Handleiding Project aanmaken

Transcriptie

1 Handleiding Project aanmaken U vindt in deze handleiding: 1. Project aanmaken Projecten overzicht Nieuw project aanmaken Type procedures Openbare procedure Meervoudig onderhandse procedure Niet openbare procedure Procedure onderdelen Projectgegevens Vooraankondigen Aankondigen Inlichtingen selectieprocedure Selectieprocedure Inlichtingen Gunning Contractering Afronding Uitvraagdocumenten Meer informatie

2 1. Project aanmaken Een nieuw project aanmaken op het Aanbestedingskalender platform (ABK) kan via de donkerblauwe omgeving. Dit is de omgeving waar alle functies met betrekking tot projecten beschikbaar zijn voor aanbestedende diensten en inkopers. Afhankelijk van de permissies van uw gebruikersrol zijn er diverse menu items beschikbaar in de donkerblauwe balk bovenaan het scherm. Van links naar rechts zijn dit: Mijn aanbestedingen; Toont een overzicht van alle actieve projecten en biedt toegang tot het archief. Bevat tevens functies om een nieuw project aan te maken. Mijn berichten; Toont een overzicht van alle berichten die op uw account zijn binnen gekomen. Berichten zijn onderverdeeld in projectberichten tussen gebruikers en systeemberichten. Onder Mijn profiel is desgewenst dit menu item uit te zetten. Mijn profiel; Toont een overzicht van uw gebruikersprofiel inclusief functies om wijzigingen te kunnen doorvoeren. Mijn organisatie; Toont een overzicht van de gegevens van uw organisatie en biedt functies om diverse settings met betrekking tot de organisatie aan te passen. 1.1 Projecten overzicht Via het menu item Mijn aanbestedingen komt u op de pagina met een overzicht van al uw projecten. Dit kunnen projecten zijn die u zelf heeft aangemaakt of waartoe u gemachtigd bent om in te zien of aan mee te werken. Aan de linkerkant van het scherm zijn filteropties beschikbaar waarmee u een subselectie van projecten kunt tonen op basis van status of op basis van de hoofdinhoud (werk, dienst en/of levering). U kunt tevens zoeken op basis van een trefwoord. Aan de rechterkant worden de projecten getoond op basis van uw geselecteerde filters. Standaard worden alle actieve projecten getoond, waarvan de meest recente bovenaan wordt geplaatst. 2

3 Per project worden een aantal relevante gegevens getoond met betrekking tot de huidige status, de aankondigingdatum en uw rol. Met de witte pijl aan de rechterkant van het project kunt u desgewenst nog extra gegevens inzien. U kunt een project bekijken en/of bewerken door op de titel van het project te klikken. Hierna worden de detailpagina s van het betreffende project getoond. 1.2 Nieuw project aanmaken Via de Nieuw project aanmaken knop rechts bovenaan het projecten overzicht kunt u een nieuw project beginnen. Het onderstaande scherm wordt vervolgens getoond. Met dit formulier bepaalt u de basis opzet van een project. De keuzes in het formulier met betrekking tot het type opdracht, bedrag en procedure bepalen de beschikbare opties voor het soort overeenkomst en werkproces. 3

