Hoe begin ik met Reeleezee?

Transcriptie

1 Hoe begin ik met Reeleezee? Met deze eenvoudige instructie bent u binnen vijf minuten aan de slag met uw eigen administratie. Zelfs als u niets van boekhouden weet. Boekhouden in Reeleezee lijkt sterk op het werken met de ordners die u nu misschien al gebruikt, maar dan veel gemakkelijker. Net als op papier werkt u met ordners voor facturen, uitgaven, kas, bank en een belastingmap. U begint uw administratie met het maken van verkoopfacturen of het invoeren van uw omzet. Vervolgens voert u uw uitgaven in. Daarna koppelt u in de bankmap betalingen aan inkomsten en uitgaven. Zo simpel is het.

2 Hoe begin ik met Reeleezee? Wanneer u zelf wilt proberen of Reeleezee écht zo gemakkelijk werkt als wij beloven, dan is de free versie een goede oplossing. Misschien heeft u uw administratie zelfs al aangemaakt. U zult snel merken dat Reeleezee zijn belofte waarmaakt. Kan ik op elk moment starten? Wanneer u nu geen boekhoudpakket gebruikt om uw administratie te voeren, dan is de start wel heel overzichtelijk. U kunt eigenlijk op elk moment van het jaar beginnen. Bij Reeleezee is het niet verplicht om eerst allerlei ingewikkelde instellingen goed te zetten, u kunt direct aan de slag. De instellingen die wél handig zijn om direct goed te zetten, zijn uw BTW-nummer en de nummers van uw bankrekeningen. Op die manier kunt u namelijk direct profiteren van de voordelen van het importeren van uw banktransacties. Het is ook aan te bevelen om het saldo van uw bankrekeningen vanaf een bepaald moment in het jaar in te voeren, zodat uw banksaldo in Reeleezee vanaf dat moment gelijk loopt met uw papieren afschriften of overzichten in Internet bankieren. Alle andere instellingen kunt u gaandeweg uw gebruik van Reeleezee goed zetten. Wat is de beste manier van invoeren? In onze trainingen en workshops raden we nieuwe gebruikers altijd aan om deze volgorde aan te houden: 1 Verkopen invoeren vanaf een gekozen datum (al dan niet met de factuurmodule). 2 Inkopen invoeren vanaf een gekozen datum. 3 Saldo van kas en bankrekeningen invoeren van bovenstaande datum. 4 Banktransacties inlezen vanaf bovenstaande datum en bankregels koppelen aan de reeds ingevoerde verkopen en inkopen. Kan ik ook gegevens overnemen? Reeleezee heeft veel mogelijkheden om gegevens vanuit een bestaande administratie over te nemen. Dat kan via een Excel-bestand, maar ook via de speciale koppeling die Reeleezee heeft ontwikkeld voor andere programma's die willen aansluiten op Reeleezee, bijvoorbeeld webwinkels. Gegevens die u in ieder geval niet opnieuw hoeft in te voeren zijn: 1 Klanten 2 Leveranciers 3 Producten 4 Openstaande posten (wanneer u nu met een ander systeem werkt) De Reeleezee helpdesk kan u precies vertellen welke mogelijkheden er zijn. Wanneer uw boekhouder of accountant met Reeleezee werkt, kunt u daar natuurlijk ook terecht voor informatie. Fruit.nu Ik had weinig verstand van boekhouden, dus het was voor mij de keuze: om het op een papiertje te doen of met Reeleezee. Ik ging voor de makkelijkste oplossing, Reeleezee dus. Het invoeren van inkomsten en uitgaven is zo eenvoudig dat je direct aan de slag kunt. Waar vind ik documentatie Op de website van Reeleezee, vindt u onder het menu Hulp aan de rechterkant ook de optie documentatie. Daar vindt u Startgidsen, maar ook instructievideo's.

