magazine 22e Jaargang No.1 Juli 2014 ICH Armen en benen van een fabrieksrobot INTERVIEW PAGINA 4 Experts aan het woord Een goede website EXPERT PAGINA 8 Van der Plaat Accountants & Adviseurs Een proactieve accountant INTERVIEW PAGINA 10 Uitgelicht Samengestelde artikelen PAGINA 22 King magazine is een uitgave van Quadrant Software BV voor gebruikers van King en Queen en voor relaties van Quadrant
Mappa Mondo ad KingMagazine.indd 1 3-6-2014 16:17:25
Inhoud 03 Q-Visie 04 Interview: ICH Armen en benen van een fabrieksrobot 07 Social Media Social Media: hoe monitor je die? Experts aan het woord 08 Een goede website Q Visie Van der Plaat Accountants & Adviseurs 10 Een proactieve accountant Mobiele zaken: Klaar voor de start? 13 Magazijninventarisatie met handscanners Interview: Theo Ottenheijm 15 Een goede verpakking Nieuw in King 18 King in the cloud! 20 Uitgelicht Samengestelde artikelen 22 Nieuws 24 King Task Centre Orders automatisch uit backorder, BTW Afstandsverkopen 26 Sponsornieuws Tulpenrallye en King Tour 27 King Trainingcenter Cursus King Factureren & Relatiebeheer 28 Questies 33 King-dealers 34 Prijslijst Colofon Redactie Hans Eschauzier, Karin Koolmees en Martine Eschauzier Fotografie Hans Tak Druk Efficiënta, Krimpen a/d IJssel Oplage 20.000 exemplaren Redactie-adres King Magazine, Eglantierbaan 95, 2908 LV Capelle a/d IJssel T (010) 264 63 00 - E info@king.eu - I www.king.eu Export trekt aan, consument houdt de hand op de knip Per saldo gaat het de goede kant op met de economie, maar het zal nog wel even duren voordat de economie weer gaat groeien met 2% per jaar of meer. Consumenten zijn nog huiverig, ze houden liever meer geld achter de hand of lossen hun (hypotheek)schulden vervroegd af, waardoor de binnenlandse bestedingen achterblijven en de economie slechts matig groeit. Dat is in elk geval beter dan de afgelopen jaren, toen de economie alleen maar kromp. Ondertussen zitten wij bij King niet bepaald stil. King voor Windows is helemaal klaar voor SEPA en wordt geoptimaliseerd voor het betalingsverkeer van webwinkels (verrekening of terugbetaling van creditnota s van klanten die bestelde artikelen retourneren) en met de King Aangifte Service bieden we een goedkoop alternatief voor dure certificaten. De volgende generatie King in the cloud begint al aardig vorm te krijgen; meer hierover in het artikel op pagina 18! De komende jaren zal het gebruik van King steeds meer verschuiven naar de web based versie. Daardoor kunt u vanaf elke plaats en met elk device (PC, laptop, tablet, smartphone) met King werken (ook Apple!). U hoeft u ook niet meer te bekommeren over installatie, updates en backups (behalve t.b.v. archivering), dat gaat allemaal automatisch. Het wordt ook meer een abonnement met betaling per maand via automatische incasso en elektronische facturering, dus veel meer software as a service. De tijden en technische mogelijkheden veranderen, en King verandert mee. King, een nieuwe kijk op uw business! Hans Eschauzier Directeur KingMagazine No.1 juli 2014 3
KingMagazine juli 2014 Rubriek 4 Wat King voor ICH betekent? Alles. Als King stopt kunnen wij ook de deuren dichtdoen.
Interview ICH: Industrial Door: Martine Eschauzier Components Holland BV Armen en benen van een fabrieksrobot Klaas Koops is naar eigen zeggen een beroepsidioot, hij houdt van zijn werk. Hij en zijn zoon Stephan staan voor een bedrijf waar twee P s centraal staan: Passie & Persoonlijk. Persoonlijk Klaas: De fout die in mijn branche wordt gemaakt is dat de klant wordt benaderd als een bedrijf, niet als een persoon. Wij kiezen voor de persoonlijke aanpak. Ik stel mezelf bij elk gesprek de vraag: hoe val ik op? Hoe zorg ik dat de klant mij onthoudt? Ik heb het beste visitekaartje van Nederland en de offerte is mijn troetelkindje. Elke offerte heeft een pasfoto en bedankt voor uw aanvraag. Dat werkt, we hebben een scoringspercentage van misschien wel 80%. Op internet is het moeilijker om klanten persoonlijk te benaderen. Hoe doe je dat? Wij hebben ervoor gekozen om ons te laten zien, zodat klanten weten met wie ze te maken hebben. Van alle medewerkers staat op de site een goede, kleurrijke foto. Op die foto staan ze afgebeeld met een voorwerp dat iets over hen zegt. Het is echt een nieuwe wereld waar we met de digitale tijd in werken. Vroeger dacht ik dat er mensen in het magazijn bij zouden komen, maar nu is het allemaal geautomatiseerd, dus er staat maar één persoon in het magazijn en we hebben zes verkopers. Dat is het omgekeerde van mijn verwachting een paar jaar geleden. Maar de basis blijft hetzelfde, de persoon en het product moeten centraal staan, niet alleen de winst. Als directeur moet je het overzicht houden, maar ook het contact met de werkvloer. Ik ben een controlfreak, ik wil controle hebben. Als ondernemer moet je elk jaar of elke maand een overzicht hebben, in ieder geval van de belangrijkste zaken: crediteuren, debiteuren, banksaldo en btw. Maar het geld moet niet de macht krijgen. Bij ons weet het hele middelmanagement hoe elk onderdeel van het bedrijf werkt. Daardoor blijven we het Lees verder op de volgende pagina 5
