Module 3 Gegevens verwerken

Transcriptie

1 Geleerd in vorige presentaties Module 3 Gegevens verwerken Les 3. Verkoopfacturen maken en inkoopfacturen verwerken Business Plan op 1 A4 Budget in 5 stappen Uurtarief / DGA-salaris Archivering Btw-administratie Boekhouding ingericht Boekhouden Les 3 Hoe registreer je verkopen? Wat zijn de factuureisen? Hoe krijg je sneller betaald? Waarom soms iets later factureren? Wat zijn creditnota s? Hoe verwerk je kortingen? Les 3 Wat zijn proforma facturen? Hoe boek je verkopen binnen de EU? En verkopen buiten de EU? Les 3 Hoe registreer je inkopen? Hoe boek je investeringen? Wanneer spreek je van voorraad? Wat is het verschil tussen directe en indirect kosten? Hoe boek je inkopen binnen de EU? En inkopen buiten de EU? Verkoopfacturen Verplicht factuur sturen bij leveren van goederen/diensten aan ondernemers of rechtspersonen Je past dan factuurstelsel toe bij berekenen btw Verkoop registreren bij levering in ruil voor geld (of belofte om geld) 1

2 Bijvoorbeeld Een klant bestelt een ontwerp voor nieuw logo voor 300. Je ontvangt de order, maar je mag de verkoop nog niet registreren. Alleen als je het nieuwe logo ontwerp hebt gemaakt en geleverd dan is de verkoop volledig volgens de boekhoudregels. Registratie Verkoopfacturen registreer je in het verkoopboek Betalingen van klanten van verkoopfacturen ontvang je per bank of kas Verkopen per kas registreer je in het kasboek Registratie Alle verkopen registreer je in het verkoopboek op een omzetrekening exclusief btw (netto omzet). De btw wordt uitgerekend door het boekhoudprogramma. Het rekeningnummer dat je kiest begint met een 8. Vordering op klant De andere kant van de boeking doet het boekhoudpakket automatisch voor je op de grootboekrekening Debiteuren, bijvoorbeeld: 1200 Debiteuren. Dit betekent dat je in het verkoopboek nooit de grootboekrekening 1200 Debiteuren selecteert. Beslisboom Selecteren categorie De andere kant van de boeking doet het boekhoudpakket automatisch voor je op de grootboekrekening Debiteuren, bijvoorbeeld: 1200 Debiteuren. Dit betekent dat je in het verkoopboek nooit de grootboekrekening 1200 Debiteuren selecteert. 2

3 Selectie categorie Verkopen Altijd op omzetrekening Binnenland 8000 Omzet btw hoog 8100 Omzet btw laag 8200 Omzet btw vrij Selectie categorie Verkopen Buitenland (aparte regels BTW-aangifte) 8210 Omzet binnen EU 8220 Omzet buiten EU Verlegd 8200 Omzet BTW vrij Journaalpost Debet Credit 1200 Debiteuren Omzet btw hoog Btw verkoop hoog 63 Factuureisen je bedrijfs- en adresgegevens (het vestigingsadres, geen postbus), btw-nummer, KvK-nummer; de volledige naam en het adres van de klant; de factuurdatum en een uniek opeenvolgend factuurnummer, bijvoorbeeld beginnend met 15001, dan 15002, etc.; duidelijke omschrijving en datum van geleverde goederen of diensten; Factuureisen het aantal geleverde goederen of diensten; duidelijke vermelding van het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag, het btwtarief en het bedrag inclusief btw (het totaal te betalen bedrag); je bankrekeningnummer (IBAN en BIC) en de betalingstermijn. 3

4 Voorbeeld maken verkoopfacturen in Boekhouden in Excel Vereenvoudigde factuur Factuurbedrag inclusief btw max de factuurdatum; je bedrijfs- en adresgegevens; de geleverde goederen of diensten; de btw; de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (bij wijziging van een factuur). Risico s foutieve factuur Klant kan factuur weigeren Nieuwe factuur opstellen Langer wachten op je geld Andersom geldt dit natuurlijk ook Weiger factuur als factuur niet voldoet aan eisen. Jij loopt risico! Krijg facturen sneller betaald Maak professionele facturen in kleur. Je factuur representeert je bedrijf; Maak je factuur duidelijk herkenbaar met je eigen logo; Koop een kleuren laserprinter. Facturen van inkjet printers gaan vlekken als er vocht op komt; Verstuur de factuur digitaal per (mits de afnemer hiermee akkoord gaat); Krijg facturen sneller betaald Factureer snel. Hoe eerder je de factuur stuurt, hoe sneller de klant betaalt; Zorg ervoor dat je factuur aan de wettelijk eisen voldoet; Refereer in de factuur naar een eventuele offerte; Maak het totaal bedrag inclusief btw duidelijk zichtbaar. Zo voorkom je dat het bedrag exclusief btw wordt overgemaakt; Krijg facturen sneller betaald Vraag vooraf aan je contactpersoon of de crediteurenadministratie aan welke eisen je factuur moet voldoen (inkoopordernummer). Voeg een specificatie bij je factuur, bijvoorbeeld een getekende urenstaat; Laat je urenstaat aftekenen door een daartoe bevoegde persoon, zodat je factuur sneller wordt goedgekeurd; Bel na of de factuur is aangekomen. 4

