Conceptnota. Overheidsopdracht telecom infrastructuur. CD000472

Transcriptie

1 C onceptnota Conceptnota Overheidsopdracht telecom infrastructuur. CD Versie 6.1 CD Pagina 1 van 10

2 C onceptnota Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota De opdracht Digipolis Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur Wijze van gunnen Motivatie van de procedure Procedure die zal gevolgd worden Omschrijving van de opdracht Deelnemers Doelstelling van hoofdklanten Beschrijving van de opdracht Duurtijd van de opdracht Achtergrondinformatie Huidige situatie Het huidige telefonie netwerk: Het huidige core netwerk: Het huidige edge netwerk: Lokale telefonie infrastructuur: Toekomstige situatie Concept en uit te werken oplossing Functionele vereisten Gevraagde koppelingen Technische vereisten SLA Implementatie plan... 9 Versie 6.1 CD Pagina 2 van 10

3 C onceptnota 1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 1.1 De opdracht De onderhavige opdracht betreft de ondersteuning, uitbreiding, installatie en configuratie van de bestaande LAN/WAN en telefonie infrastructuur van de stad, politie en ocmw Antwerpen en Gent en hun dochters. De omgeving bestaat uit meerdere Alcatel PABX telefooncentrales met toebehoren, een professioneel Aruba Wifi-netwerk en performante Alcatel mpls, LAN routers en switchen. De bestaande oplossing is flexibel, redundant, performant en bied een zeer hoge beschikbaarheid en continuïteit aan. De opdracht is opgedeeld in 2 Percelen De 2 Percelen zijn: -Perceel 1: Het leveren van edge apparatuur: Telefoontoestellen Kleine telefooncentrales Switchen (managed, unmanaged) Routers Wireless Wan apparatuur. -Perceel 2: Onderhoud, uitbreiding en services voor de core apparatuur: Aankoop en onderhoud van: o Wlan Controllers : Aruba o Core switchen: Alcatel en Cisco o Core routers: Alcatel en Cisco Onderhoud en uitbreiding van de Alcatel PABX Onderhoud en uitbreiding van de Cisco VOIP oplossing Monitoring van het netwerk Applicatie support, onderhoud en uitbreiding voor: o Unified Communications Alcatel Otuc o Contact Center Genesys o GWT Toolbar voor call pickup o TSAPI Telephony Services Application Program Interface o Nice Voice recording o Videoconferencing: Polycom o Quescom SMS gateway 1 Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op Versie 6.1 CD Pagina 3 van 10

4 C onceptnota 1.2 Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent en stedelijke VZW etc 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg Antwerpen Tel. (03) Fax. (03) Leidend ambtenaar voor dit bestek: Vermeulen Michel Tel: +32 (0) Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 17, 3,4 van de wet van 24 december 1993 De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag: o de aanpak om een probleemloze transitie en continuïteit te garanderen moet worden o bepaald ; de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald; o de aanbestedende overheid bij de potentiële aanbieders wil nagaan hoe ondersteuning en dienstverlening (begeleiding, onderhoud en ondersteuning, ) kan aangeboden worden 2.4 Procedure die zal gevolgd worden Overzicht van de procedure: openbare zittingsdag kandidaatstelling verzending aan niet-geselecteerden ifv beroepsmogelijkheden Verzending bestek aan geselecteerde inschrijvers Versie 6.1 CD Pagina 4 van 10

5 infosessie (zie hieronder) beperkte zittingsdag ontvangst offertes onderhandelingen (zie hieronder) verzending brief aan niet-geselecteerden ifv beroepsmogelijkheden verzending gunningsbrief aan geselecteerde inschrijver De procedure van beoordeling van de inschrijvers zal verlopen in 3 onderhandelingsrondes, zoals hieronder beschreven. Ronde 1 We voorzien dat in een eerste ronde de kandidaten hun offerte komen voorstellen. Er zal gevraagd worden om eventuele onduidelijkheden in de offerte toe te lichten, en verder zal er vooral aandacht besteed worden aan de technische voorstellen. Ronde 2 In een tweede ronde wordt verwacht dat de kandidaten een aangepaste versie van hun offerte voorstellen op basis van de opmerkingen/vragen die in ronde 1 werden gesteld. Indien er geen technische issues of vragen meer zijn, dan zal er ook een afrondend gesprek gevoerd worden over de aangeboden prijs. Ten laatste in ronde 3 zal er een Best and final offer (BAFO) moeten aangeboden worden. Gegadigden die worden toegelaten een offerte in te dienen, kunnen zich inschrijven in een (1) of meerdere percelen. Per Perceel wordt er een apart dossier ingediend die alle documenten gevraagd in het bestek bevat. De inschrijver kan enkel een offerte indien voor die percelen waarvoor hij zich kandidaat gesteld heeft en waarvoor hij door het opdrachtgevend bestuur geselecteerd werd. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen. 3 Omschrijving van de opdracht 3.1 Deelnemers De klanten die betrokken zijn in deze opdracht zijn: OCMW Antwerpen en haar dochters Zorgbedrijf Stad Antwerpen, met inbegrip van de districten en de lokale politie Antwerpen Stad Gent, met inbegrip van de lokale politie Gent OCMW Gent De dochters van Stad Antwerpen en Stad Gent 3.2 Doelstelling van hoofdklanten Het doel van deze opdracht is: Om de bestaande netwerk en telefonie infrastructuur te ondersteunen en verder uit te bouwen. Om een flexibele uitvoering en aanpassing van de gevraagde diensten te garanderen. Dat de core leverancier in staat moet zijn om de toekomstige standaarden te ondersteunen en zo de benodige toekomstige flexibiliteit garandeert. Dat de leverancier de mogelijkheid moet bieden om toekomstige uitbreiding(en) te ondersteunen zonder onderbreking van de dagelijkse activiteiten en zonder kostbare upgrades; Om een raamcontract af te sluiten voor edge apparatuur: Dit omvat de levering van diverse telefonie en netwerk componenten. Versie 6.1 CD Telecom Infrastructuur Pagina 5 van 10