KingMagazine juli 2014 Ervaring is een kerkhof vol ongelukken. goed doen. Om uit de crisis te komen moet Nederland het van het MKB hebben, dat moet slimmer en innovatiever zijn. Niet van de overheid, de bank of de EU. Familie passie We komen uit een familie van doeners en mensen die dromen najagen. Voor een betere wereld, om iets te bereiken, dat is mijn drijfveer. Het heeft geen zin om alleen voor jezelf op de aardkloot te zijn. Je hebt in je leven een heleboel gekregen, al vanaf je geboorte, maar wat heb je daarmee gedaan? Als je gaat dromen, dan is er toekomst. Ik zit al vanaf mijn 17e in jeugd- en jongerenwerk. Daarna ben ik actief geweest in de politiek. Ik kan niet klein denken. Je hoeft het ook niet te geloven, maar je moet dromen. Stephan: We zijn nu 15 jaar bezig, nu is Klaas directeur en samen met mijn broer en twee zussen hebben wij de dagelijkse leiding. Wellicht vind je al over 10 jaar onze kinderen hier ook. Iedereen heeft nu zijn eigen uitdaging, moet zijn eigen droom hebben, dan zit je elkaar niet in de haren. Klaas: En MVO sponsorbeleid is belangrijk. Al onze medewerkers mogen 150 weggeven aan een goed doel naar keuze. Je moet in beweging blijven. Zitten is doodsoorzaak nummer 1. Eigenlijk moet je elk halfuur in beweging, daarom hebben we sportapparatuur boven het magazijn staan. Ook het bedrijf is in beweging. Er is maar één manier en dat is aanvallen. Voorop lopen is het mooist. Voorin het peloton is makkelijker. Veiligheid Stephan: We leveren pneumatiek, procestechnologie. De armen en benen van een fabrieksrobot. Klaas: Veiligheid is heel belangrijk. We werken veel met uitvinders en ik zeg maar zo, mijn kleinkinderen van zes moeten tussen de machines door kunnen lopen, zo veilig moeten ze zijn. Je hebt in de EU keurige regels, de machinewetgeving, om de veiligheid te garanderen, maar die moet je wel kennen. Bij alles moet je denken: Is het veilig? Volg ik de elektronische voorschriften? Volg ik de mechanische voorschriften? Iedereen hier heeft een pneumatiekcursus gehad. We weten nu bijvoorbeeld allemaal wat de functies van een ventiel kunnen zijn. Stephan: Onze grootste uitdaging is de kwaliteitsborging. We moeten gecontroleerde groei hebben zodat we de kwaliteit hoog kunnen houden. Ik hoop vooral dat ik niet meer werk krijg. ICH en King ICH werkt met King Enterprise, gekoppeld aan een webwinkel van BizzView en met King Mobile voor de magazijnautomatisering. Het King Task Centre verzorgt tal van taken, die voor een groot deel in eigen beheer zijn ontwikkeld. Klaas is zeer enthousiast over King: King is een klein clubje, maar wel een goede softwareleverancier. We hebben nooit last van bugs, die zijn we nooit tegengekomen. Stephan: In ons vorige pakket vonden we ook geen bugs, maar dat werkte helemaal niet! Wat King voor ICH betekent? Alles. Als King stopt kunnen wij ook de deuren dichtdoen. Iedereen hier heeft King open. www.pneumatiek.com 6 Wie is wie? V.l.n.r. Klaas Koops, Stephan Koops, Daniëlle Benjamins, Josephine Pieters, Bryan Koops
SocialMedia Social Media hoe monitor je die? Door: Karin Koolmees Social Media zijn in de afgelopen jaren uitgegroeid tot een volwassen vorm van relatiemarketing. Bij Social Media marketing gaat het over uw reputatie, het delen van informatie, netwerken en het uitoefenen van invloed via media als Twitter en Facebook. Social Media hebben zich diep geworteld in de marketingmix en zullen daar ook niet meer uit verdwijnen. Social Media zijn een moderne vorm van public relations en communicatie. In deze nieuwe vorm van communicatie staat de dialoog voorop, maar de macht ligt niet meer bij uw bedrijf als verzender maar bij uw (potentiële) klanten, degenen die u wilt bereiken. In Social Media draait het om: Het luisteren naar de klant, markt, gebruikers en anderen die iets vertellen over uw organisatie en product. Het openstellen van uw organisatie. Het is vooral belangrijk om uw bedrijf neer te zetten als een organisatie die van feedback leert en zo socialer en kwalitatief beter wordt. Door goed te reageren wordt u gezien als menselijker en interactiever. Het doorontwikkelen van uw organisatie en uw productaanbod door gebruik te maken van de informatie die wordt ingewonnen via Social Media. Het voortdurend meten en bijstellen van uw doelen en plannen. Het versterken van de betrokkenheid van de markt met uw organisatie. Het monitoren van Social media is een must voor iedere organisatie. Zo houdt u bij wat klanten over u zeggen en peilt u uw online reputatie, maar u meet ook het effect van uw (Social Media-) campagnes. Er is een groot aanbod aan gereedschap dat u helpt bij het monitoren van Social Media. Hiervan hebben we de handigste voor u op een rijtje gezet. Google Alerts www.google.nl/alerts De meest gebruikte en eenvoudigste van de Social Media gereedschappen is Google Alerts. Hier vult u zoekwoorden in die te maken hebben met uw organisatie. U ontvangt dan periodiek een gratis overzicht per e-mail van de zoekresultaten die met die woorden worden gevonden. Zo kunt u zien hoe goed en met welke zoektermen u en uw concurrenten te vinden zijn in zoekmachines. Xefer http://xefer.com/twitter Met deze tool kunt u het gedrag van uw volgers en de relatie tot uw content goed analyseren. Hieruit kunt u afleiden op welke dagen en tijden u het beste berichten kunt plaatsen zodat zo veel mogelijk mensen deze zien en er op reageren. Ook retweets en replies via Twitter worden in kaart gebracht. Xefer analyseert in een paar minuten uw berichten op Twitter en geeft u een lijst van volgers die uw tweets retweeten. Uit het voorbeeld hierboven is af te leiden dat de meeste mensen tweets van king_software bekijken rond 10 uur en tussen 2 en 4, terwijl reacties vooral tijdens de lunchpauze worden geplaatst. Topsy