LASTENBOEK VERZEKERINGEN

Transcriptie

1 LASTENBOEK VERZEKERINGEN Onderhandelingsprocedure met Europese Bekendmaking VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE Voorbereid door Aon Belgium Public Sector juni 2012 Sub-Title of Report Document

2 BERICHT AAN DE KANDIDAAT-VERZEKERAARS Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Bestek Administratieve Clausules Afsluiten van volgende verzekeringscontracten: materiële schade, aansprakelijkheid, auto, bestuurdersaansprakelijkheid, schoolpolissen en gecombineerde polissen aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen. Uiterste indieningdatum offertes op 13/07/2012 om 10:00 u Aon Belgium Omega Court Jules Cockxstraat Brussel 2

3 Inhoudstafel 1. Algemene bepaling Administratieve clausules Hiërarchie van de voorwaarden Voorwerp van de opdracht Gunningswijze van de opdracht Indiening van de offertes Verzekeringsnemer Bijkomende inlichtingen Wetgeving toepasselijk op deze opdracht Documenten en inlichtingen verstrekt aan de kandidaat-verzekeraars Geldigheid van de offertes Diverse modaliteiten Premies Onderaanneming medeverzekering Taal van de offerte - taal van de polis Gunningscriteria Onderhandelingen Duur en opzeg Gunning van de opdracht Gerechtelijke acties en termijnen Borgtocht Leiding en toezicht op uitvoering Opmaal van polissen Betaling van de premies Technische clausules...12 Deel 1: Verzekeringen Materiële Schade... Deel 2: Verzekeringen Aansprakelijkheid... Deel 3: Verzekeringen Motorvoertuigen... Deel 4: Verzekering Bestuurdersaansprakelijkheid... Deel 5: Verzekeringen Schoolpolis en andere gecombineerde polissen BA en LO Bijlagen... 3

4 1 ALGEMENE BEPALING Aon organiseert op vraag van de Vlaamse Gemeenschapscommissie voornoemde opdracht. Is belast met de opvolging van deze opdracht binnen VGC: Directie Financiën en Begroting De heer Lieven Wera E. Jacqmainlaan Brussel Is belast met de opvolging van deze opdracht binnen Aon Belgium: De heer Piet Froyen Omega Court Jules Cockxstraat Brussel Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar Aon Belgium gestuurd worden. Kandidaat-verzekeraars worden in deze onderhandelingsprocedure voor het afsluiten van de verschillende verzekeringspolissen beschouwd als enige mogelijke partijen die kunnen optreden als een inschrijver. VGC is als gemeenschap vrijgesteld van de verzekeringstaksen. De gemeenschapscentra verbonden aan VGC zijn afzonderlijke VZW s die niet vrijgesteld zijn. 4

5 2 ADMINISTRATIEVE CLAUSULES Art. 1. Hiërarchie van de voorwaarden In geval van tegenstrijdigheid tussen de bijzondere voorwaarden, de speciale voorwaarden en de algemene voorwaarden van de verzekeraars met de clausules van onderhavig bestek, zullen deze laatste primeren. Art. 2. Voorwerp van de opdracht Deze overheidsopdracht heeft als voorwerp het afsluiten van verzekeringspolissen materiële schade, aansprakelijkheid, auto, bestuurdersaansprakelijkheid, schoolpolissen en gecombineerde polissen aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 5 van de Wet van 24 december Art. 3. Gunningswijze van de opdracht Conform de bepalingen van artikel 17, 3, 4 van de wet van 24 december 1993, betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 zal de opdracht worden gegund door middel van een onderhandelingsprocedure met Belgische en Europese bekendmaking. Classificatie Opdrachten voor diensten CPV Art. 4. Indiening van offertes De offerte moet uiterlijk 13/07/2012 om 10:00 u geleverd worden, in 3-voud, onder een dubbele gesloten enveloppe. De buitenste enveloppe moet geadresseerd worden per post of per koerier aan het volgende adres: Aon Belgium Omega Court T.a.v. Piet Froyen Jules Cockxstraat Brussel Eén exemplaar met vermelding origineel en de andere(n) met vermelding kopie. De interne omslag dient volgende vermeldingen te dragen: Niet te openen door de dienst belast met interne post Vlaamse Gemeenschapscommissie: Plaatsing verzekeringspolissen Offerte van Verzekeringsmaatschappij X Bulletin der Aanbestedingen van 10/05/2012 Publicatie nr 111 Id Europees Publicatieblad van 15/05/2012 Publicatie nr S-92 Id

