Verslag aan de Provincieraad

Transcriptie

1 departement Logistiek dienst Patrimonium dossiernummer: Verslag aan de Provincieraad betreft verslaggever Provinciaal patrimonium en APB De Gavers Geraardsbergen Afsluiten van een alle risico's patrimoniumverzekering voor alle gebouwen en inboedel in eigendom of in gebruik: ontwerp Hilde Bruggeman Mevrouwen en mijne Heren, In zitting van 18 september 2014 heeft de deputatie beslist dat er een prijsvraag mocht opgestart worden voor de aanbesteding van de verzekeringscontracten. Op 9 juni 2016 heeft de deputatie beslist dat in eerste instantie de brandverzekeringen worden aanbesteed. Principes van de aanbesteding 1. Volgende essentiële/verplichte dekkingen zullen opgenomen worden: Natuurrampen of natuurlijke catastrofen zijnde: a. De overstromingen b. Aardbevingen van natuurlijke oorsprong c. Aardverschuivingen of modderstromen d. Overstroming van de publieke afwatering Brandschade (dit is de materiële schade die veroorzaakt is door brand, ontploffing, implosie, blikseminslag, aanslagen en arbeidsconflicten, aanbotsen door een dier, aanbotsen door een transportmiddel, vallen van een boom op het gebouw) Stormschade (storm-, sneeuw- of ijsdruk op daken en hagel) Waterschade (door breuk van leidingen, overlopen van dakgoten, sanitaire installaties of elektrische huishoudapparaten, insijpelen van water door het dak, vorst (op voorwaarde dat de nodige voorzorgsmaatregelen genomen zijn )) Elektriciteitsschade (inwerking van elektriciteit op elektrische installaties en toestellen (bvb. Schade aan elektrische toestellen door overspanning, ) 2. Volgende optionele dekkingen worden voorzien: Glasschade (ramen, ) rechtsbijstand (die behartigt de belangen van het bestuur wanneer een gebeurtenis aanleiding heeft gegeven tot een situatie waardoor je schade hebt geleden of schade hebt veroorzaakt) de schade aan gebouw na een inbraak of vandalisme

2 3. Volgende dekkingen worden NIET voorzien wegens de grote premie en geringe schadegevallen in dit verband: diefstal 4. De franchise wordt opgetrokken tot EUR (excl btw). Als variante zal de premievoet voor een franchise van EUR (excl btw) gevraagd worden. 5. Volgende dienstverlening zal moeten gegarandeerd worden door de inschrijvers: SPOC (een vaste contactpersoon bij de verzekeringsmaatschappij, waarvan we alle contactgegevens in bezit hebben, die snel kan tussenbeide komen bij schadegevallen en die gemachtigd is om tot bijvoorbeeld ,00 EUR schade zelf te regelen) Goed administratief beheer van de brandpolissen, het schadebeheer, de mogelijkheid om de brandpolissen en de schadedossiers elektronisch te kunnen raadplegen en te kunnen aanvragen en aangeven. Een regelmatig overleg met de contactpersoon, waarbij de schadedossiers kunnen worden besproken en waar tips kunnen bekomen worden die schadebeperkend werken. 6. De polissen dienen in te gaan op 1 januari De duurtijd van de nieuw af te sluiten polis bedraagt 4 jaar, met tussentijdse jaarlijkse opzegmogelijkheid voor de verzekeraar ten vroegste aan het einde van het tweede jaar. De verzekeraars verzaken aan het recht van opzeg van schade. In geval van opzeg dient de verzekeraar een opzegtermijn van 9 maanden in acht te nemen. De aanbestedende overheid beschikt evenwel over een jaarlijkse opzegmogelijkheid met een opzegtermijn van 3 maanden. Deze opzeg zal gelden voor alle entiteiten die op dat moment gebruik maken van de opdrachtencentrale. Een individuele opzeg van één of meerdere entiteit/entiteiten is niet mogelijk. 7. Volgende gunningscriteria zullen opgenomen worden in het aanbestedingsbestek: Kostprijs (premie gekoppeld aan de ABEX-index) Dienstverlening (SLA service-level-agreement, schadestatistiek) Procedure De opdracht wordt gegund bij wijze van onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Motivering omtrent de gehanteerde wijze van gunnen: de aanbestedende overheid kiest voor deze uitzonderingsprocedure (artikel 26, 2, 3 wet van 15 juni 2006) gelet op de complexe en specialistische aard van deze opdracht. Verschillende kwalitatieve en technische facetten van de opdracht zijn onmogelijk nauwkeurig op voorhand te bepalen of te determineren, zodat een gunning enkel oordeelkundig kan gebeuren na grondige bespreking, analyse en onderhandeling van deze materie.

