Aanbesteden-omgeving. Release mei 2014 (2.95)

Transcriptie

1 Release mei 2014 (2.95) Aanbesteden-omgeving 1. Uitnodigingsmails voor onderhands aanbesteden beter aan te passen te beheren Binnen Mijn organisatie was de uitnodigingsmail die u bij een onderhandse procedure naar ondernemers kunt sturen al te beheren en aan te passen. Nu is voor de uitnodiging naar gebruikers van ABK en voor de uitnodiging naar niet-geregistreerde gebruikers (met een apart adres) een logischer scherm gebouwd. Hierin ziet u direct een voorbeeld van de tekst. U kunt eerst kiezen welke u wilt aanpassen: In het bovenste scherm kunt u de tekst aanpassen. Nadat u op opslaan heeft geklikt, wordt ook het voorbeeld getoond. Onderaan de pagina kunt u de tekst vervolgens ook weer herstellen naar de standaard tekst.

2 Toegang tot Mijn Organisatie Mogen publiceren Nieuwe projecten aanmaken Zichtbaarheid alle projecten binnen organisatie Geschikt voor Gemachtigde organisaties Geschikt voor gemachtigde organisaties met meerdere afdelingen 2. Instellen rollen & rechten en het gebruik van standaard rollen Het instellen van machtigingen en rollen voor gebruikers in de organisatie bleek soms voor verwarring te zorgen. Dit kwam door het verschil tussen organisatierollen (rollen die functies aan/uit zetten buiten de projecten om) en projectrollen (het wel/niet kunnen aanpassen van velden binnen de projecten). Om dit makkelijker te maken, hebben we aantal standaard rollen gedefinieerd. Deze kunnen nog steeds worden uitgebreid, maar we adviseren u dat met hulp van het ABK-team te doen. De functiegroepen zijn nu opgesteld op basis van levels. Hoe hoger het level, hoe meer mogelijkheden de gebruiker heeft. In onderstaand schema vindt u de functiegroepen met de bijbehorende functies. Functiegroep Organisatierol Projectrollen Auteur, x x Beperkt, x x Gebruiker (standaard) Publiceren en aanmaken van nieuwe en toegewezen projecten reviewer Gebruiker (level 5) Beheren alle projecten (geen toegang tot Mijn organisatie) x x x Auteur x x Gebruiker (level 3) Alleen projecten publiceren x Auteur x x Gebruiker (level 4) Projecten voorbereiden x Auteur x x Gebruiker (level 1) Projecten controleren x Auteur x x Gebruiker (level 2) Beheren alle projecten, niet publiceren x x Auteur x x Beheren (level 1) Beheren organisatie, alleen toegewezen projecten voorbereiden x Auteur x Beheren (level 3) Beheren organisatie, alleen toegewezen projecten mogen publiceren x x Auteur x Beheren (level 2) Beheren organisatie, alle projecten inzien/bewerken x x Auteur x Beheren (level 5) Beheren organisatie, alle projecten mogen publiceren x x x Auteur x Beheerder (standaard) Beheren organisatie, alles doen x x x x Auteur x Beheren (level 4) Beheren organisatie, alle projecten voorbereiden x x x Auteur x Bij de eigen en gemachtigde gebruikers kunnen de functiegroepen nu als volgt worden toegevoegd: 2

3 In Mijn organisatie is een helptekst toegevoegd, waarin de mogelijkheden worden uitgelegd. Deze zijn op de pagina bij de functiegroepen beschikbaar. 3. Bijlagen toevoegen na publicatie nu onder de stap Bijlagen De optie om bijlagen, zoals een Nota van Inlichtingen, te laten vervallen of toe te voegen bevond zich onder de stap Rectificeren. Dit werd als verwarrend ervaren, omdat er geen echte rectificatie wordt verzonden. Nu vindt u deze optie onder de stap Bijlagen. Onder rectificeren staat nu nog de stap Rectificatie waar alle velden weer bewerkt kunnen worden én Aankondiging onvolledige procedure : 3