6 De kandidaat-verzekeraars moeten, op straffe van nietigheid, in de offerte gebruik maken van de hun ter beschikking gestelde inschrijvingsformulieren die aan het lastenboek bijgevoegd zijn. Indien de kandidaat-verzekeraars hun offerte opstellen op andere documenten dan het originele document, dan zijn ze verplicht op elk document te vermelden dat deze conform zijn met het model dat bijgevoegd is aan het lastenboek. Bovendien wordt aan de kandidaat-verzekeraars gevraagd het inschrijvingsformulier per elektronische weg over te maken aan Aon na Art. 5. Verzekeringsnemer De verzekeringsnemer is de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is een overheidsinstelling, met rechtspersoonlijkheid, opgericht bij de bijzondere wet van 12 januari Binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, is de VGC bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies Het adres van de verzekeringsnemer is: Vlaamse Gemeenschapscommissie E. Jacqmainlaan Brussel Gelieve hierbij te noteren dat de mogelijkheid moet bestaan voor de 22 gemeenschapscentra, gepriviligeerde partners van de VGC, tot de globale polissen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie toe te treden. Het gaat meer in het bijzonder om aparte vzw s met afzonderlijke rechtspersoon. De integratie zal in hoofdzaak gebeuren op basis van de behaalde resultaten. De centra zullen dan als medeverzekerden van de dekking in de hoofdpolis genieten. Wel kan er gevraagd worden om tot afzonderlijke facturatie van de premie over te gaan voor wat het premiegedeelte van de gemeenschapscentra betreft. Art. 6. Bijkomende inlichtingen Voor bijkomende inlichtingen kunnen de kandidaat-verzekeraars zich schriftelijk wenden tot: Aon Belgium nv Aon Public Sector Omega Court Jules Cockxstraat Brussel Algemene en technische inlichtingen: De heer Piet Froyen Tel. : 02/ Fax: 02/ [email protected] 6

7 Art. 7. Wetgeving van toepassing op deze opdracht De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en van de concessies voor openbare werken. Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Het Koninklijk Besluit van 12 januari 2006 voor het invoeren van nieuwe berichtmodellen en die 3 Koninklijke Besluiten wijzigt ter uitvoering van de wet van 24 december 1993 inzake overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. De wetten van 15 juni 2006, wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor zover in werking getreden. Dit bestek. Alle andere wijzigingen doorgevoerd. De voornoemde teksten worden ten titel van voorbeeld opgenomen. In realiteit mag de inschrijver zich niet onthouden kennis te hebben van de diverse wet- en regelgeving in België van toepassing alsook hun doorgevoerde wijzigingen; hij zal de verplichting hebben deze te respecteren, meer nog, deze toe te passen. Art. 8. Documenten en inlichtingen verstrekt aan de kandidaat-verzekeraars De kandidaat-verzekeraars erkennen door het indienen van een offerte: Alle gewenste inlichtingen verkregen te hebben voor het opmaken van een offerte; De offerte opgesteld te hebben met kennis van zaken, niets is hen vaag of onduidelijk. Art. 9. Geldigheid van de offertes De offerte moet ondertekend worden door één of meerdere personen die de kandidaat-verzekeraar kunnen vertegenwoordigen voor deze opdracht. De offerte blijft geldig gedurende een termijn van 120 dagen vanaf de uiterste dag van indiening van de offertes. Art. 10. Diverse modaliteiten Deze opdracht omvat 5 percelen. 1 Perceel 1: Verzekeringen Materiële Schade Luik 1 Brand & aanverwante schade Luik 2 Elektronica Luik 3 Alle Risico s Tentoonstelling (Kunstwerken) Luik 4 Verzekering Transport & Verblijf van waarden 2 Perceel 2: Verzekeringen Aansprakelijkheid Luik 1 Algemene Burgerlijke Aansprakelijkheid Luik 2 Objectieve aansprakelijkheid Brand en Ontploffing Luik 3 Burgerlijke Aansprakelijkheid ingebruikname gebouwen 7

