Conceptnota. Raamovereenkomst vervanging Tijdsregistratie CD000675

Transcriptie

1 Conceptnota Raamovereenkomst vervanging Tijdsregistratie CD Versie 7.0 CD000675_Conceptnota_tijdsregistratie.docx Pagina 1 van 10

2 Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota De opdracht Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. 3 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur Wijze van gunnen Motivatie van de procedure Procedure die zal gevolgd worden Omschrijving van de opdracht Deelnemers Doelstelling van hoofdklanten Beschrijving van de opdracht Voorwerp en Duurtijd van de opdracht Achtergrondinformatie Huidige situatie Toekomstige situatie Concept en uit te werken oplossing Functionele vereisten Module Tijdsregistratie Ontsluiting naar de gebruikers Andere modules Gevraagde koppelingen Technische vereisten Badges en badgelezers SLA Implementatie plan Eventueel andere Versie 7.0 CD000675_Conceptnota_tijdsregistratie.docx Pagina 2 van 10

3 1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdracht gevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 1.1 De opdracht Digipolis en een aantal leden van de groep Antwerpen werken momenteel met een tijdsregistratieen planningssysteem van de firma s GET en IDTech. Er is een koppeling opgezet tussen deze systemen met het payroll-systeem SAP en diverse andere randsystemen. Dit zowel voor de uitwisseling van masterdata als van tijdsgegevens die invloed hebben op de loonverwerking. De opdrachtgevers schrijven een openbare aanbesteding uit om de huidige systemen te vervangen. Hoewel één opdracht voor tijdsregistratie en planningsysteem wordt uitgeschreven, wensen de opdrachtgevers de mogelijkheid om beide percelen te gunnen aan verschillende leveranciers. Een geïntegreerde oplossing (tijdsregistratie + planning) die de noden van de verschillende doelgroepen afdoende afdekt is niet vereist maar betekent wel een meerwaarde. In elk geval moet eenvoudig een bidirectionele koppeling opgezet kunnen worden tussen het tijdsbeheersysteem en het planningsysteem. 1.2 Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg Antwerpen Tel. (03) Fax. (03) Leidend ambtenaar voor dit bestek: Lieven Van Den Branden Tel: +32 (0) lieven.vandenbranden@digipolis.be 1 Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op Versie 7.0 CD000675_Conceptnota_tijdsregistratie.docx Pagina 3 van 10

4 2.2 Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de Belgische onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 26, 2, 3 niet nauwkeurig kunnen vaststellen van de wet van 15 juni De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald o De technische complexiteit van de opdracht, en de functionaliteiten die de aanbestedende overheid vraagt moeten getoetst worden aan de bereidheid van de potentiële aanbieders om tot een gekozen oplossing te kunnen komen die zo goed als mogelijk moet aansluiten bij de noden van de verschillende gebruikers. o In het licht van het voorgaande is het belangrijk dat in onderling overleg tot concrete afspraken kan gekomen worden zodat de kostprijs van de ontwikkeling van bepaalde functionaliteiten kan afgewogen worden met het bekomen resultaat. Hierbij is het belangrijk dat de aanbestedende overheid en de software bedrijven gezamenlijk vraag en aanbod op mekaar kunnen afstemmen. In functie van de concrete kosten-baten afweging kunnen dan bepaalde functionaliteiten wel of niet opgenomen worden. o De omvang en complexiteit van het dossier is uniek voor de bestaande marktsituatie in Vlaanderen: het samengaan van verschillende juridische werkgevers, het hoog aantal potentieel aan te sluiten werknemers (tot 15000), de zeer grote diversiteit van activiteiten en verschillende werkregelingen, het groot aantal locaties met diverse situaties van netwerk connectiviteit. Daarom is het belangrijk om te weten te komen welke mogelijkheden de aanbieders bieden om de nodige diepgang en structuur van het project te garanderen; o De aanbestedende overheid wil zekerheid over de aangeboden oplossing(en) en vraagt daarom een proefopstelling. Via verschillende scenario s wil men deze proefopstelling evalueren en nagaan of dit voldoet aan de vooropgestelde functionaliteiten in het lastenboek; o De aanbestedende overheid wil bij de potentiële aanbieders nagaan in welke mate de vereiste koppelingen kunnen voorzien worden; o De aanbestedende overheid wil bij de potentiële aanbieders nagaan of de voorgestelde vorm van ondersteuning kan aangeboden worden door de aanbieder aan de eindgebruikers. 2.4 Procedure die zal gevolgd worden De procedure bestaat uit 2 fases: de selectie- en de bestek-fase. Verwachte maar niet bindende timing voor de bestek fase: Verzending bestek aan geselecteerde kandidaten: 15 juni 2015 Ontvangst offertes : 10 augustus Start onderhandelingsrondes : 1 september 2015 Onderhandelingen afgerond : eind oktober 2015 Verzending gunningsbrief/niet-gunningsbrief en gunningsverslag: begin december 2015 Wachtperiode, Verzending sluitingsbrief: 2 e helft december 2015 Versie 7.0 CD000675_Conceptnota_tijdsregistratie.docx Pagina 4 van 10