3 Wat vindt u in de Reeleezee mappen? De mappen van Reeleezee lijken erg op de manier waarop de meeste ondernemers ordners bijhouden: wat bij elkaar hoort, zit ook bij elkaar. Zo zijn er aparte mappen voor inkomsten en uitgaven, en vanzelfsprekend zijn er mappen voor belastingzaken en bankzaken. De mappen in Reeleezee bieden natuurlijk meer dan een papieren ordner. U kunt nieuwe boekingen aanmaken, bestaande boekingen in een overzicht bekijken en zoeken naar een bepaald document. In de map Verkopen ziet u bijvoorbeeld in een oogopslag alle verkopen en eventueel facturen per klant gesorteerd, maar met een muisklik ook gesorteerd op datum of op factuurnummer. Daarvoor zou je drie papieren ordners hebben, met tabbladen op naam, datum en factuurnummer. Wegwijs in de mappen Net als in Windows of op de Mac gebruikt Reeleezee mappen voor zaken die bij elkaar horen. Wanneer u op een map klikt, opent zich aan de linkerkant van het scherm een menu: Inkomsten In deze map vindt u alles dat met boeken van omzet, oftewel inkomsten te maken heeft. Wanneer u de module Factuur gebruikt, vindt u in deze map tevens uw facturen en betalingsherinneringen. Uitgaven Kosten die u maakt voor uw bedrijf, zoals huur, inkoop of autokosten, houdt u bij in de Inkopen/Kosten map. U ziet hier ook altijd hoeveel u uw leveranciers nog moet betalen. Kas & Bank Dit is de map waarin u de transacties van bank-, kas- en creditcardrekeningen bijhoudt. Op de duidelijke bankafschriften koppelt Reeleezee bij- en afschrijvingen aan kosten en inkomsten. Belastingen Wanneer u een BTW-administratie moet voeren, vindt u in deze map altijd de laatste status van uw lopende aangifte omzetbelasting. Het is ook een archief van alle aangiften uit het verleden. Dit zijn als het ware de tabbladen van de map, in dit geval Offertes, Facturen, Betalingsherinneringen etc. Aan de stand van de pijl ziet u welke sectie u gekozen heeft. Wanneer u voor de sectie Facturen heeft gekozen, kunt u verder dus nog klikken op overzicht, concept, openstaand en betaald. Financieel Hier vindt u alle boekhoudkundige zaken, zoals de dagboeken, het zogeheten memoriaal en doorklikbare rapporten als de balans en de winst- en verliesrekening.

4 De mappen nader bekeken: omzet Of u nu een fysiotherapeut, een fruithandelaar of een administratiekantoor bent, u brengt voor uw producten of diensten een prijs in rekening. Als het goed is, kunt u meer in rekening brengen dan u aan kosten heeft, en is uw onderneming winstgevend. Dat is voor een startende ondernemer overigens niet meteen vanzelfsprekend. De leuke kant van ondernemen: omzet boeken Het tijdig en correct boeken van uw omzet is belangrijk wanneer u een goed beeld wilt hebben van uw bedrijf. Zeker wanneer u facturen stuurt naar klanten is het belangrijk om bij te zijn met de administratie. Hoe sneller u een factuur kunt sturen, hoe sneller u uw geld in huis heeft. En door het gebruiksgemak van software als Reeleezee Factuur hoeft u niet op te zien tegen het maken van facturen, hoe veel het er ook zijn. Reeleezee Factuur zorgt ervoor dat uw facturen er professioneel uitzien en helpt u om ervoor te zorgen dat deze aan de wettelijke en fiscale vereisten voldoen. Maar het bewaken van openstaande facturen en betalingen is zeker zo belangrijk. Daarom kunt u vanuit Reeleezee bijvoorbeeld snel betalingsherinneringen versturen, of in een overzicht zien hoeveel dagen uw klanten te laat zijn Snel uw eerste factuur maken? 1 Klik op de groene map Inkomsten. U ziet nu rechts op het scherm een overzicht van alle facturen. Wanneer u met een lege administratie bent gestart, is deze lijst nog leeg. 2 De knoppenbalk bovenin geeft u altijd mogelijke functies. U wilt een nieuwe factuur maken, dus u kiest nieuw. Op het scherm verschijnt nu een een lege factuur. U kunt die factuur nu invullen door de verschillende delen ervan aan te klikken, bijvoorbeeld de ontvanger en de bedragen die u wilt factureren. 3 In een lege administratie moet u de eerste keer de naam van een klant en de omschrijving van producten invoeren. Bij elke volgende factuur kunt u natuurlijk een al ingevoerde klant kiezen uit de klantlijst. 4 Via de Print knop in de knoppenbalk kunt u de factuur die u heeft aangemaakt, afdrukken of per versturen (bijvoorbeeld naar uzelf, als test).