www.topsy.com Topsy is een uitgebreide en snelle Social Media monitor die blogs, video s, foto s en tweets uit alle Social media haalt. Zo kunt u zien wat er over uw bedrijf, concurrenten, of belangrijke onderwerpen wordt gepost op Social Media. U kunt de resultaten laten mailen of direct naar Twitter posten. U kunt aangeven dat u alleen in bepaalde Social Media wilt zoeken of alleen in een bepaalde periode. Dit is een internationale tool, het nadeel is daarom ook dat er geen 100% focus is op de Nederlandse Social Media. Omdat het bij Social Media om de reputatie en het imago van uw bedrijf gaat, blijft de opbrengst ook met dit soort gereedschappen moeilijk te meten. Met Social Media kunt u uw boodschap verspreiden, maar dat leidt niet altijd tot directe verkoop. Het doel is om uw organisatie, uw merk of uw visie onder de aandacht te brengen en uw bedrijf bij de klant neer te zetten als een partij met een goede naam waarmee deze zaken wil doen. U werkt aan uw netwerk en naamsbekendheid en dat kan alleen maar omzet opleveren! 7
KingMagazine juli 2014 Rubriek Een goede website Naar aanleiding van de WWID (de WebWinkel Inspiratie Dag) hebben we er dit keer voor gekozen om niet één maar twee experts aan het woord te laten. Luuk Roovers van Vicus ebusiness Solutions bouwt webshops en CRM-systemen, Gert van den Hul van CommDesign is als creatieve vormgever regelmatig betrokken bij het opzetten van webshops. Beiden geven hier tips vanuit hun expertise voor (aankomende) webshopondernemers. Wat moet je echt doen of wat moet je juist vermijden voor een goede webshop? Luuk Roovers, directeur marketing en verkoop van Vicus ebusiness Solutions: Integrale aanpak van marketing, verkoop en klantenservice Zorg voor tevreden klanten Lever een perfect product of dienst en vertel dat precies op tijd aan uw prospects. Zorg dat kopers tevreden zijn met uw product en laat hen op het juiste moment het juiste verhaal vertellen aan hun relaties. Met de enorme groei van het aantal mogelijke contactmomenten en -kanalen valt dat in de praktijk niet mee. Het gat tussen oriëntatie en aankoopbeslissing wordt steeds groter. Een goede integrale aanpak van marketing, verkoop en klantenservice, gericht op resultaat, overbrugt dit gat. Een webshop kan daarbij een belangrijke rol spelen, maar is niet altijd de enige oplossing. Kies het beste kanaal Verzamel informatie, verbeter uw (online) reputatie en vindbaarheid en stimuleer dat de order aan uw bedrijf wordt gegund door via het juiste kanaal op het juiste moment beschikbaar te zijn bij belangrijke oriëntatie- en beslismomenten. Uw klant kiest zelf of hij zich online of persoonlijk wil informeren en of hij de order online plaatst of dat uiteindelijk liever persoonlijk of telefonisch doet. Geholpen door een goede automatisering registreert u gedrag en voorkeuren en bepaalt u per prospect het optimale moment en het beste kanaal. Verrijk uw crm-systeem Een goede klantenservice zorgt ervoor dat u uw bestaande klanten behoudt en het zal uw crm-systeem verrijken met relevante praktijkinformatie over klanten. Ook het gedrag van bezoekers van uw website en berichten in de sociale media verrijken uw crm-systeem. Uw marketing zal met de verzamelde gegevens nieuwe klanten verleiden om contact met u op te nemen. Op basis van informatie in uw crm-systeem en King Business Software wordt uw verkoper geïnformeerd om juist vandaag de order binnen te halen. Vicus ebusiness Solutions BV Amsterdamseweg 16 3812 RS Amersfoort 033 461 11 96 www.vicus.nl sales@vicus.nl 8
Experts aan het woord Gert van den Hul, creatieve doener van CommDesign: Uw online business effectief vormgegeven Overtuigen in een paar seconden Bezoekers van uw website beoordelen uw organisatie in een paar seconden. Een website die in dit belangrijke, eerste, visuele contact de juiste indruk wekt, scoort hiermee business. Dit heeft alles te maken met de look & feel. Indeling, navigatie, interactie, kleurgebruik én afbeeldingen zijn cruciale onderwerpen waar u veel aandacht aan moet besteden. Dit voor de juiste aansluiting met uw doelgroep. Een gezonde balans tussen techniek en uitstraling is een eerste vereiste. Een website die er gelikt uitziet, maar niet juist functioneert of navigeert, jaagt een bezoeker weg in plaats van deze vast te houden. Samenwerken aan een doordacht plan Een doordacht plan (visueel & technisch) legt de basis voor succes en stuurt alle betrokkenen op de juiste wijze aan. De betrokken experts toetsen vooraf alle mogelijkheden en onmogelijkheden. Zo ontstaan er geen verrassingen achteraf. Wij vertalen uw wensen naar een pragmatisch, doelgericht en vooral uitvoerbaar plan binnen het door u vastgestelde budget. Altijd zónder onaangename extra kosten achteraf. Niet zelden starten bedrijven gewoon en blijken de kosten aanzienlijker hoger uit te vallen dan bedoeld. Bepaal dus nauwkeurig uw budget en bewaak dat ook! Uw look & feel moet informeren, overtuigen én verkopen CommDesign adviseert op basis van uw behoeften wat de meest effectieve en doeltreffende vormgeving is voor uw website. Dit kan een (kleine) visuele aanpassing zijn in uw bestaande website, of een compleet nieuwe site. De look & feel van uw website moet tenslotte informeren, overtuigen en verkopen! Soms kan een minimale, visuele aanpassing al een groots effect hebben. Ook voor úw website! CommDesign Displayweg 2 3821 BT Amersfoort 033 455 96 99 www.commdesign.nl info@commdesign.nl 9