5 Selectiefase: Tijdens de selectiefase is het de bedoeling om a.d.h.v. de vermelde selectiecriteria een beperkt aantal (maximaal 5) inschrijvers over te houden die het bestek zullen ontvangen. Voor de concrete selectiecriteria zie document : CD000675_Selectiedocument_tijdsregistratie.pdf. Bestekfase: Indiening eerste offerte door de geselecteerde inschrijvers. Beoordeling regelmatigheid van de eerste offerte en uitnodiging tot onderhandelingen met de deelnemers die een regelmatige eerste offerte hebben ingediend. De procedure van beoordeling van de inschrijvers zal verlopen in 4 onderhandelingsrondes, zoals hieronder beschreven. Ronde 1 Onderhandelingen met de deelnemers. SLA en technisch toelichten door leveranciers Ronde 2 Demo s / proof of concept door leveranciers op basis van aangeleverde cases door de aanbestedende overheid Ronde 3 Herwerkte offertes op basis van opmerkingen geformuleerd in vorige ronde(s) Herwerkte Demo s / proof of concept door leveranciers Ronde 4 Financiële onderhandelingen BAFO Indiening BAFO. Beoordeling BAFO s en rangschikking deelnemers. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen. 3 Omschrijving van de opdracht 3.1 Deelnemers Digipolis Antwerpen schrijft dit bestek in eerste instantie uit voor volgende leden van de groep Antwerpen (niet limitatief) Stad Antwerpen OCMW Antwerpen Digipolis Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Autonoom Gemeentebedrijf Kinderopvang vzw Integratie en Inburgering Antwerpen Hulpverleningszone Antwerpen Lokale politie Antwerpen Versie 7.0 CD000675_Conceptnota_tijdsregistratie.docx Pagina 5 van 10

6 Niet alle vermelde werkgevers zullen zowel van het tijdsregistratiesysteem als van het planningssysteem gebruik maken. Naast de vermelde werkgevers, kunnen ook alle andere werkgevers van de groep Antwerpen mogelijk op de aanbesteding instappen aan dezelfde voorwaarden. 3.2 Doelstelling van hoofdklanten De leden wensen een nieuw systeem voor tijdsregistratie en of planning aan te kopen en te implementeren, voor het beheer van de tijdsgegevens van de verschillende medewerkers en/of het opmaken van de (personeels)planning. Daarnaast moet het tijdsbeheersysteem ook de nodige gegevens voor de loonverwerking aanleveren (o.a. maar niet uitsluitend: berekening maaltijdcheques, registratie en berekening fiets- en andere vergoedingen, ). Deze gegevensuitwisseling dient via een automatische koppeling te worden opgezet. Ook koppelingen met andere systemen moeten kunnen worden opgezet. De systemen moeten flexibel en efficiënt geparametriseerd en beheerd kunnen worden, voor alle deelpopulaties en door alle types gebruikers. 3.3 Beschrijving van de opdracht Digipolis schrijft een openbare aanbesteding uit voor een raamovereenkomst voor de aankoop en implementatie van een tijdsregistratie en/of planningsysteem ter vervanging van het bestaande tijdsregistratiesysteem. In deze systemen moeten de tijdsgegevens en optioneel ook planningen kunnen beheerd worden van de gehele populatie of van een deel van de werknemers van de betrokken werkgevers. Er dient een koppeling opgezet te worden met zowel diverse payroll systemen (waaronder SAP) als andere bestaande en nieuwe randsystemen. De opdrachtgevers hebben hun medewerkers ingedeeld in verschillende doelgroepen, met elk hun specifieke noden en verwachtingen naar tijdsbeheer en/of planning toe. De aangekochte systemen moeten deze verschillende doelgroepen zo efficiënt en gebruiksvriendelijk mogelijk kunnen beheren en dit voor de verschillende gebruikersrollen (medewerker, leidinggevende/goedkeurder, planner, beheerder,.) 3.4 Voorwerp en Duurtijd van de opdracht Het voorwerp van de opdracht is: Het voorzien van een raamovereenkomst met 1 leverancier voor de vervanging van een centraal gestuurde tijdsregistratie, eventueel ook een planningstool. De omschreven opdrachten betreffen steeds vermoedelijke hoeveelheden. Ze kunnen uitgebreid of verminderd worden overeenkomstig de noden van het bestuur en binnen het kader van het bestek. De duurtijd van de opdracht bedraagt: 4 jaar met de mogelijkheid tot jaarlijkse stilzwijgende verlengingen na de initiële duur met een maximum van 6 verlengingen van 1 jaar. Vanaf 10 jaar zal het gemiddeld product ook niet langer voldoen aan de actuele vereisten. Om die reden zoeken wij leveranciers die producten hebben en diensten leveren die binnen minimaal 9 jaar nog goed werken en te onderhouden zijn. Wij wensen tijdens die periode ook geen verhoogde onderhoudskost te noteren buiten indexering. Versie 7.0 CD000675_Conceptnota_tijdsregistratie.docx Pagina 6 van 10

