De Jong Edusoft Sneek

SIMULATIE WEBSHOP HANDELSONDERNEMING Sneek

Inhoud INLEIDING...3 STARTEN...4 Training of Simulatie...4 Je naam...4 Het hoofdscherm...5 De checklist...6 Smal...6 Breed...6 Apart venster...6 LES 1 MAGAZIJN...7 Voorraad controleren...8 Interne bestelformulieren maken...9 Controle voorraadkaarten...10 LES 2 INKOPEN...11 Inkooporders maken...11 Ontvangst orderbevestiging...13 LES 3 GOEDEREN ONTVANGST...15 Magazijn binnenkomende vracht en pakbonnen...15 Inkoop pakbonnen verwerken...17 Inkoop ingekomen facturen verwerken...18 LES 4 VERKOPEN...21 Nieuwe verkooporders...21 Orderbevestiging maken...23 Picklijst maken...24 WINKELVERKOOP...26 LES 5 MAGAZIJN: ORDERPICKEN...29 Pakbon...30 Inkoopwaarde...31 Verzending...31 LES 6 VERKOOP: FACTUUR MAKEN...34 LES 7 BOEKHOUDING...37 Document selecteren voor controle op juiste boeking...40 Inkoopfacturen inboeken...41 Foute boeking verbeteren...43 Kostenfactuur inboeken...44 Inkoopwaarde inboeken...45 Controles...47 Verkoopfacturen inboeken...49 Betalingen doen...51 Bankafschriften...53 Controles...56 De balans...56 De grootboekrekeningen...57 BTW-afdracht...57 Les 8 INKOOPOPDRACHT...58 LES 9 WERKRAPPORTEN...59 LES 10 JE EIGEN BEDRIJF/WEBSHOP...61 Nieuw bedrijf beginnen...61 Gegevens naar wens aanpassen...62 Werken in je eigen bedrijfje...65 2

INLEIDING Dit is een simulatie van werkzaamheden die gedaan worden bij een webshop of handelsonderneming. Door praktisch bezig te zijn leer je het werk dat op de afdelingen Magazijn, Inkoop, Verkoop en Boekhouden wordt gedaan. De afdeling Verkoop beheert tevens de (digitale) kassa om in de Winkel gehaalde artikelen af te rekenen. Je kunt op twee manieren werken: alleen of samen in een groepje van vier werknemers. Het alleen werken noemen we training. Je doet in je eigen tempo het werk op alle afdelingen. Hiervoor is dit boekwerkje met uitleg en opdrachten bedoeld. Je kunt het natuurlijk ook gebruiken als naslagwerk. Wees er dus zuinig op. Het samenwerken in een groepje noemen we simulatie. Ieder beheert zijn eigen afdeling en na verloop van tijd wissel je van afdeling, totdat je alle afdelingen hebt gehad. In deze training ga je van drie inkooporders en drie verkooporders alle werkzaamheden doen van bestelling tot en met de betaling. Bij de eerste inkoop- en verkooporder krijg je uitgebreide uitleg en aanwijzingen. De daaropvolgende orders doe je op dezelfde manier als de eerste, maar zonder hulp. Uiteraard mag je altijd even terugbladeren om uitleg terug te zoeken. Goed verwerkte onderdelen krijgen een groen vinkje, foute onderdelen een rood kruisje. Dus als je per ongeluk een fout maakt, dan zie je dat meteen en kun je deze meteen herstellen. O ja nog wat. Zou jij een werknemer in dienst houden die zijn werk maar half of gedeeltelijk doet? Nee toch? Wij niet in ieder geval. Daarom zul je zien dat wij je werk pas gaan waarderen als je méér dan 80 % van de geplande werkzaamheden goed hebt gedaan. Dat kun je zien in de Werkrapportage in menukeuze Overzichten. Jij gaat toch ook voor een tien?! Als je deze training goed doorlopen hebt, dan ben je klaar voor de simulatie waarbij je samenwerkt met anderen. Je kunt daarmee doorgaan tot wel honderden orders. Ook zou je een eigen webshop kunnen inrichten door andere artikelen, leveranciers en klanten in te voeren. Daarvoor wordt je bedrijfsleider in je nieuwe shop die je kunt maken bij Mijn Shops. Je docent kan er zelfs voor zorgen dat je/jullie bedrijf in de simulatiebedrijven wordt opgenomen, waardoor je als groepje in het nieuwe bedrijf kunnen gaan samenwerken. Heel veel plezier én succes met de training en simulatie! 3

STARTEN Training of Simulatie Als je op een PC werkt waarop het programma is geïnstalleerd, dan kom je meteen terecht in de Training. Als je computer is aangesloten op een centrale server, dan wordt je gevraagd een keuze te maken uit 1. Training: alle werkzaamheden alleen doen om te leren. 2. Simulatie: samenwerken met anderen; ieder zijn eigen afdeling. Kies Training. Je naam De eerste keer dat je de simulatie start wordt je inlognaam bij Windows getoond. Als dat niet je naam is, verander dan eenmalig die inlognaam in je eigen naam. Deze zal dan voortaan gebruikt worden. Typ je eigen naam in en klik op de knop Ok. Hierna verschijnt het programmavenster met informatie en tips. Gebruik de knop >> om de volgende tips en info te lezen. Kies Sluiten om het venster Tips en info te verbergen. 4

Het hoofdscherm Het hoofdscherm bestaat uit een aantal verschillende onderdelen. Zie nummering in de afbeelding: 1. menubalk 2. postvakken 3. keuzes om werkzaamheden uit te voeren 4. statusregel met uitgevoerde postacties 5. afdelingen 6. checklist/stappenplan 1 2 6 3 4 5 1. 2. 3. 4. 5. 6. De menubalk bevat allerlei keuzes om programmaonderdelen te kiezen en/of te bekijken. De postvakken bevatten de ingekomen en verzonden poststukken, plus het archief met verwerkte post. Door op het envelopje te klikken haal je de laatste post op (indien aanwezig). Begin altijd met het raadplegen van de post die je moet verwerken. Daarna kies je bij 3 een onderdeel om uit te voeren. Dit zijn de onderdelen om uit te voeren. De hoofdkeuzes staan in witte hoofdletters. De onderdelen die je moet doen staan eronder in zwarte letters en worden afgevinkt als je ze hebt gedaan: v = goed x = fout. Je kunt eventuele fouten direct herstellen! De laatste postafhandeling wordt hier getoond. De afdelingen van het bedrijf. Elk met andere keuzes bij onderdeel 3. De checklist (of stappenplan) waarin je kunt zien wat je op welke afdeling moet doen. De tekst van de onderdelen wordt zichtbaar als je de muisaanwijzer op een vakje plaatst of wanneer je de checklist breder maakt. Meer uitleg staat hieronder. 5

De checklist De checklist aan de rechter zijde in het programmavenster is je kompas. Hierop kun je zien wat je moet doen en wat je gedaan hebt. Alle stappen van een inkoop- of verkooporder staan hier in juiste volgorde vermeld. Een groen vakje betekent goed gedaan; een rood vakje wijst op een fout. Door op het ordernummer te klikken, kun je een ander ordernummer kiezen. Door een muisklik op het ordernummer (I001) krijg je een keuzelijstje met de ordernummers waarvan je de voortgang kunt zien. Smal Hiernaast zie je de checklist van inkooporder I001 als smalle balk met zes groene vakjes. Als je de muisaanwijzer op zo n vakje zet, komt de tekst van het vakje te voorschijn in een geel balkje. Zo kun je zien wat je moet gaan doen. Breed Met het knopje < (linksboven) maak je de checklist zo breed dat je de volledige tekst bij de vakjes kunt lezen. Het kleine nadeel daarvan is dat de checklist dan een deel van je invulformulieren kan afdekken. Met het knopje > maak je de checklist weer smal. Je kunt de breedte van de checklist ook wijzigen door de linkerrand met ingedrukte muisknop te verslepen. Apart venster Als je de beschikking hebt over een breedbeeld scherm en de checklist liever apart ziet buiten het simulatievenster, klik dan op de knop. De checklist wordt dan in een andere vorm als verplaatsbaar venster getoond. Je kunt maar één soort orders in het getoonde venster kiezen, inkooporders óf verkooporders. Als je daartussen wilt wisselen dan moet je dit venster eerst sluiten en een ordernummer van de andere soort kiezen in het smalle venster. 6 INKOOP: Inkooporder maken

LES 1 MAGAZIJN Kies onderin afdeling MAGAZIJN Welkom op de afdeling Magazijn. Onze verkoopvoorraad ligt hier. Er moet vanzelfsprekend wel voldoende voorraad zijn, zodat we ook werkelijk kunnen leveren wat een klant bestelt. Daarom moet je voortdurend controleren of er artikelen onder de vastgestelde minimum voorraad zitten. Je ziet aan de linkerkant VOORRAAD CHECKEN (6) staan. Het getal tussen haakjes geeft aan dat er van zes artikelen niet voldoende voorraad is. Ze zitten namelijk onder het vastgestelde minimum aantal. Het is aan jou als werknemer op afdeling Magazijn om aan afdeling Inkoop door te gegeven welke artikelen besteld moeten worden. Daarvoor heb je de voorraadkaarten nodig waarop de voorraadaantallen staan. LET OP! We hebben artikelen die door verschillende leveranciers worden verkocht. Voor elke leverancier zal een apart bestelformulier gemaakt moeten worden. Je kunt immers geen artikelen bij hen bestellen die ze niet hebben. 7

Voorraad controleren a. Klik op onderdeel VOORRAAD CHECKEN Er verschijnt een venster met de voorraadkaart van art.nr. 10501 (zie afbeelding). Dit is het eerste artikelen van de artikellijst. Achter Intern bestelnr. staat het nieuwe bestelnummer al ingevuld: IB001. Maak het jezelf gemakkelijk. Doe het volgende: b. c. Vink bestelhulp in kleur aan. Vink lege kaarten weglaten aan. (b) Het voorraadaantal van een artikel dat onder het minimum zit wordt nu rood gekleurd. (c) Artikelen uit de lijst die we nog niet in ons assortiment hebben worden nu weggelaten. d. Klik het vakje Art.nr. open door ernaast op v te klikken. Er verschijnt een lijst met artikelnummers. Als je de hele rij getallen verder naar beneden bekijkt door te scrollen of door de pijltjestoets omlaag ingedrukt te houden, dan zul je ontdekken dat er drie soorten artikelnummers zijn, namelijk: 5-cijferige (10524, enz. voor speelgoed), 6 cijferige (200061, enz. voor verzorgingsart.) alfa-numerieke (SB0005 enz. voor audio-video art.). Dit zijn drie artikelgroepen van drie verschillende leveranciers. Je moet er goed om denken dat je de artikelen bij de juiste leverancier besteld. 8

Interne bestelformulieren maken Hier ga je voor elke leverancier een intern bestelformulier maken met artikelen waarvan de huidige voorraad onder de minimum voorraad zit. a. Klik op het eerste artikelnummer (10501), zodat je de voorraadkaart van bovenstaande afbeelding ziet. b. Bij artikelnummer 10501 Duplo basisstenen de luxe zie je dat er 4 stuks op voorraad zijn, terwijl de minimumvoorraad 5 is. Het vakje met de voorraad is ook rood gekleurd als waarschuwing. Omdat je altijd gaat bestellen als de voorraad onder het minimum komt, klik je op de knop Artikel bestellen Het artikel wordt in het onderste vak Intern bestelformulier (IB) geplaatst. c. Gebruik de pijltjestoetsen en (of het scrollwiel van je muis) om snel de voorraadkaarten van de verschillende artikelen te bekijken en controleer hoeveel voorraad er van elk artikel is. Ook artikelnummer 10505 Duplo speelhuis zit onder de minimum voorraad. Gebruik weer de knop Artikel bestellen om dit speelgoedartikel in het vak Intern bestelformulier (IB) te plaatsen. Omdat bij 10506 Duplo trein accessoire set de voorraad (10) niet onder de minimum voorraad zit, is het niet nodig om van artikel bij te bestellen. Dit geldt voor alle Duplo artikelen die volgen. Er staan nu twee regels in het vak Intern bestelformulier (IB) * Als je een verkeerd artikel in het IB hebt gezet, selecteer dan die regel en kies wissen om die regel te verwijderen. d. Kies: Maak intern bestelformulier IB001 wordt nu gemaakt en getoond als pdf-document. e. Kies: IB doorsturen naar Inkoop Er verschijnt een bevestiging en je ziet op de regel onderaan staan: IB001 is doorgestuurd naar afd. Inkoop. f. Als je geen fouten maakte dan zijn de onderwerpen groen afgevinkt. Je bent klaar met dit interne bestelformulier. In de checklist zie je de groene vakjes pas bij het maken van de order. 9