5 Word geen bank Iets later factureren kan soms slim zijn. Verstuur factuur net na verstrijken van kwartaal Dus bijvoorbeeld op 1 oktober in plaats van 30 september. Btw afdracht dan pas eind januari Creditnota s Retouren binnen garantietermijn Goede procedures Creditnota met negatief bedrag Zo nodig zichtbaar maken op aparte categorie Creditnota voorbeeld Een klant retourneert een defecte computeraccessoire van 100 binnen de afgesproken termijn. Debet Credit 1200 Debiteuren Retouromzet btw hoog Btw verkoop hoog 21 Creditnota s Originele verkoop is niet teruggedraaid voor het geretourneerde product Doel van aparte categorie is het inzichtelijk maken van het totaal aan retouren De netto omzet van je bedrijf is dan gelijk aan de som van de twee omzetrekeningen Voorbeeld maken creditnota s in Boekhouden in Excel Kortingen Korting is verlaging verkoopprijs Apart zichtbaar maken op factuur Eventueel op aparte categorie 5

6 Korting voorbeeld Een klant koopt 10 boeken van 20 en krijgt hiervoor een korting van 5% op de verkoopprijs per boek. Je klant betaalt dan 201,40 (10 x 20 x 0,95 x 1,06). Voorbeeld korting verwerken in Boekhouden in Excel Debet Credit 1200 Debiteuren 201, Korting omzet btw laag 10, Omzet btw laag 200, Btw verkoop laag 11,40 Proforma facturen Voorlopige niet-officiële factuur en hoeft niet betaald te worden Vooruitbetaling van je klant, voordat je over gaat tot levering Import/export van goederen Datum van verzending en de naam van de transporteur niet vermeld Offertes (verlengen abonnementen) Voorbeeld maken proforma facturen en offertes in Boekhouden in Excel Verkopen binnen de EU Levering goederen of diensten aan klanten in ander EU-land dan geen btw Zogenaamde verlegde btw Afnemer betaalt dan btw in eigen land Klant is particulier? Wel btw Klant is ondernemer? Geen btw Intracommunautaire levering/diensten Verkopen binnen de EU Vraag btw-nummer van klant Controleer btw-nummer Stuur factuur zonder btw met tekst btw verlegd Opgaaf intracommunautaire prestaties 6

7 Controleer btw nummer Controleer btw nummer Verkopen buiten de EU Bij export van goederen naar niet-eulanden breng je 0% btw in rekening Diensten aan afnemers buiten EU? Zoek uit in welk land de dienst belast is Dit verschilt per land. Controleer ook in welk land je de btw-aangifte moet doen Inkoopfacturen Inkoopfacturen/bonnetjes registreer je in het inkoopboek Betalingen aan leveranciers van inkoopfacturen doe je per bank, kas of pin Inkopen per kas registreer je in het kasboek Registratie inkopen Beslisboom Alle inkopen registreer je in het inkoopboek exclusief De btw wordt uitgerekend door het boekhoudprogramma. De categorie die je kiest hangt af waar de factuur betrekking op heeft 7

8 Investering Uitgaven > 450 Duurzaam karakter (> 1 jaar) Inventaris, computers, auto, website 02x2 Investering Balans (bezitting) Handelsvoorraad Wederverkoop of productie gereed product Bezittingen die je snel wilt omzetten in geld Bijv. grondstoffen, halffabrikaten, gereed product 3000 Voorraad Balans (bezitting) Directe kosten Directe relatie met maken omzet Bruto marge (omzet directe kosten) Inhuur derden, grondstoffen voor maken eindproduct, kostprijs verkopen Directe kosten Brutowinst = Omzet Kostprijs omzet Brutowinst = Verkoopprijs Inkoopprijs 7xxx Directe kosten W&V (kosten) Indirecte kosten Geen directe relatie met maken omzet Kantoorartikelen, verkoopkosten, autokosten Journaalpost Debet Credit 4930 Kantoorartikelen Btw inkoop hoog Crediteuren 484 4xxx Indirecte kosten W&V (kosten) 8

9 Inkopen binnen de EU Zelfde regels als bij verkopen Geen btw Btw in Nederland aangeven en betalen Én aftrekken als voorbelasting Inkopen buiten de EU Import goederen aangeven bij douane Betaal btw en invoerrechten Diensten van leveranciers buiten EU? Zoek uit in welk land de dienst belast is Dit verschilt per land. Controleer ook in welk land je de btw-aangifte moet doen Voorbeeld registreren inkoopfacturen en bonnetjes in Boekhouden in Excel In de volgende presentatie Dagafschriften importeren en verwerken Kasmutaties boeken Incidentele posten verwerken 9