7 4 Achtergrondinformatie 4.1 Huidige situatie Momenteel beschikt De groep Antwerpen over een centraal tijdsregistratie alsook toegangscontrolesysteem van de leverancier GET, een badgesysteem, gesteund op de Mifare (Classic) technologie. Het centrale tijdsregistratiesysteem is gekoppeld met bi directionele interfaces aan verschillende randsystemen. Het gedeelte toegangscontrole behoort niet tot de scope van deze opdracht. 4.2 Toekomstige situatie De Groep Antwerpen wil een centraal tijdsregistratiesysteem waarbij de verschillende entiteiten gebruik maken van zoveel mogelijk gemeenschappelijke parameters, maar waar de mogelijkheid moet bestaan af te wijken van deze standaard zonder andere entiteiten te beïnvloeden. De verschillende entiteiten moeten een eigen set bedrijfseigen parameters kunnen opzetten en gebruiken, gescheiden van de andere entiteiten. Cruciaal is de koppeling met de verschillende systemen die gebruikt worden voor o.a. loonberekening, ziekte. Voor het centrale tijdsregistratiesysteem wordt de mogelijkheid open gelaten voor zowel een installatie on premises of een SAAS/PAAS oplossing. Voor alle type gebruikers is het belangrijk op een zo flexibel mogelijke manier met het tijdsregistratiesysteem te kunnen werken, plaats, tijd, toestel onafhankelijk: AAAA principe. Er wordt daarom geopteerd voor een internetoplossing met browseronafhankelijke technologie. Verschillende (deel) entiteiten hebben nood aan een planningstool. Wanneer er geen planningstool kan aangeboden worden, moet het systeem voldoende open zijn om een bidirectionele koppeling te realiseren met een planningstool van een andere leverancier. Vanuit het tijdsregistratiesysteem verwachten we een rapportering op verschillende niveaus met de mogelijkheid tot koppelen met een BI systeem. Deze rapportering kan door de verschillende typen gebruikers op een makkelijke manier aangevraagd worden en aangepast aan de noden betreffende o.a. lay-out, selectie van de populatie, weergegeven data (codes, totalen, ). Groep Antwerpen verwacht dat het tijdsregistratiesysteem niet enkel de huidige vormen van werken ondersteunt, maar ook nieuwe werkvormen die in de toekomst kunnen ingevoerd worden voor bestaande of nieuwe doelgroepen. Bij voorbeeld en niet limitatief : flexwerken, het nieuwe werken, resultaatgericht werken. 5 Concept en uit te werken oplossing De werkgevers hebben de populatie van te beheren medewerkers ingedeeld in verschillende doelgroepen, elk met hun eigen noden en verwachtingen. Voor elk van deze doelgroepen werd beschreven hoe zij werken in het kader van tijdsregistratie en welke ondersteuning van de toepassing ze hierbij nodig hebben. Deze acties gaan van eenvoudig beheer (opvolgen en verwerken van verlofregistraties door medewerkers en leidinggevenden), over taken opvolgen tot complexe (taken)planningsbehoeften met functionaliteit van zelfroosteren volgens Scandinavisch model. Voor elk van de gevraagde functionaliteiten worden de voorgestelde oplossingen van de verschillende leveranciers getoetst op efficiëntie, gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit in parameterisatie. De mate waarin de aangeboden oplossingen geleverd worden zonder maatwerk wordt eveneens meegenomen als een pluspunt (voordeel)in de evaluatie. Versie 7.0 CD000675_Conceptnota_tijdsregistratie.docx Pagina 7 van 10

