn in het bestek. Algemene technische vereisten: De kandidaat heeft de mogelijkheid om een oplossing aan te bieden die draait onder eigen beheer (Saas oplossing), of om een oplossing aan te bieden die wordt uitgerold op de infrastructuur van Digipolis. Bij het laatste wordt het beheer en onderhoud van de infrastructuur uitgevoerd door Digipolis. Indien de kandidaat opteert om de oplossing uit te rollen op de infrastructuur van Digipolis, moet de toepassing geïntegreerd kunnen worden in de technologische biotoop zoals beschreven in de Infrastructuurstandaard (G000079_CN_Bijlage 1) en SQL-Server- Standaarden (G000079_CN_Bijlage 2) van het OCMW Gent. Pagina 8 van 9

9 De toepassingen moeten in overeenstemming zijn met de Ontwikkelingsstandaarden van OCMW Gent (G000079_CN_Bijlage 3), gebundeld in het zogenaamde kookboek. Meer specifieke project specifieke technische vereisten waaraan de nieuwe toepassing moet voldoen: Gebruik van SAP Netweaver Gateway of gelijkwaardig alternatief voor de integratie met SAP back-end Gebruik maken van OData en open standaarden Lightweight frontend applicatie zonder volledige data replicatie Offline werken bij tijdelijke netwerkonderbreking moet mogelijk zijn (oa. via buffering en synchronisatie) Ondersteuning mogelijk op platform naar keuze (ios, Android, Microsoft ) De toepassing dient integraal in het Nederlands beschikbaar te zijn Mobile Devices: vereisten aan applicaties De oplossing moet compatibel zijn met de binnen Digipolis geldende Mobiel Devices Management (MDM) vereisten. De toepassingen moeten beheersbaar zijn via de Digipolis MDM-tools (XenMobile Mobile Device Management) voor installatie en software updates. Binnen Groep Gent wordt op functionele mobiele toestellen momenteel enkel gewerkt met: Android versie 6.0 of hoger MS windows 10 (mobile) 9 SLA In de bestekfase zal ook offerte gevraagd worden voor 7 jaar onderhoud. Hierbij zullen verschillende aspecten relevant voor een SLA zoals organisatie van de servicedesk, storingsbeheer, wijzigingsbeheer, monitoring, toegelicht dienen te worden. 10 Implementatie plan In de offerte verwachten we van de inschrijver een duidelijk en realistisch implementatieplan voor de implementatie van de planningstool en mobiele applicatie bij OCMW Gent Facility Management waarbij enerzijds de inspanning van de leverancier vermeld staat maar anderzijds ook de inspanning die van Digipolis en OCMW Gent Facility Management verwacht wordt. Pagina 9 van 9