Conceptnota. Raamovereenkomst ontwikkeling Museawebsites CDA002090

Transcriptie

1 Conceptnota Raamovereenkomst ontwikkeling Museawebsites CDA Versie 6.1 CDA002090_OMB_Conceptnota_Raamovereenkomst_Museawebsites.docx Pagina 1 van 10

2 Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota De opdracht Digipolis Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur Wijze van gunnen Motivatie van de procedure Procedure die zal gevolgd worden Omschrijving van de opdracht Deelnemers Doelstelling van hoofdklanten Beschrijving van de opdracht Duurtijd van de opdracht Concept en uit te werken oplossing Functionele vereisten Inhoudstypes Functionaliteiten Rollen en rechten Gevraagde koppelingen Technische vereisten SLA (optioneel) Versie 6.1 CDA002090_OMB_Conceptnota_Raamovereenkomst_Museawebsites.docx Pagina 2 van 10

3 1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 1.1 De opdracht Het voorwerp van de opdracht is het design, de ontwikkeling, consultancy en optioneel het onderhoud en hosting in een eerste fase van 6 museumwebsites: Red Star Line Museum; MAS Museum aan de Stroom; Middelheimmuseum; Museum Plantin-Moretus; Museum Mayer van den Bergh; Rubenshuis. In een tweede fase komen mogelijk volgende sites aan bod: Letterenhuis; Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience; Museum Vleeshuis Klank van de Stad; Rubenianum. In een derde fase komen mogelijk uitbreidingen, wijzigingen en bijkomende sites aan bod. Er werd gekozen voor een gemeenschappelijke basisstructuur met een gemeenschappelijke waaier aan functionaliteiten en componenten. Elk museum moet echter zijn eigen accenten kunnen leggen. De museumwebsite is het instrument om het merkverhaal van het museum te communiceren, het programma te promoten, het bezoek aan het museum te faciliteren en een relatie met het publiek aan te knopen en te versterken. De website vormt de spil voor de online communicatie van ieder museum. Ieder museum heeft een uniek verhaal te vertellen. Dat unieke verhaal moet het uitgangspunt zijn bij de ontwikkeling van elke website. De website moet op consistente en coherente wijze het merkverhaal communiceren. 1.2 Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. 1 Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op Versie 6.1 CDA002090_OMB_Conceptnota_Raamovereenkomst_Museawebsites.docx Pagina 3 van 10

4 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg Antwerpen Tel. (03) , Fax. (03) Leidend ambtenaar voor dit bestek: Hans Beyers Tel: +32 (0) Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 17, 3,4 van de wet van 24 december 1993 De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald: o Er komen mogelijks meerdere soorten technologieën aan te pas die momenteel onvoldoende bekend zijn bij Digipolis. Daarnaast speelt ook de capaciteit. 2.4 Procedure die zal gevolgd worden Verzending Bulletin der Aanbestedingen en TED 16/11/2012 Openbare zittingsdag kandidaatstelling 24/12/2012 Verzending bestek aan geselecteerde kandidaten 14/01/2013 Beperkte zittingsdag ontvangst offertes 21/02/2013 Onderhandelingen (+ BAFO) februari-maart 2013 Gunning april-mei 2013 De gunningprocedure bestaat uit twee fasen. De eerste fase omvat de selectie van kandidaten. De betrouwbaarheid en geschiktheid van de kandidaten worden onderzocht op basis van de uitsluitingsgronden en de toepasselijke selectiecriteria. De geselecteerde kandidaten worden verzocht hun offerte in te dienen op basis van het bestek gevoegd bij de uitnodiging. De tweede fase omvat de beoordeling van de offertes. De offertes worden onderzocht op regelmatigheid en op grond van de toepasselijke gunningcriteria. Na de eerste beoordeling zullen de onderhandelingen gestart worden. De procedure van beoordeling van de inschrijvers zal verlopen in verschillende onderhandelingsrondes, zoals hieronder beschreven. Ronde 1 We voorzien dat in een eerste ronde de kandidaten hun offerte komen voorstellen en een demonstratie geven van hun oplossingsvoorstel. Er zal gevraagd worden om eventuele onduidelijkheden in de offerte toe te lichten, en verder zal er vooral aandacht besteed worden aan de functioneel-technische voorstellen. Ronde 2 In een eventuele tweede ronde wordt verwacht dat de kandidaten een aangepaste versie van hun offerte voorstellen op basis van de opmerkingen/vragen die in ronde 1 werden Versie 6.1 CDA002090_OMB_Conceptnota_Raamovereenkomst_Museawebsites.docx Pagina 4 van 10