2e interne bestelformulier a. Kies op afdeling MAGAZIJN weer VOORRAAD CHECKEN. b. Zorg ervoor dat þ bestelhulp in kleur en þ lege kaarten weglaten weer aangevinkt zijn. c. Je ziet dat boven in het voorraadvenster achter Intern bestelnr IB-002 staat. Je kunt nu meteen verder om op dezelfde manier als hiervoor een intern bestelformulier te maken van de twee verzorgingsartikelen (5-cijferig art.nr. van BeCare NL) die onder het minimum zitten. d. Maak een afdruk en stuur het interne bestelformulier door naar de afdeling Inkoop. 3e interne bestelformulier a. Maak nog een derde intern bestelformulier (IB-003) van audio-video artikelen (alfa-numerieke art.nrs. van Philips) die onder de minimum voorraad zitten. b. Maak een afdruk en stuur door naar afdeling Inkoop. Controle voorraadkaarten m. Kies ter controle nog eens VOORRAAD CHECKEN. Zoek de voorraadkaart van artikelnummer 2672. In de laatste kolom Besteld moet nu de notitie IB001 staan. Daaraan kun je zien dat je dit artikel al intern hebt besteld. Ook bij de andere artikelen waarvan je een IB hebt gemaakt zul je IB001, IB002 of IB003 zien staan in de kolom Besteld. Dit helpt je te voorkomen dat je dit artikel dubbel intern bestelt. n. Sluit het voorraadvenster. Achter onderdeel VOORRAAD CHECKEN hoort nu (0) te staan. Er zijn voorlopig geen artikelen meer met een voorraadaantal onder het minimum. De interne bestelformulieren zijn naar Inkoop doorgestuurd. Je komt ze hierna op de op de afdeling INKOOP weer tegen bij het maken van inkooporders. 10

LES 2 INKOPEN Inkooporders maken a. Kies onderin afdeling INKOOP De (1) achter POSTVAK IN geeft aan dat er één poststuk in je postvak zit. b. Klik op POSTVAK IN (1) De ingekomen post wordt getoond. Het is IB001 welke je vanuit afdeling Magazijn doorstuurde. c. Klik dubbel op de postregel van IB001, waardoor deze getoond wordt. Je maakt een inkooporder naar aanleiding van dit interne bestelformulier. In de kolom Voorraad staat dat nog slechts 4 op voorraad zijn. Dat geldt voor beide artikelen. Je mag de voorraad aanvullen tot en met de maximum voorraad. Hoeveel dat is kun je vinden in de artikellijst, welke je bovenaan in de menuregel kunt opvragen. d. Kies bij menu: Overzichten Artikelen. De artikellijst verschijnt. Zoek de betreffende artikelen op. Ze staan bovenaan in de lijst. Je hebt het getal in de kolom maximum voorraad nodig. Je mag met het bijbetellen beslist niet boven het maximum aantal uitkomen vanwege de ruimte in het schap in het magazijn. Er is gewoon geen ruimte voor meer! De maximum voor 10501 Duplo basisstenen de luxe is 20; De maximum voor 10505 Duplo speelhuis is ook 20; Voor beide artikelen geldt dat er 4 stuks op voorraad zijn. Er moeten dus 16 bijbesteld worden om op het maximum van 20 uit te komen (4 + 16 = 20). Je weet nu wat je moet bestellen en gaat de inkooporder maken. 11

Er is nog geen order gemaakt, dus begin je een nieuwe order die uiteraard nummer 1 krijgt. Voor de herkenbaarheid wordt het ordernummer samengesteld uit een hoofdletter I(van inkoop) met daarachter een nummer, bestaande uit drie cijfers. Het ordernummer voor inkooporder 1 wordt dan I001. Door drie cijfers te gebruiken kunnen we tot 999 inkooporders maken. Dat is voor deze simulatie ruim voldoende. e. Kies: INKOOPORDERS Het invoervenster van de inkooporders verschijnt. f. Klik op om een nieuwe order te beginnen. Achter deze knop wordt het nieuwe ordernummer getoond en er verschijnen meer vakjes. g. Klik het keuzevakje IB-nummer open en kies IB001. Direct daarna worden de gegevens van IB001 ingevuld. Je hoeft alleen nog maar de bestelaantallen in te vullen. Voor beide artikelen is dat 16, weet je nog? h. Vul het getal 16 in bij beide artikelen in de kolom Aantal. Het totaalbedrag (zonder BTW) wordt ook meteen berekend (678,40). Dat bedrag heb je hierna nog nodig! i. Kies links: Inkooporder maken De inkooporder wordt gemaakt en getoond. In het linker deel wordt het onderdeel Inkooporder maken groen afgevinkt als deze inkooporder in orde is en naar de leverancier verzonden kan worden. j. Kies links: Inkooporder naar leverancier Op de onderste regel van het venster wordt aangegeven dat deze inkooporder naar de leverancier is gemaild. We houden de vorderingen van de inkooporders bij op leverancierskaarten. k. Kies links : Bestelling op leverancierskaart. De leverancierskaart van Duploland verschijnt. Ordernr en datum staan al ingevuld, maar het totaalbedrag nog niet. l. Vul in de kolom Bestelling bij tot.bedr het totaalbedrag van order I001 in. Je vindt dat bedrag rechtsonder op de Inkooporder: 678,40. m. Kies Ok om de leverancierskaart op te slaan en te sluiten. Bestelling op leveranc.kaart wordt afgevinkt. De checklist aan de rechterzijde wordt ook bijgewerkt. 12

Ontvangst orderbevestiging Het envelopje knippert. Er is post. De leverancier heeft meteen een orderbevestiging gestuurd. Daarmee kun je controleren of de bestelling goed is overgekomen. Als het fout is moet je direct bellen of mailen. Als het klopt doe je niets. a. Klik op het envelopje om de nieuwe post op te halen. Achter POSTVAK IN staat nu (1). Er is dus 1 nieuwe e-mail. b. Klik op POSTVAK IN om het postvak zichtbaar te maken. Er staat een e-mail in met orderbevestiging3003 van Duploland. c. Klik dubbel op de regel van Orderbevestiging3003 om deze te openen als pdf-document. Of klik op Lezen bij Postvak In. d. Bij uw kenmerk staat ons inkoopordernummer vermeld: I001. Selecteer I001 bij Inkooporder als deze niet meer geselecteerd staat. e. Kies links: Orderbevestiging op lev.kaart. f. Vul op de leverancierskaart in de kolom Orderbevest het ordernummer 3003 van de leverancier in. g. Kies Ok om op te slaan en de leverancierkaart te sluiten. h. Onderdeel Orderbevestiging op lev.kaart staat nu afgevinkt. In de checklist van I001 aan de rechterzijde zijn de groene vakjes ook bijgewerkt. Als je deze checklist breder maakt, zie je dat alle onderdelen van het blokje INKOOP zijn afgewerkt. Binnenkort zullen de artikelen wel bij het Magazijn binnen komen. 13

2e inkooporder a. Kies op afdeling INKOOP bij Inkoopordernr weer voor een nieuwe order met knop. b. Maak de inkooporder van de verzorgingsartikelen (6-cijferig) voor leverancier Becare BV op dezelfde manier als eerder werd uitgelegd, maar dan aan de hand van IB002. c. Stuur deze inkooporder door naar de leverancier. d. Noteer de bestelling op de leverancierskaart. e. Wacht tot het envelopje gaat knipperen en haal de nieuwe mail op. Het moet een orderbevestiging zijn van BeCare NL. f. Verwerk deze orderbevestiging op de leverancierskaart. 3e inkooporder a. Maak een nieuwe inkooporder van de audio-video artikelen voor leverancier PhilipsWorld aan de hand van IB003. b. Stuur deze inkooporder door naar de leverancier. c. Noteer de bestelling op de leverancierskaart. d. Wacht tot het envelopje gaat knipperen en haal de nieuwe mail op. Het moet een orderbevestiging zijn van PhilipsWorld. e. Verwerk deze orderbevestiging op de leverancierskaart. Nu ben je voorlopig even klaar met deze inkooporders. Het is wachten op de artikelen die bij het Magazijn worden afgeleverd. Pas nadat daar de ontvangst van de bestelde artikelen is verwerkt, komt er een vervolg afdeling Inkoop. Omdat je in deze training alle afdelingen zelf doet, ga je hierna verder op afdeling Magazijn om inkooporders I001 t/m I003 verder af te handelen. 14

LES 3 GOEDEREN ONTVANGST Magazijn binnenkomende vracht en pakbonnen Eerder heb je de voorraad al gecontroleerd én een interne bestelling gedaan. Nu staat er een vrachtwagen bij de buitendeur van het magazijn. De chauffeur meldt zich en laadt dozen uit. De bestelde artikelen zijn er. Je controleert de dozen. Zijn de dozen onbeschadigd? Zo ja, dan teken je voor ontvangst. Je pakt de dozen uit. Er zit een pakbon bij, waarop staat wat er in de dozen zit. Je controleert de inhoud van de dozen met de pakbon. Daarna moeten de artikelen nog naar de juiste stelling/vak in het Magazijn, waar precies genoeg ruimte hoort te zijn voor het vastgestelde maximum aantal. De ontvangen artikelen verwerk je in de administratie, zodat ook de andere afdelingen de nieuwe voorraadaantallen kunnen zien. Omdat je in deze simulatie de dozen niet in werkelijkheid ziet en dus ook geen pakbon, krijg je deze in je postvak. a. Kies afdeling MAGAZIJN. Achter POSTVAK IN én GOEDEREN ONTVANGST staat (0). Op dit moment is het postvak dus leeg. b. Het envelopje staat te knipperen! Klik op het envelopje om de post binnen te halen. Er is inderdaad post binnengekomen, want er staat nu POSTVAK (3) en GOEDEREN ONTVANGST (3) c. Klik op POSTVAK IN en klik daarna dubbel op de bovenste e-mail met pakbon8103 om deze te openen. Bij kenmerk staat ons inkoopordernummer ingevuld: I001. Je hebt dat ordernummer nodig. 15

d. Kies GOEDEREN ONTVANGST Het invoerscherm verschijnt, waarin je de gegevens van de pakbon moet invullen. e. Kies bij Ordernr: I001 De gegevens van deze order worden automatisch ingevuld. f. Vul het pakbon nr in: 8103 g. Vul in de kolom Aantal de ontvangen aantallen die je op de pakbon vindt in. Bij beide artikelen is dat 16. h. Kies: OK, verwerk v Pakbon verwerken wordt groen afgevinkt, tenzij je een fout maakte. Dan komt er een rode x voor te staan en moet je de fout herstellen. i. Kies PB doorsturen naar Inkoop, waarna ook dit onderdeel groen wordt afgevinkt. Ook de checklist is bijgewerkt. 2e pakbon a. Open de e-mail van BeCare NL met pakbon 6106 en zoek bij Uw kenmerk naar ons inkoopordernummer. b. Kies het gevonden Inkoopordernummer (I002) in het bovenste keuzevakje van venster Goederen Ontvangst. c. Vul de gegevens van de pakbon in en verwerk deze. d. Stuur de pakbon door naar afdeling Inkoop. 3e pakbon a. Open de e-mail van PhilipsWorld met pakbon 7109 en zoek bij Uw kenmerk naar ons inkoopordernummer. b. Kies het gevonden Inkoopordernummer in het bovenste keuzevakje van venster Goederen Ontvangst. c. Vul de gegevens van de pakbon in en verwerk deze. d. Stuur de pakbon door naar afdeling Inkoop. Klaar! Je kunt het venster Goederen ontvangst sluiten. Op afdeling Inkoop zullen de pakbonnen verder worden verwerkt, waarna het wachten is op de facturen. 16