8 Luik 4 Burgerlijke Aansprakelijkheid ingebruikname gebouwen waarvan VGC eigenaar is of het beheer heeft 3 Perceel 3: Verzekeringen Auto Luik 1 Autovloot Luik 2 Omnium Dienstverplaatsingen tijdens schoolvakanties en lente en zomerschool Luik 3 Omnium Dienstverplaatsingen Personeel Luik 4 Bijstand Dienstvoertuigen 4 Perceel 4: Verzekeringen Bestuurdersaansprakelijkheid 5 Perceel 5: Verzekeringen School en gecombineerde BA en LO contracten Luik 5.1: Schoolpolis Luik 5.2: Verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid en Lichamelijke Ongevallen speelpleinen; lente- en zomerschool De kandidaat-verzekeraar kan een offerte indienen per perceel, voor meerdere percelen of voor alle percelen samen. Binnen één perceel, moet offerte neergelegd worden voor alle luiken binnen dat perceel. Indien de kandidaat-verzekeraar een offerte indient, dient hij zowel de basisofferte als de verplichte varianten aan te bieden. De kandidaat-verzekeraars kunnen eveneens 1 vrije variante per perceel indienen. Deze vrije variante moet duidelijk vermelden (dekkingslimiet of vrijstelling) in wat zij verschilt van de basisofferte. De aanbestedende overheid behoudt het recht voor om de opdracht of één luik of één perceel niet te gunnen. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaren de kandidaat-verzekeraars zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel 78 van het KB 8/1/1996. Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst in de zin van artikel 86 van het KB 8/1/1996. Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de kandidaat-verzekeraar alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. Art. 11. Premies Alle kosten, taksen en bijdragen dienen in de premie te zijn begrepen, doch dienen apart vermeld te worden. De restorno s of de eventuele winstdeelname dienen apart vermeld te worden, met opgave van hun berekeningsmethode. Deze zullen niet in rekening genomen worden voor het berekenen van het criterium premie. Andere vormen van commerciële kortingen dienen duidelijk apart vermeld te worden en worden, indien ze gekenmerkt zijn door een vast karakter, in rekening genomen voor het berekenen van het criterium premie. Alle bedragen worden in vermeld. Voor de specifieke premiezetting verwijzen wij graag naar de technische clausules per perceel. Deze opdracht is commissievrij. 8

9 9

10 Art. 12. Onderaanneming - medeverzekering Wanneer de verzekeraar voor de dienstverlening zal samenwerken met een (of meerdere) andere verzekeraar(s) of onderaannemer(s) moet dit uitdrukkelijk in de offerte vermeld worden. Zo moet de naam van de onderaannemer(s) opgegeven worden met omschrijving van het takenpakket per uitvoerder. Art. 13. Taal van de offerte De kandidaat-verzekeraars gebruiken uitsluitend het Nederlands in hun mondelinge en schriftelijke relatie en communicatie met de aanbestedende overheid. Art. 14. Gunningscriteria De opdracht zal toegekend worden aan de kandidaat-verzekeraar met de economisch meest voordelige offerte, rekening houdend met de volgende criteria per perceel: Deel 1 - Materiële Schade Waarborgen 25 punten Premie 55 punten Dienstverlening 20 punten Deel 2 - Aansprakelijkheid Waarborgen 25 punten Premie 55 punten Dienstverlening 20 punten Deel 3 - Auto Waarborgen 10 punten Premie 70 punten Dienstverlening 20 punten Deel 4 Bestuurdersaansprakelijkheid Waarborgen 25 punten Premie 55 punten Dienstverlening 20 punten Deel 5 Schoolpolissen en gecombineerde polissen Aansprakelijkheid en Lichamelijke Ongevallen Waarborgen 25 punten Premie 55 punten Dienstverlening 20 punten Voor het criterium waarborgen: De waarborgen en verzekerde bedragen opgegeven in de technische clausules worden benaderd als streefwaarborgen en streefbedragen. De kandidaat-verzekeraar die in zijn offerte deze waarborgen en bedragen opneemt, krijgt 80 % van de punten. 10