5 gesteld. Indien er geen technische issues of vragen meer zijn, dan zal er ook een afrondend gesprek gevoerd worden over de aangeboden prijs. Ten laatste in ronde 3 zal er een Best And Final Offer (BAFO) moeten aangeboden worden. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om bijkomende inlichtingen en verduidelijkingen te vragen en om tijdens de onderhandelingen voorgestelde zaken te weigeren, een aanpassing ervan te vragen of bepaalde voorwaarden op te leggen, evenals de mogelijkheid van een eigen inbreng in de onderhandelingen. Voormelde handelingen gebeuren steeds rekening houdend met hetgeen het bestek oplegt en met in acht name van de beginselen van behoorlijk bestuur. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de opdracht niet toe te wijzen en een nieuwe procedure te lanceren. 3 Omschrijving van de opdracht Het voorwerp van de opdracht is het design, de ontwikkeling, consultancy en optioneel het onderhoud en hosting in een eerste fase van 6 museumwebsites: Red Star Line Museum; MAS Museum aan de Stroom; Middelheimmuseum; Museum Plantin-Moretus; Museum Mayer van den Bergh; Rubenshuis. In een tweede fase komen mogelijk volgende sites aan bod: Letterenhuis; Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience; Museum Vleeshuis Klank van de Stad; Rubenianum. In een derde fase komen mogelijk uitbreidingen, wijzigingen en bijkomende sites aan bod. Er werd gekozen voor een gemeenschappelijke basisstructuur met een gemeenschappelijke waaier aan functionaliteiten en componenten. Elk museum moet echter zijn eigen accenten kunnen leggen. De museumwebsite is het instrument om het merkverhaal van het museum te communiceren, het programma te promoten, het bezoek aan het museum te faciliteren en een relatie met het publiek aan te knopen en te versterken. De website vormt de spil voor de online communicatie van ieder museum. Ieder museum heeft een uniek verhaal te vertellen. Dat unieke verhaal moet het uitgangspunt zijn bij de ontwikkeling van elke website. De website moet op consistente en coherente wijze het merkverhaal communiceren. 3.1 Deelnemers Digipolis zal overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de individuele dienstverleningsopdrachten die het voorwerp van deze Opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als opdrachtencentrale voor: 1. In elk geval de leden van Digipolis, zijnde de Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, de Stad Gent en OCMW Gent, AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, AG Kinderopvang Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen, AG Stadsontwikkelingsbedrijf Gent; 2. Instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en/of het OCMW Gent. Versie 6.1 CDA002090_OMB_Conceptnota_Raamovereenkomst_Museawebsites.docx Pagina 5 van 10

6 3. Instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Steden of OCMW s van Antwerpen en Gent belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang. 4. Andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de Stad Antwerpen, de Stad Gent OCMW Antwerpen en OCMW Gent. 5. Instellingen, rechtspersonen die een samenwerkingsovereenkomst met Digipolis hebben afgesloten. De dienstverleners zijn er toe gehouden om op grond van de overeenkomst de diensten, leveringen, werken die aan Digipolis worden aangeboden onder dezelfde voorwaarden aan de voormelde entiteiten, instellingen en agentschappen aan te bieden. Digipolis treedt op als Opdrachtgevend Bestuur en Aanbestedende Overheid. 3.2 Doelstelling van hoofdklanten Musea en Erfgoed Antwerpen (MNE) is één van de afdelingen van het bedrijf Cultuur, Sport en Jeugd van de stad Antwerpen. MNE omvat de volgende musea en erfgoedinstellingen: Red Star Line Museum, MAS Museum aan de Stroom, Middelheimmuseum, Museum Plantin-Moretus, Museum Mayer van den Bergh, Rubenshuis, Letterenhuis, Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, Museum Vleeshuis en Rubenianum. MNE wil de huidige online-communicatie verbeteren en steeds meer nieuwe (sociale) media inzetten. De website is het uitgelezen instrument om het merkverhaal te communiceren, het programma te promoten, het bezoek aan het museum te faciliteren en een relatie met het publiek aan te knopen en te versterken. De website vormt de spil voor de online communicatie van ieder museum. Ook de invulling van het begrip museum evolueert. Vroeger toonde het museum vooral objecten, vandaag vertellen musea verhalen op basis van onder andere objecten. Verhalen die het publiek inspireren en aanzetten tot reflectie en debat. Debat over kunst en cultuur, maar ook over maatschappelijke thema s. De website van de musea biedt een platform om dat debat tussen museum en publiek, maar ook tussen publiek onderling te voeden. Hieronder worden de specifieke doelstellingen verder besproken: Uniek verhaal Ieder museum heeft een uniek verhaal te vertellen. Dit verhaal onderscheidt het museum van de andere. Dat unieke verhaal, die specifieke beleving moet het uitgangspunt zijn bij de ontwikkeling van elke website. De musea werken aan een duidelijke branding die hun individuele herkenbaarheid en merkidentificatie moet versterken. Er wordt bewust voor gekozen om te vertrekken vanuit de positionering van het museum. De website moet op consistente en coherente wijze het merkverhaal communiceren en bevorderen. Tegelijk wordt er wel gekozen voor een gemeenschappelijke basisstructuur met een gemeenschappelijke pool van functionaliteiten, maar elk museum moet dus zijn eigen accenten kunnen leggen. Bezoeker staat centraal De website moet het brede publiek aansporen te genieten van wat de musea te bieden hebben, hen het zelfvertrouwen te geven het museumaanbod te ontdekken en het deel te maken van hun dagelijkse leven. De website moet de bezoeker inspireren en motiveren om met de inhoud aan de slag te gaan. Kortom, er wordt gekozen voor een museum zonder muren en de interactie met de bezoeker staat centraal. Een website voor het publiek. Publiek bouwt mee Met de nieuwe websites moet aan de bezoekers een platform geboden worden om samen de musea naar een hoger niveau te tillen. De mate waarin en de wijze waarop we de bezoeker de mogelijkheid bieden te participeren zal per museum bekeken worden. Content hub De website zetten we in als platform om relevante informatie te delen en om het museum een stem te geven in de maatschappij. Zo plaatsen we het museum in het centrum van de conversatie lokaal, nationaal, internationaal. Het wordt dé plek waar het publiek samenkomt om rond het onderwerp van het museum informatie te lezen, te delen en erover te converseren. Zowel met het Versie 6.1 CDA002090_OMB_Conceptnota_Raamovereenkomst_Museawebsites.docx Pagina 6 van 10