Inkoop pakbonnen verwerken a. Kies afdeling INKOOP Er zit e-mail in POSTVAK IN (4). b. Klik op POSTVAK IN en klik daarna dubbel op de e-mail met pakbon 8103 om deze te openen. De pakbon wordt getoond. Bij kenmerk staat ons inkoopordernummer ingevuld: I001. c. Kies INKOOPORDERS Kies in het venster INKOOPORDER ordernr. I001, waarna de gegevens van deze order automatisch worden ingevuld. Aan de linkerkant staan al vier onderdelen afgevinkt. De pakbon is aan de beurt. d. Kies: Pakbon op leverancierskaart. De leverancierskaart verschijnt. e. Vul in het kolom Pakbonnr het pakbonnummer in: 8103. f. Vul in de kolom Nalevering een letter n in. Dit betekent alles is binnengekomen en dat er geen artikelen meer nagezonden worden. g. Kies daarna OK om de gegevens te verwerken. De leverancierskaart verdwijnt en het gekozen onderdeel wordt afgevinkt. Er wordt automatisch een n ingevuld bij Nalevering als je niets invulde. 2e pakbon a. Open de e-mail van BeCareNL met pakbon 6106. b. Zoek bij uw kenmerk naar ons inkoopordernummer. c. Kies het gevonden Inkoopordernummer (I002) in het bovenste keuzevakje van venster Inkooporder. d. Vul de gegevens van de pakbon in op de leverancierskaart van BeCare NL en kies daarna OK. 3e pakbon a. Open de e-mail van PhilipsWorld met pakbon 7106. b. Zoek bij uw kenmerk naar ons inkoopordernummer en kies dit ordernummer. c. Vul de gegevens van de pakbon in op de leverancierskaart van PhilipsWorld. Je bent klaar met de pakbonnen. Nu nog de facturen. 17

Inkoop ingekomen facturen verwerken a. Kies afdeling INKOOP, als deze nog niet actief is. b. Klik op het knipperende envelopje c. Als het postvak nog niet zichtbaar is, kies je POSTVAK IN. d. Klik dubbel op de e-mail van Duploland factuur3003. De factuur wordt getoond.. Op de factuur staan de gekochte artikelen met prijzen en het totaalbedrag. Op zakelijke facturen moet de BTW altijd vermeld worden. Daarom staat er een totaalbedrag Exclusief BTW (totaal goederen) op en een bedrag Inclusief BTW (te betalen). Dit laatste bedrag is het factuurbedrag dat aan de leverancier betaald moet worden. Maar voordat de betaling plaats vindt, moet de factuur worden gecontroleerd. Staan de juiste artikelen en prijzen erop? Zijn eventuele kosten of korting juist? Klopt de berekening van het te betalen factuurbedrag? Jij bent verantwoordelijk voor het controleren van de factuur, want jij geeft aan de afdeling Boekhouding door of deze factuur betaald mag worden of niet! Controleer de factuur aan de hand van de orderbevestiging en pakbon. Je vindt ze beide in het Postarchief van afdeling Inkoop. e. Kies: ARCHIEF. Zoek in de e-mails van DuploLand naar de orderbevestiging met hetzelfde ordernummer als op de factuur staat vermeld: 3003. Klik er dubbel op zodat deze getoond wordt. Bij Uw kenmerk staat ons inkoopordernummer vermeld: I001. Onthoud het! Vergelijk de artikelen en prijzen met die op de factuur. Zoek de in de post naar de pakbon DuploLand, klik er dubbel op en onderzoek of hierop bij Uw kenmerk I001 staat. Zo ja, dan heb je de juiste pakbon gevonden: pakbon 8103. Controleer of de geleverde artikelen overeenkomen met de bestelde artikelen. Als je fouten vindt dan neem je contact op met de leverancier om dit probleem op te lossen. 18

Meestal zal een levering in orde zijn en ga je de factuur registreren. Hierdoor kan men bij afdeling Boekhouding zien dat je akkoord bent gegaan met de factuur. Ze kunnen dan gaan inboeken en betalen. f. Kies onderdeel INKOOPORDERS. g. Kies in het getoonde venster Ordernr I001. De gegevens van deze order verschijnen en de vinkjes van afgewerkte onderdelen zijn zichtbaar. Check of daarboven achter Inkooporders ook inderdaad I001 staat! h. Kies: Factuur op leverancierskaart. Er wordt eerst een mededeling over akkoord gaan getoond. Nadat je op OK hebt gedrukt verschijnt de leverancierskaart waarop ook het pakbonnummer staat. Kijk even welke pakbon bij deze order zat. i. Klik op ARCHIEF en open de bijbehorende pakbon (8103) en controleer de aantallen en artikelen met de factuur. Hopelijk klopt het en hoef je geen contact op te nemen met de leverancier. i. Vul de leverancierskaart op de regel van I001 in met de juiste gegevens van factuur3003. Kies OK als je klaar hiermee bent. Het onderdeel Factuur op leverancierskaart wordt afgevinkt. Mocht er een foutje in zitten, dan komt er een rood kruisje voor te staan en kies je weer hetzelfde onderdeel om te corrigeren. j. Kies Factuur akkoord voor betaling. Hiermee wordt aan afdeling Boekhouding bevestigd dat je akkoord gaat met het betalen van deze factuur. 19

Klaar! Je hebt inkooporder I001 op afdeling Inkoop afgerond. In de checklist (rechterzijde) zie je onderaan nog drie grijze vakjes. Die onderdelen betreffen werk op de afdeling Boekhouding wat je later gaat doen, nadat ook de verkopen zijn verwerkt. 2e factuur a. Bekijk de volgende factuur (1006) in het postvak. b. Open het ordernummer (I002) van deze factuur. c. Kies Factuur op leverancierskaart. d. Controleer de factuur met de pakbon 6106. e. Vul de leverancierskaart in met de factuurgegevens. 3e factuur a. Bekijk de laatste factuur in het postvak. b. Open het ordernummer (I003) van deze factuur. c. Kies Factuur op leverancierskaart. d. Controleer de factuur met de pakbon. e. Vul de leverancierskaart in met de factuurgegevens. Er kan hierna een inkoopopdracht01 in je postvak komen te staan. Doe daar nu NIETS mee. Dat komt later wel! (aan het eind van deze training) De inkopen zijn klaar. Je kunt gaan verkopen in de volgende les. 20

LES 4 VERKOPEN Nieuwe verkooporders Nu er goederen in het magazijn liggen kun je gaan verkopen. Gelukkig komen de eerste bestellingen al binnen. a. Kies afdeling VERKOOP, als die afdeling nog niet actief is. Bij de postvakken staat het envelopje te knipperen. Er is post! b. Klik op POSTVAK IN (3). In het geopende postvak vind je drie bestellingen van klanten. Verwerk de bestellingen op volgorde van het laatste cijfer van het bestelnummer, dus eerst 13001, daarna 03002 enz. c. Klik op de eerste e-mail bestellingklant13001 die afkomstig is van Ster Speelgoed. De bestelling wordt getoond. d. Klik op VERKOOPORDERS. Het invoerscherm voor de verkooporders verschijnt. e. Klik op om een nieuwe verkooporder te beginnen. Vervolgens verschijnen er invoervakjes voor het klantnummer en het bestelnummer. f. Klik bij klantnummer op (zoeken) om de naam van de klant uit de klantenlijst te kunnen selecteren. 21

g. Klik op de regel van 1313 Ster Speelgoed. Kies Selecteer om gegevens van deze klant in je verkooporder te zetten. De datums die automatisch worden ingevuld, kun je wijzigen indien dat nodig mocht zijn. De Besteldatum is de datum die je op de bestelling van de klant vindt. De Orderdatum is de datum waarop je deze order in je systeem invoert. In dit geval zijn beide datums gelijk, maar de orderdatum zou natuurlijk ook één of meer dagen later kunnen zijn. Het afleveradres vul je alleen in als dit afwijkt van het postadres dat erboven staat. In dit geval heeft de klant geen afleveradres vermeld, dus vul je hier niets in. h. De klant bestelt: 3 x Duplo mijn eerste treinset 1 x Duplo speelhuis Vul op de eerste regel van de kolom Aantal in: 3 Klik daarna in het vakje ernaast in kolom Art.nr. Klik vervolgens op (zoeken) in dat vakje om het artikel te selecteren uit de artikellijst. Snel zoeken: Typ een deel van het Artnr of de Artikelnaam in (bijv. treinset). Klik dubbel op de regel van Duplo mijn eerste treinset of gebruik de knop Selecteren. Het artikelnummer en -omschrijving worden in de tabel gezet op de eerste regel. 22

i. Vul op dezelfde manier op de 2e regel in: 1 Duplo speelhuis. De bestelling is ingevoerd en het totaalbedrag ( 118,00 exclusief BTW) wordt onderin meteen weergeven. j. Vul bij Korting in: 0. Er is hier geen sprake van korting. De artikelen worden gratis verzonden. Er worden geen verzendkosten berekend. Orderbevestiging maken a. Kies: OK, maak orderbevestiging. In het linker deel van het venster wordt het onderdeel POrderbevestiging maken afgevinkt. Let op: Intern gebruik je V001 als ordernummer; naar de klanten toe wordt dit 2016001. De letter V is vervangen door het jaartal waarin de simulatie startte, namelijk: 2016. b. Kies Orderbevestiging naar klant om deze naar de klant te mailen. Hiermee weet de klant dat zijn bestelling in behandeling is genomen en kunnen ze de gegevens controleren. Dit onderdeel is nu afgevinkt, tenzij je fouten maakte en dat moet herstellen. De bestelling wordt van Postvak In naar het Archief overgeplaatst. 23

Picklijst maken a. Kies: Orderpicklijst maken. PicklijstV001 wordt gemaakt. Deze picklijst wordt door het Magazijn gebruikt om de artikelen bij elkaar te zoeken voor verzending. b. Kies: Orderpicklijst naar Magazijn. MAGAZIJN: Orderpicken De order is onderweg. De afgewerkte onderdelen zijn afgevinkt; ook in de checklist aan de rechterkant. Er staan nog twee bestellingen in het postvak. Hieronder staat kort hoe je die kunt verwerken. 24

2e verkooporder a. b. c. d. e. f. Open de bestelling van De Vijzel. Kies bij Verkooporder (nieuwe order maken). Kies het klantnummer van De Vijzel. Zoek de artikelnummers bij de artikelen (gebruik snelzoeken!) en selecteer ze. Maak de orderbevestiging en verzend deze naar de klant. Maak de picklijst voor het Magazijn en stuur deze door. 3e verkooporder a. b. c. d. e. f. Open de bestelling van Spaan Audio. Kies bij Verkooporder (nieuwe order maken). Kies het klantnummer van Spaan Audio. Zoek de artikelnummers bij de artikelen en selecteer ze. Maak de orderbevestiging en verzend deze naar de klant. Maak de picklijst voor het Magazijn en stuur deze door. Nadat je de 3e picklijst hebt doorgestuurd, krijg je onderstaande mededeling op je scherm. Wel, dat is duidelijk. Werk aan de winkel! 25

WINKELVERKOOP Als er een klant in de winkel is, moet je die natuurlijk snel gaan helpen. Jijj werkt op de afdeling Verkoop en doet ook de winkel erbij. Aktie! a. Kies afdeling Winkel en open Postvak In. Omdat je in deze simulatie de klant niet werkelijk ziet, krijg je hem/haar als soort cartoon te zien als je poststuk winkelopdr001 opent. Dit poststuk werd al getoond direct na de DingDong. b. Klik dubbel op het poststuk winkelopdr001 om deze te openen. Nu kun je lezen wat de klant wil kopen en hoe hij/zij wil afrekenen. 26

c. Kies de knop : START WINKELKASSA De kassa verschijnt met inlogscherm, bedoeld om ongewenst gebruik tegen te gaan. In deze simulatie is echt inloggen niet nodig. d. Klik op het poppetje in het midden of druk op Enter om in te loggen. Het inlogscherm verdwijnt. Je kunt de artikelen kiezen. De klant wenst: 8 x Oral-B tandpasta White Brilliance 4 10 x Oral-B 1-2-3 Fresh Mint 5x75 ml Daarvoor moet je eerst de juiste artikelgroep kiezen. Dat kun je onderin doen. Nu zie je de artikelgroep Beeld staan. Van de actieve artikelgroep is het woord rood. Oral-B is tandpasta en zit in de groep Verzorging. e. Klik op Verzorging. d. Klik 8 x rustig op artikel Oral-B tandpasta White Brilliance 4. De kassabon rechts wordt ingevuld. Klik 10 x rustig op artikel Oral-B 1-2-3 Fresh Mint 5x75 ml. De kassabon wordt aangevuld. 27