6 Om een raamcontract af te sluiten voor de core netwerk apparatuur: Dit omvat de levering van diverse core netwerkcomponenten met support en installatie services waarbij de aangeboden componenten de toekomstige groei in netwerktrafiek ondersteunen. Om een onderhoudscontract af te sluiten om op basis van een jaarlijkse kostprijs de netwerk en de telefonie infrastructuur en de bijbehorende applicaties te onderhouden en te monitoren. 3.3 Beschrijving van de opdracht Perceel1: De levering en eventuele installatie edge apparatuur: Dit perceel omhelst een raamovereenkomst voor de levering van diverse componenten: Telefoontoestellen compatibel met de bestaande infrastructuur Kleine telefooncentrales Switchen (managed, unmanaged) Routers Wireless Wan apparatuur.(straalverbindingen) Aantallen bestaande infrastructuur: Telefooncentrales: 340 Switchen: 130 Routers: 130 Point to point:50 Perceel2: De volgende onderdelen zijn binnen Perceel 2 voorwerp van aanbesteding: Het leveren van technische dienstverlening en systeemintegratie diensten voor het configureren van de telefonie, de wireless infrastructuur en netwerkinfrastructuur. Het inrichten van een beheerproces en organisatie voor het uitvoeren van technisch beheer, het daadwerkelijk uitvoeren van technisch beheer van de applicaties en de technische omgeving inclusief koppelingen, het monitoren van de beschikbaarheid van de systemen en verbindingen en het bemannen van een servicedesk ten behoeve van eerstelijns support; Het leveren van service & support diensten voor onderstaande componenten o Unified Communications Alcatel Otuc o Contact Center Genesys o GWT Toolbar voor call pickup (Ideal software) o TSAPI Telephony Services Application Program Interface o Nice Voice recording o Videoconferencing: Polycom o Quescom SMS gateway Een raamovereenkomst voor het leveren van core componenten die compatible zijn met de huidige core componenten: o Wlan Controllers : Aruba o Core switchen: Alcatel en Cisco o Core routers: Alcatel en Cisco o Alcatel PABX o Cisco VOIP oplossing Het leveren van een Service level agreement Aantallen bestaande infrastructuur: Telefooncentrales: 8 redundant Versie 6.1 CD Telecom Infrastructuur Pagina 6 van 10

7 Switchen: 750 Routers: 4 AP:700 Controllers: Duurtijd van de opdracht 5 jaar vanaf kennisgeving gunning. Na deze periode wordt de opdracht stilzwijgend verlengd voor telkens een periode van één kalenderjaar, met een maximale looptijd van 2 extra kalenderjaren, behoudens opzeg per aangetekend schrijven door één van de partijen mits in achtname van een opzegtermijn. Deze opzegtermijn bedraagt in hoofde van Digipolis 3 maanden, in hoofde van de leverancier bedraagt deze 7 maanden. De aanbestedende overheid heeft onvoorwaardelijke recht op deze verlenging. 4 Achtergrondinformatie 4.1 Huidige situatie De huidige dienstverlening en levering van het netwerk en de telefonie infrastructuur wordt gewaarborgd door een consortium onderleiding van Nextira-One Het huidige telefonie netwerk: In Antwerpen bestaat het telefonie netwerk uit 5 centrale nodes van het type Alcatel Omnivista en zijn met elkaar verbonden via IP. De telefonie oplossing is redundant uitgevoerd door de redundante van de calls server(active passive) en door Media Gateway redundantie(passive call servers). Op 1 van de lokaties is er een TSAPI koppeling voor de seinkamer van de brandweer. Op 1 van de locaties(antwerpen 2) is een otuc(unified communication), freedesktop en My Teamwork geïnstalleerd. Naast het telefonie netwerk is een contactcenter van Genesys geïnstalleerd. In den Bell maakt men gebruik van ip telefoons en elders gebruikt men digitale telefoons. In Gent maken ze gebruik van een CISCO ip telefonie oplossing Het huidige core netwerk: De corenetwerk bestaat uit verschillende componenten: Wireless: o Redundante OAW 6000 controllers (Aruba Alcatel) o Mas Wired netwerk: o Core routers SR1 SR o Core switchen: ESS SAS Backbone switches: o Alcatel 6800 endpoint switches: o Alcatel 6250 o Alcatel 6400 Patchpanelen Type verbindingen: o Koper: Utp cat 6 en Cat 5b, STP Versie 6.1 CD Telecom Infrastructuur Pagina 7 van 10