8 6 Functionele vereisten 6.1 Module Tijdsregistratie Hieronder verstaan we (niet gelimiteerd) Beheer van werknemersgegevens, geïntegreerd met master bestanden in Payroll toepassingen zoals SAP, Hora, Schaubroeck en Galop. Beheer van aan- en afwezigheidsgegevens Beheer en visualisatie van interne telwerken en totalen Beheer van controle en correcties Terugkoppeling naar de loonverwerking en andere randsystemen. 6.2 Ontsluiting naar de gebruikers Het systeem laat toe om de gegevenstoegang af te schermen volgens verschillende gebruikersprofielen. De autorisaties die gekoppeld zijn aan de gebruikersidentificatie bepalen welke modules, gegevens, bronnen, werknemersgegevens,. beschikbaar zijn voor de aangemelde gebruiker. We zien volgende type gebruikers beheerders eindgebruikers voor beide soorten gebruikers verwachten we volgende functionaliteiten, voor de beheerders is een mobiele toepassing geen vereiste, wel een meerwaarde. Het systeem moet over een internet toepassing beschikken, die elke werknemer de mogelijkheid biedt om via een toestel met Internet browser de volgende acties te ondernemen: Consultatie van persoonlijke gegevens Registreren van boekingen en correcties Aanvragen van verlof en andere afwezigheden. Mobiele toepassing AAAA principe platform onafhankelijk zowel voor beheer als voor gebruikerstoepassingen mogelijkheid bieden voor het afhandelen van aanvragen, via een autorisatie procedure met terugmelding aan de betrokken werknemer Het systeem biedt de mogelijkheid tot het gebruik van een virtuele tikklok. Ook een app voor eenvoudig tikken op mobile devices is bij voorkeur bestaande. We kunnen flexibel omspringen met het zelf al dan niet activeren van de functionaliteit bij de ene of de andere doelgroep. Het is een meerwaarde, geen voorwaarde, dat de nieuwe leverancier het bestaande badgelezernetwerk kan gebruiken. 6.3 Andere modules De tijdsregistratie moet kunnen uitgebreid worden met een planningsfunctionaliteit. Een planningstool kan bij voorkeur Als basis Personeel plannen Bij uitbreiding zelfroosteren Taken plannen Versie 7.0 CD000675_Conceptnota_tijdsregistratie.docx Pagina 8 van 10

9 Materiaal en middelen beheren Optioneel biedt het systeem de mogelijkheid om tijd te koppelen aan taken, projecten, doelstellingen, en hierop te rapporteren en kostenplaatsen toe te wijzen. Het systeem beschikt over uitgebreide en flexibele rapporteringsmogelijkheden. 7 Gevraagde koppelingen High level overzicht (niet limitatief) Payroll (bidirectioneel) o Masterdata: input voor tijdsregistratiesysteem o Tijd,toeslag, totalen, telwerken, : output naar payrollsysteem Toepassing/portaal ziektegegevens o Input voor tijdsregistratiesysteem Planningssysteem (bidirectioneel) o Beschikbaarheidsgegevens Geplande en ongeplande afwezigheden Vakantie, opleiding, ziekte, o behoeftenplanning (koppeling vanuit extern systeem) o Tellers o terugkoppeling naar tijdsbeheer effectieve prestaties BI systemen voeden CRS (Centraal referentie systeem) o Voeden en als basis voor import master data 8 Technische vereisten Het systeem moet voldoende robuust en performant zijn voor het beheer van werknemers, verspreid over een groot aantal locaties met verschillende connectiviteit. Het systeem moet maximaal kunnen functioneren binnen de bestaande infrastructuur. Er wordt aan de inschrijver gevraagd om aan te geven welke de hardware en software noodwendigheden zijn. 8.1 Badges en badgelezers Indien de leverancier er voor kiest met badges en fysieke badgelezers te werken moeten deze voldoen aan specifieke vereisten die in het bestek uitgebreid worden beschreven. De badgelezers moeten retro-compatibel zijn (=Mifare Desfire EV1 en Mifare Classic kunnen lezen). Idealiter kan de badgelezer ook al de nieuwste standaard Desfire EV2 lezen. 9 SLA Er zal van de inschrijver een service level agreement gevraagd worden. Afhankelijk van de noden moet uit een gamma van ondersteuningsvormen en ondersteuningsniveau s gekozen kunnen worden. Versie 7.0 CD000675_Conceptnota_tijdsregistratie.docx Pagina 9 van 10

10 10 Implementatie plan Vanuit het bestek verwachten we een prijs voor verschillende basisopstellingen en implementatie van deze opstellingen rekening wordt houdend met complexiteit en aantal medewerkers in de groepen. Vanuit de raamovereenkomst kunnen daarna extra groepen worden opgezet. 11 Andere In het kader van de raamovereenkomst zal een cataloog gevraagd worden voor alle aangeboden producten met hun gerelateerde prijzen. Versie 7.0 CD000675_Conceptnota_tijdsregistratie.docx Pagina 10 van 10