college van burgemeester en schepenen Zitting van 19 augustus 2016

Transcriptie

1 beraadslaging/proces verbaal Kopie college van burgemeester en schepenen Zitting van 19 augustus 2016 Besluit B-punt GOEDGEKEURD Gemeenschappelijke Aankoopcentrale Samenstelling de heer Bart De Wever, burgemeester de heer Koen Kennis, schepen; de heer Philip Heylen, schepen; de heer Ludo Van Campenhout, schepen; de heer Claude Marinower, schepen; de heer Marc Van Peel, schepen; de heer Rob Van de Velde, schepen; mevrouw Nabilla Ait Daoud, schepen; de heer Fons Duchateau, schepen de heer Roel Verhaert, stadssecretaris Iedereen aanwezig, behalve: de heer Bart De Wever, burgemeester; mevrouw Nabilla Ait Daoud, schepen; de heer Fons Duchateau, schepen; de heer Roel Verhaert, stadssecretaris Zijn eveneens aanwezig: mevrouw Trees Quaegebeur, waarnemend stadssecretaris _CBS_07278 GAC/2014/2882. Raamovereenkomst veiligheids- en werkkledij met bijhorende innovatieve dienstverlening - Selectieleidraad - Goedkeuring Motivering Aanleiding en context De Gemeenschappelijke Aankoopcentrale startte in de zomer van 2015 met een voorbereidend onderzoek voor het vernieuwen van de huidige raamovereenkomst werkkledij, die zal vervallen op 30 april Vanuit haar analyse werden volgende doelstellingen voorop gesteld in de voorbereiding van de nieuwe opdracht: afbouw van de huidige verdeling via het magazijn, conform optimalisatie; vergroten van de grip op het gebruik van de kledij (optimalisatie voorraad en onderhoud, enz.); toewerken naar een zo goed mogelijke besteding van de beschikbare middelen, met het oog op het verstrekken van de meest passende kledijonderdelen in functie van de uit te voeren taken. De Gemeenschappelijke Aankoopcentrale presenteerde haar bevindingen aan de verschillende stedelijke bedrijfseenheden, en ging daarbij na op welke manier de diverse behoeftes op het terrein op adequate wijze in de opdracht kunnen worden opgenomen. In samenspraak met alle stedelijke bedrijfseenheden stelt de gemeenschappelijke aankoopcentrale voor om een nieuwe raamovereenkomst voor het leveren van veiligheidsen werkkledij (met innovatieve dienstverlening) af te sluiten. De gemeenschappelijke aankoopcentrale stelt voor om voor het afsluiten van deze overeenkomst onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking GAC/2014/2882 op te starten en de selectieleidraad hiervoor te publiceren. Op een later tijdstip zal het bestek ter goedkeuring aan het college worden voorgelegd. 1 / 5