Controleer voor de zekerheid nog even of de juiste artikelen en aantallen op de kassabon staan. De klant moet 242,00 afrekenen en betaalt met de pinpas van het bedrijf. e. Klik op de knop PIN. De kassa geeft het wisselgeld aan. Dat is er bij pin-betaling niet. f. Kies Akkoord om door te gaan. De kassa toont dat de klant zijn pas gebruikt en dat de betaling is gelukt. De kassabon wordt afgedrukt. Je geeft de bon en de artikelen mee, bedankt de klant en wenst hem/haar een prettige dag. De klant neemt de spullen mee naar de auto en vertrekt. Je eerste winkelverkoop is klaar. g. Sluit het kassavenster. Negeer de opmerking over het niet-verwerken van deze kassaverkoop. Vervolg de eerdere verkooporders Zet de muis op het eerste grijze vakje in de checklist van een verkooporder om te zien wat je nu moet gaan doen. Het volgende onderdeel van de verkopen is: MAGAZIJN ORDERPICKEN. Daarbij ga je in het Magazijn aan de slag met het verzamelen, inpakken en verzenden van de bestellingen. 28

LES 5 MAGAZIJN: ORDERPICKEN Orderpicken is het bij elkaar zoeken van bestelde artikelen voor een klant. Er zijn magazijnen waarbij dat geautomatiseerd is. Hier leer je hoe dat handmatig gaat en hoe je de verzending regelt. Bij Postvak In van het Magazijn staat het envelopje te knipperen. Er is post! a. Klik op het envelopje. Er zijn 3 nieuwe e-mails, want achter POST IN staat (3). b. Klik op POST IN om het postvak te openen. c. Selecteer de bovenste picklijstv001 en klik er dubbel op (of kies Lezen). Dit is m: d. Kies in het linker deel ORDERPICKEN om het Orderpick-venster te openen. e. Kies uit de lijst achter Ordernr: V001. De gegevens van deze order worden automatisch ingevuld, behalve de kolom Aantal. Jij vult daar in hoeveel artikelen je uit het magazijn hebt gehaald om te verzenden. Meestal is dat ook het aantal dat besteld is. Zie rode cirkel in de Picklijst hierboven. f. Vul bij art.nr. 10507 in: 3. g. Vul bij art.nr. 10505 in: 1. h. Klik op OK, maak pakbon. 29

Er komt een mededeling op het scherm dat je de artikelen hebt klaargezet. Onderin het venster Orderpicken worden in het oranje vak gegevens ten behoeve van het verzending vermeld. Je hebt ze nodig bij het aanmelden van het postpakket bij PostNL. Pakbon De pakbon is ook gemaakt. Een afdruk ervan gaat mee in het postpakket. In het linker deel is Pakbon maken afgevinkt. 30

Inkoopwaarde i. Kies Bon inkoopwaarde maken. j. Kies: IW-bon naar boekhouding om deze door te sturen naar afdeling Boekhouding. Zij gebruiken deze voor de winstberekening. Drie onderdelen van het Orderpicken zijn nu gedaan en afgevinkt. Alleen het Vervoer regelen moet gebeuren. Verzending k. Kies: Vervoer regelen. Je komt nu in een venster dat lijkt op het zakelijke deel van de PostNL-website, waar je met het bedrijfsaccount inlogt om pakketten aan te melden. Uit voorzorg is het wachtwoord niet leesbaar. l. Kies: Inloggen. Onze bedrijfsgegevens worden geplaatst. In het rechtergedeelte kun je de pakketgegevens invullen. m. Klik op het selectierondje bij Nee, want het pakket past niet door de brievenbus. n. Selecteer bij bestemming: binnenland. o. Kies bij gewicht: 0-10 kg., want het pakket is minder dan 10 kg zwaar. p. Bij Bestemming/Geadresseerde kies bij naam uit de keuzelijst: Ster Speelgoed. De velden eronder worden daarna automatisch ingevuld. 31

q. Kies: Print verzendlabel als je klaar bent met invullen. Op het verzendlabel dat je ziet verschijnen staat een opvallende streepjescode die nodig is voor het geautomatiseerd sorteren van de postpakketten bij PostNL. In deze simulatie heeft het geen zin, maar het onderstaande is toch nuttig om te weten: Doe de pakbon in de doos. Het verzendlabel druk je af. Plak het verzendlabel op het pakket dat je gaat versturen. Zet de doos bij de andere dozen op de vaste plek in het Magazijn waar PostNL ze kan vinden. PostNL haalt de aangemelde pakketten aan het einde van de dag bij ons op ter verzending. Eens per maand krijgen we een factuur van PostNL. Alle onderdelen van het Orderpicken zijn inmiddels aangevinkt, mits je geen fouten maakte. Ook in de Checklist aan de rechterzijde zijn de vakjes groen van de onderdelen die afgewerkt zijn. Er wordt een kopie van picklijstv001 naar afdeling Verkoop verzonden. 32

2e picklijst a. b. c. d. e. g. Selecteer poststuk PicklijstV002. Kies ORDERPICKEN en kies ordernummer V002. Vul de aantallen in van de bestelde artikelen die je uit het Magazijn haalt. Maak de pakbon. Maak de bon met de inkoopwaarde en stuur deze door naar de afdeling Boekhouding. Regel bij PostNL het vervoer naar De Vijzel. 3e picklijst a. b. c. d. e. g. Selecteer poststuk PicklijstV003. Kies ORDERPICKEN en kies ordernummer V003. Vul de aantallen in van de bestelde artikelen die je uit het Magazijn haalt. Maak de pakbon. Maak de bon met de inkoopwaarde en stuur deze door naar de afdeling Boekhouding. Regel het vervoer. Achter VOORRAAD CHECKEN staat inmiddels een (2). Er zijn dus alweer artikelen die onder de minimum voorraad zitten door de verkopen. Daar ga je nu even niet mee bezig. In de checklist zijn nog veel grijze vakjes. De eerstvolgende is: VERKOOP factuur maken. VERKOOP Factuur maken 33

LES 6 VERKOOP: FACTUUR MAKEN Voor het maken van de factuur heb je de Picklijst van een order nodig. Daarop staan namelijk de afgeleverde artikelen en prijzen vermeld. Ook vind je op de picklijst of er sprake is van korting, administratiekosten en/of verzendkosten. Het BTW-percentage wordt tijdens het opmaken overgenomen uit de artikellijst en algemene instellingen. a. Kies afdeling VERKOOP als deze nog niet actief is. b. Kies postvak VERZONDEN om de picklijsten die je eerder maakte en naar de afdeling magazijn doorstuurde terug te kunnen vinden. c. Open picklijstv001 door te deze te selecteren en erop te dubbelklikken (of Lezen kiezen). Het betreft een verkoop aan klant nummer 1313 (Ster Speelgoed). De laatste kolom Geleverd is nu aangevuld met het aantal artikelen dat de magazijnmedewerker naar de klant heeft verzonden. d. Kies VERKOOPORDERS en dan verkoopordernummer V001, waarvan de gegevens getoond worden. In het linker deel van het hoofdvenster staat Order verzonden door Mag. afgevinkt. De factuur kan nu gemaakt worden. e. Kies: Factuur maken. In het invulformulier van de factuur staat het factnr 2016001 en de datum van vandaag al ingevuld. Let op! Het factuurnr wordt: 2016001. (jaar+ordernr.) f. Typ het klantnr in: 1313 (of kies het uit de lijst). De klantgegevens worden automatisch geplaatst. 34

g. Typ het bestelnummer in achter Uw kenmerk/opdrachtgever: 13001 h. Vul op de eerste artikelregel in. In kolom Aantal: 3 In kolom art.nr.: 10507. Of kies uit de artikellijst als je op het zoekknopje erachter klikt. De rest van de regel wordt automatisch ingevuld. i. Vul op dezelfde manier de 2e regel in voor Duplo speelhuis. j. Controleer of de overige automatisch ingevulde gegevens overeenkomen met die op de picklijst. Kloppen de bedragen ook? Korting eraf; kosten erbij; btw erbij. Het factuurbedrag (eindbedrag) moet zijn: 142,78. k. Kies: Afdrukken, Opslaan. Het factuurvenster sluit zich en de factuur wordt als pdf-document getoond. l. Kies: Factuur verzenden naar klant. Zo! De klant krijgt nu te zien wat er betaald moet worden voor deze aankoop. m. Kies: Kopie factuur naar boekh. Afdeling boekhouding heeft deze factuur nodig om in de boekhouding te verwerken en op betaling te kunnen controleren. BOEKHOUDING: Inkoopwaarde inboeken n. De onderdelen van VERKOOPORDERS zijn allemaal afgevinkt. In de checklist aan de rechterzijde zijn er weer meer vakjes groen. Als je de muisaanwijzer op de grijze vakjes zet, dan zie je dat er nog het één en ander op de afdeling Boekhouding moet worden gedaan, waaronder Inkoopwaarde inboeken en factuur inboeken. 35

2e factuur a. b. c. d. e. f. g. h. Open in VERZONDEN: picklijstv002. Kies bij VERKOOPORDERS: Ordernr. V002. Kies: Factuur maken en neem de gegevens van picklijstv002 over. Controleer de bedragen van de factuur met die op de picklijst. Druk factuur af. Kies: Verzenden naar klant. Kies: Kopie factuur naar Boekh. Controleer of de onderdelen zijn afgevinkt in het linker deel, maar ook op de Checklist aan de rechterzijde. 3e factuur a. b. c. d. e. f. g. h. Open in VERZONDEN: picklijstv003. Kies bij VERKOOPORDERS: Ordernr. V003. Kies: Factuur maken en neem de gegevens van picklijstv003over. Controleer de bedragen van de factuur met die op de picklijst. Druk factuur af. Kies: Verzenden naar klant. Kies: Kopie factuur naar Boekh. Controleer of de onderdelen zijn afgevinkt in het linker deel, maar ook op de Checklist aan de rechterzijde. 36

LES 7 BOEKHOUDING De boekhouding is een erg belangrijk onderdeel van een bedrijf. Hier wordt alles wat met de geldstroom binnen het bedrijf te maken heeft bijgehouden. Daardoor kun je in de boekhouding ook heel mooi zien hoeveel je hebt omgezet, hoeveel kosten je maakte en hoeveel je hebt verdient of verloren. En dat is nu net wat een ondernemer graag wil weten. Als je nog nooit boekhouden hebt geleerd of je bent veel vergeten, dan hoeft dat geen probleem te zijn. In deze trainingsopdrachten staat bij elke nieuwe soort boeking hoe je het moet aanpakken. Om voorbeelden van de boekingen te zien, kies je Boekhoudhulp (pdf) in het menuonderdeel Overzichten. Hierin staat van elke soort boeking een voorbeeld. a. Kies afdeling BOEKHOUDEN. b. Open POSTVAK IN. Er zijn 10 poststukken die ingeboekt moeten worden. c. Selecteer het eerste poststuk factuur3003 door te dubbelklikken met je muisknop. De factuur verschijnt daardoor als pdf-document. Bovendien weet het programma nu welk document tijdens het inboeken gecontroleerd moet worden op juist inboeken. Op de statusregel (linksonder boven het woord Magazijn) wordt aangegeven of een boeking goed of fout is ingevoerd. Handig toch? c. Kies BOEKHOUDING DOEN. Omdat de boekhouding nog niet eerder gestart is, moet je eerst de beginbalans invoeren. Tegelijkertijd wordt een pdf-document getoond met instructies en gegevens van de beginbalans. 37

d. Kies OK. Een eventuele melding over het starten van de Winkelkassa gewoon even onthouden! Afbeelding: opdracht beginbalans invoeren Het boekhoudprogramma 38