KingMagazine juli 2014 Rubriek Automatisering maakt het makkelijker, zo hou je meer tijd over om de ondernemer te ondersteunen. 10
Interview Door: Martine Eschauzier Van der Plaat Accountants & Adviseurs Een proactieve accountant Als we een accountant zoeken, willen we iemand die ons adviseert en helpt, niet een accountant die alleen maar een jaarrekening opstelt. Een proactieve accountant dus. Marco van der Plaat zit nu 23 jaar in het vak en is hét voorbeeld van een proactieve accountant. Pompen of verzuipen Marco van der Plaat is een geboren en getogen Rotterdammer. In Rotterdam leerde hij ook het vak van accountant. Sinds 2004 heeft hij een kantoor in Barendrecht. Marco: Ik begon bij een kantoor met zowel controlerende als samenstellende accountants. Bij dit kantoor ging ik aan de slag als controlerend accountant. Je komt dan regelmatig bij grote firma s als Shell over de vloer met als taak ervoor te zorgen dat de jaarrekening in orde is. Om dat te doen ben je genoodzaakt om vragen te stellen en te blijven doorvragen, je bent voor dat bedrijf op dat moment een echte pain in the ass. Dit paste niet bij mijn karakter. Ik heb toen de overstap gemaakt naar Gezamenlijke Accountants. Daar heb ik een aantal jaar gewerkt en mij kunnen ontwikkelen. Hier heb ik geleerd hoe je als accountant je rol als adviseur kunt invullen. Vervolgens ben ik zes jaar werkzaam geweest bij een Big Four -kantoor als adviserende accountant in het MKB. Op het moment dat ik daar startte ging de verantwoordelijke accountant voor de MKB-praktijk weg. Ik mocht zijn taken overnemen en werd direct in het diepe gegooid, het was pompen of verzuipen. Daar heb ik veel van kunnen leren. Aangezien het verloop bij dit bedrijf behoorlijk hoog is, moet je als manager regelmatig nieuwe medewerkers opleiden. In die tijd was ik ook docent Strategisch Management voor het MKB aan de HES. Eén van de studenten van de HES is door het kantoor aangenomen en is later met mij meegegaan naar mijn nieuwe zaak. In 2004 ben ik voor mezelf begonnen. Ik heb nu twee werknemers in dienst en ik werk veel met zzp ers. Adviseren We willen iemand die ons adviseert en die ons helpt. Je zoekt niet meer iemand voor de jaarrekening van je bedrijf, want dat hoort er gewoon bij. In principe ga je er van uit dat iedere accountant dat kan. Uiteindelijk gaat het om de mensen achter het kantoor, zij zijn de toegevoegde waarde. Lees verder op de volgende pagina 11
KingMagazine juli 2014 Marco van der Plaat met een van zijn clienten: Wilma van Onna van Run2Day Rotterdam. 12 Het is ontzettend belangrijk dat je een klik met elkaar hebt. Als je dat niet hebt bestaat de kans dat je langs elkaar heen praat. De jaarrekening neem je veelal even door, vervolgens ga je dieper in op de bedrijfsvoering in zijn geheel. Hierbij kun je denken aan zaken als: wat zijn mijn kansen en bedreigingen? Waar wil ik met mijn bedrijf naar toe? En hoe ga ik dit bereiken? Als accountant moet je in staat zijn om uit de cijfers belangrijke zaken te destilleren. Alleen dan kun je klankborden en op niveau met de ondernemer praten. Zo had ik een klant die vast zat met zijn automatisering. Dat viel me op doordat de automatiseringskosten op de jaarrekening buitensporig hoog waren. De jaarrekening is de historie op basis waarvan je zaken kunt signaleren, waarover je kunt praten en doordenken. Sporten Ik heb geen specifieke voorkeur voor een branche, maar mijn focus ligt bij het midden- en kleinbedrijf. Ik ben sport-minded, hierdoor vind ik het extra interessant om accountant te zijn van een aantal sportzaken. Ook ben ik trainer van een voetbalteam. Ik zie belangrijke overeenkomsten tussen accountant en voetbaltrainer, want allebei proberen ze een gezamenlijke strategie uit te denken om succesvol te zijn. Verder zie ik bij veel ondernemers gemeenschappelijke eigenschappen zoals enthousiasme, lef en ook een beetje onzekerheid. Ik zie het als mijn taak om een stuk van die onzekerheid weg te nemen. Daarnaast probeer ik gezond-kritisch te kijken naar de ideeën die de ondernemer heeft. Dan maakt de branche me eigenlijk niet uit. Het is geweldig om met ondernemers te praten. Ik maak zelf geen jaarrekeningen meer, dat doen mijn collega s. Daardoor heb ik meer tijd om contact te onderhouden met de klanten. Samen zijn we een goed team. Net als in de voetbal zijn mijn collega s middenvelders of verdedigers, ze weten precies hoe onze producten in elkaar steken en hoe ze die moeten opstellen, maar ze laten de communicatie veelal aan mij over. Ik ben de spits. Ik communiceer de zaken die zij bedacht hebben. Met sommige klanten heb ik minstens eens per maand contact. Ik weet van bijna iedereen wat ze naast hun werk doen. Ik heb een onbeperkt belabonnement, want ik zit veel aan de telefoon. Voor een telefoontje of kleine dingen factureer ik niet, dat hoort erbij. Klanten vinden het fijn om te kunnen klankborden. Dat kon ik bij een ander kantoor niet zo doen. Veel klanten betalen bij mij nu een vast bedrag per jaar. Bij zo n Big Four kantoor willen ze dat je zes dagen per week werkt, nu kan ik het meer zelf inplannen. Mijn collega s werken veel thuis. Daar heb je geen afleiding van collega s, geen reistijd, zie je je kinderen of kleinkinderen. Met de huidige technologie is dat allemaal goed mogelijk. King en Accountancy In King gebruik ik het meest de kolommen- en saldibalans. Daarmee kun je twee jaren met elkaar vergelijken. Het is een verkapte jaarrekening en als accountant ben je gespecialiseerd om die te kunnen lezen. Ik kan het dromen, de muis vindt zijn eigen weg op het scherm. Automatisering maakt het makkelijker, zo hou je meer tijd over om de ondernemer te ondersteunen. Een liquiditeitsprognose opstellen doe ik alleen op verzoek. Nu maak ik ze nog in Excel, maar dat kost veel tijd. Misschien moet ik eens kijken naar de King Liquiditeitsprognose... www.vanderplaataa.nl
