Conceptnota. Beheersysteem voor vorming, training en opleiding Brandweer CDA002000

Transcriptie

1 Conceptnota Beheersysteem voor vorming, training en opleiding Brandweer CDA Pagina 1 van 7

2 Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota De opdracht Digipolis Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur Wijze van gunnen Motivatie van de procedure Procedure die zal gevolgd worden Omschrijving van de opdracht Deelnemers Doelstelling van hoofdklanten Beschrijving van de opdracht Duurtijd van de opdracht Achtergrondinformatie Huidige situatie Toekomstige situatie Functionele vereisten Gevraagde koppelingen SLA... 7 Pagina 2 van 7

3 1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 1.1 De opdracht De opdracht omvat het sluiten van een raamcontract met één leverancier voor een beheersoftware voor vorming, training, opleiding van het personeel van brandweer Antwerpen. Daarnaast zal de software worden gebruikt voor het invullen van de noodzakelijke functies, graden en locaties van brandweer Antwerpen. De leverancier staat in voor de levering, ontwikkeling, installatie, parametrisatie, implementatie met de klantspecifieke aanpassingen, opleiding, testen, het onderhoud en de dagelijkse ondersteuning. We verwachten van de inschrijver dat hij een creatieve, innovatieve en realistische totaaloplossing aanlevert om de beschreven case in het bestek te voorzien van de nodige automatisatie waardoor de werklast voor de medewerkers van de brandweer Antwerpen kan worden verlaagd en de zelfredzaamheid van de klant maximaal is. 1.2 Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg Antwerpen Tel. (03) Fax. (03) Leidend ambtenaar voor dit bestek: Van de Wouwer, Gert Tel: +32 (0) Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op Pagina 3 van 7

4 2.2 Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 17, 3,4 van de wet van 24 december 1993 De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald o De technische complexiteit van de opdracht en de functionaliteiten die de aanbestedende overheid vraagt, moeten getoetst worden aan de bereidheid van de potentiële aanbieders om tot een gekozen oplossing te kunnen komen die zo goed als mogelijk moet aansluiten bij de noden van de verschillende gebruikers. o De specifieke vraag van de klant dient ingevuld te worden met maatwerk gebaseerd op organisatie van de brandweer Antwerpen. 2.4 Procedure die zal gevolgd worden 1 e Ronde : Opmaak, indiening en eerste beoordeling van de offertes Tijdens deze ronde gebeurt de opmaak van de offerte door de inschrijvers en worden de offertes beoordeeld. Na ontvangst van het bestek kunnen er bijkomende vragen worden gesteld door de inschrijvers via het vraag- en antwoordforum van e-notification. Na het indienen van de offerte is het mogelijk dat de inschrijvers worden uitgenodigd om de offerte in detail te komen toelichten en om een demonstratie te geven van de aangeboden oplossing. De vooropgestelde planning is als volgt: Verzending getekend bestek aan de weerhouden kandidaten: eind juli 2012 Uiterste datum indienen offerte: eind augustus e Ronde : Tweede beoordeling van de offertes Tijdens deze ronde kan elke inschrijver uitgenodigd worden om eventueel extra toelichting te geven over (delen) van de offerte tijdens één of meerdere zittingen. Na de feedback omtrent de toelichting van de offertes, krijgen de inschrijvers de mogelijkheid een nieuwe (herwerkte) offerte in te dienen. Het is mogelijk dat ze dan opnieuw uitgenodigd worden om deze te komen toelichten. 3 e Ronde : Prijsonderhandeling en selectie inschrijver In deze ronde wordt finaal onderhandeld over de laatst ingediende offertes van de inschrijvers, om uiteindelijk offertes te beoordelen en de opdracht te gunnen. Op basis van de onderhandelingen zal aan één of meerdere inschrijvers één (of meerdere) Best and Final Offer(s) gevraagd worden, desgevallend volgens een model aangereikt door de aanbestedende overheid. De beoordeling van deze offertes zal gebeuren op grond van de in het bestek vastgelegde gunningscriteria en zal aanleiding geven tot een voorstel tot gunning. Indien tijdens het verloop van de onderhandelingen door de aanbestedende overheid een shortlist van inschrijvers wordt opgesteld, houdt deze shortlist enkel een aanduiding in van de inschrijvers waarmee de aanbestedende overheid in eerste instantie de onderhandelingen wenst te starten. Deze shortlist houdt op geen enkele wijze een duiding in of een beslissing van de aanbestedende overheid. Indien de onderhandelingen met de inschrijvers op de shortlist niet leiden tot een contract en bijgevolg de toekenning van de opdracht, beschikt de aanbestedende overheid steeds over het recht om onderhandelingen te starten met de inschrijvers die niet werden hernomen op de shortlist. Pagina 4 van 7