11 Bijkomende waarborgen en/of hogere verzekerde bedragen geven hogere punten. Minder waarborgen en/of lagere verzekerde bedragen geven lagere punten. Voor het criterium premie: Voor de beoordeling van het criterium premie wordt de volgende regeling toegepast: De laagste premie krijgt het maximaal aantal punten dat voorzien wordt. De andere offertes krijgen punten volgens toepassing van de regel van drie. De winstdeelnames zullen niet in rekening genomen worden voor de berekening van de score voor de premie. In de veronderstelling van een maximum aantal punten van 55 toegekend aan de laagste premie, zal de berekening voor de andere offertes als volgt gebeuren: Laagste premie/betrokken premie x 55 = het aantal punten dat toegekend zal worden. Voor het criterium dienstverlening: De evaluatie van het criterium dienstverlening gebeurt op basis van een nota waarin de kandidaatverzekeraar zijn dienstverlening nader beschrijft. Onder dienstverlening wordt ondermeer begrepen: het aangeven van schadedossier via een elektronisch aangiftesysteem Art. 15. Onderhandelingen De onderhandelingen kunnen in opeenvolgende fases verlopen. De kandidaat-inschrijver moet een volledige beschikbaarheid aangeven voor de periode juli september Art. 16. Duur en opzeg De datum van aanvang van het contract is 01/01/2013 om 0.00 u. De officiële vervaldag van alle contracten is 1/1. De duur van de contracten is, waar mogelijk, 3 jaar, met een eenmalige verlengingsmogelijkheid van 1 jaar (dus een maximale totale duur van 4 jaar, hetzij tem 31/12/2016). Art. 17. Gerechtelijke acties en termijnen De rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel van zijn als enige bevoegd voor gerechtelijke acties die zouden voortkomen uit de huidige opdracht. Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding. Art. 18. Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd. Art. 19. Leiding en toezicht op uitvoering Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: 11

12 Art. 20. de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; het opstellen van de processen-verbaal; de oplevering; het instaan voor het toezicht op de prestaties. Opmaak van polissen De kandidaat-verzekeraar aan wie de opdracht (één perceel of meerdere percelen) gegund wordt, verbindt er zich toe om onmiddellijk na de gunning dekkingsnota s op te stellen en over te maken aan de verzekeringsnemer. Tevens engageert hij zich om binnen de 2 maanden na de gunning, de nieuwe verzekeringscontracten uit te geven op basis van de uitgebrachte offerte aangevuld met de resultaten van de onderhandelingen. Art. 21. Betaling van de premies De betaling gebeurt ten laatste 50 kalenderdagen vanaf de datum van ontvangst van het vervaldagbericht. De premies zullen door de verzekeraar worden gefactureerd per verzekeringspolis, ter hoogte van 100 % van de dekking, volgens de instructies van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en verzonden naar de adequate administratie van diezelfde entiteit. De betrokken administratie is bij ontvangst van de facturen, rechtstreeks verantwoordelijk voor de betaling. Er wordt gevraagd om de effectieve facturatie van premies te dateren in het verzekeringsjaar waarop het betrekking heeft. 12

13 3. TECHNISCHE CLAUSULES 13