Werken met de wet op de overheidsopdrachten binnen een ziekenhuis. Een praktijk case

Transcriptie

1 UZA

2 Werken met de wet op de overheidsopdrachten binnen een ziekenhuis Een praktijk case

3 Inhoudstafel UZA algemeen Wet op de overheidsopdrachten Werking binnen het UZA

4 Een duik in het verleden Opgericht in 1979 UIA, in samenwerking met provincie Neutraal, pluralistisch ziekenhuis Zelfstandig statuut sinds 1 januari 2005 Banden met: Universiteit Antwerpen Samenwerkingsverband Antwerpse Ziekenhuizen Ziekenhuisgroepering UZA-Monica

5 Enkele cijfers Werknemers: 2700 (afgerond), waarvan zo n 75% vrouwen Afdelingen 38 medische diensten 27 verpleegeenheden 10 ondersteunende afdelingen (bv. ICT, logistiek, personeel, ) Bedden 573 erkende hospitaalbedden Activiteiten / jaar: hospitalisaties met overnachting : hospitalisaties zonder overnachting : consultaties & technische verstrekkingen : ingrepen operatiekwartier :

6 Wet op de overheidsopdrachten Een kort overzicht.

7 Basisprincipes Transparantie principe: objectiviteit -> alle kandidaten dienen dezelfde behandeling te krijgen. Mededinging principe: verbod op favoritisme. Gelijkheidsprincipe: verbod op discriminerende maatregelen in de lastenboeken. Geen belangenvermenging: geen persoonlijk belang in de te nemen beslissingen of schijn ertoe geven.

8 Soorten Overheidsopdrachten Werken: bv. Klassieke bouwwerken Leveringen : overeenkomst tussen leverancier en aanbestedende overheid (AO) voor het verwerven van producten,huur, huurkoop, leasing met of zonder koopoptie. Diensten : overeenkomst tussen leverancier en AO andere dan een opdracht van werken en leveringen. Dit omvat: Financiële diensten, verzekeringsdiensten,onderhouds- en reparatiediensten, consultancy diensten,diensten voor schoonmaak en afvalverwerking,catering en. Gemengde opdrachten: Deze opdrachten dienen steeds gekwalificeerd te worden als dienst of levering op basis van het hoofdaandeel van de opdracht.

9 Procedures De open aanbesteding (OA) kenmerken Aankondiging via publicatie Bulletin der aanbestedingen en eventueel Publicatieblad Europese Unie Procedure bestaat uit één fase ( selectie van de inschrijvers en regelmatigheid van de offertes Bestek beschikbaar bij publicatie Opening van offertes voor iedereen toegankelijk ( prijzen worden medegedeeld) Één gunningscriterium: de prijs Regelmatige offerte met de laagste prijs komt in aanmerking voor de gunning Geen onderhandeling mogelijk

10 Procedures De beperkte aanbesteding (BA)- kenmerken Aankondiging via publicatie Bulletin der aanbestedingen en eventueel Publicatieblad Europese Unie Procedure in 2 fasen: selectie van de kandidaten en indienen van de offertes Bestek enkel voor geselecteerde kandidaten Opening enkel voor geselecteerde kandidaten Één gunningscriterium: de prijs Regelmatige offerte met de laagste prijs komt in aanmerking voor de gunning Geen onderhandeling mogelijk

11 Procedures De open offerteaanvraag (OOA) kenmerken Aankondiging via publicatie Bulletin der aanbestedingen en eventueel Publicatieblad Europese Unie Bestek beschikbaar bij publicatie Procedure bestaat uit één fase selectie van de inschrijvers en regelmatigheid van de offertes Opening van offertes voor iedereen toegankelijk ( prijzen worden niet medegedeeld) Meerdere gunningscriteria De economisch meest voordelige offerte (prijs/kwaliteit) komt in aanmerking voor de gunning Geen onderhandeling mogelijk

12 Procedures De beperkte offerteaanvraag (BOA)- kenmerken Aankondiging via publicatie Bulletin der aanbestedingen en eventueel Publicatieblad Europese Unie Procedure in 2 fasen: selectie van de kandidaten indienen van de offertes Bestek enkel voor geselecteerde kandidaten Opening enkel voor geselecteerde kandidaten Meerdere gunningscriteria De economisch meest voordelige offerte (prijs/kwaliteit) komt in aanmerking voor de gunning Geen onderhandeling mogelijk

13 Procedures De onderhandelingsprocedure met bekendmaking (OPMVB) Kenmerken Aankondiging via publicatie Bulletin der aanbestedingen en eventueel Publicatieblad Europese Unie Procedure in 2 fasen: selectie van de kandidaten indienen van de offertes Bestek wordt opgestuurd naar geselecteerde kandidaten Onderhandelingen worden afgesloten met neerleggen definitieve offerte (BAFO: best and final offer) door de geselecteerde kandidaten. Toetsing BAFO s aan gunningscriteria De economisch meest voordelige offerte (prijs/kwaliteit) komt in aanmerking voor de gunning