5 De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van de onderhandelingen te wijzigen. 3 Omschrijving van de opdracht 3.1 Deelnemers De opdrachthoudende vereniging Digipolis en de leden van Digipolis, zijnde de Stad Antwerpen en de Stad Gent, alsook het OCMW Antwerpen en het OCMW Gent, de lokale Politie en verzelfstandigde entiteiten. Voornoemde partijen zijn aldus te beschouwen als de mogelijke afnemers van dit bestek. In eerste instantie zal brandweer Antwerpen van dit contract gebruik maken. 3.2 Doelstelling van hoofdklanten Om de operationaliteit van het korps te kunnen blijven garanderen dient brandweer Antwerpen de competenties van het actuele personeel: op het vereiste niveau te brengen en te bestendigen optimaal in te zetten en te plannen pro actief te beheren (de juiste persoon op de juiste plaats). We wensen daarom een ICT-applicatie te verwerven voor beheer van gegevens betreffende de vorming, training en opleidingen inclusief gegevens betreffende fysieke paraatheid, en de verdeling van, nood aan verdeling van de competenties en specialisaties over de posten. Deze ICT-applicatie: fungeert als beheersinstrument van data (personeelsgegevens, medische keuringen, sportproeven, specialisatie, opleidingen, opleidingsfiches, ) en geeft als resultaat een overzicht van de specialiteiten, competenties per persoon, per compagnie, per functie,. zal gebruikt worden ter voorbereiding van belangrijke HR-beslissingen (aanwervingen, opleidingen, ) rekening houdend met uitstromend operationeel personeel, zoals o vaststelling noodzakelijke opleiding van een specialisatie tijdens rekrutenopleiding o invulling middenkader (interne bevorderingen) o opvolging doorstroming na wisselen van de specialisatie o aansturing, beheer en opvolging van mutaties zorgt voor de dagelijkse aansturing van de oefeningen en interne opleidingen met als gevolg een betere kwaliteitsbewaking en evaluatie. 3.3 Beschrijving van de opdracht De opdracht omvat het sluiten van een raamcontract met één leverancier zonder aankoopverplichting voor een Beheerssysteem voor vorming, training en opleiding brandweer Antwerpen. De leverancier staat in voor de levering, ontwikkeling, installatie, parametrisatie, implementatie met de klantspecifieke aanpassingen, opleiding, testen, het onderhoud en de dagelijkse ondersteuning. We verwachten van de inschrijver dat hij een creatieve, innovatieve en realistische totaaloplossing aanlevert om de beschreven case in het bestek te voorzien van de nodige automatisatie waardoor de werklast voor de medewerkers van de Pagina 5 van 7

6 brandweer Antwerpen kan worden verlaagd en de zelfredzaamheid van de klant maximaal is. In 1 e fase zal een beperkte implementatie gebeuren (met beperkt budget). Bij een succesvolle implementatie zullen eventueel meerdere opties bijbesteld worden. 3.4 Duurtijd van de opdracht 1 jaar vanaf kennisgeving gunning. Na deze periode wordt de opdracht stilzwijgend verlengd voor telkens een periode van één kalenderjaar, met een maximale looptijd van 3 extra kalenderjaren, behoudens opzeg per aangetekend schrijven door één van de partijen, mits inachtname van een opzegtermijn. Deze opzegtermijn bedraagt in hoofde van Digipolis 3 maanden, in hoofde van de leverancier bedraagt deze 6 maanden. Het onderhoud is van onbepaalde duur voor telkens een periode van één kalenderjaar, behoudens opzeg per aangetekend schrijven door één van de partijen 4 Achtergrondinformatie 4.1 Huidige situatie Personeelsgegevens worden beheerd in HRM Peoplesoft. Sommige gevolgde opleidingen worden in deze toepassing ook ingegeven. Er is momenteel een openbare aanbesteding lopende ter vervanging of vernieuwing van deze toepassing. Actuele en historische gegevens betreffende de functies, graden en locaties van de manschappen worden in een MS Access database bewaard. 4.2 Toekomstige situatie Opzetten, initiëren en uitrollen van een toepassing voor het beheer van alle relevante gegevens betreffende vorming, training en opleiding van het brandweerkorps. De toepassing is voldoende gebruiksvriendelijk en performant zodat ze door alle personeelsleden van brandweer Antwerpen, inclusief de manschappen, kan gebruikt worden. 5 Functionele vereisten De beoogde toepassing bevat volgende functionaliteiten: 1. Configuratie en beheer van gegevens: personeelsgegevens specialiteiten functies competenties opleidingen opleidingsfiches keuringseisen (evaluatiecriteria) verplichte oefeningen, activiteiten, evaluatiemomenten + bijbehorende geldigheidsdata koppelingen specialiteiten, competentie, opleidingsfiches organisatietabellen (to-be situatie voor graden en specialiteiten per kazerne en compagnie.) aanvragen manschappen: mutatie, opleidingen. Pagina 6 van 7

7 Historiek mutaties formatieeisen: de huidige (as-is) en gewenste (to-be) situatie van de verdeling van graden en competenties van de manschappen over de verschillende ploegen en kazernes. 2. Planning en inschrijvingen: (groepen van) mensen uitnodigen (bijv. via de toepassing of ) om een bepaalde opleiding, evaluatie, oefening, te volgen. Inschrijvingen, zowel op interne als externe opleidingen (of opleidingsmodules). Attendering van manschap (+zijn overste) dat een bepaalde specialiteit of competentie gaat vervallen en er dus een bepaalde oefening, taak, herhaling vereist is. Validatie van het uitvoeren van een oefening door leidinggevende. 3. Registratie van aanvragen van de manschappen voor mutatie of opleiding. 4. Genereren van rapporten, statistieken en beleidsindicatoren 5. Formatie-eisen Tools voor het meten van het effect van een gebeurtenis (bijv mutatie, veroudering, ) op de as-is situatie. Tools voor het opmaken van een efficiënt opleidingstraject om de to-be situatie te bereiken. 6. module e-learning (optioneel) 6 Gevraagde koppelingen Optioneel, eventueel in een 2 e fase als maatwerk uit te voeren. Koppeling met Cognos Datawarehouse (als alternatief of aanvulling van functionaliteit nr. 4) Peoplesoft HRM of evenwaardig pakket 7 SLA Het uitgangspunt is een standaard dienstverleningsovereenkomst tijden de kantooruren voor de toepassing Pagina 7 van 7