Mobiele zaken Klaar voor de start? Eind vorig jaar organiseerden wij een actie waarmee u eenvoudig kon beginnen met inventariseren en het op orde brengen van de locaties in uw magazijn door middel van handcomputers. Dit was een groot succes, maar kwam ook voor veel King klanten nog te vroeg. Hun magazijn was nog niet klaar voor verdere automatisering. Dit jaar willen we deze actie gaan herhalen. Maar niet zonder te benadrukken dat King ook graag met u meedenkt in de voorbereiding om uw magazijn klaar te maken voor automatisering. Door: Sander Leeuwerke Magazijnautomatisering is vaak een laatste stap in het op orde krijgen van een magazijn. Voordat er met scanners gewerkt kan worden, moet er al het nodige worden voorbereid. Zelfs als u niet met scanners gaat werken, kunnen deze stappen al helpen om uw magazijn op orde te krijgen. Wij adviseren ook graag bij deze stappen. Betrek de adviseurs van KingMobile dus op tijd bij het indelen van uw magazijn. Zo zoeken we bijvoorbeeld samen naar antwoorden op de volgende vragen: Welke locatie indeling moet ik gebruiken? Hoe fijnmazig deel ik mijn magazijn in? Welke loopvolgorde moeten mijn medewerkers gebruiken? Kan ik barcodes van mijn leveranciers op de producten gebruiken of moet ik zelf barcodes verzorgen? Welk type barcode gebruik ik in mijn magazijn? Wat moet ik nog aanpassen en opruimen om klaar te zijn voor automatisering? Lees verder op de volgende pagina 13
KingMagazine juli 2014 Rubriek Binnenkort kunt u voor 125,- kennis maken met KingMobile inventariseren. U ontvangt hiervoor de hardware, de software van KingMobile inventariseren en de handleiding één maand op proef. Via e-mail informeren wij u zodra de actie start. Er is heel veel mogelijk zonder al te veel inspanning. Bij King Software denken we graag met u mee. Als u meer wilt weten over de status van uw website kunt u contact met ons opnemen. 14 Locaties indelen In veel magazijnen wordt nog beperkt met locaties gewerkt. De locaties staan bijvoorbeeld wel op de stellingen, maar staan niet in King. Het is dus aan de medewerker in het magazijn om te onthouden waar de artikelen liggen. Met een ervaren medewerker is dit geen probleem, aangezien deze vaak zelf onthoudt waar artikelen zijn ingeruimd. Op basis van de verzamellijst zoekt hij vervolgens zelf een route. Bij nieuwe medewerkers of tijdelijke krachten kunnen echter problemen ontstaan. De inwerkperiode zal lang duren. De medewerker moet zich eerst de locaties van artikelen eigen maken. Zeker zodra verschillende medewerkers zich bezig gaan houden met het inruimen van artikelen kunnen zij het overzicht kwijt gaan raken. Een goed locatie systeem zorgt ervoor dat iedereen in een bedrijf de artikelen in het magazijn zonder moeite kan vinden. Door de locaties een logische volgorde te geven, kan ook de verzamellijst meteen op deze volgorde worden afgedrukt. Hierdoor kan iedereen met een verzamellijst meteen de slimste route door het magazijn kiezen. De indeling van de locaties dient dus een afspiegeling te zijn van de gewenste route in het magazijn. De ideale indeling is hierbij onder andere afhankelijk van de mogelijkheid om in een pad aan het eind over te steken naar een volgend pad. Door hier van te voren goed over na te denken, in overleg met een KingMobile adviseur, kunnen dagelijks veel gelopen meters per order bespaard worden. Locaties labelen met barcodes De locatie indeling moet vervolgens eenduidig in het magazijn zichtbaar zijn. Bij een goede indeling loont het om te zorgen voor goede borden of stickers per stelling. In voorbereiding op scanners kunnen deze ook meteen voorzien worden van barcodes. King Software werkt samen met bedrijven die kunnen voorzien in deze locatie stickers. Ook het aanbrengen van de stickers op locatie behoort tot de mogelijkheden. Denk hierbij na over hoe fijnmazig u de locaties wilt benoemen. Is een benoeming per stelling voldoende, of moet het op plank- of vakniveau? Het is in ieder geval mogelijk om hier wel voorbereid te zijn op de toekomst. Zo kan een stelling later alsnog worden gesplitst in locaties per plank. Laat de barcodes op de stickers, voor u alles definitief aanbrengt, testen door een adviseur van King. We kunnen hier de nodige fouten met verkeerde barcodes voorkomen, zodat niet alles onnodig opnieuw gelabeled moet worden. Koppeling met King Als in King nog niet vastgelegd is op welke locatie een artikel ligt, moet dit eenmalig gedaan worden. Dit kan natuurlijk door in King bij alle artikelen de locaties in te gaan typen. Dit is echter foutgevoelig en kan vaak niet in het magazijn ter plekke worden ingevoerd. Zeker als één product op meerdere plekken in het magazijn kan liggen, is het indelen en verplaatsen van artikelen een bewerkelijke klus. Daarom adviseren wij om dit te doen met de inventarisatie module in KingMobile. Hiermee telt u in één keer alle artikelen op hun goede locaties. Vervolgens boekt u dit in King in als de nieuwe voorraad voor uw magazijn. KingMobile kan de voorraad zo in één keer aan de goede locaties koppelen.