5 De mappen nader bekeken: uitgaven Voor een bedrijf maakt u kosten. Het is belangrijk om die kosten goed bij te houden. Zodat u weet wanneer een leverancier moet worden betaald, bijvoorbeeld. Maar ook om te weten of u niet te veel kosten maakt. Wanneer u BTWplichtig bent, is het prettig om zo snel mogelijk de betaalde omzetbelasting terug te kunnen ontvangen. Gelukkig is het bijhouden van kosten heel eenvoudig met Reeleezee. Mensen die ooit boekhouden hebben geleerd, zijn vertrouwd met het werken in zogeheten dagboeken, waarbij je met grootboeknummers, debet en credit werkt. Natuurlijk kan dat in Reeleezee, het is vanzelfsprekend een volwaardig boekhoudpakket. Maar voor de gebruikers met minder ervaring hebben wij een gemakkelijker systeem van boeken ontwikkeld: de boekingsbon. Hiermee kunt u zonder boekhoudkennis toch een perfecte kostenadministratie voeren. Voorbeeld: kosten boeken in 5 stappen: 1 Klik op de rode map Uitgaven. U ziet nu rechts op het scherm een overzicht van alle kosten. Wanneer u met een lege administratie bent gestart, is deze lijst nog leeg. 2 De knoppenbalk bovenin geeft u altijd mogelijke functies. U wilt een nieuwe kostenbon aanmaken, dus u kiest Nieuw. Onder in het scherm verschijnt nu een een lege boekingsbon 3 Door op het veld Relatie te klikken, kunt u een leverancier invoeren. In een gevulde administratie zijn al leveranciers ingevoerd die u kunt kiezen. In het begin zult u ze eenmalig moeten invoeren. 4 U kiest nu op de boekingsbon de rubriek voor de kosten, bijvoorbeeld autokosten, kantoorkosten of huisvestingskosten. 5 Vervolgens kunt u een datum en een referentie invullen, vaak het factuurnummer van uw leverancier of een omschrijving. Tenslotte voert u het bedrag inclusief BTW in en kiest u voor de knop Opslaan. Uw kosten zijn nu verwerkt in de administratie en dus in alle overzichten, rapporten en de BTW-aangifte. Scannen kan ook! Op vindt u een instructievideo over het scannen en uploaden van inkoopfacturen.

6 De mappen nader bekeken: kas en bank (1) Bank- en kastransacties vormen de bloedsomloop voor bijna elk MKB-bedrijf. Sommige, overigens hele gezonde, bedrijven sturen maar een handvol facturen per kwartaal (vaak met flinke bedragen). Webwinkeliers verwerken soms honderden Ideal-betalingen voor kleine bedragen per maand. En in de horeca kunnen dagelijks honderden PIN- en kasbetalingen plaatsvinden. Reeleezee heeft veel aandacht besteed aan het maken van begrijpelijke schermen voor de verwerking van uw banktransacties. Het bijhouden van banktransacties in Reeleezee gebeurt via de map Kas en Bank. Wanneer u deze aanklikt, verschijnt links een menu met alle beschikbare rekeningen. Het is eenvoudig om uw eigen bank toe te voegen aan dit menu (zie eventueel de Startgids Instellen Kas en Bank). Wanneer u overstapt op Reeleezee, zult u zeker gebruik gaan maken van alle slimme functies om uw banktransacties zonder overtypen te importeren in Reeleezee. Wanneer u bankiert bij ABN AMRO (en binnenkort Rabobank) kunt u uw bankrekening zelfs direct koppelen aan Reeleezee, zodat alle bankgegevens dagelijks van uw bank naar uw boekhouding worden verstuurd. Op deze pagina's laten we bij wijze van voorbeeld zien hoe geïmporteerde banktransactie verwerkt. Naarmate u Reeleezee langer gebruikter, zal deze verwerking overigens steeds vaker automatisch gebeuren, omdat Reeleezee aan de hand van het rekeningnummer de klant of leverancier herkent. Importeren of automatische koppeling? 1 Wanneer u gebruik maakt van een ABN AMRO bankrekening, worden uw banktransacties automatisch ingelezen in Reeleezee. Wanneer u via ABN AMRO een abonnement heeft gekregen op Reeleezee, is deze koppeling al actief. U kunt deze ook zelf activeren, bekijk daarvoor de startgids en het fimpje op de hulp-sectie van Daar kunt u ook informatie vinden hoe u bankregels van andere banken eenvoudig kunt importeren. Voor ING en Rabobank klanten komt de koppeling trouwens ook snel beschikbaar. 