2 Juridische grond In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten, dient de leverancier van een opdracht voor leveringen overeenkomstig de bepalingen van artikelen 67 en 71, zijn financiële en economische draagkracht en zijn technische bekwaamheid aan te tonen. In toepassing van artikel 2, 4 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal de stad Antwerpen optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze overheidsopdrachten of raamovereenkomsten met betrekking tot werken plaatst die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten. Op grond van artikel 26 2,1, b) van de wet overheidsopdrachten van 15 juni 2006 kan de onderhandelingsprocedure met (Europese) bekendmaking worden toegepast wanneer het gaat om leveringen waarvan de aard of de onzekere omstandigheden verhinderen op voorhand een globale prijs vast te stellen. Regelgeving: bevoegdheid Artikel 57 3, 5 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur. Argumentatie De aanbestedende overheid motiveert de keuze van procedure (onderhandelingsprocedure met bekendmaking) als volgt: De opdracht omvat leveringen en diensten waarvan de aard en onzekere omstandigheden verhinderen om op voorhand een globale prijs vast te stellen. De opdracht bestaat uit de levering van werkkledij voor ca personeelsleden van de groep Antwerpen, en de daarbij horende dienstverlening gaande van opslag, verdeling en reiniging (wasserij) tot onderhoud. Met name met betrekking tot de bij de levering van werkkledij horende dienstverlening en de uit te werken overgangsregeling (overname bestaande kledij), zijn de mogelijkheden dermate divers dat de aanbestedende overheid de uitvoeringsvoorwaarden en technische specificaties van de opdracht niet exhaustief in het bestek kan en wenst vast te leggen. Daarbij heeft de aanbestedende overheid wel een duidelijk beeld van het gewenste resultaat, maar niet van (alle) mogelijkheden (en de prijsconsequenties daarvan) om dit resultaat te bereiken. Bijgevolg dienen de voorwaarden en technische specificaties van de opdracht, na ontvangst, het voorwerp uit te maken van onderhandelingen met de inschrijvers, wat een gunning via een open of beperkte procedure onmogelijk maakt. Ook de concurrentiedialoog is gezien de aanbestedende overheid haar behoefte voldoende precies kan inschatten en er dus geen dialoog noodzakelijk is vóór de opmaak van het bestek niet de aangewezen gunningsprocedure. Deze integrale opdracht voor levering van werkkledij en een volledige bijhorende dienstverlening, wijkt af van de bestaande werkwijze binnen de groep Antwerpen en is ook voor de markt innovatief. De inschrijvers dienen in hun offerte hun zienswijze uiteen te zetten op de juridische, financiële, logistieke en operationele aspecten van de opdracht, o.a. op volgende domeinen: Welke dienstverlening wordt aangeboden? Welke infrastructuur zal ter beschikking worden gesteld (toebedeling van de stukken)? Met welke frequentie zal het onderhoud geschieden (wassen en herstellen)? Op welke manier zal het voorstel op logistiek niveau vorm krijgen (ophalen en leveren van de stukken)? 2 / 5