Interview Theo Ottenheijm Door: Martine Eschauzier Verpakkingen en Verpakkingssystemen Een goede verpakking Ik ben al 14 jaar tevreden King-gebruiker. Lees verder op de volgende pagina 15
KingMagazine juli 2014 Rubriek Veel bedrijven denken dat een goede verpakking veel geld kost. En bovendien, wat maakt het uit? De klant gooit de verpakking toch weg. Maar wat als een slechte verpakking je geld kost omdat jouw product beschadigd raakt? Theo Ottenheijm weet als geen ander dat een goede verpakking belangrijk is en zeker geen sluitpost mag zijn. En met de groeiende handel via internet wordt een goede verpakking alleen maar belangrijker. Het is een essentieel onderdeel van je product en je service. Deels toeval, deels fascinatie Theo Ottenheijm Verpakkingen en Verpakkingssystemen is op 11-11-1999 opgericht in s Hertogenbosch, net om de hoek van het huidige pand. De eerste orders stammen van januari 2000. Theo heeft bedrijfskunde gestudeerd aan de Erasmus Universiteit in Rotterdam. Zijn ervaring deed hij op in de groentehandel van zijn vader en na zijn opleiding werkte hij enige jaren voor een internationale technische groothandel. Hoe hij in verpakkingen terecht is gekomen? Theo: Dat is deels toeval, deels fascinatie. Ik was ooit bezig met de overname van een handelsonderneming in verpakkingen en daarbij raakte ik gefascineerd door deze branche. Toen die deal uiteindelijk niet door ging, ben ik voor mezelf begonnen. Omdat veel producten machinaal verwerkt worden, kregen we ook vraag naar machines. Gaandeweg bleek dat klanten ook behoefte hadden aan advies en een partner die meedenkt over de verpakking. Vanwege mijn brede bedrijfskundige achtergrond bleek ik goed in staat om met meerdere aspecten van verpakkingen rekening te houden: bescherming en marketing, maar ook logistiek (transportkosten besparend) en natuurlijk het verpakken zelf. Een handige verpakking kan het inpakproces flink versnellen en dus kostenbesparend werken. Om de klant juist op dit gebied van dienst te kunnen zijn hebben we twee jaar geleden geïnvesteerd in een eigen ontwerpafdeling met CAD en DTP systeem en beschikken we over een hypermoderne modelmakerij, waar we met behulp van een snijplotter modellen kunnen maken in de juiste vorm en het juiste materiaal. Ons bedrijf rust op vier pijlers: verpakkingen, verpakkingssystemen (machines en semi-automatische middelen), logistiek (waaronder Just-In-Time delivery en projectleverantie) en ontwerp & advies. Ik heb gekozen voor s Hertogenbosch omdat het centraal is: binnen een uur ben je bijna overal in Nederland. Daarnaast wilde 16
Interview ik graag in het zuiden blijven. Vanaf het eerste moment heb ik personeel in dienst gehad. Onafhankelijk Onze grootste kracht is dat we onafhankelijk zijn. Wij kunnen de verpakking ontwerpen die de klant nodig heeft. Dit kan in golfkarton, massief karton, kunststof of combinaties hiervan. Bij ons krijg je het materiaal dat het best aansluit bij je wensen. De klant wil een oplossing, een partnership. Een goede verpakking moet het product beschermen, de ontvanger informeren én er mooi uitzien. Een goede verpakking is geen sluitpost. Het maakt je product af. Het is ook onderdeel van het totaalplaatje. Als je iets bij een webwinkel bestelt die er online keurig uitziet, maar van wie je vervolgens het product ontvangt in een hergebruikte doos van de supermarkt, dan komt dat niet professioneel over. Ik heb wel eens meegemaakt dat een product was verstuurd in een oude frikandellendoos en daardoor per ongeluk in de diepvries belandde. Of dat het werd verstuurd in een te grote doos, waardoor er schade ontstond. Mensen zijn bang dat als je als leverancier met ze meedenkt, de verpakking heel duur wordt, maar dat is niet waar. Een goede verpakking kan ook schade voorkomen en dus geld besparen. Goedkoop is vaak duurkoop. Webwinkels Een goede webwinkel stelt eisen aan de te gebruiken verpakkingsmaterialen. Een behoorlijk deel van de aankopen in webwinkels wordt retour gestuurd, dus daar moet de verpakking op berekend zijn. De verpakking moet ook onderscheidend zijn. Als het kan moet je pakket door de brievenbus passen. En het is heel belangrijk dat je kunt zien of de verpakking geopend is geweest, of dat ermee gerommeld is ( tamper evident ). Het liefst zou je willen dat mensen niet met de verpakking kunnen rommelen, dat ze de inhoud niet kunnen stelen of ermee knoeien ( tamper proof ), maar dat is bijna onmogelijk. Maar je kunt een verpakking wel tamper evident maken, dus dat je kunt zien als er mee gerommeld is. Gebruik je slechte materialen of bijvoorbeeld goedkoop tape dan is dat er soms zo af te halen, zonder dat er sporen achterblijven die laten zien dat het pakket geopend is geweest. De inhoud kan dan worden gestolen en het pakket weer dichtgetaped, zonder dat iemand kan bewijzen dat er mee is geknoeid. Met een verpakking die tamper evident is kan dat niet. verpakkingen op voorraad, onder het private label ThOP. Dit assortiment leveren we uit voorraad. Wij leveren