14 Procedures Toepasbaarheid OPMVB: Wanneer enkel onregelmatige offertes of onaanvaardbare prijzen werden ingediend bij offerteaanvraag of aanbesteding. En men niet met alle regelmatig bevonden inschrijvers verder wil onderhandelen. (W/L/D) Wanneer voorafgaande prijsraming onmogelijk is (W/D) Bij werken m.b.t. onderzoek en proefneming Voor diensten die omwille van hun aard onmogelijk voldoende kunnen worden gespecificeerd om ze toe te wijzen volgens een offerteaanvraag of aanbesteding.

15 Procedures De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking(vopmvb) kenmerken. (nieuw) Aankondiging via publicatie Bulletin der aanbestedingen (enkel voor opdrachten beneden Europese drempel) Procedure bestaat uit één fase ( selectie van de inschrijvers, administratieve en technische regelmatigheid van de offertes) Opstellen van een shortlist Onderhandelingen met inschrijvers behorende tot de shortlist Onderhandelingen worden afgesloten met neerleggen definitieve offerte (BAFO: best and final offer) door de geselecteerde kandidaten. Toetsing BAFO s aan gunningscriteria De economisch meest voordelige offerte (prijs/kwaliteit) komt in aanmerking voor de gunning

16 Procedures De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking ( OZVB) kenmerken. Geen publicatie Minstens drie kandidaten Onderzoek op regelmatigheid van de offertes Onderhandelingen Onderhandelingen worden afgesloten met neerleggen definitieve offerte (BAFO: best and final offer) door de geselecteerde kandidaten. Toetsing BAFO s aan gunningscriteria De economisch meest voordelige offerte (prijs/kwaliteit) komt in aanmerking voor de gunning

17 Procedures Toepasbaarheid: (OPZVB) (1/2) Bedragen beneden publicatiedrempel (W/L/D) Geheimhouding (W/L/D) Dringend karakter ( brand, wateroverlast etc..) (W/L/D) Wanneer enkel onregelmatige offertes of onaanvaardbare prijzen werden ingediend bij offerteaanvraag of aanbesteding. (onderhandelingen dienen wel te gebeuren met alle regelmatig bevonden inschrijvers) (W/L/D) Wanneer geen offertes werden ingediend bij een offerteaanvraag of aanbesteding (W/L/D)

18 Procedures Toepasbaarheid: (OPZVB) (2/2) Wanneer werken, leveringen of dienst omwille van hun aard of technische specificaties slechts aan één leverancier kunnen worden toegewezen (monopolie situatie) (W/L/D) Aanvullende werken en diensten < 50% van de hoofdopdracht (W/D) Nieuwe werken of diensten op voorwaarde dat deze overeenstemmen met de basisopdracht (W/D) Bijkomende leveringen m.b.t. gedeeltelijke vernieuwing of uitbreiding van bestaande leveringen of installaties (L) Dienstenopdrachten als gevolg van een ontwerpprijsvraag (onderhandeling dient te gebeuren met alle laureaten)

19 Procedures Concurrentie dialoog ( CD) kenmerken Aankondiging via publicatie Bulletin der aanbestedingen en eventueel Publicatieblad Europese Unie Procedure in 2 fasen: selectie van de kandidaten en indienen van de offertes Afzonderlijke dialoog met geselecteerd kandidaten -> oplossingen in een bestek Verzoek tot offerte aan alle geselecteerde kandidaten Beoordeling op basis van de gunningscriteria. De economisch meest voordelige offerte (prijs/kwaliteit) komt in aanmerking voor de gunning

20 Procedures Toepasbaarheid (CD) Complexe opdrachten: wanneer gunning op basis van voorafgaande procedures onmogelijk is. Wanneer men in de onmogelijkheid is om de aan te wenden middelen te bepalen.

21 Werking binnen het UZA

22 Missie aankoopdienst Het ziekenhuisbreed* begeleiden en coördineren van het ganse aankoopproces rekening houdende met de belangen van de diverse stakeholders. *Met uitzondering van : apotheek producten (wel interactie bij opstellen van lastenboek) Verzekeringen, personeels en financiële aangelegenheden.

23 Verklaring missie aankoopdienst Ziekenhuisbreed: zowel medische als ondersteunende diensten. Begeleiden: Het voeren, in samenspraak met de betrokken diensten, van een rationeel aankoopbeleid om het best offer voor het UZA te bekomen. => beste verhouding prijs kwaliteit. Coördineren: Het op een continue basis administratief verwerken, van aanvraag tot factuurcontrole Stakeholders: Patiënten, directie, overheid en de medische en ondersteunende diensten met hun respectievelijke medewerkers (interne klanten)

24 Multifunctionele teams Doel: professionele opstelling, analyse en evaluatie van de lastenboeken om zo goed mogelijk de vooropgestelde doelen te bereiken. ( eerst denken, dan doen) Waarom: De aankoopdienst bezit niet de competenties om alle domeinen binnen het UZA op aankooptechnisch vlak uit te werken en doet hierop beroep op de aanwezige professionele kennis binnen het UZA. Samenstelling: in functie van het dossier: steeds aankoopdienst en aanvragende dienst of diensten

25 Software ondersteuning. De administratieve verwerking van de WOO wordt, gedurende het ganse traject, software-matig ondersteund door een externe applicatie 3P voordeel t.o.v. eigen ontwikkeling is dat de achterliggende wetgeving steeds up to date is.

26 Het lastenboek. Registratie van basis parameters Type opdracht: levering -werken -diensten Geraamde bedragen ( maximum termijn) Type opdracht ( controle door systeem dat dit overeenstemt met de vooropgestelde bedragen) Verantwoordelijke beheerder Looptijd Vaste prijs / eenheidsprijs Opdeling in percelen Borgstellingen

27 Het lastenboek xxxxxxx xxxxxxx

28 Het lastenboek termijnen: Waarborgtermijnen Opleveringstermijnen Betaal termijnen CPV ( common Procurement Vocabulary) codes (keuze uit bestaande lijst) Geplande verzendingsdatum -> automatisch voorstel opening offertes. Vereiste bewijsstukken Juridisch Economisch Technisch

29 Het lastenboek

30 Het lastenboek Ingave van kandidaten ( enkel bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking) Toestaan van varianten Gunningscriteria Technische bepalingen: Verwerking in apart document dat kan worden samengevoegd met het lastenboek.

31 Het lastenboek

32 Het lastenboek Samenstelling van het lastenboek. Alle hiervoor vermelde parameters worden automatisch samengevoegd door de software met als resultante een gedetailleerd lastenboek.

33 Het lastenboek Verzending van het lastenboek: Enuntiatieve aankondiging: voorafkondiging indien gunning voorzien is binnen de 12 maanden. Werken: opdrachten > excl. BTW Leveringen en diensten: > excl. BTW Aankondig van een opdracht: Voor zowel Belgische als Europese publicaties gebeuren de verzendingen digitaal naar Het bulletin der aan bestedingen en Het publicatieblad van de Europese unie.

34 Publicatie

35 Opening van offerte In functie van de gekozen procedures genereert de software de nodige documenten (PV s) nodig bij de opening van offertes Controle op ondertekening offerteaanvraag en bijhorende meetstaat

36 Registratie & evaluatie Informatie met betrekking tot de kandidaten Conformiteit van de offerte Juridisch informatie Financieel informatie Technische informatie Informatie met betrekking tot de ingediende offertes Prijzen Score andere gunningscriteria (gewichten) Gunning dossier

37 Registratie & evaluatie xxxxxxx xxxxxxx

38 Registratie & evaluatie xxxxxxx

39 Gunning Motivatie gunningcriteria verslag nazicht van offertes Informatie kandidaten: Informatiebrief gunning ( stand still/ Borgtocht) Kennisgeving niet gunning Kennisgeving sluiting

40 Termijnen en doorlooptijden Procedure Publicatie Termijn Gem. tijd OA + OOA BE 36 d. 3 maand OA + OOA EU 52 d. (36) 4 à 5 maand BA + BOA BE 15d.+15 d. weinig gebruik BA + BOA EU 37d.+40d.(26) 5 maand OPVB+CD BE 15d.+15 d. weinig gebruik OPMVB +CD EU 37d.+40d (26) 5 maand (7) VOPMVB BE 36d. Nog niet van kracht OPZVB EU Geen termijn Billijk 14 dagen

41 Samenvatting Voordelen externe softwarematige ondersteuning WOO Wetgeving is steeds up to date (aankopers dienen niet steeds alle wijzigingen op te zoeken en door te nemen) Administratieve vereenvoudiging: alle informatie m.b.t. een dossier kan digitaal aan dit dossier worden gekoppeld Alle documenten,publicaties,brieven, PV s worden automatisch gegenereerd op basis van de ingegeven parameters.

42 Samenvatting Management rapportering + interne controle. Continu overzicht status dossiers Foutenrapportage aangemaakte dossiers Melding belangrijke datums per dossier Budgettaire opvolging van dossiers Continuïteit & Transparantie: dossier kan indien nodig door collega worden overgenomen (alle data zijn beschikbaar) Documentatie: toegang tot: Bestekbibliotheek: +/ Bedrijvenbibliotheek: +/- Prijsbibliotheek: +/- recente gegunde eenheidsprijzen

43 Vragen