Raamcontract planning & -aankoop van mediaruimte Toelichting selectieleidraad 17/05/2017

Transcriptie

1 Raamcontract planning & -aankoop van mediaruimte Toelichting selectieleidraad 17/05/2017

2 Inhoud Antwerpen: stad & organisatie Marketing- & communicatiestrategie stad Antwerpen Raamcontract mediaplanning en aankoop Procedure Q&A

3 Antwerpen: stad & organisatie

4 hectare 9 districten ca inwoners Grootste stad van Vlaanderen

5 (2000) (2017)

6 De groep stad Antwerpen Gemeenteraad 9 Districtsraden Raad voor maatschappelijk welzijn Burgemeester College van burgemeester en schepenen 9 Districtscolleges Voorzitter OCMW Onafhankelijke diensten Lokale politie Brandweer Interne stedelijke organisatie Verzelfstandigde stedelijke entiteiten Intergemeentelijke samenwerking Interne districtsorganistatie Interne OCMW organisatie Verzelfstandigde OCMW entiteiten OCMWsecretaris Financieel beheerder Strategisch coördinator Stadssecretaris Financieel beheerder Gemeenschappelijk e aankoopcentrale Cultuur, sport, jeugd en onderwijs Samen leven Stadsontwikkeling Stadsbeheer Gemeenschappelijk e preventiedienst Maatschappelijke integratie en ontplooiing Bestuurszaken Activering en sociale innovatie Financiën Bestuurszaken Ondernemen en stadsmarketing Districts en loketwerking Financiën Personeels management

7 Ondernemen en Stadsmarketing OS Annik Bogaert Bedrijfsdirecteur Stafdienst Gert Nielandt Marketing strategie Milan Rutten Media en communicatie Joris Heirbaut Visit Antwerpen Miek De Roeck Business & Innovatie Dirk Diels Gate 15 Veerle De Simpelaere

8 Marketing strategie Marketing strategie Milan Rutten Marktonderzoek Strategie Marketing Concept en creatie Digitaal team Organisatie

9 Hoofdtitel in Ant. Reg. Marketing- en communicatiestrategie stad Antwerpen

10 4 B s: doelgroepen van de stad Antwerpen BEWONERS Op 1 januari 2017 woonden er Antwerpenaars in onze stad gezinnen waarvan 50% mannen ( ) 50% vrouwen ( ) zonder kinderen met 1 kind met 2 kinderen Top 3 landen van herkomst Marokko (61 269) Nederland (22 383) Turkije (20 751) met 3 kinderen met meer dan 4 kinderen

11 4 B s: doelgroepen van de stad Antwerpen BEZOEKERS Aankomsten in Antwerpse logies Top 4 landen van herkomst België Nederland Duitsland Verenigd Koninkrijk BEDRIJVEN zelfstandigen vestigingen pendelaars BRAINS studenten

12 Positioneringsthema s verleden & toekomst

13 Overkoepelende merkgedachte Rusteloosheid Nooit tevreden zijn De zaken net altijd iets anders willen bekijken Altijd ruimte voor verbetering zien Het kan altijd iets beter, iets anders, iets nieuwers Gevolg: Antwerpen vol zit met kleine en grote voorbeelden van hoe wij de dingen net iets anders, net iets beter aanpakken.

14 Merkbelofte stad Antwerpen

15 Creatieve uitwerking

16 Raamcontract mediaplanning en aankoop

17 Stedelijke communicatie opdracht Collegiaal beslist beleid Gebaseerd op het bestuursakkoord Vertaald in doelstellingen Strategische thema s zijn bepaald in stadsbreed meerjaren communicatieplan Beleidsplannen vormen de basis van jaarlijkse communicatieplannen

18 Opdracht raamcontract Strategisch en tactisch media-advies en mediaplanning bij uitwerking van campagnes; Tactische mediaplanning per campagne, rekening houdend met de vooropgestelde doelstellingen, het stadsbrede jaarlijkse marcom plan en de stadseigen media; Oog voor brede diverse doelgroepen en kennis van lokale en diverse media; Proactief (en reactief) ondersteunen van marketingteam bij ruilovereenkomsten of partnerships; Voordelig en efficiënt regelen van media-aankopen en overeenkomsten; Duidelijke rapportering en evaluatie van mediabereik en doelstellingen campagnes.

19 Opdracht raamcontract Percelen 1. Mediastrategie & lokale, nationale en internationale mediaplanning en aankoop Raamovereenkomst met 1 partner 2. Lokale mediaplanning en aankoop Raamovereenkomst met max. 3 partners

20 Opdracht raamcontract Perceel 1: Mediastrategie & lokale, nationale en internationale mediaplanning en aankoop Campagnes die de stadsgrenzen overschrijden, een duidelijk positionerende of activerende functie hebben en/of gericht zijn op meerdere doelgroepen Uitwerken van een mediastrategie voor de stad Antwerpen, gealigneerd met de marketing- en communicatiestrategie; Vertalen van de marketing- en communicatiebriefings van de stad vertaalt naar een met cijfers, voorbeelden en argumentatie onderbouwd strategisch en tactisch mediaplanning advies in functie van de vooropgestelde doelstellingen; Onderhandelen over en regelen van media-aankopen voor de groep stad Antwerpen op een zo voordelig mogelijke wijze Ca. 100 campagnes op jaarbasis

21 Opdracht raamcontract Perceel 2: Lokale mediaplanning en -aankoop Kleinere, lokale campagnes, quasi hoofdzakelijk gericht op bewoners en vooral in de lokale en/of zeer gerichte online getargete media Kritische begeleiding bij mediabriefings Efficiënte en voordelige media-aankopen Ca. 100 lokale campagnes/jaar

