Raamcontract IP-telefonie. Provinciehuis Leuven - 5 mei

Transcriptie

1

2 Raamcontract IP-telefonie Provinciehuis Leuven - 5 mei 2

3 IP-telefonie: de mythes en de feiten Wat mogen we verwachten van IP-telefonie? 3

4 Vooropgestelde eisen SIP-trunk goedgekeurd door Infrax Zowel fysieke als virtuele centrale mogelijk Software integratie: profielen per gebruiker, integratie smartphone, Telefoons voor slechthorenden Opties en uitbreidingen mogelijk 4

5 Geluidskwaliteit Kwaliteit van het signaal: beter dan analoog indien aangepaste netwerkinfrastructuur Bekabeling: gebruik de juiste soort switchen en kabels Gesprekskwaliteit kwaliteit van het signaal Gesprekskwaliteit: bepaald door digitalisatie & decodering van het geluid => investeer dus ook in goede software 5

6 Voordelen Betere kwaliteit (mits bepaalde voorwaarden) Telefoontoestellen: Inzetbaar als lokale switch Stroom mogelijk via het netwerk (minder bekabeling/poe) Dienstenintegratie: IP-telefonie = hardware & software Kostenbesparing: Gratis bellen tussen verschillende vestigingen Aan zonaal tarief naar het buitenland bellen Bereikbaarheid: onafhankelijk van het klassieke telefoonnetwerk (onderbrekingen en verlies aan kwaliteit) Locatieonafhankelijk: via software ook buiten de organisatie bellen (softphone) 6

7 Aandachtspunten Storingsgevoeligheid: zonder QoS is er risico op verzadiging van het netwerk => instellen op jouw netwerk! Stroomvoorziening: voorzie UPS-toestellen met voldoende autonomie (zowel telefonie als internet) Locatieonafhankelijk: steeds verbinding met het netwerk nodig bij extern gebruik => zorg voor sterke authenticatie en voldoende beveiliging van jouw netwerk! 7

8 Het bestek Waarom een raamcontract IP-telefonie? Wie heeft het bestek mee opgesteld? Hoe is het tot stand gekomen? Wie heeft er zich op ingeschreven? 8

9 Stap 1: Waarom? Kostenbesparend werken Technologisch vernieuwend Verbeterde communicatie Investering in de toekomst Opties voor de toekomst Leidraad organisatiebeheersing volgen; 9

10 Stap 1: Waarom? Wat zegt de leidraad over IP-telefonie? Bepaling van de IT-prioriteiten door de organisatie (het beleid) ICT verbeteren voor een betere dienstverlening De organisatie beschikt over een performante ICT-infrastructuur De organisatie beschikt over een degelijk telefoniesysteem De organisatie weet welke activiteiten van IT-bedrijven binnen het afgesloten contract vallen of voor welke ze extra moet betalen. Bovendien zet ze in op kostenbeperking. 10

11 Stap 2: Oprichting werkgroep Gemeentebestuur Bierbeek (Voorbeeldbestuur als case) Gemeentebestuur Boortmeerbeek Gemeentebestuur Grimbergen (Voorbeeldbestuur als case) OCMW Grimbergen (Voorbeeldbestuur als case) Gemeentebestuur Rotselaar VERA 11

12 Stap 3: Procedure kiezen Kick-Off Beslissingsproces: procedure, percelen, contractduur, Bestek Samen het lastenboek opmaken Publicatie Gunning Onderhandeling met bekendmaking (Belgisch & Europees) Raamovereenkomst met VERA als opdrachtencentrale 12

13 Stap 4: Rapportage afname De opdrachtencentrale zal periodiek, samen met de werkgroep en de geselecteerde aanbieder(s), kijken wat er aangepast kan worden aan de technologie. De opdrachtcentrale wil op jaarlijkse basis een rapportje van de afname op het dossier. Op die manier kan de opdrachtencentrale deze opdracht evalueren. De aanbieder geeft aan hoe hij aan deze vraag specifiek kan voldoen. 13

14 Stap 5: Gunningscriteria Technisch: 50 punten Oplossingen, functionaliteiten, diensten en kwaliteit van de initiële offerte Prijs: 40 punten De prijs voor alle onderdelen van het bestek, cf. de gestelde vragen en voorwaarden Ecologisch: 5 punten Ecologische verantwoording per aangeboden oplossing voor elk scenario Leveringstermijn: 5 punten Leveringstermijn voor volgende situaties: - De tijd nodig voor de realisatie van de bestelling van een nieuwe klant - De tijd tussen het bestellen en leveren van een extra telefoontoestel - De tijd die verloopt tussen de bestelling en de uitvoering van een configuratieaanpassing 14

15 Stap 6: Kandidaten: 11 Proximus Damovo Dimension Data Escaux Inia Licom Newtel Nextel Nimava Quantum ICT Remmicom 15

16 Stap 7: Offertes: 9 Offertes ontvangen van: Proximus Damovo Dimension Data Escaux Inia Licom Newtel Nextel Quantum ICT 16

17 Stap 8: Evaluatie & gunning Kennisgeving niet-gunning: 19 februari 2015 Gunning: 11 maart 2015 Kick-off meeting: 12 maart 2015: Rapport afname dossier Communicatie PR Semestriële update meetings Draaiboek en informatiedocument VoIP 17

18 Winnaar bestek Meest regelmatige offerte: Damovo met MiTel als product Contactpersoon: Walter Goovaerts (sales manager) Product: MiTel (vroeger: Aastra) Gevestigd in Sint-Stevens-Woluwe 18

19 Bestelprocedure Hoe kunnen de bestellingen geplaatst worden? 19

20 Voorwaarden In volgorde: 1. Lid zijn van de virtuele centrumsteden 2. Vertrouwelijkheidsverklaring ondertekend door secretaris of beleidsmedewerker bezorgen aan VERA; bij voorkeur per mail naar 3. Toegang tot raamcontract vragen via 4. Instructies van het portaal volgen 20

21 Wat staat er op het portaal? Aanbieder aan wie het contract gegund is Contactpersoon bij de aanbieder (website, telefoon, , gsm, ) Vorm van het contract: opdrachtencentrale, raamcontract, Beschrijving van de percelen Beschrijving en inhoud van het contract Vermelding van onderaannemers Begin- en einddatum van het contract Gegevens voor bijbestellingen Bijkomende info en presentaties over infodagen Publicaties Het oorspronkelijke bestek Model collegebesluit 21

22 De rol van een opdrachtencentrale De meerwaarde van VERA: Minder werk voor de besturen => tijdswinst Meerdere besturen gebruiken dezelfde oplossingen => kennisdeling en uitwisseling van ervaring => standaardisatie De opdrachtencentrale = waakhond over de goede naleving van de vooropgestelde eisen => druk wanneer nodig. VERA = SPOC voor klant & leverancier => vereenvoudiging van de communicatie & bemiddelaar Periodieke herziening van prijzen, opvolging van statistieken omtrent afnames, rapportering naar leden van de werkgroep en de virtuele centrumsteden Overzicht over gemelde incidenten, klachten en vragen in vorm van een FAQ, handleidingen, presentaties, infodagen, uitgebreide helpdesk, 22

23 Vragen? 23