4 4. Handige bullets bij het aanmaken van een nieuw project Het was niet altijd even duidelijk wat met welke optie werd bedoeld en wat voor effect keuzes bij het aanmaken van een project hadden op het verdere aanbestedingstraject. Met handige informatiebullets wordt nu beter toegelicht wat met welke stap wordt bedoeld. 5. Mogelijkheid tikken te verhogen binnen Aanbesteden Extra-licentie Als u een Aanbesteden Extra-licentie heeft en klikt op Mijn organisatie-licenties, is daar het aantal gebruikte tikken van de aangeschafte tenderbundels te zien. U kunt het aantal tikken verhogen door op het icoontje Opwaarderen te klikken. Na het klikken op Opwaarderen kunt u kiezen uit de door ABK beschikbaar gestelde tenderbundels en kunt u uw factuurgegevens invullen. Na het klikken op Aanschaffen wordt de factuur naar het opgegeven adres verzonden en is uw saldo aangevuld. 4

5 6. Extra informatie in bevestigingsmail na publicatie In de bevestigingsmail is het kopje type publicatie toegevoegd, met de beschrijving van het soort publicatie. 7. Aangescherpte validatie op ingevulde EMVI-criteria Eerder kon een criterium worden ingevuld, zonder waardes bij Gunningscriteria. Dit is nu niet meer mogelijk, u moet altijd iets invullen. 5

6 8. Na inloggen filtering Niet-gepubliceerd direct actief Eerder kwamen na inloggen alle projecten (zowel gepubliceerd, archief als niet-gepubliceerd) in beeld. Nu is direct de filtering op Niet-gepubliceerd actief. Gepubliceerde projecten maakt u zichtbaar door de filtering aan te passen en op Toepassen te klikken. 9. Keuze gunningsmethodiek al bij het aanmaken van een project U heeft keuze uit Gunnen op waarde, Value based procurement, Laagste prijs of Niet van toepassing. Bij de eerste twee komen aparte velden in Projectgegevens naar voren met de EMVI-module. Bij Laagste prijs wordt niet meer gevraagd om gunningscriteria en bij Niet van toepassing komt de normale EMVIfunctionaliteit binnen formulierprojecten naar voren. 10. EMVI value based procurement module te gebruiken in onderhandse procedure Dit is het overzicht als nog geen criterium is toegevoegd. 6

7 U heeft de mogelijkheid een criterium toe te voegen met maximum meerwaarde, doelstelling en wijze van beoordeling. U kunt per criterium ook subcriteria toevoegen. De meerwaarde van deze subcriteria wordt automatisch opgeteld tot het totaal van het criterium. U heeft de mogelijkheid criteria in rangorde omhoog te schuiven via het pijltje omhoog: 7

8 U kunt het beoordelingsbereik invullen: U heeft de mogelijkheid het fictieve inschrijfresultaat alvast te demonstreren met een analysetool. U kunt de behaalde scores weergeven met schuifjes. U kunt de verhouding tussen raming van de prijs, de gehanteerde meerwaarde en de inschrijfsom van de inschrijver in een grafiek weergeven. U heeft na het openen van Kluis 1 de mogelijkheid de inschrijvingen te beoordelen aan de hand van EMVIcriteria en meerwaardes: 8

9 11. EMVI-module Gunnen op Waarde te gebruiken U heeft de mogelijkheid het beoordelingsbereik in te vullen. U kunt criteria en subcriteria toevoegen. 9

10 U kunt extra prestaties toevoegen. U kunt de risicobeheersing toevoegen. U heeft de mogelijkheid kansbenutting toe te voegen. U kunt een analyse maken van criteria en prestaties ten opzichte van de inschrijfprijs. 10

11 13. EMVI value based procurement ook in formulieren resulterend in meerwaardes Als in projectgegevens de EMVI-criteria worden ingevuld op basis van value based procurement, worden deze ook bij de gunningscriteria in het formulier aangevuld. 11