Het boekhoudprogramma start als apart programma. Daardoor heb je nu 3 vensters voor je staan, namelijk: Simulatie (S), Boekhouden ( ) en de PDF-reader. Je kunt wisselen tussen de verschillende programma s door op de betreffende icoontjes in de Windows taakbalk (onderaan) te klikken. Dat is plezierig als je een klein scherm hebt. Bij een breedbeeldscherm schuif je de vensters zodanig dat je van alle vensters genoeg kunt zien. e. Kies in het boekhoudprogramma: menuoptie NIEUW BOEKJAAR BEGINBALANS INVOEREN. Omdat je een nieuwe boekhouding begint kun je nog kiezen welk grootboekschema je wilt gaan gebruiken. In deze trainingsopdrachten wordt uitgegaan van rekeningnummers die 3-cijfers groot zijn! Daarvoor hoef je niets te veranderen. In Nederland mag een bedrijf zelf de grootte van de nummers in het rekeningschema kiezen: 3-cijfers, 4-cijfers of meer. Alleen het eerste cijfer moet overeenkomen met vastgestelde rubrieken voor een rekeningschema. De overige cijfers kunnen afwijken! Kijk daarom vooral naar de omschrijving van de grootboeknaam mocht het rekeningschema in de boekhouding anders zijn dan de voorbeelden. Je kunt gerust de 4-cijferige vorm kunnen kiezen als je die gewend bent. In dat geval moet je nog niet de beginbalans invoeren, maar eerst een ander rekeningschema kiezen. Dat doe d.m.v. menukeuze NIEUW BOEKJAAR > NIEUW REKENINGSCHEMA. Pas daarna ga je de beginbalans invoeren. f. Kies Ok om de mededeling te laten verdwijnen en verder te gaan met het invoeren van de beginbalans. Afb.: Beginbalans - lege tabel 39

g. Neem de bedragen uit het pdf-document over in de tabel. De Debet- en Credit-kolommen worden automatisch opgeteld. Een eenvoudige regel bij het boekhouden is dat de totalen van de Debet- en Credit-kolom altijd gelijk moeten zijn. De knop Opslaan zal vrijgegeven worden als dat zo is! Je moet zelf het Eigen Vermogen uitrekenen door totalen van Debet en Credit van elkaar af te trekken. 621.814,40 398.000,00 = 223.814,40. h. Vul bij Eigen Vermogen in: 223814,40. Nu moeten de totalen gelijk worden en de knop Opslaan beschikbaar worden, tenzij je fouten maakte. Verbeter eventuele fouten om verder te kunnen gaan. h. Kies Opslaan om de beginbalans te bewaren. Het venster sluit zich daarna. Document selecteren voor controle op juiste boeking Zorg ervoor dat Postvak In geopend is en op de regel factuur3003 geselecteerd is en dat je deze als pdf kunt lezen (dubbelklik erop). Mocht je dat vergeten hebben, dan krijg je onderstaande vraag op je scherm: Waarom kun je het boekhoudprogramma dan beter nog niet openen? Omdat het simulatieprogramma en boekhoudprogramma met elkaar in contact staan en altijd het geselecteerde document wordt gecontroleerd op juist inboeken!! Als Postvak In niet geopend is, heb je niet in de hand welk document wordt gecontroleerd tijdens het inboeken. Kies dus de knop Niet openen bij deze vraag als inderdaad nog geen document hebt geselecteerd. Als je alleen maar even iets wilt bekijken in de boekhouding, dan kun je gerust Ja, openen kiezen. 40

Inkoopfacturen inboeken a. Kies in het boekhoudprogramma de grote knop Invoeren nieuwe boeking. Boekingsstempel-methode Dagboeken-methode Je kunt in dit boekhoudprogramma op 2 manieren een boeking invoeren, namelijk 1. Direct de rekeningnummers kiezen en bedragen invoeren in het boekingsformulier. 2. Via de dagboeken: Gevraagde gegevens invoeren en daarvan een boeking laten samenstellen. Manier 1 (direct invoeren) kun je gebruiken als er op het financiële document een boekingsstempel ingevuld staat. Je kunt deze manier ook kiezen als je al veel van boekhouden weet, omdat je hierbij zelf de juiste grootboekrekeningen zult moeten kiezen. Manier 2 (via dagboeken) is voor beginners gemakkelijker. Je moet daarbij wel het juiste dagboek kiezen! Kasboek voor kasbewijzen/kassabonnen, Bankboek voor bankafschriften, Inkoopboek voor inkoop- en kostenfacturen, Verkoopboek voor verkoopfacturen. Diverse posten gebruik je voor de overige boekingsstukken, zoals Inkoopwaardebonnen, afschrijvingen, enz. Kies de knop naar Dagboekstijl om dagboeken (manier 2) te kiezen. Sluit het dagboekvenster (kruisje rechtsboven) om terug te keren naar manier 1 boekingsstempel. Omdat er in deze simulatie geen boekingsstempels op de documenten staan, kiezen wij voor de dagboekmethode. b. Kies de knop naar Dagboekstijl om de dagboeken-invoer te openen. c. Kies Inkoopboek, omdat je een inkoopfactuur gaat inboeken. 41

d. Het eerste boekingsstuknummer wordt automatisch ingevuld: IF001. De letters IF zijn afkomstig van het woord InkoopFactuur. De datum van vandaag staat meteen al ingevuld. e. Bij Omschrijving vul je alleen iets in als je vindt dat er een geheugensteuntje nodig is. Je mag het leeg laten. f. Bij Bedrag (incl.btw) vul je het factuurbedrag (te betalen bedrag) in: 820,86. g. Selecteer Factuur Bij tegenrekening wordt Voorraad goederen ingevuld, omdat dat meestal het geval is bij inkoopfacturen. Er worden ook enkele invulvelden toegevoegd op het formuliertje. h. Kies bij BTW uit het keuzevak hoog. Er staat 21% BTW op de factuur, dat is het hoge tarief. i. Bij Tegenrekening staat Voorraad goederen. Dat is juist omdat het hier handelsgoederen betreft. j. Bij Crediteur selecteer je uit het keuzelijstje de naam van de leverancier die op de factuur in het briefhoofd staat. Dat is Duploland BV. k. Bij factuurnummer vul je in: 3003. Alle noodzakelijke gegevens zijn nu ingevuld. l. Kies boeking toevoegen om de gegevens om te zetten in een boeking in het boekingsformulier eronder. Controleer de bedragen met factuur. m. Kies OK om deze boeking in de boekhouding te verwerken. Je kunt deze boeking achteraf nog controleren en/of wijzigen. Even later staat er onder op de statusregel in het Simulatie-venster: Factuur3003 is correct geboekt, tenzij je een fout hebt gemaakt. Dan staat er...niet correct en moet je gaan verbeteren. Het dagboek- en boekingsformulier aan de rechterzijde zijn verdwenen. Je kunt nieuwe boekingen invoeren of een eerdere controleren of verbeteren als blijkt dat de boeking onjuist was. n. In het simulatievenster aan de rechterzijde moet nu in de checklist het onderdeel Boekhouden factuur inboeken voorzien zijn van een groen vakje bij de inkooporder I001. Zo niet, dan verbeteren. 42

Foute boeking verbeteren Kies de knop CONTROLE/WIJZIGEN als een boeking wilt controleren of verbeteren. Selecteer het betreffende boekingsnummer uit het lijstje bij boekingsstuk nr. Je kunt daarna verbeteringen aanbrengen in het boekingsformulier. Als je m liever opnieuw maakt: Kies dan INVOEREN NIEUWE BOEKING en vul in het dagboek Inkoop bij boekingsstuk nr het eerdere boeknr in. POSTSTUK BLIJFT IN POSTVAK Nadat een factuur is ingeboekt blijft deze aanwezig in het Postvak met ingekomen post, omdat je die factuur later ook nog eens nodig hebt als er betaald moet worden. De lichtere kleur van de tekst geeft aan dat hij al ingeboekt is. Pas ná de betaling wordt de factuur naar het Archief verplaatst. 2e inkoopfactuur inboeken a. b. c. d. e. f. g. h. i. Ga in het simulatievenster naar Postvak IN en selecteer factuur1006 van Becare. Kies in het boekhoudvenster de grote knop Invoeren nieuwe boeking. Kies bij Dagboeken: Inkoop Voer de gegevens van factuur1006 in. (zie eerdere uitleg hierboven) Kies Boeking toevoegen als je klaar bent met invoeren. Controleer de boeking in het boekingsformulier onder de dagboekinvoer. Kies OK als je akkoord gaat met de boeking en deze in de boekhouding wilt verwerken. Kijk op de onderste statusregel in het Simulatievenster of de boeking juist is. Als de boeking NIET JUIST is: Kies CONTROLE/WIJZIGEN om in de boekingsformulier wijzigingen aan te brengen. of: Kies INVOEREN (hetzelfde boekingsnummer) om de gegevens opnieuw in te voeren in het dagboek Inkoop. 3e inkoopfactuur inboeken a. b. c. d. e. f. g. h. i. Ga in het simulatievenster naar Postvak IN en selecteer factuur2009 van PhilipsWorld. Kies in het boekhoudvenster de grote knop Invoeren nieuwe boeking. Kies bij Dagboeken: Inkoop Voer de gegevens van factuur2009 in. Kies Boeking toevoegen als je klaar bent met invoeren. Controleer de boeking in het boekingsformulier onder de dagboekinvoer. Kies OK als je akkoord gaat met de boeking en deze in de boekhouding wilt verwerken. Kijk op de onderste statusregel in het Simulatievenster of de boeking juist is. Als de boeking NIET JUIST is: Kies CONTROLE/WIJZIGEN om in de boekingsformulier wijzigingen aan te brengen. of: Kies INVOEREN (hetzelfde boekingsnr) om de gegevens opnieuw in te voeren bij dagboek Inkoop. In het simulatievenster moet nu in de checklist aan de rechterzijde bij de inkooporders I001, I002 en I003 het onderdeel Boekhouden Factuur inboeken voorzien zijn van een groen vakje. Kies bovenin de keuzelijst open en kies het gewenste ordernummer! Is het vakje nog grijs? Dan is de juiste factuur wellicht niet geselecteerd geweest toen je ging inboeken. Is het vakje rood? Dan is de boeking toch niet juist! Controleer en verbeter! 43

Kostenfactuur inboeken De 4e factuur die je in het Postvak In vindt is die van de Kamer van Koophandel (KvK): K001. Dit is een kostenfactuur die overigens wel als inkoop wordt ingevoerd, omdat je het kunt beschouwen als inkopen van diensten of middelen. Voorbeelden daarvan zijn: Electra, gas, lidmaatschap, verzendkosten, advertenties, glazenwasser, enz. Wat je niet moet vergeten is dat je een het vakje þ Kostenfactuur aanklikt en daarmee een vinkje zet. Hierdoor verandert de Tegenrekening in Bedrijfskosten. Kies hier eventueel een beter passende kostenpost, zoals bijvoorbeeld Autokosten, Huisvestingskosten. Let op: Sommige diensten zijn vrijgesteld van BTW, zoals postzegels en Kamer van Koophandel. a. h. i. j. Ga in het simulatievenster naar Postvak IN en selecteer factuurk001 van de KvK. De factuur wordt als pdf-document getoond, zodat je weet wat je moet invoeren. Kies in het boekhoudvenster de grote knop INVOEREN NIEUWE BOEKING. Kies bij Dagboeken: Inkoop Vul bij Omschrijving in: Inschrijving. Hiermee schep je duidelijkheid over de soort kosten. Vul bij bedrag in: 50,00. Selecteer Factuur. Selecteer þ Kostenfactuur. De Tegenrekening verandert in Bedrijfskosten. Selecteer bij BTWsoort: geen BTW. Er wordt immers geen BTW vermeld op de factuur. Kies bij Crediteur: 1404-Kamer van Koophandel. Vul bij Factuur nr in: K001. k. l. Kies Boeking toevoegen als je klaar bent met invoeren. Controleer de boeking in het boekingsformulier. b. c. d. e. f. g. m. Kies OK als je akkoord gaat met de boeking en deze in de boekhouding wilt verwerken. n. Kijk op de onderste statusregel in het Simulatievenster of de boeking juist is. Als de boeking NIET JUIST is, kies dan CONTROLE/WIJZIGEN en verbeter de fout(en). 44