2 Het importeren van banktransacties in Reeleezee gaat bijna net zo eenvoudig als de automatische koppeling. U hoeft daarvoor alleen maar een bestand met alle transacties te exporteren vanuit uw Internet Bankieren toepassing. Deze optie vindt u bij de Rabobank links in het menu onder download, bij ING in het bij- en afschrijvingenscherm onder de knop downloaden. 3 Het bestand met bankregels slaat u in een map op uw computer op. Vervolgens vindt u in het overzicht van de bankrekeningen in Reeleezee een knop import: Als u op de knop klikt, krijgt u een overzicht van alle imports die al gedaan zijn en kunt u een nieuw bestand importeren met de import knop. U krijgt nu een nieuw venster waarmee u het bestand dat u vanuit Internet Bankieren heeft gedownload in Reeleezee kunt importeren. Meer informatie: Startgids Instellen Kas en Bank.

7 De mappen nader bekeken: kas en bank (2) U heeft nu gezien hoe u gemakkelijk uw banktransacties in Reeleezee kunt importeren. Daarmee is uw boekhouding al stukken eenvoudiger geworden, want u hoeft de gegevens niet meer handmatig in te voeren en u voorkomt bovendien fouten. De volgende stap is het koppelen van de bij- en afschijvingen aan de verkoopfacturen die u heeft verstuurd aan klanten en de inkoopbonnen en inkoopfacturen van leveranciers die u heeft betaald. Voorbeeld: bankregel boeken in 5 stappen: 1 Een bankregel die nog niet is verwerkt, herkent u aan de rode regel nog te boeken met een bedrag. U kunt daarop klikken om een nieuwe uitgave of inkomstenboeking te doen. Maar in veel gevallen heeft u de verkoopfactuur of de uitgavenbon al ingevoerd in Reeleezee. Door op Openstaande Posten te klikken in de bankregel krijgt u rechts een lijst te zien van alle facturen die nog niet aan een bankregel zijn gekoppeld. 2 Reeleezee zal in de meeste gevallen al een vinkje zetten bij de factuur die bij de bankregel hoort, bijvoorbeeld omdat het bedrag en het bankrekeningnummer met elkaar overeenkomen. Naarmate u langer werkt met een administratie, vindt Reeleezee steeds vaker vanzelf de goede factuur. 4 Wanneer u een betaling op de bank ziet waarvoor in Reeleezee nog geen verkoop- of inkoopfactuur is ingevoerd of ingescand, kunt u deze inkomsten of uitgaven toch direct boeken vanuit de bankmap. U klikt daarvoor op de rode regel nog te boeken. Hierdoor verschijnt rechts in het scherm de boekingsbon die u al eerder tegenkwam in de uitgavenmap. U kunt nu op precies dezelfde manier als eerder is beschreven de juiste relatie en kostensoort (of opbrengstensoort) invoeren. 5 Reeleezee is slim. Wanneer u een betaling binnenkrijgt voor een factuur die al is ingevoerd (omzet of kosten), dan zal Reeleezee proberen deze betaling aan een factuur te koppelen. Wanneer u met de muis over de bankregel gaat, dan ziet u in dat geval een groene knop openstaande post: 3 Door een factuur in de lijst te selecteren en daarna op boeken te drukken, koppelt u de bankregel aan een factuur: In dit geval heeft Reeleezee in de lijst met openstaande posten zelf al de meest geschikt kandidaat-factuur aangevinkt en hoeft u daarna alleen maar op boeken te klikken. Wanneer de knop Openstaande Posten niet groen is, betekent dit niet altijd dat u de factuur nog niet heeft ingevoerd. Misschien heeft uw klant een ander bedrag betaald of is de factuur betaald door een ander bedrijf. In dit geval kunt u het beste de lijst met openstaande posten doorzoeken. Met de sorteerknoppen op relatie, datum en bedrag gaat dat heel handig. U kunt bovendien ook zoeken in het overzicht met openstaande posten rechts in het scherm. Meer informatie: Startgids Instellen bank en kas.