3 er moet over gewaakt worden dat de weinig beschikbare marktspelers in staat zijn om een sterke offerte in te dienen. De geringe concurrentie laat niet toe om bepaalde marktspelers in een vroeg stadium te verliezen. er is weinig vertrouwdheid van de verzekeringsmarkt met overheidsopdrachten en er dient derhalve over gewaakt te worden dat de procedure voldoende garanties biedt op een goede uitkomst. Door de deelnemende partijen toe te laten hun offertes te verduidelijken, kan het opdrachtgevend bestuur de uiteindelijke kwaliteit van de verzekeringspolissen verhogen en de samenwerking tussen de verzekeraar en de opdrachtgever verfijnen. Selectie- en gunningsfase De onderhandelingsprocedure verloopt in 2 fasen : de selectiefase en de gunningsfase. Na beoordeling van de resultaten van de 1 ste fase (selectiefase) zullen er een aantal door de opdrachtgever gekozen kandidaten doorgaan naar de 2 de fase (gunningsfase). Hiervoor is een selectieleidraad opgesteld Verloop Aankondiging van de opdracht; Selectie van de kandidaat-bieders (leidend verzekeraar/medeverzekeraars); Uitsturen van het bestek naar de geselecteerde bieders (zowel leidend verzekeraars als medeverzekeraars); Indienen offerte; Beoordeling regelmatigheid offertes: Toelichting door en onderhandelingen met de bieders die een regelmatige offerte hebben ingediend (optioneel); Uitnodiging tot het indienen van een Best And Final Offer (BAFO) (optioneel er kunnen meerdere onderhandelingsrondes ingericht worden); Indienen BAFO (optioneel); Finale evaluatie offertes; Opmaak beoordelingsverslag; Gunningsbeslissing; Stand still; Contractsluiting. Deze opdracht bestaat uit 4 percelen. Perceel I: alle risico s brand (aandeel van 40% als leidende maatschappij) Perceel II: alle risico s brand (aandeel van 30% in Perceel III: alle risico s brand (aandeel van 20% in Perceel IV: alle risico s brand (aandeel van 10% in Perceel I leidt tot het verzekeringscontract. De andere percelen leiden tot het meefinancieren van dit contract. De inschrijvers kunnen inschrijven voor een of meerdere percelen. Deze werkwijze wordt gekozen omdat het Provinciebestuur over een zeer uitgebreid patrimonium beschikt en op deze manier de risico s voor de verzekeringsnemer gespreid worden.

4 Het bestuur zal echter maar één contactpersoon hebben en dat is met de leidende maatschappij. De opdracht wordt, per perceel, toegewezen aan de inschrijver die de voordeligste regelmatige offerte heeft uitgewerkt, rekening houdend met volgende gunningscriteria : Gunningscriterium 1 : Prijs (60 punten bij perceel 1 en 90 punten bij perceel 2, 3 en 4) De punten worden toegekend volgens deze formule: p = Pmax*L/x, waarbij: p = aantal behaalde punten Pmax = maximaal te behalen punten L = laagste offerte x = onderzochte offerte Gunningscriterium 2: Kwaliteit van de dienstverlening (30 punten) De verzekeraar garandeert een minimale dienstverlening zoals hierboven beschreven en goedgekeurd door de deputatie in de principes van heraanbesteding. Gunningscriterium 3: opzegbepalingen (10 punten) De duurtijd van de polis bedraagt 4 jaar. De kandidaat-verzekeraars die deze duurtijd zonder meer aanvaarden, krijgen 10 punten. Indien een kandidaat-verzekeraar na 2 respectievelijk 3 jaar een opzegmogelijkheid wenst in te lassen, zullen volgende punten worden toegekend : opzegmogelijkheid na 2 jaar : 0 punten opzegmogelijkheid na 3 jaar : 5 punten Financieel De premievoet wordt geraamd op 0,0345%, wat een jaarlijkse premie oplevert van ,00 EUR. Momenteel hebben we geen globale premievoet maar op basis van de jaarlijks te betalen premie komen we op een gemiddelde premievoet van 0,03620%.

5 Gevraagd wordt : de voorwaarden vast te stellen voor het afsluiten van een alle risico s patrimoniumverzekering voor de gebouwen en inboedel in eigendom van of gebruikt door de Provincie Oost-Vlaanderen en het APB de Gavers te Geraardsbergen, zoals bepaald in bijgaande selectieleidraad en bijzonder bestek; toe te staan dat de opdracht zal worden gegund bij wijze van onderhandelingsprocedure met bekendmaking; in bevestigend geval het onderwerp (bestaande uit de selectieleidraad en het bijzonder bestek), de raming en het besluit te ondertekenen Gent, 18 mei 2017 namens de Deputatie: De provinciegriffier, (get.) Albert De Smet De bevoegde gedeputeerde, (get.) Hilde Bruggeman