Inkoopwaarde inboeken De inkoopwaarde boeken we in om de winst te kunnen berekenen. Als je de verkoopprijs en inkoopprijs van elkaar aftrekt dan blijft namelijk de winst over. Door de inkoopwaarde meteen in te boeken, kun je op elk moment de winst aflezen in de eindbalans. In deze simulatie boeken we bij elke verkoop meteen de inkoopwaarde. Er zijn bedrijven die de inkoopwaarde niet meteen inboeken. Zij berekenen de inkoopwaarde pas na het inventariseren aan het einde van een periode/jaar op de volgende manier: Alle inkopen = 108.000,00 Beginvoorraad (beginbalans) = 2.000,00 + Eindvoorraad (na inventarisatie) = 3.000,00 Inkoopwaarde = 107.000,00 De boeking van de Inkoopwaarde ziet er zo uit: Grootboeknaam Inkoopwaarde Debet Credit 107.000,00 Voorraad 107.000,00 Het betreft de inkoopwaarde van een verkoop waarbij er artikelen uit de voorraad naar de klant gaan. Daarom wordt er bij grootboekrekening Voorraad het bedrag (excl.btw) aan de Credit-zijde geboekt. Hetzelfde bedrag wordt op grootboekrekening Inkoopwaarde aan de Debet-zijde geboekt. Inboeken: a. Kies afdeling Boekhouding indien deze nog niet actief is. b. Open Postvak In en selecteer de mail die afkomstig is van het magazijn: inkoopwaardev001. Dubbelklik erop met de muisknop of kies Lezen. De factuur wordt vervolgens als pdf getoond. 45

c. d. e. f. Kies Boekhouding doen. Kies INVOEREN NIEUWE BOEKING. Kies naar Dagboekstijl. Kies Diverse Posten. Denk er om dat je Diverse Posten kiest en niet per ongeluk Inkoop!! Het inkoopboek is voor facturen; het diverse posten boek is voor alle boekingen die niet bij Kas, Bank, Inkoop, Verkoop geboekt kunnen worden. g. Voer bij Bedrag in: 94,40. h. Selecteer Debet. i. Klik bij Grootboekrekening de keuzelijst open en kies Inkoopwaarde omzet. j. Kies Boeking toevoegen om deze gegevens in het boekingsformulier eronder te plaatsen. De eerste boekingsregel wordt ingevuld. Nu moet je de tweede er nog aan toevoegen. Het bedrag 94,40 staat nog in het Diverse Postenboek. k. Selecteer Credit. l. Kies bij Grootboekrekening: Voorraad goederen. m. Kies Boeking toevoegen om de tweede boekingsregel toe te voegen. De boeking is klaar. De Totalen zijn gelijk. n. Kies de knop OK om de boeking te verwerken in de boekhouding. 46

Controles Onderaan op de statusregel in het Simulatie-venster staat: InkoopwaardeV001 is correct geboekt, tenzij je een fout hebt gemaakt. Dan staat er...niet correct en moet je gaan verbeteren. Je kunt nieuwe boekingen invoeren of een eerdere controleren of verbeteren als blijkt dat de boeking onjuist was. Het poststuk inkoopwaardev001 wordt van POSTVAK IN naar het ARCHIEF geplaatst als de boeking juist is. In het simulatievenster aan de rechterzijde moet nu in de checklist het onderdeel Boekhouden factuur inboeken voorzien zijn van een groen vakje bij de inkooporder I001. Zo niet, dan verbeteren! 2e Inkoopwaardebon a. Selecteer poststuk inkoopwaardev002 in het Postvak In van afdeling Boekhouding. Het is een verkoop aan De Vijzel met een totale inkoopwaarde van 46,40. b. Kies in afdeling Boekhouden Kies INVOEREN NIEUWE BOEKING. c. Kies naar Dagboekstijl, indien nodig. d. Kies Diverse Posten. e. Voer bij Bedrag in: 46,40. f. Selecteer Debet. g Klik bij Grootboekrekening de keuzelijst open en kies Inkoopwaarde omzet. h. Kies Boeking toevoegen om deze gegevens in het boekingsformulier eronder te plaatsen. i. Selecteer Credit. j. Klik bij Grootboekrekening de keuzelijst open en kies Voorraad goederen. j. Kies Boeking toevoegen om deze gegevens in het boekingsformulier eronder te plaatsen. l. Kies OK om deze boeking in de boekhouding te verwerken. Het boekingsformulier wordt daarna gesloten. Controleer of onderaan op de statusregel van het simulatievenster staat dat de boeking juist is. 3e Inkoopwaardebon Omdat de inkoopwaarde heel gemakkelijk direct in het boekingsformulier kan worden ingevoerd, leggen we hieronder uit hoe je dat kunt doen. a. Open het poststuk inkoopwaardev003. Het boekingsstempel op de bon geeft al aan hoe de boeking moet zijn. Grootboeknaam Debet Inkoopwaarde 812,00 Voorraad Credit 812,00 b. Kies in het Boekhoudprogramma: INVOEREN NIEUWE BOEKING. Als het dagboekenformulier verschijnt, sluit dat dan met het rode kruisje rechtsboven. Er staat daarna alleen nog een vakje voor het boekingsstuknummer in het rechter gedeelte. 47

c. Vul bij Boekingsstuk nr een letter D in van Diverse Posten. Het boeknummer wordt automatisch aangevuld: DP003. d. Selecteer het eerste vakje op de regel onder Rek.nr. Er verschijnt een zoekknop e. Klik op de zoekknop en selecteer Inkoopwaarde omzet uit de keuzelijst. Zowel het rek.nr. als de grootboeknaam worden daardoor ingevuld. f. Op dezelfde regel vul je in de kolom Debet het bedrag 812,00 in. g. Selecteer op de volgende regel het vakje in de kolom Rek.nr. h. Klik op de zoekknop en selecteer Voorraad goederen. i. Vul op die regel in de kolom Credit het bedrag 812,00 in. j. in het vakje. Kies de knop OK onder de boeking om deze te verwerken. Je kunt het Boekhoudprogramma gerust sluiten om je scherm wat op te ruimen. Je kunt het elk moment weer openen door middel van de knop BOEKHOUDEN DOEN. CONTROLES Controleer of onderaan op de statusregel van het simulatievenster staat dat de boeking juist is. Het POSTVAK In het simulatievenster moet nu in de checklist bij de verkooporders V001, V002 en V003 het onderdeel Boekhouding Inkoopwaarde inboeken voorzien zijn van een groen vakje. Is het vakje nog grijs? Dan is de factuur niet geselecteerd geweest toen je ging inboeken. Is het vakje rood? Dan is de boeking toch niet juist! Controleer en verbeter! 48

Verkoopfacturen inboeken In POSTVAK IN staan nog drie facturen die verwerkt moeten worden in de boekhouding. In de checklist zie je nog slechts twee grijze vakjes, waarvan de bovenste aangeeft dat er een factuur moet worden ingeboekt. Dat ga je nu doen. BOEKHOUDING Factuur inboeken a. Selecteer factuur2016001 in Postvak In van afdeling Boekhouding. b. Klik er dubbel op om de factuur te kunnen lezen als pdf-document, of kies Lezen. c. Kies BOEKHOUDING DOEN. d. Kies naar Dagboekstijl, indien de dagboekinvoer niet meteen verschijnt. e. Kies Verkoopboek. Het volgnummer wordt al meteen ingevuld: VF001. 49

Het boekingsstuknummer (VF001) en ordernummer (V001) zijn verschillende kenmerken! f. Vul bij bedrag in: 142,78. Dit is het eindbedrag van de factuur (incl. btw). g. Selecteer: Factuur. h. Selecteer bij BTW: hoog. Er staat immers 21% btw op de factuur vermeld. Dat is het hoge tarief. De tegenrekening 811 Omzet staat al ingevuld omdat eerder al Factuur werd geselecteerd. i. Kies bij Debiteur Ster Speelgoed. Van deze klant heb je nog geld tegoed hebt. Tegoeden worden in de boekhouding aan de Debet-zijde geplaatst, vandaar de naam Debiteur. j. Bij Factuur nr vul je in: 2016001. k. Kies: Boeking toevoegen als je gecontroleerd hebt dat de gegevens goed zijn ingevoerd. l. Controleer of de bedragen overeenkomen met die op de verkoopfactuur én dat de totalen gelijk zijn! m. Kies OK als je vindt dat alles klopt. De invoerformulieren in het rechter deel worden gesloten en de factuur wordt in het Archief geplaatst. Controle in het simulatievenster: Is het een-na-laatste vakje in de checklist groen geworden? 2e verkoopfactuur a. Selecteer factuur2016002 in het Postvak In en open het om te lezen. b. Verwerk deze factuur op dezelfde manier als hierboven staat omschreven. 3e verkoopfactuur a. Selecteer factuur2016003 in het Postvak In en open het om te lezen. b. Verwerk deze factuur in de boekhouding. Sluit het boekhoudprogramma en kijk in de checklist van het simulatievenster of bij V001, V002 en V003 het vakje van Factuur inboeken groen is. Er hoort nog slechts 1 vakje grijs te zijn. 50

Betalingen doen We kunnen rustig gaan wachten op de betalingen van de verkoopfacturen door onze klanten. Maar we moeten zelf ook betalen, namelijk de inkoopfacturen die we ontvingen en inboekten. Op de afdeling Boekhouding staat (4) achter het onderdeel BETALINGEN DOEN. Er zijn dus 4 betalingen te doen: 3 inkoopfacturen en 1 kostenfactuur. a. Er is post op de afdeling Boekhouding. Klik op het knipperende envelopje of open Postvak In. b. Selecteer in Postvak In de bovenste factuur in de lijst: factuur3003. c. Klik dubbel op de regel van deze factuur of kies Lezen. Volgens deze factuur moeten we 820,86 aan Duploland betalen. d. Kies Betalingen doen. Het invoerscherm voor bankoverschrijvingen (betalingen) verschijnt in het rechter deel. e. Vul bij bedrag in: 820,86. f. Kies de knop Adresboek en selecteer uit getoonde lijst: Duploland B.V. Het bankrekeningnummer van Duploland wordt automatisch ingevuld. g. Klik in het vak achter Mededeling en kies factuurnummer 3003 uit het getoonde lijstje. 51

Als je voldoende gegevens hebt ingevuld, wordt de knop Opslaan, verzenden vrijgegeven. Controleer nog wel even wat je hebt ingevuld. Als je fouten ziet, kun je alles weghalen door de Wissen te kiezen of in het formulier iets aanpassen. h. Kies Opslaan, verzenden als je akkoord gaat met het ingevulde. Mocht je toch een verkeerd bedrag hebben ingevuld, dan wordt je daar voor gewaarschuwd en kun je gaan verbeteren. Het invoervenster verdwijnt en de factuur wordt naar het Archief verplaatst. In de checklist is het een-na-laatste vakje van BOEKHOUDING Factuur betalen groen geworden. 2e Betaling a. Open factuur1006 in Postvak In en lees de inhoud. b. Kies Betalingen doen. c. Vul bij Bedrag het eindbedrag van de factuur in. d. Selecteer de leveranciernaam uit het Adresboek. e. Kies het juiste factuurnummer bij Mededeling. f. Kies Opslaan, verzenden nadat je de ingevoerde gegevens nog eens hebt gecontroleerd. 3e Betaling Open factuur2009 in Postvak In en lees de inhoud en betaal deze factuur. 4e Betaling (kostenfactuur) Open factuurk001 in Postvak In en lees de inhoud en betaal deze factuur. Alle facturen zijn betaald en verplaatst naar het Archief. Pas als alle betalingen zijn gedaan, komen er één of meer bankafschriften binnen met meerdere regels van betalingen en ontvangsten erop! Dit voorkomt dat je na iedere betaling een bankafschrift krijgt met 1 regel erop. 52