3 Op welke wijze zal de bestaande kledij van de groep Antwerpen in de nieuw op te starten werkwijze geïntegreerd worden? (sale en lease back, trapsgewijze uitrol van het nieuwe concept, ) Op welke wijze zal de prijs worden bepaald? Welke KPI s dient de opdrachtnemer te behalen? Een voorstel voor een af te sluiten SLA (Service Level Agreement); De opdracht zal ook gepaard gaan met een proefperiode, waarin de aanbestedende overheid moet kunnen bijsturen indien bepaalde doelstellingen niet of onvoldoende worden behaald. De modaliteiten van deze proefperiode moeten worden voorzien in het voorstel van de inschrijvers. Verder moet de opdrachtnemer rekening houden met mogelijke wijzigingen van de gevraagde dienstverlening gedurende de looptijd van de opdracht, dit ten gevolge van operationele veranderingen binnen de groep Antwerpen. Deze wijzigingsmogelijkheden moeten vooraf in de te sluiten overeenkomst (SLA) worden voorzien. De inschrijvers dienen de mogelijkheden tot, en de impact van, deze wijzigingen tijdens de uitvoering uiteen te zetten in hun voorstel. Een wezenlijk onderdeel van de opdracht bestaat in het verstrekken van advies door de opdrachtnemer voor het boeken van belangrijke efficiëntiewinsten en kostenbesparingen. De inschrijvers dienen in hun voorstel aan te tonen waar deze doelstellingen worden gerealiseerd én een mechanisme te voorzien dat het realiseren van deze doelstellingen faciliteert tijdens de uitvoering. Het realiseren van deze doelstellingen kan een sterke impact hebben op de aard en de hoeveelheid van de werkkledij die de aanbestedende overheid nodig heeft. Het uit te werken mechanisme moet de inschrijver belonen voor het boeken van efficiëntiewinsten en kostenbesparingen. Gelet op het voorgaande, wordt van de inschrijvers de nodige creativiteit verwacht om een voorstel in te dienen, met de meest interessante formule, die het beste beantwoordt aan de behoeften van de aanbestedende overheid. Deze formules kunnen erg uiteenlopend zijn. Het is onvermijdbaar dat de voorgestelde formules verder het voorwerp zullen zijn van vragen tot verbetering en/of aanpassing. De onderhandelingen met de inschrijvers moeten toelaten om de opdracht concreet vorm te geven, onder meer op vlak van de omvang van de dienstverlening, de technische specificaties, uitvoeringsvoorwaarden, risicoverdeling, kostprijs, wijze van prijsbepaling, ogenblik van betaling, KPI s, timing en SLA. In de eerste fase van de aankoopprocedure zullen de kandidaten geselecteerd worden op basis van de volgende selectiecriteria: De kandidaat dient over een voldoende financiële draagkracht te beschikken om de opdracht te kunnen uitvoeren. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de financiële- economische draagkracht van de inschrijver te beoordelen aan de hand van de jaarrekening. (die de overheid zelf zal opzoeken). De aanbestedende overheid zal de current-ratio, acid ratio, brutomarge, netto-rendabiliteit van het totaal activa voor belastingen en solvabiliteit berekenen. Om hun technische bekwaamheid aan te tonen dienen de kandidaten bij hun aanvraag tot deelneming minimaal twee referenties inzake vergelijkbare lange termijn opdrachten (minimaal 2 jaar) te documenteren, waarin samengenomen ten minste medewerkers van werk- en veiligheidskledij werden voorzien. Enkel opdrachten die na 1 januari 2012 gesloten of opgeleverd zijn komen als referentie in aanmerking. Zowel het leveren van kledij, het uitvoeren van onderhoud (wassen en herstellen), als het instaan voor de toebedeling, dienen in deze referenties aan bod te komen, doch niet noodzakelijk in dezelfde referentie. Afzonderlijke referenties voor bv. levering, onderhoud en logistiek worden dus ook aanvaard, zolang het totaal van de referenties op alle gevraagde onderdelen ten minste mensen van werk- en veiligheidskledij voorziet. 3 / 5

4 Voor iedere referentie geeft de kandidaat ten minste: Het aantal betrokken personen die van de kledij gebruik ma(a)k(t)en weer, met eventuele aantekeningen omtrent het personeelsverloop; Een korte omschrijving van de inhoud van de opdracht (max. 1 A4); De duur van de opdracht; De gegevens van een contactpersoon bij de opdrachtgever. Verder tonen de kandidaten ook aan dat zij over de nodige ervaring beschikken om vanuit risicoanalyse te adviseren omtrent veiligheidskledij. Financiële gevolgen Ja Algemene financiële opmerkingen De uitgaven voor de verstrekking van kledijonderdelen gebeuren via de budgetten van de verschillende bedrijfseenheden. Op een later tijdstip zullen hiervoor orderbonnen worden opgemaakt. Besluit Artikel 1 Het college keurt selectieleidraad GAC/2014/2882 voor het afsluiten van een raamovereenkomst voor de levering van veiligheids- en werkkledij met bijhorende innovatieve dienstverlening goed en keurt eveneens goed dat: voor deze opdracht een onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt opgestart; de stad voor deze opdracht optreedt als aankoopcentrale voor de groep Antwerpen. Artikel 2 De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt: Omschrijving Bedrag Boekingsadres Bestelbon budgetplaats: diverse budgetpositie: functiegebied: diverse subsidie: SUB_NR Raamovereenkomst met fonds: INTERN werkkledij orderbons begrotingsprogramma: diverse budgetperiode: 1700, 1800, 1900, 2000, 2100, mits goedkeuring van het budget door het college, de gemeenteraad en de hogere overheid. Bijlagen 4 / 5

5 1. Selectieleidraad_werkkledij.pdf 5 / 5