7 museum als met elkaar. Uit onderzoek blijkt dat het publiek de musea een hoge geloofwaardigheid toekent. Daar moeten we op inspelen. 3.3 Beschrijving van de opdracht Het voorwerp van de opdracht is het design, de ontwikkeling, consultancy en optioneel het onderhoud en hosting in een eerste fase van 6 museumwebsites: Red Star Line Museum; MAS Museum aan de Stroom; Middelheimmuseum; Museum Plantin-Moretus; Museum Mayer van den Bergh; Rubenshuis. In een tweede fase komen mogelijk volgende sites aan bod: Letterenhuis; Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience; Museum Vleeshuis Klank van de Stad; Rubenianum. In een derde fase komen mogelijk uitbreidingen, wijzigingen en bijkomende sites aan bod. Er werd gekozen voor een gemeenschappelijke basisstructuur met een gemeenschappelijke waaier aan functionaliteiten en componenten. Elk museum moet echter zijn eigen accenten kunnen leggen. De museumwebsite is het instrument om het merkverhaal van het museum te communiceren, het programma te promoten, het bezoek aan het museum te faciliteren en een relatie met het publiek aan te knopen en te versterken. De website vormt de spil voor de online communicatie van ieder museum. Ieder museum heeft een uniek verhaal te vertellen. Dat unieke verhaal moet het uitgangspunt zijn bij de ontwikkeling van elke website. De website moet op consistente en coherente wijze het merkverhaal communiceren. 3.4 Duurtijd van de opdracht De globale duurtijd van de raamovereenkomst wordt gesloten voor een periode van 1 jaar, en 3 maal met 1 jaar verlengbaar. In een eerste fase worden 6 websites opgeleverd, waarvan de eerste (Red Star Line) eind augustus 2013 gelanceerd wordt (incl. contentingave). De indicatieve deadline voor de 5 andere websites binnen de eerste fase is maart 2014, in deze volgorde van oplevering: MAS Museum aan de Stroom, Middelheimmuseum, Museum Plantin- Moretus, Rubenshuis en Museum Mayer van den Bergh. 4 Concept en uit te werken oplossing MNE wil de huidige online-communicatie verbeteren en steeds meer nieuwe (sociale) media inzetten. De website is het uitgelezen instrument om het merkverhaal te communiceren, het programma te promoten, het bezoek aan het museum te faciliteren en een relatie met het publiek aan te knopen en te versterken. De website vormt de spil voor de online communicatie van ieder museum. Ook de invulling van het begrip museum evolueert. Vroeger toonde het museum vooral objecten, vandaag vertellen musea verhalen op basis van onder andere objecten. Verhalen die het publiek inspireren en aanzetten tot reflectie en debat. Debat over kunst en cultuur, maar ook over maatschappelijke thema s. De website van de musea biedt een platform om dat debat tussen museum en publiek, maar ook tussen publiek onderling te voeden. Versie 6.1 CDA002090_OMB_Conceptnota_Raamovereenkomst_Museawebsites.docx Pagina 7 van 10

8 De uitdaging ligt erin het unieke verhaal en beleving van ieder museum te vertalen naar een website. Iedere website moet doorspekt zijn met de positionering van het museum. MNE wenst de verschillende websites te bouwen op een gemeenschappelijk platform (CMS) met een gemeenschappelijke waaier aan functionaliteiten en componenten, die het mogelijk maakt andere accenten te leggen per website. 5 Functionele vereisten 5.1 Inhoudstypes Object: individueel item in de collectie (database) van het museum, voorzien van metadata en media, beheerd in AdLib (= collectiedatabank); Collectie: groepering van objecten in de database rond een inhoudelijk thema of variabele; Tentoonstelling: groepering van objecten uit de eigen collectie en de collectie van externen, rond 1 thema; Verhalen: Hier doelen we op het functionele element in de website. Een ruimer kader rond objecten, een collectie of een tentoonstelling. Een verhaal dat door het museum wordt verteld; Praktische info: adres, openingsuren, toegangsprijzen, groepen, toegankelijkheid, downloads; Standaard content pagina: pagina tekst, foto en/of media. Informatie over kunstenaar, evenement, contact, kunstwerken in de openbare ruimte, downloads, gerelateerde items (o.a. intramuros en extramuros, topstukken uit de collectie); Media: slideshow, videokader, audioveld; Interactieve kaart: afbeelding met aanklikbare zones die basisinformatie geven over het onderdeel in beeld of op de kaart (bv. het uitzicht vanop de toren); Activiteiten: o.a. tentoonstellingen, workshops, lezingen, rondleidingen voor individuen, rondleidingen voor groepen. Telkens gelinkt aan een kalendermodule, en andere filters (voorbeeld: doelgroepen, type activiteiten, tijdsaanduidingen); Oproep: feedback formulier, foto opladen, deelname aan activiteit; Inzending: het aanbieden van een object of inzenden van een verhaal naar het museum, via de website. Al dan niet gekoppeld aan een bezoek; Contact: openingsuren, contactformulier, Google Maps met locatie, enz.; 5.2 Functionaliteiten In de eerste fase: Interactie en participatie van de bezoeker; Een gebruiksvriendelijk en open source content management systeem (CMS) dat zonder fout kan communiceren met Drupal. Drupal wordt reeds door de stad Antwerpen gebruikt voor een aantal websites waarmee zal gekoppeld moeten worden; Nieuwsbrief: per museum en overkoepelend; Online aanbieden van (museum)collecties (koppeling met externe databanken en verrijking van de bestaande info in deze databanken); Zones voor specifieke doelgroepen (bijvoorbeeld: pers, groepen, sponsors, gezinnen, vrienden, wetenschappers, ), met of zonder login; Virtuele bezoeken; Foto, audio en video galerijen; Kalender met activiteiten; Search: doorzoeken van de website en/of de catalogus; Koppeling met sociale media; Optimalisatie voor mobiel; Formulieren: feedback, contact, aanvraag, deelname; Interactieve kaart (plattegrond); Taalversies: per museum verschillend. Elk museum bestaat in een Nederlandstalige en Engelstalige versie, maar bepaalde musea zullen ook taalversies in het Duits, Frans en Spaans hebben. Daarnaast moeten extra taalversies mogelijk zijn; Versie 6.1 CDA002090_OMB_Conceptnota_Raamovereenkomst_Museawebsites.docx Pagina 8 van 10