8 o Fiber: Multimode en single mode Het huidige edge netwerk: Het edge netwerk staat bij klanten ofwel achter een ipvpn of achter internet verbinding: Routers: Cisco Switchen: o ipvpn: Alcatel 625O of 6200 o Internet: Vrij te kiezen Patchpanelen Lokale telefonie infrastructuur: Antwerpen: o Infoblox o Alcatel Callservers: V8.1 V9.0 o WDM Alcatel Routers en multiplexers o Genesys o Mobistar Gateways o Passive call servers o Omnivista 4760 o Alcatel Otuc o ACT o Alcatel Freedesktop o Alcatel MyTeamwork o Faxserver o Telefoontoestellen Alcatel: Ip phones Digitale phones Dect handsets Gent: o Infoblox o Cisco iptelefonie: Versie? o Telefoontoestellen: Cisco 4.2 Toekomstige situatie De huidige netwerk en telefonie infrastructuur moet blijvend worden ondersteund. In de toekomst worden er uitbreidingen gerealiseerd op projectbasis of op basis van een vraag van een klant. Apparatuur dat uit support valt moet worden vervangen. De dienst verlening moet naadloos worden overgenomen en worden afgestemd op de huidige operationele werking. De overgang van de huidige dienstverlener naar de nieuwe dienstverlener moet zonder uitval verlopen. 5 Concept en uit te werken oplossing De opdracht impliceert de overname van de huidige spraakapparatuur en de netwerk infrastructuur en de bijbehorende dienstverlening voor beide steden. De leveranciers beschrijven hoe het migratieproces gaat verlopen. Zij nemen de support contracten af van de bestaande leverancier over.(via een afkoopsom) Versie 6.1 CD Telecom Infrastructuur Pagina 8 van 10

9 De geactiveerde diensten en functionaliteit moeten integreren met de interne bestaande infrastructuur. De opzet moet conform het bestek geschieden. Een diensten cataloog moet worden opgeleverd. 6 Functionele vereisten De leveranciers moeten de technologieën, oplossingen en diensten in hun portfolio hebben om die dienstverlening te leveren dat tegemoet komt aan de huidige, maar ook toekomstige uitbreidingen en ontwikkelingen en noden in de sector. 7 Gevraagde koppelingen Indien er nieuwe koppelingen worden toegevoegd moet deze geïntegreerd worden in de de bestaande infrastructuur van de beide steden en conform de heersende technologische standaarden. 8 Technische vereisten Digipolis verwacht dat de kandidaten de technische standaarden en kwaliteitseisen van Digipolis respecteren. De kandidaten zullen inzage krijgen in de technische standaarden van Digipolis door middel van een beschrijving in het bestek. 9 SLA Er wordt van de diensten leverancier een een Service Level Agreement gevraagd die een aantal bindende afspraken vastlegt voor de betrokken partijen om een kwaliteitsvolle dienstverlening tussen inschrijver en de opdrachtgever op te zetten. Deze behandeld de dienstverlening op oa : Monitoring Incident en probleemmanagement wijzigingsbeheer Beschikbaarheidbeheer Servicebeheer Communicatie en rapportering beschikbaarheidsrapportering 10 Implementatie plan Er wordt, aan de inschrijvers, voor de verschillende percelen zoals hoger beschreven een apart implementatieplan gevraagd. De implementatieplannen bevatten minstens volgende onderdelen: Een duidelijk overzicht van de planning opgesplitst in mijlpalen elk met hun specifieke timing tov de volledige doorlooptijd. Een verantwoordelijkheden en rollen overzicht per grote mijlpaal Een duidelijke inschatting van de benodigde mensmiddelen langst de zijde van Digipolis. Een overzicht van de organisatiestructuur gedurende de overname Een overzicht van de rapporterings en communicatiestructuur gedurende de implementatie. Een scenario voor de overdracht van de implementatie naar continuïteit. Versie 6.1 CD Telecom Infrastructuur Pagina 9 van 10

10 De wijze waarop de indiener de kennisverspreiding binnen Digipolis zal verankeren. Versie 6.1 CD Telecom Infrastructuur Pagina 10 van 10