8 De mappen nader bekeken: BTW De meeste ondernemers moeten over hun omzet omzetbelasting berekenen. In Nederland wordt omzetbelasting vaak BTW genoemd. Maar waarover moet u BTW berekenen en hoe doet u dat? En welke goederen en diensten zijn eigenlijk vrijgesteld van BTW? BTW berekenen: u moet geld afdragen Reeleezee berekent BTW over het totaalbedrag dat u aan uw klanten in rekening brengt of dat u van uw klanten ontvangt. Reeleezee rekent het BTW-bedrag vanzelf uit op basis van het bedrag zonder BTW. Er zijn verschillende tarieven. Welk tarief u moet toepassen, hangt af van het soort goederen of diensten. Eten, drinken, agrarische producten, geneesmiddelen zijn voorbeelden van producten die in het lage tarief vallen. Op de site van de Belastingdienst kunt u de volledige lijst vinden. Verrekenen van voorbelasting: u krijgt geld terug U bent vermoedelijk al met de BTW in aanraking gekomen: op de rekeningen van uw leveranciers staat een BTW-bedrag. Deze BTW mag u meestal aftrekken van de BTW die u berekent over uw omzet. Dit is het verrekenen van voorbelasting. Het verschil moet u uiteindelijk betalen. In Reeleezee vindt u in de map BTW altijd een actueel overzicht van alle door u betaalde BTW en de BTW die u zelf in rekening heeft gebracht. U ziet op elk moment of u BTW moet betalen of juist terugkrijgt. Dat gaat vanzelf door bij het inboeken van verkoopfacturen het juiste tarief te kiezen. Bij het invoeren van onkosten hoeft u alleen maar het bedrag inclusief BTW van de onkostenfactuur over te nemen. Reeleezee rekent de BTW uit en zet deze op het formulier. Reeleezee maakt het gemakkelijk om de aangifte elektronisch direct vanuit de boekhouding naar de Belastingdienst te sturen. U hoeft dan niet langer via uw boekhouder of de site van de Belastingdienst de aangifte te doen. Voor welke goederen of diensten? Voor alle vragen over BTW kunt u terecht op de website van de Belastingdienst. Kies daar op de homepage voor de afdeling zakelijk en vervolgens voor soorten belasting. Onder het kopje BTW-tarieven treft u informatie aan welke tarieven gelden voor welke goederen en diensten. Let ook op de regels voor BTWleveringen naar het buitenland (Reeleezee verwerkt deze buitenlandse leveringen overigens geheel correct).

