Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 23 september 2015 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 23 september 2015 Overzichtslijst Aanwezigheden Aanwezig: Franky Loveniers Koen Palinckx Martine De Regge Liliane De Cock Bestuurders Verontschuldigd: Volmachten: Geen. Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Sabine Braat tvv Greet Royers Johan Van der Bauwhede De vergadering wordt voorgezeten door Martine De Regge. De vergadering wordt geopend om 16u00. Pagina 1 van 5

2 1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Loopbaanonderbreking Aan 7 personen wordt loopbaanonderbreking toegestaan. 1 medewerker beeindigt de loopbaanonderbreking. Aanwervingen Datum indiensttreding wijzigt voor 1 toekomstige medewerker. Ontslag 2 medewerkers hebben ontslag genomen. Aanpassing arbeidsovereenkomst Aan 1 medewerker wordt een 4,5/5 de arbeidsovereenkomst aangeboden. Onbezoldigd verlof Aan 3 medewerkers wordt onbezoldigd verlof toegestaan. 3. Aankopen a. Gunning Gent: CDG Overheidsopdracht voor de aanneming voor de aanneming van diensten met betrekking tot leveren en implementeren van software ter ondersteuning van harde hr processen en full service sociaal secretariaat voor de groep gent. De opdracht betreft de implementatie van een geïntegreerd personeelsbeheersysteem voor Groep Gent dat toelaat om de nodige gegevens voor een correcte loonverwerking te verwerken en een efficiënte personeelsadministratie ondersteunt. Na de waarborgperiode wordt het systeem verder onderhouden met upgrades van het systeem, waaronder de implementatie van alle aanpassingen en wijzigingen opgelegd door de wetgever. De opdracht betreft de implementatie van talrijke koppelingen waarbij de integratie/ koppeling met een loonmotor, de koppeling naar een Master database Medewerkers en Organisaties, de koppelingen met het bestaande financieel systeem en de koppelingen met de applicaties waarin strategische componenten worden beheerd, essentieel zijn. De opdracht betreft de exploitatie van de loonberekening door een externe dienstverlener, zijnde een full service sociaal secretariaat. De loonmotor zelf wordt extern geplaatst. Onder exploitatie wordt begrepen de levering van de nodige diensten voor de maandelijkse berekening en voorbereiding voor de uitbetaling (payroll) van de lonen, wedden en vergoedingen volgens de geldende reglementeringen, inclusief alle aanpassingen en wijzigingen voortvloeiend uit reglementaire bepalingen. Hierin zijn begrepen de nodige diensten voor de wettelijk verplichte handelingen voor de loon-naverwerking, bijvoorbeeld RSZ-aangifte, belastingsfiches, enz., en de levering van de nodige juridische bijstand voor specifieke problemen. Deze dienstverlening omvat naast de maandelijkse loonverwerking ook de loon-naverwerking, met onder meer Pagina 2 van 5

3 de kwartaalaangifte aan RSZPPO/ RSZ en de belastingaangiftes, het onderhoud van de loonmotor en het verlenen van sociaaljuridisch en fiscaal advies, en dit zowel voor de publieke als private sector. Gent: G Overheidsopdracht voor het inhuren van een senior projectleider.net Sirius/Gent 2020 De opdracht betreft Het op afroep uitvoeren van specifieke opdrachten in het kader van ICT-projecten. Het realiseren van Digipolis-projecten, bijvoorbeeld in het domein van strategie, financieel beheer, rapportering, bestuurlijke functionaliteit, webtoepassingen, Onder realisatie wordt onder meer verstaan: de projectleiding, het change management, het selecteren en aansturen van leveranciers, en mogelijks een aantal inhoudelijke opdrachten: analyse, opstellen van een business case, voorstellen van een technische oplossing, coördineren en uitvoeren van testen, coördineren en geven van opleidingen, coördineren en redigeren van documentatie, b. Bestek : A Senior Projectleider voor de Lokale Politie van de Stad Het inhuren van een Senior projectleider voor het beheren van diverse IT projecten van de lokale Politie en dit in samenwerking met zijn team en de klant. : A Senior Projectleider voor de Lokale Politie van de Stad Het inhuren van een Senior projectleider voor het beheren van diverse IT projecten van de lokale Politie en dit in samenwerking met zijn team en de klant. : A Medior Business Analyst voor de Lokale Politie van de Stad Het inhuren van een Medior Business Analyst voor het bedenken, ontwerpen en implementatie alsook het inhoudelijk begeleiden van diverse IT projecten van de Lokale Politie : A Medior Business Analyst voor de Lokale Politie van de Stad Het inhuren van een Medior Business Analyst voor het bedenken, ontwerpen en implementatie alsook het inhoudelijk begeleiden van diverse IT projecten van de Lokale Politie : A Senior Business Analyst voor de Lokale Politie van de Stad Het inhuren van een Senior Business Analyst voor de functionele analyse ter uitvoering van projecten voor de Lokale Politie Pagina 3 van 5

4 : A Test Analyst voor de Lokale Politie van de Stad Het inhuren van een Test Analyst voor het bedenken van kwaliteitsmethodieken en instrumenten, het bedenken van test cases en het opstellen en uitvoeren van testactiviteiten in diverse IT projecten van de Lokale Politie Gent: G Aanduiding van een studiebureau voor het uitvoeren van een studie speciale technieken, de opmaak van de aanbestedingsopdracht en de begeleiding van de inrichting van een nieuw Datacenter De Opdracht behelst het verrichten van diensten voor de inrichting van een nieuw Datacenter ten behoeve van Digipolis en zijn klanten. De verschillende onderdelen van de opdracht zijn: Studie 1) Opstellen programma van eisen, 2) Het uitvoeren van een studie speciale technieken (oa koeling, gasblussing, elektrische voeding en bijhorende borden, noodstroomvoorziening (UPS engenerator), waterlekdetectie, koppeling met gebouwenbeheersysteem ) 3) Het ontwerp van de inrichting van het Datacenter waarbij de weerhouden technieken wordt ingepast in de beschikbare ruimtes, 4) Opstellen van specificaties en eisen die mee opgenomen dienen te worden in het aanbestedingsdossier voor de bouw van het datacenter. (oa toegankelijkheid, draagkracht, gebruik inbraak- en brandwerend materiaal, nutsvoorzieningen ) Het bouwen van het datacenter zelf zit NIET omvat in deze opdracht, 5) Uitwerken van een gedetailleerde raming van de kosten voor het inrichten van het datacenter, inclusief kosten voor de nazorg. Begeleiding 6) De begeleiding van het aanbestedingsdossier voor de inrichting van het datacenter, 7) De leiding, toezicht en controle op het inrichten van het datacenter, 8) De eventuele nazorg, inclusief ondersteuning bij juridische conflicten. : A Externe projectleider voor het Zorgbedrijf Het inhuren van externe projectleider voor verschillende ICT-projecten voor het Zorgbedrijf voor volgende projecten (niet limitatief): Eigen Ontwikkeling: medicatiebeheer en het genereren van elektronische voorschriften. Doelstellingen zijn: optimaal beheer van de medicatievoorraad; automatisch genereren van voorschriften; bestellijst aanmaken voor de apotheek; herinneringsfunctie voor hernieuwen van attesten; beheer van medicatiefiches; etc. Standaard pakket: Woon- Zorgdossier waarin verplegers en verzorgers alle residentengegevens digitaal kunnen bijhouden en opvragen. Het systeem ondersteunt bij de planning, registratie en evaluatie van de verstrekte zorgen en zorgt voor een intelligente doorstroming van de eigen informatie. Binnen deze ontwikkelingen zal de projectleider de volgende taken uitvoeren: Opstellen van projectaanpak en planning. Projectcoördinatie- en rapportering volgens afspraken Digipolis projectwerking. Opstellen van bestek in het kader van de Wetgeving op Overheidsopdrachten. Aansturen interne/externe medewerkers en kerngebruikers. Organiseren van het vereiste interne overleg en overleg met de betrokkenen Digipolis klant. Analyseren van de mogelijke oplossing. Dit kan op een klassieke manier zijn, of volgens de Scrum methode voor interne ontwikkelingen Organiseren van de acceptatie en verspreiding van de projectresultaten. Pagina 4 van 5

5 4. Rondvraag Geen. De voorzitter Schepen Martine De Regge De secretaris Sabine Braat tvv Greet Royers Pagina 5 van 5