niet alleen op snelheid, maar ook op herkenbaarheid. Je weet wat je krijgt. Theo Ottenheijm en King Ik werk vanaf 1 januari 2000 met King en ben al 14 jaar tevreden King-gebruiker. Geen enkel pakket is perfect, maar je moet niet kijken naar de beperkingen, maar naar de mogelijkheden. King is voor mensen die met een fijn, compleet en stabiel pakket willen werken. Ik ben begonnen met King XL, wat nu King Logistiek is. Niet vanwege de hoeveelheid gegevens of orders die ik te verwerken had, maar vanwege de functionaliteit. Alle gegevens zitten in King, waardoor ik het proces beheers en het overzicht houd. Juist voor kleine bedrijven is die functionaliteit van belang, daardoor kunnen we met één man in het magazijn toe. Ik houd me weinig bezig met de boekhouding, dat is een noodzakelijk kwaad, maar als ik een klant aan de lijn heb wil ik heel snel de voorraadadministratie kunnen inzien. En met het veld vrije rubrieken in het artikelbestand kan ik alle relevante technische tekeningen van een verpakking direct aan het artikelnummer koppelen. Ook voor een klein bedrijf is een compleet pakket belangrijk. Ik ben meer dan alleen King-gebruiker. Toen King overging naar Windows zijn ze dat hier komen testen. En in maart was ik standhouder bij de Webwinkel Inspiratie Dag. Ik vind beurzen heel leuk om te doen, maar het is vaak zo massaal, want iedereen staat er. Met de Webwinkel Inspiratie Dag vonden mensen het leuk om in één ruimte verschillende soorten relevante informatie over webwinkels te vinden. Het was niet zo overweldigend. Ik heb die dag veel positieve mensen gesproken en zelf ook inspiratie opgedaan. Zo denken we met elkaar mee, als partners. www.ottenheijm.nl Grootste uitdaging Het lastigste van mijn vak is om van 3D naar 2D te vertalen. Als je een kartonnen verpakking ontwerpt, dan moet je een driedimensionale doos vertalen naar een tweedimensionaal vel karton. Dit vel karton moet je snijden en vouwen en zo in elkaar kunnen steken dat je er een 3D verpakking van maakt, liefst uit één stuk. Een standaardverpakking bestaat niet. Omdat het niet altijd mogelijk is om een klant- of productspecifieke verpakking te maken, hebben we een goed standaardassortiment Een goede verpakking is geen sluitpost. Het maakt je product af. 17
KingMagazine juli 2014 Rubriek King in the cloud! King voor Windows De huidige release heeft nummer 5.50. Deze bevat interessante uitbreidingen op het gebied van SEPA en het betalingsverkeer van webwinkels. Ook is de maximumlengte van een aantal velden vergroot. Betalingsopdrachten Aan de Betalingsopdracht kunnen betalingen aan een debiteur worden toegevoegd (bijv. creditnota s). Webwinkels hebben heel vaak te maken met retouren. Als een klant artikelen bestelt, deze betaalt via ideal en vervolgens (een deel daarvan) weer retourneert, dan krijgt deze klant geld terug. Hij ontvangt dan een creditnota, die vervolgens moet worden uitbetaald of verrekend. Vanaf heden is het daarom ook mogelijk om in een betalingsvoorstel niet alleen betalingen aan crediteuren, maar ook aan debiteuren op te nemen. Automatische incasso Bij vorige releases is King aangepast voor SEPA, het Europese betalingssysteem. De automatische incasso ondersteunt sindsdien de CORE-incasso, waarbij een klant het recht heeft om binnen 56 dagen een geïncasseerd bedrag terug te laten boeken. Voor veel zakelijke transacties is dat echter ongewenst en daarom bestaat er ook de B2B-incasso, waarbij geïncasseerde bedragen niet kunnen teruggeboekt. Ook deze laatste wordt vanaf heden door King ondersteund. Langere velden De nummers van grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren zijn verlengd van 8 naar 10 posities. Zeker bij webwinkels die in meerdere landen actief zijn en waarbij klanten bij elke nieuwe bestelling een nieuw klantnummer aanmaken, kan het aantal debiteuren tot boven het miljoen oplopen. Vanaf heden is dat geen probleem voor King. Ook het factuur/ referentienummer is uitgebreid, van 10 naar 40 posities. De komende release is King 5.51. Deze verschijnt binnenkort. Belangrijke punten hierin zijn: Fiatteren inkoopfacturen Hierbij kunnen inkoopfacturen en creditnota s debiteuren worden vrijgeven voor betaling. Bij aanmaken betalingsvoorstel worden alleen de gefiatteerde posten opgenomen. Nietgefiatteerde posten kunnen handmatig worden toegevoegd. Verzamelincasso s (bij de optie Automatische incasso) Meerdere incassobetalingen kunnen worden samengevoegd tot één betaling. Creditnota s debiteuren kunnen eerst worden verrekend met openstaande posten. In een bestaand voorstel kunnen de opdrachten ook handmatig worden verzameld of uitgesplitst. Uren-/Projectenregistratie Deze optie kent een hele serie uitbreidingen en verbeteringen, waarbij vele wensen van gebruikers zijn geïmplementeerd, zowel bij invoer als bij rapportage. Uiterlijk van King voor Windows Dit is weer helemaal bij de tijd. Daarnaast is er een hele lijst met grotere en kleinere verbeteringen doorgevoerd. Alle release notes vindt u op www.king.eu 18