9 Twee manieren van werken Reeleezee is flexibel. U kunt werken op de manier die ú het prettigst vindt. Sommige ondernemers doen een inkoopfactuur van een leverancier zodra ze deze ontvangen hebben direct in een map of ordner en boeken deze in hun Reeleezee administratie. Andere ondernemers maken pas aan het einde van een maand, of vlak voor de BTW-aangifte, hun zakelijke post open. De ene manier is niet beter dan de andere. Maar je kunt wel vaststellen dat het niet handig is om de stapels onverwerkte facturen en nota s te laten groeien. Direct verwerken heeft voordelen Wanneer u inkoopfacturen en onkostenbonnetjes direct inboekt of inscant in Reeleezee levert dat u als ondernemer veel voordeel en overzicht op. Het meest in het oog lopende voordeel is dat uw binnenkomende bankbetalingen direct kunnen worden gekoppeld aan inkomsten en uitgaven die u al heeft ingevoerd. De gegevens daarvan zijn dus al bekend in Reeleezee. Het direct inboeken van bonnetjes en facturen heeft nog een aantal andere belangrijke voordelen: y U weet zeker dat u alle BTW die u heeft betaald (voorgeschoten) zo snel mogelijk terugontvangt op uw eerste aangifte y U heeft altijd een goed overzicht van de bedragen die u nog moet betalen aan uw leveranciers en welke bedragen al betaald zijn y U kunt vanuit Reeleezee op een eenvoudige manier een bestand aanmaken voor alle betalingen die u moet doen. Dit bestand kunt u directe importeren in uw Internet Bankieren en dat scheelt veel extra invoerwerk. Achteraf kan ook Scannen kan ook! Op vindt u een instructievideo over het scannen en uploaden van inkoopfacturen. Wanneer u Reeleezee Factuur gebruikt voor het maken van uw facturen, worden alle verkoopfacturen al direct geboekt in uw administratie. Daar hoeft u dus al niet meer op te letten, want dat gaat vanzelf. Wanneer u ondanks de bovengenoemde voordelen toch liever achteraf wil werken, kan dat natuurlijk ook. U vult de gegevens dan achteraf in per banktransactie. Met andere woorden: u ziet dat er bijvoorbeeld 35 euro is afgeschreven met als omschrijving bekeuring, en maakt dan achteraf een boekingsbon voor deze kostensoort aan. Reeleezee ondersteunt het inlezen van de afschriften van Internet Bankieren van alle Nederlandse banken. Wanneer u bankiert bij ABN AMRO (en binnenkort Rabobank), is er zelfs een directe koppeling met Reeleezee.

10 Waar krijgt u als ondernemer mee te maken? Of u nu een eenmanszaak of een grote onderneming heeft, bij het ondernemerschap horen verplichtingen. Met een goede administratie is het eenvoudiger om op een correcte wijze aan die verplichtingen te kunnen voldoen. Maar wat zijn die verplichtingen nu precies? De Belastingdienst De meeste ondernemers hebben te maken met twee belastingen: de omzetbelasting en de winstbelasting. Wanneer u een BTW-plichtige onderneming heeft, rekent u aan zakelijke en particuliere klanten BTW boven op uw netto prijzen. Die BTW moet u per maand, kwartaal of jaar afdragen. De BTW die aan u in rekening is gebracht, mag u terugvragen. Reeleezee berekent zowel voor verkopen als inkopen automatisch de correcte BTW-bedragen en zorgt ervoor dat uw aangifte altijd actueel en correct is. Aan het einde van een tijdvak kunt u bovendien elektronisch aangeven. De Belastingdienst klopt ook bij u aan wanneer u winst maakt. Wanneer u een BV of NV heeft krijgt u te maken met de Vennootschapsbelasting, een zelfstandige of VOF verwerkt de zakelijke winst op de aangifte Inkomstenbelasting. Met de verschillende rapporten in Reeleezee beschikt u over de juiste gegevens om deze aangiften, eventueel samen met uw accountant, te kunnen aanleveren. Wanneer u personeel in dienst heeft, of zelf een salaris uit uw BV krijgt, heeft u ook nog te maken met de Loonheffingen. Deze zogeheten salarisadministratie wordt meestal door de boekhouder of accountant bijgehouden. Correcte facturen De Belastingdienst stelt ten behoeve van de omzetbelasting ook een aantal regels aan facturen. U mag deze 2010 ook elektronisch versturen, maar net als bij de papieren factuur dienen uw facturen een minimum hoeveelheid