Bankafschriften Het envelopje knippert op de afdeling Boekhouding. Nadat je alle betalingen hebt gedaan ontvang je bankafschriften waarop de verwerking van de betalingen en ontvangsten zijn vermeld. Door op het envelopje te klikken worden de bankafschriften met daarop de laatste betalingen ook opgehaald. a. Open Postvak In van de afdeling Boekhouding. b. Dubbelklik op bankafschrift001 of selecteer en kies Lezen. Het getoonde bankafschrift bevat 4 regels, waarvan twee uitgaven en twee ontvangsten. Een bankafschrift boek je in één keer. Alle vier regels worden één voor één ingevoerd in de boekhouding. c. Kies BOEKHOUDEN DOEN. d. Kies Invoeren nieuwe boeking in het geopende boekhoudprogramma. e. Kies naar Dagboekstijl, indien de dagboekinvoer nog niet getoond wordt. f. Kies Bankboek. Het boekingsstuknummer wordt automatisch ingevuld (B001) evenals de datum van vandaag. 53

g. Vul in bij bedrag: 820,86. h. Selecteer Uitgegeven (het bedrag gaat van de bankrekening AF). i. Laat BTWsoort leeg. De BTW is al eerder op de factuur ingeboekt en is hier niet van toepassing. j. Bij Tegenrekening staat al ingevuld: 1400 Crediteuren. Dat is juist. Een leverancier aan wie je geld moet betalen heet een crediteur; iemand waar je geld aan schuldig bent. k. Selecteer op de regel daaronder bij Crediteur de naam van de leverancier: Duploland BV. l. Kies bij Factuur nr het factuurnummer dat op het bankafschrift staat vermeld: 3003. Je kunt het factuurnummer ook intypen, maar uit de lijst kiezen geeft minder kans op fouten, omdat daar alleen de factuurnummers in staan die eerder zijn ingetypt tijdens het inboeken van de factuur. Dagboekinvoer van fact.3003 Duploland m. Kies Boeking toevoegen nadat je de ingevoerde gegevens het gecontroleerd. De boeking wordt in het boekingsformulier onder het dagboek gezet. De volgende regel op het bankafschrift kan nu worden ingevoerd en toegevoegd. n. Ga weer naar het vakje Bedrag van het Bankboek en vul in: 696,96. Kies Uitgegeven. Selecteer bij Crediteur: Becare NL. Kies bij Factuur nr: 1006. Kies Boeking toevoegen. Er is een regel aan de bestaande boeking toegevoegd. Tegelijkertijd wordt het bedrag bij Bank met 696,96 verhoogd. De totalen van de kolommen Debet en Credit zijn gelijk: 1517,82. De 3e regel op het bankafschrift is een bijschrijving van een klant. o. Ga naar Bedrag in het Bankboek en vul in 142,78. Kies Ontvangen. Selecteer Debiteur Ster Speelgoed (scroll naar beneden in de lijst om deze te vinden) Kies bij factuurnummer: 2016001. Kies Boeking toevoegen. Er staan nu 4 regels op het boekingsformulier. 54

p. Ga naar Bedrag in het Bankboek en vul in 70,18. Kies Ontvangen. Selecteer Debiteur De Vijzel. Kies bij factuurnummer: 2016002. Kies Boeking toevoegen. Het boekingsformulier is compleet. Alle af- en bijschrijvingen staan er in. Er is in totaal 1304,86 van de bankrekening afgegaan. Dat is het verschil tussen de af- en bijschrijvingen op het bankafschrift. q. Kies OK om deze gegevens in de boekhouding te verwerken, als je overeenkomen met bovenstaande afbeelding. Op de statusregel onder het simulatievenster moet hierna staan dat de boeking juist is, want anders heb je een foutje gemaakt en moet je die gaan verbeteren. Een boeking van een bankafschrift verbeteren is lastig, omdat je ook altijd het bedrag bij Bank moet aanpassen zodra je ergens een bedrag verandert. Je kunt beter opnieuw Invoeren nieuwe boeking kiezen en bij het betreffende dagboek het boekingsstuknummer van de foute boeking invoeren. In dit geval dus: B001. r. Controleer of in de checklist van het simulatievenster alle vlakjes van ordernummers I001, I002, V001 en V002 groen zijn. 2e Bankafschrift a. Selecteer en open bankafschrift002 in het Postvak In van de afdeling Boekhouden. b. Kies Invoeren nieuwe boeking in het Boekhoudprogramma. c. Kies dagboek Bankboek. Het boekingsstuknummer moet B002, overeenkomstig het bankafschriftnummer. d. Voer elke af- of bijschrijving één voor één in op het dagboek en voeg deze toe aan het boekingsformulier. e. Kies OK als je alle namen en bedragen in het boekingsformulier hebt gecontroleerd met die op het bankafschrift. Let op de statusregel onderin het simulatievenster. Als daar staat dat bankafschrift002 NIET JUIST geboekt is dan moet je de fout gaan zoeken en verbeteren. De boekingen zijn verwerkt. De bedragen zijn op de grootboekrekeningen overgebracht en de bankafschriften zijn verplaatst naar het Archief. f. SLUIT HET BOEKHOUDPROGRAMMA. Het is belangrijk dat je het boekhoudprogramma afsluit. Het simulatieprogramma kan dan beter checken of bepaalde boekingen (correct) zijn uitgevoerd. Je bent gewaarschuwd! 55

Zolang de beginbalans nog niet was gemaakt, kreeg je bij het openen van het boekhoudprogramma steeds een melding over het niet kunnen verwerken van de kassaverkopen. Daarom ga je nu de winkelkassa nog even een keer starten om dat alsnog te doen.. g. Ga naar de afdeling Winkel en kies Start Winkelkassa. Nadat je bent ingelogd mag je het kassavenster meteen weer sluiten. Daarbij worden de winkelverkopen verzameld en in de boekhouding verwerkt. En klaar ben je! Controleer of in de checklist van het simulatievenster alle vakjes van I003 en V003 groen zijn. Ja? Gefeliciteerd! Je bent klaar met de trainingsopdrachten. Je kunt later overigens gewoon doorgaan om meer te oefenen zonder hulp van dit boekwerkje. Controles De balans Kies in het boekhoudprogramma (Ja, openen): OVERZICHTEN BALANS & RESULTATENREK. Hiermee vraag je de (voorlopige) eindbalans voor de situatie van dit moment. Je kunt dus heel snel een tussentijds overzicht raadplegen. Het leukste is natuurlijk dat je kunt zien hoeveel winst (of verlies) tot nu toe hebt gemaakt. Kijk op de regel Saldo winst (bijna onderaan) naar het bedrag dat in de kolom Verlies staat. Misschien vind je het vreemd, maar dat de winst! Het saldobedrag in deze kolom is namelijk het verschil tussen de totalen van de Winst- en Verlieskolom. Door dit verschil in de Verlieskolom te zetten worden de totalen precies gelijk. Bij verlies had trouwens vooraan op de regel Saldo verlies gestaan. Het Saldo winst moet 228,20 zijn. NB. Als er 118,20 staat, open en sluit de Winkelkassa dan nog eens om de inkoopwaarde van de winkelverkopen te laten verwerken. Het Eigen vermogen moet 224.042,60 zijn. Het bedrag bij Bank moet gelijk zijn aan het bedrag bij Nieuw Saldo op het laatste bankafschrift. Sluit het venster met de Eindbalans. 56

De grootboekrekeningen Kies in het boekhoudprogramma (Ja, openen): OVERZICHTEN GROOTBOEKREKENINGEN. Controleer de boekingsstuknummers in de kolom Omschrijving. Bij de grootboekrekeningen Geld onderweg, Voorraad, Inkoopwaarde, Omzet en Btw kan staat als laatste een boeknummer IF(W) of DP(w)staan. Dat is een tijdelijk toegevoegde boeking van het totaal aan Winkelverkopen. Elke keer na het afsluiten van het onderdeel Winkelkassa, worden de waarden op deze grootboekrekening automatisch bijgewerkt. BTW-afdracht Kies in het boekhoudprogramma (Ja, openen): OVERZICHT BTW AFDRACHT T/M HEDEN Elk kwartaal moet een bedrijf de BTW afdragen aan de belastingdienst. De belastingdienst noemt dit overigens omzetbelasting. De bedrag van de afdracht is het verschil tussen de ontvangen BTW en de betaalde BTW. Simpelweg: de belasting over de winst. We gaan hierover niet alles uitleggen, maar wel dat hier iets bijzonders aan de hand is. We hebben namelijk meer ingekocht van verkocht! Dat komt omdat we maar drie kleine verkooporders hebben verwerkt en drie grote inkooporders. Daardoor hebben we meer BTW op de facturen betaald dan ontvangen. Het af te dragen bedrag rechtsonder is negatief (er staat een min-teken ervoor). In plaats van dat we de BTW moeten afdragen, kunnen we voor dit kwartaal 515,63 terugvorderen. Als je veel meer verkopen gaat verwerken, dan zal dat absoluut veranderen in betalen! Kies Sluiten (dus niet Inboeken!). Sluit het Boekhoudprogramma. 57

Les 8 INKOOPOPDRACHT Er is maar een beperkt aantal artikelen op voorraad. De artikellijst is veel groter dan wat er in het magazijn ligt. De bedrijfsleider geeft je zo nu en dan opdracht om nieuwe artikelen in te kopen om het assortiment uit te breiden. De eerste inkoopopdracht zit al bij de poststukken. Je gaat deze nu uitvoeren. a. Open Postvak In op afdeling Inkoop en open inkoopopdracht01. b. Kies links onderdeel INKOOPORDERS, waarna het betreffende venster verschijnt. c. Kies het knopje om een nieuwe order te starten. Dat wordt I004. Je hoeft géén IB-nummer te kiezen, want deze opdracht komt niet van de afdeling Magazijn. d. Kies het leveranciersnummer van Duploland: 1403. e. Vul de regels van de te bestellen artikelen in. f. Als het totaalbedrag 228,80 is, kies je Maak inkooporder. g. Stuur de inkooporder naar de leverancier. h. Bekijk de checklist aan de rechterzijde. De eerste 4 vakjes zijn grijs en de volgende 4 zijn groen. De reden daarvan is dat er zonder IB een inkooporder is gemaakt. Magazijn kwam er dus niet aan te pas. i. Ga nu zelf verder met het afmaken van inkooporder I004. Het zou moeten lukken. Je hebt alles tenslotte al eens eerder gedaan. Maar kijk bij twijfel even terug bij Les 2, 3 en 7. Volgens de checklist is de volgende stap: INKOOP Orderbevestiging op leverancierskaart invullen. Dus zoek bij de post van afdeling Inkoop naar de Orderbevestiging en verwerkt deze. Zorg ervoor dat alle volgende vakjes van de checklist van order I004 groen worden. Het staat je vrij om na deze training verder te gaan door bij Magazijn de voorraad weer te controleren en IB s te maken. Maar doe het nu nog niet! Neem eerst Les 9 door, zodat je weet hoe je de werkrapporten kunt raadplegen. Daarna ben je klaar voor de simulatie in groepjes. Maar misschien wil je ook wel een eigen bedrijfje opzetten in dit programma (Les 10). 58

LES 9 WERKRAPPORTEN Je kunt het resultaat van je werkzaamheden op elk moment bekijken. Bij de training zie je alleen je eigen resultaten Tijdens de groepssimulatie staat er voor iedere werknemer (=groepslid) een resultaatregel. Je kunt elkaar dus ook controleren en stimuleren. Kies het Werkrapport d.m.v. het knopje WERKRAPPORTAGE. onder de checklist òf menukeuze OVERZICHTEN Als je alles goed hebt gedaan, staat er bij elke afdeling 100% achter je naam. ROBIN Verkoop Verwerkt: 100% Resultaat: 90% fouten in: DP002 Zet je muiscursor op het percentage onder een afdeling. Er verschijnt een korte info over je werk. Bij een percentage van 100% zal er foutloos staan. Maar als je geen 100% hebt, dan kunnen daar 2 redenen voor zijn: Je hebt alle opdrachten van de sessie nog niet af. Je hebt een fout in een van de opdrachten gemaakt. Bijvoorbeeld: Als er in dat gele blokje staat: fouten in: DP002, dan betekent dit dat je bij het inboeken in het Diverse Postenboek bij de inkoopwaarde van verkoopordernummer V002 een fout hebt gemaakt. Uiteraard wil je 100% halen. Dus fouten opzoeken en verbeteren!!! De boekingen zijn verwerkt. De bedragen zijn op de grootboekrekeningen overgebracht. De bankafschriften zijn verplaatst naar het Archief. Klopt alles? Dan heb je in de afgelopen lessen alle handelingen op de verschillende afdelingen goed doorlopen. 59