9 Mogelijk in een latere fase: Collectie samenstellen: kunstwerken liken, een collectie van objecten aanmaken, downloaden, of link naar eigen collectie doorsturen via ; Participatie: annotaties aan werken hangen, voorstel indienen om informatie toe te voegen aan object of collectie, werken indienen voor de online-collectie; Mobiele website: eenvoudige mobiele website op smartphone; Koppeling met ticketing (online inschrijven en betalen voor een bezoek of evenement; Een webshop; Mobiele applicatie: multimedia applicatie op smartphone gericht op bezoek aan het museum, met rijke multimedia zoals audioguide, video en route; Volledige ontsluiting collectie: de volledige museumcollectie vanuit AdLib online ontsluiten voor onderzoekers in een toegankelijke webinterface; 5.3 Rollen en rechten Verschillende rollen mogelijk: o Redacteurs per museum; o Centrale redacteurs; o Webmasters; o Verschillende rechten: o Redacteurs: aanpassen, toevoegen, verwijderen van items (enkel indicatie geven, dient nog te worden goedgekeurd); o Eindredacteur(s): wijzigingen (toevoegingen, aanpassingen, enz.) goedkeuren, versioning bedienen (ophalen, vervangen, enz.); o Webmasters: functionele wijzigingen, templates verwijderen of toevoegen; o 6 Gevraagde koppelingen De websites zullen moeten gekoppeld kunnen worden met collectiedatabanken (bv. AdLib, Exposé, enz.), een ticketingsysteem, de UiT-databank en bepaalde andere websites. 7 Technische vereisten Technische aspecten die in de bestekfase zullen worden gevraagd zijn: De technologie (taal van de programmatuur, welk type databases, technologie van de interfaces, enz.); Het platform en de openheid; Browser- en OS-compatibiliteit; De infrastructurele architectuur; De veiligheid; De performantie; Uitbreidbaarheid en schaalbaarheid; Betrouwbaarheid en stabiliteit. Conformiteit, indien gehost te Digipolis, met de standaarden van Digipolis. We wensen de data uit de aangeboden oplossing te kunnen aanspreken via API of webservices of directe toegang (ODBC, MDAC, enz.). Ook verwacht Digipolis van de leveranciers input over de organisatorische implicaties van zijn oplossing voor Digipolis en de stad Antwerpen, zowel wat betreft de implementatie als voor support en onderhoud van de oplossing indien extern ondersteund. Versie 6.1 CDA002090_OMB_Conceptnota_Raamovereenkomst_Museawebsites.docx Pagina 9 van 10

10 8 SLA (optioneel) Er wordt in de bestekfase gevraagd om een optionele SLA toe te voegen die representatief is voor de dienstverlening naar een organisatie met een omvang en complexiteit zoals deze van de stad Antwerpen. De inschrijver doet hierbij een uitgebreid voorstel van Service Level Agreement met o.a. volgende elementen: Bugfixing; Interventietijden op hard- en software; Procedure voor functionele aanpassingen; Helpdesk: kanalen, bereikbaarheid (telefonisch, , ); Registratie van de websites in de voornaamste zoekmachines; Systeem en methode van opvolging, registratie, escalatie, rapportering, enz. van incidenten, problemen, functionele wijzigingen, onderhoud, statistieken bezoekers, enz. Versie 6.1 CDA002090_OMB_Conceptnota_Raamovereenkomst_Museawebsites.docx Pagina 10 van 10