gegevens te bevatten. Reeleezee Factuur maakt het u gemakkelijk om correcte facturen te versturen, op papier, per fax of per . De Kamer van Koophandel BV's en NV's, alsmede een aantal andere soorten organisaties, moeten ieder boekjaar een financieel verslag inleveren bij de Kamer van Koophandel. Deze publicatieplicht is vastgelegd in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Dit moet ervoor zorgen dat de financiële informatie beschikbaar is voor iedereen die daarin geïnteresseerd is. Voor kleine ondernemingen geldt deze verplichting niet. Met Reeleezee kunt u of uw accountant deze jaarrekening elektronisch voorbereiden en aanleveren. Uw bank wil ook informatie? Wanneer u een kredietfaciliteit (lening) krijgt van een bank, is het gebruikelijk dat de bank regelmatig geïnformeerd wil worden over uw financiële reilen en zeilen. Ook hiervoor bevat Reeleezee de juiste rapporten. De drie grote banken (ABN AMRO, Rabobank en ING) willen deze zogeheten kredietrapportages geleidelijk bij voorkeur in elektronische vorm aangeleverd krijgen. Dat scheelt de banken tijd en geld en het idee is dat ondernemers gaan meeprofiteren. Reeleezee loopt voorop met deze nieuwe elektronische kredietrapportages en werkt nauw samen met de grote banken. Een goede administratie levert ook geld op! Met verplichtingen zijn de meeste ondernemers niet echt blij. Maar gelukkig levert het voeren van een goede administratie u ook veel voordeel op. U wilt zelf toch ook weten hoe u ervoor staat? En dan niet eens per jaar, maar het liefst zo actueel mogelijk. Ook het bijhouden van betalingen van afnemers en leveranciers, het maken van facturen en betalingsherinneringen en het bijhouden van uw (kassa) verkopen gaat veel gemakkelijker met de online software van Reeleezee.

11 Uw boekhouder of accountant? We horen de vraag vaak: heb ik nu helemaal geen boekhouder of accountant meer nodig als ik met Reeleezee ga werken? Ons antwoord is: door zelf de administratie te doen, voorkomt u dat de boekhouder al uw gegevens nóg een keer moet invoeren in diens eigen boekhoudpakket. Bovendien levert het u een beter en actueler inzicht in uw inkomsten en uitgaven. De boekhouder kan zich dus concentreren op de jaarafsluiting, uw belastingaangiften en adviezen over complexe zaken. Zelf doen Elke ondernemer die zelf een belangrijk deel van de administratie wil doen, kan met Reeleezee in ieder geval de volgende onderdelen prima uitvoeren: 1 Verkoopfacturen 2 Betalingsherinneringen 3 Inkoopfacturen 4 Banktransacties 5 Kas en creditcard 6 Privé-uitgaven 7 BTW-aangiften 8 Kassa-administratie Samen met boekhouder Om aan uw administratieve plichten te kunnen voldoen, heeft u ook te maken met belastingaangiften en afhankelijk van uw grootte met de verplichte jaarrekening bij de Kvk. Een boekhouder of accountant kan u helpen met: 1 Jaarrekening opstellen 2 IB aangifte 3 Vennootschapsbelasting (BV en NV) 4 Lonen en salarissen boeken 5 Aangifte Loonheffing 6 Afschrijvingen 7 Inrichten voorraadadministratie 8 Overgang van huidig pakket U scant, de accountant checkt Met Reeleezee kunt u inkoop- en verkoopfacturen snel en betrouwbaar inscannen. Sommige ondernemers vinden het een prettige manier van werken wanneer de accountant meekijkt. Reeleezee zet alle boekingen die zijn gemaakt op basis van gescande documenten klaar als concept-boekingen. De accountant kan deze eventueel definitief maken, u bespaart beiden veel invoerwerk. Is Reeleezee geschikt voor mijn branche? Alhoewel ondernemingen onderling verschillend zijn, zijn er qua boekhouding meer overeenkomsten dan verschillen. Alle ondernemers hebben te maken met kosten die in rubrieken worden ingedeeld. Veel ondernemers sturen facturen, een andere grote groep werkt met afrekensystemen. Reeleezee is zo ingericht dat ondernemers in elke branche er direct mee aan de slag kunnen. Daarnaast is het heel eenvoudig om aanpassingen te maken. Er werken in Nederland inmiddels meer dan twintigduizend ondernemers met Reeleezee. Het zou dus raar moeten lopen wanneer daar niemand bij zou zitten uit uw branche.