Nieuw in King King6 De nieuwe generatie King wordt geheel web based. Deze draait onder Microsoft Azure in een web browser. Dit stelt uiteraard geheel nieuwe eisen aan de te gebruiken technieken, de gebruikers-interface en de vormgeving. Later dit jaar volgt een eerste pre-release voor een geselecteerde groep pilot-klanten. Maar omdat een en ander al aardig vorm begint te krijgen, willen we u hier alvast een voorproefje geven. De belangrijkste verschillen t.o.v. King voor Windows liggen vooral op het gebied van inloggen, adresboek, debiteuren/crediteuren en invoeren boekingen. Daarnaast wordt het eenvoudiger om het pakket te vertalen. Inloggen Voor ondernemers met meerdere administraties en vooral voor accountants- en administratiekantoren is single-sign-on een belangrijke verbetering. Na één keer aanmelden krijgt een gebruiker toegang tot alle administraties waar hij rechten voor heeft. Ook kan een gebruiker iemand anders (bijvoorbeeld zijn accountant) eenvoudig uitnodigen om toegang te krijgen tot zijn administratie(s). Adresboek Vaak heeft een onderneming verschillende BV s (moeder en dochters), die voor een groot deel dezelfde klanten en leveranciers hebben. Daarom is het in King6 mogelijk om een gemeenschappelijk adresboek aan te houden voor meerdere administraties. Het adresboek bevat dan naam, adres en woonplaats van alle relaties (ondernemingen/rechtspersonen en mensen/natuurlijke personen) met de bijbehorende telefoonnummers, contactpersonen, verzendadressen, etc. Per administratie wordt voor een debiteur of crediteur verwezen naar het adresboek. Zo kan een relatie in de ene administratie een debiteur zijn en in een andere (of dezelfde) administratie een crediteur. Het is ook mogelijk een apart adresboek per administratie aan te houden, of deels gemeenschappelijk en deels separaat. Debiteuren/crediteuren Dit worden aparte subadministraties. Elke debiteur en crediteur is gekoppeld aan een algemene grootboekrekening debiteuren of crediteuren. Wel kunnen er verschillende debiteuren- en crediteurenrekeningen zijn, bijvoorbeeld apart voor soort klant, regio of valuta. Invoeren boekingen Hier wordt meer rekening gehouden met de soort boeking. Bij het boeken van een inkoopfactuur zijn bijvoorbeeld andere velden van belang dan bij het boeken van bankmutaties. We onderscheiden de dagboeksoorten Inkoopboek, Verkoopboek, Bankboek, Kasboek en Memoriaal. Van elke dagboeksoort kunnen meerdere dagboeken voorkomen, bijvoorbeeld een bankboek per bankrekening. Met King6 is King straks weer geheel state-of-the-art en zetten we een nieuwe maatstaf voor Business Software. We hopen uw nieuwsgierigheid hiermee te hebben aangewakkerd! We houden u op de hoogte! 19
KingMagazine juli 2014 Rubriek Samengestelde artikelen In ieder KingMagazine zet Oscar Scherstra een interessante King-functie in de spotlights die toegevoegde waarde heeft voor uw organisatie. In dit nummer aandacht voor de optie Samengestelde artikelen, leverbaar voor versie King Logistiek. We spreken in over een samengesteld artikel wanneer dat artikel is opgebouwd uit andere artikelen uit uw artikelenbestand. Twee voorbeelden. U levert tuinstoelen, parasols en tuintafels. Wanneer u nu een tuinset samenstelt bestaande uit zes tuinstoelen, een bijpassende tuintafel en een parasol en deze set als één product wilt verkopen, dan is de tuinset een samengesteld artikel. In dit geval kunt u elk onderdeel van de set ook los verkopen. Maar ook wanneer u producten assembleert en verkoopt die uit componenten (artikelen) bestaan die u niet los levert, kunt u deze optie gebruiken. Een pc kan bestaan uit een kast, een moederbord, stroom- en koelelementen, intern geheugen, een harde schijf, een interface component met de aansluitingen voor randapparatuur, vier led lampjes en een aantal kabels om de componenten aan te sluiten. Die pc is dan een samengesteld artikel. Wanneer u de sets gaat samenstellen of assembleren, dan boekt King de componenten van de voorraad af en wordt het eindproduct of samengestelde artikel bijgeboekt. Bij de invoer van een order voor het samengestelde artikel wordt dat artikel in de voorraad gereserveerd om bij de facturatie van de voorraad te worden afgeboekt. De daarbij behorende omzet wordt geboekt op het samengestelde artikel. 1. Productie en samengestelde artikelen De optie Samengestelde artikelen is de basismodule van de drie productie opties die voor King Logistiek beschikbaar zijn. Vandaar dat de menupunten van de optie Samengestelde artikelen in uw hoofdmenu Voorraad onder het submenu Productie zijn ondergebracht. 2. Vaste gegevens Bij de Vaste gegevens Productie kunt u de journaalpostgegevens, voorraadcontroles en de default instellingen van de module vastleggen, onder andere de rekening waarop King het verschil tussen de kostprijs van de componenten en die van het eindproduct moet boeken, dus het productieresultaat. 3.Recepten Het assembleren of samenstellen van een Samengesteld artikel gebeurt op basis van een recept. In een 1 3 2 4 20