22 Opdracht raamcontract Budgetindicatie Perceel 1: 2 à EUR incl. BTW / jaar Perceel 2: 200 à EUR incl. BTW/jaar Looptijd 17/02/ /02/2022, met opzegtermijn van 3 maanden. Scope Groep Stad Antwerpen

23 Procedure

24 Raamcontract Onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking 2 percelen 2 fases: 1. Algemene oproep tot kandidaten Perceel 1: max. 4 kandidaten weerhouden Perceel 2: max. 5 kandidaten weerhouden 2. Indienen van een offerte Competitievergoeding: De geselecteerde kandidaten voor perceel 1 die tijdig een regelmatige offerte indienen en die niet als winnaar worden weerhouden, ontvangen een forfaitaire vergoeding van EUR inclusief BTW. Voor perceel 2 wordt geen competitievergoeding voorzien.

25 Selectiecriteria Fase 1 Perceel 1 - Mediastrategie & lokale, nationale en internationale mediaplanning en aankoop Nr. Beschrijving Gewicht 1 De firma moet aantonen dat ze de laatste 3 jaar, minimum 5 contracten in portefeuille heeft, met een omzet van minimum euro per contract. De firma vermeld per opgegeven referentie de verschillende types van opdracht die in deze referenties vervat zitten. 2 De firma kiest zelf 2 cases die ze de afgelopen 5 jaar heeft gerealiseerd en toont aan dat ze ervaring heeft op vlak van analyse en rapportage (o.a. voor tv, internet, social media,..). De firma toont aan op welke manier deze evaluaties werden voorgesteld aan de klant en welke templates hiervoor gebruikt worden. 3 Uit bovenvermelde contracten maakt de kandidaat een selectie van drie zelf te kiezen cases (niet meer of niet minder) die de inschrijver relevant of "transponeerbaar" acht ten opzichte van deze opdracht. Het moet gaan om opdrachten die afgerond zijn. Er moeten duidelijke resultaten kunnen worden beschreven en het mag niet gaan om bewerkingen van campagnes van buitenlandse filialen of zusterfirma's. Om een beter oordeel te kunnen vormen wordt naast een nationale ook minimaal één internationale case en één case met online en social media gewaardeerd. 4 De firma kiest zelf 2 cases die ze de afgelopen 5 jaar heeft gerealiseerd en toont aan dat ze ervaring heeft op vlak van Media planning voor alle mediatypes (print, affichage, tv, radio, online, social media, out of home,...) en dit voor lokale, nationale en internationale doelgroepen. Bij voorkeur bevat 1 case een luik lokale communicatie in de stad Antwerpen. 5 De firma kiest zelf 2 cases die ze de afgelopen 5 jaar heeft gerealiseerd en toont aan dat ze ervaring heeft op vlak van Media buying voor alle mediatypes (print, affichage, tv, radio, online, social media, out of home,...) en dit voor lokale, nationale en internationale doelgroepen. Bij voorkeur bevat 1 case een luik lokale communicatie in de stad Antwerpen

26 Selectiecriteria Fase 1 Perceel 2 Lokale mediaplanning en -aankoop Nr. Beschrijving Gewicht 1 De firma moet aantonen dat ze de laatste 3 jaar, minimum 5 contracten in portefeuille heeft, met een omzet van minimum euro per contract. De firma vermeld per opgegeven referentie de verschillende types van opdracht die in deze referenties vervat zitten. 2 De firma kiest zelf 2 cases die ze de afgelopen 5 jaar heeft gerealiseerd en toont aan dat ze ervaring heeft op vlak van analyse en rapportage (o.a. voor tv, internet, social media,..). De firma toont aan op welke manier deze evaluaties werden voorgesteld aan de klant en welke templates hiervoor gebruikt worden. 3 De firma kiest zelf 2 cases die ze de afgelopen 5 jaar heeft gerealiseerd en toont aan dat ze ervaring heeft op vlak van Media planning voor lokale mediatypes (print, affichage, tv, radio, online, social media, out of home,...) en dit voor lokale en zeer diverse doelgroepen. Minimaal 1 case is specifiek gericht op de stad Antwerpen en geeft een antwoord op de vraag hoe diverse doelgroepen te bereiken. 4 De firma kiest zelf 2 cases die ze de afgelopen 5 jaar heeft gerealiseerd en toont aan dat ze ervaring heeft op vlak van Media buying voor alle mediatypes (print, affichage, tv, radio, online, social media, out of home,...) en dit voor lokale en zeer diverse doelgroepen. Minimaal 1 case is specifiek gericht op de stad Antwerpen en geeft een antwoord op de vraag hoe diverse doelgroepen te bereiken

27 Indicatieve timing Indienen van de kandidaatstellingsdossiers op 08/06/ u15 via e-tendering Bekendmaking van de geselecteerde kandidaten eind juni 2017; Mondelinge toelichting van de gunningsopdracht aan de geselecteerde bureaus begin juli 2017; Indienen van de offertes door de inschrijvers op 04/09/2017; Mondelinge toelichting van de offertes door de inschrijvers tweede helft september 2017; Eerste jureringsronde & onderhandelingen in oktober 2017; Uiteindelijke gunning van de opdracht aan de opdrachtnemer tweede helft november 2017.

28 Hoofdtitel Q&A in Ant. Reg.

29 Contact: Patrik Van Ostaeyen Stad Antwerpen Gemeenschappelijke Aankoopcentrale Kantooradres: Francis Wellensplein 1 te 2018 Antwerpen gac_diensten@stad.antwerpen.be Tel: