Module 3 Gegevens verwerken

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Module 3 Gegevens verwerken"

David Mulder
10 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Geleerd in vorige presentaties Module 3 Gegevens verwerken Les 1. Richt je boekhouding in Business Plan op 1 A4 Budget in 5 stappen Uurtarief / DGA-salaris Papieren en digitale archief ordnersysteem Btw-administratie Les 1 Wat is een boekhouding? Uitbesteden of zelf doen? Hoe kies je een boekhoudpakket? Welke instellingen moet je controleren? Wat is een boekhouding? Je boekhouding is onderdeel van je administratie Je administratie heeft betrekking op alle gegevens die met je onderneming te maken hebben Administratie Boekhouding Kasadministratie Inkoopfacturen Verkoopfacturen Controleberekeningen Bankafschriften Credit card afschriften Aantekeningen Loonadministratie Contracten Agenda s Correspondentie Software + bestanden Urenregistratie Rittenadministratie De boekhouding is het systeem om financiële feiten vast te leggen Doel: het verschaffen van inzicht in je financiën en het afleggen van verantwoording over je bedrijf 1

Uitbesteden of zelf doen? Hoe kies je een boekhoudpakket? Welke instellingen moet je controleren? Wat is een boekhouding?

2 Administratieproces 1. Gegevens verzamelen, ordenen en archiveren; 2. Financiële feiten registreren (het boekhoudproces); 3. Rapportages opstellen: jaarrekening (balans en winst- en verliesrekening), btw-aangifte en stuurinformatie zoals openstaande facturen, top 10 s, marge per dienst/product en; 4. Aangiften doen: btw-aangifte, ib/vpb-aangifte. Boekhoudproces 1. Omzet registreren aan de hand je verkoopfacturen; 2. Kosten vastleggen aan de hand van je Inkoopfacturen en bonnetjes; 3. Verwerken van kas- en bankmutaties; 4. Boeken van alle incidenteel voorkomende posten, zoals afschrijvingen, correcties voor privégebruik, salarissen, leasecontracten, beginbalans etc. Schema administratieproces Uitbesteden of zelf doen? Verzamelen Ordenen Gegevens Achiveren Omzet en kosten registreren Kas- en bankmutaties verwerken Financiële Incidentele posten boeken feiten Je kunt je administratie zelf doen of (deels) uitbesteden Beide vormen hebben voor- en nadelen Winst- en verliesrekening en Balans Btw-aangifte Rapporten Stuurinformatie Btw-aangifte Aangiften IB/VPB-aangifte Zelf doen Goedkoper, ook als je delen zelf doet (lever op zijn minst het dossier netjes aan) Kans op fouten en dus extra werk voor je accountant of boekhouder; Arbeids- en tijdsintensief (de meeste tijd gaat zitten in je papieren administratie); Elk moment inzicht in je eigen bedrijfsvoering. Uitbesteden Duurder (juist als je alles uitbesteed, dus ook het simpele archiveerwerk per jaar; Minder kans op fouten (ook een accountant kan fouten maken); Je houdt meer tijd over voor je bedrijf; Periodiek en vertraagd inzicht in de cijfers (let op frequentie en inhoud van rapportages). 2

Aangiften doen: btw-aangifte, ib/vpb-aangifte. Boekhoudproces 1. Omzet registreren aan de hand je verkoopfacturen; 2. Kosten vastleggen aan de hand van je Inkoopfacturen en bonnetjes; 3.

3 Overzicht zelf doen / uitbesteden Aspect Alles uitbesteden Deels uitbesteden Alles zelf doen Kosten + + Juistheid gegevens + + Inzicht Tijd + + Conclusie Ook als je je administratie zelf doet, is het verstandig om af en toe een accountant te raadplegen. Hij kan je helpen bij de opzet en inrichting van je administratie, bij het maken van moeilijke investeringsbeslissingen, of je adviseren bij je bedrijfsontwikkeling en je specifieke belastingtips geven. Conclusie Volg aanvullende trainingen die je helpen om je financiën en administratie verder onder de knie te krijgen. Selectiecriteria boekhoudpakket 1. Wat moet het boekhoudpakket kunnen? 2. Online of offline? 3. Kun je het eerst proberen? 4. Wat heb je echt nodig? 5. Wat wordt voor je geautomatiseerd? 6. Welke ondersteuning krijg je? 1. Wat moet het pakket kunnen? Verkoopfacturen maken en registreren Inkoopfacturen verwerken Klant- en leveranciergegevens bijhouden Bankafschriften importeren/verwerken Btw-overzicht opstellen t.b.v. aangifte Winst- en verliesrekening opstellen Balans opstellen 1. Andere functionaliteiten? Offertes opstellen Periodiek factureren/abonnementen Uren- en kmregistratie Voorraadadministratie In- of excassobestanden aanmaken Facturen scannen en herkennen Kostenplaatsen gebruiken Icp-aangifte / deb. beheer / import-export 3

Hij kan je helpen bij de opzet en inrichting van je administratie, bij het maken van moeilijke investeringsbeslissingen, of je adviseren bij je bedrijfsontwikkeling en je specifieke belastingtips

4 2. Online of offline? Werk je liever online (in de cloud ) of offline (geïnstalleerd op je eigen computer)? 2. Online Altijd de laatste versie van de software Gegevens worden in de cloud opgeslagen. Backup van je boekhouding door softwareleverancier Altijd internetverbinding nodig Maandelijkse licentievergoeding ( 10 tot 50 per maand) 2. Offline Zelf zorgen voor backups, bv. via Copy.com Software draait op eigen PC. Zelf updates installeren. Geen internet nodig Eenmalige betaling plus update fee 3. Kun je het eerst proberen? Vraag demoversie of proefabonnement Hoe ziet het er uit (opmaak/kleuren)? Werkt het pakket prettig (test de gebruikersinterface)? Kun je er redelijk snel mee werken op je gevoel (intuïtief)? 3. Kun je het eerst proberen? Hoe sneller je ermee werkt hoe meer tijd en geld je bespaart Biedt de leverancier een garantie? Als ondernemer heb je niet dezelfde rechten bij online aankopen 4. Wat heb je echt nodig? Heb je de meeste complete versie nodig? Bepaal je must haves en je nice to haves Focus op automatiseren van processen en financiële informatie Saaie rapporten of dashboards en grafieken? 4

com https://copy.com/?r=99olxb Software draait op eigen PC. Zelf updates installeren. Geen internet nodig Eenmalige betaling plus update fee 3. Kun je het eerst proberen?

5 Cijfers of grafische presentatie 5. Wat wordt geautomatiseerd? Hoe meer, hoe makkelijker Invoer automatisch minder tikfouten Scannen en boeken Importeren en boeken dagafschriften Wél controleren! 6. Welke ondersteuning krijg je? FAQ (veel gestelde vragen) Contact helpdesk (online/telefoon) Openingstijden en Responstijd Handleiding / Quickstart Guide Andere praktische hulpmiddelen, zoals instructievideo s, gidsen, voorbeelden Exact MoneyBird Reeleezee BIE Pakket Premium Plus Premium Standard Eenmalig 77 Abonnement 59 p/m 25 p/m 54,90 p/m 27 p/j Kosten over 3 jaar Administraties Gebruikers onbeperkt Functionaliteit Verkoopfacturen 20 p/m Inkoopfacturen Urenregistratie Kilometerregistratie Banken importeren Rapportages Dashboards Beperkt W&V Balans Btw aangifte Ondersteuning Helpdesk FAQ Telefonisch Maak je keuze Doe je eigen onderzoek Bepaal wat voor jou belangrijk is Gebruik de checklist Maak pakketten vergelijkbaar (modules) Bekijk de lange termijn kosten! Controleer instellingen Stem software af op je wensen en wettelijke vereisten 5

FAQ (veel gestelde vragen) Contact helpdesk (online/telefoon) Openingstijden en Responstijd Handleiding / Quickstart Guide Andere praktische hulpmiddelen, zoals instructievideo s, gidsen, voorbeelden

6 Bedrijfsgegevens Je volledige bedrijfnaam conform KvK juridische naam of handelsnaam Je volledige adres daadwerkelijke vestiging. Postbus niet op factuur Je btw- en kvk-nummer Je bankrekeningnummer (IBAN + BIC) Boekjaar Kalenderjaar: 1/1 31/12 Gebroken boekjaar (fiscaal jaar) Bijvoorbeeld: 1/4 31/3 Toestemming Belastingdienst Facturen Pas het factuursjabloon aan Zorg voor kleur. Facturen met kleur worden sneller betaald Upload je logo (let op kwaliteit) Btw-tarieven Controleer de btw-tarieven Sinds 1 oktober 2012: 21% (hoog) 6% (laag) 0% (vrij) Voorkom foutieve facturen Rekeningschema Logische lijst van categorieën waar je financiële transacties op boekt Wijzig omschrijvingen Voeg nieuwe categorieën toe Verwijder ongebruikte categorieën Bijvoorbeeld: extra omzetcategorieën Verdichtingen Verdichting is groep van categorieën/ rekeningnummers Bijvoorbeeld autokosten bestaat uit: Lease- en huurkosten - Onderhoud Brandstofkosten - Verzekering Motorrijtuigenbelasting 6

Facturen Pas het factuursjabloon aan Zorg voor kleur.

7 In de volgende presentatie Volgorde verwerken transacties Altijd de juiste categorie kiezen Verkoopfacturen maken Inkoopfacturen verwerken 7

Vergelijkbare documenten

Module 2 Administratie op orde

Geleerd in vorige presentaties Module 2 Administratie op orde Les 1. Schep orde in de papieren en digitale chaos Business Plan op 1 A4 Budget in 5 stappen Uurtarief Optimale DGA-salaris Les 1 Verzamel