NEVI Zorgcongres 2016 Convenant Medische Technologie is het een DOEL of is het een TOOL
Wie zijn wij Netty Salentijn Alfred Schols Hoofd Inkoop Staffunctionaris kwaliteit & veiligheid
Waterlandziekenhuis Het Waterlandziekenhuis is een algemeen ziekenhuis en biedt alle basiszorg in de regio Waterland
www.waterlandziekenhuis.nl
Kengetallen 2 locaties ( Purmerend, Volendam) 226 beschikbare bedden 192.000 polikliniekopnamen 18.000 dag opnamen ( excl. Revalidatie) 58.000 klinische verpleegdagen 1198 medewerkers incl. medisch specialisten Omzet 92,4 mln.
2009: start Tijdpad IGZ/Convenant 2011: aangeboden aan minister, Tweede Kamer en ziekenhuizen 2012: implementatie landelijk gestart 2013: toetsing van circa 20 ziekenhuizen in een pilot door IGZ 2014: toetsing op volledige convenant van de 20 ziekenhuizen. 2016: volledige convenant is van kracht en wordt getoetst door IGZ
Falen van Medische Technologie 2008 Metal-on-metal hip: 2012 PIP: 2008
Convenant veilige toepassing medische technologie Veilig product Getrainde gebruiker Veilige omgeving
Waterlandziekenhuis Historie WLZ convenant medische technologie Processen Keuze i-task Dossier Ge- en Verbruiksproducten Dossier investeringen medische apparatuur Concessie Evaluatie bezoek IGZ juni 2014 Do s en Dont s
Historie WLZ convenant medische technologie http://pffs.prod.ops.cx/content/imag e- gallery/19630910010/aj4hofmb DFKzGsuXhuKNeP_tLQ/waterlan dziekenhuis.jpg
Waterlandziekenhuis Bezoek IGZ 10 juli 2013 1 e mijlpaal oktober 2013 beleidstuk WLZ Bezoek IGZ 24 juni 2014
Waterlandziekenhuis Kickoff van de levenscyclus Behoefte & investering Aanschaf Implementatie Gebruik Afvoer Behoefte Investering Levenscyclus Medische Technologie Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Management Aanschaf Implementatie Gebruik Afvoer Afgedankt Onderhoud VIM Bekwaamheid
Werkgroep Worsteling werkgroep Processen centraal in kaart brengen. Alle disciplines in huis in één werkgroep. Communicatie in huis Tijd tekort om verdieping slag te maken Benoemen van verantwoordelijken Inrichting in iprova Module itask Processenhuis T(aken)V(erantwoordelijk) B(evoegdheid) benoemen in processen
Processen
Processen Processenhuis (document) Links Rechts levenscyclus werkprocessen Ontwerp door commissie Bestaande processen invoegen en actualiseren Nieuwe processen ontwerpen Benoeming van en afspraken t.a.v. de rol proceseigenaren / coördinatorschap
Keuze itask
itask-inrichting taak opvolg systeem Vanuit het productdossier opvolgtaken = relaties/verbinden Alle mogelijkheden benutten zoals Deadlines Actiepunten toewijzen Formulieren (actiepunt) Formulieren bij status Rechten
Het digitale dossier
Digitaal Dossier - acties
Digitaal Dossier - formulieren
Digitaal Dossier extra info
Vanuit het dossier: Opvolgtaken
Ge- en Verbruiksproducten
Dossier Ge- en Verbruiksproducten
Fase 1 Behoefte/Vooronderzoek Workflow fase 1 Aanleg itask dossier Inkoop = budgetverantwoordelijke Toetsing bij manager op levensvatbaarheid Korte Prospective Risico Inventarisatie( PRI) Project Verantwoording Document (PVD):
PRI
PVD voorbeeld
Document leverancier indeling risicoclassificatie
Fase 2: proefplaatsing Mogelijkheid voor 4 proefplaatsingen Formulier + evaluatie Besteladvies Autorisatie besteladvies door alle stakeholders >25.000 autorisatie tenderboard
Fase 3: aanschaf Registratie bestelling Informeren naar eigenaar van bestelling Overdracht naar eigenaar voor implementatie
Fase 4: implementatie eigenaar is verantwoordelijk voor in gebruik nemen in de patiëntenzorg Opstellen plan van aanpak Registratie m.b.t. borging van beheersmaatregelen Artikel is opgenomen in bestellijsten Reinigings/desinfectie voorschrift is aanwezig op de afdeling en bekend bij de medewerkers In het geval het product latex bevat is dit bekend bij medewerkers en opgenomen in de protocollen Bij een nieuwe behandelmethodiek zijn medewerkers geschoold en getoetst op bekwaamheid voordat het product gebruikt wordt
Investeringen medische apparatuur
Dossier Investeringen fase 1
Behoefte Aanleg digitaal productdossier Eigenaar = budgetverantwoordelijke Toetsing bij manager op levensvatbaarheid Medisch apparatuur Prospectieve Risico Inventarisatie (PRI) complexiteit ASHE score door techniek en ICT
PRI
Vooronderzoek/Investeringsaanvraag Start vanuit het productdossier een opvolgtaak: Investeringsaanvraag Eigenaar = investeringscommissie
Dossier investeringen fase 2
Aanschaf
Aanschaf Start vanuit het productdossier een opvolgtaak: Eigenaar = afdeling inkoop
Project verantwoording document
Offertes aangevraagd bij:
proefplaatsing
Besteladvies
Autorisatie besteladvies/ bestelling
Evaluatie
Dossier investeringen fase 3
Implementatie Indien van toepassing regelen Vakbekwaamheid. Vakbekwaamheid Vanuit techniek/ict wordt technische vrijgave gestart en overgedragen voor de functionele vrijgave aan de budgetverantwoordelijke Eigenaar = budgetverantwoordelijke
Dossier investeringen fase 4
Gebruik Eigenaar = budgetverantwoordelijke Koppeling met preventief en correctief onderhoud
Dossier investeringen fase 5
Afvoer Vanuit het dossier wordt de laatste fase gestart : Afvoer Eigenaar = Techniek/ICT Budgetverantwoordelijke sluit het digitale productdossier
Verlenen van Consessie
Concessie
Consessie
PRI
Beheersmaatregelen
Evaluatie / audit IGZ (juni 2014) - oordeel Er is sprake van een geïntegreerd elektronisch aanschafdossier, dat aan de eisen van het convenant voldoet. De aanschafdossiers zijn voor alle betrokkenen goed toegankelijk en inzichtelijk. De risicoclassificering en complexiteit bepalen de uitgebreidheid van de procedure en alles komt in het elektronisch aanschafdossier.
Evaluatie / audit IGZ (juni 2014) - oordeel Het software gestuurde inkoopproces maakt het mogelijk het gehele jaar door investeringsaanvragen in te voeren en alvast te toetsen op risico s in een oriënterende fase. Dit maakt het mogelijk de capaciteit, die nodig is om aanvragen te beoordelen, beter te spreiden en de beoordeling zorgvuldiger te laten plaatsvinden.
Do s en Don ts
Do s Instructiekaart (A4-tje) voor leidinggevenden en medisch managers Proceskennis bij eigenaren via workshop Beschikbaarheid begeleiders van eigenaren Coördinator per dossier / fase benoemen en scholen
Dont s Vragen stellen die TE inhoudelijk/diepgaand/specialistisch zijn Leidinggevenden zijn generalisten Gebruikers met een digitaal dossier laten werken als men het proces niet kent Afweer van systeem overwinnen ( teveel administratief werk)
Vragen