Klaar met de trainingsopdrachten! Je bent nu goed voorbereid op de groepssimulatie waarbij je samenwerkt met z n vieren. Ieder beheert daarbij zelfstandig een afdeling. Je wisselt van afdeling als je 100% verwerkt hebt per sessie van 6 verkooporders. Dat sessie-aantal kan door de beheerder aangepast zijn naar bijvoorbeeld 10 of meer! Dan duurt het langer tot je op je afdeling die 100% verwerkte documenten haalt. Als je alle afdelingen hebt gehad ben je klaar. Je kunt geen groepssimulatie doen als het Simulatie-programma niet vanaf een server draait. In dat geval kun je gewoon doorgaan in de huidige training zonder werkboek. Het werkrapport en de checklisten geven wel aan hoe goed je het doet. Veel succes! >> Bewaar deze trainingsopdrachten als handleiding bij de simulatie! << Klaar met de groepssimulatie? Misschien weet je al hoe je een webshop op internet kunt zetten. Dan is het ook nodig om te weten hoe je de orders afhandelt in je eigen bedrijf. Daarvoor kun je in deze bedrijfssimulatie een nieuw bedrijf beginnen met de artikelen die je in je webwinkel verkoopt. Of begin je liever met een groepje een nieuwe winkel? Ook dan kun je op één computer een nieuw bedrijf inrichten en testen. Als het goed werkt, maak je een backup (gezipt) van het bedrijf via menu Beheer. Vraag je docent of hij/zij met de systeembeheerder wil overleggen of het bedrijf bij de andere simulatiebedrijven op de server gezet kan worden. Zo ja, mail de backup dan als bijlage naar je docent of systeembeheerder, zodat het bedrijf naar de server gekopieerd kan worden. Daarna kunnen jullie met je groepje je eigen bedrijf in de simulatie kiezen en er gezamenlijk in werken en geld verdienen. 60

LES 10 JE EIGEN BEDRIJF/WEBSHOP Het simulatie programma biedt ook de mogelijkheid om een eigen bedrijfje of webshop op te zetten (al of niet met een groepje). Als dit bedrijfje helemaal goed werkt op jouw computer, dan zou de systeembeheerder (!) de map met de naam van jouw shop naar de map met Bedrijven op de server kunnen kopiëren. Daardoor komt jouw shop tussen de bestaande bedrijven te staan en kun je met je groepje de simulatie gaan doen in jullie eigen bedrijfje. Je wordt bedrijfsleider met de volgende mogelijkheden: je eigen bedrijfsnaam kiezen + adres enz. de artikellijst aanpassen leveranciers aanpassen klanten aanpassen Maak eerst een bedrijfsplan. Bedenk hoe je bedrijf gaat heten Welk adres, postcode, plaats? Welke artikelen je wilt gaan verkopen. Wie zijn je klanten (vrienden/kennissen of zelfbedachte personen). Welke bedrijven leveren de artikelen. Bepaal welke artikelgroepen je nodig hebt. Bepaal de inkoopprijzen, winstpercentage en verkoopprijzen. Aandachtspunten: Zet de leveranciers van goederen als eersten en daaronder de dienstverlenende bedrijven. Laat de dienstverlenende bedrijven (kosten) daaronder staan. Je hoeft ze niet te veranderen. Denk erom dat het juiste leveranciersnummer in 1 e kolom van de artikellijst moet staan! Nieuw bedrijf beginnen 1. Start het programma als Training. Daardoor wordt je werkmap gemaakt in je eigen documentmap. 2. Kies menukeuze BESTAND MIJN SHOPS <nieuwe shop> Vul de naam van je nieuwe shop in. Spaties worden onderstrepingen: Van Houten wordt: Van_Houten. Als er een kleur in de naam voorkomt dan krijgt de werkomgeving ook die kleur. Denk aan: RedHat, Broodshop, HelloYellow, Switch, Oranjerie, Rosette, BlueBizz, Zwarthoed, enz. 3. Kies Ok nadat je de naam hebt ingetypt. Robins_shop wordt aan Mijn shops toegevoegd. 61

Door in Mijn shop een bedrijf te kiezen stop je de Training. Als je weer terug wilt keren naar de Training (of simulatie) dan moet het programma opnieuw opstarten. Daarom wordt er voor de zekerheid gevraagd of je de training wilt afbreken. 4. Kies Ja. Hierna wordt je bedrijf je klaargezet. De standaardkleur van je werkomgeving is blauw. Als er er een andere kleur in je bedrijfsnaam voorkomt dan wordt die kleur gebruikt. Bij menu BESTAND MIJN SHOPS kun je hierna je bedrijfsnaam kiezen. Alhoewel je bedrijf is klaargezet, moet je nog wel even je artikelen, leveranciers en klanten aanvullen en/of wijzigen. Daarover lees je hieronder meer. Gegevens naar wens aanpassen Bedrijfsgegevens 1. Kies menu BEHEER BEWERK BEDRIJFSBESTANDEN EN GEBRUIKERS. Je krijgt een tabel te zien met daarboven 5 tabs. De eerste tab Voorraad Nu is actief. Je ziet slechts 1 artikel met een voorraad 0. Op dit tabblad kun je niets aanpassen, maar bij de andere tabbladen wel. 2. Kies tabblad Bedrijf. Je ziet de gegevens van je bedrijf staan. Pas die gegevens aan naar wens. Als je hier de bedrijfsnaam verandert, dan wordt wordt deze voortaan gebruikt, maar de bedrijfsnaam bij menukeuze Mijn Shops verandert niet! Als je ook nog een kleur toevoegt in de bedrijfsnaam, dan krijgt de werkomgeving ook die kleur, als je dit bedrijf later opnieuw opstart. 62

3. Kies tabblad Artikelen. Boven de artikellijst bevinden zich knoppen voor Afdrukken, Opslaan, Regel invoegen, Regel verwijderen. Gebruik op het toetsenbord de pijltjestoets È om onder de laatste regel een lege regel toe te voegen. Er staat maar één artikelregel in de lijst als voorbeeld. Wijzig de artikelnaam op de eerste regel in een artikel dat jij wilt gaan verkopen. Voeg meer artikelen toe. Hoe meer artikelen, des te afwisselender zijn de opdrachten. Begin in ieder geval met tenminste 10 artikelen om te testen. Je kunt later altijd nog meer toevoegen. Let daarbij op de volgende punten: Levnr: Dit nummer moet overeenkomen met het nummer van de leverancier uit de leverancierslijst. Dit mag geen leverancier van diensten(kosten) zijn. Mogelijkheden: 1401, 1402 of 1403. Artnr.: Zorg ervoor dat elk artikelen een eigen (uniek) nummer krijgt!! EAN-code: Het nummer van de streepjescode op het artikel. Dit is alleen van belang als je een streepjescodescanner gaat gebruiken. (niet verplicht) Artikelnaam: Zorg ervoor dat er geen precies gelijke namen voorkomen. Voeg daarom in degelijke gevallen een hoeveelheid of gewicht toe: Water fles 0,33 ltr ; Water fles 1 ltr. Per: Dit is de verpakkingseenheid: hoeveel zitten er in één pak als je het artikel inkoopt. Voorbeeld: Een winkelier koopt pakken papier in per doos van 5 stuks, maar verkoopt ze per stuk. Vul bij Per in: 5. Min: Minimum voorraad. Het (laagste) voorraadaantal waarbij je weer gaat inkopen. Het moet een veelvoud van de verpakkingseenheid (per) zijn. Vul 2 tot 4 x de verpakkingseenheid in. Max: Het hoogste aantal dat in de stelling in het magazijn past of dat je op voorraad wilt hebben. Het moet een veelvoud van de verpakkingseenheid (per) zijn. Vul een hoger getal in dan het minimum, maar nooit meer dan 10 x de verpakkingseenheid om voldoende werk op de afdelingen te houden. Ink.prijs De prijs waarvoor je het artikel inkoopt (exclusief BTW). Verk.prijs: De prijs waarvoor je het artikel wilt verkopen (exclusief BTW). Als de winkelprijs staat ingevuld, dan wordt deze prijs automatisch berekend als je het vakje leeg maakt of nul invult. Het verschil tussen deze verkoopprijs en de inkoopprijs is je winst over het artikel. Winkelprijs: De prijs waarvoor het artikel in de winkel ligt (inclusief BTW). Deze prijs wordt automatisch berekend als het vakje leeg is en de verkoopprijs (excl. BTW) al staat ingevuld. Artikelgroep: De verzamelnaam voor meerdere artikelen met overeenkomsten in gebruik: Verzorging, Geluid, Beeld, Audio-Video, Wintersport, enz. Als er meer dan 25 artikelen in één groep zitten dan wordt er bij de Winkelkassa automatisch een tweede groep van aangemaakt. BTW-tarief De soort BTW die van toepassing is: hoog, laag, geen. Het BTW-percentage dat bij hoog en laag hoort is bij Instellingen opgegeven. Zodra je een verandering hebt aangebracht in de gegevens verschijnt er een diskettesymbool op de knop Sluiten. Hieraan kun je zien dat de wijziging nog moet worden opgeslagen. Bij het sluiten of wisselen van tabblad wordt dan gevraagd of je de wijziging wilt opslaan. Sorteren Je kunt de artikelen sorteren door op een kolomkop te klikken. Dit is vooral van belang voor de volgorde van de artikelen op de winkelkassa. 63

Leveranciers Kies tabblad Leveranciers. Er staat standaard één leverancier van goederen in de lijst en zes leveranciers van diensten/kosten. Wijzig de gegevens van de eerste leverancier (1401) naar wens. De gegevens worden op geen enkele manier op werkelijkheid gecontroleerd, maar het is wel verstandig je te houden aan algemene regels, zoals bij Postcode, Telefoonnummer en Bankrekeningnummer. Advies: Laat de leveranciers van diensten/kosten (1404 t/m 1409) ongemoeid. Deze nummers corresponderen met de gegevens in het bestand dat de kostenfacturen aanstuurt. Je mag wel verder nummeren vanaf 1410. Voeg alleen leveranciers toe van artikelen uit de artikellijst. Je kunt voor eenzelfde artikel van verschillende merken een andere leverancier bedenken. Drie verschillende leveranciers is al mooi. Zorg ervoor dat elke leverancier een eigen (uniek) leveranciersnummer heeft. De leveranciers worden altijd automatisch gesorteerd op lev.nr. Als je 1402 onderaan toevoegt, dan zal deze regel na opslaan en opnieuw openen als tweede in de lijst komen te staan. Als het e-mailadres leeg blijft, dan wordt er tijdens de simulatie info@.nl gebruikt. De streep wordt vervangen door de ingevoerde Bedrijfs-/Achternaam van de leverancier. Advies: Maak bij lange bedrijfsnamen een kort e-mailadres, zoals KvK bij Kamer van Koophandel. Het beginsaldo is het bedrag dat aan het einde van het vorige boekjaar nog open stond, toen de beginbalans van dit boekjaar werd gemaakt. Vul 0 (nul) in. Als er bij beginsaldo niets wordt ingevuld, dan wordt dit ook als nul beschouwd. Klanten Ook hier staat er maar één regel als voorbeeld. De indeling heeft veel overeenkomsten met de leverancierslijst. De bovenstaande aandachtspunten gelden dus ook voor de klantenlijst. Wijzig de eerste regel naar wens en voeg minimaal drie andere klanten toe. Hoe meer, hoe afwisselender de werkzaamheden worden. In de kolom Levnr. Art. zet je het nummer van de leverancier die het soort artikel levert dat deze klant mag bestellen. Hiermee voorkom je dat het simulatieprogramma ongebruikelijke artikelen door een klant laat bestellen. Een drogist die bijvoorbeeld kleding of tv s gaat bestellen is niet normaal. Vandaar! 64

Werken in je eigen bedrijfje Als alle gegevensbestanden naar wens zijn aangepast en opgeslagen, is het tijd om in je eigen bedrijfje te gaan werken. Anders dan bij de eerdere Training en Simulatie, is er maar weinig op voorraad in je nieuwe bedrijf. Alle artikelen zitten onder de minimum voorraad. Je moet dus beginnen met het inkopen van artikelen. Daarna kun je beginnen met verkopen en geld verdienen! Beginnen met bestellen Kies op afdeling Magazijn: VOORRAAD CHECKEN Maak een intern bestelformulier (IB001) met daarop de eerste 2 artikelen uit de lijst. Stuur IB001 naar afdeling Inkoop. Kies op afdeling Inkoop: INKOOPORDERS Maak de inkooporder I001 aan de hand van IB001 en verstuur deze. Kijk verder in de checklist aan de rechterkant van het programmavenster. Daar zie je wat je gedaan hebt en wat je nog moet doen. Mocht het programma met foutmeldingen komen, dan is de kans groot dat er in de bestanden ergens iets niet klopt. Ga alle bestanden na en let vooral op : het juiste Lev.nr. in de eerste kolom van de artikellijst. het juiste Lev.nr. in de één-na-laatste kolom van de klantenlijst. Voorkom dubbele nummers in de lijsten. Zijn de minimum en maximum voorraadaantallen wel in verhouding? Minimum: 2-4 x verpakkingseenheid; Maximum: 5-10 x verpakkingseenheid. Heel veel plezier en succes met je eigen bedrijf! 65