4 De volgende velden zijn beschikbaar: Naam; De interne naam van het project. Dit is de naam van het project zoals getoond in het projecten overzicht. Na het aanmaken van het project wordt deze naam automatisch toegevoegd als publicatienaam. Dit is desgewenst op een later moment (voor publicatie) te wijzigen. Omschrijving; Een omschrijving van het project. Deze wordt getoond op diverse overzichten binnen ABK. Na het aanmaken van het project wordt deze omschrijving automatisch toegevoegd als omschrijving voor de publicatie. Dit is desgewenst op een later moment (voor publicatie) te wijzigen. Sjabloon; ABK ondersteunt de optie om een project op te slaan als sjabloon (zie laatste veld bij aanmaken project). Bij het aanmaken van een volgend project is het voorgaande project beschikbaar in het sjabloon selectie menu. Door gebruik te maken van een sjabloon kan eenvoudig informatie van een ander project worden overgenomen. Een sjabloon bevat alle informatie van het project waarvoor deze is aangemaakt met uitzondering van: o Projectkeuzes; Deze dienen te worden gespecificeerd per project. o Naam van het project o Omschrijving van het project o Eventuele toegevoegde bijlagen o Eventueel aangemaakte projectrollen Soort aanbestedende dienst; Een selectielijst met soorten aanbestedende diensten. Type opdracht; Keuze uit Werken, Leveringen of Diensten. Geraamd bedrag van de opdracht (exclusief BTW); Keuze tussen een bedrag of een optie met betrekking tot de raming. De beschikbare opties zijn: o Raming is hoger dan de Europese drempel ( ,00) o Raming ligt tussen de Organisatie drempel ( ,00) en de Europese drempel ( ,00) o Raming is lager dan de Organisatie drempel ( ,00) Aanbestedingsprocedure; Afhankelijk van de geselecteerde opties bij de voorgaande velden worden bij dit veld de beschikbare procedures getoond. Voorbeelden hiervan zijn Openbare procedure, Niet openbare procedure en Marktconsultatie. Soort overeenkomst; Keuze voor het soort overeenkomst waarop het project betrekking heeft. De beschikbare opties zijn ook hier afhankelijk van de voorgaande keuzes in het formulier. Voorbeelden hiervan zijn Overheidsopdracht en Afsluiting van een raamovereenkomst. Werkproces; De keuze voor het werkproces bepaalt welke inhoudelijke functies en velden beschikbaar zijn voor het project. Nadat een project is aangemaakt kan het type werkproces niet meer worden aangepast. De beschikbare opties zijn afhankelijk van voorgaande keuzes. Het is mogelijk dat er op organisatieniveau specifieke werkprocessen beschikbaar zijn gemaakt. Voorbeelden van werkprocessen zijn Openbaar met vooraankondiging, Niet-openbaar zonder vooraankondiging en Bestuurlijk aanbesteden. Methodiek (optioneel); Optioneel kan een methodiek worden geselecteerd. Afhankelijk van de keuze komen extra functies met betrekking tot de inschrijving en gunning beschikbaar op projectniveau. De beschikbare opties zijn: o Niet van toepassing o Laagste prijs o EMVI Gunnen op Waarde o EMVI Value Based Procurement o EMVI Gewogen Factor Voorlopige publicatie datum; Een voorlopige publicatie datum is noodzakelijk om het project op de juiste manier te kunnen opzetten. De publicatie van het project is een handmatige actie op projectniveau op basis waarvan de daadwerkelijke publicatie datum wordt bepaald. 4

5 Digitaal inschrijven (optioneel); Afhankelijk van de geselecteerde procedure is het mogelijk om digitaal inschrijven te activeren. Geïnteresseerde partijen kunnen vervolgens via het ABK platform inschrijven op het betreffende project. Eventueel is het mogelijk om combinatie inschrijvingen toe te staan. Kunnen gebruiken als sjabloon; Door deze optie te activeren wordt na opslaan het project als sjabloon beschikbaar gesteld (zie ook Sjabloon ). 2. Type procedures Bij het aanmaken van een project kiest u als gebruiker het type procedure (zie ook 1.2 Nieuw project aanmaken). Deze keuze bepaalt de indeling en de beschikbare opties van een project. Hieronder volgt een beknopt overzicht van de beschikbare procedures met de daarbij behorende onderdelen. Zie hoofdstuk 0 voor een nadere toelichting op de specifieke onderdelen. 2.1 Openbare procedure De Openbare procedure bevat de volgende onderdelen: Projectgegevens (1) Vooraankondigen* (2) Aankondigen (3) Gunning (4) Contractering (5) Afronding *Vooraankondiging is alleen beschikbaar voor relevante werkprocessen. Als er een werkproces is geselecteerd zonder vooraankondiging dan verschuiven alle genummerde items één naar boven. 5

6 2.2 Meervoudig onderhandse procedure De Meervoudig onderhandse procedure bevat de volgende onderdelen: Projectgegevens (1) Aanbestedingsprocedure (2) Gunning (3) Contractering (4) Afronding 2.3 Niet openbare procedure De Niet openbare procedure bevat de volgende onderdelen: Projectgegevens (1) Vooraankondigen* (2) Aankondigen (3) Inlichtingen selectieprocedure (4) Selectieprocedure (5) Inlichtingen (6) Gunning (7) Contractering (8) Afronding *Vooraankondiging is alleen beschikbaar voor relevante werkprocessen. Als er een werkproces is geselecteerd zonder vooraankondiging dan verschuiven alle genummerde items één naar boven. 6