12 Boekhoudtips van Reeleezee Wanneer u eenmaal aan de slag bent met uw Reeleezee administratie, is het een goed idee om onderstaande tips door nemen en er uw voordeel mee te doen. Zorg dat uw bankafschriften regelmatig zijn bijgewerkt in de administratie Met een bijgewerkte bankadministratie is het overzicht van betalingen van klanten en leveranciers altijd up-to-date. U ziet direct of u geld tijdelijk kunt wegzetten of te kort komt en uw overzicht van openstaande posten is direct bij. Omdat Reeleezee de bankgegevens van alle Nederlandse banken direct kan inlezen en verwerken, kost het invoeren weinig tijd. En wanneer u met ABN AMRO, en binnenkort Rabobank werkt, kost het zelfs helemaal geen tijd. Stuur een factuur zodra het kan Zonder een gebruiksvriendelijk facturatiepakket kan het maken van facturen al snel een taak worden die steeds verschuift. Daarmee loopt u langer risico dan nodig is en financiert u in feite uw klant. Zodra de diensten of producten zijn geleverd, kunt u met Reeleezee snel een professionele factuur opstellen. En dat geldt extra wanneer u Reeleezee ook heeft gebruikt voor de offerte of uw urenregistratie. Verstuur betalingsherinneringen We horen het keer-op-keer van onze gebruikers: door tijdig betalingsherinneringen te versturen, heeft u uw geld sneller in huis. Kennelijk laat men leveranciers die niets van zich laten horen gewoon langer wachten op hun geld. U loopt dus meer risico door niet aan te manen, en bovendien staat u bij een eventuele procedure zwakker. Reeleezee Factuur maakt het sturen van betalingsherinneringen per , fax of post uitermate eenvoudig. Het kost geen tijd, alleen een muisklik! Gebruik het dagen rapport Eén van de meest nuttige rapporten is het dagen rapport. Dit geeft in één overzicht alle openstaande posten van uw klanten, gesorteerd naar de termijn waarop de posten openstaan. Voordat u levert aan een bepaalde klant is het raadzaam een blik te werpen op dit rapport. Ook in de Relatiemap in Reeleezee vindt u alle openstaande posten. Boek kosten direct Inkoopnota s en declaraties die op een stapel gaan, geven pas achteraf inzicht in uw kostenpatroon. Dan is het vaak te laat om direct te reageren. Boek alle kosten dus direct in uw administratie. Met de boekingsbonnen van Reeleezee kan dat eenvoudig, ook als u geen ervaren boekhouder bent. Op die manier kunt u veel sneller ingrijpen als de kosten in een bepaalde maand de pan uit rijzen. Maak gebruik van tussentijdse rapporten Reeleezee bevat een aantal nuttige rapporten die in één oogopslag duidelijk maken wat de financiële stand van zaken is. Gebruik deze rapporten niet alleen voor uzelf, maar stuur ze ook maandelijks naar eventuele aandeelhouders en uw contactpersoon bij de bank. Op die manier is voor iedereen duidelijk dat u boven op de cijfers zit en niet van verrassingen houdt. Stel de BTW-administratie niet uit Vooral kleinere ondernemers verschuiven het moment van de BTW-aangifte naar de allerlaatste datum waarop de aangifte moet worden gedaan. Dat is niet nodig wanneer u software gebruikt waarbij de BTW-aangifte altijd bijgewerkt is. Op die manier heeft u bij een teruggaaf altijd zo snel als mogelijk uw geld in huis. En weet u bij een betaling ruim van tevoren hoeveel geld er voor de betaling op uw rekening moet staan. Werk met automatische incasso Wanneer u diensten of producten met een bepaalde regelmaat levert, kan het de moeite waard zijn om aan uw klanten te vragen of zij akkoord gaan met een automatische incasso. U heeft niet alleen uw geld sneller in huis, maar u bespaart ook aanzienlijk op de tijd die nodig is voor het bijwerken van uw administratie. Reeleezee kan incasso-opdrachten direct naar uw bank sturen en herkent de betalingen bij ontvangst direct.