7 3. Procedure onderdelen Binnen een project zijn er bepaalde onderdelen en functies beschikbaar afhankelijk van de geselecteerde procedure. Hierna volgt een overzicht van de verschillende onderdelen. Let op: de nummering van de onderdelen kan afwijken afhankelijk van de geselecteerde procedure. Onderstaande screenshots dienen ter illustratie. 3.1 Projectgegevens Onder het Projectgegevens menu item kunnen de basisgegevens met betrekking tot het project worden ingezien en beheerd. De volgende onderdelen zijn hierbij beschikbaar: Basisgegevens; Een overzicht van de basis gegevens van het project. Voor publicatie kan hier de naam en omschrijving van het project worden aangepast. Rolverdeling; Toont een overzicht van de gebruikers van het project. Via dit scherm is het mogelijk om gebruikers toe te voegen aan een project en een rol toe te kennen. Bij meerdere gebruikers is het mogelijk om de gewenste contactpersoon te selecteren. Downloads; Als er bijlagen zijn toegevoegd aan het gepubliceerde project dan toont deze pagina een overzicht van ABK gebruikers die één of meerdere bijlagen hebben gedownload. Het overzicht is desgewenst te downloaden als CSV bestand. Geïnteresseerden; Gebruikers van het ABK platform kunnen aangeven of ze geïnteresseerd zijn in een project. Een overzicht van deze geïnteresseerden wordt op deze pagina getoond. Nota van inlichtingen voor publicatie naar aanbestedingskalender.nl; U heeft de mogelijkheid om een nota van inlichtingen van het project te publiceren. Een overzicht van aangemaakte NVI s zijn inzichtelijk op deze pagina. Daarnaast is er de mogelijkheid om een NVI PDF bestand te genereren op basis van een selectie van project berichten. Tevens is het mogelijk om een eigen aangemaakt bestand te uploaden. Berichten; Berichten over het project gestuurd door geïnteresseerden zijn onder dit item terug te vinden. Deze zijn verdeeld over inkomend, uitgaand en verwijderd folders. Functies om berichten aan te maken, lezen en/of beantwoorden zijn hier beschikbaar. Systeem berichten; Berichten met betrekking tot het project verstuurd vanuit het systeem zijn gegroepeerd onder dit item. Ook hier zijn de berichten verdeeld over inkomend, uitgaand en verwijderd. 7

8 3.2 Vooraankondigen Als u een werkproces met vooraankondiging heeft geselecteerd dan is het item Vooraankondigen beschikbaar op projectniveau. Alle gegevens die hieronder worden ingevuld worden getoond in de gepubliceerde vooraankondiging. Hieronder vallen de volgende onderdelen: Type periodieke indicatieve aankondiging; Instellingen met betrekking tot het type vooraankondiging. Aanbestedende dienst; Gegevens met betrekking tot de aanbestedende dienst. Bevat de volgende items: o Naam en adressen o Gezamenlijke aanbesteding o Communicatie o Soort aanbestedende dienst o Hoofdactiviteit Voorwerp; Inhoudelijk informatie over de aanbesteding met betrekking tot de omvang, CPV en NUTS codes, verdeling in percelen en beschrijving van de opdracht (per perceel, mits van toepassing). Bevat de volgende onderdelen: o Omvang van de aanbesteding o Beschrijving (bij meerdere percelen is er per perceel een beschrijving item beschikbaar) o Bekendmaking van de aankondiging Juridisch, economisch, financiële en technische inlichtingen; Gegevens met betrekking tot de voorwaarden voor het deelnemen aan het project. Bevat de volgende onderdelen: o Voorwaarden voor deelneming o Voorwaarden met betrekking tot de opdracht Procedure; Procedure gerelateerde gegevens worden vastgelegd onder dit onderdeel. Hieronder vallen gegevens m.b.t. een eventuele opstelling van een raamovereenkomst of het gebruik van een elektronische veiling. Bevat de volgende onderdelen: o Beschrijving o Administratieve inlichtingen 8

9 Aanvullende inlichtingen; Eventuele aanvullende inlichtingen met betrekking tot het project kunnen hier worden toegevoegd. Daarnaast dient hier verplicht de instantie voor beroepsprocedures te worden geselecteerd. Bevat de volgende onderdelen: o Inlichtingen over elektronische workflows o Nadere inlichtingen o Beroepsprocedures Bijlagen; Bestanden die van toepassing zijn op het project kunnen via dit scherm worden toegevoegd en beheerd. Tevens zijn er functionaliteiten beschikbaar om de bestanden in een mappenstructuur in te delen. Toegevoegde bijlagen zijn inzichtelijk op de Zoeken omgeving na publicatie van het project. Overzicht; Nadat alle verplichte onderdelen van een vooraankondiging zijn ingevuld wordt op deze pagina een overzicht getoond van de gegevens van de publicatie. Publiceren; De laatste optie is het publiceren van de vooraankondiging. Afhankelijk van de geselecteerde drempelwaarde van de omvang kan een project gepubliceerd worden op Aanbestedingskalender, TenderNed en TED. U heeft de keuze om het project direct te publiceren of een datum in de toekomst te selecteren waarop de vooraankondiging automatisch dient te worden gepubliceerd. 3.3 Aankondigen Het Aankondigen menu item komt grotendeels overeen met Vooraankondingen in termen van schermen en functies. Als u de gegevens voor de vooraankondiging heeft ingevuld dan worden deze nogmaals getoond onder Aankondigen. Het onderdeel Uitvraagdocumenten is extra voor dit onderdeel ten opzichte van Vooraankondigen. U kunt hier documenten toevoegen aan één of meerdere kluizen, afhankelijk van de behoeften voor het project. Voor meer informatie over uitvraagdocumenten zie hoofdstuk 4. 9

10 3.4 Inlichtingen selectieprocedure Onder Inlichtingen selectieprocedure vallen opties om een Nota van inlichtingen toe te voegen en/of aan te maken naar aanleiding van vragen die zijn binnengekomen gedurende de Selectie fase van een niet openbare procedure. De functionaliteiten zijn gelijk aan het Inlichtingen onderdeel (zie 3.6). 3.5 Selectieprocedure Onder Selectieprocedure vallen functionaliteiten om partijen te selecteren die zich hebben aangemeld als gegadigde voor een niet openbare procedure. Deze partijen dienen te voldoen aan de door de aanbestedende dienst gestelde eisen en kunnen deelnemen aan de daadwerkelijke inschrijving. De volgende onderdelen vallen hieronder: Gegadigden selecteren; Toont een overzicht van gegadigden en biedt functionaliteiten om een aantal partijen te selecteren (exacte aantal afhankelijk van werkproces). Sluitingstermijn; Hier bepaalt u de datum van de sluitingstermijn van de daadwerkelijke inschrijving. Uitvraagdocumenten; Afhankelijk van de inhoud van de aanbesteding kunt u hier optioneel één of meerdere uitvraagdocumenten toevoegen. Voor meer informatie over uitvraagdocumenten zie hoofdstuk 4. Bijlagen; Bestanden die van toepassing zijn op het project kunnen via dit scherm worden toegevoegd en beheerd. Deze bijlagen zijn inzichtelijk onder het betreffende project in de omgeving voor inschrijvers. Publiceren; De selectie kan worden gepubliceerd middels deze functie. Gegadigden van het betreffende project worden vervolgens geïnformeerd over de selectie en geselecteerde partijen krijgen hierna toegang tot de relevante resterende onderdelen van het proces. Proces verbaal; Overzicht van eventuele gepubliceerde processen verbaal. U heeft de mogelijkheid om een proces verbaal samen te stellen middels een sjabloon (welke desgewenst wijzigbaar is) of om een bestand te uploaden dat buiten het ABK platform om is opgesteld. 3.6 Inlichtingen Onder Inlichtingen vallen opties om een Nota van inlichtingen toe te voegen en/of aan te maken naar aanleiding van vragen die zijn binnengekomen gedurende specifieke fases van een project. U heeft de optie om een extern bestand te uploaden of om de Nota samen te stellen op basis van berichten die door gegadigden of inschrijvers zijn gesteld via het platform. 10

11 3.7 Gunning Het menu item Gunning bevat relevante onderdelen met betrekking tot de gunningfase van het project. De volgende onderdelen vallen hieronder: Vrijgeven inschrijvingen; Nadat de opgegeven inschrijftermijn is verlopen kunnen op dit scherm de inschrijvingen worden vrijgegeven. U kunt hier de relevante gegevens van de inschrijvingen bekijken en eventuele uitgevraagde documenten downloaden. Er is tevens een bulk download optie aanwezig waarmee alle inschrijvingen als één ZIP bestand kunnen worden opgeslagen. Voorlopige gunning publiceren; Middels dit scherm kunt u de voorlopige gunning publiceren. Het is mogelijk om één of meerdere partijen te selecteren voor de gunning. Optioneel kunt u de inhoud van de standaard afwijs- en/of gunning s aanpassen per partij. Proces verbaal; Overzicht van eventuele gepubliceerde processen verbaal. U heeft de mogelijkheid om een proces verbaal samen te stellen middels een sjabloon (welke desgewenst wijzigbaar is) of om een bestand te uploaden dat buiten het ABK platform om is opgesteld. 3.8 Contractering Nadat de gunning heeft plaatsgevonden is er de mogelijkheid om de Contractering op projectniveau vast te leggen. De volgende onderdelen zijn daartoe beschikbaar: Uitvraagdocumenten; Afhankelijk van de procedure is er de mogelijkheid om gebruik te maken van de zogeheten Kluis 3. Deze is beschikbaar na gunning en kan gebruikt worden om aanvullende of onvolledige documentatie uit te vragen bij de partij(en) waaraan is gegund. Besluit contractering; In dit scherm kan de datum van het besluit tot contractering worden vastgelegd. Sluiten overeenkomst; Eventuele contractdocumenten kunnen onder dit item worden toegevoegd. Het is mogelijk een geldigheidsdatum van het document op te geven en een waarschuwingstijd in dagen. Op basis van deze gegevens kan de contactpersoon van het project worden geïnformeerd over het naderend verlopen van één of meerdere contractdocumenten. 11

12 3.9 Afronding Onder het Afronding item vindt u functionaliteiten om de relevante gegevens met betrekking tot de afronding van het project in te voeren. De gegevens worden standaard overgenomen vanuit de publicatie gegevens van de (voor)aankondiging. Desgewenst zijn deze hier nog aan te passen. Afhankelijk van de geselecteerde drempelwaarde van de omvang kan de afronding gepubliceerd worden op Aanbestedingskalender, TenderNed en TED. 4. Uitvraagdocumenten Voor aanbestedingen met een digitale inschrijving ondersteunt het ABK platform het uitvragen en uploaden van zogenaamde uitvraagdocumenten. Hiervoor wordt gebruikt van zogenaamde kluizen. Aanbestedende diensten kunnen één of meerdere documenten per kluis vragen. Een document heeft een naam en kan een toelichting bevatten. Optioneel kunnen er voorbeeld bestanden of invulsjablonen worden toegevoegd, voor het gemak van de inschrijver. Aanbestedingskalender stelt diverse standaard documenttypes ter beschikking welke eenvoudig zijn toe te voegen aan één of meerdere kluizen. Daarnaast is het mogelijk om op organisatie niveau organisatiespecifieke documenten te specificeren die vervolgens voor elke project beschikbaar zijn. Inschrijvers hebben tevens de mogelijkheid om standaard documenten te specificeren per kluis welke vervolgens eenvoudig voor meerdere projecten kunnen worden gebruikt. Denk hier bijvoorbeeld aan een uitreksel van de KvK. Optioneel kan een geldigheidsdatum worden ingesteld, waarna de inschrijver een bericht ontvangt als de geldigheid op het punt staat te verlopen. 12

13 Afhankelijk van de geselecteerde procedure zijn er diverse kluizen beschikbaar waaraan de documenten kunnen worden toegevoegd. We onderscheiden de volgende vier kluizen: Kluis 0; Bestanden worden ingevoerd door gegadigden van een selectietraject. De bestanden zijn direct na indienen van de inschrijving beschikbaar aan de aanbestedende dienst. Kluis 1; Bestanden worden ingevoerd tijdens de inschrijvingsfase. De bestanden zijn beschikbaar aan de aanbestedende dienst nadat de inschrijftermijn is verlopen. Tot het moment van inschrijven kunnen inschrijvers de geüploade bestanden aanpassen of verwijderen. Kluis 2; Bestanden worden ingevoerd tijdens de inschrijvingsfase. De aanbestedende dienst dient een handmatige actie uit te voeren om deze bestanden in te kunnen zien. De inschrijver waarvan de bestanden worden bekeken wordt hiervan op de hoogte gesteld. Kluis 3; Deze kluis biedt de optie om na de gunning bestanden uit te wisselen tussen de aanbestedende dienst en de gegunde partij(en). 5. Meer informatie Neem gerust contact op met de ABK Helpdesk als u vragen heeft 13